Viktorie Sokur

• Co je automatizace účetnictví a jak funguje
• Největší přínosy automatizace účetních procesů
• Klíčové funkce digitálních nástrojů
• Jak automatizaci účetnictví zavést v praxi
• Srovnání s tradičním účetnictvím a účetními službami

Co znamená automatizace účetnictví

V jádru to znamená nahrazení manuální rutinní práce softwarem, aby účetní nemusí psát do tabulek, kopírovat data nebo přepisovat faktury ručně. Pro automatizaci účetnictví se využívají digitální nástroje, které automaticky stahují, třídí a zpracovávají účetní data. Místo ručního účtování systém propojuje bankovní účty přes bezpečné API, rozpoznává doklady pomocí OCR a automaticky zařazuje transakce do účetního programu.

Jak funguje automatizace účetnictví
v 5 krocích

1. Dokumenty se nahrávají automaticky

Místo čekání na papírové faktury nebo ručně posílané e-maily se doklady sbírají přes mobilní aplikaci, e-mail nebo API na jedno předem určené místo.

1. AI vytěžuje data z dokladů

Aplikace, jako je například wflow, rozpozná klíčové údaje, jako jsou čísla faktur, data splatnosti a částky.

Tyto informace jsou připravené k exportu do účetních systémů.

1. Doklady prochází schvalovacím workflow

Než dojde k automatickému zpracování, projde dokument předem nastaveným schvalovacím workflow.

Tím je znemožněno, aby jakýkoliv dokument prošel zcela bez kontroly a byl proplacen bez vědomí kompetentních osob.

4. Automatické zaúčtování

Jakmile je doklad schválený, systém

1. ho spáruje s objednávkou,
2. připraví účetní zápis, případně ho rovnou přenese do vašeho ERP / účetního systému bez nutnosti manuálních zásahů. To znamená: žádné přepisování dat, žádné překlepy, žádné ztracené řádky v účetnictví.

5. Archivace a auditní stopa

Vše je bezpečně uloženo v cloudovém účetnictví, a to s časovými razítky a historií změn. Kdykoli je možné dohledat, kdo co schválil a kdy.

Nejdůležitější přínosy automatizace účetnictví

Úspora času

Eliminací rutinního zadávání dat se zrychluje zpracování faktur a dokladů. Díky automatizaci účetních procesů šetří firmy až 80 % času každý den.

Méně chyb a nesrovnalostí

Automatické zpracování snižuje riziko lidských chyb a zlepšuje možnost kontroly, který nezatíží pracovní proces.

Finanční reporting v reálném čase

Data jsou dostupná okamžitě, což umožňuje lepší rozhodování a plánování.

Efektivnější správa cashflow

Rychlejší zpracování a lepší přehled o pohybech na účtech podporují aktivní řízení financí.

Škálovatelnost bez navyšování týmu

Automatizace umožňuje zvládnout větší objem dokladů bez nutnosti najímat další účetní.

Klíčové funkce softwaru pro automatizaci účetnictví

• Schopnost pracovat s účetními daty napříč celým jejich životním cyklem, tj. od přijetí dokladu přes schvalování až po předání do účetního systému a archivaci, bez nutnosti ručních zásahů mezi jednotlivými kroky.

• Konfigurovatelnost podle interních procesů firmy, aby bylo možné přizpůsobit pravidla, role a logiku zpracování konkrétní organizační struktuře a schvalovacím procesům firmy.

• Jasně definované role a oprávnění uživatelů, které dělí odpovědnost mezi účetní, manažery a další role bez ztráty přehledu nebo bezpečnosti dat.

• Technická připravenost na integrace a otevřenost vůči účetním, ERP a dalším firemním systémům. Aby automatizace nebyla izolovaným nástrojem, ale součástí širšího ekosystému.

• Důraz na auditní stopu, protože každý krok v systému musí být zpětně dohledatelný: Kdo, kdy a jak s dokladem pracoval.

