Všeobecné obchodní podmínky

1. Podmínky poskytování služeb

1.1. Tyto podmínky poskytování služeb (dále jen „Smlouva“ nebo „Podmínky“) představují dohodu mezi Vámi (dále jen „vy“ nebo „Zákazník“) a společností wflow.com Czech Republic s.r.o., IČO: 072 12 241, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka: C 295488 (dále jen „wflow“ nebo „my“). Wflow je online platforma nabízející svým uživatelům („Zákazníci“) bezpečný přenos a oběh účetních dokladů a jejich spolehlivou a bezpečnou archivaci. Abyste mohli používat naše webové stránky wflow.com (dále jen „Webové stránky“) a všechny přidružené webové stránky, včetně mobilních webových stránek a aplikací, které vlastníme a provozujeme my, naši předchůdci nebo právní nástupci nebo naše přidružené společnosti (souhrnně „Platforma“), a používat všechny služby, aplikace, software, funkce a produkty, které jsou přístupné prostřednictvím Platformy a které odkazují na tuto Smlouvu, ať už jsou poskytovány námi nebo našimi přidruženými společnostmi (souhrnně „Služby“), musíte si tyto Podmínky přečíst, souhlasit s nimi, vzít je na vědomí a přijmout je. Vaše Smlouva s námi zahrnuje také Zásady ochrany osobních údajů dostupné na adrese https://wflow.com/privacy-policy a Zásady používání souborů cookies dostupné na adrese https://wflow.com/cs/cookies. 

1.2. Používáním našich Služeb potvrzujete, že jste si tyto Podmínky přečetli, porozuměli jim a souhlasíte s nimi. Pokud těmto Podmínkám nerozumíte, nepřijímáte je nebo s nimi nesouhlasíte, nejste oprávněni Služby používat. Tyto Podmínky představují závaznou, právní smlouvu mezi vámi a společností Wflow.

1.3. Společnost Wflow si vyhrazuje právo dle vlastního uvážení kdykoli změnit, upravit, přidat nebo odstranit části těchto Podmínek. Je vaší povinností pravidelně kontrolovat, zda nedošlo ke změně Podmínek. Vaše další používání Služeb po zveřejnění změn znamená, že tyto změny přijímáte a souhlasíte s nimi. 

2. Zákaznický účet

2.1. Při vytváření účtu nám musíte v dobré víře poskytnout přesné informace a zároveň se zavazujete, že je budete udržovat aktualizované, pokud se změní. Vytvořením účtu jménem společnosti nám zaručujete, že máte veškerá potřebná oprávnění k tomu zavázat tuto společnost k těmto Podmínkám (dále jen „Účet“).  

2.2. K vytvoření Účtu budeme potřebovat následující informace: 

• Jméno; 

  • E-mailovou adresu společnosti; 

  • Název společnosti; 

  • Telefonní číslo; 

  • Heslo.

2.3. Jste zodpovědní za bezpečnost vašeho Účtu a za veškerou aktivitu na Účtu v době, kdy je na Účtu někdo přihlášen. Pokud se domníváte, že byl váš Účet napaden, neprodleně nás kontaktujte na adrese support@wflow.com.

3. Zákaznici

3.1. Vy jako Zákazník nebo jakýkoli koncový uživatel, kterému udělíte přístup ke svému Účtu, jste oprávněni používat Služby uvedené v Cenové nabídce dále specifikované v čl. 8 těchto Podmínek (dále jen „Uživatelé“). 

3.2. Při vytváření Účtu budete muset nastavit své přihlašovací údaje. Pokud vám Účet vytvoříme, zašleme vám pozvánku, po jejímž rozkliknutí budete vyzváni k vytvoření přihlašovacích údajů.  

3.3. Seznam Uživatelů můžete aktualizovat tak, že nám zašlete e-mail na adresu: sales@wflow.com.  

4. Odstranění a pozastavení Účtu

4.1. Pokud si přejete svůj Účet trvale odstranit, kontaktujte nás prosím e-mailem na adrese support@wflow.com. 

4.2. Váš Účet můžeme kdykoli smazat nebo pozastavit podle vlastního uvážení.   

4.3. Tyto Podmínky zůstávají v platnosti, i když už u nás nemáte Účet.  

5. Rozsah služeb

5.1. Služby, které vám wflow může poskytnout, zahrnují mimo jiné nahrávání účetních dokladů, vytěžování dat, propojení s jinými systémy, schvalování faktur a ukládání těchto dokladů. Úplný rozsah služeb je uveden na našich webových stránkách. 

