Připravili jsme jednoduchý audit, podle kterého zjistíte, zda máte finance pod kontrolou, nebo vás brzdí procesy, které už dávno neodpovídají velikosti a tempu vaší firmy.

Proč je léto nejlepší čas na optimalizaci financí

Většina firem využívá letní měsíce k plánování projektů na druhou polovinu roku. Přitom právě finance bývají oblastí, která zůstává stranou pozornosti.

Dokud firma zpracovává desítky dokladů měsíčně, tabulky, e-maily i ruční schvalování fungují. Jakmile ale firma roste, přibývají zaměstnanci, náklady i počet dodavatelů, začnou se objevovat problémy:

• ztráta přehledu o výdajích,
• pomalé schvalování,
• složité dohledávání dokladů,
• vyšší chybovost,
• zpoždění účetních uzávěrek.

Tyto problémy často nevznikají kvůli lidem, ale proto, že procesy už neodpovídají současné velikosti firmy.

1. Máte přehled o výdajích v reálném čase?

Mnoho firem zjistí skutečný stav nákladů až na konci měsíce.

Doklady jsou rozeseté v e-mailech, na sdílených discích nebo čekají na schválení. Finance pak pracují se zpožděnými informacemi a vedení rozhoduje podle neúplných dat.

Položte si otázku:

Dokážete během několika minut zjistit:

• jaké faktury čekají na schválení,
• jaké závazky jsou po splatnosti,
• jaké náklady vznikly jednotlivým týmům?

Pokud ne, pravděpodobně vám chybí jednotný přehled nad finančními procesy.

2. Funguje schvalování bez závislosti na konkrétních lidech?

Léto bývá nejlepší zátěžový test schvalovacích procesů.

Jeden manažer odjede na dovolenou a desítky faktur zůstanou ležet v inboxu.

To je signál, že firma nemá problém s lidmi, ale s procesem.

Dobře nastavené workflow umožňuje:

• zastupitelnost,
• automatické předávání schválení,
• jasná pravidla odpovědnosti,
• auditní stopu.

3. Jak rychle najdete jakýkoliv doklad?

Představte si, že auditor nebo finanční ředitel potřebuje fakturu starou dva roky.

Jak dlouho trvá její dohledání?

Pokud odpověď zní „záleží, kdo ji tehdy zpracovával“, je čas proces přehodnotit.

Digitální archiv by měl umožnit:

• fulltextové vyhledávání,
• dohledání během sekund,
• přístup podle oprávnění,
• kompletní historii schválení.

4. Kolik času stojí ruční zpracování faktur?

Právě zde vznikají největší skryté náklady.

Účetní týmy často tráví hodiny:

• přepisováním údajů,
• kontrolou správnosti,
• dohledáváním chybějících informací,
• párováním dokladů.

Přitom podle interních analýz účetní věnují významnou část času aktivitám, které lze automatizovat. **Moderní AI nástroje** dnes zvládnou převzít většinu rutinní práce spojené se zpracováním dokladů.

5. Vidíte všechny závazky ještě před účetní uzávěrkou?

Jedna z nejčastějších situací:

„O té faktuře jsme nevěděli.“

Ne proto, že by neexistovala. Jen se ztratila někde mezi dodavatelem, schvalovatelem a účetním oddělením.

Důsledkem bývá:

• nepřesný cash flow forecast,
• zpožděné platby,
• ztráta přehledu o závazcích.

Moderní finanční řízení stojí na průběžném přehledu, ne na dohledávání informací na konci měsíce.

6. Jsou vaše procesy připravené na další růst firmy?

Proces, který funguje pro 30 zaměstnanců, nemusí fungovat pro 100.

Každý nový tým, pobočka nebo schvalovatel zvyšuje složitost.

Typické příznaky:

• více tabulek,
• více e-mailů,
• více kontrol,
• více lidí na stejnou práci.

Pokud růst firmy automaticky znamená růst administrativy, procesy nejsou dostatečně škálovatelné.

