Digitálna archivácia účtovných dokladov: Kompletný sprievodca pre firmy

Správa výdavkov je jednou z oblastí širšej digitalizácie účtovníctva.

Nejde teda len o ukladanie účteniek alebo evidenciu platieb kartou.

Do expense managementu patrí napríklad:

• rozhodnutie, že firma potrebuje niečo kúpiť,
• kontrola dostupného rozpočtu,
• schválenie výdavku,
• nákup alebo platba,
• doloženie účtenky či faktúry,
• kontrola a párovanie dokladu s transakciou,
• odovzdanie údajov do účtovníctva alebo ERP,
• archivácia a auditná stopa,
• následný reporting a kontrola čerpania.

Cieľom nie je pridať firme ďalšiu administratívu.

Práve naopak: funkčný proces má odstrániť situácie, keď finance na konci mesiaca dohľadávajú účtenky, prepisujú údaje medzi systémami alebo zisťujú, kto mal výdavok vlastne schváliť.

Firmy digitalizujú. Problém vzniká medzi jednotlivými krokmi

Samotná digitalizácia jednotlivých činností ešte neznamená, že firma má svoje výdavky pod kontrolou.

Výskum Wflow a Ipsos medzi 300 českými firmami ukázal, že:

• 50 % firiem pracuje s digitalizovanými dokumentmi,
• 38 % využíva automatizované workflow,
• ale iba 26 % využíva finančné dáta na riadenie denne alebo v reálnom čase.

Ide o dáta z českého trhu, nie o reprezentatívny výskum slovenských firiem. Pre Slovensko však môžu slúžiť ako regionálny benchmark.

Ukazujú najmä rozdiel medzi digitalizáciou jednotlivých úloh a skutočne prepojeným finančným procesom.

Firma môže mať digitálne faktúry, schvaľovací nástroj aj moderný účtovný systém – a napriek tomu sa informácie medzi jednotlivými krokmi prenášajú manuálne alebo s oneskorením.

Výsledkom je rýchlejšia administratíva, ale nie nevyhnutne lepšia kontrola.

Kde firmy pri správe výdavkov najčastejšie strácajú kontrolu?

Problém zvyčajne nevzniká preto, že firme chýba jeden konkrétny nástroj.

Vzniká v medzerách medzi jednotlivými časťami procesu.

Pred nákupom: finance o výdavku ešte nevedia

Zamestnanec potrebuje novú licenciu, marketing objedná službu alebo tím nakúpi vybavenie.

Ak firma nemá jasne definovaný proces, finance sa o pripravovanom náklade často dozvedia až vo chvíli, keď príde faktúra.

Vtedy je už na kontrolu rozpočtu alebo schválenie samotného nákupu neskoro.

Typické problémy:

• nie je jasné, kto môže čo objednať,
• rozpočet sa kontroluje až spätne,
• schvaľovanie prebieha e-mailom alebo v chate,
• finance nevidia vznikajúce záväzky.

Pri platbe: platba existuje, kontext nie

Ďalšie slabé miesto vzniká vo chvíli platby.

Zamestnanec zaplatí firemnou alebo osobnou kartou, vezme si účtenku a pokračuje v práci.

O niekoľko týždňov neskôr účtovník vidí transakciu, ale nevie:

• čoho sa týkala,
• kto ju uskutočnil,
• ku ktorému projektu alebo oddeleniu patrí,
• kde je doklad,
• kto ju mal schváliť.

Samotná banková transakcia účtovníctvu hovorí veľmi málo.

Hodnotu získava až vtedy, keď k nej firma pozná kontext.

Po nákupe: začína dohľadávanie

Ak predchádzajúce kroky nie sú prepojené, práca sa presunie na finančný tím.

Nasledujú:

• stratené účtenky,
• ručné prepisovanie údajov,
• zdĺhavé vyúčtovanie zamestnaneckých nákladov,
• schvaľovanie cez Excel, e-mail alebo chat,
• ručné párovanie platieb s dokladmi,
• opakované otázky typu „Čo je toto za platbu a kto ju schválil?“.

Výsledkom nie je iba viac administratívy.

Informácie o skutočných nákladoch prichádzajú neskôr, než ich vedenie potrebuje na rozhodovanie.

Ako vyzerá správa výdavkov od začiatku do konca?

Funkčný expense management nie je jedna aplikácia ani jedna platobná karta.

Je to prepojený proces:

Potreba → rozpočet → schválenie → nákup alebo platba → doklad → kontrola → účtovníctvo → reporting

1. Vznikne potreba

Niekto vo firme potrebuje kúpiť softvér, vybavenie, službu, cestu alebo materiál.

