Správa výdajů: Jak automatizovat firemní procesy a šetřit čas
Moderní nástroje pro správu firemních výdajů představují pro CFO způsob, jak získat kontrolu v reálném čase, zrychlit proces schvalování a zbavit se administrativní zátěže, která brzdí celý finanční tým. Moderní digitalizované účetnictví už dávno není o nahánění papírových účtenek a jejich ručním přepisování do Excelu.
.webp)
Aby digitalizace a automatizace účetnictví skutečně šetřila čas vám a vašemu týmu, je potřeba vybrat vhodný nástroj pro správu výdajů. Jaké klíčové funkce by měl takový software mít? Na příkladu životního cyklu zaměstnaneckých výdajů vám představíme ty nejdůležitější.
Na příkladu proplácení zaměstnaneckých výdajů si v tomto průvodci si vysvětlíme, jak nástroj pro správu výdajů skutečně funguje, jaké jsou jeho přínosy, jaké funkce by neměly chybět a jak k jeho zavedení přistupovat krok za krokem.
Co je software pro správu výdajů
Software pro správu výdajů označuje digitální nástroj, který automatizuje celý proces od platby a účtenky až po její zanesení do systému a proplacení. Cílem není jen digitalizovat papírové doklady, ale zjednodušit a zpřehlednit celý proces firemních výdajů.
Tradiční vs. digitální správa výdajů
Tradiční přístup (Excel a papírové doklady):
- Zaměstnanci sbírají papírové účtenky
- Ručně vyplňují výdajové formuláře v Excelu
- Žádají schválení platby přes e-mail
- Účetní manuálně kontrolují a přepisují data do účetního systému
- Proplacení přichází až po několika týdnech
Digitální správa výdajů:
- Jednoduché nafocení účtenky mobilem
- Automatické vytěžení dat pomocí OCR
- Schvalování v reálném čase podle nastavených pravidel
- Přímá integrace s účetním systémem
- Rychlé proplacení s jasnou auditní stopou
Skutečné náklady manuální správy výdajů
Podle průzkumu u našich partnerů představuje administrativa až 85 % agendy účetního oddělení. Do toho spadá přepisování, urgování i manuální zápisy. Skutečně odborná práce s přidanou hodnotou představuje jen zbylých 15 %.
Ruční přepisování dat z účtenek vytváří prostor pro chyby i záměrné manipulace. Podle studie Association of Certified Fraud Examiners mohou i drobné podvody mít pro firmu devastující následky z pohledu ztráty důvěry zaměstnanců, partnerů i kontrolních orgánů.
Zpožděné proplacení snižuje spokojenost zaměstnanců
Když zaměstnanci čekají na proplacení výdajů 3-4 týdny, negativně to ovlivňuje jejich vztah k firmě. Moderní řešení pro správu výdajů zkracuje tento proces na několik dní.
Hlavní přínosy nástroje pro správu výdajů
1. Přehled o výdajích v reálném čase: CFO vidí aktuální stav firemních výdajů podle oddělení, projektů nebo zaměstnanců ještě před měsíční uzávěrkou.
2. Automatické zachycení účtenek pomocí AI: Zaměstnanci nafotí účtenku mobilem a systém automaticky vytěží částku, dodavatele, datum a kategorii výdaje.
3. Dodržování firemních pravidel: Systém automaticky kontroluje, zda výdaj odpovídá firemní politice (limity, kategorie, schvalovatelé) ještě před proplacením.
4. Automatizované schvalovací workflow: Výdaje se schvalují podle předem definovaných pravidel – podle částky, projektu nebo odpovědné osoby. Manažeři schvalují přímo v mobilní aplikaci jedním kliknutím.
5. Integrace s účetním systémem: Schválené výdaje se automaticky přenášejí do vámi používaného účetního softwaru (ERP), což eliminuje dvojí zadávání dat.
6. Rychlejší proplacení zaměstnancům: Celý proces od nafocení účtenky po proplacení se zkracuje z týdnů na dny, což zlepšuje spokojenost zaměstnanců a atmosféru ve firmě.
Klíčové funkce nástroje pro správu výdajů
- Mobilní skenování účtenek: Zaměstnanci nafotí účtenku přímo po nákupu. Aplikace funguje i offline a synchronizuje data při připojení k internetu.
- Automatická kategorizace výdajů: Systém na základě AI a historických dat automaticky přiřazuje výdaje do správných kategorií a nákladových středisek.
- Podpora více měn: Pro firmy s mezinárodními týmy je klíčová automatická konverze měn podle aktuálních kurzů.
