Dobrá správa je, že ak používate Wflow, väčšinu technických náležitostí vyriešime za vás. V tomto článku vysvetľujeme, ako bude fungovať prijímanie a odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol, aké zmeny vás čakajú, či bude potrebné upraviť vaše procesy a kedy bude riešenie dostupné.
Konkrétna podoba elektronickej fakturácie pre Českú republiku zatiaľ nebola zo strany štátu definitívne stanovená. Tento článok sa preto venuje slovenskému trhu a aktuálne známym informáciám.
Ako je Wflow zapojené do siete Peppol
Ak používate Wflow, nemusíte riešiť pripojenie do siete Peppol ani technické požiadavky na elektronickú fakturáciu. O všetko potrebné sa postaráme za vás.
Na pripojenie do siete využijeme certifikovaný Access Point – Digitálneho poštára – nášho partnera Dativery, ktorý zabezpečuje oficiálnu komunikáciu v sieti Peppol. Wflow následne prepojí tento komunikačný kanál s vašimi existujúcimi procesmi.
V praxi to znamená, že budete naďalej pracovať vo Wflow rovnako ako dnes. Vystavené aj prijaté doklady spracujete v známom prostredí a o ich doručenie do siete Peppol alebo prijatie zo siete sa postaráme my.
Prečo Wflow nenájdete medzi certifikovanými poskytovateľmi?
Možno ste pri hľadaní informácií narazili na zoznam certifikovaných poskytovateľov a Wflow ste na ňom nenašli.
Tieto zoznamy obsahujú iba tzv. Access Pointy, teda poskytovateľov, ktorí firmy technicky pripájajú do siete Peppol.
Wflow túto úlohu nemá. Fungujeme ako vrstva, ktorá prepája vaše finančné procesy so sieťou Peppol prostredníctvom certifikovaného partnera. Z pohľadu bezpečnosti, legislatívy aj používateľského komfortu je riešenie plne v súlade s požiadavkami na elektronickú fakturáciu.
Ako bude e-fakturácia vo Wflow na Slovensku fungovať
Pre vašu firmu predstavuje prechod na e-fakturáciu minimálnu zmenu. O napojenie na sieť Peppol aj všetky súvisiace technické náležitosti sa postaráme my vo Wflow.
Pre väčšinu používateľov sa spôsob práce nezmení. Naďalej budete pracovať vo Wflow rovnako ako dnes, pribudne iba nový spôsob doručovania dokladov medzi systémami.
Kto sa o čo stará?
Vy
- vystavujete a prijímate doklady,
- schvaľujete ich a pracujete s nimi rovnako ako doteraz.
Wflow
- zabezpečuje schvaľovanie,
- párovanie dokladov,
- zaúčtovanie,
- archiváciu,
- napojenie na sieť Peppol.
Certifikovaný Access Point
- zabezpečuje bezpečné doručenie dokladov v sieti Peppol.
Finančná správa
- stanovuje legislatívne pravidlá a dohliada na ich dodržiavanie.
Funguje aj s partnermi, ktorí nie sú v Peppole
Jedna z najčastejších otázok, ktoré od zákazníkov dostávame, znie:
„Čo ak náš zákazník alebo dodávateľ ešte nie je zapojený do siete Peppol?“
Dobrá správa je, že kvôli tomu nemusíte nič riešiť.
Wflow automaticky rozpozná, či je príjemca registrovaný v sieti Peppol a má aktívne Peppol ID. Ak áno, faktúra sa odošle ako e-faktúra cez Peppol. Ak nie, doručí sa rovnakým spôsobom ako dnes – napríklad e-mailom s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky.
Pri každom kontakte si navyše môžete nastaviť preferovaný spôsob doručenia. Vaša fakturácia tak funguje bez ohľadu na to, v akom systéme druhá strana pracuje alebo či už na e-fakturáciu prešla.
A ešte jedna dôležitá informácia: svoje ERP ani účtovné systémy meniť nemusíte. Dáta budú do Wflow prúdiť rovnako ako dnes. Pribudne iba nový komunikačný kanál na odosielanie a prijímanie elektronických faktúr.
E-fakturácia ako súčasť celého obehu dokladu
Samotná sieť Peppol rieši iba jednu časť procesu – bezpečné doručenie elektronickej faktúry medzi systémami. Tým sa jej úloha končí.
Vo Wflow je e-fakturácia súčasťou celého obehu dokladu. Prijaté aj vystavené doklady automaticky vstupujú do nadväzujúcich procesov, ako sú schvaľovanie, párovanie s objednávkami, príprava podkladov na zaúčtovanie, úhrada alebo archivácia. Všetko prebieha v jednom prostredí a s úplnou auditnou stopou.
Čo to znamená v praxi?
Peppol zabezpečí doručenie faktúry. Wflow zabezpečí všetko, čo nasleduje po jej prijatí alebo odoslaní. Preto zostáva Wflow miestom, kde riadite celý životný cyklus dokladu – od jeho prijatia alebo vystavenia až po archiváciu.
Čo je potrebné urobiť teraz
V tejto chvíli nemusíte podnikať žiadne kroky. Pilotná prevádzka bude dostupná priamo vo Wflow od konca júla 2026 a o presnom termíne vás budeme včas informovať.
Ak chcete mať prehľad o pripravovaných zmenách a dopade elektronickej fakturácie na vašu firmu, odporúčame sledovať naše aktualizácie alebo si pozrieť webinár venovaný budúcnosti fakturácie.
FAQ
Čo je Peppol?
Peppol je medzinárodná sieť na bezpečnú výmenu elektronických faktúr medzi organizáciami. Na Slovensku bude od roku 2027 tvoriť základ povinnej elektronickej fakturácie.
