O tom, že AI zmení účtovníctvo, počúvajú finančné tímy už niekoľko rokov.

Menej sa však hovorí o praktickejšej otázke: čo presne má AI prevziať a čo má zostať v rukách účtovníkov?

Finančné tímy vedia, že rutinná práca berie čas, dokladov pribúda a manuálne spracovanie nebude dlhodobo udržateľné.

Najzásadnejšia zmena teda spočíva v rozdelení práce na rutinu, ktorú môže prevziať systém, a rozhodovanie, ktoré musí zostať človeku.

Práve toto rozlíšenie rozhodne o tom, či AI firme skutočne pomôže, alebo iba pridá ďalšiu vrstvu nástrojov do už aj tak zložitého procesu.

Účtovná rutina patrí AI. Rozhodovanie zostáva ľuďom.

AI mení účtovníctvo. Ale nie tak, ako sa firmy často obávajú

Najdôležitejšia otázka dnes neznie, či AI nahradí účtovníkov.

Znie, prečo by mali účtovníci naďalej manuálne vykonávať prácu, ktorá nevyžaduje ich odborný úsudok.

Triedenie dokladov, vyťažovanie dát, návrhy zaúčtovania či kontrola opakujúcich sa prípadov majú čoraz viac patriť systému.

Zodpovednosť, interpretácia, výnimky a rozhodnutia majú zostať účtovníkom.

Práve takto sa bude účtovníctvo meniť.

Nie na prácu „pred AI“ a „po AI“, ale na rutinu, ktorú možno zveriť technológii, a odbornú prácu, pri ktorej zostáva človek nenahraditeľný.

Prečo bude poradenstvo účtovníkov hodnotnejšie

Keď AI prevezme rutinu, hodnota účtovníkov neklesne.

Iba sa presunie.

Dnes sa veľká časť práce účtovných tímov odohráva v operatíve, ktorá je potrebná, ale nie vždy strategická.

Čím viac rutiny prevezmú systémy, tým viac bude vidieť, kto dokáže pracovať s výnimkami, dátami, klientmi a rozhodovaním.

Pre účtovné kancelárie to znamená zásadnú zmenu.

Ak väčšinu času pohltí manuálne spracovanie dokladov, je náročné škálovať služby, zvyšovať maržu alebo rozvíjať poradenstvo.

Ak však rutinná práca výrazne klesne, účtovný tím môže obslúžiť viac klientov bez toho, aby náklady rástli rovnakým tempom.

Pre interné finančné tímy je zmena podobná.

Menej času v operatíve znamená viac priestoru na kontrolu, rýchlejšie uzávierky, presnejší reporting a aktívnejšie riadenie financií.

Poradenstvo bude hodnotnejšie práve preto, že rutinu bude čoraz ťažšie obhájiť ako hlavnú hodnotu účtovnej práce.

Tri vrstvy práce, ktoré AI v účtovníctve prevezme ako prvé

Prvou vrstvou je zber a triedenie dokladov

Doklady dnes prichádzajú z mnohých strán: e-mailom, cez úložiská, z mobilu, od dodávateľov, zamestnancov aj klientov.

Kým sa účtovník vôbec dostane k ich spracovaniu, často už stratil čas tým, že ich musel nájsť, roztriediť a overiť, či ide skutočne o účtovný doklad.

AI môže túto časť práce prevziať ako prvú, pretože nejde o rozhodovanie, ale o rozpoznávanie a organizáciu.

Doklad sa zachytí, zaradí a pripraví.

Účtovník nezačína hľadaním.

Začína tam, kde je jeho pozornosť skutočne potrebná.

Druhou vrstvou je vyťažovanie dát a návrh zaúčtovania

Sumy, DPH, dodávateľ, dátum splatnosti, účty, strediská alebo zákazky sa dnes stále často prepisujú a kontrolujú manuálne.

AI tu dokáže výrazne obmedziť prácu, ktorá je opakujúca sa, náchylná na preklepy a zároveň dobre rozpoznateľná podľa histórie firmy.

Treťou vrstvou je validácia, kontrola a odhaľovanie výnimiek

Keď AI rozumie bežnej prevádzke, dokáže lepšie upozorniť na to, čo z nej vybočuje.

Účtovník potom nemusí kontrolovať každý doklad s rovnakou intenzitou.

Sústredí sa na prípady, pri ktorých niečo nesedí, chýba alebo si vyžaduje odborný pohľad.

Čo AI v účtovníctve neprevezme

AI môže pripraviť návrh.

Nemá však niesť konečnú zodpovednosť.

Účtovná práca totiž nie je iba technické spracovanie dokladov.

Je to aj posúdenie kontextu, výnimiek, rizík a dopadu konkrétneho rozhodnutia na firmu alebo klienta.

Rovnaký typ dokladu môže v rôznych situáciách znamenať niečo iné.

A práve tam sa ukazuje hodnota účtovníka.

Budúcnosť účtovníctva preto nie je bez účtovníkov.

Je bez zbytočného prepisovania, triedenia a dohľadávania.

Čo to znamená pre firmy

Firmy nebudú využívať AI v účtovníctve iba preto, že je moderná.

Budú ju využívať preto, že bez nej bude čoraz náročnejšie zvládať rastúci objem dokladov, požiadaviek, pravidiel a výnimiek s rovnakým tímom.

• Malým firmám odpadne významná časť administratívy a získajú lepší prehľad o financiách.
• Stredné firmy budú môcť rásť bez toho, aby rutinná práca rástla rovnakým tempom ako počet dokladov.
• Veľké firmy získajú vyššiu štandardizáciu, lepšiu kontrolu kvality dát a možnosť riadiť financie rýchlejšie než iba spätne po uzávierke.

Nejde teda iba o úsporu nákladov.

Ide o kapacitu, kontrolu a schopnosť prijímať finančné rozhodnutia na základe aktuálnych dát.

Ako do tejto zmeny zapadne Účtovný autopilot od Wflow

Účtovný autopilot od Wflow je pripravovaná AI vrstva, ktorá bude postupne preberať rutinné časti spracovania dokladov.

Nepôjde o jeden veľký skok.

Automatizácia sa bude rozširovať postupne: od vyťažovania dát cez Smart Inbox, dynamické zaúčtovanie a validáciu až po stav, keď bežné doklady prejdú procesom samostatne a účtovník sa zapojí najmä pri výnimkách.

Posledná fáza, teda Semafor, pri každom doklade ukáže, nakoľko si AI jednotlivými krokmi istá a či:

• môže doklad pokračovať automaticky,
• stačí rýchle potvrdenie,
• alebo je potrebná úplná kontrola účtovníka.

Autopilot teda bude súčasťou účtovného workflow.

Doklady roztriedi, vyťaží z nich dáta, navrhne zaúčtovanie podľa histórie firmy, upozorní na nezrovnalosti a prostredníctvom Semaforu ukáže, kde automatizácia dáva zmysel a kde musí vstúpiť účtovník.

Jeho cieľom nie je vyradiť účtovníkov z procesu, ale presunúť ich pozornosť tam, kde má najväčšiu hodnotu.

AI bude pracovať s rutinou.

Účtovníci budú rozhodovať o výnimkách, kontrole a výsledku.

Začleňovanie AI bude prebiehať postupne.

Firmy tak nebudú musieť meniť celý proces naraz, ale budú môcť odovzdávať AI jednotlivé časti rutiny krok za krokom.

Najprv jednoduchšiu operatívu, neskôr komplexnejšiu kontrolu a prácu s výnimkami.

Inými slovami:

AI bude pracovať. Účtovník bude rozhodovať.

Kontrola zostáva v rukách účtovníkov

Zveriť AI rutinu neznamená stratiť kontrolu.

Naopak, dobrá automatizácia má kontrolu posilniť.

Každý návrh musí byť dohľadateľný.

Pri každom rozhodnutí bude vidieť, z čoho AI vychádzala, aký kontext použila a prečo navrhla konkrétny výsledok.

Citlivé, nejasné alebo sporné prípady sa v automatizácii nestratia.

Naopak, k účtovnému tímu sa dostanú rýchlejšie a v prehľadnejšej podobe.

Chcete zistiť, ktoré časti účtovnej rutiny môže vo vašej firme prevziať AI?

Dohodnite si ukážku Wflow a pozrite sa, ako sa môže účtovná práca postupne presunúť od manuálneho spracovania dokladov ku kontrole, výnimkám a rozhodovaniu.

FAQ

Nahradí AI účtovníkov?

AI účtovníkov nenahradí v oblasti zodpovednosti, rozhodovania ani poradenstva.

Prevezme najmä rutinnú prácu, ako je triedenie dokladov, vyťažovanie dát, návrhy zaúčtovania alebo odhaľovanie opakujúcich sa výnimiek.

Čo môže AI v účtovníctve automatizovať?

AI môže automatizovať zber a triedenie dokladov, extrakciu dát, návrhy účtovania, kontrolu nezrovnalostí, validáciu a označovanie prípadov, ktoré si vyžadujú ľudskú pozornosť.

Čo musí zostať v rukách účtovníkov?

V rukách účtovníkov musí zostať konečná zodpovednosť, posúdenie výnimiek, riešenie sporných situácií, interpretácia účtovných dát, komunikácia s klientom a poradenstvo.

Ako bude fungovať Účtovný autopilot od Wflow?

Účtovný autopilot bude postupne preberať rutinné časti spracovania dokladov od prijatia až po návrh zaúčtovania.

Účtovný tím sa zapojí najmä tam, kde systém označí výnimku, neistotu alebo potrebu rozhodnutia.

Bude možné mať AI v účtovníctve pod kontrolou?

Áno.

Účtovný autopilot od Wflow je postavený na transparentnosti, auditovateľnosti a ľudskej kontrole.

Pri každom návrhu má byť dohľadateľné, čo AI urobila, prečo to urobila a kedy je potrebný zásah účtovníka.

Kedy dáva AI v účtovníctve najväčší zmysel?

AI dáva najväčší zmysel tam, kde účtovné tímy opakovane spracúvajú veľký objem podobných dokladov, prepisujú dáta, kontrolujú rutinné prípady a nemajú dostatok času na výnimky, kontrolu, reporting alebo poradenstvo.

‍

Na prvý pohľad môžu vyzerať ako rôzne názvy pre to isté. V skutočnosti však označujú rôzne vrstvy jedného sveta.

• XML je technický jazyk, v ktorom môžu byť dáta zapísané.
• Peppol BIS je štandardizovaná špecifikácia elektronických obchodných dokumentov založená na európskych pravidlách e-fakturácie.
• Štruktúrovaná faktúra je faktúra v strojovo čitateľnej podobe, napríklad podľa Peppol BIS alebo iného štandardizovaného dátového formátu. E-faktúra je faktúra, ktorá sa v tejto štruktúrovanej podobe vystavuje, prenáša a spracúva medzi systémami.
• A Peppol je infraštruktúra, prostredníctvom ktorej si firmy môžu bezpečne vymieňať štruktúrované elektronické dokumenty.

Na Slovensku je tento rozdiel mimoriadne praktický. Finančná správa uvádza, že od 1. januára 2027 sa pri tuzemských transakciách začne uplatňovať nový režim e-fakturácie a štruktúrované faktúry budú využívať XML/Peppol BIS.

XML nie je faktúra. Je to spôsob zápisu dát

Nezamieňať s .xlsx, teda formátom používaným pre súbory Excel.

XML je technický spôsob zápisu dát, ktorému rozumie softvér.

Do XML môžete uložiť údaje z faktúry, ale aj dáta z objednávky, skladového systému alebo úplne iného dokumentu.

Samotné XML teda nerozpoznáva, že ide o faktúru.

Hovorí iba to, že dáta sú zapísané v štruktúrovanej podobe.

Aby bolo možné považovať tieto dáta za e-faktúru, XML musí dodržiavať konkrétne pravidlá: aké údaje má faktúra obsahovať, kde majú byť uvedené a ako im má účtovný systém rozumieť.

Práve túto vrstvu riešia štandardy a špecifikácie, ako je Peppol BIS.

Peppol BIS definuje štruktúru elektronickej faktúry

Peppol BIS je štandardizovaná špecifikácia pre elektronické obchodné dokumenty vrátane elektronických faktúr.

Je založená na európskom štandarde EN 16931, ktorý definuje spoločný dátový model elektronickej faktúry.

Slovenská Finančná správa označuje Peppol BIS ako štandardizovaný formát faktúr založený na EN 16931 a používa ho ako súčasť pripravovaného systému e-fakturácie.

Od 1. januára 2027 sa povinnosť vystavovať štruktúrované e-faktúry pri tuzemských transakciách bude podľa súčasnej legislatívy vzťahovať na slovenských platiteľov DPH. Ostatné podnikateľské a právnické subjekty musia byť schopné takéto faktúry prijímať.

V rôznych krajinách sa pritom môžete stretnúť aj s ďalšími formátmi a implementáciami, napríklad:

• XRechnung v Nemecku
• ZUGFeRD / Factur-X v Nemecku a Francúzsku
• FatturaPA v Taliansku

Štruktúrovaná faktúra je faktúra, s ktorou môže pracovať systém

Štruktúrovaná faktúra nie je iba dokument uložený v digitálnej podobe.

Napríklad PDF faktúra môže byť digitálna, ale ak ju systém nedokáže prečítať bez OCR alebo manuálneho prepisovania, stále funguje predovšetkým ako dokument určený človeku.

Štruktúrovaná faktúra obsahuje dáta v podobe, s ktorou môže softvér ďalej pracovať: načítať ich, skontrolovať, predvyplniť účtovné údaje, poslať doklad na schválenie alebo ho prepojiť s ERP.

Práve tu začína skutočný rozdiel medzi digitalizáciou dokumentu a automatizáciou procesu.

Peppol nie je formát faktúry. Je to sieť na výmenu dokumentov

Peppol sa často zamieňa za formát.

Presnejšie však ide o infraštruktúru a súbor pravidiel na bezpečnú výmenu elektronických dokumentov medzi firmami, inštitúciami a systémami.

Na Slovensku bude táto infraštruktúra veľmi konkrétna: elektronické faktúry sa majú od roku 2027 odosielať a prijímať prostredníctvom certifikovaných poskytovateľov doručovacích služieb, tzv. digitálnych poštárov, ktorí využívajú sieť Peppol. Slovenská legislatíva zároveň za určitých okolností umožňuje obchodným partnerom dohodnúť si aj iný elektronický spôsob doručenia.