5.2. Společnost wflow si vyhrazuje právo aktualizovat, měnit nebo ukončit určité funkce poskytovaných Služeb podle vlastního uvážení. Pokud by taková změna měla podstatný vliv na poskytované Služby, pokusíme se vás o tom informovat předem, pokud to bude možné. 

5.3. wflow se zavazuje poskytovat Zákazníkovi službu hot-line (help-desk) od pondělí do pátku od 9:00 do 17:00 hodin s výjimkou státních svátků v České republice na adrese support@wflow.com nebo prostřednictvím platformy INTERCOM integrované na Webové stránce. 

6. Zneužití Služeb nebo Platformy

6.1. Za veškerou činnost na vašem Účtu nesete odpovědnost vy. Svůj Účet můžete používat způsobem, který lze považovat za přiměřený, obvyklý a který nezneužívá práva nebo oprávněné zájmy společnosti Wflow nebo třetích stran. Mimo jiné je tak nesmíte v rámci užívání Služeb nahrávat dokumenty, které jsou nezákonné nebo irelevantní (například vaše osobní fotografie), dále je zakázáno zneužívat koncové body API odesíláním zbytečných dotazů. 

6.2. Účet je spojen s vámi a nesmí být používán jiným subjektem, prodán jinému subjektu nebo převeden na jiný subjekt. 

6.3. Pokud na vašem Účtu zjistíme obsah, který porušuje tyto Podmínky, můžeme takový obsah podle vlastního uvážení odstranit. Pokud se důvodně domníváme, že jakýkoli obsah na naší Platformě porušuje tyto Podmínky nebo pro nás může být škodlivý, můžeme podle našeho uvážení pozastavit nebo zrušit váš Účet.  

6.4. Porušení tohoto článku se považuje za podstatné porušení této Smlouvy. 

7. Objednávka, Cenová nabídka a Cena

7.1. Ceny uvedené na našich webových stránkách jsou ilustrativní a nejsou pro společnost Wflow závazné.  

7.2. Služby si můžete objednat vyplněním formuláře nebo vyžádáním telefonického hovoru na našich Webových stránkách nebo nás můžete kontaktovat e-mailem na adrese sales@wflow.com (dále jen „Objednávka“). Po odeslání Objednávky vám zašleme Cenovou nabídku („Cenová nabídka“), v případě Vaší žádosti spolu s návrhem smlouvy, nebo těmito Podmínkami. Cenová nabídka bude zahrnovat objednané Služby a bude platná po stanovenou dobu. Pokud máte zájem Cenovou nabídku přijmout, vraťte ji podepsanou ve stanovené lhůtě. 

7.3. Přijatá Cenová nabídka tvoří součást této Smlouvy a řídí se těmito Podmínkami. Celková výše ceny, kterou jste povinni zaplatit společnosti Wflow, bude vždy záviset na celkovém součtu všech aktivních Uživatelů a počtu vytěžených dokumentů v daném měsíci a řídí se Cenovou nabídkou („Cena“). 

7.4. Pokud si přejete změnit přijatou Cenovou nabídku, např. změnit počet aktivních Uživatelů, můžete tak učinit ve svém Účtu nebo nás můžete kontaktovat e-mailem na adrese support@wflow.com. 

7.5. Všechny ceny jsou uvedeny bez DPH a k Ceně bude vždy připočtena DPH v souladu s platnými právními předpisy. 

7.6. Společnost Wflow může podle svého uvážení aktualizovat Cenovou nabídku (dále jen „Aktualizovaná cenová nabídka“) a je povinna vám ji sdělit spolu s datem, kdy tato Aktualizovaná cenová nabídka nabude účinnosti. Pokud Aktualizovanou cenovou nabídku nepřijmete, můžete tuto Smlouvu vypovědět. Tato výpověď bude platná ke dni, kdy by Aktualizovaná cenová nabídka, pokud by byla přijata, nabyla účinnosti.  

