Európska únia nechce meniť vaše interné firemné procesy. Intenzívne však rieši kvalitu, dostupnosť a kontrolu finančných dát. Práve preto sa e-fakturácia rýchlo mení z konkurenčnej výhody na štandard, ktorý bude postupne povinný.

Firmy, ktoré dnes pracujú výlučne s PDF faktúrami, nie sú len technologicky pozadu. Postupne sa ocitajú mimo infraštruktúry, na ktorú sa európske financie pripravujú. Novým štandardom výmeny elektronických faktúr medzi firmami, štátnou správou a účtovnými systémami sa stáva Peppol.

Nejde o ďalší formát faktúry.

Ide o zmenu spôsobu, akým budú fungovať financie v celej Európe.

Aktuálna legislatíva na Slovensku

Slovensko patrí medzi krajiny, ktoré pripravujú plošné zavedenie elektronickej fakturácie v súlade s európskou iniciatívou VAT in the Digital Age (ViDA).

Podľa novely zákona o DPH bude e-fakturácia postupne zavedená pre všetkých platiteľov DPH vrátane podnikateľov, slobodných povolaní, poľnohospodárov či prenajímateľov nehnuteľností.

Aktuálny harmonogram počíta s:

• účinnosťou legislatívy od 1. januára 2026,
• povinnou elektronickou fakturáciou od 1. januára 2027.

Firmy, ktoré obchodujú so zahraničnými partnermi, sa pritom s požiadavkami na štruktúrované elektronické faktúry stretávajú už dnes.

Prečo EÚ zavádza povinnú elektronickú fakturáciu (ViDA a kontrola DPH)

Keď štát získava informácie o obchodných transakciách až týždne alebo mesiace po ich vzniku, vzniká priestor pre chyby, podvody aj neefektívny výber DPH.

Európska komisia preto dlhodobo rieši tzv. VAT Gap – rozdiel medzi DPH, ktorú by členské štáty mali vybrať, a tým, koľko sa skutočne vyberie.

Práve preto vznikla iniciatíva VAT in the Digital Age (ViDA), ktorá postupne zavádza:

• digitálny reporting,
• štandardizované e-faktúry,
• automatizovanú kontrolu transakcií,
• výmenu štruktúrovaných dát medzi systémami.

ViDA postupne zavádza

• digitálny reporting
• štandardizované formáty e-faktúr
• automatizovanú kontrolu transakcií

Cieľom je, aby boli finančné údaje dostupné prakticky okamžite.

To zároveň prináša výhody aj samotným firmám. Finanční riaditelia (CFO) získavajú presnejší prehľad o cash flow, aktuálnych záväzkoch a finančných tokoch bez čakania na mesačnú uzávierku.

Čo je Peppol a prečo je dôležitý

Peppol nie je softvér. Je to diaľnica pre finančné dáta.

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) si môžete predstaviť ako sieť, ktorá prepája účtovné systémy medzi firmami, verejnou správou a krajinami.

Vďaka tomu:

• faktúra vždy dorazí správnemu príjemcovi,
• údaje majú štandardizovaný formát,
• prenos je bezpečný,
• celý proces je auditovateľný.

Keď dnes firma odošle PDF e-mailom, v skutočnosti posiela dokument, ktorý musí druhá strana znovu spracovať.

Peppol funguje úplne inak.

Neprenáša dokumenty.

Prenáša štruktúrované elektronické údaje, ktoré účtovné a ERP systémy dokážu okamžite spracovať bez manuálnych zásahov.

Práve v tom spočíva zásadný rozdiel medzi PDF faktúrou a modernou e-fakturáciou.

Čo je Peppol?

Peppol je medzinárodná sieť na bezpečný prenos elektronických faktúr a ďalších obchodných dokumentov medzi informačnými systémami. Umožňuje automatické doručenie a spracovanie bez e-mailov a manuálnych zásahov.

Ako funguje Peppol v praxi

Peppol funguje na princípe tzv. štvorbodového modelu (Four-Corner Model).

Firma neposiela faktúru priamo obchodnému partnerovi.

Odosiela ju do certifikovaného Access Pointu, ktorý zabezpečí bezpečné doručenie do Access Pointu príjemcu. Odtiaľ sa údaje automaticky prenesú do účtovného alebo ERP systému.

Celý proces prebieha:

• bez e-mailov,
• bez príloh,
• bez manuálneho prepisovania,
• bez ručných zásahov.

Najdôležitejšie pritom je, že doručenie nie je iba pravdepodobné, ale garantované.

Najväčší prínos Peppolu pre CFO

Finančné oddelenia dnes často pracujú s informáciami, ktoré sú staré niekoľko dní alebo dokonca týždňov. To je problém, pretože rozhodnutia sa prijímajú dnes, nie na konci mesiaca.

Peppol pomáha odstrániť časový rozdiel medzi vznikom transakcie a dostupnosťou finančných údajov.

To má priamy dopad na riadenie firmy:

• faktúry dorazia okamžite → rýchlejší cash flow,
• validácia pred odoslaním → menej chýb,
• štandardizované údaje → kvalitnejší reporting,
• menej manuálnej práce → vyššia produktivita finančných tímov.

Výsledkom nie sú len rýchlejšie spracované faktúry, ale predovšetkým CFO, ktorý má aktuálny prehľad o financiách firmy a môže robiť rozhodnutia na základe reálnych dát, nie historických reportov.

Najväčšia chyba? Čakať na legislatívu

Mnohé firmy začnú s prípravou až vo chvíli, keď im zmenu nariadi štát, zákazník alebo významný obchodný partner.

Práve to býva najdrahší spôsob implementácie.

Firmy, ktoré začnú skôr, majú dostatok času:

• zmapovať existujúce procesy,
• identifikovať manuálne kroky,
• vyčistiť firemné dáta,
• zjednotiť interné procesy,
• pripraviť ERP systémy,
• vybrať riešenie pripravené na integráciu s Peppolom.

Implementácia Peppolu totiž nie je len o pripojení sa k novej sieti.

Je predovšetkým o pripravenosti firmy pracovať so štruktúrovanými finančnými dátami.

Peppol + automatizácia účtovníctva = efektívnejšie finančné oddelenie

Peppol rieši bezpečný prenos elektronických faktúr medzi organizáciami.

Nevyrieši však to, čo sa s faktúrou deje po jej prijatí.

Sám o sebe nerieši:

• schvaľovanie faktúr,
• kontrolu nákladov,
• interné účtovné workflow,
• prepojenie s ERP systémom,
• archiváciu dokumentov,
• automatické účtovanie.

Preto firmy v praxi kombinujú Peppol s platformami na automatizáciu účtovníctva.

Práve tu dáva zmysel riešenie ako Wflow, ktoré prepája bezpečný prenos dát s ich ďalším spracovaním v rámci celej životnosti účtovného dokladu.

Ako vyzerá moderný proces spracovania faktúr

V modernom finančnom oddelení už faktúra nekončí svojím prijatím.

Naopak, predstavuje začiatok automatizovaného procesu.

Typický workflow dnes vyzerá nasledovne:

1. Dodávateľ odošle e-faktúru prostredníctvom siete Peppol.
2. Faktúra sa automaticky doručí do systému príjemcu.
3. AI overí alebo doplní potrebné údaje.
4. Dokument prejde schvaľovacím workflow podľa nastavených pravidiel.
5. Faktúra sa spáruje s objednávkou alebo zmluvou.
6. Schválené údaje sa automaticky prenesú do ERP alebo účtovného systému.
7. Dokument sa bezpečne archivuje vrátane kompletnej auditnej stopy.

Výsledkom nie je len rýchlejšie spracovanie faktúr, ale úplne nový spôsob riadenia finančných procesov.

Ako sa pripraviť na elektronickú fakturáciu

1. Zmapujte súčasný proces

Zistite, ako dnes faktúry vstupujú do firmy, kto s nimi pracuje a kde vznikajú manuálne kroky.

2. Skontrolujte kvalitu dát

Úspešná elektronická fakturácia stojí na kvalitných údajoch o dodávateľoch, zákazníkoch a interných procesoch.

3. Zjednoťte schvaľovacie procesy

Automatizácia funguje najlepšie tam, kde existujú jasne definované pravidlá.

4. Vyberte riešenie pripravené na budúce požiadavky

Pri výbere softvéru sa nepozerajte iba na dnešné potreby.

Overte si, že podporuje:

• Peppol,
• elektronickú fakturáciu,
• integrácie s ERP,
• digitálnu archiváciu,
• automatizované workflow.

5. Zapojte obchodných partnerov

Elektronická výmena faktúr prináša najväčší prínos vtedy, keď sú na ňu pripravení aj vaši dodávatelia a odberatelia.