Už v tejto chvíli vznikajú informácie, ktoré budú neskôr dôležité pre finance:

• kto nákup požaduje,
• prečo,
• pre aké oddelenie alebo projekt,
• v akej približnej výške.

2. Skontroluje sa rozpočet

Schválenie výdavku by nemalo prebiehať bez informácie o tom, koľko už firma z príslušného rozpočtu vyčerpala a aké ďalšie záväzky očakáva.

Rozpočet sa tým mení z tabuľky určenej na spätnú kontrolu na vstup do rozhodovania.

3. Výdavok prejde schválením

Nie každý výdavok musí prechádzať rovnakým procesom.

Pravidlá možno nastaviť napríklad podľa:

• sumy,
• oddelenia,
• projektu,
• typu výdavku,
• nákladového strediska,
• konkrétneho rozpočtu.

Dôležité je, aby zamestnanec vedel, kto rozhoduje, a finance mohli spätne dohľadať, kto výdavok schválil a podľa akých pravidiel.

4. Prebehne nákup alebo platba

Podľa typu výdavku môže firma použiť napríklad:

• faktúru,
• bankový prevod,
• firemnú kartu,
• virtuálnu kartu,
• osobnú kartu s následným preplatením,
• iný schválený spôsob úhrady.

Spôsob platby je však len jedna časť celého procesu.

5. Pripojí sa doklad

Faktúra alebo účtenka by sa mala dostať do systému čo najbližšie k okamihu, keď výdavok vznikne.

Čím dlhší je odstup medzi platbou a doložením dokladu, tým vyššia je pravdepodobnosť, že ho bude finančný tím neskôr dohľadávať.

6. Výdavok sa skontroluje a spáruje

Systém môže:

• prečítať údaje z dokladu,
• porovnať ho s platbou,
• skontrolovať potrebné informácie,
• zaradiť výdavok do správnej kategórie,
• poslať ho správnemu človeku.

Automatizácia tu odstraňuje rutinnú prácu, ale zachováva firemné pravidlá a kontrolu.

7. Údaje sa odovzdajú do účtovníctva alebo ERP

Po schválení by účtovník nemal rovnaké údaje zadávať znovu.

Informácie z dokladu, transakcie, schválenia a účtovného kontextu možno odovzdať do existujúceho účtovného alebo ERP systému.

Práve prepojenie týchto krokov je základom automatizácie účtovných procesov.

8. Výdavok sa premietne do finančných dát

Až tu sa z operatívneho nákupu stáva informácia využiteľná pri riadení firmy.

Finance môžu sledovať napríklad:

• skutočné čerpanie,
• vznikajúce záväzky,
• náklady tímov alebo projektov,
• odchýlky oproti plánu.

Kam do správy výdavkov patria firemné karty?

Firemná karta sama osebe systém správy výdavkov nevytvára.

Je iba spôsobom platby.

Hodnotu získava vtedy, keď je platba prepojená s:

• používateľom,
• limitom,
• dokladom,
• účelom výdavku,
• schvaľovacím procesom,
• účtovníctvom.

V praxi môže proces vyzerať napríklad takto:

1. Zamestnanec zaplatí firemnou kartou.
2. Transakcia sa zaznamená v systéme.
3. Používateľ doplní alebo odfotí doklad.
4. Platba sa spojí s dokladom a potrebným kontextom.
5. Výdavok prejde kontrolou alebo schválením.
6. Údaje pokračujú do účtovníctva alebo ERP.
7. Jednotlivé kroky zostávajú dohľadateľné.

Výhodou teda nie je samotná karta.

Výhodou je odstránenie medzery medzi platbou a informáciou o nej.

Čo možno v správe výdavkov automatizovať?

Automatizácia expense managementu neznamená, že systém začne sám rozhodovať, čo firma smie kúpiť.

Cieľom je odstrániť manuálnu prácu tam, kde proces možno riadiť podľa jasných pravidiel.

Automatizovať možno napríklad:

• zber a digitalizáciu účteniek a faktúr,
• vyťažovanie údajov z dokladov,
• párovanie dokladu s bankovou alebo kartovou transakciou,
• kontrolu povinných informácií,
• kategorizáciu výdavkov,
• smerovanie výdavku správnemu schvaľovateľovi,
• upozornenia na chýbajúce doklady,
• kontrolu proti nastaveným pravidlám,
• prípravu účtovných návrhov,
• prenos schválených dát do účtovného alebo ERP systému.