8. Platby

8.1. Fakturu za poskytnuté Služby vám vystavíme nejpozději do 15. dne měsíce následujícího po měsíci, za který je Cena fakturována, ledaže zjistíme informace nezbytné pro fakturaci za užívání Služby později. Faktura za (i) měsíčně účtovanou Službu je splatná nejpozději do 10 dnů a (ii) předplatbu Služby je splatná nejpozději do 20 dnů ode dne jejího doručení v souladu s článkem 16 těchto Podmínek. 

8.2. Za datum vystavení faktury se považuje datum uskutečnění dílčího zdanitelného plnění. 

9. Zabezpečení

9.1. Jakákoli databáze, která se skládá z údajů zadaných Zákazníkem při používání poskytovaných Služeb, je majetkem Zákazníka a Zákazník odpovídá za její obsah („Data“). Účelem Platformy je pouze usnadnit Zákazníkovi používání Dat a Wflow nenese odpovědnost za žádné škody vzniklé v důsledku jakéhokoli porušení bezpečnosti nebo integrity Dat ze strany Zákazníka.  

9.2. Společnost Wflow vynaloží přiměřené úsilí k řádnému zabezpečení Dat proti ztrátě, narušení nebo neoprávněnému přístupu v souladu se standardní praxí. Zabezpečení Dat je realizováno na úrovni Platformy s využitím standardní ochrany proti útokům (např. komunikace se serverem je šifrována bezpečnostním certifikátem SSL, přihlášení do aplikace probíhá prostřednictvím protokolu OAuth 2.0, data na serverech jsou šifrována 256bitovým algoritmem AES). Platformu hostujeme u předního poskytovatele profesionálních služeb infrastruktury B2B a přijímáme nezbytná opatření, abychom minimalizovali riziko jakéhokoli narušení bezpečnosti nebo integrity Dat.  

9.3. Vzhledem k tomu, že Platforma je cloudový nástroj určený mimo jiné k práci s daty, může společnost Wflow jako zpracovatel pro Zákazníka při plnění Smlouvy zpracovávat osobní údaje třetích osob, které Zákazník do Platformy nahrál nebo je prostřednictvím ní shromáždil („Osobní údaje“). Toto zpracování se řídí smlouvou o zpracování osobních údajů, jejíž obsah tvoří přílohu č. 1 těchto Podmínek, a stává se tak nedílnou součástí Smlouvy. 

10. Duševní vlastnictví

10.1. Společnost Wflow investovala značné úsilí a zdroje do vývoje svého duševního vlastnictví, mimo jiné do Platformy, Služeb a jakéhokoli dalšího softwaru, vlastností, funkcí, designu, autorských děl jakéhokoli druhu, informací nebo jiných materiálů, které vám zpřístupnila („Duševní vlastnictví“). Wflow vám tímto poskytuje právo používat Duševní vlastnictví pro účely používání Služeb a/nebo Platformy „tak, jak je“ na nevýhradní bázi, bez jakýchkoli jiných záruk než těch, které jsou uvedeny v těchto Podmínkách, a to po dobu poskytování Služeb. Zároveň s tímto berete na vědomí a souhlasíte s tím, že veškeré Duševní vlastnictví zůstává výhradním vlastnictvím společnosti Wflow a jejich dodavatelů a v žádném okamžiku nezískáváte jiná práva než ta, která vám jsou výslovně udělena těmito Podmínkami, pokud k tomu Wflow nedá předem písemný souhlas. Wflow si vyhrazuje právo odstranit přístup Zákazníka k jakémukoli Duševnímu vlastnictví po ukončení poskytování Sužeb.  