- Reporting a analytika: Přehledy výdajů si vyfiltrujete podle oddělení, projektů, dodavatelů nebo kategorií. Export dat je ideální pro další analýzu nebo prezentaci vedení.
- Integrace s účetním softwarem: Propojení s existujícím účetním systémem zajišťuje bezproblémový tok dat bez nutnosti manuálního přepisování.
Firemní karty jako klíčový nástroj
Skvělým příkladem chytrého přístupu jsou karty VISA České spořitelny, propojené s nástrojem pro správu výdajů wflow. Nejde jen o platební nástroj, ale o součást ekosystému, který propojuje samotnou platbu s dokladem i účetnictvím.
Jak to funguje?

- Zaměstnanec zaplatí firemní kartou
- Platba se automaticky objeví v systému wflow
- Zaměstnanec nafotí účtenku mobilem
- Systém automaticky spáruje platbu s účtenkou
- Manažer schválí výdaj přímo v aplikaci
- Vše se automaticky zaúčtuje
Co to znamená v praxi?
Už žádné ztracené účtenky, dohledávání výdajů nebo přepisování částek do tabulek. Vyúčtování cest nebo nákup kancelářských potřeb může být otázkou několika minut bez e-mailů, bez tisku, bez stresu a bez chyb.
Co wflow přináší do správy výdajů
Wflow spojuje faktury, platební karty a účtenky na jedné platformě. Díky tomu žádný výdaj neunikne kontrole a CFO má naprostý přehled o cash flow.
- Bankovní integrace a automatické párování
- Wflow se propojuje přímo s bankovním účtem a automaticky páruje platby s fakturami a účtenkami. Konec manuálnímu hledání, co která platba znamená.
- 50+ integrací s účetními systémy
- Propojení s Money S3, Money S5, Pohoda, Abra Flexi, Helios a mnoha dalšími účetními systémy zajišťuje, že data proudí automaticky tam, kde je potřebujete.
- AI extrakce dat z dokladů
- OCR technologie (optické rozpoznávání znaků) vytěží data z účtenek i faktur - částky, dodavatele, položky DPH,… a to bez ručního přepisování.
- Mobilní aplikace s offline režimem
- Zaměstnanci nafotí účtenku okamžitě, i když nemají připojení. Data se synchronizují automaticky.
- Řešení bolavých míst každého finančního oddělení:
- Chybějící doklady k DPH: wflow upozorní na chybějící účtenky ještě před uzávěrkou.
- Ztráta kontroly nad cash flow? Vidíte všechny výdaje v reálném čase, ne až po uzávěrce.
- Manuální práce s doklady? Automatizace šetří hodiny práce týdně.
Jak vybrat nástroj pro správu výdajů
Integrace s vaším účetním systémem
Ověřte si, že nástroj podporuje propojení s vaším ERP nebo účetním software.
Uživatelská přívětivost
Pokud aplikace není intuitivní, zaměstnanci ji nebudou používat. Testujte mobilní aplikaci před rozhodnutím.
Flexibilní schvalovací workflow
Systém musí umožnit nastavit schvalování podle vaší organizační struktury a firemních pravidel.
Podpora české legislativy
Nástroj by měl podporovat české účetní standardy, DPH a požadavky na archivaci dokladů.
Jak zavést správu výdajů krok za krokem
→ Zmapujte současný proces. Popište si cestu výdajového dokladu od vzniku až po proplacení. Kde vznikají zdržení? Kdo schvaluje?
→ Definujte firemní pravidla. Stanovte limity pro jednotlivé kategorie výdajů, schvalovací pravomoci a požadavky na dokumentaci.
→ Vyberte vhodné řešení. Hledejte platformu pro správu výdajů, která se integruje s vaším účetním systémem a podporuje mobilní použití.
→ Spusťte pilotní provoz. Začněte s jedním oddělením nebo týmem. Ověřte, že proces funguje a získejte zpětnou vazbu.
→ Zapojte týmy. Vysvětlete zaměstnancům i manažerům, jak nový systém funguje a jaké výhody firmě přináší.
→ Optimalizujte a rozšiřujte. Po ověření přínosů postupně zapojujte další týmy a typy výdajů (cestovní náhrady, firemní karty,…).
Správa výdajů podle velikosti firmy
Menší firmy oceňují jednoduchost a rychlé nasazení bez nutnosti IT oddělení. Často začínají s mobilním skenováním účtenek a základním schvalováním.
Střední a větší organizace naopak těží z komplexního workflow, detailního reportingu podle nákladových středisek a hlubší integrace s ERP systémy. Pro mezinárodní týmy je klíčová podpora více měn a jazyků.