Do procesu stále viac vstupuje aj AI.

Môže pomáhať s interpretáciou dokladov, kategorizáciou, opakujúcimi sa vzorcami alebo označovaním nezrovnalostí.

Dôležité je však rozlišovať medzi automatizáciou práce s dátami a zodpovednosťou za finančné rozhodnutie.

Viac o tejto hranici vysvetľujeme v článku AI v účtovníctve a zodpovednosť za chyby.

Kontrola výdavkov nie je len o úspore času

Rýchlejšie spracovanie účteniek a menej ručnej práce sú viditeľné výhody.

Z pohľadu CFO však nie je najdôležitejšia rýchlosť.

Je to kontrola.

Firma by mala byť schopná odpovedať:

• Kto výdavok vytvoril?
• Kto ho schválil?
• Podľa akých pravidiel?
• Z akého rozpočtu?
• Aký doklad k nemu patrí?
• Kedy bol výdavok upravený?
• Ako sa dostal do účtovníctva?

Digitalizácia sama o sebe samozrejme nezabráni chybe alebo podvodu.

Jasná zodpovednosť, nastavené pravidlá, dohľadateľné schvaľovanie a auditná stopa však patria k základom finančnej kontroly.

Aký softvér na správu výdavkov firma potrebuje?

Neexistuje jeden zoznam funkcií vhodný pre každú spoločnosť.

Dôležitejšie je, či nástroj dokáže podporiť reálny proces firmy.

Pri výbere sa oplatí sledovať najmä to, či systém dokáže:

• nastavovať schvaľovanie podľa interných pravidiel,
• pracovať s limitmi a rozpočtovým kontextom,
• zachytiť účtenky a faktúry digitálne,
• automaticky vyťažovať údaje,
• párovať doklady s transakciami,
• pracovať s rôznymi spôsobmi platby,
• vytvárať dohľadateľnú históriu,
• integrovať sa s účtovným alebo ERP systémom,
• umožniť používateľom pracovať z mobilu,
• pripraviť aktuálne dáta pre ďalšie finančné riadenie.

Wflow prepája spracovanie dokladov, schvaľovanie a existujúce účtovné alebo ERP prostredie prostredníctvom pripravených integrácií a otvoreného API.

Najdôležitejšia otázka pri výbere však nie je:

Koľko funkcií nástroj obsahuje?

Ale:

Dokáže prepojiť celý proces, alebo iba digitalizuje jeden jeho krok?

Ako nastaviť správu výdavkov vo firme?

Nemá zmysel najprv kúpiť nový softvér a až potom zisťovať, aký proces doň chcete dostať.

Postupujte opačne.

1. Zmapujte súčasný proces

Zistite, kadiaľ dnes výdavok prechádza od prvého požiadavku až do účtovníctva.

Kde vzniká:

• e-mail,
• Excel,
• manuálne prepisovanie,
• čakanie,
• strata kontextu?

2. Nastavte pravidlá a zodpovednosti

Definujte:

• kto môže nakupovať,
• kto môže schvaľovať,
• aké sú finančné limity,
• ktoré výdavky potrebujú doklad,
• ako sa riešia výnimky.

3. Prepojte výdavok s rozpočtovým kontextom

Ak firma kontroluje rozpočet až po zaúčtovaní, výdavok už neriadi.

Iba ho spätne eviduje.

Informácia o dostupných prostriedkoch preto musí vstupovať do procesu ešte pred rozhodnutím.

4. Nastavte schvaľovací workflow

Zamestnanec by nemal hľadať správneho manažéra a manažér by nemal hľadať požiadavku v e-maile.

Proces má podľa pravidiel vedieť, kam výdavok poslať.

5. Digitalizujte platby a doklady

Doklad by mal byť pripojený k transakcii čo najskôr a dostupný všetkým, ktorí ho potrebujú.

6. Prepojte proces s účtovníctvom alebo ERP

Cieľom nie je vytvoriť ďalší izolovaný nástroj.

Cieľom je obmedziť ručný prenos informácií medzi ľuďmi a systémami.

7. Myslite na archiváciu

Po spracovaní výdavku musia zostať jeho doklady dostupné a dohľadateľné.

Viac vysvetľujeme v sprievodcovi digitálnou archiváciou dokumentov.

8. Merajte, čo sa skutočne zlepšilo

Sledovať môžete napríklad:

• čas od vzniku výdavku po zaúčtovanie,
• počet chýbajúcich dokladov,
• počet manuálnych zásahov,
• dobu schvaľovania,
• počet výnimiek,
• množstvo spätného dohľadávania,
• dostupnosť finančných údajov.