10.2. Dále se zavazujete, že se nebudete pokoušet o zpětné inženýrství nebo jakýkoli jiný přístup ke zdrojovému kódu jakéhokoli Duševního vlastnictví. Bez ohledu na toto omezení nesmíte obcházet technické ochrany nebo jiná omezení spojená s Platformou nebo Službami, s výjimkou případů, kdy je taková činnost výslovně povolena příslušnými právními předpisy. Nesmíte používat Duševní vlastnictví k vytváření jakéhokoli softwaru, který je podobný Službám. Nesmíte obcházet žádná technologická ochranná opatření ve Službách a/nebo Platformě nebo ochranná opatření s nimi související a dále nesmíte umožnit přístup ke Službám neautorizovaným aplikacím třetích stran. 

10.3. Pokud nám poskytnete zpětnou vazbu ke Službám, například doporučení na vylepšení nebo funkce, nebude taková zpětná vazba považována za důvěrnou a chráněnou a implementace této zpětné vazby je vlastnictvím Wflow a může se stát součástí našeho Duševního vlastnictví, aniž by vám za to byla poskytnuta náhrada. 

10.4. Každá ze stran této Smlouvy má právo používat na svých webových stránkách a ve svých marketingových materiálech logo a název druhé strany a uděluje této druhé straně v tomto rozsahu odvolatelnou licenci. 

11. Důvěrné informace

11.1.Wflow i Zákazník souhlasí s tím, že veškeré finanční, obchodní a technické informace (např. obchodní a marketingové plány a strategie, obchodní vztahy, informace o dodavatelích a zákaznících, zdrojové kódy a obchodní tajemství), včetně jakýchkoli informací sdělených společností Wflow nebo Zákazníkem nebo jejich jménem v souvislosti s poskytováním Služeb, které jsou takové povahy, že by měly být důvodně považovány za důvěrné a citlivé, představují „Důvěrné informace“ každé strany.  

11.2. Wflow a Zákazník prohlašují a zaručují, že budou Důvěrné informace uchovávat v tajnosti a učiní veškerá přiměřená opatření, aby zabránili neoprávněnému přístupu k nim, a že je nebudou zveřejňovat ani používat, s výjimkou plnění svých povinností a výkonu svých práv podle této Smlouvy.  

11.3. Výše uvedené povinnosti se nevztahují na Důvěrné informace, které jsou (a) jejich příjemcům již prokazatelně dříve známé bez jakéhokoli omezení; (b) prokazatelně a oprávněně poskytnuté příjemcům třetí stranou bez jakéhokoli bez omezení; (c) obecně dostupné veřejnosti bez porušení těchto Podmínek; (d) jím nezávisle vyvinuté bez odkazu na Důvěrné informace zveřejnitele nebo bez jejich použití; nebo (e) použité nebo zveřejněné s výslovným souhlasem zveřejnitele.  

11.4. Pokud je příjemce povinen zveřejnit Důvěrné informace na základě soudního nebo správního řízení nebo příkazu, je povinen co nejdříve a před jakýmkoli takovým zveřejněním poskytnout druhé straně dostatečné oznámení a přiměřenou pomoc, aby mohla takový požadavek nebo příkaz napadnout, pokud tak chce učinit.  

11.5. Povinnosti podle tohoto článku zůstávají v platnosti i po ukončení této Smlouvy po dobu tří (3) let. Strana, která poruší své povinnosti podle tohoto článku, je povinna zaplatit druhé straně smluvní pokutu ve výši 100 000 Kč za každé takové porušení. Uplatněním této smluvní pokuty není dotčeno právo na náhradu škody. 

12. Aplikace třetích stran

12.1. Pro přihlášení do uživatelského účtu a využívání případných dalších funkcí můžete Wflow udělit přístup ke svým účtům třetích stran, jako jsou Google. Přístup Wflow k těmto účtům můžete kdykoli zrušit pomocí stránky nastavení zabezpečení příslušné třetí strany. 

12.2. V rozsahu, v jakém lze prostřednictvím Platformy přistupovat k jakýmkoli službám, nástrojům nebo obsahu poskytovaným třetími stranami (dále jen „Třetí strany“), platí podmínky Třetích stran a používáním Platformy výslovně prohlašujete, že s jejich podmínkami souhlasíte. Například aplikace Rossum nebo Dativery jsou integrovány do Platformy a jejich podmínky užívání najdete na adrese https://drive.google.com/file/d/1Lr4WbcK216CGk_r9mjyNLWkSVV42udbM/view, respektive https://www.dativery.com/cs/spolecnost/terms/. Ostatní Třetí strany jsou uvedeny na Webových stránkách. 

