Všeobecné obchodní podmínky

wflow.com
wflow.com Czech Republic s.r.o.
Pobřežní 34
186 00 Praha 8
IČO: 072 12 241

Kontakt: 
gdpr@wflow.com
sales@wflow.com

Všeobecné obchodní podmínky jsou platné od 1. 4. 2024.

1. Podmínky poskytování služeb

1.1. Tyto podmínky poskytování služeb (dále jen „Smlouva“ nebo „Podmínky“) představují dohodu mezi Vámi (dále jen „vy“ nebo „Zákazník“) a společností wflow.com Czech Republic s.r.o., IČO: 072 12 241, se sídlem Pobřežní 658/34, Karlín, 186 00 Praha 8, zapsanou v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, spisová značka: C 295488 (dále jen „wflow.com“ nebo „my“). wflow.com je online platforma nabízející svým uživatelům („Zákazníci“) bezpečný přenos a oběh účetních dokladů a jejich spolehlivou a bezpečnou archivaci. Abyste mohli používat naše webové stránky wflow.com (dále jen „Webové stránky“) a všechny přidružené webové stránky, včetně mobilních webových stránek a aplikací, které vlastníme a provozujeme my, naši předchůdci nebo právní nástupci nebo naše přidružené společnosti (souhrnně „Platforma“), a používat všechny služby, aplikace, software, funkce a produkty, které jsou přístupné prostřednictvím Platformy a které odkazují na tuto Smlouvu, ať už jsou poskytovány námi nebo našimi přidruženými společnostmi (souhrnně „Služby“), musíte si tyto Podmínky přečíst, souhlasit s nimi, vzít je na vědomí a přijmout je. Vaše Smlouva s námi zahrnuje také Zásady ochrany osobních údajů dostupné na adrese https://www.wflow.com/gdpr a Zásady používání souborů cookies dostupné na adrese https://wflow.com/cs/cookies

1.2. Podpisem Cenové nabídky nebo kliknutím na tlačítko souhlasu s Podmínkami, když je vám tato možnost zpřístupněna, uzavíráte s wflow.com smlouvu o užívání Služby (dále také „Smlouva“), jejíž součástí jsou Podmínky. Používáním našich Služeb potvrzujete, že jste si tyto Podmínky přečetli, porozuměli jim a souhlasíte s nimi. Pokud těmto Podmínkám nerozumíte, nepřijímáte je nebo s nimi nesouhlasíte, nejste oprávněni Služby používat.

1.3. wflow.com si vyhrazuje právo dle vlastního uvážení kdykoli v přiměřeném rozsahu změnit, upravit, přidat nebo odstranit části těchto Podmínek, zejména v případě změn právních předpisů nebo smluv se svými dodavateli. Změny vám budou oznámeny e-mailem nebo oznámením v Platformě. Změny nabývají účinnosti k uvedenému datu, které bude alespoň 30 dní ode dne oznámení změn, a vztahují se na veškeré následné užívání Služby. 

1.4. Pokud se změnou nesouhlasíte, můžete Smlouvu vypovědět s účinností po uplynutí 1 měsíční výpovědní doby, která začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi, přičemž výpověď musí být wflow.com doručena před datem účinnosti změny. V případě výpovědi podle tohoto odst. platí po výpovědní dobu aktuálně platné Podmínky. Vaše další používání Služeb po nabytí účinnosti změn znamená, že tyto změny přijímáte a souhlasíte s nimi.

2. Zákaznický účet

2.1. Při vytváření účtu nám musíte v dobré víře poskytnout přesné informace a zároveň se zavazujete, že je budete udržovat aktualizované, pokud se změní. Vytvořením účtu jménem společnosti nám zaručujete, že máte veškerá potřebná oprávnění k tomu zavázat tuto společnost k těmto Podmínkám (dále jen „Účet“).

  • Jméno;

  • E-mailovou adresu společnosti; 

  • Název společnosti; 

  • Telefonní číslo; 

  • Heslo.

2.3. Jste zodpovědní za bezpečnost vašeho Účtu a za veškerou aktivitu na Účtu v době, kdy je na Účtu někdo přihlášen. Pokud se domníváte, že byl váš Účet napaden, neprodleně nás kontaktujte na adrese support@wflow.com.

3. Zákaznici

3.1. Vy jako Zákazník nebo jakýkoli koncový uživatel, kterému udělíte přístup ke svému Účtu, jste oprávněni používat Služby uvedené v Cenové nabídce dále specifikované v čl. 8 těchto Podmínek (dále jen „Uživatelé“). 

3.2. Při vytváření Účtu budete muset nastavit své přihlašovací údaje. Pokud vám Účet vytvoříme, zašleme vám pozvánku, po jejímž rozkliknutí budete vyzváni k vytvoření přihlašovacích údajů.  