Digitální budoucnost správy výdajů
Budoucnost patří ještě vyšší míře automatizace – od automatického párování výdajů s firemními kartami až po prediktivní analýzu výdajových vzorců. Umělá inteligence postupně eliminuje i zbývající manuální kroky a umožňuje CFO soustředit se na strategické řízení nákladů místo administrativy.
Klíčová shrnutí
- Software pro správu výdajů není jen o digitalizaci účtenek, ale o získání kontroly nad firemními výdaji v reálném čase.
- Správně nastavené řešení šetří čas zaměstnancům i účetním, snižuje chyby a zrychluje proplacení.
- CFO získává přehled o výdajích průběžně, ne až při měsíční uzávěrce.
Klíčové shrnutí
Software pro správu výdajů není jen o digitalizaci účtenek, ale o získání kontroly nad firemními výdaji v reálném čase.
Správně nastavené řešení šetří čas zaměstnancům i účetním, snižuje chyby a zrychluje proplacení.
CFO získává přehled o výdajích průběžně, ne až při měsíční uzávěrce.
Zdroje
- ACFE: The fraud risk management guide
- Deloitte: Crunch time series for CFOs: The future of Finance is Dynamic
- World Economic Forum: AI is transforming finance, CFOs say. Here's how
Autor článku
Viktoria Sokur, SaaS
Přečtěte si další články
.webp)
Správa výdajů: Jak automatizovat firemní procesy a šetřit čas
Na příkladu proplácení zaměstnaneckých výdajů si v tomto průvodci si vysvětlíme, jak nástroj pro správu výdajů skutečně funguje, jaké jsou jeho přínosy, jaké funkce by neměly chybět a jak k jeho zavedení přistupovat krok za krokem.
Co je software pro správu výdajů
Software pro správu výdajů označuje digitální nástroj, který automatizuje celý proces od platby a účtenky až po její zanesení do systému a proplacení. Cílem není jen digitalizovat papírové doklady, ale zjednodušit a zpřehlednit celý proces firemních výdajů.
Tradiční vs. digitální správa výdajů
Tradiční přístup (Excel a papírové doklady):
- Zaměstnanci sbírají papírové účtenky
- Ručně vyplňují výdajové formuláře v Excelu
- Žádají schválení platby přes e-mail
- Účetní manuálně kontrolují a přepisují data do účetního systému
- Proplacení přichází až po několika týdnech
Digitální správa výdajů:
- Jednoduché nafocení účtenky mobilem
- Automatické vytěžení dat pomocí OCR
- Schvalování v reálném čase podle nastavených pravidel
- Přímá integrace s účetním systémem
- Rychlé proplacení s jasnou auditní stopou
Skutečné náklady manuální správy výdajů
Podle průzkumu u našich partnerů představuje administrativa až 85 % agendy účetního oddělení. Do toho spadá přepisování, urgování i manuální zápisy. Skutečně odborná práce s přidanou hodnotou představuje jen zbylých 15 %.
Ruční přepisování dat z účtenek vytváří prostor pro chyby i záměrné manipulace. Podle studie Association of Certified Fraud Examiners mohou i drobné podvody mít pro firmu devastující následky z pohledu ztráty důvěry zaměstnanců, partnerů i kontrolních orgánů.
Zpožděné proplacení snižuje spokojenost zaměstnanců
Když zaměstnanci čekají na proplacení výdajů 3-4 týdny, negativně to ovlivňuje jejich vztah k firmě. Moderní řešení pro správu výdajů zkracuje tento proces na několik dní.
Hlavní přínosy nástroje pro správu výdajů
1. Přehled o výdajích v reálném čase: CFO vidí aktuální stav firemních výdajů podle oddělení, projektů nebo zaměstnanců ještě před měsíční uzávěrkou.
2. Automatické zachycení účtenek pomocí AI: Zaměstnanci nafotí účtenku mobilem a systém automaticky vytěží částku, dodavatele, datum a kategorii výdaje.
3. Dodržování firemních pravidel: Systém automaticky kontroluje, zda výdaj odpovídá firemní politice (limity, kategorie, schvalovatelé) ještě před proplacením.
4. Automatizované schvalovací workflow: Výdaje se schvalují podle předem definovaných pravidel – podle částky, projektu nebo odpovědné osoby. Manažeři schvalují přímo v mobilní aplikaci jedním kliknutím.
5. Integrace s účetním systémem: Schválené výdaje se automaticky přenášejí do vámi používaného účetního softwaru (ERP), což eliminuje dvojí zadávání dat.
6. Rychlejší proplacení zaměstnancům: Celý proces od nafocení účtenky po proplacení se zkracuje z týdnů na dny, což zlepšuje spokojenost zaměstnanců a atmosféru ve firmě.