Pripravte svoju firmu na elektronickú fakturáciu

Peppol je iba začiatok.

Objavte, ako Wflow prepája e-fakturáciu, automatizáciu schvaľovania, AI spracovanie dokladov, ERP integrácie a digitálnu archiváciu do jednej platformy pre moderné finančné oddelenia.

Slovník pojmov k elektronickej fakturácii v EÚ a Peppole

A

Access Point

Access Point je certifikovaná brána do siete Peppol. Firmy neposielajú faktúry priamo svojim obchodným partnerom. Odosielajú ich prostredníctvom Access Pointu, ktorý zabezpečí bezpečné doručenie do systému príjemcu. Vďaka tomu nie je potrebné budovať individuálne prepojenia medzi každou dvojicou firiem.

D

Digital Reporting Requirements (DRR)

Digital Reporting Requirements (DRR) predstavujú pravidlá, ktoré určujú, aké údaje o obchodných transakciách budú firmy poskytovať finančnej správe v digitálnej podobe. Európska legislatíva postupne nahrádza periodické výkazy priebežným zdieľaním štandardizovaných údajov.

E

Elektronická fakturácia

Elektronická fakturácia neznamená zaslanie PDF faktúry e-mailom.

Skutočná e-fakturácia predstavuje výmenu štruktúrovaných elektronických údajov medzi informačnými systémami tak, aby bolo možné faktúru automaticky prijať, skontrolovať a spracovať bez manuálneho prepisovania.

E-fakturácia neprenáša dokumenty.

Prenáša údaje.

I

IS EFA

IS EFA (Informačný systém elektronickej fakturácie) je štátny systém určený na elektronickú výmenu faktúr so slovenskou verejnou správou. Je súčasťou postupnej digitalizácie verejných financií a vytvára základ pre širšie využívanie elektronickej fakturácie na Slovensku.

P

PDF faktúra

PDF faktúra je digitálny dokument určený predovšetkým človeku.

Aj keď nahrádza papier, účtovný systém musí údaje stále načítať pomocou OCR alebo ich niekto manuálne prepíše.

Štruktúrovaná elektronická faktúra tento krok odstraňuje.

Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) je medzinárodná sieť na bezpečnú výmenu elektronických dokumentov medzi firmami, verejnou správou a účtovnými systémami.

Peppol neurčuje, ako má firma účtovať.

Určuje, ako si majú informačné systémy bezpečne a štandardizovane odovzdávať údaje.

Môžete si ho predstaviť ako internet pre e-faktúry.

E-mail prenáša dokumenty.

Peppol prenáša štruktúrované údaje.

Š

Štruktúrovaná elektronická faktúra

Štruktúrovaná faktúra je faktúra uložená vo formáte, ktorému informačný systém rozumie bez ďalšieho spracovania.

Na rozdiel od PDF obsahuje jednotlivé údaje (dodávateľ, suma, DPH, dátum splatnosti a ďalšie položky) v štandardizovanej podobe, ktorú možno automaticky načítať do ERP alebo účtovného systému.

PDF je dokument určený človeku.

Štruktúrovaná faktúra je určená systému.

V

VAT Gap

VAT Gap označuje rozdiel medzi sumou DPH, ktorú by štát mal teoreticky vybrať, a sumou, ktorú skutočne vyberie.

Práve znižovanie VAT Gap patrí medzi hlavné dôvody, prečo Európska únia podporuje elektronickú fakturáciu, digitálny reporting a štandardy ako Peppol.

ViDA (VAT in the Digital Age)

VAT in the Digital Age (ViDA) je iniciatíva Európskej únie zameraná na modernizáciu výberu DPH a digitálneho reportingu.

Jej cieľom je, aby štáty aj firmy pracovali s aktuálnymi finančnými údajmi namiesto informácií starých niekoľko týždňov alebo mesiacov.

ViDA vytvára legislatívny rámec pre širšie využívanie elektronickej fakturácie a digitálneho reportingu v celej Európskej únii.

Cieľom ViDA nie je viac kontrol.

Cieľom sú kvalitnejšie finančné údaje v reálnom čase.

FAQ

Čo je Peppol?

Peppol je medzinárodná sieť na bezpečný prenos elektronických faktúr a ďalších obchodných dokumentov medzi účtovnými systémami, ERP riešeniami, firmami a verejnou správou.

Je elektronická fakturácia na Slovensku povinná?

Áno, Slovensko pripravuje postupné zavedenie povinnej elektronickej fakturácie.

Podľa aktuálneho legislatívneho harmonogramu nadobúda novela zákona účinnosť od 1. januára 2026, pričom povinné používanie elektronickej fakturácie pre väčšinu platiteľov DPH sa plánuje od 1. januára 2027.

Musím kvôli elektronickej fakturácii meniť ERP systém?

Vo väčšine prípadov nie.

Zvyčajne postačuje zabezpečiť integráciu existujúceho ERP alebo účtovného systému s riešením, ktoré podporuje elektronickú fakturáciu a sieť Peppol.

Je PDF faktúra elektronická faktúra?

Nie.

PDF je digitálny dokument určený na čítanie človekom.

Elektronická faktúra obsahuje štruktúrované údaje, ktoré informačné systémy dokážu automaticky spracovať bez manuálneho zásahu.

Aký je rozdiel medzi Peppolom a automatizáciou účtovníctva?

Peppol zabezpečuje bezpečný prenos štruktúrovaných údajov medzi organizáciami.

Automatizácia účtovníctva rieši všetko, čo nasleduje po prijatí faktúry – schvaľovanie, AI spracovanie dokladov, integrácie s ERP systémami, účtovanie, reporting aj digitálnu archiváciu.

Obe technológie sa navzájom dopĺňajú.

Zdroje

• Európska komisia – VAT in the Digital Age (ViDA)
• OpenPeppol – Official Peppol Documentation
• Európska komisia – Electronic Invoicing Standard (EN 16931)
• Deloitte – Finding the Business Benefits in the E-Invoicing Transition
• Ministerstvo financií SR – materiály k elektronickej fakturácii a projektu IS EFA

‍

Digitalizácia účtovníctva umožňuje firmám reagovať rýchlejšie na zmeny trhu, lepšie riadiť náklady a vytvárať kvalitnejšie finančné reporty.

V tomto sprievodcovi sa dozviete:

• čo je digitálne účtovníctvo,
• aké výhody prináša automatizácia účtovníctva,
• ktoré funkcie by mal obsahovať moderný softvér,
• ako zaviesť digitálne účtovníctvo krok za krokom,
• a ako sa pripraviť na budúcnosť finančného riadenia.

Pochopenie digitálneho účtovníctva

Čo je digitálne účtovníctvo?

Digitálne účtovníctvo predstavuje využívanie digitálnych nástrojov a automatizovaných procesov na spracovanie účtovných dokumentov, schvaľovanie, archiváciu a reporting.

Jeho cieľom nie je nahradiť existujúci účtovný systém alebo ERP, ale zjednodušiť a sprehľadniť procesy spojené s účtovnými dokumentmi – od prijatia faktúry až po jej zaúčtovanie a úhradu.

Moderné digitálne účtovníctvo prepája dokumenty, schvaľovanie, reporting a archiváciu do jedného prepojeného procesu.

Digitálne účtovníctvo vs. tradičné účtovníctvo

Kľúčové prvky digitálneho účtovníctva

Moderné riešenia pre digitálne účtovníctvo zvyčajne zahŕňajú:

• automatizované spracovanie faktúr,
• digitálnu archiváciu dokumentov,
• schvaľovacie workflow,
• ERP integrácie,
• reporting v reálnom čase,
• automatizáciu firemných výdavkov.

Výhody softvéru pre digitálne účtovníctvo

Úspora času vďaka automatizácii

Automatizácia účtovníctva eliminuje potrebu manuálneho prepisovania údajov z faktúr a účteniek.

Účtovníci sa môžu venovať kontrole, analýze a strategickejším úlohám namiesto administratívy.

Vyššia kvalita dát

Automatické spracovanie dokumentov znižuje počet chýb spôsobených ľudským faktorom.

Výsledkom sú presnejšie účtovné dáta a vyššia dôveryhodnosť reportov.

Lepšia kontrola nad výdavkami

Priebežné schvaľovanie výdavkov a online prehľad o záväzkoch umožňujú manažmentu kontrolovať náklady počas celého mesiaca.

Rýchlejšie účtovné uzávierky

Pri priebežnom spracovaní dokumentov sa mesačné a ročné uzávierky výrazne zrýchľujú.

Finančný reporting v reálnom čase

Moderné riešenia umožňujú sledovať náklady podľa oddelení, projektov alebo nákladových stredísk bez čakania na koniec mesiaca.