3.3. Seznam Uživatelů můžete aktualizovat tak, že nám zašlete e-mail na adresu: sales@wflow.com.  

4. Odstranění a pozastavení Účtu

4.1. Pokud si přejete svůj Účet trvale odstranit, kontaktujte nás prosím e-mailem na adrese support@wflow.com

4.2. Váš Účet můžeme kdykoli smazat nebo pozastavit podle vlastního uvážení.   

4.3. Tyto Podmínky zůstávají v platnosti, i když už u nás nemáte Účet.  

5. Rozsah služeb

5.1. Služby, které vám wflow může poskytnout, zahrnují mimo jiné nahrávání účetních dokladů, vytěžování dat, propojení s jinými systémy, schvalování faktur a ukládání těchto dokladů. Úplný rozsah služeb je uveden na našich Webových stránkách. 

5.2. Společnost wflow.com si vyhrazuje právo aktualizovat, měnit nebo ukončit určité funkce poskytovaných Služeb podle vlastního uvážení. Pokud by společnost wflow.com odstranila některou funkci bez náhrady a taková změna měla podstatný vliv na poskytované Služby, pokusíme se vás o tom informovat předem, pokud to bude možné. V takovém případě můžete Smlouvu vypovědět s účinností po uplynutí 1 měsíční výpovědní doby, která začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení písemné výpovědi, přičemž výpověď musí být wflow.com doručena do 1 měsíce od provedení změny. 

5.3. wflow.com se zavazuje poskytovat Zákazníkovi službu hot-line (help-desk) od pondělí do pátku od 9:00 do 17:00 hodin s výjimkou státních svátků v České republice na adrese support@wflow.com nebo prostřednictvím platformy INTERCOM integrované na Webové stránce. 

6. Povinnosti týkající se uživatelského obsahu dle nařízení EU

6.1. Za veškerou činnost na vašem Účtu nesete odpovědnost vy. Svůj Účet můžete používat způsobem, který lze považovat za přiměřený, obvyklý a který nezneužívá práva nebo oprávněné zájmy společnosti wflow.com nebo třetích stran. Mimo jiné je tak nesmíte v rámci užívání Služeb nahrávat dokumenty, které jsou nezákonné nebo irelevantní, dále je zakázáno zneužívat koncové body API odesíláním zbytečných dotazů. Účet je spojen s vámi a nesmí být používán jiným subjektem, prodán jinému subjektu nebo převeden na jiný subjekt. Porušení tohoto odstavce se považuje za podstatné porušení této Smlouvy. 

6.2. Pokud na vašem Účtu zjistíme obsah, který porušuje tyto Podmínky, můžeme takový obsah podle vlastního uvážení odstranit nebo vám na přiměřenou dobu a po vydání předchozího upozornění pozastavit poskytování Služeb a přístup k Uživatelskému účtu. Dále pokud oznamovatel, kterým můžete být vy nebo jiný Uživatel (dále také „Oznamovatel“), často podává zjevně neodůvodněné oznámení, může mu wflow.com po vydání předchozího upozornění pozastavit vyřizování oznámení. Při rozhodování v těchto případech zohlední wflow.com počty položek zjevně nezákonného obsahu nebo zjevně nepodložených oznámení podaných v určitém období, jejich podíl ve vztahu k celkovému počtu informací či oznámení, závažnost zneužití, povahu nezákonného obsahu, důsledky takového zneužití a úmysl příjemce služby, osoby, subjektu nebo stěžovatele, je-li možné jej vyvodit. 

6.3. Wflow.com přijímá veškerá oznámení obsahující informace o výskytu uživatelského obsahu (zejména fotografie, videa, texty recenzí) v rámci Platformy, který Oznamovatel (např. Uživatel) považuje za nezákonný. Oznamovatel může oznámení zaslat wflow.com na e-mailovou adresu support@wflow.com.com. wflow.com umožňuje, aby oznámení obsahovalo alespoň tyto informace:

6.3.1.   dostatečně podložené vysvětlení důvodů, proč oznamovatel tvrdí, že dotčený obsah je nezákonný,
6.3.2. jednoznačný údaj o přesném elektronickém umístění obsahu, například přesnou adresu URL, a v případě potřeby dodatečné informace umožňující identifikovat nezákonný obsah v závislosti na jeho typu,
6.3.3.   jméno nebo název osoby podávající oznámení a její e-mailovou adresu, to neplatí, pokud oznamujete obsah, o kterém máte za to, že představuje trestný čin uvedený v článcích 3 až 7 směrnice 2011/93/EU,
6.3.4.   prohlášení potvrzující, že se osoba nebo subjekt podávající oznámení v dobré víře domnívá, že informace a tvrzení obsažené v oznámení jsou přesné a úplné.

