Ako dostať financie pod kontrolu

Ak už viete, čo je Peppol a ako bude fungovať povinná elektronická fakturácia na Slovensku, poďme sa pozrieť na to, ako bude celý proces fungovať priamo vo Wflow.

V tomto článku si ukážeme, ako bude fungovať registrácia do siete Peppol, získanie Peppol ID, príjem a odosielanie elektronických faktúr aj komunikácia s obchodnými partnermi, ktorí zatiaľ nie sú zapojení do siete Peppol.

Zároveň vysvetlíme, ako bude fungovať napojenie na účtovné systémy, validácia dokladov a akú úlohu v celom procese zohráva Wflow, certifikovaný Access Point (na Slovensku označovaný ako Digitálny poštár) a Finančná správa Slovenskej republiky.

Ako funguje riešenie e-fakturácie vo Wflow

Celý proces prebieha vo Wflow. Vy pracujete s dokladmi rovnako ako dnes, zatiaľ čo komunikáciu so sieťou Peppol zabezpečuje Wflow prostredníctvom certifikovaného Access Pointu (na Slovensku označovaného ako Digitálny poštár).

‍

Pri odoslaní dokladu Wflow odovzdá údaje Digitálnemu poštárovi, ktorý ich prevedie do štandardu Peppol, vykoná finálnu validáciu a doručí ich príjemcovi. Súčasne zabezpečí aj komunikáciu s Finančnou správou Slovenskej republiky.

Pri prijatí prebieha proces opačne. Správa doručená zo siete Peppol sa vo Wflow automaticky vytvorí ako dokument pripravený na ďalšie spracovanie.

Rozdelenie rolí je vďaka tomu jednoduché:

• vy zodpovedáte za obsah dokladu,
• Wflow za spracovanie a workflow,
• Digitálny poštár za komunikáciu v sieti Peppol,
• Finančná správa za daňový dohľad.

Ako to funguje od registrácie po odoslanie faktúry

Používanie e-fakturácie vo Wflow prebieha v troch nadväzujúcich fázach: registrácia do siete Peppol, prijímanie elektronických faktúr a ich odosielanie obchodným partnerom.

Pozrime sa na jednotlivé kroky podrobnejšie.

Registrácia do siete Peppol

Registrácia prebehne priamo vo Wflow a je potrebné ju absolvovať iba raz. Po jej dokončení získate vlastné Peppol ID a prístup do Peppol schránky na prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr.

‍

Proces registrácie zahŕňa tri kroky:

1. Overenie registračných údajov

Najskôr overíme údaje potrebné na registráciu vašej organizácie do siete Peppol.

2. Overenie totožnosti (KYC)

Následne budete na krátky čas presmerovaní do prostredia Finančnej správy Slovenskej republiky, kde dokončíte proces overenia totožnosti.

3. Registrácia do siete Peppol

Po úspešnom overení vás zaregistrujeme do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Access Pointu (na Slovensku označovaného ako Digitálny poštár). Následne sa vám sprístupní prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr priamo vo Wflow.

‍

Prijímanie dokladov

Prijaté elektronické faktúry dorazia do vašej Peppol schránky vo Wflow. Aplikácia z nich automaticky vytvorí dokument, s ktorým následne pracujete rovnako ako s akýmkoľvek iným dokladom.

Doklad tak môže štandardne prechádzať schvaľovaním, párovaním, prípravou podkladov na zaúčtovanie, úhradou aj archiváciou.

Súčasťou komunikácie sú aj stavové správy. Protistranu môžete automaticky informovať napríklad o prijatí, spracovaní alebo zaplatení dokladu. Ak doklad odmietnete, informácia sa prenesie späť do siete Peppol.

Odosielanie dokladov

Odosielanie prebieha priamo z prostredia Wflow. Doklad vytvoríte rovnakým spôsobom ako dnes a následne zvolíte spôsob doručenia.

Ak je obchodný partner registrovaný v sieti Peppol, Wflow ponúkne možnosť odoslať doklad prostredníctvom tejto siete. Samotné odoslanie prebieha štandardne, iba namiesto e-mailu putuje dokument do siete Peppol.

Všetky stavové správy, ktoré následne odošle príjemca, sa zobrazujú priamo pri doklade na Peppol karte. Vďaka tomu máte prehľad o tom, či bol doklad doručený, prijatý alebo spracovaný.

