Jak dostat finance pod kontrolu

Závazky k úhradě jsou víc než jen faktury k zaplacení. Ovlivňují rychlost zpracování účetních dokladů, zdraví firemního cash flow i vztahy s dodavateli. Jakmile ale firma začne růst, ruční práce s fakturami, e-maily, tabulky, přepisování dat a pomalé schvalování, se rychle mění v neefektivní brzdu.

Plánujete v roce 2025 digitalizovat a automatizovat své závazky k úhradě? Pak je ten správný čas zjistit, co od softwaru pro závazky očekávat, podle čeho vybírat a jaká řešení dávají smysl, pokud chcete mít procesy rychlé, přesné a efektivní.

Proč přejít na moderní řešení pro zpracování závazků

V mnoha firmách dnes závazky probíhají následovně: faktura přijde e-mailem, někdo ji vytiskne, přepošle kolegovi, schvaluje se ručně, data se přepisují do účetnictví a doklad končí v šanonu. Výsledkem je zpoždění, zmatek v cash flow, vyšší chybovost i problémy při auditu.

Navíc od července 2030 bude v celé EU povinná elektronická fakturace pro přeshraniční B2B obchod a od roku 2035 i pro tuzemské transakce.

Lepší praxe vypadá takto: faktura se přijme digitálně, systém z ní automaticky vytěží data, zařadí ji do schvalovacího workflow, po schválení ji odešle do účetnictví a bezpečně archivuje.

Případová studie JRD: Zpracování faktur o 80 % rycheji

Michael Horovič, IT Director ze skupiny JRD, popisuje konkrétní přínosy digitalizace AP procesu:

„Přínos je pro nás rozhodně větší efektivita a kontrola – a to hlavně ve třech oblastech: úspora díky automatizaci, kontrola dokumentů a větší transparentnost. Vidíme, kdo co schválil. Je to jedna aplikace, kde manažeři a ekonomové, kteří pracují s financemi, najdou vše na jednom místě.“

Tohle je přesně ten rozdíl mezi firmami, které mají finance pod kontrolou, a těmi, které jen „hasí požáry“.

Co by měl umět moderní software pro závazky k úhradě

1. Příjem a vytěžení faktur

Systém by měl zvládnout e-mailové přílohy, PDF i e-faktury. Ideální je vytěžování pomocí AI bez nutnosti šablon. Klíčové je tzv. STP (straight-through processing), které snižuje potřebu ručních zásahů.

2. Schvalovací workflow

Důležitá je přehlednost, možnost nastavení pravidel podle částky, typu nákladu nebo střediska a hlavně dohledatelná auditní stopa.

3. Integrace s ERP a účetnictvím

Hotové konektory pro SAP, Business Central, Pohodu, Helios nebo ABRA výrazně zkracují dobu nasazení a zjednodušují celý provoz.

4. Platby dodavatelům

Schválené faktury musí být snadno připravitelné k platbě. Důležité je zvládnout více měn, exporty do banky i kontrolu duplicit či rizikových IBANů. Podle AFP Payments Fraud Survey 2025 čelilo 79 % firem pokusu o platební podvod.

5. Archivace a audit

Archiv musí splňovat zákonné požadavky a být důvěryhodný. Klíčové jsou soulady se standardy:

• eIDAS 2.0
• ISO/IEC 27001:2022
• SOC 2 Type II

6. Mobilní přístup a jednoduché rozhraní

Moderní AP nástroj musí být dostupný odkudkoliv, fungovat na mobilu a být intuitivní i pro netechnické uživatele.

Přehled nejlepších nástrojů pro digitalizaci závazků v roce 2025

wflow: české řešení pro rostoucí firmy

Nástroj pro kompletní správu závazků, od příjmu faktur přes schválení až po účetní export. Nabízí:

• AI vytěžování dat z faktur
• přizpůsobitelné schvalovací workflow
• mobilní schvalování
• napojení na ERP systémy (Pohoda, ABRA, SAP aj.)
• digitální archiv splňující legislativu
• integraci s firemními kartami České spořitelny

Díky firemní kartě wflow se automatizují i zaměstnanecké výdaje. Transakce se propíší do systému, zaměstnanec jen nahraje doklad a vše se zaúčtuje.

Rossum: vytěžování faktur pomocí AI

Pro firmy s velkým objemem různorodých dokladů. Funguje bez šablon, podporuje e-faktury i validaci dat.

Tipalti: globální zpracování plateb

Vhodné pro společnosti s více entitami, měnami a zeměmi. Podporuje onboarding dodavatelů, schvalování i masové platby.

Airbase: AP a výdaje v jednom

Propojuje AP s firemními kartami a rozpočty. Vhodné pro firmy, které chtějí spravovat vše na jednom místě.

Stampli: týmová spolupráce nad fakturami

Zaměřeno na spolupráci napříč odděleními. Vhodné pro firmy se složitým schvalovacím procesem.

Jak začít s automatizací přijatých faktur

• Zmapujte, jak dnes zpracováváte faktury
• Zaveďte centrální sběr a AI vytěžování
• Nastavte schvalovací pravidla podle rolí a částek
• Napojte AP na účetnictví a archiv
• Nastavte bezpečný a rychlý platební proces
• Sledujte dopad: ideální je úspora 50 % času i nákladů

Závazky k úhradě už nejsou jen o přepisování faktur. Jsou o tom, jak firma zvládá růst, cash flow, dodavatele a audit. Nástroje jako wflow umožňují, aby procesy běžely plynule, bez chyb a s minimem ruční práce.

