Objednávka vs. faktura: jaký je rozdíl a proč by to měl CFO řešit
Kolikrát vám v posledním kvartálu přistála na stole faktura, o které jste v rozpočtu nenašli žádnou stopu? V prostředí malých a středních firem se objednávky často řeší e-mailem nebo po telefonu, zatímco faktury pak končí v účetnictví bez jasné vazby na schválený rozpočet. Výsledek: slabší kontrola firemních výdajů, stres kolem cash flow a nekonečné dohledávání, kdo co vlastně objednal. Tento článek je praktická příručka pro finanční ředitele a provozní manažery, kteří chtějí mít proces objednávek i správu faktur pod kontrolou a postupně je automatizovat.
Objednávka a faktura nejsou totéž. Když mezi nimi chybí návaznost, firmě unikají peníze i kontrola. Vysvětlujeme rozdíl, ukazujeme správnou strukturu procesu a přidáváme tipy, jak objednávky i faktury digitalizovat v jednom workflow.
Co je objednávka a kde začíná proces objednávek
Objednávka (purchase order, PO) je formální dokument, kterým kupující dává dodavateli jasný závazný požadavek: co chce nakoupit, v jakém množství, za jakou cenu a do kdy. V ideálním světě vzniká objednávka až poté, co proběhne schvalovací workflow a kontrola rozpočtu.
Podle odborných materiálů k financím a O2C procesům je objednávka především nástrojem řízení nákupu a budoucích výdajů, nikoli účetním dokladem. Objednávka sama o sobě nevyvolává povinnost platit, ale po jejím přijetí dodavatelem vzniká smluvní vztah a očekávání budoucího plnění.
Z pohledu CFO je objednávka první a klíčový krok v procesu objednávek a v řízení firemních výdajů. Tady se láme chleba v tom, jestli máte výdaje pod kontrolou, nebo jen hasíte to, co už se stalo.
Co je faktura a jak zapadá do správy faktur
Faktura je naopak dokument vystavený dodavatelem po dodání zboží či služby. Je to formální požadavek na úhradu, který už vstupuje do účetnictví a daňové evidence. Zákon o DPH a metodiky Ministerstva financí přesně definují, jaké náležitosti má faktura splňovat (např. https://www.mfcr.cz/cs/dane-a-ucetnictvi/elektronicka-fakturace).
Z hlediska správy faktur a závazků vůči dodavatelům je faktura moment, kdy se z budoucího záměru stává reálný závazek. Pokud nemáte k faktuře dohledatelnou objednávku, vytváříte prostor pro:
- neplánované výdaje,
- chyby v částkách, sazbách či kategoriích výdajů,
- slabší auditní stopu a těžko obhajitelné platby.
Moderní nástroje jako wflow vám v této fázi umožní fakturu nejen digitalizovat a automaticky vytěžit, ale také ji spárovat s objednávkou a schvalovacím procesem, aby žádná faktura k úhradě neprošla bez kontroly.
Proč by CFO měl trvat na objednávkách
Dobře nastavený proces objednávek a správa objednávek má přímý dopad na kvalitu finančního řízení:
- Lepší kontrola firemních výdajů
- Kategorie výdajů máte podchyceny už v objednávce. Vidíte, kolik máte rozpočtováno, kolik už je objednáno a co se teprve fakturuje. To je základ zdravých finančních zásad a budgetingu.
- Silnější cash flow řízení
- Když vidíte pipeline objednávek, dokážete přesněji předvídat faktury k úhradě v dalších týdnech. Doporučení velkých poradenských firem pro optimalizaci účtování závazků zdůrazňují právě propojení objednávek a faktur jako klíčový kontrolní mechanismus (např. Deloitte, strategies for optimizing accounts payable).
- Silnější auditní stopa a méně rizik
- Jasná návaznost objednávka – dodávka – faktura zjednodušuje interní i externí audity. U státních i soukromých firem se stále častěji objevuje přístup „No PO, no pay“: bez objednávky faktura neprojde do plateb.