13.2. Wflow nemá žádnou kontrolu nad obsahem, zásadami ochrany osobních údajů nebo postupy jakýchkoli Třetích stran a nenese za ně žádnou odpovědnost. Za nabídky žádného z těchto subjektů/osob ani za jejich webové stránky či software neručíme. Berete na vědomí a souhlasíte s tím, že Wflow nenese přímou ani nepřímou odpovědnost za jakékoli škody nebo ztráty způsobené nebo údajně způsobené používáním nebo v souvislosti s používáním nebo spoléháním se na jakýkoli obsah, zboží nebo služby dostupné na stránkách nebo prostřednictvím Třetích stran. 

13. Omezení odpovědnosti

13.1. V rozsahu povoleném zákonem neneseme za žádných okolností vůči vám ani žádnému z vašich přidružených subjektů odpovědnost za náhodné, následné, sankční, zvláštní nebo jakékoli jiné podobné škody vyplývající z této Smlouvy nebo s ní související, mimo jiné včetně ušlého zisku nebo ztráty podnikání, a to ani v případě, že jsme byli informováni nebo jsme měli vědět o pravděpodobnosti vzniku takových škod. Naše celková odpovědnost jakéhokoli druhu vyplývající z této Smlouvy nebo s ní související, bez ohledu na to, zda je žaloba nebo nárok založen na Smlouvě, deliktu nebo jinak, v žádném případě nepřekročí Cenu, kterou jsme obdrželi z vašeho používání naší Platformy a/nebo Služeb během čtyř (4) měsíců bezprostředně předcházejících datu události, která vedla ke vzniku nároku, nejvýše však do částky ve výši 50 000 Kč. Existence více než jednoho nároku tento limit nezvyšuje. 

13.2. Abychom předešli jakýmkoli pochybnostem, neodpovídáme za zákonnou archivaci dat a důrazně vám doporučujeme pravidelně zálohovat veškerá Data obsažená ve vašem Účtu. 

13.3. Pro účely tohoto článku jsou výrazy „my“ a „naše“ (a další použití první osoby množného čísla) definovány tak, že zahrnují naše dceřiné společnosti, přidružené společnosti, vedoucí pracovníky, jednatele, zaměstnance, zástupce, konzultanty a poskytovatele služeb třetích stran. 

14. Upozornění

14.1. Přístup k naší Platformě a/nebo Službám a jejich používání je na vaše vlastní riziko. Máme právo provádět změny a aktualizovat veškeré informace obsažené na naší Platformě bez předchozího upozornění. Snažíme se o co nejpřesnější popis každé Služby nabízené na Platformě. Nezaručujeme však, že specifikace Služeb, Ceny nebo jiný obsah poskytovaný na naší Platformě jsou úplné, přesné, spolehlivé, aktuální nebo bezchybné, a neneseme za ně žádnou odpovědnost v maximálním rozsahu povoleném právními předpisy. 

14.2. Platforma a Služby na ní jsou poskytovány „tak, jak jsou“, a bez jakýchkoli záruk. Jakákoli záruka prodejnosti, vhodnosti pro určitý účel, neporušování práv nebo jakákoli jiná záruka je vyloučena v maximálním rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy.  

14.3. Zřeknutí se odpovědnosti podle tohoto článku se vztahuje také na naše dceřiné společnosti, přidružené společnosti a poskytovatele služeb třetích stran. 

15. Odškodnění

15.1. V rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy nás odškodníte za veškeré ztráty a závazky, včetně poplatků za právní zastoupení, které vyplývají z těchto Podmínek nebo souvisejí s vaším používáním našich Služeb a/nebo Platformy. Vyhrazujeme si právo výlučné kontroly nad vymáháním a obhajobou jakýchkoli nároků, na které se vztahuje tento článek. Pokud se rozhodneme toto právo uplatnit, souhlasíte s tím, že nám poskytnete veškerou potřebnou součinnost. 