‍

‍

👉 Domluvte si ukázku systému wflow a podívejte se, jak můžete digitalizovat celý cyklus závazků. Od přijetí faktury až po její zaúčtování a archivaci.

Nejčastější problémy se správou firemních výdajů

Pokud firmy spravují výdaje zastaralým způsobem, často narážejí na:

• Ztracené účtenky v peněženkách, e-mailech nebo šuplících
• Nejasná pravidla pro schvalování a povolené výdaje
• Zdlouhavé vyúčtování cest, které zabírá týdny
• Ruční přepisování dokladů s vysokou chybovostí
• Chaotické schvalování přes Excel nebo chat

Výsledkem takové „správy výdajů“ je zpožděný reporting, zmatek v nákladech a opakované dotazy typu: „Co je tohle za platbu a kdo ji schválil?“ Naštěstí existuje způsob, jak tyto potíže vyřešit systémově.

Jak vypadá moderní správa výdajů

Správa výdajů není jen evidence dokladů. Jde o propojení procesů, pravidel a nástrojů, které společně zajistí, že:

• Zaměstnanci znají pravidla a přikládají potřebné doklady hned po platbě
• Doklady se do systému dostávají hned a jsou digitalizované
• Každý výdaj má jasnou a auditovatelnou schvalovací stopu
• Účetnictví pracuje s přesnými daty bez ručního přepisování a bez chyb
• Vedení má v reálném čase přehled o všech nákladech a může lépe řídit cash flow

Jinými slovy: jde o to mít náklady pod kontrolou bez zbytečné zátěže.

Firemní karty jako klíčový nástroj

Skvělým příkladem chytrého přístupu jsou karty VISA a České spořitelny, propojené s wflow. Nejde jen o platební nástroj, ale o součást ekosystému, který propojuje samotnou platbu s dokladem i účetnictvím.

Jak to funguje?

• Zaměstnanec platí kartou, ať už fyzickou nebo virtuální
• Transakce se okamžitě propíše do aplikace wflow
• Zaměstnanec vyfotí a přiloží doklad, doplní poznámku nebo kategorii výdaje a má hotovo
• wflow výdaj automaticky připraví ke schválení, pomocí umělé inteligence vyčte všechny informace z účtenky a po schválení manažerem ho pošle do účetnictví.
• Vše je auditovatelné, archivované a propojené s ERP

Co to znamená v praxi? Už žádné ztracené účtenky, dohledávání výdajů nebo přepisování částek do tabulek. Vyúčtování cest nebo nákup kancelářských potřeb může být otázkou několika minut bez e-mailů, bez tisku a bez stresu.

Případová studie: CFO encallu popisuje změnu

Karel Tezner, CFO společnosti encall, popisuje, jak se jim díky firemním kartám wflow změnila každodenní praxe:

„Dříve jsme výdaje řešili přes hotovostní pokladny a účtenky se dokládaly zpětně, což bylo nárazové a neefektivní. Dnes mají vybraní zaměstnanci vlastní kartu s limitem a účtenku nahrají do aplikace v momentě platby. Díky tomu máme přehled a náklady na účetnictví zůstávají pod kontrolou i při rostoucím počtu transakcí.“

Proč automatizovat správu výdajů

Moderní softwarové nástroje pro správu výdajů (expense management) propojují všechny kroky do jednoho plynulého procesu. Díky tomu získáváte:

• Úplný přehled o firemních nákladech v reálném čase
• Automatické párování dokladů a plateb
• Rychlejší a jednodušší schvalování výdajů
• Účetnictví bez ručního přepisování
• Méně chyb, lepší auditní stopu a vyšší bezpečnost

Podle studie ACFE Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations patří slabé interní kontroly mezi hlavní důvody finančních podvodů. Firmy, které mají procesy digitalizované, výrazně snižují riziko ztrát i čas strávený dohledáváním chyb.

Jak začít se správou výdajů efektivně?

Změna nemusí být složitá. Začněte v malém:

1. Definujte pravidla pro schvalování výdajů: kdo co může utratit a jaké doklady je třeba přiložit
2. Nasazení wflow karet: spojíte platbu s dokladem, schválením i účetnictvím
3. Pilotní provoz: zvolte jedno oddělení, otestujte systém, vyhodnoťte úspory a postupně rozšiřte dál

Správa výdajů má být jednoduchá

Správa výdajů nemusí být bolestivá, pokud máte správný nástroj. Díky wflow kartám a automatizovanému zpracování dokladů získáváte plnou kontrolu, transparentnost a přehled. Bez ruční práce, bez stresu a bez ztracených účtenek.

‍

👉 Vyzkoušejte moderní správu výdajů v praxi. Domluvte si nezávaznou ukázku systému wflow a zjistěte, jak může váš tým šetřit čas, eliminovat chyby a mít výdaje pod kontrolou.

Automatizace, digitalizace a AI: Budoucnost účetnictví už dnes

Automatizace účetních procesů už několik let vede změny v tomto oboru a nyní ji doplňuje umělá inteligence (AI). Spojení těchto technologií umožňuje účetním zrychlit práci a omezit chyby. Díky tomu mohou více času věnovat klíčovým aspektům, jako je poskytování odborného poradenství a tvorba strategií pro své klienty. S automatizací už přepisování dat z faktur nebo zdlouhavé reportování nezabere hodiny.

„Nejde jen o úsporu času, ale také o zkvalitnění služeb, které účetní poskytují. Mohou se stát klíčovými hráči v podnikové strategii,“ doplňuje Soudný.

Nedílnou součástí moderního účetnictví se stávají cloudová řešení. Díky nim mají účetní neomezený přístup k datům a mohou pracovat flexibilně odkudkoli. To otevírá nové možnosti pro rovnováhu mezi pracovním a osobním životem, kterou si dnes odborníci cení více než kdykoli předtím.