Auditná stopa a transparentnosť

Každý krok v procese je zaznamenaný.

Firmy získavajú kompletnú históriu schválení, zmien a pohybov dokumentov.

Kľúčové funkcie softvéru pre digitálne účtovníctvo

Automatizované spracovanie faktúr

AI a OCR technológie automaticky rozpoznávajú údaje z faktúr a pripravujú ich na ďalšie spracovanie.

Automaticky sa získavajú:

• sumy,
• dodávatelia,
• dátumy splatnosti,
• variabilné symboly,
• DPH údaje.

Schvaľovacie workflow

Faktúry a dokumenty sú schvaľované podľa vopred definovaných pravidiel.

Možno nastaviť:

• schvaľovanie podľa sumy,
• podľa projektu,
• podľa oddelenia,
• podľa zodpovednej osoby.

Integrácia s ERP a účtovnými systémami

Digitálne účtovníctvo by malo fungovať ako rozšírenie existujúceho ERP systému.

Dôležitá je kompatibilita s riešeniami používanými na Slovensku, napríklad:

• KROS Omega,
• Pohoda,
• Money S3,
• Money S4,
• Money S5,
• OBERON,
• SAP,
• Microsoft Dynamics.

Digitálna archivácia dokumentov

Bezpečné uloženie dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou digitálneho účtovníctva.

Ako zaviesť digitálne účtovníctvo krok za krokom

1. Zmapujte súčasné procesy

Popíšte cestu dokumentu od prijatia po úhradu.

Kde vznikajú zdržania?

Kde dochádza k chybám?

2. Vyberte vhodnú platformu

Vyberajte riešenie, ktoré:

• sa integruje s existujúcim ERP,
• podporuje automatizáciu,
• umožňuje škálovanie.

3. Spustite pilotný projekt

Začnite jednou agendou. Najčastejšie ide o prijaté faktúry.

4. Zapojte zamestnancov

Úspech digitalizácie závisí od prijatia nových procesov používateľmi.

5. Optimalizujte a rozširujte

Po potvrdení prínosov môžete zapojiť ďalšie typy dokumentov a procesov.

Digitálne účtovníctvo podľa veľkosti firmy

Malé firmy

Oceňujú jednoduché nasadenie bez potreby IT oddelenia.

Najčastejšie začínajú automatizáciou faktúr a digitálnou archiváciou.

Stredné firmy

Využívajú pokročilejšie workflow, viacúrovňové schvaľovanie a reporting.

Veľké organizácie

Potrebujú:

• robustné ERP integrácie,
• komplexné workflow,
• vysokú mieru automatizácie,
• detailné riadenie prístupov.

Budúcnosť účtovníctva: AI a automatizácia

Budúcnosť účtovníctva patrí automatizácii, umelej inteligencii a prediktívnemu finančnému riadeniu.

AI dokáže:

• automaticky spracovať dokumenty,
• identifikovať nezrovnalosti,
• upozorniť na riziká,
• podporovať rozhodovanie manažmentu.

Digitálne účtovníctvo sa tak stáva novým štandardom moderného finančného riadenia.

Pripravení posunúť svoje účtovníctvo na vyššiu úroveň?

Kombinácia moderného softvéru pre digitálne účtovníctvo a automatizácie účtovníctva umožňuje postupnú transformáciu finančných procesov bez narušenia každodennej prevádzky.

‍

FAQ

Čo je digitálne účtovníctvo?

Digitálne účtovníctvo využíva digitálne nástroje na automatizáciu spracovania dokumentov, schvaľovania, archivácie a reportingu.

Ako funguje softvér pre digitálne účtovníctvo?

Dokumenty sa zhromažďujú na jednom mieste, systém z nich automaticky získava údaje, riadi schvaľovanie a pripravuje dáta pre účtovný alebo ERP systém.

Aký je rozdiel medzi digitálnym účtovníctvom a tradičným účtovníctvom?

Tradičné účtovníctvo je založené na manuálnych procesoch a papierových dokumentoch. Digitálne účtovníctvo využíva automatizáciu, online workflow a reporting v reálnom čase.

Koľko stojí softvér pre digitálne účtovníctvo?

Cena závisí od počtu používateľov, rozsahu funkcionalít a objemu dokumentov. Väčšina riešení funguje formou mesačného alebo ročného predplatného.

Je digitálne účtovníctvo bezpečné?

Áno. Moderné riešenia využívajú šifrovanie, auditné záznamy, zálohovanie a pokročilé riadenie prístupových práv.

‍

Dobrá správa je, že ak používate Wflow, väčšinu technických náležitostí vyriešime za vás. V tomto článku vysvetľujeme, ako bude fungovať prijímanie a odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol, aké zmeny vás čakajú, či bude potrebné upraviť vaše procesy a kedy bude riešenie dostupné.

Konkrétna podoba elektronickej fakturácie pre Českú republiku zatiaľ nebola zo strany štátu definitívne stanovená. Tento článok sa preto venuje slovenskému trhu a aktuálne známym informáciám.

Ako je Wflow zapojené do siete Peppol

Ak používate Wflow, nemusíte riešiť pripojenie do siete Peppol ani technické požiadavky na elektronickú fakturáciu. O všetko potrebné sa postaráme za vás.

Na pripojenie do siete využijeme certifikovaný Access Point – Digitálneho poštára – nášho partnera Dativery, ktorý zabezpečuje oficiálnu komunikáciu v sieti Peppol. Wflow následne prepojí tento komunikačný kanál s vašimi existujúcimi procesmi.

V praxi to znamená, že budete naďalej pracovať vo Wflow rovnako ako dnes. Vystavené aj prijaté doklady spracujete v známom prostredí a o ich doručenie do siete Peppol alebo prijatie zo siete sa postaráme my.

Prečo Wflow nenájdete medzi certifikovanými poskytovateľmi?

Možno ste pri hľadaní informácií narazili na zoznam certifikovaných poskytovateľov a Wflow ste na ňom nenašli.

Tieto zoznamy obsahujú iba tzv. Access Pointy, teda poskytovateľov, ktorí firmy technicky pripájajú do siete Peppol.

Wflow túto úlohu nemá. Fungujeme ako vrstva, ktorá prepája vaše finančné procesy so sieťou Peppol prostredníctvom certifikovaného partnera. Z pohľadu bezpečnosti, legislatívy aj používateľského komfortu je riešenie plne v súlade s požiadavkami na elektronickú fakturáciu.

Ako bude e-fakturácia vo Wflow na Slovensku fungovať

Pre vašu firmu predstavuje prechod na e-fakturáciu minimálnu zmenu. O napojenie na sieť Peppol aj všetky súvisiace technické náležitosti sa postaráme my vo Wflow.

Pre väčšinu používateľov sa spôsob práce nezmení. Naďalej budete pracovať vo Wflow rovnako ako dnes, pribudne iba nový spôsob doručovania dokladov medzi systémami.

Kto sa o čo stará?

Vy

• vystavujete a prijímate doklady,
• schvaľujete ich a pracujete s nimi rovnako ako doteraz.

Wflow

• zabezpečuje schvaľovanie,
• párovanie dokladov,
• zaúčtovanie,
• archiváciu,
• napojenie na sieť Peppol.

Certifikovaný Access Point

• zabezpečuje bezpečné doručenie dokladov v sieti Peppol.

Finančná správa

• stanovuje legislatívne pravidlá a dohliada na ich dodržiavanie.

Funguje aj s partnermi, ktorí nie sú v Peppole

Jedna z najčastejších otázok, ktoré od zákazníkov dostávame, znie:

„Čo ak náš zákazník alebo dodávateľ ešte nie je zapojený do siete Peppol?“

Dobrá správa je, že kvôli tomu nemusíte nič riešiť.

Wflow automaticky rozpozná, či je príjemca registrovaný v sieti Peppol a má aktívne Peppol ID. Ak áno, faktúra sa odošle ako e-faktúra cez Peppol. Ak nie, doručí sa rovnakým spôsobom ako dnes – napríklad e-mailom s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky.

Pri každom kontakte si navyše môžete nastaviť preferovaný spôsob doručenia. Vaša fakturácia tak funguje bez ohľadu na to, v akom systéme druhá strana pracuje alebo či už na e-fakturáciu prešla.

A ešte jedna dôležitá informácia: svoje ERP ani účtovné systémy meniť nemusíte. Dáta budú do Wflow prúdiť rovnako ako dnes. Pribudne iba nový komunikačný kanál na odosielanie a prijímanie elektronických faktúr.