6.4. Pokud oznámení obsahuje elektronické kontaktní informace osoby podávající oznámení, wflow.com zašle Oznamovateli bez zbytečného odkladu potvrzení o obdržení oznámení. Bez zbytečného odkladu ho též uvědomí o svém rozhodnutí s ohledem na informace, jichž se oznámení týká, a poskytne mu informace o dostupných možnostech nápravy v souvislosti s tímto rozhodnutím. Pokud se wflow.com dozví o protiprávní činnosti, nezákonném obsahu nebo obsahu neslučitelném s Podmínkami, může přijmout opatření k jeho odstranění nebo ke znemožnění přístupu k němu. Případně může wflow.com Uživateli uložit omezení spočívající v přiřazení horší pozice obsahu ve vyhledávání, pozastavení, ukončení nebo jiném omezení peněžních plateb, pozastavení nebo ukončení poskytování Služby takovému Uživateli nebo pozastavení nebo zrušení Uživatelského účtu. V takovém případě poskytne wflow.com všem dotčeným Uživatelům jasné a konkrétní odůvodnění takového omezení. Pokud ale obsah vyhodnotí jako souladný s právními předpisy a Podmínkami, může také rozhodnout, že proti obsahu nezakročí. 

7. Objednávka, Cenová nabídka a Cena

7.1. Ceny uvedené na našich webových stránkách jsou ilustrativní a nejsou pro společnost wflow.com závazné.  

7.2. Služby si můžete objednat vyplněním formuláře nebo vyžádáním telefonického hovoru na našich Webových stránkách nebo nás můžete kontaktovat e-mailem na adrese sales@wflow.com (dále jen „Objednávka“). Po odeslání Objednávky vám zašleme Cenovou nabídku („Cenová nabídka“), v případě Vaší žádosti spolu s návrhem smlouvy, nebo těmito Podmínkami. Cenová nabídka bude zahrnovat objednané Služby a bude platná po stanovenou dobu. Pokud máte zájem Cenovou nabídku přijmout, vraťte ji podepsanou ve stanovené lhůtě. 

7.3. Přijatá Cenová nabídka tvoří součást této Smlouvy a řídí se těmito Podmínkami. Celková výše ceny, kterou jste povinni zaplatit společnosti wflow.com, bude vždy záviset na celkovém součtu všech aktivních Uživatelů a počtu vytěžených dokumentů v daném měsíci a řídí se Cenovou nabídkou („Cena“). Pokud se výslovně nedohodneme jinak, tak minimální délka předplatného období činí 3 měsíce . Kratší předplatné období vám z důvodu počáteční investice spojené s implementací nemůžeme nabídnout.

7.4. Pokud si přejete změnit přijatou Cenovou nabídku, např. změnit počet aktivních Uživatelů, můžete tak učinit ve svém Účtu nebo nás můžete kontaktovat e-mailem na adrese support@wflow.com

7.5. Všechny ceny jsou uvedeny bez DPH a k Ceně bude vždy připočtena DPH v souladu s platnými právními předpisy. 

7.6.  Společnost wflow.com může podle svého uvážení měnit ceny, zavést nové poplatky nebo zvýšit ceny. Případné změny vám budou oznámeny e-mailem nebo oznámením v Platformě a nabudou účinnosti počátkem příštího předplatného období. Odst. 1.4. Podmínek se uplatní obdobně s tím, že případná výpověď musí být wflow.com doručena před datem zahájením příštího předplatného období. Výjimku tvoří situace, kdy si navyšujete počet uživatelů nebo jiných metrik, v takovém případě platí nové ceny pro všechny uživatele a jiné metriky dokoupené po oznámení změny cen již od okamžiku jejich dokoupení , nikoliv až od příštího předplatného období.

7.7. Nad rámec předchozích ujednání, Cena se každý rok vždy k 1. březnu nebo jinému datu určenému společností wflow.com automaticky navyšuje o míru inflace vyjádřenou přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen za uplynulý kalendářní rok vyhlášenou Českým statistickým úřadem. Pokud Český statistický úřad přestane tento údaj vyhlašovat, tak bude využit údaj, který ho nahradí, nebo který se mu bude nejvíce blížit. Navýšení se zaokrouhlí na celé desetikoruny nahoru. Navýšení se uplatní pouze, pokud míra inflace překročí od posledního navýšení ceny dle tohoto odstavce 5 %.

8. Platby

8.1. Cena může zahrnovat určitý počet vytěžených dokumentů / časových razítek / organizací / místa na úložišti / jiných jednotek pro předplatné období. Jste povinni zaplatit předplatné, i když nevyužijete všechny jednotky. V takovém případě nevyužité jednotky propadají bez náhrady. V případě ukončení Smlouvy se cena za nevyužité jednotky nevrací. 

8.2. Předplatné je splatné předem na základě faktury vystavené před zahájením nebo na začátku každého předplatného období za Služby poskytované v takovém období. Pokud v některém období překročíte sjednaný počet jednotek, zaplatíte poplatek za nadměrné užívání. Poplatky za nadměrné užívání jsou splatné společně s další fakturou, nicméně wflow.com je může kdykoli fakturovat samostatně.

8.3. Pokud se dostanete do prodlení s platbou jakékoliv dlužné částky, může vám wflow.com naúčtovat smluvní pokutu z prodlení ve výši 0,05 % z dlužné částky za každý i započatý den prodlení. 