„Cloudová řešení přinášejí nejen efektivitu, ale také svobodu. Už nejsme připoutáni k jednomu pracovnímu stolu. Sdílení dat v reálném čase navíc umožňuje účetním a jejich klientům efektivněji spolupracovat, i na dálku.“ potvrzuje Robert Soudný, CEO a co-founder wflow.

Spend management: Nová éra řízení firemních výdajů

S rostoucí digitalizací účetnictví přichází další revoluce v oblasti řízení firemních financí – spend management. Wflow ve spolupráci s Visa a Českou spořitelnou přináší firmám řešení, které výrazně zjednodušuje a zefektivňuje správu výdajů.

Nové nástroje umožňují propojit firemní platební karty s účetním systémem a automaticky párovat transakce s příslušnými doklady. Díky tomu odpadá zdlouhavé ruční dohledávání účtenek, vznikají přesnější podklady pro reporting a vedení firmy získává okamžitý přehled o cash flow.

„Cílem je dát firmám do ruky nástroj, který jim umožní mít výdaje pod kontrolou v reálném čase, minimalizovat manuální práci a zároveň zvýšit transparentnost účetnictví,“ říká Petr Sobotka, CSO a co-founder společnosti wflow. „Díky integraci s Visa a podporou České spořitelny dokážeme nabídnout kompletní řešení od úhrady až po automatické zaúčtování.“

Tento přístup mění roli účetních – z pasivních zpracovatelů dokladů se stávají partnery managementu, kteří dokážou díky datům z nástrojů pro spend management lépe řídit cash flow, plánovat rozpočty a optimalizovat firemní náklady.

Výzvy i přínosy digitalizace účetnictví

Udržitelnost je stále důležitější i v oblasti účetnictví. Firmy hledají způsoby, jak minimalizovat ekologickou stopu, a účetnictví tomu může výrazně napomoci. Přechod na elektronické dokumenty a digitální úložiště nejen snižuje spotřebu papíru, ale také šetří další přírodní zdroje.

„Méně spotřebovaného papíru nejen chrání životní prostředí, ale také zvyšuje efektivitu. Rychlý přístup k elektronickým dokumentům a automatické zálohování jsou bonusy, které ocení každý profesionál,“ uvádí Soudný. Zároveň přechod na digitální formáty přináší lepší zabezpečení dat a menší riziko ztráty důležitých dokumentů.

Jak se účetnictví stále více digitalizuje, kybernetická bezpečnost se stává klíčovým tématem. Citlivá finanční data jsou lákavým cílem pro kybernetické útoky, a proto je nutné zavádět robustní ochranná opatření. Postupy hackerů jsou stále více propracované, což klade vyšší nároky na technologie, ale i na samotné účetní, aby byli v otázkách bezpečnosti stále o krok napřed.

Co nás čeká dál?

Účetnictví prochází revolucí a vše nasvědčuje tomu, že tato transformace bude i nadále zrychlovat. Technologie, automatizace, spend management a rostoucí důraz na udržitelnost mění způsob, jakým účetní pracují, a otevírají nové možnosti růstu a inovací v této oblasti. Budoucnost je jasně v digitalizaci a schopnosti kombinovat efektivní technologie s odbornými poradenskými službami. Účetnictví tak přestává být jen administrativní záležitostí. Stává se z něj klíčový nástroj pro růst a rozvoj firem.

AI agenti: Další krok v evoluci účetnictví

Další významnou kapitolou v budoucnosti účetnictví budou AI agenti – inteligentní asistenti, kteří dokážou v reálném čase analyzovat obrovské množství finančních dat, navrhovat optimalizace rozpočtů a dokonce automaticky reagovat na změny v cash flow. Tito agenti nebudou nahrazovat účetní, ale naopak jim poskytnou pokročilé nástroje pro prediktivní rozhodování a lepší poradenství klientům.

„Vidíme budoucnost, ve které AI agenti dokážou účetním připravit kompletní scénáře finančního vývoje firmy během několika vteřin. Jejich role bude podporující – poskytnou data, doporučení a predikce, zatímco člověk zůstane tím, kdo dělá klíčová rozhodnutí,“ říká David Groh, CTO a co-founder společnosti wflow.

Tento trend otevírá cestu k plně autonomnímu finančnímu řízení, kde se technologie, cloudová řešení, spend management a umělá inteligence propojí do jednoho inteligentního ekosystému. Firmy tak budou moci činit strategická rozhodnutí rychleji, na základě přesnějších dat a s menším rizikem chyb.

Chcete o wflow zjistit více? Domluvte si s námi schůzku.

‍

Proč na základech správy výdajů záleží a jak je zlepšit

‍Když správa výdajů nefunguje, poznáte to hned

Mnoho firem řeší výdaje způsobem, který zpomaluje chod celé organizace.

‍Jak to obvykle vypadá?

‍

●    Účtenky se ztrácí v peněženkách, e‑mailech nebo šuplících.

●    Není jasné, kdo má co schvalovat, jaký výdaj je v pořádku a co je potřeba doložit.

●    Vyúčtování cest trvá týdny.

●    Data z dokladů se přepisují ručně, často s chybami.

●    Schvalování výdajů probíhá přes Excel nebo dokonce v chatu.

Výsledkem je nepořádek v nákladech, zpomalený reporting a časté dotazy typu: "Tady tahle platba… to je co a od koho?" Naštěstí existuje způsob, jak tyto potíže vyřešit systémově.