Klíčové funkce nástroje pro správu výdajů
- Mobilní skenování účtenek: Zaměstnanci nafotí účtenku přímo po nákupu. Aplikace funguje i offline a synchronizuje data při připojení k internetu.
- Automatická kategorizace výdajů: Systém na základě AI a historických dat automaticky přiřazuje výdaje do správných kategorií a nákladových středisek.
- Podpora více měn: Pro firmy s mezinárodními týmy je klíčová automatická konverze měn podle aktuálních kurzů.
- Reporting a analytika: Přehledy výdajů si vyfiltrujete podle oddělení, projektů, dodavatelů nebo kategorií. Export dat je ideální pro další analýzu nebo prezentaci vedení.
- Integrace s účetním softwarem: Propojení s existujícím účetním systémem zajišťuje bezproblémový tok dat bez nutnosti manuálního přepisování.
Firemní karty jako klíčový nástroj
Skvělým příkladem chytrého přístupu jsou karty VISA České spořitelny, propojené s nástrojem pro správu výdajů wflow. Nejde jen o platební nástroj, ale o součást ekosystému, který propojuje samotnou platbu s dokladem i účetnictvím.
Jak to funguje?

- Zaměstnanec zaplatí firemní kartou
- Platba se automaticky objeví v systému wflow
- Zaměstnanec nafotí účtenku mobilem
- Systém automaticky spáruje platbu s účtenkou
- Manažer schválí výdaj přímo v aplikaci
- Vše se automaticky zaúčtuje
Co to znamená v praxi?
Už žádné ztracené účtenky, dohledávání výdajů nebo přepisování částek do tabulek. Vyúčtování cest nebo nákup kancelářských potřeb může být otázkou několika minut bez e-mailů, bez tisku, bez stresu a bez chyb.
Co wflow přináší do správy výdajů
Wflow spojuje faktury, platební karty a účtenky na jedné platformě. Díky tomu žádný výdaj neunikne kontrole a CFO má naprostý přehled o cash flow.
- Bankovní integrace a automatické párování
- Wflow se propojuje přímo s bankovním účtem a automaticky páruje platby s fakturami a účtenkami. Konec manuálnímu hledání, co která platba znamená.
- 50+ integrací s účetními systémy
- Propojení s Money S3, Money S5, Pohoda, Abra Flexi, Helios a mnoha dalšími účetními systémy zajišťuje, že data proudí automaticky tam, kde je potřebujete.
- AI extrakce dat z dokladů
- OCR technologie (optické rozpoznávání znaků) vytěží data z účtenek i faktur - částky, dodavatele, položky DPH,… a to bez ručního přepisování.
- Mobilní aplikace s offline režimem
- Zaměstnanci nafotí účtenku okamžitě, i když nemají připojení. Data se synchronizují automaticky.
- Řešení bolavých míst každého finančního oddělení:
- Chybějící doklady k DPH: wflow upozorní na chybějící účtenky ještě před uzávěrkou.
- Ztráta kontroly nad cash flow? Vidíte všechny výdaje v reálném čase, ne až po uzávěrce.
- Manuální práce s doklady? Automatizace šetří hodiny práce týdně.
Jak vybrat nástroj pro správu výdajů
Integrace s vaším účetním systémem
Ověřte si, že nástroj podporuje propojení s vaším ERP nebo účetním software.
Uživatelská přívětivost
Pokud aplikace není intuitivní, zaměstnanci ji nebudou používat. Testujte mobilní aplikaci před rozhodnutím.
Flexibilní schvalovací workflow
Systém musí umožnit nastavit schvalování podle vaší organizační struktury a firemních pravidel.
Podpora české legislativy
Nástroj by měl podporovat české účetní standardy, DPH a požadavky na archivaci dokladů.
Jak zavést správu výdajů krok za krokem
→ Zmapujte současný proces. Popište si cestu výdajového dokladu od vzniku až po proplacení. Kde vznikají zdržení? Kdo schvaluje?
→ Definujte firemní pravidla. Stanovte limity pro jednotlivé kategorie výdajů, schvalovací pravomoci a požadavky na dokumentaci.
→ Vyberte vhodné řešení. Hledejte platformu pro správu výdajů, která se integruje s vaším účetním systémem a podporuje mobilní použití.
→ Spusťte pilotní provoz. Začněte s jedním oddělením nebo týmem. Ověřte, že proces funguje a získejte zpětnou vazbu.
→ Zapojte týmy. Vysvětlete zaměstnancům i manažerům, jak nový systém funguje a jaké výhody firmě přináší.