E-fakturácia ako súčasť celého obehu dokladu

Samotná sieť Peppol rieši iba jednu časť procesu – bezpečné doručenie elektronickej faktúry medzi systémami. Tým sa jej úloha končí.

Vo Wflow je e-fakturácia súčasťou celého obehu dokladu. Prijaté aj vystavené doklady automaticky vstupujú do nadväzujúcich procesov, ako sú schvaľovanie, párovanie s objednávkami, príprava podkladov na zaúčtovanie, úhrada alebo archivácia. Všetko prebieha v jednom prostredí a s úplnou auditnou stopou.

Čo to znamená v praxi?

Peppol zabezpečí doručenie faktúry. Wflow zabezpečí všetko, čo nasleduje po jej prijatí alebo odoslaní. Preto zostáva Wflow miestom, kde riadite celý životný cyklus dokladu – od jeho prijatia alebo vystavenia až po archiváciu.

Čo je potrebné urobiť teraz

V tejto chvíli nemusíte podnikať žiadne kroky. Pilotná prevádzka bude dostupná priamo vo Wflow od konca júla 2026 a o presnom termíne vás budeme včas informovať.

Ak chcete mať prehľad o pripravovaných zmenách a dopade elektronickej fakturácie na vašu firmu, odporúčame sledovať naše aktualizácie alebo si pozrieť webinár venovaný budúcnosti fakturácie.

FAQ

Čo je Peppol?

Peppol je medzinárodná sieť na bezpečnú výmenu elektronických faktúr medzi organizáciami. Na Slovensku bude od roku 2027 tvoriť základ povinnej elektronickej fakturácie.

Musíme mať vlastný Access Point?

Nie. Wflow zabezpečuje pripojenie do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Access Pointu partnera Dativery. Nemusíte preto riešiť žiadnu certifikáciu ani technické napojenie.

Čo sa stane, ak príjemca nemá Peppol ID?

Wflow automaticky overí, či je príjemca registrovaný v sieti Peppol a má aktívne Peppol ID. Ak áno, doklad odošle prostredníctvom siete Peppol. Ak nie, doručí ho rovnakým spôsobom ako dnes, napríklad e-mailom s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky.

Musia naši zákazníci a dodávatelia používať rovnaký systém ako my?

Nie. Jednou z hlavných výhod siete Peppol je, že prepája rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Ak je obchodný partner zapojený do siete Peppol, systémy si môžu elektronické faktúry automaticky odovzdávať bez ohľadu na používaný softvér.

Bude možné posielať faktúry aj naďalej e-mailom?

Áno. Pri každom kontakte si môžete nastaviť preferovaný spôsob doručenia. E-mail navyše zostáva k dispozícii ako alternatívny spôsob doručenia pre partnerov, ktorí nie sú zapojení do siete Peppol.

Musíme kvôli e-fakturácii meniť ERP alebo účtovný systém?

Nie. Vaše ERP aj účtovné systémy zostávajú bez zmien a dáta budú do Wflow prúdiť rovnako ako dnes. Pribudne iba nový komunikačný kanál na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr.

Aký je rozdiel medzi PDF faktúrou a e-faktúrou?

PDF faktúra je dokument určený primárne na čítanie človekom. E-faktúra obsahuje štruktúrované dáta, ktoré dokážu účtovné a ERP systémy automaticky spracovať bez manuálneho prepisovania. Vďaka tomu je elektronická fakturácia rýchlejšia, presnejšia a lepšie pripravená na automatizáciu.

Kedy bude e-fakturácia vo Wflow dostupná?

Pilotná prevádzka bude spustená na konci júla 2026. Od 1. januára 2027 bude riešenie dostupné pre všetkých slovenských zákazníkov v súlade so začiatkom zákonnej povinnosti elektronickej fakturácie.

Koľko bude e-fakturácia vo Wflow stáť?

Do konca roka 2026 bude riešenie v rámci pilotnej prevádzky dostupné bezplatne. O cenách po spustení budeme zákazníkov informovať s dostatočným predstihom.

Čo musíme urobiť, aby sme boli na e-fakturáciu pripravení?

V tejto chvíli nemusíte podnikať žiadne kroky. Wflow pripraví podporu na prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol a o spustení pilotnej prevádzky vás budeme včas informovať. Pre väčšinu zákazníkov bude prechod znamenať iba nový spôsob doručovania dokladov, nie zmenu existujúcich procesov.

‍

‍

Digitálna archivácia nie je len o skenovaní dokumentov. Ide o systematický spôsob uchovávania, ochrany a správy dokumentov počas celého ich životného cyklu.

V tomto článku sa dozviete:

• čo je digitálna archivácia dokumentov,
• aké výhody prináša digitálny archív,
• aké funkcie by mal moderný archivačný systém obsahovať,
• ako zabezpečiť súlad s legislatívou,
• a ako vybrať správne riešenie pre vašu firmu.

‍

Čo je digitálna archivácia a elektronická archivácia dokumentov?

Definícia a význam

Digitálna archivácia predstavuje proces dlhodobého uchovávania elektronických dokumentov tak, aby zostali dostupné, bezpečné a dôveryhodné počas celej doby ich uchovávania.

Môže ísť o:

• faktúry,
• účtovné doklady,
• zmluvy,
• objednávky,
• personálne dokumenty,
• e-mailovú komunikáciu,
• alebo ďalšie firemné záznamy.

Cieľom digitálnej archivácie nie je len uloženie dokumentov, ale aj zabezpečenie ich autenticity, integrity a čitateľnosti.

Právne požiadavky na digitálnu archiváciu

Hoci sa konkrétne požiadavky líšia podľa krajiny, slovenská aj európska legislatíva kladie dôraz na tri základné princípy:

Autenticita pôvodu

Musí byť možné preukázať, kto dokument vytvoril alebo odoslal.

Integrita obsahu

Dokument nesmie byť po archivácii neoprávnene zmenený.

Čitateľnosť

Dokument musí zostať dostupný a čitateľný počas celej zákonom stanovenej doby uchovávania.

Hlavné prínosy digitálnej archivácie

1. Bezpečná archivácia: Vďaka automatickému ukladaniu do digitálneho archívu máte istotu, že každá faktúra, zmluva alebo účtenka je bezpečne uložená a okamžite dohľadateľná. Koniec zdĺhavému hľadaniu v šanónoch pred auditom alebo daňovou kontrolou.

2. Okamžitý prístup odkiaľkoľvek: Potrebujete faktúru z roku 2019? Stačí zadať číslo dokladu alebo názov dodávateľa a dokument máte na obrazovke v priebehu niekoľkých sekúnd. Funguje z kancelárie, z domu aj z mobilného zariadenia.

3. Súlad s legislatívnymi požiadavkami: Moderné nástroje na digitalizáciu účtovníctva, ako je wflow, zabezpečujú autentickosť, integritu a čitateľnosť dokumentov prostredníctvom kvalifikovaných časových pečiatok a nepretržitej auditnej stopy. Pomáhajú tak firmám plniť požiadavky slovenskej a európskej legislatívy na elektronickú archiváciu dokumentov.

4. Úspora priestoru a nákladov: Fyzická archivácia dokumentov si vyžaduje skladové priestory, archivačné boxy a administratívnu správu. Digitálny archív tieto náklady výrazne znižuje a zároveň eliminuje riziko poškodenia dokumentov požiarom, vytopením alebo stratou.

5. Rýchlejší audit a kontroly: Audítori alebo oprávnené osoby môžu získať bezpečný prístup k dokumentom online. Nie je potrebné nič tlačiť, kopírovať ani fyzicky pripravovať. Audit aj kontroly prebehnú rýchlejšie a s nižšími nákladmi.

6. Bezpečnosť a ochrana dát: Šifrovanie, dvojfaktorová autentifikácia, prístupové oprávnenia a certifikácia ISO 27001 zabezpečujú, že k dokumentom majú prístup iba oprávnené osoby. Pravidelné zálohovanie zároveň chráni dáta pred stratou bez potreby ďalších nákladov na fyzické úložiská.

‍

Kľúčové funkcie moderného softvéru pre digitálnu archiváciu

OCR a automatická extrakcia dát

OCR (optické rozpoznávanie znakov) umožňuje previesť naskenované dokumenty na vyhľadateľné dáta.

Výhody:

• fulltextové vyhľadávanie,
• automatické indexovanie dokumentov,
• prepojenie s účtovnými procesmi,
• menej manuálnej práce.

Šifrovanie a riadenie prístupov

Každý používateľ vidí iba dokumenty, ku ktorým má oprávnenie. Citlivé dokumenty sú chránené modernými bezpečnostnými mechanizmami.