7. Jste připraveni na elektronickou fakturaci?

Digitalizace účetnictví už není jen otázkou efektivity. V celé Evropě roste tlak na elektronickou výměnu účetních dokumentů a standardizované formáty faktur. S příchodem Peppolu a dalších iniciativ se budou firmy postupně přesouvat od PDF a papírových dokladů ke strukturovaným elektronickým fakturám. Firmy, které začnou s digitalizací dříve, budou mít výrazně jednodušší přechod.

Co dělat, pokud jste několikrát odpověděli „ne“?

Nemusíte měnit účetní systém.

Ve většině případů je problém v procesech kolem něj:

• příjmu dokladů,
• schvalování,
• archivace,
• přenosu dat,
• přehledu nad výdaji.

Právě zde vzniká největší prostor pro úspory času i nákladů.

Shrnutí

Finanční procesy často fungují dlouhé roky beze změny. Ne proto, že jsou ideální, ale protože na jejich revizi nikdy nezbývá čas.

Léto je jedním z mála období, kdy lze udělat krok zpět a podívat se na finance jako celek.

Pokud jste během tohoto auditu několikrát odpověděli „ne“, není to problém. Je to příležitost odhalit oblasti, které mohou firmě přinést větší přehled, rychlejší rozhodování a méně administrativy ještě před začátkem podzimní sezóny.

FAQ

Jak poznám, že naše finanční procesy potřebují změnu?

Typickými signály jsou pomalé schvalování, ztracené doklady, časté dohledávání informací, nepřesné přehledy o nákladech nebo závislost procesů na konkrétních zaměstnancích.

Jak často by měla firma provádět audit finančních procesů?

Doporučuje se minimálně jednou ročně nebo při významném růstu firmy, změně ERP systému či reorganizaci finančního oddělení.

Jaké procesy se automatizují nejčastěji?

Nejčastěji jde o příjem dokladů, vytěžování faktur, schvalování výdajů, archivaci dokumentů a přenos dat do účetních systémů.

Co je Peppol?

Peppol je mezinárodní standard pro elektronickou výměnu faktur a dalších obchodních dokumentů. Je považován za jeden z hlavních směrů budoucí elektronické fakturace v Evropě.

Musí firma kvůli digitalizaci měnit účetní systém?

Ne. Ve většině případů lze digitalizovat procesy kolem účetního systému, aniž by bylo nutné měnit ERP nebo účetní software.

‍

Co je auditní stopa?

Auditní stopa (audit trail) je kompletní historie všech akcí provedených nad účetním dokumentem, fakturou nebo finanční transakcí. Umožňuje zpětně dohledat, kdo provedl konkrétní akci, kdy ji provedl a jaký měla dopad na celý proces. Auditní stopa je jedním ze základních prvků interní kontroly, compliance a digitálního auditu.

Jaký je rozdíl mezi archivem a auditní stopou?

Firmy si často pletou digitální archivaci dokumentů s auditní stopou. Archiv pouze potvrzuje, že dokument existuje a je uložený. Auditní stopa naopak zaznamenává celý životní cyklus dokumentu. Ukazuje, kdo dokument vytvořil, kdo ho schválil, kdo provedl změny a kdy k nim došlo.

Archiv odpovídá na otázku „Máme dokument?“. Auditní stopa odpovídá na otázku „Co se s dokumentem dělo?“.

Jak vypadá auditní stopa u schvalování faktur?

U schvalování faktur auditní stopa zaznamenává každý krok procesu od přijetí dokladu až po jeho zaúčtování. Obsahuje informace o tom, kdo fakturu přijal, kdo ji schválil, kdy byla předána účetnímu oddělení a zda byly po schválení provedeny nějaké změny. Díky tomu lze celý proces kdykoliv rekonstruovat bez nutnosti dohledávat e-maily nebo komunikaci mezi zaměstnanci.

Jaké informace musí audit trail obsahovat?