→ Optimalizujte a rozšiřujte. Po ověření přínosů postupně zapojujte další týmy a typy výdajů (cestovní náhrady, firemní karty,…).
Správa výdajů podle velikosti firmy
Menší firmy oceňují jednoduchost a rychlé nasazení bez nutnosti IT oddělení. Často začínají s mobilním skenováním účtenek a základním schvalováním.
Střední a větší organizace naopak těží z komplexního workflow, detailního reportingu podle nákladových středisek a hlubší integrace s ERP systémy. Pro mezinárodní týmy je klíčová podpora více měn a jazyků.
Digitální budoucnost správy výdajů
Budoucnost patří ještě vyšší míře automatizace – od automatického párování výdajů s firemními kartami až po prediktivní analýzu výdajových vzorců. Umělá inteligence postupně eliminuje i zbývající manuální kroky a umožňuje CFO soustředit se na strategické řízení nákladů místo administrativy.
Klíčová shrnutí
- Software pro správu výdajů není jen o digitalizaci účtenek, ale o získání kontroly nad firemními výdaji v reálném čase.
- Správně nastavené řešení šetří čas zaměstnancům i účetním, snižuje chyby a zrychluje proplacení.
- CFO získává přehled o výdajích průběžně, ne až při měsíční uzávěrce.
Klíčové shrnutí
Software pro správu výdajů není jen o digitalizaci účtenek, ale o získání kontroly nad firemními výdaji v reálném čase.
Správně nastavené řešení šetří čas zaměstnancům i účetním, snižuje chyby a zrychluje proplacení.
CFO získává přehled o výdajích průběžně, ne až při měsíční uzávěrce.
Zdroje
- ACFE: The fraud risk management guide
- Deloitte: Crunch time series for CFOs: The future of Finance is Dynamic
- World Economic Forum: AI is transforming finance, CFOs say. Here's how
Autor článku
Viktoria Sokur, SaaS
.webp)
Digitální archivace účetních dokladů je bezpečná a přehledná
V tomto průvodci si vysvětlíme,
- co přesně znamená digitální archivace dokumentů,
- jaké jsou klíčové benefity pro CFO a celé finanční oddělení
- a jak vybrat řešení, které splní české i evropské legislativní požadavky pro archivaci účetních dokladů.
Co je digitální archivace dokumentů
Digitální archivace je systematické ukládání účetních a firemních dokumentů v elektronické podobě tak, aby splňovaly tři základní požadavky: autenticitu (doklad vznikl od konkrétního subjektu), integritu (nebyl následně upraven) a čitelnost po dobu minimálně 10 let.
Nejde o prosté skenování papírů do PDF. Jde o proces, který zajišťuje právní platnost, dohledatelnost a bezpečnost dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu.
Hlavní přínosy digitální archivace
1. Bezpečná archivace: Díky automatickému ukládání do digitálního archivu máte jistotu, že každá faktura, smlouva nebo účtenka je bezpečně uložena a okamžitě dohledatelná. Konec hledání v šanonech před auditem.
2. Okamžitý přístup odkudkoli: Potřebujete fakturu z roku 2019? Stačí zadat číslo dokladu nebo dodavatele a máte ji na obrazovce za 3 sekundy. Funguje z kanceláře, z domova i z mobilu.
3. Plná legislativní aktualizace: Moderní nástroje pro digitalizaci účetnictví, jako je wflow, zajišťují autenticitu, integritu a čitelnost dokumentů pomocí kvalifikovaných časových razítek a nepřerušené auditní stopy. Tím splňuje požadavky českého zákona o archivaci.
4. Úspora fyzického prostoru a nákladů: Sklad pro archivaci dokumentů stojí větší firmu desítky tisíc korun ročně. Digitální archiv eliminuje tyto náklady, a zároveň eliminuje riziko poškození dokumentů požárem nebo povodní.
5. Rychlejší audit a kontroly: Auditor dostane read-only přístup k dokumentům online. Nemusíte nic tisknout, kopírovat, ani vozit do kanceláře. Audit proběhne rychleji a s nižšími náklady.
6. Bezpečnost a ochrana dat: Šifrování, dvoufaktorová autentizace, přístupová oprávnění a ISO 27001 certifikace zajišťují, že k dokumentům má přístup pouze oprávněná osoba. Zálohování chrání před ztrátou dat a neznamená další náklady na skladovací prostory.
Co by měl umět software pro digitální archivaci
Automatické ukládání a indexace dokumentů: Dokumenty se automaticky ukládají do archivu ihned po schválení nebo zaúčtování. Systém je indexuje podle dodavatele, data, čísla dokladu, oddělení a dalších parametrů.