15.2. Vaše povinnost odškodnit nás podle tohoto článku se vztahuje také na naše dceřiné společnosti, přidružené společnosti, vedoucí pracovníky, jednatele, zaměstnance, další zástupce a poskytovatele služeb třetích stran. 

16. Doručování

16.1. Veškeré úkony, které mají být učiněny podle této Smlouvy, musí být písemně doručeny na adresu strany uvedenou v záhlaví Smlouvy buď (i) osobně, (ii) doporučeným dopisem nebo (iii) e-mailem. 

16.2. Oznámení nebo jiné sdělení se považuje za řádně učiněné a účinné, pokud: 

6.2.1. bylo úspěšně odesláno prostřednictvím správné e-mailové adresy druhé straně;  

6.2.2. druhá strana doručení zmařila nebo odmítla.  

16.3. Pokud lze za den doručení podle výše uvedených pravidel považovat více než jeden den, je dnem účinného doručení ten den, který nastane dříve. 

17. Doba trvání a ukončení Smlouvy

17.1. Tato Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou. 

17.2. Strany mohou Smlouvu vypovědět z jakéhokoli důvodu na základě tříměsíční písemné výpovědi (včetně e-mailu) zaslané druhé straně v souladu s článkem 16. Výpovědní doba začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé straně. Výpověď nabývá účinnosti prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, v němž byla doručena druhé straně, pokud strana podávající výpověď ve výpovědi neurčí pozdější datum. Po celou dobu výpovědní doby jste povinni společnosti Wflow řádně hradit Cenu a Wflow je povinna vám poskytovat Služby. Pro vyloučení všech pochybností, vypovězením předplacené Služby nevzniká Zákazníkovi právo na vrácení zaplacené Ceny, a to ani části odpovídající ceně za nevyužité měsíce Služby či vytěžovací a/nebo jiné kapacity. 

17.3. Tato Smlouva může být také okamžitě vypovězena, pokud některá ze stran podstatně poruší své povinnosti vyplývající z této Smlouvy. Za závažné porušení se považuje zejména (i) vznik důvodů pro odstoupení od Smlouvy podle ustanovení § 2002 a násl. zákona č. 89/2012 Sb. občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, (ii) skutečnost, že Zákazník vstoupí do likvidace, (iii) bude-li pravomocným rozhodnutím příslušného soudu potvrzen úpadek Zákazníka, nebo (iv) bude-li v této Smlouvě určité porušení povinnosti označeno jako „podstatné porušení“. 

17.4. Wflow může také okamžitě ukončit Smlouvu a odebrat vám přístup k Platformě, a to s výpovědní lhůtou nebo bez ní, pokud společnost Wflow podle svého uvážení zjistí, že jste porušili tyto Podmínky nebo jiné dohody či pokyny, které mohou souviset s vaším používáním Platformy a/nebo Služeb. 

17.5. Wflow může rovněž ukončit Smlouvu a odebrat vám přístup k Platformě, pokud jste ve stanovené lhůtě nezaplatili Cenu, a to ani v dodatečné lhůtě deseti (10) dnů. 

17.6. Ukončením Smlouvy nezanikají závazky a nároky stran, které v souladu se Smlouvou a platnými právními předpisy trvají i po ukončení Smlouvy. Pro vyloučení jakýchkoli pochybností se jedná zejména o práva duševního vlastnictví, povinnosti týkající se důvěrnosti a ochrany údajů, peněžité nároky a nároky na náhradu škody. 

17.7. Po ukončení Smlouvy poskytne společnost Wflow Zákazníkovi možnost dlouhodobé archivace a/nebo jednorázové zálohy dat dle aktuálního ceníku, a to běžně používaném databázovém formátu. 

18. Řešení sporů a rozhodné právo

18.1. Tyto Podmínky se řídí a vykládají v souladu s právem České republiky. Použití kolizních norem je vyloučeno. 

18.2. Strany budou v první řadě usilovat o smírné vyřešení případných sporů vyplývajících z těchto Podmínek. Pokud se spor nepodaří vyřešit smírnou cestou, podléhá každý takový spor výlučné pravomoci příslušných soudů České republiky. 