Prečo je tento rozdiel dôležitý pre financie

Firmy často riešia, či budú potrebovať nový formát, nové napojenie alebo nový systém.

Najväčšia otázka však nie je iba technická.

Dôležité je, čo sa s faktúrou stane potom, ako dorazí do firmy.

Ak štruktúrovaná faktúra skončí v procese, kde sa aj tak manuálne schvaľuje, prepisuje, dohľadáva a kontroluje v e-mailoch, časť jej hodnoty sa stráca.

E-fakturácia dáva najväčší zmysel vtedy, keď sa prepojí s automatizáciou účtovníctva, schvaľovaním faktúr, auditnou stopou, napojením na ERP a kvalitným účtovným workflow.

Ako do toho zapadá Wflow

Wflow pomáha firmám využívať štruktúrované dáta tak, aby e-fakturácia nebola iba novým spôsobom doručenia dokladu.

Faktúra môže vo Wflow plynulo nadviazať na schvaľovanie, účtovný kontext, validáciu, archiváciu, auditnú stopu aj odovzdanie do ERP.

To je podstatný rozdiel.

Budúcnosť účtovníctva nebude stáť iba na tom, či firma používa XML, Peppol BIS alebo Peppol.

Bude stáť na tom, či dokáže pracovať s fakturačnými dátami ako s procesom, nie iba ako s ďalším súborom.

FAQ

Je XML to isté ako e-faktúra?

Nie. XML je technický jazyk na zápis dát.

E-faktúra môže byť zapísaná v XML, ale samotné XML ešte neurčuje konkrétny fakturačný štandard.

Čo je Peppol BIS?

Peppol BIS je štandardizovaná špecifikácia elektronických obchodných dokumentov založená na európskych štandardoch.

Na Slovensku sa využíva ako súčasť pripravovaného systému elektronickej fakturácie.

Čo je štruktúrovaná faktúra?

Štruktúrovaná faktúra je faktúra v strojovo čitateľnej podobe.

Systém z nej dokáže načítať dáta a ďalej s nimi pracovať bez manuálneho prepisovania.

Je Peppol formát faktúry?

Nie. Peppol samotný nie je formát faktúry, ale sieť a súbor pravidiel na bezpečnú výmenu elektronických dokumentov medzi systémami.

Ako spolu súvisia Peppol BIS a Peppol?

Peppol BIS definuje štandardizovanú podobu obchodných dokumentov a pravidlá ich použitia.

Peppol je infraštruktúra, prostredníctvom ktorej sa tieto dokumenty môžu bezpečne prenášať medzi systémami.

Prečo nestačí mať faktúru v štruktúrovanom formáte?

Pretože formát rieši iba podobu dát.

Firma stále potrebuje proces, ktorý zabezpečí schvaľovanie, kontrolu, auditnú stopu, účtovné spracovanie a napojenie na ERP.

Zdroje

1. Finančná správa SR – eFaktúra
2. European Commission – eInvoicing / EN 16931
3. OpenPeppol – About Peppol
4. W3C – XML Standard

‍

Európske účtovníctvo sa rýchlo posúva od dokumentov k dátam. Faktúra prestáva byť súborom, ktorý niekto pošle, stiahne, skontroluje a zaúčtuje. Bude predstavovať štruktúrovaný dátový vstup, ktorý sa bezpečne prenáša medzi systémami a priamo nadväzuje na reporting, schvaľovanie aj účtovné procesy.

ViDA je súčasťou tejto zmeny. A na Slovensku bude tento posun viditeľný ešte skôr: od 1. januára 2027 sa začne uplatňovať povinná elektronická fakturácia podľa slovenskej legislatívy. (Zdroj: Finančná Správa)

Je vaša firma pripravená na dobu, v ktorej bude manuálna práca s faktúrami čoraz menej udržateľná a čoraz rizikovejšia?

Čo je ViDA

V praxi sa ViDA dotýka troch hlavných oblastí:

• digitálneho reportingu a e-fakturácie,
• pravidiel pre platformovú ekonomiku,
• a jednoduchšej registrácie k DPH v rámci EÚ.

Pre slovenské firmy je najdôležitejšia najmä prvá oblasť. Teda posun k elektronickej fakturácii, štruktúrovaným dátam a digitálnemu vykazovaniu pri cezhraničných B2B transakciách.

Na Slovensku sa však táto európska zmena stretáva aj s domácou reformou: povinná e-fakturácia pri tuzemských transakciách začne platiť už od 1. januára 2027.

Prečo EÚ zavádza ViDA

Súčasný systém DPH vznikal vo svete, kde faktúry fungovali najmä ako dokumenty. Firmy ich vystavili, poslali, uložili a štát vykonával kontrolu až spätne, často dlho po tom, čo obchod prebehol.

Spôsob, akým firmy dnes skutočne fungujú, sa však zmenil. Obchodujú cez hranice, používajú digitálne služby, platformy, ERP systémy a automatizované finančné nástroje. Daňový systém preto nemôže zaostávať za prebiehajúcou digitalizáciou a zostať postavený na dokumentoch, ktoré sa kontrolujú až ex post.

ViDA je snahou presunúť DPH do rovnakého sveta, v ktorom už funguje biznis: do sveta prepojených systémov, rýchlejšej výmeny dát a lepšej dohľadateľnosti. Cieľom sú kvalitnejšie dáta a aktuálnejší prehľad o transakciách.

Čo sa zmení pre firmy

Jednou z najdôležitejších zmien ViDA je nástup digitálnych reportovacích povinností, ktoré budú postavené na e-fakturácii. Pri cezhraničných B2B transakciách v EÚ sa od 1. júla 2030 počíta s povinnou elektronickou fakturáciou a digitálnym reportingom.

To je zásadný rozdiel oproti svetu PDF faktúr. PDF je dokument určený človeku. E-faktúra je štruktúrovaný dátový formát, s ktorým môže pracovať systém.

Pre slovenské firmy však tento prechod začne ešte skôr.

Od 1. januára 2027 budú platitelia DPH pri stanovených tuzemských transakciách vystavovať faktúry v štruktúrovanej elektronickej forme. Prijímanie elektronických faktúr sa bude týkať širšieho okruhu podnikateľských a právnických subjektov. Slovenský systém využíva formát Peppol BIS založený na európskom štandarde EN 16931.

Pre firmy to znamená, že fakturácia a účtovníctvo sa budú opierať o presnejšie dáta, jasnejšie procesy a lepšie prepojenie systémov. Nestačí mať faktúru niekde uloženú. Dôležité bude, aby s ňou firma vedela pracovať ako s dátami.

Kedy sa ViDA začne týkať slovenských firiem

Balík ViDA bol prijatý v marci 2025 a jednotlivé zmeny sa zavádzajú postupne.

Pre cezhraničné B2B transakcie v EÚ je kľúčovým termínom 1. júl 2030, keď sa má elektronická fakturácia stať štandardným spôsobom fakturácie a začnú sa uplatňovať nové digitálne reportovacie povinnosti.

Slovenské firmy však nemusia čakať do roku 2030.

Slovenská legislatíva zavádza povinnú elektronickú fakturáciu pri tuzemských transakciách už od 1. januára 2027. Elektronické faktúry sa budú odosielať a prijímať prostredníctvom certifikovaných poskytovateľov doručovacích služieb a siete Peppol; zákon zároveň za určitých podmienok umožňuje dohodnúť aj iný spôsob elektronického doručenia.

Pre slovenské firmy teda existujú dva dôležité horizonty:

• 2027: slovenská povinná e-fakturácia pre domáce transakcie,
• 2030: európske pravidlá ViDA pre cezhraničné B2B transakcie a digitálny reporting.

Čakať na poslednú chvíľu preto nedáva zmysel. Firmy, ktoré začnú pripravovať dáta, workflow a napojenie systémov skôr, nebudú e-fakturáciu ani ViDA riešiť ako krízový projekt.

Ako spolu súvisia ViDA, Peppol a slovenská e-fakturácia

• ViDA vysvetľuje, prečo sa Európa posúva k digitálnemu reportingu a e-fakturácii.
• Peppol je sieť a štandardizovaná infraštruktúra, ktorá umožňuje bezpečnú výmenu štruktúrovaných elektronických dokumentov medzi firmami a systémami.
• Slovenská e-fakturácia zavádza od roku 2027 konkrétne povinnosti pre tuzemské transakcie a využíva Peppol BIS ako štandardizovaný formát elektronických faktúr.

Každý z týchto pojmov znamená niečo trochu iné, ale všetky ukazujú rovnakým smerom: faktúra už nemá byť len súbor, ktorý niekto prečíta, prepíše a pošle ďalej.

Pre slovenské firmy už preto Peppol nie je iba príkladom toho, kam sa európska fakturácia raz môže posunúť. Je súčasťou konkrétnej infraštruktúry, na ktorej Slovensko stavia svoj systém e-fakturácie od roku 2027.

Odporúčané čítanie

E-fakturácia v EÚ: Ako funguje Peppol a prečo už nejde o dokumenty, ale dáta

Zistite, ako Peppol mení elektronickú fakturáciu v Európe a prečo prechod od PDF k štruktúrovaným dátam mení aj samotné finančné procesy.

Ako do toho zapadá Wflow

Wflow pomáha firmám pripraviť účtovný proces na svet, v ktorom faktúry prichádzajú ako štruktúrované dáta. Nejde len o to, aby doklad dorazil digitálne, ale aby mal jasnú cestu firmou.

Vo Wflow sa faktúra prepája so schvaľovaním, účtovným kontextom, dodávateľom, archívom, auditnou stopou a napojením na ERP. Vďaka tomu sa e-fakturácia nestáva ďalším izolovaným projektom, ale prirodzenou súčasťou automatizácie financií.

Pre slovenské firmy je to obzvlášť aktuálne. Keď od roku 2027 začnú faktúry prichádzať ako štruktúrované dáta cez nový systém e-fakturácie, rozhodujúce nebude iba ich prijatie. Firma musí vedieť, čo sa s týmito dátami stane ďalej – kto ich skontroluje, schváli, zaúčtuje a ako sa dostanú do ERP.

ViDA preto nie je len legislatívna téma. Je to súčasť širšej zmeny, ktorá na Slovensku začína veľmi konkrétne už v roku 2027.

Zhrnutie

ViDA je európsky balík zmien, ktorý modernizuje systém DPH pre digitálnu ekonomiku. Pre firmy je najdôležitejšie najmä prepojenie s e-fakturáciou, digitálnym reportingom a prácou so štruktúrovanými dátami.

Pre slovenské firmy je však dôležité rozlišovať dve zmeny: slovenskú povinnú e-fakturáciu od roku 2027 a európske pravidlá ViDA pre cezhraničné B2B transakcie od roku 2030.

“

Nejde o to čekat na jeden konkrétní termín a pak rychle měnit systémy. Mnohem lepší je začít postupně připravovat procesy, data a napojení mezi fakturací, účetnictvím a ERP.

Faktury přestávají být dokumenty. Začínají být data. A firmy, které se na tuto změnu připraví včas, ji nebudou vnímat jako povinnost, ale jako výhodu.

Robert Soudný

CEO a Co-Founder Wflow

‍

‍

Chcete zistiť, či sú vaše účtovné procesy pripravené na povinnú e-fakturáciu a zmeny spojené s ViDA?

Dohodnite si ukážku Wflow a pozrite sa, ako prepojiť faktúry, schvaľovanie, auditnú stopu a ERP do jedného digitálneho procesu.

‍

FAQ

Čo je ViDA?

ViDA, teda VAT in the Digital Age, je európsky balík zmien, ktorý modernizuje pravidlá DPH pre digitálnu ekonomiku. Týka sa okrem iného e-fakturácie, digitálneho reportingu, platformovej ekonomiky a registrácie k DPH v EÚ.

Čo znamená ViDA pre slovenské firmy?

Pre slovenské firmy znamená ViDA najmä postupný posun k elektronickej fakturácii, štruktúrovaným dátam a digitálnemu reportingu pri cezhraničných B2B transakciách v EÚ.

Zároveň však Slovensko zavádza vlastnú povinnú elektronickú fakturáciu pre tuzemské transakcie už od 1. januára 2027. (Finančná Správa)

Bude kvôli ViDA povinná e-fakturácia?

ViDA zavádza povinnú e-fakturáciu a digitálne reportovacie povinnosti pre cezhraničné B2B transakcie v EÚ od 1. júla 2030. (Taxation and Customs Union)

Na Slovensku však povinná elektronická fakturácia pri stanovených tuzemských transakciách začne platiť už od 1. januára 2027 na základe slovenskej legislatívy. (Finančná Správa)

Aký je rozdiel medzi ViDA a Peppol?

ViDA je európsky legislatívny balík, ktorý určuje smer modernizácie DPH a digitálneho reportingu.

Peppol je infraštruktúra a súbor štandardov pre bezpečnú výmenu štruktúrovaných elektronických dokumentov medzi firmami a systémami. Slovensko využíva Peppol aj ako základ infraštruktúry svojho systému elektronickej fakturácie. (Finančná Správa)

Ako sa môže slovenská firma na ViDA pripraviť?

Firma by mala zmapovať tok faktúr, zlepšiť kvalitu dát, nastaviť jasné schvaľovacie workflow, pripraviť napojenie na ERP a zabezpečiť auditnú stopu.

Na Slovensku má táto príprava aj konkrétny krátkodobý cieľ: zabezpečiť pripravenosť na prijímanie a podľa konkrétnej situácie aj vystavovanie štruktúrovaných e-faktúr od roku 2027. Finančná správa odporúča firmám overiť pripravenosť účtovného softvéru a vybrať certifikovaného poskytovateľa doručovacích služieb. (Finančná Správa)

Ako pomáha Wflow s prípravou na ViDA?

Wflow prepája faktúry, schvaľovanie, účtovný kontext, auditnú stopu, archív a ERP do jedného digitálneho procesu. Pomáha tak firmám využiť e-fakturáciu a štruktúrované dáta ako prirodzenú súčasť automatizácie financií.