9. Zabezpečení

9.1. Jakákoli databáze, která se skládá z údajů zadaných Zákazníkem při používání poskytovaných Služeb, je majetkem Zákazníka a Zákazník odpovídá za její obsah („Data“). Účelem Platformy je pouze usnadnit Zákazníkovi používání Dat a wflow.com nenese odpovědnost za žádné škody vzniklé v důsledku jakéhokoli porušení bezpečnosti nebo integrity Dat ze strany Zákazníka.  

9.2. Společnost wflow.com vynaloží přiměřené úsilí k řádnému zabezpečení Dat proti ztrátě, narušení nebo neoprávněnému přístupu v souladu se standardní praxí. Zabezpečení Dat je realizováno na úrovni Platformy s využitím standardní ochrany proti útokům (např. komunikace se serverem je šifrována bezpečnostním certifikátem SSL, přihlášení do aplikace probíhá prostřednictvím protokolu OAuth 2.0, data na serverech jsou šifrována 256bitovým algoritmem AES). Platformu hostujeme u předního poskytovatele profesionálních služeb infrastruktury B2B a přijímáme nezbytná opatření, abychom minimalizovali riziko jakéhokoli narušení bezpečnosti nebo integrity Dat.  

9.3. Vzhledem k tomu, že Platforma je cloudový nástroj určený mimo jiné k práci s daty, může společnost wflow.com jako zpracovatel pro Zákazníka při plnění Smlouvy zpracovávat osobní údaje třetích osob, které Zákazník do Platformy nahrál nebo je prostřednictvím ní shromáždil („Osobní údaje“). Toto zpracování se řídí smlouvou o zpracování osobních údajů, jejíž obsah tvoří přílohu č. 1 těchto Podmínek, a stává se tak nedílnou součástí Smlouvy. Odpovídáte za to, že jste oprávněni wflow.com předat veškerá vaše data a že jejich užíváním a zpracováním za účelem poskytování Služby nedojde k porušení práv třetích osob, zejména práv duševního vlastnictví, práv na ochranu soukromí nebo povinností stanovených právními předpisy. Musíte informovat osoby, jejichž osobní nebo jiné údaje wflow.com předáte za účelem poskytování Služby, o takovém předání údajů wflow.com jakožto zpracovateli, případně získat souhlas s takovým předáním osobních údajů, pokud je to nezbytné.

10. Duševní vlastnictví

10.1. Společnost wflow.com investovala značné úsilí a zdroje do vývoje svého duševního vlastnictví, mimo jiné do Platformy, Služeb a jakéhokoli dalšího softwaru, vlastností, funkcí, designu, autorských děl jakéhokoli druhu, informací nebo jiných materiálů, které vám zpřístupnila („Duševní vlastnictví“). wflow.com vám tímto poskytuje právo používat Duševní vlastnictví pro účely používání Služeb a/nebo Platformy „tak, jak je“ na nevýhradní bázi, bez jakýchkoli jiných záruk než těch, které jsou uvedeny v těchto Podmínkách, a to po dobu poskytování Služeb. Zároveň s tímto berete na vědomí a souhlasíte s tím, že veškeré Duševní vlastnictví zůstává výhradním vlastnictvím společnosti wflow.com a jejich dodavatelů a v žádném okamžiku nezískáváte jiná práva než ta, která vám jsou výslovně udělena těmito Podmínkami, pokud k tomu wflow.com nedá předem písemný souhlas. wflow.com si vyhrazuje právo odstranit přístup Zákazníka k jakémukoli Duševnímu vlastnictví po ukončení poskytování Sužeb.  

10.2. Dále se zavazujete, že se nebudete pokoušet o zpětné inženýrství nebo jakýkoli jiný přístup ke zdrojovému kódu jakéhokoli Duševního vlastnictví. Bez ohledu na toto omezení nesmíte obcházet technické ochrany nebo jiná omezení spojená s Platformou nebo Službami, s výjimkou případů, kdy je taková činnost výslovně povolena příslušnými právními předpisy. Nesmíte používat Duševní vlastnictví k vytváření jakéhokoli softwaru, který je podobný Službám. Nesmíte obcházet žádná technologická ochranná opatření ve Službách a/nebo Platformě nebo ochranná opatření s nimi související a dále nesmíte umožnit přístup ke Službám neautorizovaným aplikacím třetích stran. 

10.3. Pokud nám poskytnete zpětnou vazbu ke Službám, například doporučení na vylepšení nebo funkce, nebude taková zpětná vazba považována za důvěrnou a chráněnou a implementace této zpětné vazby je vlastnictvím wflow.com a může se stát součástí našeho Duševního vlastnictví, aniž by vám za to byla poskytnuta náhrada. 

10.4. Každá ze stran této Smlouvy má právo používat na svých webových stránkách a ve svých marketingových materiálech logo a název druhé strany a uděluje této druhé straně v tomto rozsahu odvolatelnou licenci. 