Jak do toho zapadá automatizace přijatých faktur
V menších firmách se proces objednávek a správa faktur často drží v e-mailech, Excel a tabulkách a papírech v šanonech. To je ale přesně chvíle, kdy se vyplatí přejít na digitalizaci účetnictví a automatizaci přijatých faktur.
Platformy jako wflow propojují:
- vystavení a schvalování objednávek,
- sběr a vytěžování faktur pomocí AI,
- automatické párování faktur s objednávkami,
- schvalovací workflow a export do účetního systému.
Z pohledu CFO to znamená, že celý proces od objednávky po úhradu máte v jednom nástroji, s jasnou odpovědností a online přehledem o firemních výdajích v reálném čase. Žádné ruční přepisování, menší chybovost, rychlejší uzávěrky.
Praktické kroky pro malé a střední firmy
Pokud chcete posunout proces objednávek a správu faktur na vyšší úroveň, osvědčuje se jednoduchý postup:
- Nastavte zásady výdajů a práva schvalování. Jasně definujte, kdo smí vystavovat objednávky, v jakých limitech a do jakých kategorií výdajů.
- Zaveďte pravidlo „objednávka předchází faktuře“. I u menších nákupů (licence, marketingové služby, drobná IT) trvejte na jednoduché elektronické objednávce.
- Spárujte proces objednávek s účetnictvím. Ideálně v jednom nástroji, který umí hlídat soulad objednávky, dodacího listu a faktury.
- Digitalizujte a automatizujte. Papír a e-mail vždy povedou k chybám a chaosu; automatizace zpracování přijatých faktur vám uvolní kapacity týmu na důležitější práci.
- Průběžně analyzujte data. Na datech z objednávek a faktur stavějte reporting a budgeting, ne na pocitu nebo ručně slepovaných tabulkách.
Závěr: Objednávky a faktury jako páteř řízení výdajů
Objednávka říká „co, za kolik a proč budeme utrácet“, faktura říká „co máme zaplatit a kdy“. Pokud tyto dvě části procesu nesedí, ztrácíte kontrolu nad firemními výdaji, zhoršuje se cash flow a zbytečně riskujete chyby.
Dobře nastavený proces objednávek, profesionální správa faktur a postupná automatizace zpracování přijatých faktur jsou dnes pro finanční ředitele jedním z nejrychlejších způsobů, jak zvýšit efektivitu firmy i její finanční zdraví.
Chcete vidět, jak může vypadat end-to-end workflow od objednávky po úhradu v praxi? Domluvte si demo wflow a podívejte se, jak může vaše správa objednávek a faktur fungovat bez papíru a zbytečné manuální práce.
Přečtěte si další články
Proč musí mít CFO bezpečnost firemních plateb mezi top prioritami roku 2026
Hrozby pro firemní finance v roce 2026
Největším rizikem nejsou jen sofistikované kyberútoky, ale hlavně běžný provoz firmy. Podle Iva Apetauera z Visa a Petra Sobotky z wflow často stačí jedna sdílená karta nebo narychlo zadaný převod a vzniká reálné riziko ztráty desítek tisíc korun.
Typické scénáře, které dnes CFO a finanční manažeři řeší:
- jedna fyzická karta sdílená mezi více lidmi, u které je těžké dohledat, kdo co zaplatil a proč
- platby na základě falešné nebo neověřené faktury, kde je vymahatelnost peněz minimální
- uložené údaje karty u online služeb, které později uniknou při bezpečnostním incidentu dodavatele
K tomu přidejme tlak na rychlost a růst počtu online transakcí. Kombinace lidské chyby, nejasných pravomocí a nedostatečných procesů z toho dělá téma, které už v roce 2026 nemůže CFO ignorovat.