Musíme mať vlastný Access Point?
Nie. Wflow zabezpečuje pripojenie do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Access Pointu partnera Dativery. Nemusíte preto riešiť žiadnu certifikáciu ani technické napojenie.
Čo sa stane, ak príjemca nemá Peppol ID?
Wflow automaticky overí, či je príjemca registrovaný v sieti Peppol a má aktívne Peppol ID. Ak áno, doklad odošle prostredníctvom siete Peppol. Ak nie, doručí ho rovnakým spôsobom ako dnes, napríklad e-mailom s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky.
Musia naši zákazníci a dodávatelia používať rovnaký systém ako my?
Nie. Jednou z hlavných výhod siete Peppol je, že prepája rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Ak je obchodný partner zapojený do siete Peppol, systémy si môžu elektronické faktúry automaticky odovzdávať bez ohľadu na používaný softvér.
Bude možné posielať faktúry aj naďalej e-mailom?
Áno. Pri každom kontakte si môžete nastaviť preferovaný spôsob doručenia. E-mail navyše zostáva k dispozícii ako alternatívny spôsob doručenia pre partnerov, ktorí nie sú zapojení do siete Peppol.
Musíme kvôli e-fakturácii meniť ERP alebo účtovný systém?
Nie. Vaše ERP aj účtovné systémy zostávajú bez zmien a dáta budú do Wflow prúdiť rovnako ako dnes. Pribudne iba nový komunikačný kanál na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr.
Aký je rozdiel medzi PDF faktúrou a e-faktúrou?
PDF faktúra je dokument určený primárne na čítanie človekom. E-faktúra obsahuje štruktúrované dáta, ktoré dokážu účtovné a ERP systémy automaticky spracovať bez manuálneho prepisovania. Vďaka tomu je elektronická fakturácia rýchlejšia, presnejšia a lepšie pripravená na automatizáciu.
Kedy bude e-fakturácia vo Wflow dostupná?
Pilotná prevádzka bude spustená na konci júla 2026. Od 1. januára 2027 bude riešenie dostupné pre všetkých slovenských zákazníkov v súlade so začiatkom zákonnej povinnosti elektronickej fakturácie.
Koľko bude e-fakturácia vo Wflow stáť?
Do konca roka 2026 bude riešenie v rámci pilotnej prevádzky dostupné bezplatne. O cenách po spustení budeme zákazníkov informovať s dostatočným predstihom.
Čo musíme urobiť, aby sme boli na e-fakturáciu pripravení?
V tejto chvíli nemusíte podnikať žiadne kroky. Wflow pripraví podporu na prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol a o spustení pilotnej prevádzky vás budeme včas informovať. Pre väčšinu zákazníkov bude prechod znamenať iba nový spôsob doručovania dokladov, nie zmenu existujúcich procesov.
E-fakturácia cez Peppol vo Wflow: ako bude fungovať na Slovensku od roku 2027
%20(1).webp)
Slovensko zavádza od 1. januára 2027 povinnú elektronickú fakturáciu prostredníctvom siete Peppol. Mnohé firmy preto riešia praktické otázky: Budeme musieť meniť ERP? Ako sa pripojíme do siete Peppol? A čo ak naši obchodní partneri ešte nebudú pripravení?
Dobrá správa je, že ak používate Wflow, väčšinu technických náležitostí vyriešime za vás. V tomto článku vysvetľujeme, ako bude fungovať prijímanie a odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol, aké zmeny vás čakajú, či bude potrebné upraviť vaše procesy a kedy bude riešenie dostupné.
Konkrétna podoba elektronickej fakturácie pre Českú republiku zatiaľ nebola zo strany štátu definitívne stanovená. Tento článok sa preto venuje slovenskému trhu a aktuálne známym informáciám.
Ako je Wflow zapojené do siete Peppol
Ak používate Wflow, nemusíte riešiť pripojenie do siete Peppol ani technické požiadavky na elektronickú fakturáciu. O všetko potrebné sa postaráme za vás.
Na pripojenie do siete využijeme certifikovaný Access Point – Digitálneho poštára – nášho partnera Dativery, ktorý zabezpečuje oficiálnu komunikáciu v sieti Peppol. Wflow následne prepojí tento komunikačný kanál s vašimi existujúcimi procesmi.
V praxi to znamená, že budete naďalej pracovať vo Wflow rovnako ako dnes. Vystavené aj prijaté doklady spracujete v známom prostredí a o ich doručenie do siete Peppol alebo prijatie zo siete sa postaráme my.
Prečo Wflow nenájdete medzi certifikovanými poskytovateľmi?
Možno ste pri hľadaní informácií narazili na zoznam certifikovaných poskytovateľov a Wflow ste na ňom nenašli.
Tieto zoznamy obsahujú iba tzv. Access Pointy, teda poskytovateľov, ktorí firmy technicky pripájajú do siete Peppol.
Wflow túto úlohu nemá. Fungujeme ako vrstva, ktorá prepája vaše finančné procesy so sieťou Peppol prostredníctvom certifikovaného partnera. Z pohľadu bezpečnosti, legislatívy aj používateľského komfortu je riešenie plne v súlade s požiadavkami na elektronickú fakturáciu.
Ako bude e-fakturácia vo Wflow na Slovensku fungovať
Pre vašu firmu predstavuje prechod na e-fakturáciu minimálnu zmenu. O napojenie na sieť Peppol aj všetky súvisiace technické náležitosti sa postaráme my vo Wflow.
Pre väčšinu používateľov sa spôsob práce nezmení. Naďalej budete pracovať vo Wflow rovnako ako dnes, pribudne iba nový spôsob doručovania dokladov medzi systémami.
Kto sa o čo stará?