Ako spoznáte, že máte výdavky skutočne pod kontrolou?

Nie podľa počtu aplikácií, ktoré firma používa.

Funkčná správa výdavkov vyzerá tak, že:

• o významnom výdavku viete ešte predtým, než príde faktúra,
• je jasné, kto ho smie schváliť,
• rozpočet je súčasťou rozhodovania,
• platba má priradený doklad a kontext,
• zamestnanci poznajú správny postup,
• účtovníci nemusia opakovane prepisovať rovnaké údaje,
• jednotlivé kroky sú dohľadateľné,
• informácie plynulo pokračujú do účtovníctva,
• finance vidia výdavky priebežne, nie až pri uzávierke.

Cieľom expense managementu teda nie je mať perfektne poukladané účtenky.

Cieľom je vedieť čo firma míňa, prečo, kto o tom rozhodol a aký finančný dopad to má.

Chcete dostať správu výdavkov pod kontrolu?

Najprv nemusíte meniť celý finančný systém.

Začnite tým, že zmapujete cestu jedného výdavku od okamihu, keď vznikne potreba niečo kúpiť, až po účtovníctvo.

Tam väčšinou veľmi rýchlo uvidíte, kde sa stráca najviac času a kontextu.

FAQ

Čo je správa výdavkov?

Správa výdavkov alebo expense management je proces, ktorým firma plánuje, schvaľuje, eviduje, kontroluje a vyhodnocuje firemné výdavky.

Začína už pri vzniku potreby a pokračuje cez schválenie, nákup, platbu, doklad, účtovníctvo a finančné vyhodnotenie.

Čo patrí do správy firemných výdavkov?

Patria sem pravidlá pre nákupy, limity a rozpočtový kontext, schvaľovacie procesy, rôzne spôsoby platby, účtenky a faktúry, kontrola a párovanie dokladov, ERP integrácia, auditná stopa a reporting.

Ako automatizovať správu výdavkov?

Najprv je potrebné zjednotiť pravidlá a schvaľovací proces.

Následne možno automatizovať napríklad zber a vyťažovanie dokladov, párovanie s transakciami, smerovanie na schválenie, kontrolu údajov, upozornenia na výnimky alebo prenos dát do účtovného systému.

Aký je rozdiel medzi správou výdavkov a účtovníctvom?

Účtovníctvo zaznamenáva ekonomickú udalosť a jej účtovný dopad.

Správa výdavkov začína skôr. Rieši, či má výdavok vzniknúť, kto ho môže schváliť, ako bude uhradený a aké informácie musia byť k transakcii doložené.

Je firemná karta systém na správu výdavkov?

Nie.

Firemná karta je platobný nástroj.

Súčasťou systému správy výdavkov sa stáva až vtedy, keď je platba prepojená s používateľom, pravidlami, dokladom, schválením a účtovníctvom.

Ako vybrať softvér na správu výdavkov?

Softvér by mal zodpovedať skutočnému procesu firmy.

Dôležité sú najmä nastaviteľné pravidlá a schvaľovanie, práca s dokladmi a transakciami, automatizácia, prepojenie s účtovníctvom alebo ERP, dohľadateľnosť a možnosť dostať správne finančné údaje k ľuďom, ktorí ich potrebujú.

Zdroje

Wflow & Ipsos: Stav modernizácie financií 2026, výskum medzi 300 českými firmami

‍

E-fakturácia zmení spôsob, akým faktúra dorazí do firmy.

Namiesto PDF prílohy v e-maile môže prísť ako štruktúrované dáta, ktoré systém dokáže načítať a ďalej spracovať.

To je veľký krok.

Pre finančné riadenie je však rovnako dôležitá otázka, čo sa s faktúrou stane po prijatí.

Kto ju skontroluje? Kto ju schváli? Kto doplní stredisko, zákazku alebo účtovný kontext? Kde sa zachytí duplicita, podozrivá zmena bankového účtu alebo chýbajúca objednávka? A kedy sa dáta dostanú do ERP, aby s nimi financie mohli skutočne pracovať?

Na Slovensku bude táto otázka od roku 2027 ešte dôležitejšia. Nový režim e-fakturácie nadobúda účinnosť 1. januára 2027 a pri zákonom určených domácich transakciách počíta so štruktúrovanou faktúrou a Peppol BIS. (Zdroj: Finančná správa)

Ak si najprv potrebujete utriediť základné pojmy, začnite článkom E-fakturácia v EÚ: Ako funguje Peppol a prečo už nejde o dokumenty, ale dáta.