Zdroje

1. European Commission – VAT in the Digital Age (ViDA)
   https://taxation-customs.ec.europa.eu/taxation/vat/vat-digital-age-vida_en
2. Council of the EU – ViDA package adopted
   https://www.consilium.europa.eu/cs/press/press-releases/2025/03/11/taxation-council-adopts-vat-in-the-digital-age-package/
3. Council of the EU – ViDA package adopted, English version
   https://www.consilium.europa.eu/en/press/press-releases/2025/03/11/taxation-council-adopts-vat-in-the-digital-age-package/
4. European Commission – eInvoicing Building Block
   https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/display/DIGITAL/eInvoicing
5. European Commission – European standard on eInvoicing / EN 16931
   https://ec.europa.eu/digital-building-blocks/sites/spaces/DIGITAL/pages/467108971/Obtaining%2Ba%2Bcopy%2Bof%2Bthe%2BEuropean%2Bstandard%2Bon%2BeInvoicing
6. OpenPeppol – About Peppol
   https://peppol.org/about/
7. European Commission – ViDA 2026 Work Programme
   https://taxation-customs.ec.europa.eu/news/vat-digital-age-2026-work-programme-available-2026-05-22_en

‍

‍Automatizácia účtovných procesov mení spôsob, akým firmy spracúvajú, kontrolujú a využívajú finančné dáta. V tomto sprievodcovi sa dozviete, ako softvér na automatizáciu účtovníctva odstraňuje rutinnú prácu, znižuje chybovosť a poskytuje finančný prehľad v reálnom čase. Zároveň zistíte, kde môže automatizácia účtovníctva znížiť náklady.

• Čo je automatizácia účtovníctva a ako funguje
• Najväčšie prínosy automatizácie účtovných procesov
• Kľúčové funkcie digitálnych nástrojov
• Ako zaviesť automatizáciu účtovníctva v praxi
• Porovnanie s tradičným účtovníctvom a účtovnými službami

Čo znamená automatizácia účtovníctva

V jadre znamená nahradenie manuálnej rutinnej práce softvérom, aby účtovníci nemuseli vypĺňať tabuľky, kopírovať dáta alebo manuálne prepisovať faktúry.

Na automatizáciu účtovníctva sa používajú digitálne nástroje, ktoré automaticky získavajú, triedia a spracúvajú účtovné dáta.

Namiesto ručného účtovania systém prepája bankové účty cez bezpečné API, rozpoznáva doklady pomocou OCR a automaticky pripravuje dáta pre účtovný alebo ERP systém.

Ako funguje automatizácia účtovníctva v 5 krokoch

1. Doklady sa zhromažďujú automaticky
   • Namiesto čakania na papierové faktúry alebo manuálne preposielané e-maily sa doklady zhromažďujú cez mobilnú aplikáciu, e-mail alebo API na jednom vopred určenom mieste.
2. AI vyťažuje dáta z dokladov
   • Aplikácie, ako je napríklad Wflow, rozpoznávajú kľúčové údaje, napríklad čísla faktúr, dátumy splatnosti a sumy.
   • Tieto informácie sa pripravia na export do účtovných systémov.
3. Doklady prechádzajú schvaľovacím workflow
   • Pred ďalším spracovaním dokument prejde vopred nastaveným schvaľovacím workflow.
   • Tým sa zabezpečí, že žiadny dokument neprejde úplne bez kontroly a nebude uhradený bez vedomia kompetentných osôb.

1. Automatizované zaúčtovanie
   • Po schválení dokladu systém:
     • spáruje doklad s objednávkou,
     • pripraví účtovný zápis,
     • prípadne ho priamo prenesie do ERP alebo účtovného systému bez manuálnych zásahov.

To znamená žiadne opakované prepisovanie dát, menej preklepov a žiadne stratené účtovné položky.

1. Archivácia a auditná stopa
   • Všetko sa bezpečne uchováva v cloude spolu s časovými pečiatkami a históriou zmien.
   • Kedykoľvek možno dohľadať, kto čo schválil a kedy.

Automatizované vs. tradičné účtovníctvo

Najdôležitejšie prínosy automatizácie účtovníctva

Úspora času

Odstránením rutinného zadávania dát sa zrýchľuje spracovanie faktúr a dokladov. Automatizácia účtovných procesov môže firmám ušetriť až 80 % času venovaného opakujúcim sa úlohám.

Menej chýb a nezrovnalostí

Automatizované spracovanie znižuje riziko ľudských chýb a zároveň zlepšuje kontrolu bez zbytočného spomaľovania pracovného procesu.

Finančný reporting v reálnom čase

Dáta sú dostupné okamžite, čo umožňuje lepšie rozhodovanie a plánovanie.

Efektívnejšia správa cash flow

Rýchlejšie spracovanie a lepší prehľad o pohyboch na účtoch podporujú aktívne riadenie financií.

Škálovateľnosť bez rozširovania tímu

Automatizácia umožňuje zvládnuť väčší objem dokladov bez potreby úmerne zvyšovať počet účtovníkov.

Kľúčové funkcie softvéru na automatizáciu účtovníctva

• Schopnosť pracovať s účtovnými dátami počas celého ich životného cyklu
• Od prijatia dokladu cez schvaľovanie až po odovzdanie do účtovného systému a archiváciu bez manuálnych zásahov medzi jednotlivými krokmi.
• Konfigurovateľnosť podľa interných procesov firmy
• Pravidlá, roly a logiku spracovania možno prispôsobiť organizačnej štruktúre a schvaľovacím procesom firmy.
• Jasne definované roly a oprávnenia používateľov
• Zodpovednosť sa rozdeľuje medzi účtovníkov, manažérov a ďalšie roly bez straty prehľadu alebo bezpečnosti dát.
• Technická pripravenosť na integrácie
• Platforma musí byť otvorená voči účtovným, ERP a ďalším firemným systémom, aby automatizácia nefungovala ako izolovaný nástroj.
• Dôraz na auditnú stopu
• Každý krok musí byť spätne dohľadateľný: kto, kedy a akým spôsobom s dokladom pracoval.
• Stabilita a výkon pri rastúcom objeme dát
• Moderný softvér musí zvládať rast firmy bez spomaľovania procesov alebo potreby zásadne meniť riešenie.

Ako zaviesť automatizáciu účtovníctva

Zhodnoťte súčasný proces

Zistite, kde vznikajú najväčšie časové straty a chyby.

Vyberte vhodný nástroj

Porovnajte dostupné riešenia podľa funkcií, integrácií a podpory.

Nastavte pravidlá a kategórie

Definujte automatické pravidlá a schvaľovací proces.

Vyškoľte tím

Oboznámte kolegov s novým procesom a možnosťami systému.

Webináre a podujatia Wflow

Automatizované účtovníctvo pre rôzne typy firiem

Pre freelancerov a SZČO môžu postačovať jednoduché cloudové nástroje na bezpapierové účtovníctvo.

Pre malé a stredné podniky sú vhodnejšie komplexnejšie systémy s podporou viacerých používateľov, integrácií a schvaľovacích workflow.

Veľké firmy a nadnárodné spoločnosti potrebujú pokročilé workflow, reporting v reálnom čase a možnosti prispôsobenia, ktoré dokážu držať krok s rastom firmy.

Automatizácia účtovníctva vs. externý účtovník

Automatizácia je ideálna na rutinné a opakujúce sa úlohy.

Pri zložitejších operáciách a odbornom poradenstve má naďalej svoje miesto skúsený účtovník.

Najlepším riešením je často hybridný prístup: softvér spracúva rutinné činnosti a účtovník zabezpečuje odbornú kontrolu, daňové otázky a zložitejšie prípady.

FAQ

Čo je automatizácia účtovníctva?

Automatizované účtovníctvo je spôsob spracovania účtovných dokladov a dát, pri ktorom softvér preberá rutinnú manuálnu prácu, ako je zber dokladov, vyťažovanie údajov, kontrola a odovzdávanie dát do účtovného systému.

Cieľom nie je nahradiť účtovný softvér alebo samotných účtovníkov, ale zjednodušiť a sprehľadniť celý účtovný proces.

Ako funguje softvér na automatizáciu účtovníctva?

Moderný softvér pracuje s účtovnými dokladmi ako s dátami, nie ako s prílohami v e-mailoch.

Doklady sa zhromažďujú na jednom mieste, kde z nich systém automaticky vyťaží kľúčové údaje, vykoná kontrolu, pripraví ich na schválenie a vytvorí štruktúrované dáta pre účtovný alebo ERP systém.

Nejde teda iba o načítanie dokladu, ale o riadenie celého procesu od prijatia až po archiváciu.

Je automatizované účtovníctvo presné?

Áno. Pri správnom nastavení môže byť výrazne presnejšie ako manuálne spracovanie.

Automatizácia odstraňuje prepisovanie dát a znižuje riziko ľudskej chyby. Zároveň zachováva kontrolné mechanizmy, ako sú schvaľovacie workflow alebo validácia údajov.

Pri zložitejších alebo neštandardných dokladoch zostáva možný ľudský zásah.

Nahradí automatizácia účtovníkov?

Nie. Automatizácia nahrádza rutinné a opakujúce sa činnosti, nie odborné rozhodovanie.

Účtovníci vďaka nej trávia menej času prepisovaním dokladov a viac času kontrolou, analýzou a riešením zložitejších prípadov.

V praxi sa úloha účtovníka posúva od administratívy k odbornej práci.

Koľko stojí automatizované účtovníctvo?

Cena závisí od typu riešenia, počtu používateľov a objemu spracovaných dokladov.

Profesionálne nástroje sa zvyčajne poskytujú formou mesačnej alebo ročnej licencie, ktorá zohľadňuje úroveň automatizácie a integrácií.

Dôležité je neporovnávať cenu iba s cenou účtovného softvéru, ale aj s úsporou času, nižšou chybovosťou a škálovateľnosťou procesu. Práve tu dávajú riešenia ako Wflow najväčší zmysel.

Zdroje

• Deloitte report 2026: State of AI in the Enterprise - The untapped edge
• KPMG: Digitalisation in accounting 2025/2026: These are the most important trends at a glance

‍

Automatizácia účtovníctva mala odstrániť manuálnu prácu. A podarilo sa.

Firmy dnes automaticky vyťažujú údaje z dokladov, párujú dáta alebo schvaľujú doklady prostredníctvom nastavených workflow.

S rastúcim množstvom automatizácií však prišla nová realita:

Pravidlá bolo potrebné nastavovať, upravovať a priebežne udržiavať.

Čím viac automatizovaných workflow firma používala, tým viac času začala tráviť ich správou.

V horšom prípade sa pravidlá neaktualizovali vôbec a systém pokračoval podľa nastavení z prvého dňa. Potenciál účtovného nástroja tak nebol ani zďaleka využitý naplno.

Automatizácia vyriešila spracovanie dokladov.

Samotné pravidlá sa však stále nastavovali manuálne.

A práve túto vrstvu teraz Wflow posúva ďalej pomocou AI návrhov zaúčtovania.

Najväčší problém dnešnej automatizácie? Nevie sa učiť.

Moderné účtovné workflow stoja na opakujúcich sa vzorcoch.

Rovnaký dodávateľ. Rovnaké stredisko. Rovnaký účet. Rovnaký typ schválenia.

Účtovné tímy tieto pravidlá aplikujú stokrát mesačne.

Systémy ich síce dokázali automatizovať, ale samotná logika automatizácie zostávala statická a závislá od ľudského vstupu.

Dlho to fungovalo dobre.

Firmy však rástli, workflow pribúdali a správa pravidiel sa začala stávať prekvapivo náročnou súčasťou účtovnej prevádzky.

„Paradoxom modernej automatizácie je, že čím viac firmy automatizujú, tým viac času začínajú tráviť správou samotných automatizácií. Automatizácia odstránila ručné spracovanie dokladov. Samotné pravidlá sa však stále vytvárali ručne. A práve to sme chceli zmeniť.“

— Robert Soudný, Co-founder a CEO Wflow

‍

Wflow teraz automatizuje aj samotné nastavovanie automatizácií

Nová AI funkcia vo Wflow analyzuje historické správanie účtovného tímu a hľadá opakujúce sa vzorce v účtovných rozhodnutiach.

Sleduje:

• ako sa účtujú konkrétni dodávatelia,
• aké workflow sa opakujú,
• aké účty a strediská účtovníci používajú,
• aj to, ktoré návrhy často opravujú alebo potvrdzujú.

‍

Na základe toho systém sám navrhuje pravidlá pripravené na použitie.

Účtovník ich potom môže niekoľkými kliknutiami prijať — alebo odmietnuť.

Dôležitá zmena nespočíva v tom, že AI „účtuje namiesto ľudí“.

Účtovníci už však nemusia systém stále dokola učiť rovnaké veci.

AI prichádza s návrhmi pravidiel sama, často aj s takými, ktoré by používateľovi pri manuálnom nastavovaní ani nenapadli.

Aktuálne (06/2026) je funkcia spustená pre:

• Aktualizáciu účtovania na hlavičke
• Zmenu popisu dokumentu

Automatizácia je užitočná len dovtedy, kým nezačne brzdiť samu seba

Túto situáciu pozná väčšina firiem veľmi dobre.

Workflow funguje skvele. Potom sa zmení dodávateľ, štruktúra faktúry alebo schvaľovací proces a automatizácia prestane zodpovedať realite.

Výsledok?

Ručné opravy. Nové výnimky. Ďalšia údržba pravidiel.

A práve tu začína byť AI-assisted automatizácia zásadným rozdielom.

AI návrhy zaúčtovania vo Wflow priebežne sledujú nové účtovné správanie a navrhujú úpravy podľa reality, nie podľa historicky zabudnutých nastavení.

Automatizácia tak konečne nezačína starnúť okamihom svojho vytvorenia.

Účtovné firmy dnes neriešia nedostatok klientov. Riešia nedostatok kapacity.

Práve pre účtovné firmy môže byť nová vrstva AI automatizácie obrovskou zmenou.

Každý nový klient totiž znamená:

• nové workflow,
• nové výnimky,
• nových dodávateľov,
• nové nastavovanie pravidiel.

A práve onboarding a správa workflow dnes často limitujú rast viac ako samotné účtovníctvo.

AI návrhy zaúčtovania pomáhajú onboarding výrazne urýchliť a obmedziť množstvo manuálneho nastavovania.

Vďaka tomu možno spracovať oveľa viac dokladov bez ďalšej manuálnej práce.

Výsledok?

Viac klientov bez ďalšieho náboru ľudí.

A práve to sa na dnešnom účtovnom trhu stáva obrovskou konkurenčnou výhodou.

