Co je digitalizace účetnictví: Kompletní průvodce pro moderní CFO

1. AI extrakce dat z dokladů a faktur

Co to je: Umělá inteligence automaticky čte faktury, účtenky a smlouvy a vytěžuje z nich klíčová data (číslo faktury, datum splatnosti, částka, dodavatel, DPH). Není potřeba žádné manuální přepisování.

Proč je to důležité: Podle konzultací s našimi klienty stráví účetní průměrně 40 % svého času manuálním zadáváním dat. Využití AI v účetnictví tento čas zkracuje až o 90 %.

Jak to funguje v praxi:

Faktura od Vodafone dorazí e-mailem → AI vytěží data (číslo faktury, částka, datum splatnosti) → systém automaticky spáruje fakturu s objednávkou → faktura se odešle ke schválení → po schválení se zaúčtuje do Pohody, Money S5 nebo jiného ERP dle vašeho výběru.

wflow benefit: wflow používá pokročilou OCR technologii, která rozpozná i ručně psané účtenky nebo faktury s nestandardním formátem. Přesnost extrakce dat je 96+ %.

2. Automatizované zpracování faktur

Co to je: Software pro digitalizaci účetnictví automaticky kontroluje faktury pomocí 3-way matchingu (faktura vs. objednávka vs. příjemka), detekuje duplicity a upozorňuje na podezřelé transakce.

Proč je to důležité: Mezinárodní Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) uvádí, že právě pomocí faktur vzniká nejvíce podvodů ve firmách - a to i v našem středoevropském regionu. Automatizované zpracování snižuje riziko podvodu a zajišťuje, že žádná faktura neunikne kontrole.

Jak to funguje v praxi:

Dodavatel pošle fakturu za 50 000 Kč → systém zkontroluje, zda existuje objednávka na tuto částku → porovná s příjemkou ze skladu → pokud vše sedí, faktura jde ke schválení → pokud ne, systém upozorní na nesrovnalost.

Obecný benefit: Firmy, které používají automatizované zpracování faktur výrazně snižují chybovost a zkracují čas na zpracování. Klienti wflow uvádějí úsporu času až o 50 %.

3. Digitální archivace dokumentů

Co to je: Všechny faktury, smlouvy, účtenky a další doklady se automaticky ukládají do zabezpečeného digitálního archivu s fulltextovým vyhledáváním a časovými razítky.

Proč je to důležité: Český zákon vyžaduje archivaci účetních dokladů minimálně 10 let. Digitální archiv zajišťuje autenticitu, integritu a čitelnost dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu.

Jak to funguje v praxi:

Potřebujete fakturu od dodavatele z roku 2021? Zadáte název dodavatele nebo číslo faktury → systém vám ji zobrazí za 3 sekundy → můžete ji stáhnout, sdílet s auditorem nebo zaslat kolegovi.

wflow benefit: wflow poskytuje bezpečný digitální archiv s ISO 27001 certifikací, kvalifikovanými časovými razítky a auditní stopou. Všechny dokumenty jsou dostupné odkudkoli, 24/7.

4. Reporting v reálném čase

Co to je: Dashboard, který zobrazuje aktuální stav financí firmy: kolik máte nezaplacených faktur, jaké jsou vaše výdaje za poslední měsíc, kde jsou úzká místa v cashflow.

Proč je to důležité: CFO potřebují vidět finanční zdraví firmy v reálném čase, ne až po uzávěrce. Podle Gartner mají firmy s real-time reportingem o 30 % lepší kontrolu nad cashflow.

Jak to funguje v praxi:

CFO otevře dashboard → vidí, že firma má 15 nezaplacených faktur v celkové hodnotě 450 000 Kč → 3 faktury jsou po splatnosti → klikne na detail a okamžitě kontaktuje dodavatele.

Obecný benefit: Real-time reporting umožňuje rychlejší rozhodování, lepší plánování cashflow a eliminaci překvapení při uzávěrce.