Proč je platba kartou bezpečnější než bankovní převod
Mnoho firem stále vnímá převod z účtu na účet jako nejbezpečnější formu platby. Na našem nedávném webináři však Ivo Apetauer z Visa Commercial Solutions zmínil, že u převodu často neexistuje žádná další ochranná vrstva. Jakmile peníze odejdou na špatný účet, je jejich návratnost nejistá a velmi závislá na vůli protistrany a rychlosti reakce bank.
Platba kartou naopak prochází screeningem banky a karetním schématem. Visa i banky staví na datech a detekčních modelech, které dokážou rizikové transakce označit v reálném čase a v řadě případů jim zabránit. CFO má navíc lepší dohledatelnost protistrany, historii transakcí i možnost pracovat s reklamací platby, což u běžného převodu prakticky nemá.
Z pohledu bezpečnosti proto není fér porovnávat „kartu“ a „převod“ jen pocitově. Firemní karta, správně nastavená a zasazená do jasných procesů, může být bezpečnější volbou než klasický převod.
Virtuální a zaměstnanecké karty jako programovatelná bezpečnost
Dle Iva Apetauera bude trendem, aby každý zaměstnanec, tým nebo konkrétní účel měl vlastní „virtuální účet“, tedy kartu s jasně nastavenými pravidly. Limit, povolené typy obchodníků, časové omezení i měna se dají přednastavit tak, aby kartou šlo zaplatit jen to, co odpovídá roli člověka a politice firmy.
Z pohledu CFO to přináší kombinaci pohodlí a kontroly. Zaměstnanec má nástroj, který potřebuje pro práci, ale firma minimalizuje riziko zneužití. U jednorázových nákupů nebo úhrady konkrétní faktury se navíc stále častěji využívají tokeny a jednorázové virtuální karty, které po zaplacení přestávají fungovat. To je extrémně užitečné i u kontraktorů a externistů, kde je oddělení jednotlivých výdajů klíčové.
Když se bezpečnost potká s procesy: propojení wflow a karet Visa
Technologie sama o sobě nestačí. Pokud karta není napojená na jasný proces, zůstane CFO v roli „policajta“, který honí účtenky po e-mailech a chatu a snaží se zpětně rekonstruovat, co se vlastně stalo.
Tady vstupuje do hry kombinace firemních karet a platformy wflow. wflow je cloudová aplikace, která firmám pomáhá digitalizovat účetnictví, automatizovat sběr dokladů, jejich oběh, schvalování i archivaci a tím výrazně snižuje manuální práci s účetními dokumenty. Každá platba kartou se propojí s konkrétním dokladem, který zaměstnanec jednoduše nafotí v mobilní aplikaci, systém vytěží data, navrhne zaúčtování a pošle doklad ke schválení správnému člověku. CFO tak má v jednom nástroji přehled, co se platí, kým, za co a z jakého rozpočtu.
Díky strategické spolupráci s Českou spořitelnou a Visa se wflow přirozeně napojuje na firemní karty a internetové bankovnictví. Z nástroje pro „předávání účtenek“ se tak stává reálný řídicí panel firemních výdajů v reálném čase, ne jen další šanon v cloudu.
Na co by se měl CFO zaměřit v roce 2026
Bezpečnost plateb a firemních financí nemusí znamenat další vrstvu byrokracie. Naopak, dobře nastavené procesy a chytré nástroje umí práci finančního oddělení zjednodušit a zrychlit.
Pokud jste CFO nebo finanční manažer, zaměřte se v roce 2026 hlavně na tři oblasti:
- Nahraďte sdílené firemní karty zaměstnaneckými a virtuálními kartami s jasnými pravidly.
- Propojte firemní karty s nástrojem pro digitalizaci účetnictví, aby každá platba měla doklad, schvalovatele a místo v účetnictví.
- Průběžně revidujte limity, nastavení a výjimky. Bezpečnost není jednorázový projekt, ale součást finančního řízení.