„Digitalizácia v účtovných kanceláriách nie je len o technológiách, ale predovšetkým o zmene myslenia a spôsobu práce. Správne nastavený proces môže ušetriť desiatky percent času a dať účtovníkom priestor na skutočnú pridanú hodnotu pre klientov.“

— Tomáš Kratochvíl, Key Account Manager vo Wflow

Interné financie dnes nepotrebujú viac ľudí. Potrebujú menej rutiny.

Interné účtovné tímy dnes fungujú pod čoraz väčším tlakom.

Objem dokumentov rastie. Workflow pribúdajú. Požiadavky na rýchlosť aj kontrolu sú vyššie ako kedykoľvek predtým.

Napriek tomu stále veľká časť času mizne na opakujúcich sa mikroúkonoch.

AI návrhy zaúčtovania pomáhajú túto rutinu výrazne obmedziť.

Účtovný tím tak netrávi čas správou pravidiel, opravovaním workflow ani opakovaným nastavovaním rovnakej logiky.

Namiesto toho pracuje s návrhmi, ktoré vychádzajú z reálneho účtovného správania firmy.

AI nenahrádza účtovníkov. Nahrádza zbytočné opakovanie.

Okolo AI v účtovníctve dnes existuje veľa očakávaní aj obáv.

Preto je dôležité povedať jednu vec jasne:

AI návrhy zaúčtovania vo Wflow nenahrádzajú účtovnú kontrolu ani zodpovednosť.

„AI nenahradí účtovníkov. Účtovníci s AI nahradia účtovníkov bez AI,“ hovorí Robert Soudný, Co-founder a CEO Wflow.

AI navrhuje, odporúča, hľadá vzorce a učí sa z histórie.

A práve to je dôležité.

Cieľom AI v účtovníctve nie je odstrániť ľudský úsudok.

Cieľom je odstrániť rutinu, ktorá ľudský úsudok zbytočne opotrebúva.

České a slovenské firmy stále nevyužívajú potenciál automatizácie naplno

Z nášho prieskumu medzi 300 firmami, publikovaného v reporte Stav modernizácie financií 2026, vyplynulo, že veľká časť organizácií stále nevyužíva potenciál digitálneho účtovníctva naplno.

Mnohé firmy už síce digitalizovali doklady alebo workflow, samotná automatizácia však stále stojí na:

• ručnej správe pravidiel,
• manuálnych výnimkách,
• a ľudskej údržbe systému.

Práve preto prichádza ďalšia fáza automatizácie: systémy, ktoré sa neučia len rozpoznávať dokumenty, ale aj spôsob práce účtovných tímov.

Automatizácia účtovníctva vstupuje do ďalšej fázy

Wflow, český nástroj na digitalizáciu a automatizáciu účtovníctva, už dávno automatizoval spracovanie dokladov.

Teraz automatizuje aj samotné nastavovanie automatizácií.

AI návrhy zaúčtovania pomáhajú preniesť účtovné know-how z hláv účtovníkov do systému, ktorý rozpozná vzorec, sám navrhne zavedenie pravidla a priebežne sa učí z reálnej prevádzky.

Výsledkom nie je len menej klikania.

Výsledkom je automatizácia, ktorá konečne nezačína vytvárať ďalšiu manuálnu prácu.

‍

FAQ

Čo sú AI automatické návrhy zaúčtovania?

Nová funkcia vo Wflow, ktorá analyzuje historické účtovné správanie a automaticky navrhuje účtovné pravidlá, účty, strediská alebo workflow.

Nahrádzajú automatické návrhy účtovníkov?

Nie. AI iba navrhuje pravidlá a učí sa z histórie.

O tom, či sa navrhované pravidlo prijme alebo odmietne, rozhoduje kvalifikovaný pracovník finančného tímu. Kontrola aj konečné rozhodnutie teda zostávajú na účtovnom tíme.

Ako AI návrhy pomáhajú účtovným firmám?

Pomáhajú obmedziť manuálne nastavovanie workflow, zrýchliť onboarding klientov a obslúžiť viac klientov bez úmerného zvyšovania počtu zamestnancov.

Ako AI návrhy pomáhajú interným účtovným tímom?

Znižujú množstvo opakujúcej sa práce, zrýchľujú spracovanie dokladov a pomáhajú udržať konzistentné účtovné workflow.

‍

Manuálne prepisovanie údajov z faktúr je nielen zastarané, ale aj drahé a neefektívne. Automatizované spracovanie faktúr šetrí čas, znižuje chybovosť a urýchľuje platby. V tomto sprievodcovi sa dozviete, ako softvér na automatizáciu faktúr zlepšuje cash flow a finančné procesy – a prečo sa stáva nevyhnutnou súčasťou moderných finančných tímov.

• Čo je automatizácia faktúr a ako funguje
• Hlavné výhody automatizovaného spracovania faktúr
• Kľúčové funkcie moderných nástrojov na automatizáciu
• Ako zaviesť automatizované spracovanie faktúr
• Požiadavky rôznych typov firiem
• Najčastejšie prekážky a ako ich prekonať

Čo je automatizácia faktúr?

Definícia a základné technológie

Automatizácia faktúr znamená využitie softvéru na automatické spracovanie prijatých aj vystavených faktúr – od prijatia dokladu a vyťaženia údajov až po schválenie a zaúčtovanie.

Cieľom je odstrániť manuálne zadávanie údajov a prepojiť jednotlivé fázy spracovania faktúr do jedného riadeného digitálneho workflow.

Ako funguje automatizované spracovanie faktúr

Softvér na automatizáciu faktúr zvyčajne využíva:

1. OCR (optické rozpoznávanie znakov) na čítanie faktúr a účtovných dokladov.
2. AI (umelú inteligenciu) na vyťaženie a automatickú validáciu údajov z faktúr.

Systém identifikuje kľúčové informácie, porovná ich s objednávkami a pripraví doklad na schválenie.

Automatizované a manuálne spracovanie faktúr: porovnanie

Výhody softvéru na automatizáciu faktúr

Odstránenie manuálneho zadávania údajov

Automatizované spracovanie faktúr výrazne znižuje množstvo manuálnej práce a prepisovania údajov. Tým zároveň znižuje administratívne náklady finančných a účtovných tímov.

Menej chýb a podvodných faktúr

Automatizovaná validácia údajov a schvaľovacie workflow minimalizujú riziko chýb, duplicitných faktúr a podvodných dokladov.

Rýchlejšie platby a lepší cash flow

Automatizácia umožňuje schvaľovať faktúry v priebehu niekoľkých minút. Skracuje tak platobné cykly a zlepšuje vzťahy s dodávateľmi.

Lepší prehľad a reporting v reálnom čase

Finančný tím vidí stav každej faktúry v reálnom čase, čo výrazne uľahčuje plánovanie výdavkov a finančnú kontrolu.

Kľúčové funkcie moderného softvéru na automatizáciu faktúr

AI vyťažovanie údajov z faktúr

Moderný softvér dokáže automaticky rozpoznať a vyťažiť informácie z rôznych formátov faktúr a účtovných dokladov bez potreby manuálneho zadávania údajov.

Trojcestné párovanie

Platforma na digitalizáciu účtovníctva, ako je Wflow, automaticky porovná údaje z faktúry, objednávky a príjemky.

Keď systém odhalí nezrovnalosť, okamžite ju označí na kontrolu.

Automatizované schvaľovacie workflow

Flexibilné schvaľovacie pravidlá a upozornenia možno nastaviť pre rôzne roly a zodpovednosti. Faktúry možno schvaľovať v reálnom čase vrátane schvaľovania cez mobilnú aplikáciu.

Integrácia s ERP a účtovným softvérom

Integrácia s účtovnými programami, ERP platformami a ďalšími firemnými systémami odstraňuje opakované zadávanie údajov a znižuje riziko chýb.

Firmy tak môžu modernizovať spracovanie faktúr bez toho, aby museli meniť účtovný alebo ERP systém, ktorý už používajú.

Upozornenia na výnimky a notifikácie

Spoľahlivý softvér na automatizáciu faktúr automaticky upozorní používateľov na chyby, nezrovnalosti a chýbajúce údaje.

Ako začať s automatizovaným vyťažovaním a spracovaním faktúr

Zhodnoťte objem faktúr a slabé miesta procesu

Zmapujte svoj súčasný proces:

• Koľko faktúr prejde vašou firmou každý mesiac?
• Kde vznikajú najväčšie zdržania pri schvaľovaní?
• V ktorej fáze sa najčastejšie objavujú chyby?

Pochopenie súčasného workflow pomôže určiť, kde môže automatizácia priniesť najväčšiu hodnotu.

Vyberte si správnu platformu

Porovnajte dostupné riešenia podľa:

• funkcií,
• integrácií,
• nárokov na implementáciu,
• a podpory dodávateľa.

Správna platforma by mala zapadnúť do existujúceho finančného prostredia firmy, nie ju nútiť celé prostredie prestavať.

Nastavte workflow a pravidlá

Definujte schvaľovacie procesy a nastavte pravidlá automatizácie podľa štruktúry vašej organizácie.

Môžu zahŕňať:

• schvaľovacie limity,
• oprávnenia podľa rolí,
• eskalačné pravidlá,
• nákladové strediská,
• a osobitné workflow pre rôzne typy dokladov.

Vyškoľte tímy a informujte dodávateľov

Nový proces jasne vysvetlite interným používateľom aj externým partnerom.

Úspešná implementácia nezávisí iba od samotného softvéru, ale aj od toho, či ľudia rozumejú, ako majú doklady vstupovať do nového workflow a ako sa v ňom budú ďalej spracovávať.

Merajte prínosy

Pravidelne vyhodnocujte:

• úsporu času,
• rýchlejšie schvaľovanie,
• nižšiu chybovosť,
• a kratšie platobné cykly.

Nastavenie procesov je prevažne jednorazovou investíciou, zatiaľ čo prínosy v podobe vyššej efektivity sa postupne zvyšujú.

Ako funguje automatizované spracovanie faktúr v rôznych typoch firiem

Riešenia pre malé a stredné firmy

Firmy s menším počtom zamestnancov zvyčajne uprednostňujú nástroje, ktoré sa jednoducho implementujú a nie sú náročné z časového ani finančného hľadiska.

Kľúčovou požiadavkou je integrácia s účtovným alebo ERP systémom, ktorý firma už používa.

Malé a stredné podniky tak môžu automatizovať spracovanie faktúr bez toho, aby museli nahradiť známy a osvedčený finančný systém.

Enterprise riešenia

Komplexnejšie organizácie potrebujú pokročilé workflow a väčšiu mieru prispôsobenia procesov.

Automatizované spracovanie faktúr môže ušetriť desiatky hodín mesačne a zabezpečiť úplnú kontrolu nad finančnými procesmi.

Procesy sa zrýchlia a finančné tímy sa môžu sústrediť na komplexnejšie úlohy, ktoré priamo prispievajú k lepšiemu finančnému zdraviu firmy.

Požiadavky podľa odvetvia

Maloobchod, výroba, profesionálne služby aj účtovné firmy majú rozdielne požiadavky na:

• schvaľovanie,
• reporting,
• integrácie,
• a spracovanie dokladov.

Wflow využívajú spoločnosti zo všetkých týchto odvetví.

Pozrite si prípadové štúdie našich klientov.

Najčastejšie prekážky efektívneho workflow vo finančných tímoch

Nejednotné formáty faktúr

Práca s rôznymi formátmi faktúr a účtovných dokladov si vyžaduje čas – a niekedy aj silné okuliare.

Moderná technológia OCR však bez problémov spracuje rôzne šablóny aj neštandardné doklady.

Oneskorené platby dodávateľom

Veľké pracovné zaťaženie účtovného tímu často vedie k oneskoreným platbám.

Softvér na automatizáciu faktúr pomáha týmto oneskoreniam predchádzať tým, že doklady efektívnejšie posúva cez validáciu a schvaľovanie.

Výhody automatizácie sa oplatí komunikovať aj dodávateľom.

Rýchlejšie platby a menej chýb sa môžu stať konkurenčnou výhodou vo vzťahoch s dodávateľmi.

Integrácia so staršími systémami

Hľadajte riešenie s otvoreným API a preukázateľnými skúsenosťami so systémovými integráciami a migráciou údajov.

Wflow sa integruje so širokou škálou zavedených účtovných a ERP systémov, vďaka čomu môžu firmy zaviesť nové workflow bez zbytočného narušenia prevádzky.

FAQ

Čo je automatizácia faktúr?

Automatizácia faktúr je proces, pri ktorom softvér spracúva prijaté aj vystavené faktúry bez potreby manuálneho zadávania údajov.

Ako funguje softvér na automatizáciu faktúr?

Využíva OCR, AI a automatizované workflow na vyťaženie, validáciu a schválenie údajov z faktúr.

Koľko stojí automatizované spracovanie faktúr?

Cena závisí od objemu faktúr, požadovaných funkcií a licenčného modelu. Väčšina riešení sa poskytuje formou mesačného predplatného.

Dá sa automatizácia faktúr integrovať s naším ERP?

Áno. Väčšina moderných platforiem na automatizáciu faktúr ponúka integráciu s ERP aj účtovným softvérom.

Akú návratnosť investície môžeme od automatizácie očakávať?

Návratnosť závisí od objemu faktúr, súčasných nákladov na ich spracovanie a množstva manuálnej práce.

Kontaktujte tím Wflow a vypočítajte si potenciálnu návratnosť investície podľa vašich skutočných údajov. Podľa spoločnosti Stripe môžu náklady na automatizáciu predstavovať približne tretinu nákladov na manuálne spracovanie. (Zdroj: Stripe.com)

Zdroje

1. J. P. Morgan: What is accounts payable automation?
2. Stampli.com: 50+ accounts payable statistics about AI, automation, & more
3. Parseur.com: Global Trends In AI Invoice Processing - Adoption Rates, Costs, And Challenges
4. Deloitte : E-Invoicing: A catalyst for finance transformation and compliance

‍

‍Kam teraz budú e-faktúry prichádzať? Kto ich bude kontrolovať? Ako sa prepoja s ERP? A čo sa stane s faktúrami, ktoré nebudú sedieť?

A najmä: Kto bude upokojovať účtovný tím, že „to bude jednoduché“, zatiaľ čo sa mu práve mení jeden z najcitlivejších firemných procesov?

Práve tu vzniká rozdiel medzi firmou, ktorá zavádza e-fakturáciu ako ďalší izolovaný projekt, a firmou, ktorá už má faktúry pod kontrolou vďaka nástroju na digitalizáciu a automatizáciu účtovníctva. Ak doklady už dnes prechádzajú digitálnym workflow, majú jasné schvaľovanie, auditnú stopu, napojenie na ERP a vopred nastavené pravidlá, e-fakturácia nie je revolúcia. Je to nový typ vstupu do procesu, ktorý už existuje.