5. Mobilní schvalování workflow

Co to je: Manažeři mohou schvalovat faktury, výdaje a objednávky přímo z mobilu, odkudkoli a kdykoli.

Proč je to důležité: V době práce na dálku a hybridních týmů je mobilní přístup klíčový. Faktury nečekají týden, než se manažer vrátí do kanceláře.

Jak to funguje v praxi:

Zaměstnanec nahraje účtenku z obchodní cesty → manažer dostane notifikaci na mobil → zkontroluje účtenku a schválí ji jedním kliknutím → účtenka se automaticky zaúčtuje a archivuje.

wflow benefit: wflow nabízí intuitivní mobilní aplikaci pro iOS i Android s offline režimem. Můžete schvalovat výdaje i bez připojení k internetu, data se synchronizují automaticky.

6. Bezproblémová integrace s ERP systémy

Co to je: Software se propojí s vaším stávajícím účetním systémem (Pohoda, Money S3, S5, Abra Flexi, SAP, atd.) přes API. Žádná změna účetního softwaru není potřeba.

Proč je to důležité: Firmy nechtějí měnit svůj ERP systém, do kterého investovaly čas a peníze a není divu. Taková změna je časově i finančně velmi náročná. Integrace zajišťuje, že data proudí automaticky mezi systémy bez manuálního exportu/importu.

Jak to funguje v praxi:

Faktura schválená ve wflow → automaticky se zaúčtuje v Pohoda (či jiném účetním systému) → záznam se propojí s digitálním archivem → při zobrazení faktury v Pohoda vidíte i originální PDF.

wflow benefit: wflow se integruje s 50+ účetními systémy a bankami. Integrace probíhá přes ready-made konektory nebo otevřené API.

7. Automatizovaná správa výdajů

Co to je: Zaměstnanci fotí účtenky mobilem, systém automaticky vytěží data, spáruje je s platbou firemní kartou a odešle ke schválení.

Proč je to důležité: Správa výdajů je často nejslabší článek účetnictví. Ztracené účtenky, chybějící schválení, manuální přepisování do Excelu. Automatizace eliminuje tyto problémy.

Jak to funguje v praxi:

Zaměstnanec zaplatí oběd firemní kartou → vyfotí účtenku mobilem → AI vytěží data → systém automaticky spáruje platbu s účtenkou → manažer schválí výdaj → účtenka se zaúčtuje a archivuje.

Obecný benefit: Firmy, které automatizují správu výdajů, šetří průměrně 15-20 hodin měsíčně a snižují chybovost o 80 %.

Klíčové shrnutí
➡️AI v účetnictví eliminuje pomocí extrakce dat 90 % manuální práce s doklady a zvyšuje přesnost na 96 %.
➡️Automatizované zpracování faktur snižuje riziko podvodu a zkracuje čas na zpracování o 40-50 %.
➡️Digitální archivace zajišťuje právní platnost dokumentů po dobu minimálně 10 let a okamžitý přístup odkudkoli.
➡️Real-time reporting dává CFO kontrolu nad cashflow a umožňuje rychlejší rozhodování.
➡️Mobilní schvalování urychluje workflow a eliminuje zpoždění kvůli nepřítomnosti manažerů.
➡️Integrace s ERP zajišťuje automatický tok dat bez nutnosti měnit stávající účetní systém.
➡️Automatizovaná správa výdajů šetří čas, snižuje chybovost a eliminuje ztracené účtenky.

Často kladené otázky (FAQ)

Jaké jsou nejdůležitější funkce softwaru pro digitalizaci účetnictví?

Klíčové funkce zahrnují AI extrakci dat, automatizované zpracování faktur, digitální archivaci s fulltextovým vyhledáváním, real-time reporting, mobilní schvalování, integraci s ERP systémy a automatizovanou správu výdajů.

Jak AI zlepšuje digitalizaci účetnictví?

AI automaticky vytěžuje faktury a účtenky, eliminuje manuální přepisování, detekuje duplicity a podezřelé transakce. Díky AI se snižuje chybovost o 95 % a zkracuje čas na zpracování dokladů o 40–50 %.