Kvalitní auditní stopa by měla vždy obsahovat:

• identitu uživatele,
• čas provedení akce,
• typ provedené akce
• a historii změn.

Součástí auditní stopy by měly být také schvalovací kroky, komentáře a informace o tom, zda byl dokument po schválení upraven. Pokud některá z těchto informací chybí, může být obtížné prokázat správnost procesu během auditu.

Proč je auditní stopa důležitá?

Auditní stopa chrání firmu před riziky spojenými s nejasnou odpovědností. Pokud vznikne spor, chyba nebo podezření na neoprávněnou změnu dokumentu, auditní stopa umožňuje přesně určit, co se stalo. Proto je důležitá nejen pro auditory, ale také pro CFO, účetní oddělení, management a organizace pracující s dotacemi nebo veřejnými prostředky.

Varovné signály: Jak poznat nekvalitní auditní stopu?

Pokud schválení existují pouze v e-mailech, dokumenty kolují mezi zaměstnanci v různých verzích nebo není možné zjistit, kdo provedl poslední změnu, auditní stopa pravděpodobně neplní svůj účel. Kvalitní auditní stopa musí vznikat automaticky během práce uživatelů, ne až ve chvíli, kdy se firma připravuje na audit.

Jak vzniká auditní stopa ve Wflow?

Největší problém auditní stopy je, že ji většina firem začne řešit až ve chvíli, kdy ji potřebuje. Jenže auditní stopu nelze vytvořit zpětně. Musí vznikat průběžně během každodenní práce.

Právě proto Wflow, český nástroj pro automatizaci a digitalizaci účetnictví, zaznamenává každý krok, který se s dokumentem děje. Od okamžiku přijetí faktury přes schvalování až po zaúčtování a předání do ERP systému.

• Pokud někdo dokument schválí, systém zaznamená kdo schválení provedl, kdy k němu došlo a v jaké fázi procesu.
• Pokud se změní účet, středisko nebo jiný údaj, změna se uloží včetně historie úprav.
• Pokud je dokument vrácen k doplnění nebo zamítnut, auditní stopa zachytí i tento krok.

Výsledkem není pouze uložený dokument, ale kompletní historie rozhodnutí, která s ním souvisí.

Když se auditor zeptá, kdo schválil konkrétní fakturu a proč byla zaúčtována určitým způsobem, není potřeba dohledávat e-maily ani rekonstruovat proces zpětně. Celá historie je součástí dokumentu.

A právě v tom spočívá hodnota moderní auditní stopy. Nevzniká kvůli auditu. Vzniká proto, aby firma měla kontrolu nad svými procesy každý den.

Domluvte si bezplatnou konzultaci a zjistěte, jak můžete díky automatizaci a digitalizaci účetnictví ušetřit čas, peníze i nervy vašemu účetnímu / finančnímu oddělení.

Jen letos rozdělí Národní sportovní agentura téměř 9 miliard korun.  Přesto mnoho sportovních organizací stále funguje na kombinaci sdílených platebních karet, papírových dokladů a schvalování „po telefonu“.

To vytváří prostředí, ve kterém:

• není jasné, kdo schválil výdaj,
• nelze jednoduše doložit historii transakcí,
• a kontrola přichází až zpětně.

Právě proto dnes sportovní svazy musí začít řešit nejenom účetnictví, ale kontrolu financí jako celek.

Problém sportovních svazů není účetnictví. Jsou to neformální procesy.

Typická situace ve sportovní organizaci vypadá standardně takto: Trenér na výjezdu zaplatí ubytování pro celý tým kartou. Účetní v kanceláři doufá v zaslanou či předanou účtenku po návratu. Předseda svazu schvaluje výdaj po telefonu. Vyúčtování se řeší zpětně po několika týdnech.

Všechno funguje až do chvíle, dokud nepřijde audit, kontrola nebo problém.

Právě tehdy se ukáže, že:

• neexistuje auditní stopa,
• schvalování není dohledatelné,
• a odpovědnost je roztříštěná mezi několik lidí.