Ako funguje validácia a doručovanie mimo siete

Pred odoslaním dokladu do siete Peppol prebehne automatická kontrola jeho náležitostí. Wflow overuje napríklad DIČ, kód meny a povinné polia definované štandardom UBL 2.1.

Vďaka tomu je možné väčšinu problémov odhaliť ešte pred odoslaním a predísť zamietnutiu dokladu na strane príjemcu alebo Finančnej správy.

‍

Čo ak príjemca nie je v sieti Peppol?

Nie všetci obchodní partneri budú od prvého dňa zapojení do siete Peppol. Wflow preto automaticky overí, či je príjemca registrovaný a má aktívne Peppol ID.

Ak áno, doklad odošle prostredníctvom siete Peppol.

Ak nie, automaticky použije náhradný spôsob doručenia, napríklad e-mail s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky. Predvolený spôsob doručenia je možné nastaviť samostatne pre každú firmu.

Fakturácia tak môže pokračovať bez ohľadu na to, aký systém alebo spôsob komunikácie používa druhá strana.

Čo sa stane pri chybe?

Ak sieť Peppol alebo Digitálny poštár vráti technickú chybu, Wflow ju automaticky spracuje a zobrazí priamo v aplikácii v zrozumiteľnej podobe.

Nemusíte tak pracovať s technickými kódmi ani dohľadávať príčinu problému v externých systémoch.

Napojenie na účtovné systémy

Napojenie vášho ERP alebo účtovného systému na Wflow zostáva bez zmien. Dáta budú do Wflow prúdiť rovnakým spôsobom ako dnes. Pribúda iba nový komunikačný kanál na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol.

Komunikáciu v sieti zabezpečuje certifikovaný Access Point (Digitálny poštár), ktorý sa stará o prevod a doručenie dokumentov v požadovanom formáte.

Musia všetky firmy používať rovnaký systém?

Nemusia.

Jednou z hlavných výhod siete Peppol je schopnosť prepájať rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Každá organizácia tak môže používať vlastný softvér a napriek tomu si bezpečne vymieňať elektronické faktúry.

Digitálny poštár zabezpečuje prevod medzi bežne používanými formátmi, ako sú ISDOC, PDF s ISDOC, Pohoda alebo UBL. Vďaka spoločnému štandardu sa údaje z dokladu doručia a strojovo spracujú na oboch stranách bez potreby manuálneho prepisovania.

‍

V praxi to znamená, že pri prechode na e-fakturáciu nemusíte riešiť, aký systém používajú vaši zákazníci alebo dodávatelia. Ak sú zapojení do siete Peppol, systémy si dokážu informácie odovzdať automaticky.

Dokumenty sa doručujú bezpečne a bez zbytočných zdržaní

Sieť Peppol je navrhnutá na spoľahlivú a bezpečnú výmenu elektronických faktúr medzi organizáciami. Nejde o jeden centrálny systém, ale o decentralizovanú sieť certifikovaných Access Pointov (Digitálnych poštárov), ktoré navzájom komunikujú.

Vďaka tomu nevzniká jedno centrálne úzke hrdlo a sieť môže rásť spolu s počtom zapojených organizácií. V súčasnosti je v sieti Peppol registrovaných viac ako 1,4 milióna firiem a vlastnú Peppol autoritu prevádzkuje viac ako 20 krajín.

Infraštruktúra, prostredníctvom ktorej Wflow vstupuje do siete, je navrhnutá na vysokú dostupnosť a automatické zálohovanie. Dokumenty sú bežne doručené a spracované v priebehu niekoľkých sekúnd.

Čo sa stane pri výpadku?

Aj v prípade dočasného výpadku nedochádza k strate dokumentov. Systém využíva fronty na spracovanie správ a dokumenty odošle okamžite po obnovení komunikácie.

Z pohľadu používateľa to znamená jediné: elektronické faktúry dorazia svojmu príjemcovi bezpečne a spoľahlivo aj pri zvýšenej záťaži alebo krátkodobých technických problémoch.

Ako sa zmenia existujúce procesy

Z pohľadu používateľa sa práca s dokladmi vo Wflow zásadne nemení. Elektronické faktúry prijaté prostredníctvom siete Peppol sa vo Wflow spracúvajú rovnako ako doklady z iných zdrojov.