Vyhľadávanie a filtrovanie

Používatelia môžu dokumenty filtrovať podľa:

• dodávateľa,
• dátumu,
• typu dokumentu,
• projektu,
• nákladového strediska,
• alebo vlastných parametrov.

Integrácia s účtovnými systémami

Moderný digitálny archív by mal byť prepojený s ERP a účtovným softvérom.

Vďaka tomu je možné zobraziť originálny dokument priamo z účtovného systému bez potreby ďalšieho vyhľadávania.

Ako implementovať digitálnu archiváciu krok za krokom

1. Zmapujte súčasný stav: Zistite, koľko dokumentov ročne spracovávate, kde sú uložené a ako dlho ich potrebujete archivovať. Identifikujte kritické miesta (napr. zdĺhavé vyhľadávanie dokumentov pred auditom alebo daňovou kontrolou).
2. Nastavte pravidlá: Určte, ktoré dokumenty sa budú archivovať automaticky, ako dlho sa budú uchovávať a kto k nim bude mať prístup.
3. Vyberte riešenie v súlade s legislatívou: Uistite sa, že softvér spĺňa požiadavky na autentickosť, integritu a čitateľnosť dokumentov. Overte si bezpečnostné certifikácie (napr. ISO 27001) a súlad s GDPR.
4. Začnite pilotným projektom: Začnite napríklad s prijatými faktúrami alebo zmluvami. Overte si, že systém funguje podľa očakávaní a že si ho tím osvojil.
5. Zaškoľte tím a nastavte procesy: Vysvetlite zamestnancom, ako dokumenty nahrávať, vyhľadávať a ako fungujú prístupové práva. Pripravte jednoduchú internú dokumentáciu a odporúčané postupy.
6. Rozšírte archiváciu na všetky dokumenty: Postupne pridávajte ďalšie typy dokumentov, ako sú vydané faktúry, zmluvy, mzdové doklady či výdavkové účtenky. Digitálny archív sa tak stane centrálnym úložiskom firemných dokumentov.

Digitálna archivácia a compliance

Daňové a účtovné dokumenty

Digitálny archív pomáha uchovávať dokumenty v súlade s legislatívnymi požiadavkami a zjednodušuje komunikáciu s audítormi či kontrolnými orgánmi.

Doby uchovávania dokumentov podľa typu

Na Slovensku sa vo všeobecnosti odporúča uchovávať:

• účtovné doklady a účtovné záznamy: 10 rokov,
• daňové doklady: 10 rokov,
• mzdové a personálne dokumenty: podľa typu dokumentu často 10 až 50 rokov,
• zmluvy: minimálne počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas príslušnej premlčacej lehoty.

Moderné riešenia umožňujú nastaviť rôzne retenčné pravidlá podľa typu dokumentu a požiadaviek organizácie.

Auditná stopa a verzovanie dokumentov

Každá zmena dokumentu je zaznamenaná. Je možné spätne dohľadať:

• kto dokument upravil,
• kedy bola vykonaná zmena,
• aká verzia dokumentu bola použitá.

Ako vybrať softvér pre digitálnu archiváciu a elektronickú archiváciu dokumentov

Pri výbere riešenia sa zamerajte na:

• bezpečnostné štandardy a legislatívny súlad (ISO 27001, GDPR),
• možnosti integrácie s ERP a účtovným systémom,
• OCR funkcionalitu,
• kvalitu vyhľadávania,
• auditnú stopu,
• jednoduchosť používania,
• škálovateľnosť riešenia.

Digitálny archív by mal byť prirodzenou súčasťou širšej stratégie digitalizácie účtovníctva.

Budúcnosť digitálnej archivácie

Budúcnosť digitálnej archivácie bude čoraz viac postavená na umelej inteligencii.

AI dokáže:

• automaticky kategorizovať dokumenty,
• identifikovať duplicity,
• upozorniť na chýbajúce prílohy,
• odporúčať retenčné pravidlá.

Digitálne archívy sa tak stávajú nielen miestom na ukladanie dokumentov, ale aj nástrojom pre compliance, reporting a strategické rozhodovanie.

‍

‍

Zistite, ako môže digitálna archivácia vo wflow zjednodušiť správu dokumentov a zabezpečiť súlad s legislatívou.

‍

‍

FAQ

Ako dlho musím uchovávať účtovné doklady?

Na Slovensku sa účtovné a daňové doklady spravidla uchovávajú 10 rokov. Pri niektorých personálnych alebo mzdových dokumentoch môže byť požadovaná dlhšia doba archivácie.

Je digitálna archivácia právne uznávaná?

Áno. Ak sú splnené požiadavky na autenticitu, integritu a čitateľnosť dokumentov, digitálna archivácia je plnohodnotnou alternatívou fyzického archívu.

Čo je OCR pri archivácii dokumentov?

OCR (Optical Character Recognition) je technológia, ktorá prevádza text z naskenovaných dokumentov na dáta, vďaka ktorým je možné dokumenty vyhľadávať a spracovávať automaticky.

Je cloudová archivácia bezpečná?

Áno. Moderné cloudové riešenia využívajú šifrovanie, zálohovanie, auditné záznamy a pokročilé riadenie prístupov, ktoré zabezpečujú vysokú úroveň ochrany dát.

Aký je rozdiel medzi digitálnou a elektronickou archiváciou dokumentov?

Digitálna archivácia a elektronická archivácia dokumentov sa v praxi často používajú ako synonymá. Oba pojmy označujú proces uchovávania dokumentov v elektronickej podobe tak, aby zostali bezpečné, dostupné a v súlade s legislatívou.

‍

Zdroje:

Natasa Djalovic : On-Premise vs. Cloud Archiving: How to choose Right (2025)

E-Consulting: Lze účetnictví archivovat pouze elektronicky?  (2023)

‍

Ak zvažujete prechod na digitálne účtovníctvo, je dôležité vedieť, ktoré funkcie sú naozaj kľúčové. V tomto článku si predstavíme sedem funkcií, bez ktorých sa moderný softvér na automatizáciu účtovníctva nezaobíde.

Funkcia 1: AI extrakcia dát z faktúr a dokumentov

Čo to je

Umelá inteligencia automaticky číta faktúry, účtenky a zmluvy a extrahuje kľúčové údaje, ako sú číslo faktúry, dátum splatnosti, suma, dodávateľ alebo DPH – bez potreby manuálneho zadávania.

Prečo je to dôležité

Na základe skúseností našich klientov trávia účtovníci až 40 % pracovného času ručným prepisovaním údajov. Moderný softvér na digitalizáciu účtovníctva dokáže tento čas skrátiť až o 90 %.

Ako to funguje v praxi

Faktúra od mobilného operátora príde e-mailom → AI vytiahne kľúčové údaje → systém faktúru automaticky spáruje s objednávkou → odošle ju na schválenie → po schválení ju zaúčtuje do ERP systému podľa vášho výberu.

Výhoda wflow

Wflow využíva pokročilé OCR technológie, ktoré rozpoznajú aj ručne písané účtenky a neštandardné formáty faktúr. Presnosť extrakcie dát presahuje 96 %.

Funkcia 2: Automatizované spracovanie faktúr

Čo to je

Softvér na automatizáciu účtovníctva automaticky kontroluje faktúry pomocou 3-way matchingu (faktúra vs. objednávka vs. príjemka), deteguje duplicity a upozorňuje na podozrivé transakcie.

Prečo je to dôležité

Podľa Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) patrí fakturačný podvod medzi najčastejšie formy podvodov vo firmách. Automatizované spracovanie faktúr výrazne znižuje riziko podvodu a zabezpečuje kontrolu každého dokladu.

Ako to funguje v praxi

Dodávateľ vystaví faktúru na 5 000 € → systém overí existenciu objednávky → porovná ju s príjemkou → ak údaje sedia, faktúra pokračuje na schválenie → ak nie, systém označí nezrovnalosť.

Prínos pre firmu

Firmy využívajúce automatizované spracovanie faktúr znižujú chybovosť a skracujú čas spracovania o 40–50 %. Klienti wflow uvádzajú úsporu času až 50 %.

Funkcia 3: Digitálna archivácia dokumentov

Čo to je

Všetky faktúry, zmluvy, účtenky a účtovné doklady sa automaticky ukladajú do bezpečného digitálneho archívu s fulltextovým vyhľadávaním a kvalifikovanými časovými pečiatkami.

Prečo je to dôležité

Viete, ako dlho musíte archivovať účtovné dokumenty vo vašej krajine? Digitálna archivácia zabezpečuje autenticitu, integritu a čitateľnosť dokumentov počas celého ich životného cyklu.

