SMEyo zrychlilo práci s doklady o 70 % a má všechny dokumenty po ruce díky wflow
70% úspora času
Zpracování jednoho dokladu je výrazně rychlejší.
Doklady během pár sekund
Jakýkoli dokument najdou během několika sekund.
Lepší práce s týmem
Seniorní účetní se věnují odborné práci místo přepisování.
„Ve wflow máme život celé firmy. Doklady se nám nahrávají automaticky, vše je na jednom místě a najdeme to během pár sekund. Digitalizace nás reálně posunula dopředu. Pracujeme rychleji, přesněji a klientům poskytujeme lepší servis než kdykoli předtím.“
.png)
O firmě
SMEyo services s.r.o. je účetní a poradenská kancelář se sídlem v Bratislavě, která se zaměřuje na malé a střední podniky i živnostníky. Poskytuje služby v oblasti jednoduchého i podvojného účetnictví, ekonomického poradenství a firemního financování. Dlouhodobě klade důraz na dosažení obchodních cílů klientů a optimalizaci daňového zatížení tak, aby podporovalo rozvoj firmy i její potenciál na úvěrovém trhu. V rámci digitalizace účetnictví SMEyo využívá účetní software POHODA a aplikaci wflow jako „digitální šanon“, ve kterém mají klienti své doklady dostupné v reálném čase, včetně přístupu z mobilních zařízení.
Výchozí situace a výzvy
Před zavedením wflow pracovalo SMEyo tradičním způsobem. Klienti posílali naskenované dokumenty, které se ručně třídily a buď digitalizovaly, nebo ukládaly do papírových šanonů. To bylo časově náročné a každý krok znamenal další manuální zásah, od třídění podle data až po fyzické hledání konkrétní faktury. I když již využívali data z QR kódů, doklady se stále často uchovávaly fyzicky a archivace zabírala hodně času. Vedení stálo před otázkou, zda pokračovat papírovou cestou a rozšiřovat tým, nebo „chytit trend digitalizace“ a udržet si tak konkurenční výhodu.
Hlavní problémy:
Tradiční zpracování dokladů: klienti posílali skeny, které bylo nutné ručně třídit a archivovat.
Časově náročná archivace: vyhledání jednoho dokladu znamenalo minuty práce se šanony.
Omezená kapacita týmu: bez automatizace by bylo nutné zaměstnávat více lidí na rutinní administrativu.
Riziko ztráty konkurenční výhody: digitalizace začala být standardem a papírové postupy by firmu brzdily.
Automatizované zpracování dokladů a centrální digitální archiv ve wflow
SMEyo se rozhodlo pro implementaci wflow jako centrální platformy pro práci s doklady. Cílem bylo přenést „život firmy“ do jednoho systému, kde budou mít všechny dokumenty, jejich historii i související data pohromadě. Všechny doklady se nyní automaticky přeposílají do wflow, kde jsou vytěženy, uloženy a připraveny k dalšímu zpracování. Účetní tak neřeší třídění podle data ani fyzické zakládání, ale pracují rovnou s připravenými daty. Získaná data z QR kódů a automatizace navíc umožňují s doklady dál pracovat, porovnávat je a analyzovat. To vše pomáhá týmu udržet vysokou rychlost a kvalitu zpracování, na které je jejich model služeb postavený.
Klíčové prvky řešení:
Implementace wflow jako centrálního úložiště: všechny doklady se automaticky přeposílají a archivují v systému.
Automatizované vytěžování dat: využití QR kódů a automatizace pro rychlé a přesné zpracování dokladů.
Rychlé vyhledávání dokumentů: jakýkoli doklad je možné najít během několika sekund, bez ručního třídění.
Jednodušší sběr dokladů v terénu: například účtenka z čerpací stanice se vyfotí na mobil a automaticky nahraje do wflow.
Podpora týmové spolupráce: wflow připravuje kvalitnější data pro seniory, takže juniorní kolegové dokážou větší část práce udělat sami.
Rychlejší zpracování, méně manuální práce a lepší zkušenost pro klienty
Nasazením wflow dosáhlo SMEyo výrazných úspor času a zároveň zvýšilo kvalitu klientského servisu. Díky digitálnímu archivu odpadla potřeba fyzické archivace a ručního hledání, což umožnilo týmu obsloužit více klientů bez nutnosti dramaticky rozšiřovat personální kapacity. Seniorní účetní dostávají lépe připravená data, věnují se kontrole a odborným rozhodnutím a méně času tráví rutinními úkony. Klienti navíc oceňují, že jejich doklady jsou rychle dostupné. Účetní jim je v případě potřeby mohou poslat během pár sekund klidně i z mobilní aplikace. Zvýšení efektivity bylo natolik výrazné, že si firma mohla dovolit růst a rozšiřovat jak portfolio klientů, tak i interní tým.
Konkrétní přínosy v praxi:
70% úspora času na doklad: zpracování každého dokumentu je výrazně rychlejší než před zavedením wflow.
Vyšší rychlost zákaznické péče: tým dokáže rychle a kvalitně zpracovat doklady desítek klientů měsíčně.
Okamžitý přístup k dokladům: jakýkoli dokument je k dispozici během několika sekund, včetně vyhledávání z mobilu.
Zjednodušená administrativa: odpadá fyzické třídění a archivace, systém vše roztřídí a uchová digitálně.
„U nás je všechno o rychlosti a spolehlivosti. Díky wflow jsme odstranili ruční práci, zrychlili zpracování dokladů a udrželi vysokou kvalitu služeb bez potřeby rozšiřovat tým. Seniorní účetní se konečně věnují odborné práci místo přepisování faktur.“
Digitalizace účetnictví nikdy nebyla jednodušší
Digitální účetnictví, firemní karty a výdaje, řízení účetních dat. To všechno a mnohem víc máte vždy na dosah ruky s wflow.