Vy
- vystavujete a prijímate doklady,
- schvaľujete ich a pracujete s nimi rovnako ako doteraz.
Wflow
- zabezpečuje schvaľovanie,
- párovanie dokladov,
- zaúčtovanie,
- archiváciu,
- napojenie na sieť Peppol.
Certifikovaný Access Point
- zabezpečuje bezpečné doručenie dokladov v sieti Peppol.
Finančná správa
- stanovuje legislatívne pravidlá a dohliada na ich dodržiavanie.
Funguje aj s partnermi, ktorí nie sú v Peppole
Jedna z najčastejších otázok, ktoré od zákazníkov dostávame, znie:
„Čo ak náš zákazník alebo dodávateľ ešte nie je zapojený do siete Peppol?“
Dobrá správa je, že kvôli tomu nemusíte nič riešiť.
Wflow automaticky rozpozná, či je príjemca registrovaný v sieti Peppol a má aktívne Peppol ID. Ak áno, faktúra sa odošle ako e-faktúra cez Peppol. Ak nie, doručí sa rovnakým spôsobom ako dnes – napríklad e-mailom s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky.
Pri každom kontakte si navyše môžete nastaviť preferovaný spôsob doručenia. Vaša fakturácia tak funguje bez ohľadu na to, v akom systéme druhá strana pracuje alebo či už na e-fakturáciu prešla.
A ešte jedna dôležitá informácia: svoje ERP ani účtovné systémy meniť nemusíte. Dáta budú do Wflow prúdiť rovnako ako dnes. Pribudne iba nový komunikačný kanál na odosielanie a prijímanie elektronických faktúr.
E-fakturácia ako súčasť celého obehu dokladu
Samotná sieť Peppol rieši iba jednu časť procesu – bezpečné doručenie elektronickej faktúry medzi systémami. Tým sa jej úloha končí.
Vo Wflow je e-fakturácia súčasťou celého obehu dokladu. Prijaté aj vystavené doklady automaticky vstupujú do nadväzujúcich procesov, ako sú schvaľovanie, párovanie s objednávkami, príprava podkladov na zaúčtovanie, úhrada alebo archivácia. Všetko prebieha v jednom prostredí a s úplnou auditnou stopou.
Čo to znamená v praxi?
Peppol zabezpečí doručenie faktúry. Wflow zabezpečí všetko, čo nasleduje po jej prijatí alebo odoslaní. Preto zostáva Wflow miestom, kde riadite celý životný cyklus dokladu – od jeho prijatia alebo vystavenia až po archiváciu.
Čo je potrebné urobiť teraz
V tejto chvíli nemusíte podnikať žiadne kroky. Pilotná prevádzka bude dostupná priamo vo Wflow od konca júla 2026 a o presnom termíne vás budeme včas informovať.
Ak chcete mať prehľad o pripravovaných zmenách a dopade elektronickej fakturácie na vašu firmu, odporúčame sledovať naše aktualizácie alebo si pozrieť webinár venovaný budúcnosti fakturácie.
FAQ
Čo je Peppol?
Peppol je medzinárodná sieť na bezpečnú výmenu elektronických faktúr medzi organizáciami. Na Slovensku bude od roku 2027 tvoriť základ povinnej elektronickej fakturácie.
Musíme mať vlastný Access Point?
Nie. Wflow zabezpečuje pripojenie do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Access Pointu partnera Dativery. Nemusíte preto riešiť žiadnu certifikáciu ani technické napojenie.
Čo sa stane, ak príjemca nemá Peppol ID?
Wflow automaticky overí, či je príjemca registrovaný v sieti Peppol a má aktívne Peppol ID. Ak áno, doklad odošle prostredníctvom siete Peppol. Ak nie, doručí ho rovnakým spôsobom ako dnes, napríklad e-mailom s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky.
Musia naši zákazníci a dodávatelia používať rovnaký systém ako my?
Nie. Jednou z hlavných výhod siete Peppol je, že prepája rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Ak je obchodný partner zapojený do siete Peppol, systémy si môžu elektronické faktúry automaticky odovzdávať bez ohľadu na používaný softvér.
Bude možné posielať faktúry aj naďalej e-mailom?
Áno. Pri každom kontakte si môžete nastaviť preferovaný spôsob doručenia. E-mail navyše zostáva k dispozícii ako alternatívny spôsob doručenia pre partnerov, ktorí nie sú zapojení do siete Peppol.
Musíme kvôli e-fakturácii meniť ERP alebo účtovný systém?
Nie. Vaše ERP aj účtovné systémy zostávajú bez zmien a dáta budú do Wflow prúdiť rovnako ako dnes. Pribudne iba nový komunikačný kanál na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr.
Aký je rozdiel medzi PDF faktúrou a e-faktúrou?
PDF faktúra je dokument určený primárne na čítanie človekom. E-faktúra obsahuje štruktúrované dáta, ktoré dokážu účtovné a ERP systémy automaticky spracovať bez manuálneho prepisovania. Vďaka tomu je elektronická fakturácia rýchlejšia, presnejšia a lepšie pripravená na automatizáciu.
Kedy bude e-fakturácia vo Wflow dostupná?
Pilotná prevádzka bude spustená na konci júla 2026. Od 1. januára 2027 bude riešenie dostupné pre všetkých slovenských zákazníkov v súlade so začiatkom zákonnej povinnosti elektronickej fakturácie.
Koľko bude e-fakturácia vo Wflow stáť?
Do konca roka 2026 bude riešenie v rámci pilotnej prevádzky dostupné bezplatne. O cenách po spustení budeme zákazníkov informovať s dostatočným predstihom.
Čo musíme urobiť, aby sme boli na e-fakturáciu pripravení?
