Ak už viete, čo je Peppol a ako bude fungovať povinná elektronická fakturácia na Slovensku, poďme sa pozrieť na to, ako bude celý proces fungovať priamo vo Wflow.
V tomto článku si ukážeme, ako bude fungovať registrácia do siete Peppol, získanie Peppol ID, príjem a odosielanie elektronických faktúr aj komunikácia s obchodnými partnermi, ktorí zatiaľ nie sú zapojení do siete Peppol.
Zároveň vysvetlíme, ako bude fungovať napojenie na účtovné systémy, validácia dokladov a akú úlohu v celom procese zohráva Wflow, certifikovaný Access Point (na Slovensku označovaný ako Digitálny poštár) a Finančná správa Slovenskej republiky.
Ako funguje riešenie e-fakturácie vo Wflow
Celý proces prebieha vo Wflow. Vy pracujete s dokladmi rovnako ako dnes, zatiaľ čo komunikáciu so sieťou Peppol zabezpečuje Wflow prostredníctvom certifikovaného Access Pointu (na Slovensku označovaného ako Digitálny poštár).
Pri odoslaní dokladu Wflow odovzdá údaje Digitálnemu poštárovi, ktorý ich prevedie do štandardu Peppol, vykoná finálnu validáciu a doručí ich príjemcovi. Súčasne zabezpečí aj komunikáciu s Finančnou správou Slovenskej republiky.
Pri prijatí prebieha proces opačne. Správa doručená zo siete Peppol sa vo Wflow automaticky vytvorí ako dokument pripravený na ďalšie spracovanie.
Rozdelenie rolí je vďaka tomu jednoduché:
- vy zodpovedáte za obsah dokladu,
- Wflow za spracovanie a workflow,
- Digitálny poštár za komunikáciu v sieti Peppol,
- Finančná správa za daňový dohľad.
Ako to funguje od registrácie po odoslanie faktúry
Používanie e-fakturácie vo Wflow prebieha v troch nadväzujúcich fázach: registrácia do siete Peppol, prijímanie elektronických faktúr a ich odosielanie obchodným partnerom.
Pozrime sa na jednotlivé kroky podrobnejšie.
Registrácia do siete Peppol
Registrácia prebehne priamo vo Wflow a je potrebné ju absolvovať iba raz. Po jej dokončení získate vlastné Peppol ID a prístup do Peppol schránky na prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr.
Proces registrácie zahŕňa tri kroky:
1. Overenie registračných údajov
Najskôr overíme údaje potrebné na registráciu vašej organizácie do siete Peppol.
2. Overenie totožnosti (KYC)
Následne budete na krátky čas presmerovaní do prostredia Finančnej správy Slovenskej republiky, kde dokončíte proces overenia totožnosti.
3. Registrácia do siete Peppol
Po úspešnom overení vás zaregistrujeme do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Access Pointu (na Slovensku označovaného ako Digitálny poštár). Následne sa vám sprístupní prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr priamo vo Wflow.
Prijímanie dokladov
Prijaté elektronické faktúry dorazia do vašej Peppol schránky vo Wflow. Aplikácia z nich automaticky vytvorí dokument, s ktorým následne pracujete rovnako ako s akýmkoľvek iným dokladom.
Doklad tak môže štandardne prechádzať schvaľovaním, párovaním, prípravou podkladov na zaúčtovanie, úhradou aj archiváciou.
Súčasťou komunikácie sú aj stavové správy. Protistranu môžete automaticky informovať napríklad o prijatí, spracovaní alebo zaplatení dokladu. Ak doklad odmietnete, informácia sa prenesie späť do siete Peppol.
Odosielanie dokladov
Odosielanie prebieha priamo z prostredia Wflow. Doklad vytvoríte rovnakým spôsobom ako dnes a následne zvolíte spôsob doručenia.
Ak je obchodný partner registrovaný v sieti Peppol, Wflow ponúkne možnosť odoslať doklad prostredníctvom tejto siete. Samotné odoslanie prebieha štandardne, iba namiesto e-mailu putuje dokument do siete Peppol.
Všetky stavové správy, ktoré následne odošle príjemca, sa zobrazujú priamo pri doklade na Peppol karte. Vďaka tomu máte prehľad o tom, či bol doklad doručený, prijatý alebo spracovaný.
Ako funguje validácia a doručovanie mimo siete
Pred odoslaním dokladu do siete Peppol prebehne automatická kontrola jeho náležitostí. Wflow overuje napríklad DIČ, kód meny a povinné polia definované štandardom UBL 2.1.
Vďaka tomu je možné väčšinu problémov odhaliť ešte pred odoslaním a predísť zamietnutiu dokladu na strane príjemcu alebo Finančnej správy.
Čo ak príjemca nie je v sieti Peppol?
Nie všetci obchodní partneri budú od prvého dňa zapojení do siete Peppol. Wflow preto automaticky overí, či je príjemca registrovaný a má aktívne Peppol ID.
Ak áno, doklad odošle prostredníctvom siete Peppol.
Ak nie, automaticky použije náhradný spôsob doručenia, napríklad e-mail s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky. Predvolený spôsob doručenia je možné nastaviť samostatne pre každú firmu.
Fakturácia tak môže pokračovať bez ohľadu na to, aký systém alebo spôsob komunikácie používa druhá strana.
Čo sa stane pri chybe?
Ak sieť Peppol alebo Digitálny poštár vráti technickú chybu, Wflow ju automaticky spracuje a zobrazí priamo v aplikácii v zrozumiteľnej podobe.
Nemusíte tak pracovať s technickými kódmi ani dohľadávať príčinu problému v externých systémoch.
Napojenie na účtovné systémy
Napojenie vášho ERP alebo účtovného systému na Wflow zostáva bez zmien. Dáta budú do Wflow prúdiť rovnakým spôsobom ako dnes. Pribúda iba nový komunikačný kanál na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol.
Komunikáciu v sieti zabezpečuje certifikovaný Access Point (Digitálny poštár), ktorý sa stará o prevod a doručenie dokumentov v požadovanom formáte.
Musia všetky firmy používať rovnaký systém?
Nemusia.
Jednou z hlavných výhod siete Peppol je schopnosť prepájať rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Každá organizácia tak môže používať vlastný softvér a napriek tomu si bezpečne vymieňať elektronické faktúry.
Digitálny poštár zabezpečuje prevod medzi bežne používanými formátmi, ako sú ISDOC, PDF s ISDOC, Pohoda alebo UBL. Vďaka spoločnému štandardu sa údaje z dokladu doručia a strojovo spracujú na oboch stranách bez potreby manuálneho prepisovania.
V praxi to znamená, že pri prechode na e-fakturáciu nemusíte riešiť, aký systém používajú vaši zákazníci alebo dodávatelia. Ak sú zapojení do siete Peppol, systémy si dokážu informácie odovzdať automaticky.