Fulltextové vyhledávání a filtry: Najdete dokument podle jakéhokoli slova v textu, čísla faktury, názvu dodavatele nebo data. Filtry umožňují zobrazit např. všechny faktury od konkrétního dodavatele za Q1 2026.
Automatická časová razítka a e-podpisy: Časové razítko potvrzuje, že dokument existoval v daný okamžik a nebyl následně upraven. E-podpisy zajišťují právní platnost dokumentů.
Přístupová oprávnění a auditní stopa: Každý přístup k dokumentu je zaznamenán. Přesně víte kdo, kdy a co zobrazil nebo stáhnul. To zajišťuje transparentnost a ochranu citlivých dat.
Integrace s účetním systémem (ERP): Dokumenty jsou automaticky propojeny s účetními záznamy. Při zobrazení faktury v účetnictví vidíte i originální PDF s přílohou.
Okamžitý přístup: Mobilní aplikace by měla umožňovat prohlížet dokumenty v účetním archivu. Ideální pro cesty nebo práci v terénu.
Jak implementovat digitální archivaci krok za krokem
- Zmapujte současný stav: Zjistěte, kolik dokumentů ročně zpracováváte, kde jsou uloženy a jak dlouho je potřebujete archivovat. Identifikujte kritická místa (např. hledání dokumentů před auditem).
- Nastavte pravidla: Stanovte, které dokumenty se archivují automaticky, na jak dlouho a kdo k nim bude mít přístup.
- Vyberte nástroj v souladu s legislativou: Ujistěte se, že software splňuje požadavky na autenticitu, integritu a čitelnost dokumentů. Ověřte certifikace (ISO 27001, GDPR).
- Pilotujte na jedné agendě: Začněte s přijatými fakturami nebo smlouvami. Ověřte, že systém funguje podle očekávání a že tým je s ním spokojený.
- Zaškolte tým a nastavte procesy: Vysvětlete zaměstnancům, jak nahrávat dokumenty, jak je vyhledávat a jak fungují přístupová práva. Vytvořte jednoduchou dokumentaci.
- Zahrňte do automatizace na všechny dokumenty: Postupně přidejte další typy dokumentů: vydané faktury, smlouvy, mzdové doklady, výdajové účtenky. Digitální archiv se stane centrálním úložištěm.
Digitální archivace podle velikosti firmy
Malé firmy (do 50 zaměstnanců) oceňují jednoduchost, rychlé nasazení a nízké náklady. Potřebují základní funkce: automatické ukládání, vyhledávání účetních dokladů a mobilní přístup.
Střední a velké firmy (50+ zaměstnanců) vyžadují pokročilé funkce: přístupová oprávnění podle rolí, integraci s ERP systémy, auditní stopu a možnost archivovat faktury, smlouvy, mzdové doklady a interní dokumenty. Zároveň je pro ně potřebná okamžitá online podpora a prostor pro kontinuální rozvoj automatizací.
Digitální archivace a legislativní požadavky
Aby byl digitální archiv plně uznatelný, musí podle aktuální české legislativy zajistit:
- Věrohodnost původu (autenticita), tj. že doklad vznikl od konkrétního subjektu
- Neporušenost obsahu (integrita), tj. že nebyl následně upraven
- Čitelnost po dobu minimálně 10 let. To znamená, že obsah musí být jasně a snadno přístupný pro čtení a pochopení pro všechny oprávněné uživatele.
To zajišťují kvalifikovaná časová razítka, elektronické podpisy a nepřerušená auditní stopa.
Doba archivace podle typu dokumentu (platné v roce 2026)
- Účetní doklady: 5 let (neplátci DPH); 10 let (plátci DPH)
- Daňové doklady: 10 let
- Mzdové doklady: 30-50 let
- Smlouvy: Podle typu a obsahu (obvykle 10 let)
Mějte na paměti, že elektronický podpis má platnost 1 rok. Pokud však dokument s elektronickým opatříte časovým razítkem, prodloužíte jeho platnost až na 5 let. Po této lhůtě je nutné dokumenty
Jak vybrat software pro digitální archivaci
Než si vyberete vhodný nástroj pro automatizaci účetnictví a digitální archivaci účetních dokladů, ujistěte se, splňují tato 4 důležitá kritéria:
- Soulad s českými legislativními požadavky
- Možnost integrace s vaším účetním systémem (Pohoda, Money S3, Abra Flexi, Helios, iDoklad a další)
- Bezpečnost a certifikace (ISO 27001 a GDPR)
- Mobilní aplikace
Jak do toho zapadá účetní nástroj wflow
Wflow poskytuje bezpečný digitální archiv jako součást komplexní platformy pro digitalizaci účetnictví.