Tu sa pozrieme na ďalší krok: interný proces po doručení faktúry.

Prijatím e-faktúry sa proces nekončí

Štruktúrovaná faktúra zlepší vstupné dáta.

Sama však nenastaví pravidlá vo vnútri firmy.

Práve preto je e-fakturácia dobrým momentom pozrieť sa nielen na formát faktúry, ale na celý tok dokladu od prijatia až po zaúčtovanie.

E-mail nie je účtovné workflow

E-mail vie faktúru prijať.

Nevie však riadiť finančný proces.

Nevie, kto má faktúru schváliť. Nekontroluje, či zodpovedá objednávke. Nezachytí automaticky zmenu bankového účtu dodávateľa. Nepozná, že faktúra zostala visieť u konkrétneho človeka.

A keď audítor alebo CFO potrebuje zistiť, čo sa s dokladom stalo, e-mailová história veľmi rýchlo prestáva stačiť.

Ak je schvaľovanie dnes roztrúsené medzi e-maily, chaty a osobné dohody, pozrite si aj článok o automatizovanom spracovaní a schvaľovaní faktúr.

Ako má vyzerať proces po prijatí faktúry

Po prijatí faktúry je potrebné doklad zaradiť, rozpoznať jeho typ, doplniť alebo overiť dáta, poslať ho na správne schválenie, zachytiť výnimky a pripraviť ho pre účtovný alebo ERP systém.

Vo Wflow tento proces jednoducho automatizujeme. Stojí na niekoľkých vrstvách:

1. Smart Inbox: Faktúry a doklady vstupujú na jedno miesto namiesto toho, aby zostávali roztrúsené v e-mailoch a priečinkoch.

2. Triedenie a kategorizácia: Systém rozpozná typ dokladu, dodávateľa, klienta alebo kontext a pripraví dokument na ďalší krok.

3. Kontrola dát a výnimiek: Lepšie vstupné dáta neznamenajú nulové riziko. Doklad je stále potrebné overiť, porovnať a zachytiť nezrovnalosti skôr, než sa dostanú do účtovníctva.

4. Schvaľovanie podľa pravidiel: Faktúra má automaticky smerovať k správnemu človeku podľa sumy, dodávateľa, projektu, strediska alebo typu výdavku.

5. Odovzdanie do účtovníctva / ERP:ERP zostáva účtovnou chrbticou firmy. Wflow však rieši proces predtým, než sa schválené a skontrolované dáta dostanú do účtovníctva.

Ak firma nechce kvôli e-fakturácii meniť svoje existujúce systémy, pozrite si aj článok Ako zaviesť e-fakturáciu bez výmeny ERP.

E-fakturácia a Účtovný autopilot od Wflow

E-fakturácia zlepší vstup.

Účtovný autopilot rieši, čo sa s dokladom stane ďalej.

Jeho úlohou nie je nechať AI účtovať bez dohľadu.

Zmyslom je presunúť rutinnú prácu zo stola účtovníkov do riadeného workflow: zber dokladov, triedenie, vyťaženie dát, kontrolu, prípravu zaúčtovania a označenie prípadov, pri ktorých je potrebný človek.

Účtovný tím sa tak nemusí venovať každému dokladu rovnako.

Rutinné prípady môžu prejsť rýchlejšie, zatiaľ čo pozornosť sa presunie k výnimkám, kontrole a rozhodovaniu.

Celý princíp rozoberáme v článku Účtovníctvo na autopilota: AI preberá rutinnú prácu s dokladmi.

A hranicu medzi automatizáciou a ľudskou zodpovednosťou vysvetľujeme v článku AI v účtovníctve a zodpovednosť za chybu.

Ako spoznať, že proces nie je pripravený

E-fakturácia odhalí slabé miesta, ktoré už vo firme existujú.

Typické signály sú jednoduché:

• faktúry sa strácajú v e-mailoch,
• schvaľovanie závisí od pripomienok,
• účtovný tím stále prepisuje dáta manuálne,
• CFO vidí záväzky neskoro,
• nie je jasné, kto čo schválil,
• výnimky sa riešia zakaždým inak,
• ERP obsahuje dáta až vo chvíli, keď je už neskoro reagovať.

Ak sa v tom spoznávate, problém nemusí byť v samotnom formáte faktúry.

Je v procese okolo nej.