19. Různé

19.1. Tyto Podmínky a zásady představují úplnou dohodu mezi vámi a námi a nahrazují všechny předchozí smluvní vztahy.

19.2. Pokud je nebo se kdykoli stane některé ustanovení této Smlouvy nezákonné, neplatné nebo nevymahatelné v jakémkoli ohledu podle práva jakékoli jurisdikce, nebude to mít vliv na zákonnost, platnost nebo vymahatelnost jakéhokoli jiného ustanovení této Smlouvy v dané jurisdikci. Pokud by jakékoli neplatné, nevymahatelné nebo nezákonné ustanovení bylo platné, vymahatelné nebo zákonné, pokud by byla některá jeho část vypuštěna, použije se toto ustanovení s minimálními úpravami nezbytnými k tomu, aby bylo zákonné, platné a vymahatelné. 

19.3. Žádné zpoždění, úkon nebo opomenutí kterékoli ze stran při uplatnění jakéhokoli práva nebo opravného prostředku se nepovažuje za vzdání se tohoto nebo jiného práva nebo opravného prostředku. 

19.4. Nadpisy článků a odstavců nemají vliv na výklad této Smlouvy. 

Účinné od 22. 2. 2023  

Příloha č. 1 k Podmínkám o poskytování služeb

SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tato smlouva je ve smyslu čl. 28 odst. 3 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) uzavřena jako součást smlouvy mezi společností Wflow a zákazníkem na základě Podmínek („DPA“). Všechny pojmy použité v Podmínkách mají pro účely tohoto DPA stejný význam. DPA se týká zpracování osobních údajů (jak je blíže specifikováno v článku 3. DPA) („Zpracování“), ve vztahu k nimž Zákazník vystupuje jako správce údajů a společnost Wflow pro Zákazníka zpracovává osobní údaje v postavení zpracovatele. 

2. Povinnosti

2.1. Zákazník se jako správce Osobních údajů zavazuje, že bude mít po celou dobu zpracování osobních údajů v Platformě platný právní základ pro příslušné zpracování a že bude plnit všechny své zákonné povinnosti vůči subjektům údajů, zejména informační povinnost. Zákazník se dále zavazuje neprodleně odstranit z Platformy Osobní údaje, pro jejichž zpracování v Platformě nemá platný právní základ. 

2.2. Wflow se zavazuje zpracovávat Osobní údaje pouze na základě pokynů Zákazníka vyplývajících z DPA, případně na základě pokynů, které Zákazník zadá prostřednictvím svého Účtu. Pokyny jsou omezeny rozsahem povinností Wflow vyplývajících z DPA. Společnost Wflow upozorní Zákazníka, pokud se domnívá, že jeho pokyny jsou v rozporu s právními předpisy. 

2.3. Údaje Zákazníka nebudou předávány do zemí mimo EU, tj. do třetích zemí. 

2.4. Wflow se zavazuje zachovávat důvěrnost ve vztahu ke všem Osobním údajům a zajistit, aby všechny osoby oprávněné zpracovávat Osobní údaje na straně Wflow byly vázány smluvními nebo zákonnými povinnostmi mlčenlivosti, a to včetně všech dalších zpracovatelů, které Wflow zapojí do zpracování. Povinnost mlčenlivosti přetrvává i po ukončení platnosti DPA. 

2.5. Na zpracování Osobních údajů se jako další zpracovatelé na základě smluvního vztahu s Wflow podílejí: 

• Microsoft Azure, datové centrum v Dublinu, Irsko. 

  • Microsoft Azure, datové centrum v Amsterdamu, Nizozemsko 

  • Rossum Ltd, Spojené království 

  • PDF GENERATOR API (Actual Reports OÜ) 

2.6. Zákazník jakožto správce uděluje Wflow obecné povolení k provádění změn v zapojení dílčích zpracovatelů. Wflow bude Zákazníka informovat nejméně třicet (30) dní před přidáním nebo výměnou dílčích zpracovatelů. Zákazník může vznést námitky proti změnám týkajícím se dílčích zpracovatelů zapojených do Zpracování do deseti (10) kalendářních dnů od takového oznámení. V takovém případě budou Wflow a Zákazník v dobré víře spolupracovat na vyřešení důvodů námitky. 