Ako to funguje v praxi

Potrebujete faktúru od dodávateľa z roku 2021? Zadáte názov dodávateľa alebo číslo faktúry → systém ju zobrazí v priebehu niekoľkých sekúnd → môžete ju stiahnuť, poslať audítorovi alebo kolegovi.

Výhoda wflow

Wflow poskytuje bezpečný digitálny archív s certifikáciou ISO 27001, kvalifikovanými časovými pečiatkami a kompletnou auditnou stopou.

Funkcia 4: Finančný reporting v reálnom čase

Čo to je

Dashboard zobrazujúci aktuálnu finančnú situáciu firmy – nezaplatené faktúry, mesačné výdavky a úzke miesta v cash flow.

Prečo je to dôležité

CFO potrebujú vidieť finančné zdravie firmy okamžite, nie až po mesačnej uzávierke. Podľa Gartneru dosahujú firmy využívajúce reporting v reálnom čase o 30 % lepšiu kontrolu nad cash flow.

Ako to funguje v praxi

CFO otvorí dashboard → vidí 15 neuhradených faktúr v hodnote 450 000 € → tri sú po splatnosti → klikne na detail a okamžite začne riešiť situáciu.

Prínos pre firmu

Reporting v reálnom čase umožňuje rýchlejšie rozhodovanie, lepšie plánovanie cash flow a menej nepríjemných prekvapení pri uzávierkach.

Funkcia 5: Mobilné schvaľovacie workflow

Čo to je

Manažéri schvaľujú faktúry, výdavky a objednávky priamo z mobilného telefónu – kedykoľvek a odkiaľkoľvek.

Prečo je to dôležité

V prostredí hybridnej a vzdialenej práce je mobilný prístup nevyhnutnosťou. Faktúry by nemali čakať týždeň na návrat manažéra do kancelárie.

Ako to funguje v praxi

Zamestnanec nahrá účtenku zo služobnej cesty → manažér dostane notifikáciu → jedným kliknutím schváli → výdavok sa automaticky zaúčtuje a archivuje.

Výhoda wflow

Wflow ponúka natívnu aplikáciu pre iOS aj Android vrátane offline režimu. Schvaľovanie funguje aj bez internetového pripojenia.

Funkcia 6: Bezproblémová integrácia s ERP systémami

Čo to je

Softvér na digitalizáciu účtovníctva sa pripája k existujúcemu ERP systému prostredníctvom API – bez potreby meniť súčasný systém.

Prečo je to dôležité

Firmy nechcú meniť riešenia, do ktorých už investovali čas a peniaze. ERP integrácia zabezpečuje automatický tok dát bez manuálnych exportov a importov.

Ako to funguje v praxi

Faktúra schválená vo wflow → automaticky sa zaúčtuje v ERP → prepojí sa s digitálnym archívom → používateľ vidí aj originálny PDF dokument.

Výhoda wflow

Wflow sa integruje s viac ako 50 účtovnými systémami a bankami prostredníctvom pripravených konektorov alebo otvoreného API.

Funkcia 7: Automatizovaná správa výdavkov

Čo to je

Zamestnanci odfotia účtenku mobilom. Systém automaticky extrahuje údaje, spáruje ich s transakciou firemnej karty a odošle na schválenie.

Prečo je to dôležité

Správa výdavkov býva často najslabším článkom účtovníctva – stratené účtenky, chýbajúce schválenia a chaos v Exceli. Automatizácia tieto problémy eliminuje.

Ako to funguje v praxi

Zamestnanec zaplatí obed firemnou kartou → odfotí účtenku → AI extrahuje údaje → systém spáruje platbu s dokladom → manažér schváli → výdavok sa zaúčtuje a archivuje.

Prínos pre firmu

Firmy automatizujúce správu výdavkov šetria 15–20 hodín mesačne a znižujú chybovosť až o 80 %.

‍

‍

‍

‍

FAQ

Aké sú najdôležitejšie funkcie softvéru na digitalizáciu účtovníctva?

AI extrakcia dát, automatizované spracovanie faktúr, digitálna archivácia, reporting v reálnom čase, mobilné schvaľovanie, ERP integrácie a automatizovaná správa výdavkov.

Ako AI zlepšuje digitalizáciu účtovníctva?

AI automaticky extrahuje údaje z faktúr a účteniek, deteguje duplicity a podozrivé transakcie, znižuje chybovosť a skracuje čas spracovania dokumentov.

Dá sa softvér na digitalizáciu účtovníctva integrovať s existujúcimi systémami?

Áno. Moderné riešenia sa integrujú s väčšinou ERP systémov prostredníctvom API alebo pripravených konektorov bez potreby výmeny existujúceho ERP systému.

‍

Ak už viete, čo je Peppol a ako bude fungovať povinná elektronická fakturácia na Slovensku, poďme sa pozrieť na to, ako bude celý proces fungovať priamo vo Wflow.

V tomto článku si ukážeme, ako bude fungovať registrácia do siete Peppol, získanie Peppol ID, príjem a odosielanie elektronických faktúr aj komunikácia s obchodnými partnermi, ktorí zatiaľ nie sú zapojení do siete Peppol.

Zároveň vysvetlíme, ako bude fungovať napojenie na účtovné systémy, validácia dokladov a akú úlohu v celom procese zohráva Wflow, certifikovaný Access Point (na Slovensku označovaný ako Digitálny poštár) a Finančná správa Slovenskej republiky.

Ako funguje riešenie e-fakturácie vo Wflow

Celý proces prebieha vo Wflow. Vy pracujete s dokladmi rovnako ako dnes, zatiaľ čo komunikáciu so sieťou Peppol zabezpečuje Wflow prostredníctvom certifikovaného Access Pointu (na Slovensku označovaného ako Digitálny poštár).

‍

Pri odoslaní dokladu Wflow odovzdá údaje Digitálnemu poštárovi, ktorý ich prevedie do štandardu Peppol, vykoná finálnu validáciu a doručí ich príjemcovi. Súčasne zabezpečí aj komunikáciu s Finančnou správou Slovenskej republiky.

Pri prijatí prebieha proces opačne. Správa doručená zo siete Peppol sa vo Wflow automaticky vytvorí ako dokument pripravený na ďalšie spracovanie.

Rozdelenie rolí je vďaka tomu jednoduché:

• vy zodpovedáte za obsah dokladu,
• Wflow za spracovanie a workflow,
• Digitálny poštár za komunikáciu v sieti Peppol,
• Finančná správa za daňový dohľad.

Ako to funguje od registrácie po odoslanie faktúry

Používanie e-fakturácie vo Wflow prebieha v troch nadväzujúcich fázach: registrácia do siete Peppol, prijímanie elektronických faktúr a ich odosielanie obchodným partnerom.

Pozrime sa na jednotlivé kroky podrobnejšie.

Registrácia do siete Peppol

Registrácia prebehne priamo vo Wflow a je potrebné ju absolvovať iba raz. Po jej dokončení získate vlastné Peppol ID a prístup do Peppol schránky na prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr.

‍

Proces registrácie zahŕňa tri kroky:

1. Overenie registračných údajov

Najskôr overíme údaje potrebné na registráciu vašej organizácie do siete Peppol.

2. Overenie totožnosti (KYC)

Následne budete na krátky čas presmerovaní do prostredia Finančnej správy Slovenskej republiky, kde dokončíte proces overenia totožnosti.

3. Registrácia do siete Peppol

Po úspešnom overení vás zaregistrujeme do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Access Pointu (na Slovensku označovaného ako Digitálny poštár). Následne sa vám sprístupní prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr priamo vo Wflow.

‍

Prijímanie dokladov

Prijaté elektronické faktúry dorazia do vašej Peppol schránky vo Wflow. Aplikácia z nich automaticky vytvorí dokument, s ktorým následne pracujete rovnako ako s akýmkoľvek iným dokladom.

Doklad tak môže štandardne prechádzať schvaľovaním, párovaním, prípravou podkladov na zaúčtovanie, úhradou aj archiváciou.

Súčasťou komunikácie sú aj stavové správy. Protistranu môžete automaticky informovať napríklad o prijatí, spracovaní alebo zaplatení dokladu. Ak doklad odmietnete, informácia sa prenesie späť do siete Peppol.

Odosielanie dokladov

Odosielanie prebieha priamo z prostredia Wflow. Doklad vytvoríte rovnakým spôsobom ako dnes a následne zvolíte spôsob doručenia.

Ak je obchodný partner registrovaný v sieti Peppol, Wflow ponúkne možnosť odoslať doklad prostredníctvom tejto siete. Samotné odoslanie prebieha štandardne, iba namiesto e-mailu putuje dokument do siete Peppol.