Může se software pro digitalizaci účetnictví integrovat s našimi stávajícími systémy?

Ano. Moderní software se integruje s většinou účetních systémů (Pohoda, Money S5, Abra FlexiBee, SAP, atd.) přes API nebo ready-made konektory. Nemusíte měnit svůj stávající ERP.

Zdroje

1. Thomson Reuters: Harnessing AI and automation: How to elevate your tech stack  (2025)
2. Association of Certified Fraud Examiners (ACFE): "Report to the Nations" (2024)
3. Sbírka zákonů: Zákon o účetnictví
4. Interní user cases s našimi klienty a partnery

Autor článku

Robert Soudný, CEO ve wflow

Spoluzakladatel a CEO wflow. Spolu s kolegou Davidem Grohem vyvinul pokročilou cloudovou technologii pro zpracování účetních dokladů. Své bohaté zkušenosti jako účetní a finanční manažer sbírá od roku 2001. Kromě řízení úspěšného podnikání se Robert věnuje osvětě a podpoře digitální transformace účetnictví, čímž přináší moderní řešení do tohoto tradičního oboru.

LinkedIn

Co je digitalizace a automatizace účetnictví

Digitalizace účetnictví označuje využití digitálních nástrojů a automatizovaných procesů pro zpracování účetních dokladů, jejich schvalování, archivaci a reporting. Cílem není změnit účetní systém, ale zjednodušit a zpřehlednit procesy kolem dokladů, a to od jejich přijetí až po zaúčtování a úhradu.

Na rozdíl od tradičního přístupu, založeného na papírování, e-mailech a ručním přepisování, umožňuje digitalizace účetnictví pracovat s daty v reálném čase, s jasnou historií změn a výrazně nižší chybovostí.

Hlavní přínosy digitalizace účetnictví

1. Úspora času díky automatizaci

Automatizace účetnictví eliminuje ruční přepisování dat z faktur a účtenek. Účetní tým se tak může soustředit na kontrolu a analýzu místo administrativy.

2. Vyšší kvalita dat

Automatizované zpracování dokladů snižuje chybovost způsobenou lidským faktorem (ať už je chyba způsobena záměrně či z nepozornosti) a zajišťuje konzistentní vstupy do účetního systému.

3. Lepší kontrola výdajů

Díky průběžnému schvalování a přehledu o závazcích má vedení lepší kontrolu výdajů v průběhu měsíce, ne až po měsíční uzávěrce.

4. Rychlejší uzávěrky

Když jsou doklady zpracovávané průběžně, měsíční a roční uzávěrky přestávají být stresujícím maratonem na poslední chvíli.

5. Real-time reporting

Moderní software pro digitalizaci účetnictví umožňuje reporting v reálném čase podle oddělení, projektů nebo zakázek, což zlepšuje finanční plánování.

6. Auditní stopa a dohledatelnost

Každý krok v procesu má jasnou historii. Auditní stopa usnadňuje interní kontroly i velké audity.

Klíčové funkce nástrojů pro digitalizaci účetnictví

Automatizované vytěžování faktur

Vytěžování dat z dokladů (částky, dodavatelé, DUZP, variabilní symbol) pomocí AI a OCR (optické rozpoznávání znaků) výrazně zrychluje práci účetních.

Schvalování dokladů

Schvalování faktur a dalších dokladů probíhá podle předem definovaných pravidel: podle částky, projektu nebo odpovědné osoby. Vzniká tak přehledné účetní workflow.

Zdroj: mobilní aplikace wflow

Integrace s účetním systémem

Digitální nástroje musí fungovat jako nadstavba nad existujícím účetním softwarem (ERP), nikoliv jako jeho náhrada.

Elektronická archivace dokladů

Elektronická archivace dokladů zajišťuje bezpečné uložení dokumentů v souladu s aktuální legislativou a jejich rychlé dohledání.