V tejto chvíli nemusíte podnikať žiadne kroky. Wflow pripraví podporu na prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol a o spustení pilotnej prevádzky vás budeme včas informovať. Pre väčšinu zákazníkov bude prechod znamenať iba nový spôsob doručovania dokladov, nie zmenu existujúcich procesov.
Přečtěte si další články
.webp)
Čo je digitálne účtovníctvo? Kompletný sprievodca pre moderných CFO
Digitálne účtovníctvo už dávno nie je experiment ani technologická novinka pre pár progresívnych spoločností. Pre moderných CFO predstavuje praktický spôsob, ako získať väčšiu kontrolu nad financiami, zrýchliť rozhodovanie a odstrániť manuálne činnosti, ktoré znižujú efektivitu finančných tímov.
Digitalizácia účtovníctva umožňuje firmám reagovať rýchlejšie na zmeny trhu, lepšie riadiť náklady a vytvárať kvalitnejšie finančné reporty.
V tomto sprievodcovi sa dozviete:
- čo je digitálne účtovníctvo,
- aké výhody prináša automatizácia účtovníctva,
- ktoré funkcie by mal obsahovať moderný softvér,
- ako zaviesť digitálne účtovníctvo krok za krokom,
- a ako sa pripraviť na budúcnosť finančného riadenia.
Pochopenie digitálneho účtovníctva
Čo je digitálne účtovníctvo?
Digitálne účtovníctvo predstavuje využívanie digitálnych nástrojov a automatizovaných procesov na spracovanie účtovných dokumentov, schvaľovanie, archiváciu a reporting.
Jeho cieľom nie je nahradiť existujúci účtovný systém alebo ERP, ale zjednodušiť a sprehľadniť procesy spojené s účtovnými dokumentmi – od prijatia faktúry až po jej zaúčtovanie a úhradu.
Moderné digitálne účtovníctvo prepája dokumenty, schvaľovanie, reporting a archiváciu do jedného prepojeného procesu.
Digitálne účtovníctvo vs. tradičné účtovníctvo
Kľúčové prvky digitálneho účtovníctva
Moderné riešenia pre digitálne účtovníctvo zvyčajne zahŕňajú:
- automatizované spracovanie faktúr,
- digitálnu archiváciu dokumentov,
- schvaľovacie workflow,
- ERP integrácie,
- reporting v reálnom čase,
- automatizáciu firemných výdavkov.
Výhody softvéru pre digitálne účtovníctvo
Úspora času vďaka automatizácii
Automatizácia účtovníctva eliminuje potrebu manuálneho prepisovania údajov z faktúr a účteniek.
Účtovníci sa môžu venovať kontrole, analýze a strategickejším úlohám namiesto administratívy.
Vyššia kvalita dát
Automatické spracovanie dokumentov znižuje počet chýb spôsobených ľudským faktorom.
Výsledkom sú presnejšie účtovné dáta a vyššia dôveryhodnosť reportov.
Lepšia kontrola nad výdavkami
Priebežné schvaľovanie výdavkov a online prehľad o záväzkoch umožňujú manažmentu kontrolovať náklady počas celého mesiaca.
Rýchlejšie účtovné uzávierky
Pri priebežnom spracovaní dokumentov sa mesačné a ročné uzávierky výrazne zrýchľujú.
Finančný reporting v reálnom čase
Moderné riešenia umožňujú sledovať náklady podľa oddelení, projektov alebo nákladových stredísk bez čakania na koniec mesiaca.
Auditná stopa a transparentnosť
Každý krok v procese je zaznamenaný.
Firmy získavajú kompletnú históriu schválení, zmien a pohybov dokumentov.
Kľúčové funkcie softvéru pre digitálne účtovníctvo
Automatizované spracovanie faktúr
.webp)
AI a OCR technológie automaticky rozpoznávajú údaje z faktúr a pripravujú ich na ďalšie spracovanie.
Automaticky sa získavajú:
- sumy,
- dodávatelia,
- dátumy splatnosti,
- variabilné symboly,
- DPH údaje.
Schvaľovacie workflow
Faktúry a dokumenty sú schvaľované podľa vopred definovaných pravidiel.
Možno nastaviť:
- schvaľovanie podľa sumy,
- podľa projektu,
- podľa oddelenia,
- podľa zodpovednej osoby.
Integrácia s ERP a účtovnými systémami
Digitálne účtovníctvo by malo fungovať ako rozšírenie existujúceho ERP systému.
Dôležitá je kompatibilita s riešeniami používanými na Slovensku, napríklad:
- KROS Omega,
- Pohoda,
- Money S3,
- Money S4,
- Money S5,
- OBERON,
- SAP,
- Microsoft Dynamics.
Digitálna archivácia dokumentov
Bezpečné uloženie dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou digitálneho účtovníctva.
Ako zaviesť digitálne účtovníctvo krok za krokom
1. Zmapujte súčasné procesy
Popíšte cestu dokumentu od prijatia po úhradu.
Kde vznikajú zdržania?
Kde dochádza k chybám?
2. Vyberte vhodnú platformu
Vyberajte riešenie, ktoré:
- sa integruje s existujúcim ERP,
- podporuje automatizáciu,
- umožňuje škálovanie.
3. Spustite pilotný projekt
Začnite jednou agendou. Najčastejšie ide o prijaté faktúry.
4. Zapojte zamestnancov
Úspech digitalizácie závisí od prijatia nových procesov používateľmi.
5. Optimalizujte a rozširujte
Po potvrdení prínosov môžete zapojiť ďalšie typy dokumentov a procesov.
Digitálne účtovníctvo podľa veľkosti firmy
Malé firmy
Oceňujú jednoduché nasadenie bez potreby IT oddelenia.