Co vlastně znamená mít správu výdajů vyřešenou

Správa výdajů není jen evidence dokladů. Jde o propojení procesů, pravidel a nástrojů, které společně zajistí, že...

‍

1. Zaměstnanci vědí, jaké výdaje jsou přípustné a co je potřeba doložit.

2. Doklady se do systému dostávají hned, neztrácí se a jsou kompletní.

3. Každý výdaj má jasnou a auditovatelnou schvalovací stopu.

4. Účetnictví pracuje s přesnými daty bez ručního přepisování.

5. Vedení má v reálném čase přehled o všech nákladech a může lépe plánovat cash flow

‍

Jinými slovy: jde o to, mít náklady pod kontrolou bez zbytečné zátěže.

‍

Firemní karty, které zjednodušují celý proces

Skvělým příkladem chytrého přístupu jsou wflow karty. Nejde jen o platební nástroj, ale o součást celého ekosystému, který automatizuje zaměstnanecké výdaje od platby až po zaúčtování.

Jak to funguje v praxi?

●    Zaměstnanec platí wflow kartou, ať už fyzickou nebo virtuální.

●    Transakce se okamžitě propíše do aplikace wflow, kde je k dispozici ke zpracování.

●    Zaměstnanec přiloží doklad, doplní poznámku nebo kategorii výdaje – a má hotovo.

●    Systém výdaj automaticky připraví ke schválení, doplní data z dokladu a po potvrzení manažerem ho pošle do účetnictví.

●    Vše je auditovatelné, archivované a propojené s existujícím ERP.

Co to znamená v praxi? Už žádné ztracené účtenky, dohledávání výdajů nebo přepisování částek do tabulek. Vyúčtování cest nebo nákup kancelářských potřeb může být otázkou několika minut– bez e‑mailů, bez tisku, bez stresu.

Automatizace výdajů šetří čas i nervy

Moderní nástroje, jako je wflow, umožňují propojit všechny klíčové kroky do jednoho plynulého procesu. Díky tomu získáváte:

‍

●    Úplný přehled o firemních nákladech v reálném čase,

●    Automatické párování dokladů a plateb,

●    Rychlejší a jednodušší schvalování výdajů,

●    Účetnictví bez ručního přepisování,

●    Méně chyb, lepší auditní stopu a vyšší bezpečnost.

Firmy, které tento přístup zavedly, mluví o úspoře až 90 % času stráveného nad výdaji a výrazném zrychlení měsíční závěrky.

Jak začít ve 3 krocích?

Změna nemusí být složitá. Začněte v malém:

Krok č. 1:

Definujte pravidla pro schvalování výdajů – kdo co může utratit, jaké doklady je třeba přiložit.

‍

Krok č. 2:

Nasazení wflow karet – spojíte platbu s dokladem, schválením i účetnictvím.

‍

Krok č.3:

Pilotní provoz – zvolte jedno oddělení, otestujte systém, vyhodnoťte úspory a rozšiřte podle potřeby dál.

Výdaje mají jít snadno, ne složitě

Správa výdajů nemusí být bolestivá, pokud máte ten správný nástroj. S wflow karty a automatizovaným zpracováním dokladů získáváte plnou kontrolu, transparentnost a přehled – bez ruční práce, bez stresu a bez ztrát.

Vyzkoušejte moderní správu výdajů v praxi

Domluvte si nezávaznou ukázku systému wflow.
Zjistíte, jak může váš tým šetřit čas, eliminovat chyby a mít výdaje konečně pod kontrolou.
👉 www.wflow.com

‍

Digitalizace proniká do všech oblastí podnikání, a účetnictví není výjimkou. S moderním softwarem můžete nejen zefektivnit své finanční procesy, ale také získat strategickou výhodu na trhu. Jak ale vybrat to správné řešení? Přinášíme přehled 7 klíčových funkcí, které by měl každý software pro digitalizaci účetnictví splňovat.

1. Automatizace: Méně chyb, více času na strategii

Automatizace je základem digitalizace. Moderní software dokáže:

• automaticky zadávat data,
• zpracovávat faktury a platby,
• generovat finanční výkazy bez manuální práce.

„Automatizace umožňuje účetním a finančním týmům opustit rutinní činnosti a věnovat se analýzám a strategickému plánování. Právě v tom tkví skutečná přidaná hodnota digitalizace,“ říká Adriana Kokuňková, vedoucí sales týmu ve wflow.

2. Přístup k datům v reálném čase: Okamžitá kontrola nad financemi

Úspěšné podnikání vyžaduje rychlá a informovaná rozhodnutí. Software pro digitalizaci účetnictví by měl:

• poskytovat aktuální finanční přehledy,
• umožnit přístup ke klíčovým datům v reálném čase,
• nabízet možnost generovat reporty okamžitě na základě nejnovějších údajů.

Díky tomu získáte jistotu, že vaše rozhodnutí stojí na aktuálních informacích.

3. Integrace s dalšími nástroji: Jednotný ekosystém bez duplicit

Pro efektivní řízení financí je klíčové propojení účetního softwaru s dalšími aplikacemi, které firma používá. Integrace může zahrnovat:

• ERP systémy,
• CRM nástroje,
• mzdové a HR platformy.

„Propojení systémů eliminuje manuální zadávání dat a minimalizuje riziko chyb. Navíc přináší synergii mezi různými procesy ve firmě,“ dodává Adriana Kokuňková.

4. Mobilní řešení: Vaše finance vždy na dosah

V dnešní době, kdy pracovní mobilita roste, je nezbytné mít přístup k financím kdykoli a odkudkoli. Kvalitní účetní software:

• nabízí mobilní aplikace,
• umožňuje snadnou správu financí z tabletu či telefonu,
• podporuje práci na cestách.