Dokumenty sa doručujú bezpečne a bez zbytočných zdržaní
Sieť Peppol je navrhnutá na spoľahlivú a bezpečnú výmenu elektronických faktúr medzi organizáciami. Nejde o jeden centrálny systém, ale o decentralizovanú sieť certifikovaných Access Pointov (Digitálnych poštárov), ktoré navzájom komunikujú.
Vďaka tomu nevzniká jedno centrálne úzke hrdlo a sieť môže rásť spolu s počtom zapojených organizácií. V súčasnosti je v sieti Peppol registrovaných viac ako 1,4 milióna firiem a vlastnú Peppol autoritu prevádzkuje viac ako 20 krajín.
Infraštruktúra, prostredníctvom ktorej Wflow vstupuje do siete, je navrhnutá na vysokú dostupnosť a automatické zálohovanie. Dokumenty sú bežne doručené a spracované v priebehu niekoľkých sekúnd.
Čo sa stane pri výpadku?
Aj v prípade dočasného výpadku nedochádza k strate dokumentov. Systém využíva fronty na spracovanie správ a dokumenty odošle okamžite po obnovení komunikácie.
Z pohľadu používateľa to znamená jediné: elektronické faktúry dorazia svojmu príjemcovi bezpečne a spoľahlivo aj pri zvýšenej záťaži alebo krátkodobých technických problémoch.
Ako sa zmenia existujúce procesy
Z pohľadu používateľa sa práca s dokladmi vo Wflow zásadne nemení. Elektronické faktúry prijaté prostredníctvom siete Peppol sa vo Wflow spracúvajú rovnako ako doklady z iných zdrojov.
Prijatý doklad môže štandardne prechádzať schvaľovaním, párovaním, prípravou podkladov na zaúčtovanie, úhradou aj archiváciou. Stav komunikácie v sieti Peppol sa zároveň zobrazuje priamo pri doklade, takže máte prehľad o jeho doručení, prijatí aj prípadných reakciách protistrany.
Čo sa mení?
Jednou z hlavných vlastností elektronickej fakturácie je práca so štruktúrovanými dátami. Pri dokladoch prijatých prostredníctvom siete Peppol preto odpadá vyťažovanie dát z PDF alebo iných dokumentov. Potrebné informácie prichádzajú priamo v štruktúrovanej podobe a sú pripravené na ďalšie spracovanie.
Pri dokladoch prijatých inými kanálmi, napríklad e-mailom alebo z papierových dokumentov, zostáva vyťažovanie prostredníctvom Wflow AI alebo Rossum aj naďalej k dispozícii.
Na čo je potrebné myslieť?
Po odoslaní dokladu a jeho nahlásení Finančnej správe už nie je možné doklad spätne upravovať. Ak je potrebné vykonať opravu, rieši sa prostredníctvom opravného daňového dokladu odoslaného rovnakou cestou.
Nejde o obmedzenie Wflow, ale o štandardný princíp fungovania elektronickej fakturácie v sieti Peppol.
Kedy musíte byť pripravení
Kľúčové termíny sú dva:
Koniec júla 2026
Spustíme pilotnú prevádzku e-fakturácie a funkcií Peppol pre všetkých zákazníkov Wflow. Firmy si budú môcť celý proces vyskúšať ešte pred začiatkom zákonnej povinnosti.
1. januára 2027
Na Slovensku nadobudne účinnosť povinná elektronická fakturácia a všetky funkcie Peppolu budú vo Wflow plne dostupné.
Vďaka pilotnej prevádzke budete mať dostatok času overiť si fungovanie procesov, registráciu do siete aj komunikáciu s obchodnými partnermi ešte pred ostrým spustením.
FAQ
Bude v prvej fáze implementácie Peppolu vo Wflow dostupné len prijímanie faktúr, alebo aj ich odosielanie?
Oboje. K dispozícii bude kompletná funkcionalita vrátane registrácie do siete Peppol, prijímania a odosielania elektronických faktúr, napojenia na slovenský systém IS EFA aj práce so stavovými správami.
V akom formáte prebieha výmena dokladov?
Elektronické faktúry sa prenášajú v štruktúrovanom XML podľa európskej normy EN 16931. Sieť Peppol využíva štandard UBL 2.1, ktorý je podporovaný naprieč európskymi krajinami vrátane Slovenska.
Aké typy dokladov sú podporované?
V prvej fáze budú podporované daňové doklady a opravné daňové doklady. Sieť Peppol umožňuje pracovať aj s objednávkami a ďalšími typmi dokumentov, ktorých podporu budeme rozširovať podľa potrieb zákazníkov.
Musia naši zákazníci a dodávatelia používať rovnaký systém ako my?
Nemusia. Jednou z hlavných výhod siete Peppol je možnosť prepájať rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Ak je obchodný partner zapojený do siete Peppol, systémy si môžu elektronické faktúry automaticky odovzdávať bez ohľadu na používaný softvér.
Ako sa rieši zmena poskytovateľa?
Všetky dáta zostávajú pod vašou kontrolou. V prípade zmeny poskytovateľa sa môžete odregistrovať a exportovať si všetky dáta súvisiace s komunikáciou v sieti Peppol.
Je možné faktúru po odoslaní upraviť?
Po odoslaní dokladu a jeho nahlásení Finančnej správe už nie je možné dokument spätne upravovať. Opravy sa riešia prostredníctvom opravného daňového dokladu odoslaného rovnakou cestou.
Čo je Digitálny poštár?
Digitálny poštár je slovenské označenie pre certifikovaný Access Point v sieti Peppol. Ide o poskytovateľa, ktorý zabezpečuje bezpečné odosielanie a prijímanie elektronických faktúr medzi organizáciami zapojenými do siete.
Kedy bude e-fakturácia vo Wflow dostupná a koľko bude stáť?
Pilotnú prevádzku spustíme na konci júla 2026 pre všetkých zákazníkov Wflow. Od 1. januára 2027 bude riešenie plne dostupné pre všetkých slovenských zákazníkov v súlade so začiatkom zákonnej povinnosti elektronickej fakturácie.
Do konca roka 2026 bude e-fakturácia v rámci pilotnej prevádzky dostupná bezplatne.
Musíme mať vlastného Digitálneho poštára?
Nie. Wflow zabezpečuje pripojenie do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Digitálneho poštára partnera Dativery. Nemusíte preto riešiť vlastnú certifikáciu ani technické napojenie.
E-fakturácia vo Wflow krok za krokom: od registrácie do Peppolu po odoslanie faktúry
.webp)
Ako bude e-fakturácia cez Peppol fungovať priamo vo Wflow? Pripravili sme podrobný prehľad celého procesu od registrácie do siete a získania Peppol ID až po príjem a odosielanie elektronických faktúr. Zistite, ako funguje validácia dokladov, napojenie na ERP systémy aj úloha Digitálneho poštára.
Ak už viete, čo je Peppol a ako bude fungovať povinná elektronická fakturácia na Slovensku, poďme sa pozrieť na to, ako bude celý proces fungovať priamo vo Wflow.