Dohľadateľnosť je preto rovnako dôležitá ako samotné prijatie e-faktúry: kto doklad schválil, čo sa zmenilo, prečo sa to zmenilo a kedy doklad pokračoval ďalej nemá závisieť od toho, či niekto nájde správny e-mail.

Aj preto je pri automatizácii dôležitá auditovateľnosť a jasná zodpovednosť za rozhodnutia.

Čo pripraviť pred e-fakturáciou

Pred e-fakturáciou sa oplatí nastaviť niekoľko praktických vecí.

Nie preto, aby bol proces komplikovanejší, ale aby štruktúrovaná faktúra neskončila v rovnakom chaose ako dnešné PDF.

• Jeden riadený vstup pre všetky faktúry

Odporúčanie je jednoduché: faktúry by nemali končiť v osobných e-mailoch, náhodných priečinkoch ani viacerých tímových schránkach.

Firma potrebuje jedno miesto, kam doklady vstupujú a kde je okamžite jasné, čo dorazilo, od koho, komu patrí a v akom je stave.

Pri slovenskej e-fakturácii bude technická cesta vstupu čoraz štandardizovanejšia cez nový model eFaktúry a Peppol, ale interný vstupný bod a ďalší workflow musí mať firma stále pod kontrolou. (Zdroj: Finančná správa)

• Pravidlá pre výdavok ešte pred faktúrou

E-fakturácia nerieši iba samotnú faktúru.

Ak vo firme nie je jasné, kto môže objednať službu, kto schvaľuje náklad, ku ktorému projektu patrí alebo ktorý rozpočet čerpá, problém sa iba presunie do neskoršej fázy.

Pripravená firma rieši celý výdavkový proces.

• Schvaľovanie podľa pravidiel, nie podľa pripomienok

Faktúra by mala automaticky smerovať k správnemu človeku podľa sumy, dodávateľa, strediska, projektu alebo typu nákladu.

Bez týchto pravidiel sa aj štruktúrovaná faktúra zasekne na rovnakom mieste ako PDF: niekto ju musí poslať ďalej, urgovať a vysvetliť.

• Kontrola duplicít, zmien údajov a podozrivých prípadov

Časť tejto práce môže riešiť automatizácia alebo Účtovný autopilot, ale firma musí vedieť, aké kontroly od systému očakáva.

Duplicity, zmeny bankových účtov, nesúlad s objednávkou alebo neobvyklé sumy by nemali závisieť iba od manuálnej pozornosti účtovného tímu.

• Jasná práca s výnimkami

Štandardné prípady môžu postupne prechádzať rýchlejšie.

O to dôležitejšie je nastaviť, čo sa stane s výnimkou: kto ju rieši, podľa čoho rozhoduje a kedy sa doklad vráti späť do procesu.

Inak sa výnimky opäť presunú mimo systému.

• Auditná stopa

Nestačí vedieť, že faktúra dorazila.

Firma musí vedieť dohľadať, kto ju schválil, aké zmeny nastali a prečo.

Bez auditnej stopy sa kontrola stále opiera o pamäť ľudí a e-mailovú históriu.

• Napojenie na ERP

ERP zostáva účtovnou chrbticou firmy.

Cieľom prípravy na e-fakturáciu nie je ERP nahrádzať, ale dostať doň čisté, schválené a dohľadateľné dáta z procesu, ktorý prebehol pred zaúčtovaním.

E-fakturáciu je možné zaviesť bez výmeny ERP, ak firma správne vyrieši integračnú vrstvu.

• Prehľad o záväzkoch

Nastavte proces tak, aby financie videli nielen zaúčtované faktúry, ale aj výdavky a doklady, ktoré sú ešte vo fáze schvaľovania alebo čakajú na doplnenie.

CFO tak získa lepší prehľad o budúcich záväzkoch skôr, než sa objavia v účtovníctve, a môže presnejšie riadiť rozpočty a cash flow.

E-fakturácia pošle do firmy lepšie dáta. Wflow pomáha nastaviť proces, ktorý s nimi vie pracovať.

FAQ

Čo sa má stať s faktúrou po prijatí e-faktúry?

Po prijatí e-faktúry musí firma vyriešiť, kto doklad prevezme, skontroluje, schváli a odovzdá do účtovníctva alebo ERP.

E-fakturácia zlepší vstupné dáta, ale interné workflow, pravidlá schvaľovania, prácu s výnimkami a auditnú stopu musí mať firma nastavené samostatne.

Stačí firme prijímať e-faktúry cez Peppol?

Nie.