11. Důvěrné informace

11.1.wflow.com i Zákazník souhlasí s tím, že veškeré finanční, obchodní a technické informace (např. obchodní a marketingové plány a strategie, obchodní vztahy, informace o dodavatelích a zákaznících, zdrojové kódy a obchodní tajemství), včetně jakýchkoli informací sdělených společností wflow.com nebo Zákazníkem nebo jejich jménem v souvislosti s poskytováním Služeb, které jsou takové povahy, že by měly být důvodně považovány za důvěrné a citlivé, představují „Důvěrné informace“ každé strany. Důvěrné informace nezahrnují data související s užíváním Služby, včetně statistických a výkonnostních informací souvisejících s provozem Služby, které užíváme v anonymizované podobě. Uzavřením Smlouvy, případně okamžikem vytvoření takových dat, nám postupujete práva vztahující se k datům dle předchozí věty.

11.2. wflow.com a Zákazník prohlašují a zaručují, že budou Důvěrné informace uchovávat v tajnosti a učiní veškerá přiměřená opatření, aby zabránili neoprávněnému přístupu k nim, a že je nebudou zveřejňovat ani používat, s výjimkou plnění svých povinností a výkonu svých práv podle této Smlouvy.  

11.3. Výše uvedené povinnosti se nevztahují na Důvěrné informace, které jsou (a) jejich příjemcům již prokazatelně dříve známé bez jakéhokoli omezení; (b) prokazatelně a oprávněně poskytnuté příjemcům třetí stranou bez jakéhokoli bez omezení; (c) obecně dostupné veřejnosti bez porušení těchto Podmínek; (d) jím nezávisle vyvinuté bez odkazu na Důvěrné informace zveřejnitele nebo bez jejich použití; nebo (e) použité nebo zveřejněné s výslovným souhlasem zveřejnitele.  

11.4. Pokud je příjemce povinen zveřejnit Důvěrné informace na základě soudního nebo správního řízení nebo příkazu, je povinen co nejdříve a před jakýmkoli takovým zveřejněním poskytnout druhé straně dostatečné oznámení a přiměřenou pomoc, aby mohla takový požadavek nebo příkaz napadnout, pokud tak chce učinit.  

11.5. Povinnosti podle tohoto článku zůstávají v platnosti i po ukončení této Smlouvy po dobu tří (3) let.  

12. Aplikace třetích stran

12.1. Pro přihlášení do uživatelského účtu a využívání případných dalších funkcí můžete wflow.com udělit přístup ke svým účtům třetích stran, jako jsou Google. Přístup wflow.com k těmto účtům můžete kdykoli zrušit pomocí stránky nastavení zabezpečení příslušné třetí strany. 

12.2. V rozsahu, v jakém lze prostřednictvím Platformy přistupovat k jakýmkoli službám, nástrojům nebo obsahu poskytovaným třetími stranami (dále jen „Třetí strany“), platí podmínky Třetích stran a používáním Platformy výslovně prohlašujete, že s jejich podmínkami souhlasíte. Například aplikace Rossum nebo Dativery jsou integrovány do Platformy a jejich podmínky užívání najdete na adrese https://drive.google.com/file/d/1Lr4WbcK216CGk_r9mjyNLWkSVV42udbM/view. Ostatní Třetí strany jsou uvedeny na Webových stránkách. 

12.3. wflow.com nemá kontrolu nad fungováním Třetích stran. Proto berete na vědomí a souhlasíte s tím, že wflow.com nenese odpovědnost za škody způsobené používáním nebo spoléháním se na obsah nebo služby Třetích stran. V případě, že dojde k problému u Třetích stran, tak můžete uplatnit práva vyplývající z obchodních podmínek těchto Třetích stran.

13. Omezení odpovědnosti

13.1. wflow.com nenese odpovědnost za ušlý zisk způsobený v souvislosti s výpadky a jinými problémy se Službami. Celková odpovědnost wflow.com vyplývající z této Smlouvy nebo s ní související je omezena na částku odpovídající Ceně, kterou jste nám zaplatili za užívání Služeb během čtyř (4) měsíců bezprostředně předcházejících datu události, která vedla ke vzniku nároku, nejvýše však do částky ve výši 50 000 Kč. Existence více než jednoho nároku tento limit nezvyšuje. Výslovně se vzdáváte práva na náhradu škody v rozsahu převyšujícím tuto částku. 

13.2. Pro účely tohoto článku jsou výrazy „my“ a „naše“ (a další použití první osoby množného čísla) definovány tak, že zahrnují naše dceřiné společnosti, přidružené společnosti, vedoucí pracovníky, jednatele, zaměstnance, zástupce, konzultanty a poskytovatele služeb třetích stran.  

14. Upozornění

14.1. Máme právo provádět změny a aktualizovat veškeré informace obsažené na naší Platformě bez předchozího upozornění. Snažíme se o co nejpřesnější popis každé Služby nabízené na Platformě. Nezaručujeme však, že specifikace Služeb, Ceny nebo jiný obsah poskytovaný na naší Platformě jsou úplné, přesné, spolehlivé, aktuální nebo bezchybné, a neneseme za ně žádnou odpovědnost v maximálním rozsahu povoleném právními předpisy. 