Najčastejšie začínajú automatizáciou faktúr a digitálnou archiváciou.
Stredné firmy
Využívajú pokročilejšie workflow, viacúrovňové schvaľovanie a reporting.
Veľké organizácie
Potrebujú:
- robustné ERP integrácie,
- komplexné workflow,
- vysokú mieru automatizácie,
- detailné riadenie prístupov.
Budúcnosť účtovníctva: AI a automatizácia
Budúcnosť účtovníctva patrí automatizácii, umelej inteligencii a prediktívnemu finančnému riadeniu.
AI dokáže:
- automaticky spracovať dokumenty,
- identifikovať nezrovnalosti,
- upozorniť na riziká,
- podporovať rozhodovanie manažmentu.
Digitálne účtovníctvo sa tak stáva novým štandardom moderného finančného riadenia.
Pripravení posunúť svoje účtovníctvo na vyššiu úroveň?
Kombinácia moderného softvéru pre digitálne účtovníctvo a automatizácie účtovníctva umožňuje postupnú transformáciu finančných procesov bez narušenia každodennej prevádzky.
FAQ
Čo je digitálne účtovníctvo?
Digitálne účtovníctvo využíva digitálne nástroje na automatizáciu spracovania dokumentov, schvaľovania, archivácie a reportingu.
Ako funguje softvér pre digitálne účtovníctvo?
Dokumenty sa zhromažďujú na jednom mieste, systém z nich automaticky získava údaje, riadi schvaľovanie a pripravuje dáta pre účtovný alebo ERP systém.
Aký je rozdiel medzi digitálnym účtovníctvom a tradičným účtovníctvom?
Tradičné účtovníctvo je založené na manuálnych procesoch a papierových dokumentoch. Digitálne účtovníctvo využíva automatizáciu, online workflow a reporting v reálnom čase.
Koľko stojí softvér pre digitálne účtovníctvo?
Cena závisí od počtu používateľov, rozsahu funkcionalít a objemu dokumentov. Väčšina riešení funguje formou mesačného alebo ročného predplatného.
Je digitálne účtovníctvo bezpečné?
Áno. Moderné riešenia využívajú šifrovanie, auditné záznamy, zálohovanie a pokročilé riadenie prístupových práv.
.webp)
Kompletný sprievodca digitálnou archiváciou dokumentov
Sú vaše účtovné dokumenty bezpečne uložené a zároveň jednoducho dostupné? Digitálna archivácia pomáha firmám znižovať náklady, zjednodušovať auditné procesy a zabezpečiť súlad s legislatívou. V tomto sprievodcovi sa dozviete, ako fungujú moderné riešenia pre digitálnu archiváciu dokumentov a na čo si dať pozor pri ich výbere.
Digitálna archivácia nie je len o skenovaní dokumentov. Ide o systematický spôsob uchovávania, ochrany a správy dokumentov počas celého ich životného cyklu.
V tomto článku sa dozviete:
- čo je digitálna archivácia dokumentov,
- aké výhody prináša digitálny archív,
- aké funkcie by mal moderný archivačný systém obsahovať,
- ako zabezpečiť súlad s legislatívou,
- a ako vybrať správne riešenie pre vašu firmu.
Čo je digitálna archivácia a elektronická archivácia dokumentov?
Definícia a význam
Digitálna archivácia predstavuje proces dlhodobého uchovávania elektronických dokumentov tak, aby zostali dostupné, bezpečné a dôveryhodné počas celej doby ich uchovávania.
Môže ísť o:
- faktúry,
- účtovné doklady,
- zmluvy,
- objednávky,
- personálne dokumenty,
- e-mailovú komunikáciu,
- alebo ďalšie firemné záznamy.
Cieľom digitálnej archivácie nie je len uloženie dokumentov, ale aj zabezpečenie ich autenticity, integrity a čitateľnosti.
Právne požiadavky na digitálnu archiváciu
Hoci sa konkrétne požiadavky líšia podľa krajiny, slovenská aj európska legislatíva kladie dôraz na tri základné princípy:
Autenticita pôvodu
Musí byť možné preukázať, kto dokument vytvoril alebo odoslal.
Integrita obsahu
Dokument nesmie byť po archivácii neoprávnene zmenený.
Čitateľnosť
Dokument musí zostať dostupný a čitateľný počas celej zákonom stanovenej doby uchovávania.
Hlavné prínosy digitálnej archivácie
1. Bezpečná archivácia: Vďaka automatickému ukladaniu do digitálneho archívu máte istotu, že každá faktúra, zmluva alebo účtenka je bezpečne uložená a okamžite dohľadateľná. Koniec zdĺhavému hľadaniu v šanónoch pred auditom alebo daňovou kontrolou.
2. Okamžitý prístup odkiaľkoľvek: Potrebujete faktúru z roku 2019? Stačí zadať číslo dokladu alebo názov dodávateľa a dokument máte na obrazovke v priebehu niekoľkých sekúnd. Funguje z kancelárie, z domu aj z mobilného zariadenia.
3. Súlad s legislatívnymi požiadavkami: Moderné nástroje na digitalizáciu účtovníctva, ako je wflow, zabezpečujú autentickosť, integritu a čitateľnosť dokumentov prostredníctvom kvalifikovaných časových pečiatok a nepretržitej auditnej stopy. Pomáhajú tak firmám plniť požiadavky slovenskej a európskej legislatívy na elektronickú archiváciu dokumentov.
4. Úspora priestoru a nákladov: Fyzická archivácia dokumentov si vyžaduje skladové priestory, archivačné boxy a administratívnu správu. Digitálny archív tieto náklady výrazne znižuje a zároveň eliminuje riziko poškodenia dokumentov požiarom, vytopením alebo stratou.