V tomto článku si ukážeme, ako bude fungovať registrácia do siete Peppol, získanie Peppol ID, príjem a odosielanie elektronických faktúr aj komunikácia s obchodnými partnermi, ktorí zatiaľ nie sú zapojení do siete Peppol.
Zároveň vysvetlíme, ako bude fungovať napojenie na účtovné systémy, validácia dokladov a akú úlohu v celom procese zohráva Wflow, certifikovaný Access Point (na Slovensku označovaný ako Digitálny poštár) a Finančná správa Slovenskej republiky.
Ako funguje riešenie e-fakturácie vo Wflow
Celý proces prebieha vo Wflow. Vy pracujete s dokladmi rovnako ako dnes, zatiaľ čo komunikáciu so sieťou Peppol zabezpečuje Wflow prostredníctvom certifikovaného Access Pointu (na Slovensku označovaného ako Digitálny poštár).
Pri odoslaní dokladu Wflow odovzdá údaje Digitálnemu poštárovi, ktorý ich prevedie do štandardu Peppol, vykoná finálnu validáciu a doručí ich príjemcovi. Súčasne zabezpečí aj komunikáciu s Finančnou správou Slovenskej republiky.
Pri prijatí prebieha proces opačne. Správa doručená zo siete Peppol sa vo Wflow automaticky vytvorí ako dokument pripravený na ďalšie spracovanie.
Rozdelenie rolí je vďaka tomu jednoduché:
- vy zodpovedáte za obsah dokladu,
- Wflow za spracovanie a workflow,
- Digitálny poštár za komunikáciu v sieti Peppol,
- Finančná správa za daňový dohľad.
Ako to funguje od registrácie po odoslanie faktúry
Používanie e-fakturácie vo Wflow prebieha v troch nadväzujúcich fázach: registrácia do siete Peppol, prijímanie elektronických faktúr a ich odosielanie obchodným partnerom.
Pozrime sa na jednotlivé kroky podrobnejšie.
Registrácia do siete Peppol
Registrácia prebehne priamo vo Wflow a je potrebné ju absolvovať iba raz. Po jej dokončení získate vlastné Peppol ID a prístup do Peppol schránky na prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr.
Proces registrácie zahŕňa tri kroky:
1. Overenie registračných údajov
Najskôr overíme údaje potrebné na registráciu vašej organizácie do siete Peppol.
2. Overenie totožnosti (KYC)
Následne budete na krátky čas presmerovaní do prostredia Finančnej správy Slovenskej republiky, kde dokončíte proces overenia totožnosti.
3. Registrácia do siete Peppol
Po úspešnom overení vás zaregistrujeme do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Access Pointu (na Slovensku označovaného ako Digitálny poštár). Následne sa vám sprístupní prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr priamo vo Wflow.
Prijímanie dokladov
Prijaté elektronické faktúry dorazia do vašej Peppol schránky vo Wflow. Aplikácia z nich automaticky vytvorí dokument, s ktorým následne pracujete rovnako ako s akýmkoľvek iným dokladom.
Doklad tak môže štandardne prechádzať schvaľovaním, párovaním, prípravou podkladov na zaúčtovanie, úhradou aj archiváciou.
Súčasťou komunikácie sú aj stavové správy. Protistranu môžete automaticky informovať napríklad o prijatí, spracovaní alebo zaplatení dokladu. Ak doklad odmietnete, informácia sa prenesie späť do siete Peppol.
Odosielanie dokladov
Odosielanie prebieha priamo z prostredia Wflow. Doklad vytvoríte rovnakým spôsobom ako dnes a následne zvolíte spôsob doručenia.
Ak je obchodný partner registrovaný v sieti Peppol, Wflow ponúkne možnosť odoslať doklad prostredníctvom tejto siete. Samotné odoslanie prebieha štandardne, iba namiesto e-mailu putuje dokument do siete Peppol.
Všetky stavové správy, ktoré následne odošle príjemca, sa zobrazujú priamo pri doklade na Peppol karte. Vďaka tomu máte prehľad o tom, či bol doklad doručený, prijatý alebo spracovaný.
Ako funguje validácia a doručovanie mimo siete
Pred odoslaním dokladu do siete Peppol prebehne automatická kontrola jeho náležitostí. Wflow overuje napríklad DIČ, kód meny a povinné polia definované štandardom UBL 2.1.
Vďaka tomu je možné väčšinu problémov odhaliť ešte pred odoslaním a predísť zamietnutiu dokladu na strane príjemcu alebo Finančnej správy.
Čo ak príjemca nie je v sieti Peppol?
Nie všetci obchodní partneri budú od prvého dňa zapojení do siete Peppol. Wflow preto automaticky overí, či je príjemca registrovaný a má aktívne Peppol ID.
Ak áno, doklad odošle prostredníctvom siete Peppol.
Ak nie, automaticky použije náhradný spôsob doručenia, napríklad e-mail s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky. Predvolený spôsob doručenia je možné nastaviť samostatne pre každú firmu.
Fakturácia tak môže pokračovať bez ohľadu na to, aký systém alebo spôsob komunikácie používa druhá strana.
Čo sa stane pri chybe?
Ak sieť Peppol alebo Digitálny poštár vráti technickú chybu, Wflow ju automaticky spracuje a zobrazí priamo v aplikácii v zrozumiteľnej podobe.
Nemusíte tak pracovať s technickými kódmi ani dohľadávať príčinu problému v externých systémoch.
Napojenie na účtovné systémy
Napojenie vášho ERP alebo účtovného systému na Wflow zostáva bez zmien. Dáta budú do Wflow prúdiť rovnakým spôsobom ako dnes. Pribúda iba nový komunikačný kanál na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol.
Komunikáciu v sieti zabezpečuje certifikovaný Access Point (Digitálny poštár), ktorý sa stará o prevod a doručenie dokumentov v požadovanom formáte.
Musia všetky firmy používať rovnaký systém?
Nemusia.
Jednou z hlavných výhod siete Peppol je schopnosť prepájať rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Každá organizácia tak môže používať vlastný softvér a napriek tomu si bezpečne vymieňať elektronické faktúry.
Digitálny poštár zabezpečuje prevod medzi bežne používanými formátmi, ako sú ISDOC, PDF s ISDOC, Pohoda alebo UBL. Vďaka spoločnému štandardu sa údaje z dokladu doručia a strojovo spracujú na oboch stranách bez potreby manuálneho prepisovania.
V praxi to znamená, že pri prechode na e-fakturáciu nemusíte riešiť, aký systém používajú vaši zákazníci alebo dodávatelia. Ak sú zapojení do siete Peppol, systémy si dokážu informácie odovzdať automaticky.
Dokumenty sa doručujú bezpečne a bez zbytočných zdržaní
Sieť Peppol je navrhnutá na spoľahlivú a bezpečnú výmenu elektronických faktúr medzi organizáciami. Nejde o jeden centrálny systém, ale o decentralizovanú sieť certifikovaných Access Pointov (Digitálnych poštárov), ktoré navzájom komunikujú.