Peppol rieši bezpečnú výmenu štruktúrovaných dokumentov medzi systémami, ale nerieši celý interný proces po doručení faktúry. Slovenský model eFaktúry od roku 2027 využíva Peppol a Peppol BIS, no firma stále potrebuje vyriešiť schvaľovanie, kontrolu, výnimky, auditnú stopu a napojenie na ERP. (Zdroj: Finančná správa)

Ako Wflow pomáha so spracovaním e-faktúr?

Wflow pomáha nastaviť proces po prijatí faktúry: jeden riadený vstupný bod, triedenie dokladov, kontrolu dát, schvaľovanie podľa pravidiel, prácu s výnimkami, auditnú stopu a odovzdanie do účtovníctva alebo ERP.

Vďaka tomu sa z e-faktúry nestane iba nový formát dokladu, ale súčasť riadeného finančného procesu.

‍

Účtovné kancelárie dnes často rastú cez ľudí. Pribudne klient, pribudnú doklady, pribudne komunikácia… a skôr či neskôr musí pribudnúť ďalší účtovník.

Tento model začína narážať na dva zásadné problémy:

• nedostatok kvalifikovaných ľudí,
• a rastúce množstvo rutinnej práce, ktorá drží marže nízko.

Na Slovensku sa k tomu pridáva ďalší tlak: od 1. januára 2027 sa začne uplatňovať nový režim povinnej štruktúrovanej e-fakturácie pre vybrané domáce transakcie medzi zdaniteľnými osobami. Firmy aj účtovné kancelárie tak budú musieť meniť spôsob, akým faktúry prijímajú, spracúvajú a odovzdávajú ďalej. (Zdroj: European Commission)

Tlak na kapacitu účtovných kancelárií však už nie je iba otázkou náboru. Technológie, automatizácia a AI menia, ktoré časti účtovnej práce skutočne vyžadujú kvalifikovaného človeka — a ktoré môže postupne prebrať systém.

Ak je účtovníkov na trhu málo, hlavná otázka neznie iba „kde nájdeme ďalšieho človeka“, ale aj:„Na akú prácu dnes používame ľudí, ktorých už máme?“

‍

Vážme si čas kvalifikovaných ľudí

Pre účtovnú kanceláriu nie je každý nový klient rovnaká záťaž.

Jeden posiela doklady načas a v správnom formáte, druhý vyžaduje dohľadávanie, urgovanie, manuálne triedenie a opravy.

To všetko spotrebúva kapacitu účtovníkov, ktorí by sa mali venovať práci s vyšším dopadom: správnosti účtovania, výnimkám, kvalite dát, kontrole DPH, komunikácii s klientom, uzávierke alebo vysvetleniu neobvyklých nákladov.

Skutočná kapacita kancelárie preto nezávisí iba od počtu klientov, ale od toho, koľko manuálnej práce každý z nich prinesie.

E-fakturácia zníži časť vstupného chaosu

Elektronická faktúra je faktúra vystavená, odoslaná a prijatá v štruktúrovanom elektronickom formáte, ktorý umožňuje automatické elektronické spracovanie.

Pre účtovné kancelárie je najdôležitejšie práve slovo štruktúrovaná.

Faktúra už nemusí prichádzať iba ako PDF, ktoré niekto otvorí, prečíta a prepíše.

Čoraz častejšie bude prichádzať ako dáta, ktoré môže systém načítať, skontrolovať a posunúť ďalej do procesu.

To môže znížiť časť práce, ktorá dnes účtovným kanceláriám berie čas:

• manuálne prepisovanie údajov z faktúr,
• kontrolu nepresne vyťažených PDF,
• dohľadávanie základných údajov,
• triedenie dokumentov podľa klienta alebo obdobia,
• opakované opravy rovnakých polí.

Na Slovensku bude mať táto zmena veľmi konkrétny dopad. Od 1. januára 2027 bude pri relevantných domácich transakciách povinná štruktúrovaná e-faktúra v súlade s EN 16931. Primárnym spôsobom doručovania má byť sieť Peppol prostredníctvom certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby; zákon však umožňuje aj iný spôsob, ak s ním príjemca súhlasí. (Zdroj: Finančná Správa)

Peppol je preto na slovenskom trhu dôležitý nielen ako všeobecná európska infraštruktúra, ale ako praktická súčasť nového modelu e-fakturácie.

Pre účtovnú kanceláriu je však stále najdôležitejší praktický dopad: viac faktúr bude prichádzať vo forme, s ktorou môže softvér pracovať skôr, presnejšie a s menším množstvom manuálneho vstupu.