Závěrem:
bezpečnost plateb by v roce 2026 neměla být jen IT téma, ale jedna z klíčových priorit CFO. Pokud chcete mít jistotu, že vaše firemní finance jsou chráněné a zároveň máte výdaje pod kontrolou v reálném čase, podívejte se, jak propojit wflow, vaši banku a firemní karty ve vaší firmě. Rádi vám s tím pomůžeme.
Návod pro CFO: POHODA automatizovat účetnictví neumí, ale dá se to vyřešit
Účetnictví bez chyb
Máte schopnou účetní a moderní účetní program Pohoda. Přesto se v účetnictví objevují duplicity plateb, zapomenuté faktury, zmatek ve schvalovacím procesu a minimální přehled o nákladech v průběhu měsíce. Všechno se dohání na poslední chvíli před DPH a účetní funguje spíš jako pošťák a detektiv než jako finanční partner byznysu.
Dobrá zpráva je, že účetnictví v Pohodě můžete z velké části digitalizovat a automatizovat, aniž byste měnili celý systém. Stačí nad ní postavit chytrou vrstvu, která se postará o cestu dokladu od dodavatele až po úhradu v bance. Rychle, přehledně, bez papírů a bez chyb.
Digitalizace účetnictví v Pohodě v praxi
Moderní účetnictví v době AI vás zbaví těch úkonů, které mohou způsobovat chyby.
Účetní doklady a faktury na jednom místě
Cloudová aplikace wflow umožní vaší firmě sběr všech dokladů digitálně a do jednoho místa pro lepší přehled. Dodavatelé posílají faktury rovnou na sběrný e-mail wflow. Zaměstnanci fotí účtenky hned u pokladny do mobilní aplikace wflow. Nikde se nic neztratí, nikdo nic nepřehlédne a nezapomene vyřídit. Vše se zpracuje automaticky.
Vytěžování faktur a jasný schvalovací proces
V cloudu wflow dochází k té skutečné práci. Doklady se automaticky přečtou pomocí AI, která předvyplní dodavatele, částky, variabilní symbol, DUZP a další pole. Účetní nebo pověřený člověk data jen zkontroluje a schválí. Manažeři schvalují platby přes intuitivní mobilní apku nebo web, takže mají pod kontrolou náklady, aniž by museli kontrolovat účetní program.
Automatické zaúčtování a přenos do účetního programu Pohoda
Třetím krokem procesu je automatizované zaúčtování a přenos do Pohody. Pro opakující se doklady se nastaví pravidla, která doplňují předkontaci, středisko, zakázku nebo projekt. Jakmile je doklad schválený a připravený, odešle se přes ověřený konektor do Pohody, a to včetně PDF originálu. Z Pohody se zpět vrací informace o čísle dokladu a úhradě, takže ve wflow aplikaci vidíte, co je zaplacené a co čeká.
Z pohledu CFO nebo provozního ředitele to znamená, že celý proces máte pod kontrolou, ale nestrávíte hodiny v účetním systému.
Z pohledu CFO nebo provozního ředitele to znamená, že celý proces máte pod kontrolou, ale nestrávíte hodiny v účetním systému.
Integrace wflow a ERP Pohoda
Od prvního kroku jsme tu pro vás a provedeme vás celým procesem a nastavením. Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci, kde probereme vše potřebné.
Krok za krokem
- Zmapujeme Váš schvalovací proces od přijetí faktury od dodavatele až po její úhradu v bance.
- Všechny doklady nasměrujeme na sběrnou e-mailovou adresu, odkud se automaticky dostanou do wflow, specializovaného nástroje pro digitalizaci dokladů, který se umí propojit s Pohodou.
- Informujete své dodavatele a zaměstnance. Dodavatelům pošlete nový sběrný e-mail, zaměstnancům dáte jednoduchý návod na focení účtenek přes aplikaci.
- Nastavíte si základní schvalovací pravidla podle částky, typu dokladu nebo střediska. U klíčových dodavatelů doporučujeme nastavit automatizační pravidla, aby se předkontace a nákladové členění vyplňovaly automaticky. Automatizace zrychluje práci a snižuje riziko chyb.