Všetky stavové správy, ktoré následne odošle príjemca, sa zobrazujú priamo pri doklade na Peppol karte. Vďaka tomu máte prehľad o tom, či bol doklad doručený, prijatý alebo spracovaný.

Ako funguje validácia a doručovanie mimo siete

Pred odoslaním dokladu do siete Peppol prebehne automatická kontrola jeho náležitostí. Wflow overuje napríklad DIČ, kód meny a povinné polia definované štandardom UBL 2.1.

Vďaka tomu je možné väčšinu problémov odhaliť ešte pred odoslaním a predísť zamietnutiu dokladu na strane príjemcu alebo Finančnej správy.

‍

Čo ak príjemca nie je v sieti Peppol?

Nie všetci obchodní partneri budú od prvého dňa zapojení do siete Peppol. Wflow preto automaticky overí, či je príjemca registrovaný a má aktívne Peppol ID.

Ak áno, doklad odošle prostredníctvom siete Peppol.

Ak nie, automaticky použije náhradný spôsob doručenia, napríklad e-mail s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky. Predvolený spôsob doručenia je možné nastaviť samostatne pre každú firmu.

Fakturácia tak môže pokračovať bez ohľadu na to, aký systém alebo spôsob komunikácie používa druhá strana.

Čo sa stane pri chybe?

Ak sieť Peppol alebo Digitálny poštár vráti technickú chybu, Wflow ju automaticky spracuje a zobrazí priamo v aplikácii v zrozumiteľnej podobe.

Nemusíte tak pracovať s technickými kódmi ani dohľadávať príčinu problému v externých systémoch.

Napojenie na účtovné systémy

Napojenie vášho ERP alebo účtovného systému na Wflow zostáva bez zmien. Dáta budú do Wflow prúdiť rovnakým spôsobom ako dnes. Pribúda iba nový komunikačný kanál na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol.

Komunikáciu v sieti zabezpečuje certifikovaný Access Point (Digitálny poštár), ktorý sa stará o prevod a doručenie dokumentov v požadovanom formáte.

Musia všetky firmy používať rovnaký systém?

Nemusia.

Jednou z hlavných výhod siete Peppol je schopnosť prepájať rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Každá organizácia tak môže používať vlastný softvér a napriek tomu si bezpečne vymieňať elektronické faktúry.

Digitálny poštár zabezpečuje prevod medzi bežne používanými formátmi, ako sú ISDOC, PDF s ISDOC, Pohoda alebo UBL. Vďaka spoločnému štandardu sa údaje z dokladu doručia a strojovo spracujú na oboch stranách bez potreby manuálneho prepisovania.

‍

V praxi to znamená, že pri prechode na e-fakturáciu nemusíte riešiť, aký systém používajú vaši zákazníci alebo dodávatelia. Ak sú zapojení do siete Peppol, systémy si dokážu informácie odovzdať automaticky.

Dokumenty sa doručujú bezpečne a bez zbytočných zdržaní

Sieť Peppol je navrhnutá na spoľahlivú a bezpečnú výmenu elektronických faktúr medzi organizáciami. Nejde o jeden centrálny systém, ale o decentralizovanú sieť certifikovaných Access Pointov (Digitálnych poštárov), ktoré navzájom komunikujú.

Vďaka tomu nevzniká jedno centrálne úzke hrdlo a sieť môže rásť spolu s počtom zapojených organizácií. V súčasnosti je v sieti Peppol registrovaných viac ako 1,4 milióna firiem a vlastnú Peppol autoritu prevádzkuje viac ako 20 krajín.

Infraštruktúra, prostredníctvom ktorej Wflow vstupuje do siete, je navrhnutá na vysokú dostupnosť a automatické zálohovanie. Dokumenty sú bežne doručené a spracované v priebehu niekoľkých sekúnd.

Čo sa stane pri výpadku?

Aj v prípade dočasného výpadku nedochádza k strate dokumentov. Systém využíva fronty na spracovanie správ a dokumenty odošle okamžite po obnovení komunikácie.

Z pohľadu používateľa to znamená jediné: elektronické faktúry dorazia svojmu príjemcovi bezpečne a spoľahlivo aj pri zvýšenej záťaži alebo krátkodobých technických problémoch.

Ako sa zmenia existujúce procesy

Z pohľadu používateľa sa práca s dokladmi vo Wflow zásadne nemení. Elektronické faktúry prijaté prostredníctvom siete Peppol sa vo Wflow spracúvajú rovnako ako doklady z iných zdrojov.

Prijatý doklad môže štandardne prechádzať schvaľovaním, párovaním, prípravou podkladov na zaúčtovanie, úhradou aj archiváciou. Stav komunikácie v sieti Peppol sa zároveň zobrazuje priamo pri doklade, takže máte prehľad o jeho doručení, prijatí aj prípadných reakciách protistrany.

Čo sa mení?

Jednou z hlavných vlastností elektronickej fakturácie je práca so štruktúrovanými dátami. Pri dokladoch prijatých prostredníctvom siete Peppol preto odpadá vyťažovanie dát z PDF alebo iných dokumentov. Potrebné informácie prichádzajú priamo v štruktúrovanej podobe a sú pripravené na ďalšie spracovanie.

Pri dokladoch prijatých inými kanálmi, napríklad e-mailom alebo z papierových dokumentov, zostáva vyťažovanie prostredníctvom Wflow AI alebo Rossum aj naďalej k dispozícii.

Na čo je potrebné myslieť?

Po odoslaní dokladu a jeho nahlásení Finančnej správe už nie je možné doklad spätne upravovať. Ak je potrebné vykonať opravu, rieši sa prostredníctvom opravného daňového dokladu odoslaného rovnakou cestou.

Nejde o obmedzenie Wflow, ale o štandardný princíp fungovania elektronickej fakturácie v sieti Peppol.

Kedy musíte byť pripravení

Kľúčové termíny sú dva:

Koniec júla 2026

Spustíme pilotnú prevádzku e-fakturácie a funkcií Peppol pre všetkých zákazníkov Wflow. Firmy si budú môcť celý proces vyskúšať ešte pred začiatkom zákonnej povinnosti.

1. januára 2027

Na Slovensku nadobudne účinnosť povinná elektronická fakturácia a všetky funkcie Peppolu budú vo Wflow plne dostupné.

Vďaka pilotnej prevádzke budete mať dostatok času overiť si fungovanie procesov, registráciu do siete aj komunikáciu s obchodnými partnermi ešte pred ostrým spustením.

‍

FAQ

Bude v prvej fáze implementácie Peppolu vo Wflow dostupné len prijímanie faktúr, alebo aj ich odosielanie?

Oboje. K dispozícii bude kompletná funkcionalita vrátane registrácie do siete Peppol, prijímania a odosielania elektronických faktúr, napojenia na slovenský systém IS EFA aj práce so stavovými správami.

V akom formáte prebieha výmena dokladov?

Elektronické faktúry sa prenášajú v štruktúrovanom XML podľa európskej normy EN 16931. Sieť Peppol využíva štandard UBL 2.1, ktorý je podporovaný naprieč európskymi krajinami vrátane Slovenska.

Aké typy dokladov sú podporované?

V prvej fáze budú podporované daňové doklady a opravné daňové doklady. Sieť Peppol umožňuje pracovať aj s objednávkami a ďalšími typmi dokumentov, ktorých podporu budeme rozširovať podľa potrieb zákazníkov.

Musia naši zákazníci a dodávatelia používať rovnaký systém ako my?

Nemusia. Jednou z hlavných výhod siete Peppol je možnosť prepájať rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Ak je obchodný partner zapojený do siete Peppol, systémy si môžu elektronické faktúry automaticky odovzdávať bez ohľadu na používaný softvér.

Ako sa rieši zmena poskytovateľa?

Všetky dáta zostávajú pod vašou kontrolou. V prípade zmeny poskytovateľa sa môžete odregistrovať a exportovať si všetky dáta súvisiace s komunikáciou v sieti Peppol.

Je možné faktúru po odoslaní upraviť?

Po odoslaní dokladu a jeho nahlásení Finančnej správe už nie je možné dokument spätne upravovať. Opravy sa riešia prostredníctvom opravného daňového dokladu odoslaného rovnakou cestou.

Čo je Digitálny poštár?

Digitálny poštár je slovenské označenie pre certifikovaný Access Point v sieti Peppol. Ide o poskytovateľa, ktorý zabezpečuje bezpečné odosielanie a prijímanie elektronických faktúr medzi organizáciami zapojenými do siete.

Kedy bude e-fakturácia vo Wflow dostupná a koľko bude stáť?

Pilotnú prevádzku spustíme na konci júla 2026 pre všetkých zákazníkov Wflow. Od 1. januára 2027 bude riešenie plne dostupné pre všetkých slovenských zákazníkov v súlade so začiatkom zákonnej povinnosti elektronickej fakturácie.