• Stabilita a výkon při rostoucím objemu dat je samozřejmostí pro moderní firmu. Software musí zvládnout růst firmy bez zpomalení procesů nebo nutnosti zásadní změny řešení.

Jak zavést automatizaci účetnictví

Zhodnoťte současný proces

Zjistěte, kde vznikají největší časové ztráty a chybovost.

Výběr vhodného nástroje

Porovnejte dostupné nástroje podle funkcí, integrací a podpory.

>> Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci s naším expertem

Nastavení pravidel a kategorií

Definujte automatická pravidla a schvalovací proces.

Školení týmu

Seznamte kolegy s novým procesem a možnostmi systému.

>> Webináře a eventy wflow

Automatizované účetnictví pro různé typy firem

Pro freelancery a OSVČ stačí jednoduché cloudové nástroje pro snadné vedení účetnictví bez papírů.

Pro SME doporučujeme komplexnější systémy s podporou více uživatelů a integrací.

Velké firmy a nadnárodní korporace vyžadují pokročilé workflow, real-time reporting a možnost customizace, která bude držet krok s růstem firmy.

Automatizace účetnictví vs. účetní na zakázku

Automatizace je ideální pro rutinní a opakující se úkoly. U složitějších operací a poradenství má stále své místo zkušený účetní. Nejlepší je často hybridní přístup - software na rutinní činnosti, účetní pro expertní kontrolu a daňové otázky.

Klíčová shrnutí
> Automatizované účetnictví šetří čas a eliminuje rutinní práci
> Přináší okamžitý přehled o financích a lepší rozhodování
> Lze snadno škálovat bez nutnosti rozšiřovat tým

FAQ

Co je automatizace účetnictví?

Automatizované účetnictví je způsob zpracování účetních dokladů a dat, při kterém software přebírá rutinní manuální práci, jako je sběr dokladů, vytěžování dat, kontrolu a předávání do účetního systému.

Cílem není nahradit účetní software nebo účetní jako takové, ale zjednodušit a zpřehlednit celý účetní proces.

Jak funguje software pro automatizaci účetnictví?

Moderní software pracuje s účetními doklady jako s daty, ne jako s přílohami v e-mailu.

Doklady se shromažďují na jednom místě, kde z nich systém automaticky vytěží klíčové údaje, provede kontrolu, připraví ho jednoduché schválení a připraví strukturovaná data pro účetní nebo ERP systém.

Nejde tedy jen o „načtení dokladu“, ale o řízení celého procesu od přijetí po archivaci.

Je automatizované účetnictví přesné?

Ano. Při správném nastavení je výrazně přesnější než ruční zpracování.

Automatizace eliminuje přepisování dat a snižuje riziko lidské chyby. Zároveň ale zachovává kontrolní mechanismy, jako je schvalovací workflow nebo validace dat.

U složitějších nebo nestandardních dokladů je stále možný lidský zásah, což zvyšuje spolehlivost celého systému.

Nahradí automatizace účetní?

Ne. Automatizace nahrazuje rutinní a opakující se činnosti, ne odborné rozhodování.

Účetní díky ní tráví méně času přepisováním dokladů a více času kontrolou, analýzou a řešením složitějších případů.

V praxi se role účetního posouvá od administrativy k odborné práci.

Kolik stojí automatizované účetnictví?

Cena se odvíjí od typu řešení, počtu uživatelů a objemu zpracovaných dokladů.

U profesionálních nástrojů se obvykle jedná o měsíční nebo roční licenci, která reflektuje úroveň automatizace a integrací.

Důležité je neporovnávat cenu jen s cenou účetního softwaru, ale s úsporou času, snížením chybovosti a škálovatelností procesu. Právě tady dávají řešení typu wflow největší smysl.

‍

Objevte, jak wflow automatizuje účetnictví pro firmy jako je ta vaše – domluvte si demo ještě dnes.

‍

‍

Zdroj:

Deloitte report 2026: State of AI in the Enterprise - The untapped edge

KPMG: Digitalisation in accounting 2025/2026: These are the most important trends at a glance

‍