Ve většině případů nevzniká problém proto, že by sportovní organizace nechtěly dělat věci správně, ale proto, že procesy nejsou jasně definované.

Proč dnes nestačí „že si věříme“

Sportovní organizace dnes pracují s veřejnými prostředky, sponzorskými penězi i příspěvky rodičů a sportovců. Každý z těchto subjektů přitom očekává, že finance budou transparentní a dohledatelné.

„Transparentní systém nechrání jen veřejný zájem. Chrání i jednotlivce uvnitř organizace a samotné sportovce. Pokud chceme obnovit důvěru ve sport, musíme být schopni kdykoli doložit, kam každá koruna směřovala,“ upozorňuje Jakub Kotrba, předseda Českého tenisového svazu.

Důležité je přitom jedno: reputační škody často nedopadnou jen na lidi, kteří pochybili.

Nedávný případ fotbalového klubu MFK Karviná ukázal, jak rychle mohou podobné situace vést ke ztrátě partnerů, disciplinárním řízením nebo sportovním sankcím.

A právě proto dnes sportovní organizace nezačínají řešit jen účetnictví. Začínají řešit governance.

Šest situací, ve kterých sportovní svazy nejčastěji ztrácí kontrolu

1. Sdílená karta: nejrychlejší cesta ke ztrátě kontroly

Jedna karta používaná více lidmi znamená prakticky nulovou dohledatelnost.

Chybějící účtenky, nejasné výdaje nebo nemožnost určit odpovědnost jsou pak běžnou realitou.

Řešení: *Virtuální a jednorázové karty od České spořitelny s jasně nastavenými limity, časovým omezením a konkrétním účelem použití. Ve spojení s wflow se každá transakce automaticky propisuje do workflow, páruje s dokladem a vstupuje do schvalovacího procesu. Výdaj tak vždy patří konkrétnímu člověku, konkrétnímu dokladu a konkrétnímu schválení.*

2. Hotovost na soustředění a na cestách

Hotovostní zálohy a ruční vyúčtování jsou ve sportu stále běžné. Stejně jako ztracené účtenky nebo několik týdnů zpožděná administrativa.

Řešení: Trenéři nebo organizátoři akcí používají dočasné virtuální karty a **účtenky fotografují přímo do aplikace wflow, která je automaticky páruje* s transakcemi.*

3. Falešné faktury a podvodné platby

Sportovní organizace dnes čelí stejným podvodům jako firmy, tj. změněná čísla účtů, falešné faktury, phishing, AI voice scam. A právě zde se ukazuje, proč nestačí „dávat pozor“.

Řešení: Ve wflow každý náklad a faktura prochází povinným schvalovacím workflow. Role jsou rozdělené mezi odpovědného člověka, ekonomické oddělení a statutára. Platby jsou následně autorizované bezpečně přes Českou spořitelnu.

4. Neformální pokyny „shora“

Jedna z nejrizikovějších situací vzniká ve chvíli, kdy někdo tlačí na účetní nebo ekonomické oddělení, aby „to prostě rychle proplatili“. Bez dokladů, bez procesu, bez kontroly.

Právě tady správně nastavený systém chrání lidi uvnitř organizace.

Řešení: Ve wflow není možné dokončit platbu bez povinných kroků a podkladů. Každá žádost či pokyn jsou jasně zaneseny do auditní stopy a nemůže se stát, že by se schvalování odehrávalo po telefonu nebo v kuchyňce.

5. Vyúčtování dotací NSA

Vyúčtování dotací bývá často noční můrou sportovních organizací.

Doklady jsou rozeseté mezi oddíly, trenéry nebo pobočky a dohledání historie je extrémně náročné. Rizikem pak není jen chaos, ale i krácení dotací nebo reputační škody.

Řešení: Ve wflow je možné označit dotační program už při zpracování dokumentu/dokladu. Všechny kroky pak zůstávají dohledatelné včetně auditní stopy. To výrazně zjednodušuje reporting, kontrolu a komunikaci s auditorem nebo NSA.