Wflow pomáha firmám pripraviť účtovný proces tak, aby e-fakturácia nepriniesla chaos, ale čistejšie dáta, menej manuálnej práce a rýchlejšie spracovanie.

Prvý krok k e-fakturácii: fungujúce workflow

E-fakturácia bude problémom vo firmách, kde už dnes nikto presne nevie, čo sa s faktúrou deje medzi prijatím a zaúčtovaním.

Ak faktúry prichádzajú rôznymi kanálmi, schvaľujú sa v e-mailoch, výnimky sa riešia telefonicky a ERP je až posledným miestom, kam sa dokument dostane, e-fakturácia sama osebe problém nevyrieši. Prinesie iba štruktúrovanejší vstup do procesu, ktorý už predtým nebol pod kontrolou.

To je dôvod, prečo niektoré firmy vnímajú e-fakturáciu ako hrozbu.

Čo sa zmení, keď firma používa Wflow

Vo Wflow má doklad od začiatku svoje miesto. Prechádza schvaľovacím workflow, má jasne určené zodpovedné osoby, účtovný kontext, históriu zmien a napojenie na ERP. Keď sa zmení spôsob, akým faktúra vstupuje do firmy, celý nadväzujúci proces sa nemusí vytvárať odznova.

To je podstatné. E-fakturácia sama osebe rieši najmä to, že faktúra dorazí ako štruktúrované dáta. Skutočná hodnota však vzniká až potom: vo chvíli, keď sa tieto dáta automaticky zapoja do kontroly, schvaľovania, zaúčtovania, archivácie a auditnej stopy.

Firmy, ktoré už používajú Wflow, teda nezačínajú na zelenej lúke. Majú pripravený proces, do ktorého sa e-faktúry môžu prirodzene zapojiť. Namiesto otázky „čo všetko budeme musieť zmeniť?“ riešia skôr otázku „ktoré manuálne kroky nám tým konečne odpadnú?“

Prečo kvôli e-fakturácii nemusíte meniť ERP

Jedna z najčastejších obáv znie: Budeme musieť kvôli e-fakturácii meniť ERP? Vo väčšine prípadov nie. ERP môže zostať tam, kde je, a naďalej plniť svoju hlavnú úlohu v účtovníctve, evidencii a reportingu.

Wflow funguje ako procesná vrstva nad existujúcim účtovným alebo ERP systémom. Rieši to, čo sa deje pred samotným zaúčtovaním: príjem dokladov, kontrolu, schvaľovanie, validáciu, auditnú stopu, bezpečnú digitálnu archiváciu dokladov a odovzdanie dát do účtovníctva.

Cieľom teda nie je vyhodiť ERP. Cieľom je odstrániť manuálnu prácu medzi faktúrou, schválením a účtovníctvom.

To je dôležitý rozdiel. Mnohé firmy si modernizáciu financií stále predstavujú ako veľkú výmenu účtovného softvéru. Najväčší problém však často nespočíva v samotnom ERP, ale v tom, čo sa deje pred ním. Práve tam vznikajú oneskorenia, chyby, chýbajúce schválenia a zbytočné dohľadávanie.

Peppol rieši prenos dát. Wflow rieši, čo sa stane potom

Infraštruktúra elektronickej fakturácie, napríklad Peppol, pomáha zabezpečiť, aby sa štruktúrovaná faktúra bezpečne dostala od dodávateľa k odberateľovi.

Tým sa však proces nekončí. Faktúra síce dorazí ako dáta, no firma stále musí vedieť, čo sa s ňou má stať. Kto ju schvaľuje? Kto ju porovná s objednávkou? Patrí k existujúcej zmluve? Kto rieši výnimku? Kde dohľadáme históriu rozhodnutí?

Peppol rieši, ako faktúra dorazí. Wflow rieši, čo sa s ňou stane potom.

Práve v tejto časti vzniká pre firmy najväčšia hodnota. Nie v samotnom prijatí e-faktúry, ale v tom, že sa z nej nestane ďalšia položka čakajúca na manuálnu kontrolu. Vo Wflow môže e-faktúra pokračovať procesom automaticky: do validácie, schvaľovania, účtovného spracovania, archívu aj auditnej stopy.

A čo slovenský systém e-fakturácie?

Na slovenskom trhu budú firmy v súvislosti s povinnou elektronickou fakturáciou pracovať so štruktúrovanými faktúrami a infraštruktúrou založenou na sieti Peppol. To však nemení hlavný princíp: samotný formát faktúry ani spôsob jej doručenia nie sú konečným cieľom.

Či už firma pracuje s PDF alebo štruktúrovanou e-faktúrou cez Peppol, vždy bude potrebovať riadiť to, čo sa s dokladom deje vo vnútri firmy. Formát pomáha s dátami. Workflow rozhoduje o tom, či sa z týchto dát skutočne stane rýchlejší a spoľahlivejší účtovný proces.

Preto má zmysel pozerať sa na e-fakturáciu nielen ako na legislatívnu alebo technickú zmenu, ale aj ako na príležitosť pripraviť financie na prácu so štruktúrovanými dátami. Peppol a povinná e-fakturácia ukazujú smer, ktorým sa bude spracovanie faktúr ďalej posúvať.

Ako zaviesť e-fakturáciu s minimálnou zmenou prevádzky

Zavedenie e-fakturácie nemusí začať veľkým treskom. Naopak, najbezpečnejšia cesta je postupná.

Firma najskôr zistí, kadiaľ dnes faktúry reálne prechádzajú, kde vzniká najviac manuálnej práce a ktoré kroky sa opakujú stále dookola. Typicky ide o prepisovanie údajov, schvaľovanie v e-mailoch, párovanie s objednávkami, kontrolu dodávateľov alebo dohľadávanie histórie.

Keď už toto viete, dáva zmysel prepojiť existujúce ERP s procesnou vrstvou, v ktorej budú doklady riadené pred zaúčtovaním. Vo Wflow možno nastaviť workflow, roly, pravidlá, schvaľovacie limity aj účtovný kontext tak, aby sa faktúry nezačali nekontrolovane hromadiť v novom kanáli.

Až následne je vhodné rozširovať zapojenie dodávateľov, typov faktúr alebo konkrétnych tímov. Firma si tak najskôr overí proces, nastaví pravidlá a naučí ľudí pracovať s novým spôsobom vstupu dokladov bez toho, aby musela narušiť celú účtovnú prevádzku.

Kedy sa z e-fakturácie stáva skutočný prínos

E-fakturácia sama osebe nie je výhra. Výhrou je, keď štruktúrované dáta prejdú firmou bez manuálneho prepisovania, dohľadávania a schvaľovania v e-mailoch.

V dobre nastavenom procese faktúra dorazí ako dáta, systém ju priradí k správnemu workflow, doplní účtovný kontext, odošle ju správnym schvaľovateľom a zachová históriu všetkých krokov. Účtovný tím potom nemusí rutinne prepisovať, preposielať a kontrolovať každý detail od začiatku. Sústredí sa na výnimky, nezrovnalosti a kontrolu.

Pre financie to znamená čistejšie dáta, rýchlejšie schvaľovanie, menšiu závislosť od jednotlivcov a lepšiu pripravenosť na audit. Pre firmu ako celok to znamená menej trenia medzi dodávateľmi, účtovníctvom, manažmentom a prevádzkou.

E-fakturácia sa v tomto ponímaní nemení na povinnosť, ktorú treba nejako prežiť. Stáva sa príležitosťou upratať proces, ktorý už dnes stojí zbytočne veľa času.

Chcete zistiť, ako môže e-fakturácia fungovať vo vašej firme bez výmeny ERP?

Dohodnite si ukážku Wflow a pozrite sa, kde môže automatizácia odstrániť manuálnu prácu z vášho účtovného procesu.

FAQ

Musíme kvôli e-fakturácii meniť ERP?

Vo väčšine prípadov nie. Wflow funguje ako procesná vrstva nad existujúcim účtovným alebo ERP systémom a pomáha riadiť to, čo sa deje pred samotným zaúčtovaním: príjem dokladov, kontrolu, schvaľovanie, auditnú stopu a odovzdanie dát do účtovníctva.

Čo rieši Peppol a čo rieši Wflow?

Peppol rieši prenos štruktúrovaných faktúr medzi dodávateľom a odberateľom. Wflow rieši následný interný proces: kontrolu, schvaľovanie, validáciu, účtovný kontext, archiváciu, auditnú stopu a napojenie na ERP.

Aký je rozdiel medzi slovenským systémom e-fakturácie a Peppolom?

Slovenský systém e-fakturácie stanovuje legislatívne a technické pravidlá pre výmenu a spracovanie štruktúrovaných elektronických faktúr na Slovensku. Peppol je medzinárodná infraštruktúra na bezpečnú výmenu štruktúrovaných elektronických dokumentov medzi firmami a systémami. Pre financie je dôležité najmä to, aby sa prijaté dáta dokázali zapojiť do interného workflow, schvaľovania a účtovníctva.

Prečo samotná e-fakturácia nestačí?

E-fakturácia zabezpečí, že faktúra dorazí ako štruktúrované dáta. Firma však stále potrebuje jasne riadiť, kto faktúru schvaľuje, ako sa kontroluje, ako sa riešia výnimky a ako sa informácie odovzdávajú do účtovníctva.

Ako Wflow pomáha s e-fakturáciou?

Wflow prepája prijaté doklady, schvaľovacie workflow, účtovné pravidlá, auditnú stopu, archív a ERP. Vďaka tomu sa e-faktúra nestáva ďalším samostatným vstupom, ale súčasťou automatizovaného účtovného procesu.

Je možné zavádzať e-fakturáciu postupne?

Áno. Praktické je začať vybranými typmi faktúr, dodávateľmi alebo časťou procesu, v ktorej dnes vzniká najviac manuálnej práce. Po overení workflow možno zapojenie postupne rozširovať.

‍

Európska únia nechce meniť vaše interné firemné procesy. Intenzívne však rieši kvalitu, dostupnosť a kontrolu finančných dát. Práve preto sa e-fakturácia rýchlo mení z konkurenčnej výhody na štandard, ktorý bude postupne povinný.

Firmy, ktoré dnes pracujú výlučne s PDF faktúrami, nie sú len technologicky pozadu. Postupne sa ocitajú mimo infraštruktúry, na ktorú sa európske financie pripravujú. Novým štandardom výmeny elektronických faktúr medzi firmami, štátnou správou a účtovnými systémami sa stáva Peppol.

Nejde o ďalší formát faktúry.

Ide o zmenu spôsobu, akým budú fungovať financie v celej Európe.

Aktuálna legislatíva na Slovensku

Slovensko patrí medzi krajiny, ktoré pripravujú plošné zavedenie elektronickej fakturácie v súlade s európskou iniciatívou VAT in the Digital Age (ViDA).

Podľa novely zákona o DPH bude e-fakturácia postupne zavedená pre všetkých platiteľov DPH vrátane podnikateľov, slobodných povolaní, poľnohospodárov či prenajímateľov nehnuteľností.

Aktuálny harmonogram počíta s:

• účinnosťou legislatívy od 1. januára 2026,
• povinnou elektronickou fakturáciou od 1. januára 2027.

Firmy, ktoré obchodujú so zahraničnými partnermi, sa pritom s požiadavkami na štruktúrované elektronické faktúry stretávajú už dnes.

Prečo EÚ zavádza povinnú elektronickú fakturáciu (ViDA a kontrola DPH)

Keď štát získava informácie o obchodných transakciách až týždne alebo mesiace po ich vzniku, vzniká priestor pre chyby, podvody aj neefektívny výber DPH.

Európska komisia preto dlhodobo rieši tzv. VAT Gap – rozdiel medzi DPH, ktorú by členské štáty mali vybrať, a tým, koľko sa skutočne vyberie.

Práve preto vznikla iniciatíva VAT in the Digital Age (ViDA), ktorá postupne zavádza:

• digitálny reporting,
• štandardizované e-faktúry,
• automatizovanú kontrolu transakcií,
• výmenu štruktúrovaných dát medzi systémami.

ViDA postupne zavádza

• digitálny reporting
• štandardizované formáty e-faktúr
• automatizovanú kontrolu transakcií

Cieľom je, aby boli finančné údaje dostupné prakticky okamžite.

To zároveň prináša výhody aj samotným firmám. Finanční riaditelia (CFO) získavajú presnejší prehľad o cash flow, aktuálnych záväzkoch a finančných tokoch bez čakania na mesačnú uzávierku.

Čo je Peppol a prečo je dôležitý

Peppol nie je softvér. Je to diaľnica pre finančné dáta.

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) si môžete predstaviť ako sieť, ktorá prepája účtovné systémy medzi firmami, verejnou správou a krajinami.

Vďaka tomu:

• faktúra vždy dorazí správnemu príjemcovi,
• údaje majú štandardizovaný formát,
• prenos je bezpečný,
• celý proces je auditovateľný.

Keď dnes firma odošle PDF e-mailom, v skutočnosti posiela dokument, ktorý musí druhá strana znovu spracovať.

Peppol funguje úplne inak.

Neprenáša dokumenty.

Prenáša štruktúrované elektronické údaje, ktoré účtovné a ERP systémy dokážu okamžite spracovať bez manuálnych zásahov.

Práve v tom spočíva zásadný rozdiel medzi PDF faktúrou a modernou e-fakturáciou.

Čo je Peppol?

Peppol je medzinárodná sieť na bezpečný prenos elektronických faktúr a ďalších obchodných dokumentov medzi informačnými systémami. Umožňuje automatické doručenie a spracovanie bez e-mailov a manuálnych zásahov.

Ako funguje Peppol v praxi

Peppol funguje na princípe tzv. štvorbodového modelu (Four-Corner Model).

Firma neposiela faktúru priamo obchodnému partnerovi.

Odosiela ju do certifikovaného Access Pointu, ktorý zabezpečí bezpečné doručenie do Access Pointu príjemcu. Odtiaľ sa údaje automaticky prenesú do účtovného alebo ERP systému.

Celý proces prebieha:

• bez e-mailov,
• bez príloh,
• bez manuálneho prepisovania,
• bez ručných zásahov.

Najdôležitejšie pritom je, že doručenie nie je iba pravdepodobné, ale garantované.