Prijatý doklad môže štandardne prechádzať schvaľovaním, párovaním, prípravou podkladov na zaúčtovanie, úhradou aj archiváciou. Stav komunikácie v sieti Peppol sa zároveň zobrazuje priamo pri doklade, takže máte prehľad o jeho doručení, prijatí aj prípadných reakciách protistrany.

Čo sa mení?

Jednou z hlavných vlastností elektronickej fakturácie je práca so štruktúrovanými dátami. Pri dokladoch prijatých prostredníctvom siete Peppol preto odpadá vyťažovanie dát z PDF alebo iných dokumentov. Potrebné informácie prichádzajú priamo v štruktúrovanej podobe a sú pripravené na ďalšie spracovanie.

Pri dokladoch prijatých inými kanálmi, napríklad e-mailom alebo z papierových dokumentov, zostáva vyťažovanie prostredníctvom Wflow AI alebo Rossum aj naďalej k dispozícii.

Na čo je potrebné myslieť?

Po odoslaní dokladu a jeho nahlásení Finančnej správe už nie je možné doklad spätne upravovať. Ak je potrebné vykonať opravu, rieši sa prostredníctvom opravného daňového dokladu odoslaného rovnakou cestou.

Nejde o obmedzenie Wflow, ale o štandardný princíp fungovania elektronickej fakturácie v sieti Peppol.

Kedy musíte byť pripravení

Kľúčové termíny sú dva:

Koniec júla 2026

Spustíme pilotnú prevádzku e-fakturácie a funkcií Peppol pre všetkých zákazníkov Wflow. Firmy si budú môcť celý proces vyskúšať ešte pred začiatkom zákonnej povinnosti.

1. januára 2027

Na Slovensku nadobudne účinnosť povinná elektronická fakturácia a všetky funkcie Peppolu budú vo Wflow plne dostupné.

Vďaka pilotnej prevádzke budete mať dostatok času overiť si fungovanie procesov, registráciu do siete aj komunikáciu s obchodnými partnermi ešte pred ostrým spustením.

‍

FAQ

Bude v prvej fáze implementácie Peppolu vo Wflow dostupné len prijímanie faktúr, alebo aj ich odosielanie?

Oboje. K dispozícii bude kompletná funkcionalita vrátane registrácie do siete Peppol, prijímania a odosielania elektronických faktúr, napojenia na slovenský systém IS EFA aj práce so stavovými správami.

V akom formáte prebieha výmena dokladov?

Elektronické faktúry sa prenášajú v štruktúrovanom XML podľa európskej normy EN 16931. Sieť Peppol využíva štandard UBL 2.1, ktorý je podporovaný naprieč európskymi krajinami vrátane Slovenska.

Aké typy dokladov sú podporované?

V prvej fáze budú podporované daňové doklady a opravné daňové doklady. Sieť Peppol umožňuje pracovať aj s objednávkami a ďalšími typmi dokumentov, ktorých podporu budeme rozširovať podľa potrieb zákazníkov.

Musia naši zákazníci a dodávatelia používať rovnaký systém ako my?

Nemusia. Jednou z hlavných výhod siete Peppol je možnosť prepájať rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Ak je obchodný partner zapojený do siete Peppol, systémy si môžu elektronické faktúry automaticky odovzdávať bez ohľadu na používaný softvér.

Ako sa rieši zmena poskytovateľa?

Všetky dáta zostávajú pod vašou kontrolou. V prípade zmeny poskytovateľa sa môžete odregistrovať a exportovať si všetky dáta súvisiace s komunikáciou v sieti Peppol.

Je možné faktúru po odoslaní upraviť?

Po odoslaní dokladu a jeho nahlásení Finančnej správe už nie je možné dokument spätne upravovať. Opravy sa riešia prostredníctvom opravného daňového dokladu odoslaného rovnakou cestou.

Čo je Digitálny poštár?

Digitálny poštár je slovenské označenie pre certifikovaný Access Point v sieti Peppol. Ide o poskytovateľa, ktorý zabezpečuje bezpečné odosielanie a prijímanie elektronických faktúr medzi organizáciami zapojenými do siete.

Kedy bude e-fakturácia vo Wflow dostupná a koľko bude stáť?

Pilotnú prevádzku spustíme na konci júla 2026 pre všetkých zákazníkov Wflow. Od 1. januára 2027 bude riešenie plne dostupné pre všetkých slovenských zákazníkov v súlade so začiatkom zákonnej povinnosti elektronickej fakturácie.