6. Ztráta dokumentů a historie

Objemné šanony s papírovými dokumenty mají jednu zásadní nevýhodu: mohou zmizet. Ať už kvůli povodním, požáru, internímu selhání nebo záměrnému zásahu jednotlivce.

Řešení: *Digitální archivace ve wflow vytváří **bezpečný cloudový archiv s auditní stopou a historií změn.** Dokumenty tak nejsou pouze uložené, ale i dohledatelné, s kontextem a připravené na kontrolu kdykoliv a odkudkoliv.*

Jak funguje moderní kontrola financí ve sportu

Moderní kontrola financí dnes nevzniká tím, že organizace „více kontroluje lidi“. Vzniká tím, že celý proces plateb, dokladů a schvalování funguje automaticky, průběžně a dohledatelně.

Zde se propojuje role Visa, Česká spořitelna a wflow.

Platební infrastruktura Visa a bankovní prostředí České spořitelny poskytují:

• bezpečné firemní karty,
• nastavení limitů,
• virtuální a jednorázové karty,
• okamžitou dohledatelnost transakcí.

To ale samo o sobě nestačí, protože skutečný problém nevzniká ve chvíli platby, ale ve chvíli, kdy:

• chybí doklad,
• není jasné kdo výdaj schválil,
• nebo nikdo nedokáže zpětně vysvětlit kontext výdaje.

A právě tuto část řeší wflow, nástroj pro automatizaci a digitalizaci účetnictví.

Každá transakce se automaticky propisuje do workflow:

• páruje se s dokladem,
• vstupuje do schvalovacího procesu,
• ukládá auditní stopu,
• a propojuje finance s konkrétní odpovědností.

Výsledkem je rychlejší administrativa, ale hlavně systém, ve kterém:

• každá platba má historii,
• každý krok má svého autora,
• a každé rozhodnutí je dohledatelné.

akhle vypadá skutečná kontrola financí ve světě sportovních svazů.

Od dotační kauzy k transparentnímu systému: případ Českého tenisového svazu

Jak velký rozdíl může správně nastavený systém udělat, ukazuje i případ Českého tenisového svazu.

Po dotační kauze začal svaz zásadně měnit způsob kontroly financí, schvalování i dohledatelnosti plateb. Wflow ve spolupráci s Grant Thornton, který převzal odpovědnost za externí účetnictví a obsadil klíčovou pozici v dozorčí radě, pomohl nastavit systém, ve kterém každá platba podléhá kontrole a všechny transakce jsou dohledatelné.

„Cílem bylo nastavit jasná pravidla a odpovědnosti tak, aby každý výdaj prošel kontrolou a všechny platby byly přehledně evidované. Pro organizace, které pracují s veřejnými prostředky, je takový systém nezbytný,“ říká Peter Burnus, partner Grant Thornton.

👉 Celou transformaci ČTS si můžete přečíst zde:

Případová studie: Český tenisový svaz

Český tenisový svaz zavedl s wflow a Grant Thornton transparentní řízení financí, víceúrovňové schvalování a plnou dohledatelnost výdajů. Výsledkem je o 50 % méně administrativy a stoprocentně online dokumentace.

https://www.wflow.com/pripadove-studie/...

Co mají všechny problémy společné

Všechny popsané situace mají stejný základ:

• absence procesů
• sdílené platební karty
• papírové dokumenty
• kumulace odpovědností

A právě kombinace:

• Česká spořitelna + Visa (bezpečné platby)
• wflow (workflow + auditní stopa)

pomáhá sportovním organizacím tato rizika výrazně omezit.

Transparentní finance nejsou byrokracie. Jsou ochrana.

Transparentní finance nejsou řádná další administrativní zátěž. Právě naopak.

Jde o to, aby bez potřeby nabírání dalších lidí, byla sportovní organizace kdykoli schopná obhájit své výdaje, doložit historii rozhodnutí a chránit lidi, kteří za finance nesou odpovědnost.