Najväčší prínos Peppolu pre CFO

Finančné oddelenia dnes často pracujú s informáciami, ktoré sú staré niekoľko dní alebo dokonca týždňov. To je problém, pretože rozhodnutia sa prijímajú dnes, nie na konci mesiaca.

Peppol pomáha odstrániť časový rozdiel medzi vznikom transakcie a dostupnosťou finančných údajov.

To má priamy dopad na riadenie firmy:

• faktúry dorazia okamžite → rýchlejší cash flow,
• validácia pred odoslaním → menej chýb,
• štandardizované údaje → kvalitnejší reporting,
• menej manuálnej práce → vyššia produktivita finančných tímov.

Výsledkom nie sú len rýchlejšie spracované faktúry, ale predovšetkým CFO, ktorý má aktuálny prehľad o financiách firmy a môže robiť rozhodnutia na základe reálnych dát, nie historických reportov.

Najväčšia chyba? Čakať na legislatívu

Mnohé firmy začnú s prípravou až vo chvíli, keď im zmenu nariadi štát, zákazník alebo významný obchodný partner.

Práve to býva najdrahší spôsob implementácie.

Firmy, ktoré začnú skôr, majú dostatok času:

• zmapovať existujúce procesy,
• identifikovať manuálne kroky,
• vyčistiť firemné dáta,
• zjednotiť interné procesy,
• pripraviť ERP systémy,
• vybrať riešenie pripravené na integráciu s Peppolom.

Implementácia Peppolu totiž nie je len o pripojení sa k novej sieti.

Je predovšetkým o pripravenosti firmy pracovať so štruktúrovanými finančnými dátami.

Peppol + automatizácia účtovníctva = efektívnejšie finančné oddelenie

Peppol rieši bezpečný prenos elektronických faktúr medzi organizáciami.

Nevyrieši však to, čo sa s faktúrou deje po jej prijatí.

Sám o sebe nerieši:

• schvaľovanie faktúr,
• kontrolu nákladov,
• interné účtovné workflow,
• prepojenie s ERP systémom,
• archiváciu dokumentov,
• automatické účtovanie.

Preto firmy v praxi kombinujú Peppol s platformami na automatizáciu účtovníctva.

Práve tu dáva zmysel riešenie ako Wflow, ktoré prepája bezpečný prenos dát s ich ďalším spracovaním v rámci celej životnosti účtovného dokladu.

Ako vyzerá moderný proces spracovania faktúr

V modernom finančnom oddelení už faktúra nekončí svojím prijatím.

Naopak, predstavuje začiatok automatizovaného procesu.

Typický workflow dnes vyzerá nasledovne:

1. Dodávateľ odošle e-faktúru prostredníctvom siete Peppol.
2. Faktúra sa automaticky doručí do systému príjemcu.
3. AI overí alebo doplní potrebné údaje.
4. Dokument prejde schvaľovacím workflow podľa nastavených pravidiel.
5. Faktúra sa spáruje s objednávkou alebo zmluvou.
6. Schválené údaje sa automaticky prenesú do ERP alebo účtovného systému.
7. Dokument sa bezpečne archivuje vrátane kompletnej auditnej stopy.

Výsledkom nie je len rýchlejšie spracovanie faktúr, ale úplne nový spôsob riadenia finančných procesov.

Ako sa pripraviť na elektronickú fakturáciu

1. Zmapujte súčasný proces

Zistite, ako dnes faktúry vstupujú do firmy, kto s nimi pracuje a kde vznikajú manuálne kroky.

2. Skontrolujte kvalitu dát

Úspešná elektronická fakturácia stojí na kvalitných údajoch o dodávateľoch, zákazníkoch a interných procesoch.

3. Zjednoťte schvaľovacie procesy

Automatizácia funguje najlepšie tam, kde existujú jasne definované pravidlá.

4. Vyberte riešenie pripravené na budúce požiadavky

Pri výbere softvéru sa nepozerajte iba na dnešné potreby.

Overte si, že podporuje:

• Peppol,
• elektronickú fakturáciu,
• integrácie s ERP,
• digitálnu archiváciu,
• automatizované workflow.

5. Zapojte obchodných partnerov

Elektronická výmena faktúr prináša najväčší prínos vtedy, keď sú na ňu pripravení aj vaši dodávatelia a odberatelia.

Pripravte svoju firmu na elektronickú fakturáciu

Peppol je iba začiatok.

Objavte, ako Wflow prepája e-fakturáciu, automatizáciu schvaľovania, AI spracovanie dokladov, ERP integrácie a digitálnu archiváciu do jednej platformy pre moderné finančné oddelenia.

Slovník pojmov k elektronickej fakturácii v EÚ a Peppole

A

Access Point

Access Point je certifikovaná brána do siete Peppol. Firmy neposielajú faktúry priamo svojim obchodným partnerom. Odosielajú ich prostredníctvom Access Pointu, ktorý zabezpečí bezpečné doručenie do systému príjemcu. Vďaka tomu nie je potrebné budovať individuálne prepojenia medzi každou dvojicou firiem.

D

Digital Reporting Requirements (DRR)

Digital Reporting Requirements (DRR) predstavujú pravidlá, ktoré určujú, aké údaje o obchodných transakciách budú firmy poskytovať finančnej správe v digitálnej podobe. Európska legislatíva postupne nahrádza periodické výkazy priebežným zdieľaním štandardizovaných údajov.

E

Elektronická fakturácia

Elektronická fakturácia neznamená zaslanie PDF faktúry e-mailom.

Skutočná e-fakturácia predstavuje výmenu štruktúrovaných elektronických údajov medzi informačnými systémami tak, aby bolo možné faktúru automaticky prijať, skontrolovať a spracovať bez manuálneho prepisovania.

E-fakturácia neprenáša dokumenty.

Prenáša údaje.

I

IS EFA

IS EFA (Informačný systém elektronickej fakturácie) je štátny systém určený na elektronickú výmenu faktúr so slovenskou verejnou správou. Je súčasťou postupnej digitalizácie verejných financií a vytvára základ pre širšie využívanie elektronickej fakturácie na Slovensku.

P

PDF faktúra

PDF faktúra je digitálny dokument určený predovšetkým človeku.

Aj keď nahrádza papier, účtovný systém musí údaje stále načítať pomocou OCR alebo ich niekto manuálne prepíše.

Štruktúrovaná elektronická faktúra tento krok odstraňuje.

Peppol

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) je medzinárodná sieť na bezpečnú výmenu elektronických dokumentov medzi firmami, verejnou správou a účtovnými systémami.

Peppol neurčuje, ako má firma účtovať.

Určuje, ako si majú informačné systémy bezpečne a štandardizovane odovzdávať údaje.

Môžete si ho predstaviť ako internet pre e-faktúry.

E-mail prenáša dokumenty.

Peppol prenáša štruktúrované údaje.

Š

Štruktúrovaná elektronická faktúra

Štruktúrovaná faktúra je faktúra uložená vo formáte, ktorému informačný systém rozumie bez ďalšieho spracovania.

Na rozdiel od PDF obsahuje jednotlivé údaje (dodávateľ, suma, DPH, dátum splatnosti a ďalšie položky) v štandardizovanej podobe, ktorú možno automaticky načítať do ERP alebo účtovného systému.

PDF je dokument určený človeku.

Štruktúrovaná faktúra je určená systému.

V

VAT Gap

VAT Gap označuje rozdiel medzi sumou DPH, ktorú by štát mal teoreticky vybrať, a sumou, ktorú skutočne vyberie.

Práve znižovanie VAT Gap patrí medzi hlavné dôvody, prečo Európska únia podporuje elektronickú fakturáciu, digitálny reporting a štandardy ako Peppol.

ViDA (VAT in the Digital Age)

VAT in the Digital Age (ViDA) je iniciatíva Európskej únie zameraná na modernizáciu výberu DPH a digitálneho reportingu.

Jej cieľom je, aby štáty aj firmy pracovali s aktuálnymi finančnými údajmi namiesto informácií starých niekoľko týždňov alebo mesiacov.

ViDA vytvára legislatívny rámec pre širšie využívanie elektronickej fakturácie a digitálneho reportingu v celej Európskej únii.

Cieľom ViDA nie je viac kontrol.

Cieľom sú kvalitnejšie finančné údaje v reálnom čase.

FAQ

Čo je Peppol?

Peppol je medzinárodná sieť na bezpečný prenos elektronických faktúr a ďalších obchodných dokumentov medzi účtovnými systémami, ERP riešeniami, firmami a verejnou správou.

Je elektronická fakturácia na Slovensku povinná?

Áno, Slovensko pripravuje postupné zavedenie povinnej elektronickej fakturácie.

Podľa aktuálneho legislatívneho harmonogramu nadobúda novela zákona účinnosť od 1. januára 2026, pričom povinné používanie elektronickej fakturácie pre väčšinu platiteľov DPH sa plánuje od 1. januára 2027.

Musím kvôli elektronickej fakturácii meniť ERP systém?

Vo väčšine prípadov nie.

Zvyčajne postačuje zabezpečiť integráciu existujúceho ERP alebo účtovného systému s riešením, ktoré podporuje elektronickú fakturáciu a sieť Peppol.

Je PDF faktúra elektronická faktúra?

Nie.

PDF je digitálny dokument určený na čítanie človekom.

Elektronická faktúra obsahuje štruktúrované údaje, ktoré informačné systémy dokážu automaticky spracovať bez manuálneho zásahu.

Aký je rozdiel medzi Peppolom a automatizáciou účtovníctva?

Peppol zabezpečuje bezpečný prenos štruktúrovaných údajov medzi organizáciami.

Automatizácia účtovníctva rieši všetko, čo nasleduje po prijatí faktúry – schvaľovanie, AI spracovanie dokladov, integrácie s ERP systémami, účtovanie, reporting aj digitálnu archiváciu.

Obe technológie sa navzájom dopĺňajú.

Zdroje

• Európska komisia – VAT in the Digital Age (ViDA)
• OpenPeppol – Official Peppol Documentation
• Európska komisia – Electronic Invoicing Standard (EN 16931)
• Deloitte – Finding the Business Benefits in the E-Invoicing Transition
• Ministerstvo financií SR – materiály k elektronickej fakturácii a projektu IS EFA

‍

Digitalizácia účtovníctva umožňuje firmám reagovať rýchlejšie na zmeny trhu, lepšie riadiť náklady a vytvárať kvalitnejšie finančné reporty.

V tomto sprievodcovi sa dozviete:

• čo je digitálne účtovníctvo,
• aké výhody prináša automatizácia účtovníctva,
• ktoré funkcie by mal obsahovať moderný softvér,
• ako zaviesť digitálne účtovníctvo krok za krokom,
• a ako sa pripraviť na budúcnosť finančného riadenia.

Pochopenie digitálneho účtovníctva

Čo je digitálne účtovníctvo?

Digitálne účtovníctvo predstavuje využívanie digitálnych nástrojov a automatizovaných procesov na spracovanie účtovných dokumentov, schvaľovanie, archiváciu a reporting.

Jeho cieľom nie je nahradiť existujúci účtovný systém alebo ERP, ale zjednodušiť a sprehľadniť procesy spojené s účtovnými dokumentmi – od prijatia faktúry až po jej zaúčtovanie a úhradu.

Moderné digitálne účtovníctvo prepája dokumenty, schvaľovanie, reporting a archiváciu do jedného prepojeného procesu.

Digitálne účtovníctvo vs. tradičné účtovníctvo

Kľúčové prvky digitálneho účtovníctva

Moderné riešenia pre digitálne účtovníctvo zvyčajne zahŕňajú:

• automatizované spracovanie faktúr,
• digitálnu archiváciu dokumentov,
• schvaľovacie workflow,
• ERP integrácie,
• reporting v reálnom čase,
• automatizáciu firemných výdavkov.

Výhody softvéru pre digitálne účtovníctvo

Úspora času vďaka automatizácii

Automatizácia účtovníctva eliminuje potrebu manuálneho prepisovania údajov z faktúr a účteniek.

Účtovníci sa môžu venovať kontrole, analýze a strategickejším úlohám namiesto administratívy.

Vyššia kvalita dát

Automatické spracovanie dokumentov znižuje počet chýb spôsobených ľudským faktorom.

Výsledkom sú presnejšie účtovné dáta a vyššia dôveryhodnosť reportov.

Lepšia kontrola nad výdavkami

Priebežné schvaľovanie výdavkov a online prehľad o záväzkoch umožňujú manažmentu kontrolovať náklady počas celého mesiaca.

Rýchlejšie účtovné uzávierky

Pri priebežnom spracovaní dokumentov sa mesačné a ročné uzávierky výrazne zrýchľujú.

Finančný reporting v reálnom čase

Moderné riešenia umožňujú sledovať náklady podľa oddelení, projektov alebo nákladových stredísk bez čakania na koniec mesiaca.

Auditná stopa a transparentnosť

Každý krok v procese je zaznamenaný.

Firmy získavajú kompletnú históriu schválení, zmien a pohybov dokumentov.

Kľúčové funkcie softvéru pre digitálne účtovníctvo

Automatizované spracovanie faktúr

AI a OCR technológie automaticky rozpoznávajú údaje z faktúr a pripravujú ich na ďalšie spracovanie.

Automaticky sa získavajú:

• sumy,
• dodávatelia,
• dátumy splatnosti,
• variabilné symboly,
• DPH údaje.

Schvaľovacie workflow

Faktúry a dokumenty sú schvaľované podľa vopred definovaných pravidiel.

Možno nastaviť:

• schvaľovanie podľa sumy,
• podľa projektu,
• podľa oddelenia,
• podľa zodpovednej osoby.

Integrácia s ERP a účtovnými systémami

Digitálne účtovníctvo by malo fungovať ako rozšírenie existujúceho ERP systému.

Dôležitá je kompatibilita s riešeniami používanými na Slovensku, napríklad:

• KROS Omega,
• Pohoda,
• Money S3,
• Money S4,
• Money S5,
• OBERON,
• SAP,
• Microsoft Dynamics.

Digitálna archivácia dokumentov

Bezpečné uloženie dokumentov je neoddeliteľnou súčasťou digitálneho účtovníctva.

Ako zaviesť digitálne účtovníctvo krok za krokom

1. Zmapujte súčasné procesy

Popíšte cestu dokumentu od prijatia po úhradu.

Kde vznikajú zdržania?

Kde dochádza k chybám?