Vďaka tomu nevzniká jedno centrálne úzke hrdlo a sieť môže rásť spolu s počtom zapojených organizácií. V súčasnosti je v sieti Peppol registrovaných viac ako 1,4 milióna firiem a vlastnú Peppol autoritu prevádzkuje viac ako 20 krajín.
Infraštruktúra, prostredníctvom ktorej Wflow vstupuje do siete, je navrhnutá na vysokú dostupnosť a automatické zálohovanie. Dokumenty sú bežne doručené a spracované v priebehu niekoľkých sekúnd.
Čo sa stane pri výpadku?
Aj v prípade dočasného výpadku nedochádza k strate dokumentov. Systém využíva fronty na spracovanie správ a dokumenty odošle okamžite po obnovení komunikácie.
Z pohľadu používateľa to znamená jediné: elektronické faktúry dorazia svojmu príjemcovi bezpečne a spoľahlivo aj pri zvýšenej záťaži alebo krátkodobých technických problémoch.
Ako sa zmenia existujúce procesy
Z pohľadu používateľa sa práca s dokladmi vo Wflow zásadne nemení. Elektronické faktúry prijaté prostredníctvom siete Peppol sa vo Wflow spracúvajú rovnako ako doklady z iných zdrojov.
Prijatý doklad môže štandardne prechádzať schvaľovaním, párovaním, prípravou podkladov na zaúčtovanie, úhradou aj archiváciou. Stav komunikácie v sieti Peppol sa zároveň zobrazuje priamo pri doklade, takže máte prehľad o jeho doručení, prijatí aj prípadných reakciách protistrany.
Čo sa mení?
Jednou z hlavných vlastností elektronickej fakturácie je práca so štruktúrovanými dátami. Pri dokladoch prijatých prostredníctvom siete Peppol preto odpadá vyťažovanie dát z PDF alebo iných dokumentov. Potrebné informácie prichádzajú priamo v štruktúrovanej podobe a sú pripravené na ďalšie spracovanie.
Pri dokladoch prijatých inými kanálmi, napríklad e-mailom alebo z papierových dokumentov, zostáva vyťažovanie prostredníctvom Wflow AI alebo Rossum aj naďalej k dispozícii.
Na čo je potrebné myslieť?
Po odoslaní dokladu a jeho nahlásení Finančnej správe už nie je možné doklad spätne upravovať. Ak je potrebné vykonať opravu, rieši sa prostredníctvom opravného daňového dokladu odoslaného rovnakou cestou.
Nejde o obmedzenie Wflow, ale o štandardný princíp fungovania elektronickej fakturácie v sieti Peppol.
Kedy musíte byť pripravení
Kľúčové termíny sú dva:
Koniec júla 2026
Spustíme pilotnú prevádzku e-fakturácie a funkcií Peppol pre všetkých zákazníkov Wflow. Firmy si budú môcť celý proces vyskúšať ešte pred začiatkom zákonnej povinnosti.
1. januára 2027
Na Slovensku nadobudne účinnosť povinná elektronická fakturácia a všetky funkcie Peppolu budú vo Wflow plne dostupné.
Vďaka pilotnej prevádzke budete mať dostatok času overiť si fungovanie procesov, registráciu do siete aj komunikáciu s obchodnými partnermi ešte pred ostrým spustením.
FAQ
Bude v prvej fáze implementácie Peppolu vo Wflow dostupné len prijímanie faktúr, alebo aj ich odosielanie?
Oboje. K dispozícii bude kompletná funkcionalita vrátane registrácie do siete Peppol, prijímania a odosielania elektronických faktúr, napojenia na slovenský systém IS EFA aj práce so stavovými správami.
V akom formáte prebieha výmena dokladov?
Elektronické faktúry sa prenášajú v štruktúrovanom XML podľa európskej normy EN 16931. Sieť Peppol využíva štandard UBL 2.1, ktorý je podporovaný naprieč európskymi krajinami vrátane Slovenska.
Aké typy dokladov sú podporované?
V prvej fáze budú podporované daňové doklady a opravné daňové doklady. Sieť Peppol umožňuje pracovať aj s objednávkami a ďalšími typmi dokumentov, ktorých podporu budeme rozširovať podľa potrieb zákazníkov.
Musia naši zákazníci a dodávatelia používať rovnaký systém ako my?
Nemusia. Jednou z hlavných výhod siete Peppol je možnosť prepájať rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Ak je obchodný partner zapojený do siete Peppol, systémy si môžu elektronické faktúry automaticky odovzdávať bez ohľadu na používaný softvér.
Ako sa rieši zmena poskytovateľa?
Všetky dáta zostávajú pod vašou kontrolou. V prípade zmeny poskytovateľa sa môžete odregistrovať a exportovať si všetky dáta súvisiace s komunikáciou v sieti Peppol.
Je možné faktúru po odoslaní upraviť?
Po odoslaní dokladu a jeho nahlásení Finančnej správe už nie je možné dokument spätne upravovať. Opravy sa riešia prostredníctvom opravného daňového dokladu odoslaného rovnakou cestou.
Čo je Digitálny poštár?
Digitálny poštár je slovenské označenie pre certifikovaný Access Point v sieti Peppol. Ide o poskytovateľa, ktorý zabezpečuje bezpečné odosielanie a prijímanie elektronických faktúr medzi organizáciami zapojenými do siete.
Kedy bude e-fakturácia vo Wflow dostupná a koľko bude stáť?
Pilotnú prevádzku spustíme na konci júla 2026 pre všetkých zákazníkov Wflow. Od 1. januára 2027 bude riešenie plne dostupné pre všetkých slovenských zákazníkov v súlade so začiatkom zákonnej povinnosti elektronickej fakturácie.
Do konca roka 2026 bude e-fakturácia v rámci pilotnej prevádzky dostupná bezplatne.
Musíme mať vlastného Digitálneho poštára?
Nie. Wflow zabezpečuje pripojenie do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Digitálneho poštára partnera Dativery. Nemusíte preto riešiť vlastnú certifikáciu ani technické napojenie.
Přečtěte si další články
.webp)
Čo je digitálne účtovníctvo? Kompletný sprievodca pre moderných CFO
Digitálne účtovníctvo už dávno nie je experiment ani technologická novinka pre pár progresívnych spoločností. Pre moderných CFO predstavuje praktický spôsob, ako získať väčšiu kontrolu nad financiami, zrýchliť rozhodovanie a odstrániť manuálne činnosti, ktoré znižujú efektivitu finančných tímov.
Digitalizácia účtovníctva umožňuje firmám reagovať rýchlejšie na zmeny trhu, lepšie riadiť náklady a vytvárať kvalitnejšie finančné reporty.
V tomto sprievodcovi sa dozviete:
- čo je digitálne účtovníctvo,
- aké výhody prináša automatizácia účtovníctva,
- ktoré funkcie by mal obsahovať moderný softvér,
- ako zaviesť digitálne účtovníctvo krok za krokom,
- a ako sa pripraviť na budúcnosť finančného riadenia.
Pochopenie digitálneho účtovníctva
Čo je digitálne účtovníctvo?