2.7. Jakýkoli další zpracovatel zapojený do Zpracování prováděného společností Wflow je smluvně vázán stejnými povinnostmi jako podle této Smlouvy. 

2.8. Wflow se zavazuje zavést technická a organizační opatření popsaná ve článku 4 DPA. 

2.9. Wflow bude v přiměřeném rozsahu nápomocna Zákazníkovi při plnění jeho povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů, pokud žádosti subjektu údajů nelze řešit přímo prostřednictvím Účtu. Pokud Wflow obdrží žádost adresovanou Zákazníkovi, předá ji Zákazníkovi bez zbytečného odkladu. 

2.10. Wflow bude Zákazníkovi v přiměřeném rozsahu nápomocna při plnění povinností týkajících se zabezpečení Osobních údajů, ohlašování a oznamování případů porušení zabezpečení, posuzování vlivu zpracování na ochranu údajů a konzultacích s dozorovým úřadem, přičemž zohlední povahu zpracování a informace, které má Zákazník k dispozici. Wflow ohlásí Zákazníkovi bez zbytečného odkladu každé porušení zabezpečení Osobních údajů, o kterém se dozví. 

2.11. Po ukončení Smlouvy Wflow vymaže Osobní údaje a jejich kopie, pokud zákon nevyžaduje jejich uchování. Vzhledem k tomu, že Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v elektronické podobě a Zákazník k nim má přístup, není Wflow povinna vrátit Osobní údaje Zákazníkovi na datovém nosiči. 

2.12. Wflow poskytne Zákazníkovi veškeré informace nezbytné k prokázání splnění povinností stanovených v článku 28 GDPR a usnadní a přispěje k auditům, včetně kontrol, prováděným přímo Zákazníkem nebo auditorem jmenovaným Zákazníkem v přiměřených lhůtách. 

3. Popis zpracování

3.1. Wflow bude pro Zákazníka provádět níže uvedené zpracování Osobních údajů jako zpracovatel (pouze z hlediska poskytování technického řešení v podobě Platformy): 

3.1.1. Subjekty a typ údajů: 

• Uživatelé Služby (identifikační a kontaktní údaje); 

  • subjekty, jejichž Osobní údaje jsou uvedeny v dokumentech nahraných Zákazníkem na Platformu (identifikační a kontaktní údaje, údaje o vztahu ke Třetí straně); 

3.1.2. Druh zpracování: zejména shromažďování, uspořádání, uchovávání, vyhledávání, třídění, zpřístupnění, používání, změna, výmaz; 

3.1.3. Účel zpracování  

• zpracování a archivace účetních dokladů pro Zákazníka; 

  • správa uživatelských Účtů a jejich oprávnění; 

  • zaznamenávání přístupů/změn provedených Uživateli Účtů; 

  • vytěžování údajů v dokumentech nahraných Zákazníky do Platformy; 

3.1.4. Povaha zpracování: převážně automatizované, částečně manuální; 

3.1.5. Doba trvání Zpracování: po dobu trvání Smlouvy mezi Wflow a Zákazníkem, pokud Zákazník jako správce neodstraní Osobní údaje dříve.

4. Technická a organizační opatření

4.1. Wflow se zavazuje zavést a udržovat technická a organizační opatření v souvislosti se zpracováním, a to minimálně v následujícím rozsahu: 

• Zabezpečené datové centrum s certifikací ISO 27001 nacházející se v EU, ve kterém jsou zavedena logická (firewall, hesla, role a oprávnění) a fyzická opatření pro kontrolu přístupu (dveře, zámky, recepce/stráž, elektronické zabezpečení, kamerový systém); 

• Šifrování přenášených dat Zákazníků; 

• Silná politika hesel v Platformě a šifrování hesel; 

• Povinnost mlčenlivosti všech zaměstnanců Wflow s možností přístupu k Osobním údajům; 

• Uzavření smluv o zpracování údajů v souladu s článkem 28 GDPR se všemi zpracovateli; 

• Interní směrnice o ochraně údajů, včetně systému kontroly přístupu k Osobním údajům; 

• Pravidelné automatické zálohování;

• Pravidelná revize bezpečnostní koncepce.