14.2. Platforma a Služby na ní jsou poskytovány „tak, jak jsou“, a bez jakýchkoli záruk. Jakákoli záruka prodejnosti, vhodnosti pro určitý účel, neporušování práv nebo jakákoli jiná záruka je vyloučena v maximálním rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy.  

14.3. Zřeknutí se odpovědnosti podle tohoto článku se vztahuje také na naše dceřiné společnosti, přidružené společnosti a poskytovatele služeb třetích stran. 

15. Odškodnění

15.1. V rozsahu povoleném příslušnými právními předpisy nás odškodníte za veškeré ztráty a závazky, včetně poplatků za právní zastoupení, které vyplývají z těchto Podmínek nebo souvisejí s vaším používáním našich Služeb a/nebo Platformy. Vyhrazujeme si právo výlučné kontroly nad vymáháním a obhajobou jakýchkoli nároků, na které se vztahuje tento článek. Pokud se rozhodneme toto právo uplatnit, souhlasíte s tím, že nám poskytnete veškerou potřebnou součinnost. 

15.2. Vaše povinnost odškodnit nás podle tohoto článku se vztahuje také na naše dceřiné společnosti, přidružené společnosti, vedoucí pracovníky, jednatele, zaměstnance, další zástupce a poskytovatele služeb třetích stran. 

16. Doručování

16.1. Oznámení nebo jiné sdělení se považuje za řádně učiněné a účinné, pokud:

16.1.1. bylo odesláno na e-mailovou adresu druhé strany, souhlasíte s tím, že vám můžeme zasílat oznámení na e-mailovou adresu zadanou při vytváření Uživatelského účtu, pro zasílání newsletteru, nebo jinou e-mailovou adresu, prostřednictvím které s námi komunikujete; nebo
16.1.2. druhá strana doručení zmařila nebo odmítla.

16.2. Pokud lze za den doručení podle výše uvedených pravidel považovat více než jeden den, je dnem účinného doručení ten den, který nastane dříve. 

17. Doba trvání a ukončení Smlouvy

17.1. Tato Smlouva se uzavírá na dobu neurčitou. 

17.2. Strany mohou Smlouvu vypovědět z jakéhokoli důvodu na základě tříměsíční písemné výpovědi (včetně e-mailu) zaslané druhé straně v souladu s článkem 16. Výpovědní doba začíná běžet prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé straně. Výpověď nabývá účinnosti prvním dnem měsíce následujícího po měsíci, v němž byla doručena druhé straně, pokud strana podávající výpověď ve výpovědi neurčí pozdější datum. Po celou dobu výpovědní doby jste povinni společnosti wflow.com řádně hradit Cenu a wflow.com je povinna vám poskytovat Služby. Pro vyloučení všech pochybností, vypovězením předplacené Služby nevzniká Zákazníkovi právo na vrácení zaplacené Ceny, a to ani části odpovídající ceně za nevyužité měsíce Služby či vytěžovací a/nebo jiné kapacity. 

17.3. Tato Smlouva může být také okamžitě vypovězena, pokud některá ze stran podstatně poruší své povinnosti vyplývající z této Smlouvy. Za závažné porušení se považuje zejména (i) vznik důvodů pro odstoupení od Smlouvy podle ustanovení § 2002 a násl. zákona č. 89/2012 Sb. občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, (ii) skutečnost, že Zákazník vstoupí do likvidace, (iii) bude-li pravomocným rozhodnutím příslušného soudu potvrzen úpadek Zákazníka, nebo (iv) bude-li v této Smlouvě určité porušení povinnosti označeno jako „podstatné porušení“. 

17.4. Nad rámec jiných případů vyplývajících ze Smlouvy nebo právních předpisů může wflow.com přístup ke Službě vám nebo kterémukoliv Uživateli pozastavit nebo ukončit s okamžitým účinkem, aniž by jí z toho vznikly jakékoli povinnosti nebo odpovědnost, pokud:

17.4.1. wflowwflow.com obdrží příkaz soudu nebo orgánu veřejné moci, který jí ukládá tak učinit, nebo pokud zjistí, že orgán státní správy nebo jiný orgán se zákonnou pravomocí zavedl nový, nebo upravil stávající, zákon, pravidlo, nařízení, výklad nebo rozhodnutí, v jehož důsledku by bylo plnění kterékoli části Smlouvy ze strany wflowwflow.com protiprávní nebo jinak nezákonné,
17.4.2. nedodržujete Smlouvu, porušujete právní předpisy, užíváte Službu nad rámec udělených práv nebo k účelu, který Smlouva nepovoluje, podílíte se na podvodných nebo nezákonných činnostech, nebo
17.4.3. nezaplatíte jakoukoliv částku splatnou wflowwflow.com ve lhůtě splatnosti , a toto nenapravíte ani do 5 dní poté, kdy vás vyzveme k úhradě.

17.5. wflow.com může rovněž vypovědět Smlouvu s okamžitým účinkem a odebrat vám přístup k Platformě, pokud jste ve stanovené lhůtě nezaplatili Cenu, a to ani v dodatečné lhůtě deseti (10) dnů. 