Digitálne účtovníctvo predstavuje využívanie digitálnych nástrojov a automatizovaných procesov na spracovanie účtovných dokumentov, schvaľovanie, archiváciu a reporting.
Jeho cieľom nie je nahradiť existujúci účtovný systém alebo ERP, ale zjednodušiť a sprehľadniť procesy spojené s účtovnými dokumentmi – od prijatia faktúry až po jej zaúčtovanie a úhradu.
Moderné digitálne účtovníctvo prepája dokumenty, schvaľovanie, reporting a archiváciu do jedného prepojeného procesu.
Digitálne účtovníctvo vs. tradičné účtovníctvo
Kľúčové prvky digitálneho účtovníctva
Moderné riešenia pre digitálne účtovníctvo zvyčajne zahŕňajú:
- automatizované spracovanie faktúr,
- digitálnu archiváciu dokumentov,
- schvaľovacie workflow,
- ERP integrácie,
- reporting v reálnom čase,
- automatizáciu firemných výdavkov.
Výhody softvéru pre digitálne účtovníctvo
Úspora času vďaka automatizácii
Automatizácia účtovníctva eliminuje potrebu manuálneho prepisovania údajov z faktúr a účteniek.
Účtovníci sa môžu venovať kontrole, analýze a strategickejším úlohám namiesto administratívy.
Vyššia kvalita dát
Automatické spracovanie dokumentov znižuje počet chýb spôsobených ľudským faktorom.
Výsledkom sú presnejšie účtovné dáta a vyššia dôveryhodnosť reportov.
Lepšia kontrola nad výdavkami
Priebežné schvaľovanie výdavkov a online prehľad o záväzkoch umožňujú manažmentu kontrolovať náklady počas celého mesiaca.
Rýchlejšie účtovné uzávierky
Pri priebežnom spracovaní dokumentov sa mesačné a ročné uzávierky výrazne zrýchľujú.
Finančný reporting v reálnom čase
Moderné riešenia umožňujú sledovať náklady podľa oddelení, projektov alebo nákladových stredísk bez čakania na koniec mesiaca.
Auditná stopa a transparentnosť
Každý krok v procese je zaznamenaný.
Firmy získavajú kompletnú históriu schválení, zmien a pohybov dokumentov.
Kľúčové funkcie softvéru pre digitálne účtovníctvo
Automatizované spracovanie faktúr
.webp)
AI a OCR technológie automaticky rozpoznávajú údaje z faktúr a pripravujú ich na ďalšie spracovanie.
Automaticky sa získavajú:
- sumy,
- dodávatelia,
- dátumy splatnosti,
- variabilné symboly,
- DPH údaje.
Schvaľovacie workflow
Faktúry a dokumenty sú schvaľované podľa vopred definovaných pravidiel.
Možno nastaviť:
- schvaľovanie podľa sumy,
- podľa projektu,
- podľa oddelenia,
- podľa zodpovednej osoby.
Integrácia s ERP a účtovnými systémami
Digitálne účtovníctvo by malo fungovať ako rozšírenie existujúceho ERP systému.
Dôležitá je kompatibilita s riešeniami používanými na Slovensku, napríklad:
- KROS Omega,
- Pohoda,
- Money S3,
- Money S4,
- Money S5,
- OBERON,
- SAP,
- Microsoft Dynamics.
Digitálna archivácia dokumentov
Bezpečné uloženie dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou digitálneho účtovníctva.
Ako zaviesť digitálne účtovníctvo krok za krokom
1. Zmapujte súčasné procesy
Popíšte cestu dokumentu od prijatia po úhradu.
Kde vznikajú zdržania?
Kde dochádza k chybám?
2. Vyberte vhodnú platformu
Vyberajte riešenie, ktoré:
- sa integruje s existujúcim ERP,
- podporuje automatizáciu,
- umožňuje škálovanie.
3. Spustite pilotný projekt
Začnite jednou agendou. Najčastejšie ide o prijaté faktúry.
4. Zapojte zamestnancov
Úspech digitalizácie závisí od prijatia nových procesov používateľmi.
5. Optimalizujte a rozširujte
Po potvrdení prínosov môžete zapojiť ďalšie typy dokumentov a procesov.
Digitálne účtovníctvo podľa veľkosti firmy
Malé firmy
Oceňujú jednoduché nasadenie bez potreby IT oddelenia.
Najčastejšie začínajú automatizáciou faktúr a digitálnou archiváciou.
Stredné firmy
Využívajú pokročilejšie workflow, viacúrovňové schvaľovanie a reporting.
Veľké organizácie
Potrebujú:
- robustné ERP integrácie,
- komplexné workflow,
- vysokú mieru automatizácie,
- detailné riadenie prístupov.
Budúcnosť účtovníctva: AI a automatizácia
Budúcnosť účtovníctva patrí automatizácii, umelej inteligencii a prediktívnemu finančnému riadeniu.
AI dokáže:
- automaticky spracovať dokumenty,
- identifikovať nezrovnalosti,
- upozorniť na riziká,
- podporovať rozhodovanie manažmentu.
Digitálne účtovníctvo sa tak stáva novým štandardom moderného finančného riadenia.
Pripravení posunúť svoje účtovníctvo na vyššiu úroveň?
Kombinácia moderného softvéru pre digitálne účtovníctvo a automatizácie účtovníctva umožňuje postupnú transformáciu finančných procesov bez narušenia každodennej prevádzky.
FAQ
Čo je digitálne účtovníctvo?
Digitálne účtovníctvo využíva digitálne nástroje na automatizáciu spracovania dokumentov, schvaľovania, archivácie a reportingu.
Ako funguje softvér pre digitálne účtovníctvo?
Dokumenty sa zhromažďujú na jednom mieste, systém z nich automaticky získava údaje, riadi schvaľovanie a pripravuje dáta pre účtovný alebo ERP systém.
Aký je rozdiel medzi digitálnym účtovníctvom a tradičným účtovníctvom?
Tradičné účtovníctvo je založené na manuálnych procesoch a papierových dokumentoch. Digitálne účtovníctvo využíva automatizáciu, online workflow a reporting v reálnom čase.
Koľko stojí softvér pre digitálne účtovníctvo?
Cena závisí od počtu používateľov, rozsahu funkcionalít a objemu dokumentov. Väčšina riešení funguje formou mesačného alebo ročného predplatného.
Je digitálne účtovníctvo bezpečné?
Áno. Moderné riešenia využívajú šifrovanie, auditné záznamy, zálohovanie a pokročilé riadenie prístupových práv.
%20(1).webp)
E-fakturácia cez Peppol vo Wflow: ako bude fungovať na Slovensku od roku 2027
Slovensko zavádza od 1. januára 2027 povinnú elektronickú fakturáciu prostredníctvom siete Peppol. Mnohé firmy preto riešia praktické otázky: Budeme musieť meniť ERP? Ako sa pripojíme do siete Peppol? A čo ak naši obchodní partneri ešte nebudú pripravení?