2. Vyberte vhodnú platformu

Vyberajte riešenie, ktoré:

• sa integruje s existujúcim ERP,
• podporuje automatizáciu,
• umožňuje škálovanie.

3. Spustite pilotný projekt

Začnite jednou agendou. Najčastejšie ide o prijaté faktúry.

4. Zapojte zamestnancov

Úspech digitalizácie závisí od prijatia nových procesov používateľmi.

5. Optimalizujte a rozširujte

Po potvrdení prínosov môžete zapojiť ďalšie typy dokumentov a procesov.

Digitálne účtovníctvo podľa veľkosti firmy

Malé firmy

Oceňujú jednoduché nasadenie bez potreby IT oddelenia.

Najčastejšie začínajú automatizáciou faktúr a digitálnou archiváciou.

Stredné firmy

Využívajú pokročilejšie workflow, viacúrovňové schvaľovanie a reporting.

Veľké organizácie

Potrebujú:

• robustné ERP integrácie,
• komplexné workflow,
• vysokú mieru automatizácie,
• detailné riadenie prístupov.

Budúcnosť účtovníctva: AI a automatizácia

Budúcnosť účtovníctva patrí automatizácii, umelej inteligencii a prediktívnemu finančnému riadeniu.

AI dokáže:

• automaticky spracovať dokumenty,
• identifikovať nezrovnalosti,
• upozorniť na riziká,
• podporovať rozhodovanie manažmentu.

Digitálne účtovníctvo sa tak stáva novým štandardom moderného finančného riadenia.

Pripravení posunúť svoje účtovníctvo na vyššiu úroveň?

Kombinácia moderného softvéru pre digitálne účtovníctvo a automatizácie účtovníctva umožňuje postupnú transformáciu finančných procesov bez narušenia každodennej prevádzky.

‍

FAQ

Čo je digitálne účtovníctvo?

Digitálne účtovníctvo využíva digitálne nástroje na automatizáciu spracovania dokumentov, schvaľovania, archivácie a reportingu.

Ako funguje softvér pre digitálne účtovníctvo?

Dokumenty sa zhromažďujú na jednom mieste, systém z nich automaticky získava údaje, riadi schvaľovanie a pripravuje dáta pre účtovný alebo ERP systém.

Aký je rozdiel medzi digitálnym účtovníctvom a tradičným účtovníctvom?

Tradičné účtovníctvo je založené na manuálnych procesoch a papierových dokumentoch. Digitálne účtovníctvo využíva automatizáciu, online workflow a reporting v reálnom čase.

Koľko stojí softvér pre digitálne účtovníctvo?

Cena závisí od počtu používateľov, rozsahu funkcionalít a objemu dokumentov. Väčšina riešení funguje formou mesačného alebo ročného predplatného.

Je digitálne účtovníctvo bezpečné?

Áno. Moderné riešenia využívajú šifrovanie, auditné záznamy, zálohovanie a pokročilé riadenie prístupových práv.

‍

Dobrá správa je, že ak používate Wflow, väčšinu technických náležitostí vyriešime za vás. V tomto článku vysvetľujeme, ako bude fungovať prijímanie a odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol, aké zmeny vás čakajú, či bude potrebné upraviť vaše procesy a kedy bude riešenie dostupné.

Konkrétna podoba elektronickej fakturácie pre Českú republiku zatiaľ nebola zo strany štátu definitívne stanovená. Tento článok sa preto venuje slovenskému trhu a aktuálne známym informáciám.

Ako je Wflow zapojené do siete Peppol

Ak používate Wflow, nemusíte riešiť pripojenie do siete Peppol ani technické požiadavky na elektronickú fakturáciu. O všetko potrebné sa postaráme za vás.

Na pripojenie do siete využijeme certifikovaný Access Point – Digitálneho poštára – nášho partnera Dativery, ktorý zabezpečuje oficiálnu komunikáciu v sieti Peppol. Wflow následne prepojí tento komunikačný kanál s vašimi existujúcimi procesmi.

V praxi to znamená, že budete naďalej pracovať vo Wflow rovnako ako dnes. Vystavené aj prijaté doklady spracujete v známom prostredí a o ich doručenie do siete Peppol alebo prijatie zo siete sa postaráme my.

Prečo Wflow nenájdete medzi certifikovanými poskytovateľmi?

Možno ste pri hľadaní informácií narazili na zoznam certifikovaných poskytovateľov a Wflow ste na ňom nenašli.

Tieto zoznamy obsahujú iba tzv. Access Pointy, teda poskytovateľov, ktorí firmy technicky pripájajú do siete Peppol.

Wflow túto úlohu nemá. Fungujeme ako vrstva, ktorá prepája vaše finančné procesy so sieťou Peppol prostredníctvom certifikovaného partnera. Z pohľadu bezpečnosti, legislatívy aj používateľského komfortu je riešenie plne v súlade s požiadavkami na elektronickú fakturáciu.

Ako bude e-fakturácia vo Wflow na Slovensku fungovať

Pre vašu firmu predstavuje prechod na e-fakturáciu minimálnu zmenu. O napojenie na sieť Peppol aj všetky súvisiace technické náležitosti sa postaráme my vo Wflow.

Pre väčšinu používateľov sa spôsob práce nezmení. Naďalej budete pracovať vo Wflow rovnako ako dnes, pribudne iba nový spôsob doručovania dokladov medzi systémami.

Kto sa o čo stará?

Vy

• vystavujete a prijímate doklady,
• schvaľujete ich a pracujete s nimi rovnako ako doteraz.

Wflow

• zabezpečuje schvaľovanie,
• párovanie dokladov,
• zaúčtovanie,
• archiváciu,
• napojenie na sieť Peppol.

Certifikovaný Access Point

• zabezpečuje bezpečné doručenie dokladov v sieti Peppol.

Finančná správa

• stanovuje legislatívne pravidlá a dohliada na ich dodržiavanie.

Funguje aj s partnermi, ktorí nie sú v Peppole

Jedna z najčastejších otázok, ktoré od zákazníkov dostávame, znie:

„Čo ak náš zákazník alebo dodávateľ ešte nie je zapojený do siete Peppol?“

Dobrá správa je, že kvôli tomu nemusíte nič riešiť.

Wflow automaticky rozpozná, či je príjemca registrovaný v sieti Peppol a má aktívne Peppol ID. Ak áno, faktúra sa odošle ako e-faktúra cez Peppol. Ak nie, doručí sa rovnakým spôsobom ako dnes – napríklad e-mailom s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky.

Pri každom kontakte si navyše môžete nastaviť preferovaný spôsob doručenia. Vaša fakturácia tak funguje bez ohľadu na to, v akom systéme druhá strana pracuje alebo či už na e-fakturáciu prešla.

A ešte jedna dôležitá informácia: svoje ERP ani účtovné systémy meniť nemusíte. Dáta budú do Wflow prúdiť rovnako ako dnes. Pribudne iba nový komunikačný kanál na odosielanie a prijímanie elektronických faktúr.

E-fakturácia ako súčasť celého obehu dokladu

Samotná sieť Peppol rieši iba jednu časť procesu – bezpečné doručenie elektronickej faktúry medzi systémami. Tým sa jej úloha končí.

Vo Wflow je e-fakturácia súčasťou celého obehu dokladu. Prijaté aj vystavené doklady automaticky vstupujú do nadväzujúcich procesov, ako sú schvaľovanie, párovanie s objednávkami, príprava podkladov na zaúčtovanie, úhrada alebo archivácia. Všetko prebieha v jednom prostredí a s úplnou auditnou stopou.

Čo to znamená v praxi?

Peppol zabezpečí doručenie faktúry. Wflow zabezpečí všetko, čo nasleduje po jej prijatí alebo odoslaní. Preto zostáva Wflow miestom, kde riadite celý životný cyklus dokladu – od jeho prijatia alebo vystavenia až po archiváciu.

Čo je potrebné urobiť teraz

V tejto chvíli nemusíte podnikať žiadne kroky. Pilotná prevádzka bude dostupná priamo vo Wflow od konca júla 2026 a o presnom termíne vás budeme včas informovať.

Ak chcete mať prehľad o pripravovaných zmenách a dopade elektronickej fakturácie na vašu firmu, odporúčame sledovať naše aktualizácie alebo si pozrieť webinár venovaný budúcnosti fakturácie.

FAQ

Čo je Peppol?

Peppol je medzinárodná sieť na bezpečnú výmenu elektronických faktúr medzi organizáciami. Na Slovensku bude od roku 2027 tvoriť základ povinnej elektronickej fakturácie.

Musíme mať vlastný Access Point?

Nie. Wflow zabezpečuje pripojenie do siete Peppol prostredníctvom certifikovaného Access Pointu partnera Dativery. Nemusíte preto riešiť žiadnu certifikáciu ani technické napojenie.

Čo sa stane, ak príjemca nemá Peppol ID?

Wflow automaticky overí, či je príjemca registrovaný v sieti Peppol a má aktívne Peppol ID. Ak áno, doklad odošle prostredníctvom siete Peppol. Ak nie, doručí ho rovnakým spôsobom ako dnes, napríklad e-mailom s PDF prílohou alebo prostredníctvom elektronickej schránky.

Musia naši zákazníci a dodávatelia používať rovnaký systém ako my?

Nie. Jednou z hlavných výhod siete Peppol je, že prepája rôzne ERP, účtovné a fakturačné systémy. Ak je obchodný partner zapojený do siete Peppol, systémy si môžu elektronické faktúry automaticky odovzdávať bez ohľadu na používaný softvér.

Bude možné posielať faktúry aj naďalej e-mailom?

Áno. Pri každom kontakte si môžete nastaviť preferovaný spôsob doručenia. E-mail navyše zostáva k dispozícii ako alternatívny spôsob doručenia pre partnerov, ktorí nie sú zapojení do siete Peppol.

Musíme kvôli e-fakturácii meniť ERP alebo účtovný systém?

Nie. Vaše ERP aj účtovné systémy zostávajú bez zmien a dáta budú do Wflow prúdiť rovnako ako dnes. Pribudne iba nový komunikačný kanál na prijímanie a odosielanie elektronických faktúr.

Aký je rozdiel medzi PDF faktúrou a e-faktúrou?

PDF faktúra je dokument určený primárne na čítanie človekom. E-faktúra obsahuje štruktúrované dáta, ktoré dokážu účtovné a ERP systémy automaticky spracovať bez manuálneho prepisovania. Vďaka tomu je elektronická fakturácia rýchlejšia, presnejšia a lepšie pripravená na automatizáciu.

Kedy bude e-fakturácia vo Wflow dostupná?

Pilotná prevádzka bude spustená na konci júla 2026. Od 1. januára 2027 bude riešenie dostupné pre všetkých slovenských zákazníkov v súlade so začiatkom zákonnej povinnosti elektronickej fakturácie.

Koľko bude e-fakturácia vo Wflow stáť?

Do konca roka 2026 bude riešenie v rámci pilotnej prevádzky dostupné bezplatne. O cenách po spustení budeme zákazníkov informovať s dostatočným predstihom.

Čo musíme urobiť, aby sme boli na e-fakturáciu pripravení?

V tejto chvíli nemusíte podnikať žiadne kroky. Wflow pripraví podporu na prijímanie aj odosielanie elektronických faktúr prostredníctvom siete Peppol a o spustení pilotnej prevádzky vás budeme včas informovať. Pre väčšinu zákazníkov bude prechod znamenať iba nový spôsob doručovania dokladov, nie zmenu existujúcich procesov.

‍

‍

Digitálna archivácia nie je len o skenovaní dokumentov. Ide o systematický spôsob uchovávania, ochrany a správy dokumentov počas celého ich životného cyklu.

V tomto článku sa dozviete:

• čo je digitálna archivácia dokumentov,
• aké výhody prináša digitálny archív,
• aké funkcie by mal moderný archivačný systém obsahovať,
• ako zabezpečiť súlad s legislatívou,
• a ako vybrať správne riešenie pre vašu firmu.

‍

Čo je digitálna archivácia a elektronická archivácia dokumentov?

Definícia a význam

Digitálna archivácia predstavuje proces dlhodobého uchovávania elektronických dokumentov tak, aby zostali dostupné, bezpečné a dôveryhodné počas celej doby ich uchovávania.

Môže ísť o:

• faktúry,
• účtovné doklady,
• zmluvy,
• objednávky,
• personálne dokumenty,
• e-mailovú komunikáciu,
• alebo ďalšie firemné záznamy.

Cieľom digitálnej archivácie nie je len uloženie dokumentov, ale aj zabezpečenie ich autenticity, integrity a čitateľnosti.

Právne požiadavky na digitálnu archiváciu

Hoci sa konkrétne požiadavky líšia podľa krajiny, slovenská aj európska legislatíva kladie dôraz na tri základné princípy:

Autenticita pôvodu

Musí byť možné preukázať, kto dokument vytvoril alebo odoslal.

Integrita obsahu

Dokument nesmie byť po archivácii neoprávnene zmenený.

Čitateľnosť

Dokument musí zostať dostupný a čitateľný počas celej zákonom stanovenej doby uchovávania.

Hlavné prínosy digitálnej archivácie

1. Bezpečná archivácia: Vďaka automatickému ukladaniu do digitálneho archívu máte istotu, že každá faktúra, zmluva alebo účtenka je bezpečne uložená a okamžite dohľadateľná. Koniec zdĺhavému hľadaniu v šanónoch pred auditom alebo daňovou kontrolou.

2. Okamžitý prístup odkiaľkoľvek: Potrebujete faktúru z roku 2019? Stačí zadať číslo dokladu alebo názov dodávateľa a dokument máte na obrazovke v priebehu niekoľkých sekúnd. Funguje z kancelárie, z domu aj z mobilného zariadenia.

3. Súlad s legislatívnymi požiadavkami: Moderné nástroje na digitalizáciu účtovníctva, ako je wflow, zabezpečujú autentickosť, integritu a čitateľnosť dokumentov prostredníctvom kvalifikovaných časových pečiatok a nepretržitej auditnej stopy. Pomáhajú tak firmám plniť požiadavky slovenskej a európskej legislatívy na elektronickú archiváciu dokumentov.

4. Úspora priestoru a nákladov: Fyzická archivácia dokumentov si vyžaduje skladové priestory, archivačné boxy a administratívnu správu. Digitálny archív tieto náklady výrazne znižuje a zároveň eliminuje riziko poškodenia dokumentov požiarom, vytopením alebo stratou.