A právě proto dnes stále více sportovních organizací přechází od neformálních procesů k řízenému workflow postavenému na propojení bankovních plateb, auditní stopy a automatizované kontroly financí.

Řešení jako wflow ve spojení s Visa a Českou spořitelnou pomáhají sportovním svazům:

• propojit platby s odpovědností,
• nastavit dohledatelné schvalování,
• eliminovat papírový chaos,
• a vytvořit audit-ready prostředí pro dotace, partnery i interní kontrolu.

Protože ve chvíli, kdy přijde kontrola, už není čas dohledávat minulost.

FAQ

Jak sportovní svazy řeší transparentní finance?

Moderní sportovní svazy přecházejí od papírových dokladů a neformálního schvalování k digitálním workflow s auditní stopou. Transparentní finance dnes znamenají, že každá platba má jasnou historii, schválení a odpovědnou osobu.

Jak funguje účetnictví ve sportovním svazu?

Účetnictví ve sportovním svazu obvykle zahrnuje správu dotací, klubových výdajů, cestovních nákladů, soustředění nebo plateb trenérům. Moderní přístup propojuje bankovní platby, doklady a schvalování do jednoho systému, aby byly všechny výdaje dohledatelné.

Jak připravit sportovní svaz na kontrolu dotací?

Klíčem je průběžná dohledatelnost dokumentů, auditní stopa a jasně definované schvalovací procesy. Největší problém většiny organizací nevzniká při samotné kontrole, ale kvůli zpětnému dohledávání dokladů a nejasné odpovědnosti.

Jak funguje vyúčtování dotací ve sportu?

Vyúčtování dotací vyžaduje doložení všech relevantních dokumentů, schválení a vazeb na konkrétní program nebo projekt. Pokud organizace používá digitální workflow, lze dokumenty označovat a archivovat průběžně místo ručního dohledávání před termínem kontroly.

Proč mají sportovní svazy problém s kontrolou financí?

Největším problémem bývají neformální procesy:

• sdílené platební karty,
• ústní schvalování,
• papírové doklady,
• a neexistující auditní stopa.

To vede k situaci, kdy organizace nedokáže jednoduše doložit historii transakcí ani odpovědnost za rozhodnutí.

Co je auditní stopa ve sportovní organizaci?

Auditní stopa (audit trail) je historie všech kroků, které proběhly kolem dokumentu nebo platby, tj. kdo dokument nahrál, kdo ho schválil, kdy došlo ke změně a jaký byl další krok. Bez auditní stopy je velmi obtížné projít finanční kontrolou nebo auditem.

Jak zabránit zneužití firemních karet ve sportovním svazu?

Riziko výrazně snižují virtuální a jednorázové platební karty, limity výdajů a automatické párování transakcí s doklady. Důležité je také propojení plateb se schvalovacím workflow a jasnou odpovědností konkrétní osoby.

Jak digitalizace účetnictví pomáhá sportovním svazům?

Digitalizace pomáhá sportovním organizacím:

• zrychlit schvalování,
• omezit papírové doklady,
• zlepšit kontrolu dotací,
• a vytvořit transparentní auditní stopu.

Nejde jen o úsporu času, ale hlavně o lepší kontrolu financí a ochranu statutárů.

Jaké jsou nejčastější chyby ve financích sportovních svazů?

Mezi nejčastější problémy patří:

• sdílené platební karty,
• chybějící doklady,
• neformální schvalování,
• absence procesů,
• a nejasná odpovědnost za výdaje.

Tyto chyby často vyjdou najevo až při kontrole nebo mediální kauze.

Jak sportovní organizace chrání statutáry před finančním rizikem?

Důležitá je kombinace:

• jasných procesů,
• auditní stopy,
• oddělení rolí,
• a digitální kontroly výdajů.

Transparentní systém chrání nejen organizaci, ale i konkrétní lidi, kteří nesou odpovědnost za finance.

‍