Dobrá správa je, že ak používate Wflow, väčšinu technických náležitostí vyriešime za vás. V tomto článku vysvetľujeme, ako bude fungovať prijímanie a odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol, aké zmeny vás čakajú, či bude potrebné upraviť vaše procesy a kedy bude riešenie dostupné.
Konkrétna podoba elektronickej fakturácie pre Českú republiku zatiaľ nebola zo strany štátu definitívne stanovená. Tento článok sa preto venuje slovenskému trhu a aktuálne známym informáciám.
Ako je Wflow zapojené do siete Peppol
Ak používate Wflow, nemusíte riešiť pripojenie do siete Peppol ani technické požiadavky na elektronickú fakturáciu. O všetko potrebné sa postaráme za vás.
Na pripojenie do siete využijeme certifikovaný Access Point – Digitálneho poštára – nášho partnera Dativery, ktorý zabezpečuje oficiálnu komunikáciu v sieti Peppol. Wflow následne prepojí tento komunikačný kanál s vašimi existujúcimi procesmi.
V praxi to znamená, že budete naďalej pracovať vo Wflow rovnako ako dnes. Vystavené aj prijaté doklady spracujete v známom prostredí a o ich doručenie do siete Peppol alebo prijatie zo siete sa postaráme my.
Prečo Wflow nenájdete medzi certifikovanými poskytovateľmi?
Možno ste pri hľadaní informácií narazili na zoznam certifikovaných poskytovateľov a Wflow ste na ňom nenašli.
Tieto zoznamy obsahujú iba tzv. Access Pointy, teda poskytovateľov, ktorí firmy technicky pripájajú do siete Peppol.
Wflow túto úlohu nemá. Fungujeme ako vrstva, ktorá prepája vaše finančné procesy so sieťou Peppol prostredníctvom certifikovaného partnera. Z pohľadu bezpečnosti, legislatívy aj používateľského komfortu je riešenie plne v súlade s požiadavkami na elektronickú fakturáciu.
Ako bude e-fakturácia vo Wflow na Slovensku fungovať
Pre vašu firmu predstavuje prechod na e-fakturáciu minimálnu zmenu. O napojenie na sieť Peppol aj všetky súvisiace technické náležitosti sa postaráme my vo Wflow.
Pre väčšinu používateľov sa spôsob práce nezmení. Naďalej budete pracovať vo Wflow rovnako ako dnes, pribudne iba nový spôsob doručovania dokladov medzi systémami.
Kto sa o čo stará?
Vy
- vystavujete a prijímate doklady,
- schvaľujete ich a pracujete s nimi rovnako ako doteraz.
Wflow
- zabezpečuje schvaľovanie,
- párovanie dokladov,
- zaúčtovanie,
- archiváciu,
- napojenie na sieť Peppol.
Certifikovaný Access Point
- zabezpečuje bezpečné doručenie dokladov v sieti Peppol.
Finančná správa
- stanovuje legislatívne pravidlá a dohliada na ich dodržiavanie.
Funguje aj s partnermi, ktorí nie sú v Peppole
Jedna z najčastejších otázok, ktoré od zákazníkov dostávame, znie:
„Čo ak náš zákazník alebo dodávateľ ešte nie je zapojený do siete Peppol?“
Dobrá správa je, že kvôli tomu nemusíte nič riešiť.
Wflow automaticky rozpozná, či je príjemca registrovaný v sieti Peppol a má aktívne Peppol ID. Ak áno, faktúra sa odošle ako e-faktúra cez Peppol. Ak nie, doručí sa rovnakým spôsobom ako dnes – napríklad e-mailom s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky.
Pri každom kontakte si navyše môžete nastaviť preferovaný spôsob doručenia. Vaša fakturácia tak funguje bez ohľadu na to, v akom systéme druhá strana pracuje alebo či už na e-fakturáciu prešla.
A ešte jedna dôležitá informácia: svoje ERP ani účtovné systémy meniť nemusíte. Dáta budú do Wflow prúdiť rovnako ako dnes. Pribudne iba nový komunikačný kanál na odosielanie a prijímanie elektronických faktúr.
E-fakturácia ako súčasť celého obehu dokladu
Samotná sieť Peppol rieši iba jednu časť procesu – bezpečné doručenie elektronickej faktúry medzi systémami. Tým sa jej úloha končí.
Vo Wflow je e-fakturácia súčasťou celého obehu dokladu. Prijaté aj vystavené doklady automaticky vstupujú do nadväzujúcich procesov, ako sú schvaľovanie, párovanie s objednávkami, príprava podkladov na zaúčtovanie, úhrada alebo archivácia. Všetko prebieha v jednom prostredí a s úplnou auditnou stopou.
Čo to znamená v praxi?
Peppol zabezpečí doručenie faktúry. Wflow zabezpečí všetko, čo nasleduje po jej prijatí alebo odoslaní. Preto zostáva Wflow miestom, kde riadite celý životný cyklus dokladu – od jeho prijatia alebo vystavenia až po archiváciu.
Čo je potrebné urobiť teraz
V tejto chvíli nemusíte podnikať žiadne kroky. Pilotná prevádzka bude dostupná priamo vo Wflow od konca júla 2026 a o presnom termíne vás budeme včas informovať.
Ak chcete mať prehľad o pripravovaných zmenách a dopade elektronickej fakturácie na vašu firmu, odporúčame sledovať naše aktualizácie alebo si pozrieť webinár venovaný budúcnosti fakturácie.
FAQ
Čo je Peppol?
Peppol je medzinárodná sieť na bezpečnú výmenu elektronických faktúr medzi organizáciami. Na Slovensku bude od roku 2027 tvoriť základ povinnej elektronickej fakturácie.
Musíme mať vlastný Access Point?
Nie. Wflow zabezpečuje pripojenie do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Access Pointu partnera Dativery. Nemusíte preto riešiť žiadnu certifikáciu ani technické napojenie.
Čo sa stane, ak príjemca nemá Peppol ID?
Wflow automaticky overí, či je príjemca registrovaný v sieti Peppol a má aktívne Peppol ID. Ak áno, doklad odošle prostredníctvom siete Peppol. Ak nie, doručí ho rovnakým spôsobom ako dnes, napríklad e-mailom s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky.
Musia naši zákazníci a dodávatelia používať rovnaký systém ako my?
Nie. Jednou z hlavných výhod siete Peppol je, že prepája rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Ak je obchodný partner zapojený do siete Peppol, systémy si môžu elektronické faktúry automaticky odovzdávať bez ohľadu na používaný softvér.
Bude možné posielať faktúry aj naďalej e-mailom?
Áno. Pri každom kontakte si môžete nastaviť preferovaný spôsob doručenia. E-mail navyše zostáva k dispozícii ako alternatívny spôsob doručenia pre partnerov, ktorí nie sú zapojení do siete Peppol.
Musíme kvôli e-fakturácii meniť ERP alebo účtovný systém?
Nie. Vaše ERP aj účtovné systémy zostávajú bez zmien a dáta budú do Wflow prúdiť rovnako ako dnes. Pribudne iba nový komunikačný kanál na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr.