Flexibilní přístup k datům přináší rychlejší reakce na situace, které by jinak mohly ohrozit cash flow firmy.

5. Bezpečnost: Chraňte to nejcennější

Finanční data patří k nejcitlivějším informacím firmy. Kvalitní software by měl zajišťovat:

• šifrovaný přenos dat,
• pravidelné zálohování,
• ochranu proti neoprávněnému přístupu.

„Zabezpečení je pro nás v wflow prioritou. Investujeme do nejmodernějších technologií, abychom zajistili bezpečnost dat našich klientů,“ zdůrazňuje Adriana Kokuňková.

6. Uživatelská přívětivost: Technologie, která vás nezpomalí

Software může být sebelepší, ale pokud je složitý a těžko ovladatelný, ztrácí svou hodnotu. Klíčovými vlastnostmi jsou:

• intuitivní rozhraní,
• snadná implementace,
• možnost přizpůsobit software konkrétním potřebám uživatele.

7. Zákaznická podpora: Váš partner v každé situaci

Technické problémy či dotazy mohou nastat kdykoli. Dobrý software by měl nabízet:

• rychlou a dostupnou podporu,
• školení pro uživatele,
• návody a online dokumentaci.

„Ve wflow věříme, že kvalitní zákaznická podpora je základním stavebním kamenem úspěšné digitalizace. Naši specialisté jsou vždy připraveni pomoci,“ říká Adriana Kokuňková.

‍

Společnost wflow se umístila na 19. místě v prestižním žebříčku Deloitte Fast 50 pro střední a východní Evropu. Co stálo za tímto úspěchem a jaké jsou další plány společnosti? CEO Robert Soudný v exkluzivním rozhovoru odhaluje, co přispělo k růstu firmy a jak hodlá udržet konkurenceschopnost na rychle se měnícím trhu.

Klíč k úspěchu: Inovace a adaptace na trh

wflow se díky svému dynamickému přístupu a inovativním řešením zařadilo mezi nejrychleji rostoucí technologické firmy ve střední a východní Evropě. Podle Roberta Soudného, CEO společnosti, byl rozhodující faktor jejich schopnost přizpůsobit se novým potřebám zákazníků a efektivně digitalizovat účetní a fakturační procesy.

„Náš úspěch pramení z jednoduchého principu: naslouchat potřebám zákazníků a vytvářet nástroje, které jim skutečně usnadní práci. Díky naší technologii dokážeme firmám výrazně zrychlit a zjednodušit správu faktur, což je dnes zásadní pro firmy všech velikostí,“ vysvětluje Soudný.

Rozhodujícím krokem v růstu společnosti byla také expanze na nové trhy, která přinesla nejen větší počet zákazníků, ale i příležitosti pro spolupráci s významnými partnery.

Budoucnost wflow: Expanze a nové technologie

V plánech na příští roky se CEO zaměřuje na pokračování expanze a posilování technologické nabídky firmy. Společnost plánuje uvést pokročilé nástroje pro analýzu a reporting, které zákazníkům umožní nejen lepší správu dokumentů, ale i hlubší vhled do jejich finančních dat.

„Budeme investovat do vývoje umělé inteligence a strojového učení, které nám umožní dále optimalizovat naše služby. Naším cílem je stát se synonymem pro spolehlivou a moderní digitální správu dokumentů v Evropě,“ dodává Soudný.

Společnost zároveň neopomíjí důležitost zpětné vazby od zákazníků, která je pro ně klíčovým zdrojem inspirace pro budoucí vylepšení.

Umístění wflow na 19. místě v žebříčku Deloitte Fast 50 je jen začátek ambiciózní cesty, která směřuje k ještě většímu vlivu na evropský technologický trh.

‍

V dynamickém světě podnikání, kde je čas cennější než kdy jindy, hledají podnikatelé, majitelé firem a CFOs cesty, jak zefektivnit procesy a minimalizovat rizika. Jedním z řešení je digitalizace účetnictví. Proč by měla být digitalizace účetnictví prioritou i ve vaší firmě? Přinášíme klíčové benefity, které z ní dělají nepostradatelný nástroj pro moderní podnikání.

1. Maximální přesnost a produktivita díky automatizaci

Digitalizace eliminuje manuální chyby, které mohou vést k nákladným omylům. Automatizované systémy dokáží:

• zpracovávat a kategorizovat transakce,
• generovat přesné finanční výkazy v reálném čase,
• poskytovat okamžitý přehled o finančním zdraví firmy.

Výsledkem je nejen vyšší efektivita, ale také uvolnění rukou účetním, kteří se mohou soustředit na strategické analýzy a doporučení místo rutinních úkolů.

BOX: „Digitalizace účetnictví není jen o úspoře času – je to strategický krok k lepší efektivitě, bezpečnosti a rozhodování v reálném čase.“ - Robert Soudný CEO wflow

2. Přístup k datům kdykoliv a odkudkoliv

S cloudovými účetními platformami máte finanční informace vždy po ruce. Ať už jste na cestách, nebo na meetingu s investory, digitalizované účetnictví vám umožní:

• rychle reagovat na změny,
• přijímat informovaná rozhodnutí,
• sledovat aktuální finanční ukazatele z jakéhokoli zařízení – smartphonu, tabletu či notebooku.

Tento přístup je klíčový pro podniky, které potřebují být flexibilní a připravené na jakoukoli situaci.

3. Bezpečnost na prvním místě

Finance jsou jednou z nejcitlivějších oblastí podnikání. Digitalizované účetní systémy poskytují špičkové zabezpečení díky:

• ukládání dat na zabezpečených serverech,
• pravidelným zálohám,
• pokročilému šifrování a ochraně proti neoprávněnému přístupu.