Do konca roka 2026 bude e-fakturácia v rámci pilotnej prevádzky dostupná bezplatne.

Musíme mať vlastného Digitálneho poštára?

Nie. Wflow zabezpečuje pripojenie do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Digitálneho poštára partnera Dativery. Nemusíte preto riešiť vlastnú certifikáciu ani technické napojenie.

‍

Moderný softvér na správu výdavkov poskytuje CFO kontrolu nad firemnými nákladmi v reálnom čase, zrýchľuje schvaľovacie procesy a odstraňuje administratívnu záťaž, ktorá spomaľuje finančné oddelenia.

Moderné digitálne účtovníctvo už dávno nie je o hľadaní papierových bločkov alebo manuálnom prepisovaní údajov do Excelu.

Na príklade preplácania zamestnaneckých výdavkov si ukážeme, ako funguje moderná platforma na správu výdavkov, aké prináša výhody, ktoré funkcie sú kľúčové a ako ju úspešne zaviesť.

Čo je softvér na správu výdavkov?

Softvér na správu výdavkov je digitálne riešenie, ktoré automatizuje celý proces – od platby a zaevidovania dokladu až po zaúčtovanie a preplatenie zamestnancovi.

Cieľom nie je len digitalizovať papierové účtenky, ale zjednodušiť a zefektívniť celý životný cyklus firemných výdavkov.

Tradičný verzus digitálny prístup

Tradičný prístup (Excel a papierové doklady)

• Zamestnanci zbierajú papierové účtenky
• Ručne vypĺňajú formuláre v Exceli
• Posielajú žiadosti o schválenie e-mailom
• Účtovníci kontrolujú a prepisujú údaje do účtovného systému
• Preplatenie prichádza až po niekoľkých týždňoch

Digitálna správa výdavkov

• Jednoduché odfotografovanie účtenky mobilom
• Automatické spracovanie údajov pomocou OCR
• Schvaľovanie v reálnom čase podľa nastavených pravidiel
• Priama integrácia s účtovným systémom
• Rýchle preplatenie s kompletnou auditnou stopou

Náklady na manuálnu správu výdavkov

Čas strávený zbieraním účteniek

Na základe skúseností z finančných oddelení tvorí administratíva až 85 % pracovného času.

Patrí sem:

• prepisovanie údajov,
• urgovanie dokladov,
• manuálne zápisy,
• kontrola výdavkov.

Skutočne odborná práca s pridanou hodnotou predstavuje iba menšiu časť pracovného času.

Chyby a riziko podvodov

Manuálne spracovanie vytvára priestor pre chyby, duplicity a potenciálne zneužitie.

Podľa údajov organizácie ACFE môžu mať aj menšie podvody výrazný finančný a reputačný dopad.

Automatizované riešenia znižujú riziko prostredníctvom štandardizovaných kontrolných mechanizmov.

Oneskorené preplácanie znižuje spokojnosť zamestnancov

Ak zamestnanci čakajú na preplatenie výdavkov tri alebo štyri týždne, negatívne to ovplyvňuje ich spokojnosť aj dôveru vo firmu.

Moderné riešenia skracujú tento proces z týždňov na niekoľko dní.

Hlavné výhody softvéru na správu výdavkov

Prehľad o výdavkoch v reálnom čase

CFO vidí aktuálne firemné výdavky podľa oddelení, projektov alebo zamestnancov ešte pred mesačnou uzávierkou.

Automatické spracovanie účteniek pomocou AI a OCR

Zamestnanci odfotografujú doklad mobilom.

Systém automaticky rozpozná:

• sumu,
• dodávateľa,
• dátum,
• DPH,
• kategóriu výdavku.

Dodržiavanie interných pravidiel

Systém automaticky kontroluje súlad s firemnými pravidlami:

• limity výdavkov,
• kategórie nákladov,
• schvaľovateľov.

Kontrola prebehne ešte pred samotným preplatením.

Automatizované schvaľovanie

Výdavky sa schvaľujú podľa vopred definovaných pravidiel.

Manažéri môžu schvaľovať priamo v mobilnej aplikácii jediným kliknutím.

Integrácia s účtovným softvérom

Schválené výdavky sa automaticky prenesú do ERP alebo účtovného systému.

Tým sa eliminuje dvojité zadávanie údajov.