Aký je rozdiel medzi PDF faktúrou a e-faktúrou?
PDF faktúra je dokument určený primárne na čítanie človekom. E-faktúra obsahuje štruktúrované dáta, ktoré dokážu účtovné a ERP systémy automaticky spracovať bez manuálneho prepisovania. Vďaka tomu je elektronická fakturácia rýchlejšia, presnejšia a lepšie pripravená na automatizáciu.
Kedy bude e-fakturácia vo Wflow dostupná?
Pilotná prevádzka bude spustená na konci júla 2026. Od 1. januára 2027 bude riešenie dostupné pre všetkých slovenských zákazníkov v súlade so začiatkom zákonnej povinnosti elektronickej fakturácie.
Koľko bude e-fakturácia vo Wflow stáť?
Do konca roka 2026 bude riešenie v rámci pilotnej prevádzky dostupné bezplatne. O cenách po spustení budeme zákazníkov informovať s dostatočným predstihom.
Čo musíme urobiť, aby sme boli na e-fakturáciu pripravení?
V tejto chvíli nemusíte podnikať žiadne kroky. Wflow pripraví podporu na prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol a o spustení pilotnej prevádzky vás budeme včas informovať. Pre väčšinu zákazníkov bude prechod znamenať iba nový spôsob doručovania dokladov, nie zmenu existujúcich procesov.
.webp)
Kompletný sprievodca digitálnou archiváciou dokumentov
Sú vaše účtovné dokumenty bezpečne uložené a zároveň jednoducho dostupné? Digitálna archivácia pomáha firmám znižovať náklady, zjednodušovať auditné procesy a zabezpečiť súlad s legislatívou. V tomto sprievodcovi sa dozviete, ako fungujú moderné riešenia pre digitálnu archiváciu dokumentov a na čo si dať pozor pri ich výbere.
Digitálna archivácia nie je len o skenovaní dokumentov. Ide o systematický spôsob uchovávania, ochrany a správy dokumentov počas celého ich životného cyklu.
V tomto článku sa dozviete:
- čo je digitálna archivácia dokumentov,
- aké výhody prináša digitálny archív,
- aké funkcie by mal moderný archivačný systém obsahovať,
- ako zabezpečiť súlad s legislatívou,
- a ako vybrať správne riešenie pre vašu firmu.
Čo je digitálna archivácia a elektronická archivácia dokumentov?
Definícia a význam
Digitálna archivácia predstavuje proces dlhodobého uchovávania elektronických dokumentov tak, aby zostali dostupné, bezpečné a dôveryhodné počas celej doby ich uchovávania.
Môže ísť o:
- faktúry,
- účtovné doklady,
- zmluvy,
- objednávky,
- personálne dokumenty,
- e-mailovú komunikáciu,
- alebo ďalšie firemné záznamy.
Cieľom digitálnej archivácie nie je len uloženie dokumentov, ale aj zabezpečenie ich autenticity, integrity a čitateľnosti.
Právne požiadavky na digitálnu archiváciu
Hoci sa konkrétne požiadavky líšia podľa krajiny, slovenská aj európska legislatíva kladie dôraz na tri základné princípy:
Autenticita pôvodu
Musí byť možné preukázať, kto dokument vytvoril alebo odoslal.
Integrita obsahu
Dokument nesmie byť po archivácii neoprávnene zmenený.
Čitateľnosť
Dokument musí zostať dostupný a čitateľný počas celej zákonom stanovenej doby uchovávania.
Hlavné prínosy digitálnej archivácie
1. Bezpečná archivácia: Vďaka automatickému ukladaniu do digitálneho archívu máte istotu, že každá faktúra, zmluva alebo účtenka je bezpečne uložená a okamžite dohľadateľná. Koniec zdĺhavému hľadaniu v šanónoch pred auditom alebo daňovou kontrolou.
2. Okamžitý prístup odkiaľkoľvek: Potrebujete faktúru z roku 2019? Stačí zadať číslo dokladu alebo názov dodávateľa a dokument máte na obrazovke v priebehu niekoľkých sekúnd. Funguje z kancelárie, z domu aj z mobilného zariadenia.
3. Súlad s legislatívnymi požiadavkami: Moderné nástroje na digitalizáciu účtovníctva, ako je wflow, zabezpečujú autentickosť, integritu a čitateľnosť dokumentov prostredníctvom kvalifikovaných časových pečiatok a nepretržitej auditnej stopy. Pomáhajú tak firmám plniť požiadavky slovenskej a európskej legislatívy na elektronickú archiváciu dokumentov.
4. Úspora priestoru a nákladov: Fyzická archivácia dokumentov si vyžaduje skladové priestory, archivačné boxy a administratívnu správu. Digitálny archív tieto náklady výrazne znižuje a zároveň eliminuje riziko poškodenia dokumentov požiarom, vytopením alebo stratou.
5. Rýchlejší audit a kontroly: Audítori alebo oprávnené osoby môžu získať bezpečný prístup k dokumentom online. Nie je potrebné nič tlačiť, kopírovať ani fyzicky pripravovať. Audit aj kontroly prebehnú rýchlejšie a s nižšími nákladmi.
6. Bezpečnosť a ochrana dát: Šifrovanie, dvojfaktorová autentifikácia, prístupové oprávnenia a certifikácia ISO 27001 zabezpečujú, že k dokumentom majú prístup iba oprávnené osoby. Pravidelné zálohovanie zároveň chráni dáta pred stratou bez potreby ďalších nákladov na fyzické úložiská.
Kľúčové funkcie moderného softvéru pre digitálnu archiváciu
OCR a automatická extrakcia dát
OCR (optické rozpoznávanie znakov) umožňuje previesť naskenované dokumenty na vyhľadateľné dáta.
Výhody:
- fulltextové vyhľadávanie,
- automatické indexovanie dokumentov,
- prepojenie s účtovnými procesmi,
- menej manuálnej práce.
Šifrovanie a riadenie prístupov
Každý používateľ vidí iba dokumenty, ku ktorým má oprávnenie. Citlivé dokumenty sú chránené modernými bezpečnostnými mechanizmami.
Vyhľadávanie a filtrovanie
Používatelia môžu dokumenty filtrovať podľa:
- dodávateľa,
- dátumu,
- typu dokumentu,
- projektu,
- nákladového strediska,
- alebo vlastných parametrov.
Integrácia s účtovnými systémami
Moderný digitálny archív by mal byť prepojený s ERP a účtovným softvérom.
Vďaka tomu je možné zobraziť originálny dokument priamo z účtovného systému bez potreby ďalšieho vyhľadávania.
Ako implementovať digitálnu archiváciu krok za krokom
- Zmapujte súčasný stav: Zistite, koľko dokumentov ročne spracovávate, kde sú uložené a ako dlho ich potrebujete archivovať. Identifikujte kritické miesta (napr. zdĺhavé vyhľadávanie dokumentov pred auditom alebo daňovou kontrolou).