Váš finanční systém je tak chráněn před hackery i nepředvídanými událostmi, jako je ztráta fyzických dokumentů.

4. Snazší spolupráce a rozhodování

Už žádné zdlouhavé předávání papírových dokumentů. Digitalizované účetnictví umožňuje více uživatelům pracovat s finančními daty v reálném čase. To přináší:

• rychlejší rozhodovací procesy,
• zefektivnění komunikace mezi týmy,
• minimalizaci chyb způsobených neaktuálními nebo nepřesnými informacemi.

BOX:

„Moderní firmy nevnímají digitalizaci účetnictví jako trend, ale jako nezbytnost pro udržení konkurenceschopnosti a růstu.” - Petr Sobotka, CSO wflow

5. Bezproblémová integrace s dalšími nástroji

Moderní účetní systémy snadno propojují finance s ostatními klíčovými oblastmi firmy, například:

• řízením projektů,
• zákaznickým servisem (CRM),
• mzdovou agendou.

Tím dochází k odstranění duplicitních procesů a sjednocení dat na jednom místě, což šetří čas i náklady.

wflow: Vaše brána k digitální budoucnosti účetnictví

S platformou wflow posouváte správu financí na novou úroveň. Nabízíme:

• automatizaci procesů, která šetří čas a minimalizuje chyby,
• reálný přehled o financích, dostupný kdykoliv,
• robustní bezpečnostní opatření, která chrání vaše citlivá data,
• uživatelsky přívětivé rozhraní, které snadno pochopí každý člen týmu.

Díky integraci s dalšími obchodními nástroji je wflow ideálním partnerem pro firmy, které chtějí zlepšit své finanční řízení a zůstat o krok před konkurencí.

‍

Archivace účetních dokladů je základní povinností podnikatelů i firem, kterou stanovují právní předpisy. Správné uchování dokladů nejenže zajišťuje soulad se zákonem, ale také pomáhá udržet pořádek a efektivitu v podnikání. V tomto článku se podíváme na klíčové aspekty archivace, včetně různých forem, pravidel a praktických tipů.

Formy archivace: Elektronická a fyzická

Elektronická archivace

Elektronická archivace je moderní, ekologická a efektivní metoda. Dokumenty jsou uchovávány digitálně, což umožňuje snadný přístup, minimální nároky na fyzický prostor a lepší ochranu dat. Aby byla elektronická archivace právně uznávaná, je třeba dodržet několik pravidel:

1. Věrohodnost původu: Dokumenty musí být opatřeny elektronickým podpisem.
2. Neměnnost obsahu: Kvalifikované časové razítko zaručuje autenticitu a neporušitelnost dokumentů.
3. Čitelnost: Dokumenty je vhodné ukládat ve formátu PDF/A, který zajišťuje jejich dlouhodobou čitelnost.

Fyzická archivace

Fyzická archivace zahrnuje uchovávání tištěných dokumentů. Tento tradiční způsob vyžaduje dostatek úložného prostoru a systém pro třídění a organizaci. Použití archivačních krabic, šanonů a rozdružovačů je nezbytné pro snadné dohledání dokumentů. Důležité je také dbát na skartační lhůty – dobu, po kterou je nutné uchovávat jednotlivé typy dokladů.

Co archivovat? Povinnosti podle typu podnikání

Podnikatelé s daňovou evidencí

Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci by měli archivovat veškeré dokumenty potřebné pro případnou daňovou kontrolu:

• Faktury
• Pokladní doklady
• Bankovní výpisy
• Smlouvy a další relevantní dokumenty

Plátci DPH

Plátci DPH mají povinnost archivovat všechny daňové doklady ovlivňující výpočet DPH, tedy například:

• Přijaté a vydané faktury
• Daňová přiznání
• Ostatní doklady související s výpočtem daně

Účetní jednotky

Účetní jednotky mají širší povinnosti a musí uchovávat:

• Účetní závěrky
• Účetní knihy
• Inventurní soupisy
• Výroční zprávy

Zaměstnavatelé

Zaměstnavatelé musí archivovat mzdové listy, evidenci docházky a další dokumenty související se zaměstnanci.

Jak dlouho archivovat účetní doklady? Skartační lhůty

Dodržování skartačních lhůt je klíčovým aspektem archivace. Lhůty se liší podle typu dokladů a začínají běžet na začátku roku následujícího po vystavení dokladu.

• Faktury: Uchovávají se po dobu 10 let.
• Účetní závěrky: Archivují se 15 let.
• Daňové doklady: Obvykle 10 let, pokud zákon nestanoví jinak.

Je důležité pravidelně provádět kontrolu dokumentů, aby bylo zajištěno, že staré a nepotřebné doklady jsou skartovány podle platných předpisů.

Proč je správná archivace důležitá?

Archivace účetních dokladů není jen právní povinnost, ale i praktický nástroj pro:

• Snadné dohledání potřebných dokumentů při kontrolách.
• Ochranu před právními problémy.
• Udržení pořádku a přehlednosti v účetnictví.

Tip na závěr: Pokud si nejste jisti, jaké dokumenty archivovat nebo jak dlouho, konzultujte situaci s odborníkem. Ať už preferujete fyzickou nebo elektronickou archivaci, vždy se řiďte platnými právními předpisy. Správná archivace je nejen povinností, ale i klíčem k efektivnímu a úspěšnému podnikání.