Kľúčové funkcie platforiem na správu výdavkov

Mobilné skenovanie účteniek

Zamestnanci zachytia účtenku okamžite po nákupe.

Aplikácia funguje aj offline a údaje synchronizuje po opätovnom pripojení.

Automatická kategorizácia

Na základe umelej inteligencie a historických údajov systém automaticky priraďuje výdavky k správnym kategóriám a nákladovým strediskám.

Podpora viacerých mien

Pre medzinárodné tímy je nevyhnutná automatická konverzia podľa aktuálnych kurzov.

Reporting a analytika

Výdavky možno filtrovať podľa:

• oddelenia,
• projektu,
• dodávateľa,
• kategórie.

Údaje možno exportovať pre manažérske reporty alebo ďalšiu analýzu.

Čo prináša Wflow do správy výdavkov

Wflow prepája faktúry, firemné platobné karty a účtenky na jednej platforme.

Žiadny výdavok nezostane bez kontroly.

Bankové prepojenie a automatické párovanie

Platby sa automaticky párujú s faktúrami a dokladmi.

Viac ako 50 integrácií

Integrácia zabezpečuje bezproblémový tok údajov medzi systémami.

AI spracovanie dát

OCR technológia automaticky spracúva údaje z účteniek a faktúr bez manuálneho zadávania.

Mobilná aplikácia

Zamestnanci môžu odoslať výdavok okamžite, aj bez internetového pripojenia.

Riešenie najčastejších problémov finančných oddelení

• upozornenia na chýbajúce doklady k DPH,
• prehľad o cash flow v reálnom čase,
• eliminácia manuálnej práce s dokladmi.

Ako vybrať správny nástroj

Integrácia s účtovným systémom

Overte si, že riešenie podporuje váš ERP alebo účtovný softvér.

Používateľská jednoduchosť

Ak systém nie je intuitívny, zamestnanci ho nebudú používať.

Pred výberom vždy otestujte mobilnú aplikáciu.

Flexibilné schvaľovacie procesy

Systém musí umožniť nastavenie workflow podľa organizačnej štruktúry firmy.

Súlad s legislatívou

Platforma by mala podporovať slovenské požiadavky na DPH a archiváciu účtovných dokladov.

Odporúčaný postup implementácie

→ Zmapujte súčasný proces.

→ Definujte interné pravidlá.

→ Vyberte vhodnú platformu.

→ Spustite pilotnú prevádzku.

→ Zaškolte zamestnancov a manažérov.

→ Optimalizujte a rozširujte riešenie.

Správa výdavkov podľa veľkosti firmy

Malé firmy

Oceňujú jednoduchosť a rýchle nasadenie bez potreby IT oddelenia.

Stredné firmy

Potrebujú workflow, reporty a prepojenie s ERP.

Veľké organizácie

Využívajú pokročilé schvaľovacie procesy, podporu viacerých mien a detailné reportovanie podľa nákladových stredísk.

Digitálna budúcnosť správy výdavkov

Budúcnosť patrí ešte vyššej úrovni automatizácie.

Výdavky budú automaticky párované s kartovými transakciami, systémy budú predvídať výdavkové vzorce a AI bude monitorovať súlad s internými pravidlami.

Finančné tímy sa tak budú môcť sústrediť na strategické riadenie nákladov namiesto administratívy.

Pripravení získať kontrolu nad firemnými výdavkami?

Moderná platforma na správu výdavkov umožňuje postupnú transformáciu bez narušenia každodennej prevádzky.

Začnite pilotným projektom a rýchlo preukážte merateľné výsledky.

‍

FAQ

Čo je softvér na správu výdavkov?

Softvér na správu výdavkov automatizuje evidenciu dokladov, schvaľovanie, kategorizáciu a preplácanie výdavkov a zároveň sa integruje s účtovnými systémami.

Ako funguje automatizovaná správa výdavkov?

Zamestnanec odfotografuje doklad, AI spracuje údaje, systém overí pravidlá, zabezpečí schválenie a automaticky zaúčtuje výdavok.

Dá sa integrovať s naším ERP?

Áno. Moderné riešenia podporujú integráciu prostredníctvom API alebo pripravených konektorov.

Aká je návratnosť investície?

Firmy zvyčajne ušetria desiatky hodín administratívnej práce mesačne a zároveň znížia chybovosť aj čas potrebný na preplácanie výdavkov.

‍