E-fakturácia však nesmie skončiť iba pri doručení faktúry.

Štruktúrovaná faktúra sama nepovie, či je náklad schválený, ku ktorej zákazke patrí, kto má dodať kontext alebo či ide o výnimku.

Preto bude hodnota účtovnej kancelárie čoraz viac spočívať v procese okolo dokladu, nielen v samotnom spracovaní.

Kde leží skutočná hodnota účtovnej kancelárie

Účtovné kancelárie nepotrebujú naberať ďalších ľudí preto, aby ďalej prepisovali údaje, opravovali rovnaké chyby a urgovali klientov pre chýbajúce informácie.

Potrebujú chrániť kapacitu kvalifikovaných účtovníkov pre prácu, ktorá má pre klienta skutočnú hodnotu.

E-fakturácia v tom môže pomôcť tým, že časť vstupnej rutiny presunie zo stola účtovníkov do systému: faktúra príde ako štruktúrované dáta, nie ako dokument určený na manuálne čítanie.

Podľa reportu Ardent Partners stálo priemernú AP organizáciu v roku 2024 spracovanie jednej faktúry 9,40 USD, vrátane nákladov na príjem, spracovanie, schválenie, ľudí, technológie a prevádzku.

Nejde o slovenský ani európsky benchmark účtovných kancelárií, ale ukazuje dôležitý princíp: každý manuálny medzikrok má cenu, ktorá sa násobí počtom dokladov.

Podobný princíp ukazuje aj prípad účtovnej kancelárie SMEyo.

Nešlo o projekt e-fakturácie, ale o digitalizáciu práce s dokladmi vo Wflow.

Dokumenty sa prestali manuálne triediť a fyzicky dohľadávať, začali sa automaticky ukladať, vyťažovať a pripravovať na ďalšie spracovanie.

Výsledkom bola 70 % úspora času na každý doklad a seniorní účtovníci sa mohli začať venovať odbornej práci namiesto prepisovania.  

Čo by mala účtovná kancelária urobiť už teraz

Príprava na e-fakturáciu nemusí začať technickým projektom.

Prvým krokom by mal byť audit súčasného procesu.

Účtovná kancelária by si mala pri klientoch zmapovať:

• ako doklady prichádzajú,
• koľko kanálov klient používa,
• kde chýbajú informácie,
• kto schvaľuje náklady,
• ktoré chyby sa opakujú,
• koľko práce vzniká ešte pred samotným účtovaním,
• ktoré kroky by mal prevziať softvér.

Tento audit má jeden hlavný cieľ: zistiť, kde sa zbytočne spotrebúva čas účtovníkov.

Nie všetko sa dá automatizovať okamžite.

Často sa však veľmi rýchlo ukáže, že časť práce nevzniká kvôli účtovnej náročnosti, ale kvôli zle nastavenému toku dokladov medzi klientom, schvaľovateľom a účtovnou kanceláriou.

Až potom dáva zmysel riešiť automatizovaný príjem dokladov, triedenie, schvaľovanie, auditnú stopu, prácu s výnimkami a odovzdanie do účtovného systému.

Pre kancelárie, ktoré chcú ísť ďalej než len k prijímaniu faktúr, ukazuje Účtovný autopilot od Wflow, ako môže AI automatizovať rutinnú prácu s dokladmi a ponechať účtovníkom kontrolu nad výnimkami a rozhodnutiami.

Wflow zefektívňuje prácu účtovných kancelárií

Wflow pomáha účtovným kanceláriám znížiť objem manuálnej práce medzi klientom, dokladom a účtovným systémom.

Doklady sa zbierajú na jednom mieste, automaticky sa triedia a dopĺňajú o potrebný kontext.

Posielajú sa na schválenie, kontrolujú sa a odovzdávajú ďalej do účtovného procesu.

Účtovný tím tak nemusí tráviť toľko času dohľadávaním v e-mailoch, urgovaním klientov a manuálnou kontrolou toho, čo už je pripravené.

Pre širší pohľad na túto zmenu si môžete prečítať aj článok Účtovná rutina patrí AI. Rozhodovanie zostáva ľuďom.

Chcete zistiť, kde vašej účtovnej kancelárii mizne najviac času ešte pred samotným účtovaním?

Pozrime sa na tok dokladov od klienta až po účtovný systém a ukážme si, kde môže Wflow pomôcť s príjmom, schvaľovaním, kontrolou a prácou s výnimkami.

‍

‍