Jak zavést digitalizované účetnictví krok za krokem

1. Zmapujte současné procesy

Popište si cestu dokladu od přijetí až po úhradu. Kde vznikají zdržení? Kdo schvaluje?

2. Vyberte vhodné řešení

Hledejte nástroj, který se integruje s vaším účetním systémem a podporuje automatizaci účetnictví.

3. Spusťte pilotní provoz

Začněte jednou agendou. Doporučujeme začít přijatými fakturami.

4. Zapojte lidi

Vysvětlete účetním i manažerům, jaký přínos nový proces přináší a co se od nich očekává.

5. Optimalizujte a rozšiřujte

Po ověření přínosů postupně zapojujte další typy dokladů a procesů.

Digitalizace účetnictví podle velikosti firmy

Menší firmy oceňují jednoduchost a rychlé nasazení bez nutnosti IT oddělení. Střední a větší organizace naopak těží z komplexního účetního workflow, víceúrovňové schvalovací matice, pokročilé automatizace a hlubší integrace na ERP systémy.

Digitální budoucnost účetnictví

Budoucnost patří vyšší míře automatizace, využití umělé inteligence a prediktivnímu řízení financí. Digitalizované účetnictví se postupně stává standardem, nikoliv konkurenční výhodou.

Klíčová shrnutí
➡️ Digitalizace účetnictví není primárně o změně účetního systému, ale o zlepšení procesů kolem dokladů.
➡️ Správně nastavené řešení přináší přehled, kontrolu a čas na strategická rozhodnutí.
➡️ CFO získává data v reálném čase, ne až po uzávěrce.

Připraveni posunout účetnictví na další úroveň?

Kombinace moderního účetního softwaru a nástrojů pro digitalizaci a automatizaci účetnictví umožňuje realistickou a postupnou transformaci bez narušení každodenního provozu. Prvním krokem může být jednoduchý pilot, který rychle ukáže skutečné přínosy.

Využít nezávaznou konzultaci.

Zdroje

Deloitte: 2025 Global Human Capital Trends

Gartner: CFO Report 2025

PWC: How AI agents help drive a new finance operating model
‍

Autor článku
Viktoria Sokur, SaaS CFO ve wflow

Pomáhám SaaS firmám vytvářet jasné a praktické manažerské reporty, které vedou k chytřejším rozhodnutím a udržitelnému růstu. Využívám k tomu základní SaaS metriky, jako jsou CAC, runway, příjmy, retence a jednotková ekonomika. Převáděním komplexních dat do srozumitelných informací umožňuji zakladatelům a vedoucím týmům porozumět výkonnosti, identifikovat příležitosti a s jistotou plánovat do budoucna.

LinkedIn

‍

Hrozby pro firemní finance v roce 2026

Největším rizikem nejsou jen sofistikované kyberútoky, ale hlavně běžný provoz firmy. Podle Iva Apetauera z Visa a Petra Sobotky z wflow často stačí jedna sdílená karta nebo narychlo zadaný převod a vzniká reálné riziko ztráty desítek tisíc korun.

Typické scénáře, které dnes CFO a finanční manažeři řeší:

• jedna fyzická karta sdílená mezi více lidmi, u které je těžké dohledat, kdo co zaplatil a proč
• platby na základě falešné nebo neověřené faktury, kde je vymahatelnost peněz minimální
• uložené údaje karty u online služeb, které později uniknou při bezpečnostním incidentu dodavatele

K tomu přidejme tlak na rychlost a růst počtu online transakcí. Kombinace lidské chyby, nejasných pravomocí a nedostatečných procesů z toho dělá téma, které už v roce 2026 nemůže CFO ignorovat.

Proč je platba kartou bezpečnější než bankovní převod

Mnoho firem stále vnímá převod z účtu na účet jako nejbezpečnější formu platby. Na našem nedávném webináři však Ivo Apetauer z Visa Commercial Solutions zmínil, že u převodu často neexistuje žádná další ochranná vrstva. Jakmile peníze odejdou na špatný účet, je jejich návratnost nejistá a velmi závislá na vůli protistrany a rychlosti reakce bank.