- Nastavte pravidlá: Určte, ktoré dokumenty sa budú archivovať automaticky, ako dlho sa budú uchovávať a kto k nim bude mať prístup.
- Vyberte riešenie v súlade s legislatívou: Uistite sa, že softvér spĺňa požiadavky na autentickosť, integritu a čitateľnosť dokumentov. Overte si bezpečnostné certifikácie (napr. ISO 27001) a súlad s GDPR.
- Začnite pilotným projektom: Začnite napríklad s prijatými faktúrami alebo zmluvami. Overte si, že systém funguje podľa očakávaní a že si ho tím osvojil.
- Zaškoľte tím a nastavte procesy: Vysvetlite zamestnancom, ako dokumenty nahrávať, vyhľadávať a ako fungujú prístupové práva. Pripravte jednoduchú internú dokumentáciu a odporúčané postupy.
- Rozšírte archiváciu na všetky dokumenty: Postupne pridávajte ďalšie typy dokumentov, ako sú vydané faktúry, zmluvy, mzdové doklady či výdavkové účtenky. Digitálny archív sa tak stane centrálnym úložiskom firemných dokumentov.
Digitálna archivácia a compliance
Daňové a účtovné dokumenty
Digitálny archív pomáha uchovávať dokumenty v súlade s legislatívnymi požiadavkami a zjednodušuje komunikáciu s audítormi či kontrolnými orgánmi.
Doby uchovávania dokumentov podľa typu
Na Slovensku sa vo všeobecnosti odporúča uchovávať:
- účtovné doklady a účtovné záznamy: 10 rokov,
- daňové doklady: 10 rokov,
- mzdové a personálne dokumenty: podľa typu dokumentu často 10 až 50 rokov,
- zmluvy: minimálne počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas príslušnej premlčacej lehoty.
Moderné riešenia umožňujú nastaviť rôzne retenčné pravidlá podľa typu dokumentu a požiadaviek organizácie.
Auditná stopa a verzovanie dokumentov
Každá zmena dokumentu je zaznamenaná. Je možné spätne dohľadať:
- kto dokument upravil,
- kedy bola vykonaná zmena,
- aká verzia dokumentu bola použitá.
Ako vybrať softvér pre digitálnu archiváciu a elektronickú archiváciu dokumentov
Pri výbere riešenia sa zamerajte na:
- bezpečnostné štandardy a legislatívny súlad (ISO 27001, GDPR),
- možnosti integrácie s ERP a účtovným systémom,
- OCR funkcionalitu,
- kvalitu vyhľadávania,
- auditnú stopu,
- jednoduchosť používania,
- škálovateľnosť riešenia.
Digitálny archív by mal byť prirodzenou súčasťou širšej stratégie digitalizácie účtovníctva.
Budúcnosť digitálnej archivácie
Budúcnosť digitálnej archivácie bude čoraz viac postavená na umelej inteligencii.
AI dokáže:
- automaticky kategorizovať dokumenty,
- identifikovať duplicity,
- upozorniť na chýbajúce prílohy,
- odporúčať retenčné pravidlá.
Digitálne archívy sa tak stávajú nielen miestom na ukladanie dokumentov, ale aj nástrojom pre compliance, reporting a strategické rozhodovanie.
Zistite, ako môže digitálna archivácia vo wflow zjednodušiť správu dokumentov a zabezpečiť súlad s legislatívou.
FAQ
Ako dlho musím uchovávať účtovné doklady?
Na Slovensku sa účtovné a daňové doklady spravidla uchovávajú 10 rokov. Pri niektorých personálnych alebo mzdových dokumentoch môže byť požadovaná dlhšia doba archivácie.
Je digitálna archivácia právne uznávaná?
Áno. Ak sú splnené požiadavky na autenticitu, integritu a čitateľnosť dokumentov, digitálna archivácia je plnohodnotnou alternatívou fyzického archívu.
Čo je OCR pri archivácii dokumentov?
OCR (Optical Character Recognition) je technológia, ktorá prevádza text z naskenovaných dokumentov na dáta, vďaka ktorým je možné dokumenty vyhľadávať a spracovávať automaticky.
Je cloudová archivácia bezpečná?
Áno. Moderné cloudové riešenia využívajú šifrovanie, zálohovanie, auditné záznamy a pokročilé riadenie prístupov, ktoré zabezpečujú vysokú úroveň ochrany dát.
Aký je rozdiel medzi digitálnou a elektronickou archiváciou dokumentov?
Digitálna archivácia a elektronická archivácia dokumentov sa v praxi často používajú ako synonymá. Oba pojmy označujú proces uchovávania dokumentov v elektronickej podobe tak, aby zostali bezpečné, dostupné a v súlade s legislatívou.
Zdroje:
Natasa Djalovic : On-Premise vs. Cloud Archiving: How to choose Right (2025)
E-Consulting: Lze účetnictví archivovat pouze elektronicky? (2023)
Často kladené otázky
Odpovede na najčastejšie otázky o riadení firemných výdavkov, digitalizácii účtovníctva a schvaľovaní vo firme.
Áno, k dispozícii je skúšobná verzia aj personalizované demo. Dohodnite si stretnutie s naším obchodným tímom a vyskúšajte Wflow na 14 dní zadarmo →
Nie, nemusíte. Váš existujúci účtovný systém je možné prepojiť s Wflow pomocou pripravených konektorov alebo otvoreného API. Vyskúšajte jednoduchú integráciu a dohodnite si bezplatné demo na 14 dní zdarma. →
Doklady do Wflow jednoducho nahráte cez mobilnú aplikáciu, e-mail alebo webové rozhranie. AI automaticky vyťaží údaje, dokumenty prejdú schvaľovacím procesom a následne sa zaúčtujú a bezpečne archivujú. Rýchlo, presne a bez zbytočnej administratívy. Vyskúšajte Wflow ešte dnes. →
Tarif Profi začína od 449 Kč a tarif Business od 799 Kč za používateľa mesačne. Pre špecifické požiadavky je k dispozícii aj Enterprise riešenie na mieru. Pozrite si cenník a rezervujte si demo. →
Viac ako 8 000 firiem už riadi financie bez chaosu.
Lindt oceňuje nízku chybovosť a úsporu času
„Mobilná aplikácia Wflow je najjednoduchší a najrýchlejší spôsob schvaľovania faktúr. Veľmi oceňujem, že pri každej transakcii nemusím zapínať počítač – stačí pár kliknutí v aplikácii a všetko je vybavené.“
Shoptet zaviedol s Wflow prvé AI interné procesy
„Všetky prijaté doklady dnes spracovávame digitálne – od schválenia až po odovzdanie externej účtovnej firme. Wflow nám pomohlo zjednodušiť celý proces, zvýšiť efektivitu a vytvoriť pevné základy pre ďalšiu automatizáciu.“
.png)
Schvaľujte výdavky a spravujte doklady kedykoľvek a odkiaľkoľvek
Schvaľujte výdavky, nahrávajte doklady a majte prehľad o nákladoch v reálnom čase, priamo z mobilu.