‍

V dnešní době, kdy je kyberbezpečnost klíčovým faktorem pro úspěch každé společnosti, dosáhla wflow významného úspěchu získáním certifikace ISO 27001. Tento prestižní certifikát potvrzuje, že společnost implementovala robustní bezpečnostní opatření pro ochranu dat. “To, jak doufáme, posiluje důvěru zákazníků a partnerů ve schopnost wflow bezpečně spravovat jejich citlivé informace ve srovnání s konkurencí,” říká CTO a spoluzakladatel wflow David Groh o certifikaci ISO 27001.

Gratuluji k získání certifikace ISO 27001! Můžete nám přiblížit, co pro Vás tato certifikace znamená?

Získání certifikace ISO 27001 je pro nás velkým úspěchem v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti dat. Znamená to, že jsme splnili přísné mezinárodní normy pro ochranu citlivých informací našich zákazníků a zaměstnanců. Tato certifikace potvrzuje náš závazek k vysokým standardům bezpečnosti na internetu.

Co bylo hlavním důvodem, proč jste se rozhodli certifikaci získat?

Hlavním důvodem bylo zvýšení důvěry našich zákazníků v naše schopnosti bezpečně spravovat jejich data. V době, kdy je kyberbezpečnost a bezpečnost dat klíčová, chceme být jistotou pro všechny, kdo s námi spolupracují. Certifikace ISO 27001 také ukazuje náš závazek k neustálému zlepšování a dodržování vysokých standardů v souladu s GDPR.

Jaký byl proces získání certifikace? Bylo to náročné?

Proces získání certifikace ISO 27001 nebyl jednoduchý, ale byl velmi důležitý. Začalo to detailní analýzou našich současných postupů a identifikací oblastí, kde jsme potřebovali zlepšení. Poté následovalo zavedení nových bezpečnostních opatření a školení našeho týmu. Celý proces trval několik měsíců, ale výsledek rozhodně stojí za to.

Jaké konkrétní změny jste museli ve firmě zavést, abyste certifikaci získali?

Museli jsme zavést řadu změn, včetně posílení našeho systému řízení bezpečnosti informací, aktualizace našich politik a postupů a zavedení nových bezpečnostních technologií. Také jsme museli zajistit, aby všichni zaměstnanci byli pravidelně školeni v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti na internetu.

Co to znamená pro vaše zákazníky? Jaký dopad to bude mít na ně?

Pro naše zákazníky to znamená, že mohou mít větší důvěru v to, jak chráníme jejich citlivá data. Certifikace ISO 27001 jim dává jistotu, že jsme přijali veškerá nezbytná opatření k ochraně jejich informací před kybernetickými hrozbami. Věříme, že to posílí naši spolupráci a zvýší jejich spokojenost, zejména v kontextu dodržování GDPR.

Jaké jsou vaše plány do budoucna v oblasti kyberbezpečnosti?

Naše plány do budoucna zahrnují neustálé zlepšování našich bezpečnostních opatření a technologií. Chceme být vždy o krok před potenciálními hrozbami a zajistit, že naši zákazníci budou mít vždy nejvyšší možnou úroveň ochrany. Také plánujeme pokračovat v pravidelném školení našeho týmu a sledovat nejnovější trendy a hrozby v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti internetu.

Jakou radu byste dali jiným firmám, které zvažují získání certifikace ISO 27001?

Moje rada by byla: určitě do toho jděte. I když je proces náročný a vyžaduje hodně práce, výhody, které certifikace přináší, rozhodně stojí za to. Je důležité mít silný tým, který je odhodlaný k dosažení tohoto cíle, a být připraven investovat čas a prostředky do zlepšení vašich bezpečnostních opatření. Výsledkem bude zvýšená důvěra vašich zákazníků a lepší ochrana jejich dat, což je klíčové v kontextu GDPR a bezpečnosti na internetu.

‍

Účetnictví již dávno není pouze o číslech. Moderní trendy jako digitalizace, udržitelnost a kybernetická bezpečnost mění způsob, jakým účetní pracují, a zvyšují jejich význam v podnikatelském prostředí. Jaké změny nás čekají? Pojďme se na ně podívat podrobněji.

Automatizace a integrace umělé inteligence

Automatizace a umělá inteligence (AI) pomáhají účetním převzít kontrolu nad časově náročnými rutinními úkoly, jako je přepisování dat z faktur, kontrola výkazů nebo tvorba reportů.

Výhody:

• Úspora času: Automatizace zjednodušuje rutinní úkony.
• Nižší chybovost: AI minimalizuje lidské chyby při zpracování dat.
• Více času na poradenské služby: Účetní mohou věnovat více energie strategickému plánování a podpoře klientů.

Cloudové účetnictví: Flexibilita a spolupráce

Cloudová řešení mění účetnictví k lepšímu. Umožňují účetním přístup k datům kdykoliv a odkudkoliv.

Výhody:

1. Dostupnost dat v reálném čase: Účetní i klienti mohou pracovat se stejnými dokumenty bez ohledu na jejich fyzickou polohu.
2. Flexibilita: Účetní nejsou vázáni na kancelář a mohou snadno kombinovat pracovní a osobní život.
3. Sdílení a spolupráce: Okamžitý přístup k datům zvyšuje efektivitu a transparentnost.
4. Bezpečnost: Pokročilé zabezpečení chrání data proti ztrátě nebo zneužití.

Zaměření na udržitelnost

Environmentální otázky ovlivňují i účetní profesi. S důrazem na ochranu životního prostředí se účetnictví posouvá směrem k digitalizaci a elektronické archivaci.