17.6. Ukončením Smlouvy nezanikají závazky a nároky stran, které v souladu se Smlouvou a platnými právními předpisy trvají i po ukončení Smlouvy. Pro vyloučení jakýchkoli pochybností se jedná zejména o práva duševního vlastnictví, povinnosti týkající se důvěrnosti a ochrany údajů, peněžité nároky a nároky na náhradu škody. 

17.7. Po ukončení Smlouvy poskytne společnost wflow.com Zákazníkovi možnost dlouhodobé archivace a/nebo jednorázové zálohy dat dle aktuálního ceníku, a to běžně používaném databázovém formátu. 

18. Řešení sporů a rozhodné právo

18.1. Tyto Podmínky se řídí a vykládají v souladu s právem České republiky. Použití kolizních norem je vyloučeno. 

18.2. Strany budou v první řadě usilovat o smírné vyřešení případných sporů vyplývajících z těchto Podmínek. Pokud se spor nepodaří vyřešit smírnou cestou, podléhá každý takový spor výlučné pravomoci příslušných soudů České republiky. 

19. Různé

19.1. Tyto Podmínky a zásady představují úplnou dohodu mezi vámi a námi a nahrazují všechny předchozí smluvní vztahy.

19.2. Pokud je nebo se kdykoli stane některé ustanovení této Smlouvy nezákonné, neplatné nebo nevymahatelné v jakémkoli ohledu podle práva jakékoli jurisdikce, nebude to mít vliv na zákonnost, platnost nebo vymahatelnost jakéhokoli jiného ustanovení této Smlouvy v dané jurisdikci. Pokud by jakékoli neplatné, nevymahatelné nebo nezákonné ustanovení bylo platné, vymahatelné nebo zákonné, pokud by byla některá jeho část vypuštěna, použije se toto ustanovení s minimálními úpravami nezbytnými k tomu, aby bylo zákonné, platné a vymahatelné. 

19.3. Žádné zpoždění, úkon nebo opomenutí kterékoli ze stran při uplatnění jakéhokoli práva nebo opravného prostředku se nepovažuje za vzdání se tohoto nebo jiného práva nebo opravného prostředku. 

19.4. Bez předchozího písemného souhlasu wflow.com nesmíte započíst vůči wflow.com žádný nárok, právo či pohledávku vyplývající ze Smlouvy ani nesmíte postoupit jakoukoliv pohledávku za wflow.com třetí straně, nicméně wflow.com může postoupit Smlouvu jako celek její přidružené osobě i bez vašeho předchozího souhlasu. 

19.5. Nadpisy článků a odstavců nemají vliv na výklad Smlouvy.

Příloha č. 1 k Podmínkám o poskytování služeb

SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tato smlouva je ve smyslu čl. 28 odst. 3 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, obecné nařízení o ochraně osobních údajů („GDPR“) uzavřena jako součást smlouvy mezi společností wflow.com a zákazníkem na základě Podmínek („DPA“). Všechny pojmy použité v Podmínkách mají pro účely tohoto DPA stejný význam. DPA se týká zpracování osobních údajů (jak je blíže specifikováno v článku 3. DPA) („Zpracování“), ve vztahu k nimž Zákazník vystupuje jako správce údajů a společnost wflow.com pro Zákazníka zpracovává osobní údaje v postavení zpracovatele.

2. Povinnosti

2.1. Zákazník se jako správce Osobních údajů zavazuje, že bude mít po celou dobu zpracování osobních údajů v Platformě platný právní základ pro příslušné zpracování a že bude plnit všechny své zákonné povinnosti vůči subjektům údajů, zejména informační povinnost. Zákazník se dále zavazuje neprodleně odstranit z Platformy Osobní údaje, pro jejichž zpracování v Platformě nemá platný právní základ. 

2.2. wflow.com se zavazuje zpracovávat Osobní údaje pouze na základě pokynů Zákazníka vyplývajících z DPA, případně na základě pokynů, které Zákazník zadá prostřednictvím svého Účtu. Pokyny jsou omezeny rozsahem povinností wflow.com vyplývajících z DPA. Společnost wflow.com upozorní Zákazníka, pokud se domnívá, že jeho pokyny jsou v rozporu s právními předpisy. 

2.3. Údaje Zákazníka nebudou předávány do zemí mimo EU, tj. do třetích zemí. 

2.4. wflow.com se zavazuje zachovávat důvěrnost ve vztahu ke všem Osobním údajům a zajistit, aby všechny osoby oprávněné zpracovávat Osobní údaje na straně wflow.com byly vázány smluvními nebo zákonnými povinnostmi mlčenlivosti, a to včetně všech dalších zpracovatelů, které wflow.com zapojí do zpracování. Povinnost mlčenlivosti přetrvává i po ukončení platnosti DPA. 