Do konca roka 2026 bude e-fakturácia v rámci pilotnej prevádzky dostupná bezplatne.

Musíme mať vlastného Digitálneho poštára?

Nie. Wflow zabezpečuje pripojenie do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Digitálneho poštára partnera Dativery. Nemusíte preto riešiť vlastnú certifikáciu ani technické napojenie.

‍

Moderný softvér na správu výdavkov poskytuje CFO kontrolu nad firemnými nákladmi v reálnom čase, zrýchľuje schvaľovacie procesy a odstraňuje administratívnu záťaž, ktorá spomaľuje finančné oddelenia.

Moderné digitálne účtovníctvo už dávno nie je o hľadaní papierových bločkov alebo manuálnom prepisovaní údajov do Excelu.

Na príklade preplácania zamestnaneckých výdavkov si ukážeme, ako funguje moderná platforma na správu výdavkov, aké prináša výhody, ktoré funkcie sú kľúčové a ako ju úspešne zaviesť.

Čo je softvér na správu výdavkov?

Softvér na správu výdavkov je digitálne riešenie, ktoré automatizuje celý proces – od platby a zaevidovania dokladu až po zaúčtovanie a preplatenie zamestnancovi.

Cieľom nie je len digitalizovať papierové účtenky, ale zjednodušiť a zefektívniť celý životný cyklus firemných výdavkov.

Tradičný verzus digitálny prístup

Tradičný prístup (Excel a papierové doklady)

• Zamestnanci zbierajú papierové účtenky
• Ručne vypĺňajú formuláre v Exceli
• Posielajú žiadosti o schválenie e-mailom
• Účtovníci kontrolujú a prepisujú údaje do účtovného systému
• Preplatenie prichádza až po niekoľkých týždňoch

Digitálna správa výdavkov

• Jednoduché odfotografovanie účtenky mobilom
• Automatické spracovanie údajov pomocou OCR
• Schvaľovanie v reálnom čase podľa nastavených pravidiel
• Priama integrácia s účtovným systémom
• Rýchle preplatenie s kompletnou auditnou stopou

Náklady na manuálnu správu výdavkov

Čas strávený zbieraním účteniek

Na základe skúseností z finančných oddelení tvorí administratíva až 85 % pracovného času.

Patrí sem:

• prepisovanie údajov,
• urgovanie dokladov,
• manuálne zápisy,
• kontrola výdavkov.

Skutočne odborná práca s pridanou hodnotou predstavuje iba menšiu časť pracovného času.

Chyby a riziko podvodov

Manuálne spracovanie vytvára priestor pre chyby, duplicity a potenciálne zneužitie.

Podľa údajov organizácie ACFE môžu mať aj menšie podvody výrazný finančný a reputačný dopad.

Automatizované riešenia znižujú riziko prostredníctvom štandardizovaných kontrolných mechanizmov.

Oneskorené preplácanie znižuje spokojnosť zamestnancov

Ak zamestnanci čakajú na preplatenie výdavkov tri alebo štyri týždne, negatívne to ovplyvňuje ich spokojnosť aj dôveru vo firmu.

Moderné riešenia skracujú tento proces z týždňov na niekoľko dní.

Hlavné výhody softvéru na správu výdavkov

Prehľad o výdavkoch v reálnom čase

CFO vidí aktuálne firemné výdavky podľa oddelení, projektov alebo zamestnancov ešte pred mesačnou uzávierkou.

Automatické spracovanie účteniek pomocou AI a OCR

Zamestnanci odfotografujú doklad mobilom.

Systém automaticky rozpozná:

• sumu,
• dodávateľa,
• dátum,
• DPH,
• kategóriu výdavku.

Dodržiavanie interných pravidiel

Systém automaticky kontroluje súlad s firemnými pravidlami:

• limity výdavkov,
• kategórie nákladov,
• schvaľovateľov.

Kontrola prebehne ešte pred samotným preplatením.

Automatizované schvaľovanie

Výdavky sa schvaľujú podľa vopred definovaných pravidiel.

Manažéri môžu schvaľovať priamo v mobilnej aplikácii jediným kliknutím.

Integrácia s účtovným softvérom

Schválené výdavky sa automaticky prenesú do ERP alebo účtovného systému.

Tým sa eliminuje dvojité zadávanie údajov.

Kľúčové funkcie platforiem na správu výdavkov

Mobilné skenovanie účteniek

Zamestnanci zachytia účtenku okamžite po nákupe.

Aplikácia funguje aj offline a údaje synchronizuje po opätovnom pripojení.

Automatická kategorizácia

Na základe umelej inteligencie a historických údajov systém automaticky priraďuje výdavky k správnym kategóriám a nákladovým strediskám.

Podpora viacerých mien

Pre medzinárodné tímy je nevyhnutná automatická konverzia podľa aktuálnych kurzov.

Reporting a analytika

Výdavky možno filtrovať podľa:

• oddelenia,
• projektu,
• dodávateľa,
• kategórie.

Údaje možno exportovať pre manažérske reporty alebo ďalšiu analýzu.

Čo prináša Wflow do správy výdavkov

Wflow prepája faktúry, firemné platobné karty a účtenky na jednej platforme.

Žiadny výdavok nezostane bez kontroly.

Bankové prepojenie a automatické párovanie

Platby sa automaticky párujú s faktúrami a dokladmi.

Viac ako 50 integrácií

Integrácia zabezpečuje bezproblémový tok údajov medzi systémami.

AI spracovanie dát

OCR technológia automaticky spracúva údaje z účteniek a faktúr bez manuálneho zadávania.

Mobilná aplikácia

Zamestnanci môžu odoslať výdavok okamžite, aj bez internetového pripojenia.

Riešenie najčastejších problémov finančných oddelení

• upozornenia na chýbajúce doklady k DPH,
• prehľad o cash flow v reálnom čase,
• eliminácia manuálnej práce s dokladmi.

Ako vybrať správny nástroj

Integrácia s účtovným systémom

Overte si, že riešenie podporuje váš ERP alebo účtovný softvér.

Používateľská jednoduchosť

Ak systém nie je intuitívny, zamestnanci ho nebudú používať.

Pred výberom vždy otestujte mobilnú aplikáciu.

Flexibilné schvaľovacie procesy

Systém musí umožniť nastavenie workflow podľa organizačnej štruktúry firmy.

Súlad s legislatívou

Platforma by mala podporovať slovenské požiadavky na DPH a archiváciu účtovných dokladov.

Odporúčaný postup implementácie

→ Zmapujte súčasný proces.

→ Definujte interné pravidlá.

→ Vyberte vhodnú platformu.

→ Spustite pilotnú prevádzku.

→ Zaškolte zamestnancov a manažérov.

→ Optimalizujte a rozširujte riešenie.

Správa výdavkov podľa veľkosti firmy

Malé firmy

Oceňujú jednoduchosť a rýchle nasadenie bez potreby IT oddelenia.

Stredné firmy

Potrebujú workflow, reporty a prepojenie s ERP.

Veľké organizácie

Využívajú pokročilé schvaľovacie procesy, podporu viacerých mien a detailné reportovanie podľa nákladových stredísk.

Digitálna budúcnosť správy výdavkov

Budúcnosť patrí ešte vyššej úrovni automatizácie.

Výdavky budú automaticky párované s kartovými transakciami, systémy budú predvídať výdavkové vzorce a AI bude monitorovať súlad s internými pravidlami.

Finančné tímy sa tak budú môcť sústrediť na strategické riadenie nákladov namiesto administratívy.

Pripravení získať kontrolu nad firemnými výdavkami?

Moderná platforma na správu výdavkov umožňuje postupnú transformáciu bez narušenia každodennej prevádzky.

Začnite pilotným projektom a rýchlo preukážte merateľné výsledky.

‍

FAQ

Čo je softvér na správu výdavkov?

Softvér na správu výdavkov automatizuje evidenciu dokladov, schvaľovanie, kategorizáciu a preplácanie výdavkov a zároveň sa integruje s účtovnými systémami.

Ako funguje automatizovaná správa výdavkov?

Zamestnanec odfotografuje doklad, AI spracuje údaje, systém overí pravidlá, zabezpečí schválenie a automaticky zaúčtuje výdavok.

Dá sa integrovať s naším ERP?

Áno. Moderné riešenia podporujú integráciu prostredníctvom API alebo pripravených konektorov.

Aká je návratnosť investície?

Firmy zvyčajne ušetria desiatky hodín administratívnej práce mesačne a zároveň znížia chybovosť aj čas potrebný na preplácanie výdavkov.

‍