Platba kartou naopak prochází screeningem banky a karetním schématem. Visa i banky staví na datech a detekčních modelech, které dokážou rizikové transakce označit v reálném čase a v řadě případů jim zabránit. CFO má navíc lepší dohledatelnost protistrany, historii transakcí i možnost pracovat s reklamací platby, což u běžného převodu prakticky nemá.

Z pohledu bezpečnosti proto není fér porovnávat „kartu“ a „převod“ jen pocitově. Firemní karta, správně nastavená a zasazená do jasných procesů, může být bezpečnější volbou než klasický převod.

Virtuální a zaměstnanecké karty jako programovatelná bezpečnost

Dle Iva Apetauera bude trendem, aby každý zaměstnanec, tým nebo konkrétní účel měl vlastní „virtuální účet“, tedy kartu s jasně nastavenými pravidly. Limit, povolené typy obchodníků, časové omezení i měna se dají přednastavit tak, aby kartou šlo zaplatit jen to, co odpovídá roli člověka a politice firmy.

Z pohledu CFO to přináší kombinaci pohodlí a kontroly. Zaměstnanec má nástroj, který potřebuje pro práci, ale firma minimalizuje riziko zneužití. U jednorázových nákupů nebo úhrady konkrétní faktury se navíc stále častěji využívají tokeny a jednorázové virtuální karty, které po zaplacení přestávají fungovat. To je extrémně užitečné i u kontraktorů a externistů, kde je oddělení jednotlivých výdajů klíčové.

Když se bezpečnost potká s procesy: propojení wflow a karet Visa

Technologie sama o sobě nestačí. Pokud karta není napojená na jasný proces, zůstane CFO v roli „policajta“, který honí účtenky po e-mailech a chatu a snaží se zpětně rekonstruovat, co se vlastně stalo.

Tady vstupuje do hry kombinace firemních karet a platformy wflow. wflow je cloudová aplikace, která firmám pomáhá digitalizovat účetnictví, automatizovat sběr dokladů, jejich oběh, schvalování i archivaci a tím výrazně snižuje manuální práci s účetními dokumenty. Každá platba kartou se propojí s konkrétním dokladem, který zaměstnanec jednoduše nafotí v mobilní aplikaci, systém vytěží data, navrhne zaúčtování a pošle doklad ke schválení správnému člověku. CFO tak má v jednom nástroji přehled, co se platí, kým, za co a z jakého rozpočtu.

Díky strategické spolupráci s Českou spořitelnou a Visa se wflow přirozeně napojuje na firemní karty a internetové bankovnictví. Z nástroje pro „předávání účtenek“ se tak stává reálný řídicí panel firemních výdajů v reálném čase, ne jen další šanon v cloudu.

Na co by se měl CFO zaměřit v roce 2026

Bezpečnost plateb a firemních financí nemusí znamenat další vrstvu byrokracie. Naopak, dobře nastavené procesy a chytré nástroje umí práci finančního oddělení zjednodušit a zrychlit.

Pokud jste CFO nebo finanční manažer, zaměřte se v roce 2026 hlavně na tři oblasti:

1. Nahraďte sdílené firemní karty zaměstnaneckými a virtuálními kartami s jasnými pravidly.
2. Propojte firemní karty s nástrojem pro digitalizaci účetnictví, aby každá platba měla doklad, schvalovatele a místo v účetnictví.
3. Průběžně revidujte limity, nastavení a výjimky. Bezpečnost není jednorázový projekt, ale součást finančního řízení.

Závěrem:

bezpečnost plateb by v roce 2026 neměla být jen IT téma, ale jedna z klíčových priorit CFO. Pokud chcete mít jistotu, že vaše firemní finance jsou chráněné a zároveň máte výdaje pod kontrolou v reálném čase, podívejte se, jak propojit wflow, vaši banku a firemní karty ve vaší firmě. Rádi vám s tím pomůžeme.

‍