5. Rýchlejší audit a kontroly: Audítori alebo oprávnené osoby môžu získať bezpečný prístup k dokumentom online. Nie je potrebné nič tlačiť, kopírovať ani fyzicky pripravovať. Audit aj kontroly prebehnú rýchlejšie a s nižšími nákladmi.
6. Bezpečnosť a ochrana dát: Šifrovanie, dvojfaktorová autentifikácia, prístupové oprávnenia a certifikácia ISO 27001 zabezpečujú, že k dokumentom majú prístup iba oprávnené osoby. Pravidelné zálohovanie zároveň chráni dáta pred stratou bez potreby ďalších nákladov na fyzické úložiská.
Kľúčové funkcie moderného softvéru pre digitálnu archiváciu
OCR a automatická extrakcia dát
OCR (optické rozpoznávanie znakov) umožňuje previesť naskenované dokumenty na vyhľadateľné dáta.
Výhody:
- fulltextové vyhľadávanie,
- automatické indexovanie dokumentov,
- prepojenie s účtovnými procesmi,
- menej manuálnej práce.
Šifrovanie a riadenie prístupov
Každý používateľ vidí iba dokumenty, ku ktorým má oprávnenie. Citlivé dokumenty sú chránené modernými bezpečnostnými mechanizmami.
Vyhľadávanie a filtrovanie
Používatelia môžu dokumenty filtrovať podľa:
- dodávateľa,
- dátumu,
- typu dokumentu,
- projektu,
- nákladového strediska,
- alebo vlastných parametrov.
Integrácia s účtovnými systémami
Moderný digitálny archív by mal byť prepojený s ERP a účtovným softvérom.
Vďaka tomu je možné zobraziť originálny dokument priamo z účtovného systému bez potreby ďalšieho vyhľadávania.
Ako implementovať digitálnu archiváciu krok za krokom
- Zmapujte súčasný stav: Zistite, koľko dokumentov ročne spracovávate, kde sú uložené a ako dlho ich potrebujete archivovať. Identifikujte kritické miesta (napr. zdĺhavé vyhľadávanie dokumentov pred auditom alebo daňovou kontrolou).
- Nastavte pravidlá: Určte, ktoré dokumenty sa budú archivovať automaticky, ako dlho sa budú uchovávať a kto k nim bude mať prístup.
- Vyberte riešenie v súlade s legislatívou: Uistite sa, že softvér spĺňa požiadavky na autentickosť, integritu a čitateľnosť dokumentov. Overte si bezpečnostné certifikácie (napr. ISO 27001) a súlad s GDPR.
- Začnite pilotným projektom: Začnite napríklad s prijatými faktúrami alebo zmluvami. Overte si, že systém funguje podľa očakávaní a že si ho tím osvojil.
- Zaškoľte tím a nastavte procesy: Vysvetlite zamestnancom, ako dokumenty nahrávať, vyhľadávať a ako fungujú prístupové práva. Pripravte jednoduchú internú dokumentáciu a odporúčané postupy.
- Rozšírte archiváciu na všetky dokumenty: Postupne pridávajte ďalšie typy dokumentov, ako sú vydané faktúry, zmluvy, mzdové doklady či výdavkové účtenky. Digitálny archív sa tak stane centrálnym úložiskom firemných dokumentov.
Digitálna archivácia a compliance
Daňové a účtovné dokumenty
Digitálny archív pomáha uchovávať dokumenty v súlade s legislatívnymi požiadavkami a zjednodušuje komunikáciu s audítormi či kontrolnými orgánmi.
Doby uchovávania dokumentov podľa typu
Na Slovensku sa vo všeobecnosti odporúča uchovávať:
- účtovné doklady a účtovné záznamy: 10 rokov,
- daňové doklady: 10 rokov,
- mzdové a personálne dokumenty: podľa typu dokumentu často 10 až 50 rokov,
- zmluvy: minimálne počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas príslušnej premlčacej lehoty.
Moderné riešenia umožňujú nastaviť rôzne retenčné pravidlá podľa typu dokumentu a požiadaviek organizácie.
Auditná stopa a verzovanie dokumentov
Každá zmena dokumentu je zaznamenaná. Je možné spätne dohľadať:
- kto dokument upravil,
- kedy bola vykonaná zmena,
- aká verzia dokumentu bola použitá.
Ako vybrať softvér pre digitálnu archiváciu a elektronickú archiváciu dokumentov
Pri výbere riešenia sa zamerajte na:
- bezpečnostné štandardy a legislatívny súlad (ISO 27001, GDPR),
- možnosti integrácie s ERP a účtovným systémom,
- OCR funkcionalitu,
- kvalitu vyhľadávania,
- auditnú stopu,
- jednoduchosť používania,
- škálovateľnosť riešenia.
Digitálny archív by mal byť prirodzenou súčasťou širšej stratégie digitalizácie účtovníctva.
Budúcnosť digitálnej archivácie
Budúcnosť digitálnej archivácie bude čoraz viac postavená na umelej inteligencii.
AI dokáže:
- automaticky kategorizovať dokumenty,
- identifikovať duplicity,
- upozorniť na chýbajúce prílohy,
- odporúčať retenčné pravidlá.
Digitálne archívy sa tak stávajú nielen miestom na ukladanie dokumentov, ale aj nástrojom pre compliance, reporting a strategické rozhodovanie.
Zistite, ako môže digitálna archivácia vo wflow zjednodušiť správu dokumentov a zabezpečiť súlad s legislatívou.
FAQ
Ako dlho musím uchovávať účtovné doklady?
Na Slovensku sa účtovné a daňové doklady spravidla uchovávajú 10 rokov. Pri niektorých personálnych alebo mzdových dokumentoch môže byť požadovaná dlhšia doba archivácie.