- Automatické ukládání všech faktur, účtenek a smluv ihned po schválení
- Fulltextové vyhledávání s filtry podle dodavatele, data, oddělení a projektu
- Právní platnost díky kvalifikovaným časovým razítkům a auditní stopě
- Přístupová oprávnění podle rolí (účetní, manažer, auditor)
- Integraci s 50+ účetními systémy (Money S5, Pohoda, Abra FlexiBee, SAP, atd.)
- ISO 27001 certifikaci a GDPR compliance
Pokud chcete vidět, jak může vypadat digitální archivace ve vaší firmě v praxi, nejrychlejší cesta je pilot na jedné agendě (např. přijaté faktury). Na základě výsledků pak nastavíte procesy tak, aby škálovaly s růstem firmy.
Digitální budoucnost účetního archivu
Nepropásněte rozjetý vlak. Archivace se postupně stává inteligentní. AI automaticky kategorizuje dokumenty, rozpoznává duplicity a upozorňuje na chybějící přílohy. Blockchain (sdílená účetní kniha pro ukládání digitálních dat) zajišťuje důvěryhodnost záznamů a eliminuje potřebu třetích stran pro ověření autenticity.
Budoucnost účetnictví patří digitálním archivům, které nejen ukládají, ale také aktivně pomáhají s legislativou, reportingem a analýzou dat.
Kolik času a nákladů vám může automatizace a digitalizace účetnictví ušetřit?
Zdroje:
Natasa Djalovic : On-Premise vs. Cloud Archiving: How to choose Right (2025)
E-Consulting: Lze účetnictví archivovat pouze elektronicky? (2023)
Autor: Robert Soudný
.webp)
Kompletní průvodce automatizací účetnictví: Vytěžování faktur bez ručního zpracování
- Co je automatizace fakturace a jak funguje
- Největší přínosy automatizace
- Klíčové funkce moderních nástrojů
- Jak implementovat automatizované zpracování
- Specifika pro různé typy firem
- Nejčastější překážky a jak je řešit
Co je automatizace fakturace?
Definice a základní technologie
Automatizace fakturace znamená využití softwaru pro automatické zpracování přijatých i vydaných faktur, od přijetí dokladu přes vytěžení dat až po schválení a zaúčtování.
Jak funguje automatizované zpracování faktur
Nástroj pro automatizaci účetnictví typicky využívá
- OCR (optické rozpoznávání znaků) pro „přečtení“ faktury nebo dokladu
- AI (umělá inteligence) pro vytěžení dat a automatickou validaci údajů. Systém rozpozná klíčové informace, porovná je s objednávkou a připraví doklad ke schválení.
Přínosy nástroje pro automatizaci fakturace
Eliminace ručního zadávání
Automatizace zpracování faktur výrazně snižuje objem manuální práce a přepisování údajů, a tím snižuje i náklady na účetní tým.
Méně chyb a podvodů
Automatická validace dat a schvalovací workflow minimalizují riziko chyb, duplicit a podvodných faktur.
Rychlejší platby a lepší cashflow
Díky automatizaci je možné schvalovat faktury v řádu minut, což zkracuje platební cyklus a zlepšuje vztahy s dodavateli.
Lepší přehled a real-time reporting
V reálném čase vidíte stav všech faktur, což usnadňuje plánování a kontrolu výdajů.
Klíčové funkce moderního softwaru pro automatizaci účetnictví
AI vytěžování dat (OCR)
Moderní software umožňuje automatické rozpoznání a vytěžení údajů z různých formátů faktur a dokladů bez nutnosti manuální kontroly.
3-way matching
Nástroj pro digitalizaci účetnictví (jako například český wflow) automaticky porovná údaje z faktury, objednávky a příjemky pro maximální kontrolu. Pokud narazí na nesrovnalosti, okamžitě na ně upozorní.
Automatizované schvalovací workflow
Flexibilní nastavení schvalovacích pravidel a upozornění pro všechny role. Schvalování plateb probíhá v reálném čase třeba přes mobilní aplikaci.
Integrace s účetním programem/ERP systémem
Napojení na účetní software a další firemní nástroje bez nutnosti změn. Vyhnete se složitému přepisování, a tím eliminujete prostor pro chybu.
Upozornění na nesrovnalosti a notifikace
Nástroj pro automatizaci účetnictví, na který se můžete spolehnout, vás automaticky upozorní na chyby, nesrovnalosti nebo chybějící údaje.