5. Rýchlejší audit a kontroly: Audítori alebo oprávnené osoby môžu získať bezpečný prístup k dokumentom online. Nie je potrebné nič tlačiť, kopírovať ani fyzicky pripravovať. Audit aj kontroly prebehnú rýchlejšie a s nižšími nákladmi.

6. Bezpečnosť a ochrana dát: Šifrovanie, dvojfaktorová autentifikácia, prístupové oprávnenia a certifikácia ISO 27001 zabezpečujú, že k dokumentom majú prístup iba oprávnené osoby. Pravidelné zálohovanie zároveň chráni dáta pred stratou bez potreby ďalších nákladov na fyzické úložiská.

‍

Kľúčové funkcie moderného softvéru pre digitálnu archiváciu

OCR a automatická extrakcia dát

OCR (optické rozpoznávanie znakov) umožňuje previesť naskenované dokumenty na vyhľadateľné dáta.

Výhody:

• fulltextové vyhľadávanie,
• automatické indexovanie dokumentov,
• prepojenie s účtovnými procesmi,
• menej manuálnej práce.

Šifrovanie a riadenie prístupov

Každý používateľ vidí iba dokumenty, ku ktorým má oprávnenie. Citlivé dokumenty sú chránené modernými bezpečnostnými mechanizmami.

Vyhľadávanie a filtrovanie

Používatelia môžu dokumenty filtrovať podľa:

• dodávateľa,
• dátumu,
• typu dokumentu,
• projektu,
• nákladového strediska,
• alebo vlastných parametrov.

Integrácia s účtovnými systémami

Moderný digitálny archív by mal byť prepojený s ERP a účtovným softvérom.

Vďaka tomu je možné zobraziť originálny dokument priamo z účtovného systému bez potreby ďalšieho vyhľadávania.

Ako implementovať digitálnu archiváciu krok za krokom

1. Zmapujte súčasný stav: Zistite, koľko dokumentov ročne spracovávate, kde sú uložené a ako dlho ich potrebujete archivovať. Identifikujte kritické miesta (napr. zdĺhavé vyhľadávanie dokumentov pred auditom alebo daňovou kontrolou).
2. Nastavte pravidlá: Určte, ktoré dokumenty sa budú archivovať automaticky, ako dlho sa budú uchovávať a kto k nim bude mať prístup.
3. Vyberte riešenie v súlade s legislatívou: Uistite sa, že softvér spĺňa požiadavky na autentickosť, integritu a čitateľnosť dokumentov. Overte si bezpečnostné certifikácie (napr. ISO 27001) a súlad s GDPR.
4. Začnite pilotným projektom: Začnite napríklad s prijatými faktúrami alebo zmluvami. Overte si, že systém funguje podľa očakávaní a že si ho tím osvojil.
5. Zaškoľte tím a nastavte procesy: Vysvetlite zamestnancom, ako dokumenty nahrávať, vyhľadávať a ako fungujú prístupové práva. Pripravte jednoduchú internú dokumentáciu a odporúčané postupy.
6. Rozšírte archiváciu na všetky dokumenty: Postupne pridávajte ďalšie typy dokumentov, ako sú vydané faktúry, zmluvy, mzdové doklady či výdavkové účtenky. Digitálny archív sa tak stane centrálnym úložiskom firemných dokumentov.

Digitálna archivácia a compliance

Daňové a účtovné dokumenty

Digitálny archív pomáha uchovávať dokumenty v súlade s legislatívnymi požiadavkami a zjednodušuje komunikáciu s audítormi či kontrolnými orgánmi.

Doby uchovávania dokumentov podľa typu

Na Slovensku sa vo všeobecnosti odporúča uchovávať:

• účtovné doklady a účtovné záznamy: 10 rokov,
• daňové doklady: 10 rokov,
• mzdové a personálne dokumenty: podľa typu dokumentu často 10 až 50 rokov,
• zmluvy: minimálne počas trvania zmluvného vzťahu a následne počas príslušnej premlčacej lehoty.

Moderné riešenia umožňujú nastaviť rôzne retenčné pravidlá podľa typu dokumentu a požiadaviek organizácie.

Auditná stopa a verzovanie dokumentov

Každá zmena dokumentu je zaznamenaná. Je možné spätne dohľadať:

• kto dokument upravil,
• kedy bola vykonaná zmena,
• aká verzia dokumentu bola použitá.

Ako vybrať softvér pre digitálnu archiváciu a elektronickú archiváciu dokumentov

Pri výbere riešenia sa zamerajte na:

• bezpečnostné štandardy a legislatívny súlad (ISO 27001, GDPR),
• možnosti integrácie s ERP a účtovným systémom,
• OCR funkcionalitu,
• kvalitu vyhľadávania,
• auditnú stopu,
• jednoduchosť používania,
• škálovateľnosť riešenia.

Digitálny archív by mal byť prirodzenou súčasťou širšej stratégie digitalizácie účtovníctva.

Budúcnosť digitálnej archivácie

Budúcnosť digitálnej archivácie bude čoraz viac postavená na umelej inteligencii.

AI dokáže:

• automaticky kategorizovať dokumenty,
• identifikovať duplicity,
• upozorniť na chýbajúce prílohy,
• odporúčať retenčné pravidlá.

Digitálne archívy sa tak stávajú nielen miestom na ukladanie dokumentov, ale aj nástrojom pre compliance, reporting a strategické rozhodovanie.

‍

‍

Zistite, ako môže digitálna archivácia vo wflow zjednodušiť správu dokumentov a zabezpečiť súlad s legislatívou.

‍

‍

FAQ

Ako dlho musím uchovávať účtovné doklady?

Na Slovensku sa účtovné a daňové doklady spravidla uchovávajú 10 rokov. Pri niektorých personálnych alebo mzdových dokumentoch môže byť požadovaná dlhšia doba archivácie.

Je digitálna archivácia právne uznávaná?

Áno. Ak sú splnené požiadavky na autenticitu, integritu a čitateľnosť dokumentov, digitálna archivácia je plnohodnotnou alternatívou fyzického archívu.

Čo je OCR pri archivácii dokumentov?

OCR (Optical Character Recognition) je technológia, ktorá prevádza text z naskenovaných dokumentov na dáta, vďaka ktorým je možné dokumenty vyhľadávať a spracovávať automaticky.

Je cloudová archivácia bezpečná?

Áno. Moderné cloudové riešenia využívajú šifrovanie, zálohovanie, auditné záznamy a pokročilé riadenie prístupov, ktoré zabezpečujú vysokú úroveň ochrany dát.

Aký je rozdiel medzi digitálnou a elektronickou archiváciou dokumentov?

Digitálna archivácia a elektronická archivácia dokumentov sa v praxi často používajú ako synonymá. Oba pojmy označujú proces uchovávania dokumentov v elektronickej podobe tak, aby zostali bezpečné, dostupné a v súlade s legislatívou.

‍

Zdroje:

Natasa Djalovic : On-Premise vs. Cloud Archiving: How to choose Right (2025)

E-Consulting: Lze účetnictví archivovat pouze elektronicky?  (2023)

‍

Ak zvažujete prechod na digitálne účtovníctvo, je dôležité vedieť, ktoré funkcie sú naozaj kľúčové. V tomto článku si predstavíme sedem funkcií, bez ktorých sa moderný softvér na automatizáciu účtovníctva nezaobíde.

Funkcia 1: AI extrakcia dát z faktúr a dokumentov

Čo to je

Umelá inteligencia automaticky číta faktúry, účtenky a zmluvy a extrahuje kľúčové údaje, ako sú číslo faktúry, dátum splatnosti, suma, dodávateľ alebo DPH – bez potreby manuálneho zadávania.

Prečo je to dôležité

Na základe skúseností našich klientov trávia účtovníci až 40 % pracovného času ručným prepisovaním údajov. Moderný softvér na digitalizáciu účtovníctva dokáže tento čas skrátiť až o 90 %.

Ako to funguje v praxi

Faktúra od mobilného operátora príde e-mailom → AI vytiahne kľúčové údaje → systém faktúru automaticky spáruje s objednávkou → odošle ju na schválenie → po schválení ju zaúčtuje do ERP systému podľa vášho výberu.

Výhoda wflow

Wflow využíva pokročilé OCR technológie, ktoré rozpoznajú aj ručne písané účtenky a neštandardné formáty faktúr. Presnosť extrakcie dát presahuje 96 %.

Funkcia 2: Automatizované spracovanie faktúr

Čo to je

Softvér na automatizáciu účtovníctva automaticky kontroluje faktúry pomocou 3-way matchingu (faktúra vs. objednávka vs. príjemka), deteguje duplicity a upozorňuje na podozrivé transakcie.

Prečo je to dôležité

Podľa Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) patrí fakturačný podvod medzi najčastejšie formy podvodov vo firmách. Automatizované spracovanie faktúr výrazne znižuje riziko podvodu a zabezpečuje kontrolu každého dokladu.

Ako to funguje v praxi

Dodávateľ vystaví faktúru na 5 000 € → systém overí existenciu objednávky → porovná ju s príjemkou → ak údaje sedia, faktúra pokračuje na schválenie → ak nie, systém označí nezrovnalosť.

Prínos pre firmu

Firmy využívajúce automatizované spracovanie faktúr znižujú chybovosť a skracujú čas spracovania o 40–50 %. Klienti wflow uvádzajú úsporu času až 50 %.

Funkcia 3: Digitálna archivácia dokumentov

Čo to je

Všetky faktúry, zmluvy, účtenky a účtovné doklady sa automaticky ukladajú do bezpečného digitálneho archívu s fulltextovým vyhľadávaním a kvalifikovanými časovými pečiatkami.

Prečo je to dôležité

Viete, ako dlho musíte archivovať účtovné dokumenty vo vašej krajine? Digitálna archivácia zabezpečuje autenticitu, integritu a čitateľnosť dokumentov počas celého ich životného cyklu.

Ako to funguje v praxi

Potrebujete faktúru od dodávateľa z roku 2021? Zadáte názov dodávateľa alebo číslo faktúry → systém ju zobrazí v priebehu niekoľkých sekúnd → môžete ju stiahnuť, poslať audítorovi alebo kolegovi.

Výhoda wflow

Wflow poskytuje bezpečný digitálny archív s certifikáciou ISO 27001, kvalifikovanými časovými pečiatkami a kompletnou auditnou stopou.

Funkcia 4: Finančný reporting v reálnom čase

Čo to je

Dashboard zobrazujúci aktuálnu finančnú situáciu firmy – nezaplatené faktúry, mesačné výdavky a úzke miesta v cash flow.

Prečo je to dôležité

CFO potrebujú vidieť finančné zdravie firmy okamžite, nie až po mesačnej uzávierke. Podľa Gartneru dosahujú firmy využívajúce reporting v reálnom čase o 30 % lepšiu kontrolu nad cash flow.

Ako to funguje v praxi

CFO otvorí dashboard → vidí 15 neuhradených faktúr v hodnote 450 000 € → tri sú po splatnosti → klikne na detail a okamžite začne riešiť situáciu.

Prínos pre firmu

Reporting v reálnom čase umožňuje rýchlejšie rozhodovanie, lepšie plánovanie cash flow a menej nepríjemných prekvapení pri uzávierkach.

Funkcia 5: Mobilné schvaľovacie workflow

Čo to je

Manažéri schvaľujú faktúry, výdavky a objednávky priamo z mobilného telefónu – kedykoľvek a odkiaľkoľvek.

Prečo je to dôležité

V prostredí hybridnej a vzdialenej práce je mobilný prístup nevyhnutnosťou. Faktúry by nemali čakať týždeň na návrat manažéra do kancelárie.

Ako to funguje v praxi

Zamestnanec nahrá účtenku zo služobnej cesty → manažér dostane notifikáciu → jedným kliknutím schváli → výdavok sa automaticky zaúčtuje a archivuje.

Výhoda wflow

Wflow ponúka natívnu aplikáciu pre iOS aj Android vrátane offline režimu. Schvaľovanie funguje aj bez internetového pripojenia.

Funkcia 6: Bezproblémová integrácia s ERP systémami

Čo to je

Softvér na digitalizáciu účtovníctva sa pripája k existujúcemu ERP systému prostredníctvom API – bez potreby meniť súčasný systém.

Prečo je to dôležité

Firmy nechcú meniť riešenia, do ktorých už investovali čas a peniaze. ERP integrácia zabezpečuje automatický tok dát bez manuálnych exportov a importov.

Ako to funguje v praxi

Faktúra schválená vo wflow → automaticky sa zaúčtuje v ERP → prepojí sa s digitálnym archívom → používateľ vidí aj originálny PDF dokument.

Výhoda wflow

Wflow sa integruje s viac ako 50 účtovnými systémami a bankami prostredníctvom pripravených konektorov alebo otvoreného API.

Funkcia 7: Automatizovaná správa výdavkov

Čo to je

Zamestnanci odfotia účtenku mobilom. Systém automaticky extrahuje údaje, spáruje ich s transakciou firemnej karty a odošle na schválenie.

Prečo je to dôležité

Správa výdavkov býva často najslabším článkom účtovníctva – stratené účtenky, chýbajúce schválenia a chaos v Exceli. Automatizácia tieto problémy eliminuje.

Ako to funguje v praxi

Zamestnanec zaplatí obed firemnou kartou → odfotí účtenku → AI extrahuje údaje → systém spáruje platbu s dokladom → manažér schváli → výdavok sa zaúčtuje a archivuje.

Prínos pre firmu

Firmy automatizujúce správu výdavkov šetria 15–20 hodín mesačne a znižujú chybovosť až o 80 %.

‍

‍

‍

‍

FAQ

Aké sú najdôležitejšie funkcie softvéru na digitalizáciu účtovníctva?

AI extrakcia dát, automatizované spracovanie faktúr, digitálna archivácia, reporting v reálnom čase, mobilné schvaľovanie, ERP integrácie a automatizovaná správa výdavkov.

Ako AI zlepšuje digitalizáciu účtovníctva?

AI automaticky extrahuje údaje z faktúr a účteniek, deteguje duplicity a podozrivé transakcie, znižuje chybovosť a skracuje čas spracovania dokumentov.

Dá sa softvér na digitalizáciu účtovníctva integrovať s existujúcimi systémami?

Áno. Moderné riešenia sa integrujú s väčšinou ERP systémov prostredníctvom API alebo pripravených konektorov bez potreby výmeny existujúceho ERP systému.

‍