- Propojíme celý wflow systém s Pohodou přes ověřený konektor, například Connectify od ATP Technology. Ten zajistí, že se do Pohody přenesou správná data na správná místa a že se zpětně vrací informace o úhradách.
- Začněte pilotem na přijatých fakturách. Po měsíci vyhodnoťte úsporu času, počet chyb a přehled o cash flow. Teprve potom přidejte účtenky, objednávky nebo další firmy ve skupině.
Takový postup zvládne i menší firma bez interního IT oddělení. Jedná se o jednorázovou časovou investici s návratností už za měsíc.
Co je wflow
Wflow je cloudová aplikace která se stará o celý životní cyklus dokladu.
V praxi to znamená, že v jedné aplikaci vyřešíte sběr faktur, fotografování účtenek, vytěžení dat pomocí AI, schvalování podle nastavených pravidel, automatizaci zaúčtování i elektronickou archivaci.
Účetní pracuje s doklady ve wflow, ale zároveň má pod kontrolou veškeré kódy, předkontace, střediska a zakázky, které vycházejí z ERP Pohoda (číselníky se přes konektor průběžně synchronizují).
Výsledkem je lepší přehlednost a menší chybovost, kdy Pohoda zůstává stabilním účetním systémem, který znáte, ale všechno kolem dokladů je výrazně rychlejší a pod kontrolou.
Kolik času a nákladů můžeme ušetřit?
Automatizace, digitalizace účetnictví a Pohoda
Digitalizace a automatizace účetnictví v Pohodě neznamená, že musíte opustit systém, na který jste zvyklí. Naopak. Využijete jeho silné stránky a doplníte je o moderní workflow dokladů, schvalování a automatizaci.
Správa přijatých faktur: nejlepší postupy pro rychlé a bezpečné schvalování
V článku se podíváme na to, jak nastavit platební proces tak, aby byl rychlý, bezpečný a dobře řiditelný. Opíráme se o zkušenosti z webináře „Efektivní práce s wflow: bankovní spojení a platby“ vedeného Danielou Suchožovou, odborné materiály k B2B platbám a doporučení bank a regulátorů.
Proč jsou platby dodavatelům klíčové pro cash flow
Firemní platby se od těch osobních liší objemem, částkami i mírou regulace. U B2B plateb běží souběžně stovky závazků, které ovlivňují likviditu, vztahy s dodavateli i auditní stopu. Správně nastavený proces plateb dodavatelům (accounts payable) je proto jedním z hlavních nástrojů řízení cash flow.
Z pohledu regulace navíc platí, že při pozdních platbách mezi podniky mají dodavatelé v EU nárok na úroky z prodlení a paušální náhradu nákladů minimálně 40 eur.
Špatně nastavený platební proces typicky vede k tomu, že:
- vznikají zbytečná prodlení a penále, která komplikují řízení cash flow,
- klíčoví dodavatelé ztrácejí důvěru, zpřísňují podmínky nebo požadují zálohy,
- účetní tým tráví hodiny ručním přepisováním plateb a dohledáváním, co bylo skutečně uhrazeno.
Jak vypadá zdravý proces plateb dodavatelům
Cílem je nastavit proces tak, aby kombinoval kontrolu, předvídatelnost a rychlost. V praxi se osvědčují tyto principy:
1. Jasný platební kalendář a práce s termíny splatnosti
Nastavte pevné platební dny a pravidla pro výjimky. Díky kalendáři získáte přehled, jaké platby odejdou v příštích týdnech, a můžete proaktivně řídit cash flow místo hašení blížících se splatností.
2. Segmentace dodavatelů podle kritičnosti
Koncept Supplier relationship management, popsaný například globální společností SAP, doporučuje rozlišovat přístup k běžným a strategickým dodavatelům. U klíčových partnerů se vyplatí kratší splatnosti, předvídatelné schvalování i případné zálohy. Naopak u běžných dodavatelů můžete využít delší splatnosti bez dopadu na provoz.