.webp)
Jak začít s automatickým vytěžováním a zpracováním faktur
Zhodnoťte objem a slabá místa
Zmapujte současný proces: Jaký objem faktur proplouvá měsíčně vaší firmou? Kde dochází k největšímu zdržení v procesu schvalování? V jaké fázi nejčastěji dochází k chybám?
Výběr platformy
Porovnejte dostupná řešení podle funkcí, integrací a podpory.
Nastavení workflow a pravidel
Definujte schvalovací procesy a nastavte pravidla automatizace.
Školení týmu a dodavatelů
Vysvětlete nový proces uživatelům i partnerům.
Měření přínosů
Pravidelně vyhodnocujte úspory času a zrychlení plateb. Nastavování procesů je jednorázové, úspora se tak bude postupně zvyšovat.
Jak funguje automatické zpracování faktur v různých typech firem
Řešení pro malé a střední firmy
Firmy s menším počtem zaměstnanců preferují nástroje, jejichž implementace je jednoduchá a časově i finančně nenáročná. Základním předpokladem je možnost jeho propojení s již osvědčeným účetním softwarem (ERP), který firma dlouhodobě využívá.
Enterprise řešení
Složitější firemní struktury vyžadují pokročilé workflow a customizaci procesů. Automatizované účetnictví šetří desítky hodin měsíčně a zajistí plnou kontrolu nad financemi. Procesy se zrychlí a finanční týmy se mohou věnovat složitějším úkolům, které přímo povedou k finančně zdravější firmě.
Specifika podle oboru
Retail, výroba, služby, účetní firma - každé odvětví má své požadavky na schvalování, reporting i integrace. Wflow je využíváno společnostmi napříč všemi těmito obory.
Podívejte se na případové studie našich klientů.
Nejčastější překážky efektivního workflow ve finačních týmech
Nejednotné formáty faktur
Zorientovat se v různých typech faktur a dokladů chce čas (a silné brýle), ale moderní OCR (optické rozpoznávání znaků) zvládne bez problému přečíst různé šablony a netypické doklady.
Zpožděné platby dodavatelům
Velký objem práce v účetním týmu často způsobuje zpoždění v platbách. Software pro automatizaci účetnictví a automatické zpracování faktur takové prodlení nedopustí. Nebojte se komunikovat výhody, které svým dodavatelům přechodem na automatizaci přinesete. Rychlejší platby, méně chyb, to vše je vaše nová konkurenční výhoda.
Integrace se staršími systémy
Hledejte řešení s otevřeným API a zkušenostmi s migrací dat. My ve wflow spolupracujeme se všemi předními českými účetními softwary, aby pro vás integrace nového workflow bylo co nejjednodušší.
Klíčová shrnutí
- Automatizace fakturace eliminuje ruční práci a zrychluje platby
- Moderní nástroje zvládnou i složité workflow a reporting
- Investice do automatizace se vrací v podobě úspor a lepší kontroly
FAQ
Co je automatizace fakturace? Jde o proces, kdy software automaticky zpracuje přijaté i vydané faktury bez nutnosti ručního zadávání.
Jak funguje software pro automatizaci fakturace? Využívá OCR, AI a workflow pro vytěžení, validaci a schválení dokladů.
Kolik stojí automatizované zpracování faktur? Cena se liší podle objemu, funkcí a typu licence. Většinou jde o měsíční poplatek.
Lze propojit automatizaci fakturace s naším ERP? Ano, většina moderních řešení nabízí integraci s ERP i účetním softwarem.
Jaké ROI lze od automatizace očekávat? Ozvěte se ****našim konzultantům wflow a vypočítejte návratnost investice podle vašich skutečných čísel. Podle informací platebního portálu Stripe tvoří výdaje na automatizaci cca 33 % výdajů na manuální práci. (Zdroj: Stripe.com )
Vyzkoušejte, jak wflow zpracuje fakturu během několika vteřin.
Zdroje
- J. P. Morgan: What is accounts payable automation?
- Stampli.com: 50+ accounts payable statistics about AI, automation, & more
- Parseur.com: Global Trends In AI Invoice Processing - Adoption Rates, Costs, And Challenges
- Deloitte : E-Invoicing: A catalyst for finance transformation and compliance
Autor článku
Robert Soudný, CEO ve wflow
Spoluzakladatel a CEO wflow. Spolu s kolegou Davidem Grohem vyvinul pokročilou cloudovou technologii pro zpracování účetních dokladů. Své bohaté zkušenosti jako účetní a finanční manažer sbírá od roku 2001. Kromě řízení úspěšného podnikání se Robert věnuje osvětě a podpoře digitální transformace účetnictví, čímž přináší moderní řešení do tohoto tradičního oboru.