Je digitálna archivácia právne uznávaná?
Áno. Ak sú splnené požiadavky na autenticitu, integritu a čitateľnosť dokumentov, digitálna archivácia je plnohodnotnou alternatívou fyzického archívu.
Čo je OCR pri archivácii dokumentov?
OCR (Optical Character Recognition) je technológia, ktorá prevádza text z naskenovaných dokumentov na dáta, vďaka ktorým je možné dokumenty vyhľadávať a spracovávať automaticky.
Je cloudová archivácia bezpečná?
Áno. Moderné cloudové riešenia využívajú šifrovanie, zálohovanie, auditné záznamy a pokročilé riadenie prístupov, ktoré zabezpečujú vysokú úroveň ochrany dát.
Aký je rozdiel medzi digitálnou a elektronickou archiváciou dokumentov?
Digitálna archivácia a elektronická archivácia dokumentov sa v praxi často používajú ako synonymá. Oba pojmy označujú proces uchovávania dokumentov v elektronickej podobe tak, aby zostali bezpečné, dostupné a v súlade s legislatívou.
Zdroje:
Natasa Djalovic : On-Premise vs. Cloud Archiving: How to choose Right (2025)
E-Consulting: Lze účetnictví archivovat pouze elektronicky? (2023)
.webp)
7 kľúčových funkcií softvéru na digitalizáciu účtovníctva, ktoré posunú váš biznis na vyššiu úroveň
Digitalizácia účtovníctva neznamená nahradiť papierové faktúry PDF súbormi. Ide o zásadnú transformáciu, ktorá šetrí čas, eliminuje chyby a poskytuje CFO a finančným tímom kontrolu nad firemnými financiami v reálnom čase.
Ak zvažujete prechod na digitálne účtovníctvo, je dôležité vedieť, ktoré funkcie sú naozaj kľúčové. V tomto článku si predstavíme sedem funkcií, bez ktorých sa moderný softvér na automatizáciu účtovníctva nezaobíde.
Funkcia 1: AI extrakcia dát z faktúr a dokumentov
Čo to je
Umelá inteligencia automaticky číta faktúry, účtenky a zmluvy a extrahuje kľúčové údaje, ako sú číslo faktúry, dátum splatnosti, suma, dodávateľ alebo DPH – bez potreby manuálneho zadávania.
Prečo je to dôležité
Na základe skúseností našich klientov trávia účtovníci až 40 % pracovného času ručným prepisovaním údajov. Moderný softvér na digitalizáciu účtovníctva dokáže tento čas skrátiť až o 90 %.
Ako to funguje v praxi
Faktúra od mobilného operátora príde e-mailom → AI vytiahne kľúčové údaje → systém faktúru automaticky spáruje s objednávkou → odošle ju na schválenie → po schválení ju zaúčtuje do ERP systému podľa vášho výberu.
Výhoda wflow
Wflow využíva pokročilé OCR technológie, ktoré rozpoznajú aj ručne písané účtenky a neštandardné formáty faktúr. Presnosť extrakcie dát presahuje 96 %.
Funkcia 2: Automatizované spracovanie faktúr
Čo to je
Softvér na automatizáciu účtovníctva automaticky kontroluje faktúry pomocou 3-way matchingu (faktúra vs. objednávka vs. príjemka), deteguje duplicity a upozorňuje na podozrivé transakcie.
Prečo je to dôležité
Podľa Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) patrí fakturačný podvod medzi najčastejšie formy podvodov vo firmách. Automatizované spracovanie faktúr výrazne znižuje riziko podvodu a zabezpečuje kontrolu každého dokladu.
Ako to funguje v praxi
Dodávateľ vystaví faktúru na 5 000 € → systém overí existenciu objednávky → porovná ju s príjemkou → ak údaje sedia, faktúra pokračuje na schválenie → ak nie, systém označí nezrovnalosť.
Prínos pre firmu
Firmy využívajúce automatizované spracovanie faktúr znižujú chybovosť a skracujú čas spracovania o 40–50 %. Klienti wflow uvádzajú úsporu času až 50 %.
Funkcia 3: Digitálna archivácia dokumentov
Čo to je
Všetky faktúry, zmluvy, účtenky a účtovné doklady sa automaticky ukladajú do bezpečného digitálneho archívu s fulltextovým vyhľadávaním a kvalifikovanými časovými pečiatkami.
Prečo je to dôležité
Viete, ako dlho musíte archivovať účtovné dokumenty vo vašej krajine? Digitálna archivácia zabezpečuje autenticitu, integritu a čitateľnosť dokumentov počas celého ich životného cyklu.
Ako to funguje v praxi
Potrebujete faktúru od dodávateľa z roku 2021? Zadáte názov dodávateľa alebo číslo faktúry → systém ju zobrazí v priebehu niekoľkých sekúnd → môžete ju stiahnuť, poslať audítorovi alebo kolegovi.
Výhoda wflow
Wflow poskytuje bezpečný digitálny archív s certifikáciou ISO 27001, kvalifikovanými časovými pečiatkami a kompletnou auditnou stopou.
Funkcia 4: Finančný reporting v reálnom čase
%20(1).webp)
Čo to je
Dashboard zobrazujúci aktuálnu finančnú situáciu firmy – nezaplatené faktúry, mesačné výdavky a úzke miesta v cash flow.
Prečo je to dôležité
CFO potrebujú vidieť finančné zdravie firmy okamžite, nie až po mesačnej uzávierke. Podľa Gartneru dosahujú firmy využívajúce reporting v reálnom čase o 30 % lepšiu kontrolu nad cash flow.
Ako to funguje v praxi
CFO otvorí dashboard → vidí 15 neuhradených faktúr v hodnote 450 000 € → tri sú po splatnosti → klikne na detail a okamžite začne riešiť situáciu.