2.5. Na zpracování Osobních údajů se jako další zpracovatelé na základě smluvního vztahu s wflow.com podílejí: 

  • Microsoft Azure, datové centrum v Dublinu, Irsko

  • Microsoft Azure, datové centrum v Amsterdamu, Nizozemsko 

  • Rossum Ltd, Spojené království 

  • PDF GENERATOR API (Actual Reports OÜ) 


2.6. Zákazník jakožto správce uděluje wflow.com obecné povolení k provádění změn v zapojení dílčích zpracovatelů. wflow.com bude Zákazníka informovat nejméně třicet (30) dní před přidáním nebo výměnou dílčích zpracovatelů. Zákazník může vznést námitky proti změnám týkajícím se dílčích zpracovatelů zapojených do Zpracování do deseti (10) kalendářních dnů od takového oznámení. V takovém případě budou wflow.com a Zákazník v dobré víře spolupracovat na vyřešení důvodů námitky. 

2.7. Jakýkoli další zpracovatel zapojený do Zpracování prováděného společností wflow.com je smluvně vázán stejnými povinnostmi jako podle této Smlouvy. 

2.8. wflow.com se zavazuje zavést technická a organizační opatření popsaná ve článku 4 DPA. 

2.9. wflow.com bude v přiměřeném rozsahu nápomocna Zákazníkovi při plnění jeho povinnosti reagovat na žádosti o výkon práv subjektu údajů, pokud žádosti subjektu údajů nelze řešit přímo prostřednictvím Účtu. Pokud wflow.com obdrží žádost adresovanou Zákazníkovi, předá ji Zákazníkovi bez zbytečného odkladu. 

2.10. wflow.com bude Zákazníkovi v přiměřeném rozsahu nápomocna při plnění povinností týkajících se zabezpečení Osobních údajů, ohlašování a oznamování případů porušení zabezpečení, posuzování vlivu zpracování na ochranu údajů a konzultacích s dozorovým úřadem, přičemž zohlední povahu zpracování a informace, které má Zákazník k dispozici. wflow.com ohlásí Zákazníkovi bez zbytečného odkladu každé porušení zabezpečení Osobních údajů, o kterém se dozví. 

2.11. Po ukončení Smlouvy wflow.com vymaže Osobní údaje a jejich kopie, pokud zákon nevyžaduje jejich uchování. Vzhledem k tomu, že Osobní údaje jsou zpracovávány pouze v elektronické podobě a Zákazník k nim má přístup, není wflow.com povinna vrátit Osobní údaje Zákazníkovi na datovém nosiči. 

2.12. wflow.com poskytne Zákazníkovi veškeré informace nezbytné k prokázání splnění povinností stanovených v článku 28 GDPR a usnadní a přispěje k auditům, včetně kontrol, prováděným přímo Zákazníkem nebo auditorem jmenovaným Zákazníkem v přiměřených lhůtách. 

3. Popis zpracování

3.1. wflow.com bude pro Zákazníka provádět níže uvedené zpracování Osobních údajů jako zpracovatel (pouze z hlediska poskytování technického řešení v podobě Platformy): 

3.1.1. Subjekty a typ údajů: 

  • Uživatelé Služby (identifikační a kontaktní údaje); 

  • subjekty, jejichž Osobní údaje jsou uvedeny v dokumentech nahraných Zákazníkem na Platformu (identifikační a kontaktní údaje, údaje o vztahu ke Třetí straně); 

3.1.2. Druh zpracování: zejména shromažďování, uspořádání, uchovávání, vyhledávání, třídění, zpřístupnění, používání, změna, výmaz; 

3.1.3. Účel zpracování:

  • zpracování a archivace účetních dokladů pro Zákazníka;

  • správa uživatelských Účtů a jejich oprávnění; 

  • zaznamenávání přístupů/změn provedených Uživateli Účtů; 

  • vytěžování údajů v dokumentech nahraných Zákazníky do Platformy; 

3.1.4. Povaha zpracování: převážně automatizované, částečně manuální; 

3.1.5. Doba trvání Zpracování: po dobu trvání Smlouvy mezi wflow.com a Zákazníkem, pokud Zákazník jako správce neodstraní Osobní údaje dříve.

4. Technická a organizační opatření

4.1. wflow.com se zavazuje zavést a udržovat technická a organizační opatření v souvislosti se zpracováním, a to minimálně v následujícím rozsahu: 

  • Zabezpečené datové centrum s certifikací ISO 27001 nacházející se v EU, ve kterém jsou zavedena logická (firewall, hesla, role a oprávnění) a fyzická opatření pro kontrolu přístupu (dveře, zámky, recepce/stráž, elektronické zabezpečení, kamerový systém); 

  • Šifrování přenášených dat Zákazníků; 

  • Silná politika hesel v Platformě a šifrování hesel; 

  • Povinnost mlčenlivosti všech zaměstnanců Wflow s možností přístupu k Osobním údajům; 

  • Uzavření smluv o zpracování údajů v souladu s článkem 28 GDPR se všemi zpracovateli; 

  • Interní směrnice o ochraně údajů, včetně systému kontroly přístupu k Osobním údajům; 

  • Pravidelné automatické zálohování;

  • Pravidelná revize bezpečnostní koncepce.