Udržitelnost v účetnictví zahrnuje:

• Snížení spotřeby papíru: Digitální formáty snižují potřebu tisku, což má pozitivní dopad na ochranu lesů, snížení emisí skleníkových plynů a ochranu biodiverzity.
• Elektronická archivace: Snižuje prostorové nároky, náklady na skladování a minimalizuje riziko ztráty dokumentů díky automatickým zálohám.
• Efektivita a rychlost: Digitální procesy usnadňují sdílení informací a zvyšují přesnost dat.

Udržitelné účetnictví není jen ekologickým krokem, ale také ekonomicky výhodnou strategií, která přináší vyšší efektivitu a nižší administrativní zátěž.

Kybernetická bezpečnost a ochrana dat

S růstem digitalizace je ochrana citlivých finančních dat absolutní prioritou. Kybernetické hrozby, jako jsou útoky typu ransomware nebo phishing, vyžadují od účetních přijetí výrazných opatření na ochranu dat.

Důležité aspekty:

• Šifrování dat: Ochrana dat při přenosu i ukládání.
• Vícefaktorová autentizace: Zvýšení zabezpečení při přístupu k systémům.
• Pravidelné zálohování: Minimalizace rizika ztráty dat.
• Školení: Účetní musí být obeznámeni s aktuálními hrozbami a postupy, jak se jim bránit.

Poradenské služby: Budoucnost účetnictví

Jak technologie přebírají rutinní úkoly, účetní se více zaměřují na poradenské činnosti, které přinášejí klientům skutečnou hodnotu.

Populární oblasti poradenských služeb:

1. Finanční plánování: Pomoc při nastavování cílů a optimalizaci nákladů.
2. Podniková strategie: Návrhy na zlepšení finančního zdraví firem.
3. Analýza dat: Interpretace finančních výsledků a prognóz.

Poradenské služby vyžadují nejen odborné znalosti, ale i měkké dovednosti, jako je schopnost komunikace, empatie a porozumění potřebám klientů.

Účetní profese v pohybu

Účetní profese se mění a přizpůsobuje moderním výzvám. Kombinace automatizace, cloudových řešení, udržitelnosti a kybernetické bezpečnosti umožňuje účetním poskytnout firmám nejen přesné účetní služby, ale i strategické poradenství.

Vývoj přináší účetním nové příležitosti – od efektivnější práce až po aktivní zapojení do růstu a rozvoje firem. Účetnictví budoucnosti je digitální, ekologické a plné inovací.

‍

Moderní technologie nám umožňují usnadnit každodenní činnosti a šetřit drahocenný čas. Mobilní aplikace wflow je inovativní nástroj, který přináší nový pohled na správu účetnictví a fakturace. S wflow můžete zapomenout na zbytečné papírování a využít výhod digitalizace naplno.

Co přesně wflow nabízí? Podívejte se, jak vám tato aplikace může změnit způsob práce s účetními dokumenty.

Všechny účetní dokumenty na jednom místě

Jednou z hlavních výhod aplikace wflow je její schopnost uchovávat všechny účetní dokumenty přehledně na jednom místě. S aplikací můžete:

• Jednoduše nahrávat faktury a účtenky z mobilu nebo počítače.
• Mít okamžitý přístup k dokumentům díky digitálnímu archivu.

Už nikdy nebudete hledat ztracené papíry nebo složitě přeposílat dokumenty e-mailem.

Automatizace, která šetří váš čas

Wflow přináší úsporu času díky automatickému zpracování dokumentů.

• Aplikace rozpozná klíčové údaje, jako jsou čísla faktur, data splatnosti a částky.
• Tyto informace jsou připravené k exportu do účetních systémů.

Zapomeňte na ruční zadávání dat – wflow vám umožní soustředit se na důležitější činnosti.

Přístup odkudkoliv a kdykoliv

Díky mobilní aplikaci Wflow můžete pracovat s dokumenty odkudkoliv. Stačí mít připojení k internetu a máte:

• Okamžitý přehled o fakturách a jiných účetních dokumentech.
• Možnost nahrávat nové dokumenty a spravovat úkoly na cestách.

To ocení zejména ti, kteří často pracují na dálku nebo jsou neustále v pohybu.

Spolupráce na jedné platformě

Wflow usnadňuje komunikaci mezi všemi členy týmu – účetními, manažery i zaměstnanci. Umožňuje:

• Sdílení dokumentů v reálném čase.
• Přidávání komentářů a poznámek k jednotlivým úkolům.
• Centralizovanou komunikaci, která eliminuje chaos způsobený různými nástroji.

Bezpečnost dat na prvním místě

Účetní data jsou citlivá, a proto Wflow dbá na maximální zabezpečení. Aplikace nabízí:

• Šifrování dat, které chrání před neoprávněným přístupem.
• Pravidelné zálohování dokumentů, takže o svá data nikdy nepřijdete.

S wflow máte jistotu, že vaše účetní údaje zůstávají v bezpečí.

Proč přejít na mobilní aplikaci wflow?

Wflow není jen další aplikace na správu dokumentů – je to komplexní řešení, které vám umožní:

• Šetřit čas díky automatizaci a jednoduchému ovládání.
• Zvýšit efektivitu práce díky okamžité dostupnosti dokumentů.
• Zlepšit spolupráci mezi členy týmu i s externími partnery.
• Mít klid díky nejmodernějším bezpečnostním opatřením

Ať už jste účetní, manažer nebo podnikatel, mobilní aplikace wflow vám pomůže zvládnout účetnictví rychleji, efektivněji a bez zbytečného stresu. Digitalizace je budoucnost, a s Wflow můžete být vždy o krok napřed.

Vyzkoušejte wflow a přesvědčte se sami, jak snadné je zpracování účetnictví v digitální éře!