Prínos pre firmu
Reporting v reálnom čase umožňuje rýchlejšie rozhodovanie, lepšie plánovanie cash flow a menej nepríjemných prekvapení pri uzávierkach.
Funkcia 5: Mobilné schvaľovacie workflow
Čo to je
Manažéri schvaľujú faktúry, výdavky a objednávky priamo z mobilného telefónu – kedykoľvek a odkiaľkoľvek.
Prečo je to dôležité
V prostredí hybridnej a vzdialenej práce je mobilný prístup nevyhnutnosťou. Faktúry by nemali čakať týždeň na návrat manažéra do kancelárie.
Ako to funguje v praxi
Zamestnanec nahrá účtenku zo služobnej cesty → manažér dostane notifikáciu → jedným kliknutím schváli → výdavok sa automaticky zaúčtuje a archivuje.
Výhoda wflow
Wflow ponúka natívnu aplikáciu pre iOS aj Android vrátane offline režimu. Schvaľovanie funguje aj bez internetového pripojenia.
Funkcia 6: Bezproblémová integrácia s ERP systémami
Čo to je
Softvér na digitalizáciu účtovníctva sa pripája k existujúcemu ERP systému prostredníctvom API – bez potreby meniť súčasný systém.
Prečo je to dôležité
Firmy nechcú meniť riešenia, do ktorých už investovali čas a peniaze. ERP integrácia zabezpečuje automatický tok dát bez manuálnych exportov a importov.
Ako to funguje v praxi
Faktúra schválená vo wflow → automaticky sa zaúčtuje v ERP → prepojí sa s digitálnym archívom → používateľ vidí aj originálny PDF dokument.
Výhoda wflow
Wflow sa integruje s viac ako 50 účtovnými systémami a bankami prostredníctvom pripravených konektorov alebo otvoreného API.
Funkcia 7: Automatizovaná správa výdavkov
Čo to je
Zamestnanci odfotia účtenku mobilom. Systém automaticky extrahuje údaje, spáruje ich s transakciou firemnej karty a odošle na schválenie.
Prečo je to dôležité
Správa výdavkov býva často najslabším článkom účtovníctva – stratené účtenky, chýbajúce schválenia a chaos v Exceli. Automatizácia tieto problémy eliminuje.
Ako to funguje v praxi
Zamestnanec zaplatí obed firemnou kartou → odfotí účtenku → AI extrahuje údaje → systém spáruje platbu s dokladom → manažér schváli → výdavok sa zaúčtuje a archivuje.
Prínos pre firmu
Firmy automatizujúce správu výdavkov šetria 15–20 hodín mesačne a znižujú chybovosť až o 80 %.
FAQ
Aké sú najdôležitejšie funkcie softvéru na digitalizáciu účtovníctva?
AI extrakcia dát, automatizované spracovanie faktúr, digitálna archivácia, reporting v reálnom čase, mobilné schvaľovanie, ERP integrácie a automatizovaná správa výdavkov.
Ako AI zlepšuje digitalizáciu účtovníctva?
AI automaticky extrahuje údaje z faktúr a účteniek, deteguje duplicity a podozrivé transakcie, znižuje chybovosť a skracuje čas spracovania dokumentov.
Dá sa softvér na digitalizáciu účtovníctva integrovať s existujúcimi systémami?
Áno. Moderné riešenia sa integrujú s väčšinou ERP systémov prostredníctvom API alebo pripravených konektorov bez potreby výmeny existujúceho ERP systému.
Často kladené otázky
Odpovede na najčastejšie otázky o riadení firemných výdavkov, digitalizácii účtovníctva a schvaľovaní vo firme.
Áno, k dispozícii je skúšobná verzia aj personalizované demo. Dohodnite si stretnutie s naším obchodným tímom a vyskúšajte Wflow na 14 dní zadarmo →
Nie, nemusíte. Váš existujúci účtovný systém je možné prepojiť s Wflow pomocou pripravených konektorov alebo otvoreného API. Vyskúšajte jednoduchú integráciu a dohodnite si bezplatné demo na 14 dní zdarma. →
Doklady do Wflow jednoducho nahráte cez mobilnú aplikáciu, e-mail alebo webové rozhranie. AI automaticky vyťaží údaje, dokumenty prejdú schvaľovacím procesom a následne sa zaúčtujú a bezpečne archivujú. Rýchlo, presne a bez zbytočnej administratívy. Vyskúšajte Wflow ešte dnes. →
Tarif Profi začína od 449 Kč a tarif Business od 799 Kč za používateľa mesačne. Pre špecifické požiadavky je k dispozícii aj Enterprise riešenie na mieru. Pozrite si cenník a rezervujte si demo. →
Viac ako 8 000 firiem už riadi financie bez chaosu.
Lindt oceňuje nízku chybovosť a úsporu času
„Mobilná aplikácia Wflow je najjednoduchší a najrýchlejší spôsob schvaľovania faktúr. Veľmi oceňujem, že pri každej transakcii nemusím zapínať počítač – stačí pár kliknutí v aplikácii a všetko je vybavené.“
Shoptet zaviedol s Wflow prvé AI interné procesy
„Všetky prijaté doklady dnes spracovávame digitálne – od schválenia až po odovzdanie externej účtovnej firme. Wflow nám pomohlo zjednodušiť celý proces, zvýšiť efektivitu a vytvoriť pevné základy pre ďalšiu automatizáciu.“
.png)
Schvaľujte výdavky a spravujte doklady kedykoľvek a odkiaľkoľvek
Schvaľujte výdavky, nahrávajte doklady a majte prehľad o nákladoch v reálnom čase, priamo z mobilu.