3. Standardizovaný proces schvalování plateb
Žádná platba by neměla odejít bez schválené objednávky, faktury v systému a pravidla „čtyř očí“. Díky digitálnímu workflow ale celý proces může proběhnout během několika minut, nikoliv dní, notifikace přijdou rovnou do e-mailu nebo mobilu.
Wflow nám v průměru šetří 8 až 10 hodin rutinní práce týdně. Nejvíc času získáváme díky tomu, že schvalování probíhá online z mobilu a máme jasnou auditní stopu, takže odpadá běhání za podpisy a dohledávání dokladů.
Martin Kůs, CEO Vuch.
Zjistěte, jak firma Vuch díky wflow šetří 8–10 hodin týdně.
Automatizace plateb: od QR kódu k napojení na banku
Jak potvrzuje Daniela Suchožová, specialistka zákaznické podpory wflow, firmy nejčastěji začínají s platbami pomocí QR kódů na fakturách. Jde o krok vpřed oproti ručnímu přepisování IBANu, ale stále jde o manuální práci účetní nebo finanční osoby.
Další úroveň automatizace je propojení s bankou přes API:
- ve wflow si připojíte firemní účet přes bezpečné API napojení,
- z prostředí wflow připravíte platby (jednotlivé i hromadné),
- příkaz k úhradě se odešle do banky, kde jej autorizujete v internetovém bankovnictví (např. George Business),
- po zpracování banka pošle přes API zpět informaci o úhradě a faktura se automaticky označí jako zaplacená. Nestane se vám tak, že byste ji zaplatili dvakrát.
Většina českých bank dnes nabízí API rozhraní pro napojení firemních účtů, díky kterému lze z jednoho rozhraní spravovat účty ve více bankách, zobrazovat zůstatky i historii a bezpečně zadávat platby v reálném čase. Příkladem je služba API Multibanking od České spořitelny.
Propojení wflow s bankou přes API umožňuje automatické párování příchozích plateb a částečně i automatizované odesílání plateb, včetně hromadných plateb.
Výsledkem je, že celý proces sjednotíte do jednoho workflow, které je napojené přímo na banku.
Bezpečnost plateb: ochrana před chybami a podvody
S narůstajícím počtem plateb roste i riziko. Od překlepu v IBANu po podvodné e-maily se změnou účtu. Česká spořitelna radí tři zásady: ověřujte, s kým komunikujete, nesdílejte přístupy a vždy zkontrolujte, co potvrzujete. (www.csas.cz)
V praxi se to promítá takto:
- změnu účtu dodavatele nikdy neschvalujte jen na základě e-mailu, vždy ji ověřte jiným kanálem,
- rozdělte role mezi přípravu plateb, schvalování a finální odeslání,
- používejte dvoufaktorové ověření a limity na odchozí platby,
- pravidelně kontrolujte logy a auditní stopu všech kroků.
Napojením banky přes API a nastavením workflow ve wflow máte celý proces plateb na jednom místě. Ušetříte čas, získáte jasný přehled o tom, co je k úhradě a co už je zaplaceno, máte kompletní auditní stopu a výrazně snížíte riziko zbytečných chyb.
Jak začít: malé kroky, velký efekt
Pokud chcete zrychlit a zabezpečit platební proces, doporučujeme tyto kroky:
- Zmapujte aktuální proces plateb včetně schvalování a platebního kalendáře.
- Rozdělte dodavatele podle důležitosti a nastavte pravidla splatnosti a priorit.
- Zaveďte digitální schvalování faktur a centralizujte přípravu plateb.
- Propojte účetní systém a wflow s bankou přes API a začněte využívat hromadné platby i automatické označování úhrad.
Chcete vidět, jak může vypadat plně digitalizovaný proces od schvalování po úhrady? Domluvte si krátkou konzultaci a ukázku wflow na našem webu.