Czech Online Expo získalo díky wflow kontrolu nad cashflow a šetří přes 150 000 Kč ročně
_11zon.png)
.png)
30–50 % času ušetřeného na každé faktuře
Rychlejší zpracování dokladů oproti ručnímu přepisování.
Cashflow pod kontrolou
Každý pátek ráno vedení firmy jasně vidí, jak si stojí a kdy co zaplatit.
Levnější účetní agenda
Snížení nákladů na externím účetnictví o 150 000 Kč ročně
„Organizujeme konferenci s rozpočtem v řádu milionů korun a dlouhodobě nás trápila práce s DPH i cashflow. Výnosy přicházely později, ale přijaté faktury bylo třeba hradit okamžitě, dřív než se nám vrátilo DPH. Potřebovali jsme lepší přehled o toku peněz. Hledali jsme nástroj, který nám dá jasnou kontrolu, propojí se s ABRA Flexi a pomůže nám plánovat platby tak, abychom měli finance skutečně pod kontrolou.“
.png)
O firmě
Czech Online Expo, organizovaný společností SmartEmailing, je největší český veletrh a konference pro e-commerce a online byznys, která každoročně do Prahy přivádí tisíce návštěvníků, stovku vystavovatelů a desítky odborných summitů s předními experty. Ti během dvou dnů předávají know-how z oblastí jako marketing, e-shopová logistika, automatizace, zákaznická zkušenost či AI. Akce je určena majitelům e-shopů, marketérům, freelancerům i zástupcům větších firem a nabízí kombinaci vzdělávání, inspirace a praktických konzultací s top experty na jednom místě. Tým, který za konferencí stojí, každoročně koordinuje spolupráci s partnery a dodavateli a spravuje milionové rozpočty, což klade vysoké nároky na přesnou organizaci i řízení financí.
Výchozí situace a výzvy
Před zavedením wflow se tým Czech Online Expo potýkal s nedostatečným přehledem o toku peněz a komplikovaným řízením cashflow. Příjmy z konference přicházely se zpožděním, zatímco náklady a faktury bylo nutné hradit rychle, často dříve než jim bylo vráceno DPH, což vytvářelo tlak. Informace z účetnictví bývaly opožděné nebo vedené v neefektivní podobě v tabulkách a ručních přepisech.
Původní účetní kancelář navíc nedokázala nabídnout moderní přístup ani napojení na nástroje, které firma potřebovala. Management společnosti tak musel část informací o cashflow držet ve vlastních záznamech, poznámkách a odhadech, což bylo časově náročné a nepřesné.
Hlavní problémy:
Slabý přehled o toku peněz: cashflow bylo nutné sledovat mimo účetní systém, často ručně.
Obtížná práce s DPH a časovým rozlišením: příjmy přicházely později než náklady, což vyvíjelo tlak na hotovost.
Ruční plánování plateb: platby bylo potřeba plánovat v Excelu a poznámkách.
Nekompatibilní účetní kancelář: absence digitalizace a práce s moderními nástroji vedlo k neefektivní agendě.
Digitalizace příjmů a výdajů a napojení wflow na ABRA Flexi
Implementace wflow přinesla Czech Online Expo nový způsob práce s doklady, cashflow i účetnictvím. Všechny přijaté faktury a náklady procházejí schvalováním ve wflow, kde jsou automaticky vytěženy a připraveny k dalšímu zpracování. Systém je napojen na účetní software ABRA Flexi, takže firma vidí vývoj cashflow a DPH v čase a nemusí tyto informace držet mimo účetnictví. Ondřej Ratajský, CRO společnosti, má dnes všechny podklady na jednom místě a ví, kdy jaká platba dorazí a kdy může peníze poslat dál.
Wflow umožňuje využívat QR platby, a navíc automaticky generuje QR kódy i pro faktury, které ho původně nemají. Součástí změny je i zavedení rutinního týdenního přehledu nad účetnictvím. Každý pátek ráno má vedení jasný přehled o finanční situaci firmy bez nutnosti otevírat chaotické tabulky nebo počítat to, co už systém ví sám.
„Teď už si nemusím nic pamatovat bokem. Vím přesně, kdy co zaplatit, jaké platby nás čekají a kdy přijdou peníze. Mám to na jednom místě, propojené s ABRA Flexi, a můžu se soustředit na řízení byznysu místo hlídání tabulek.“
Ondřej Ratajský, CRO Czech Online Expo
Klíčové prvky řešení:
Automatizované schvalování a vytěžování faktur: výrazné zrychlení oproti ručnímu přepisování.
Integrace s ABRA Flexi: přehled o cashflow a DPH v čase přímo v propojeném účetním systému.
Plánování plateb podle cashflow: rozhodování o platbách podle aktuálního toku peněz a priorit.
QR platby i pro faktury bez kódu: wflow vygeneruje QR kód i tam, kde původně chybí.
Týdenní dashboard: každý pátek ráno má vedení jasný obrázek o finanční situaci bez složitých tabulek.
Úspora času, nižší náklady na účetní kancelář a lepší rozhodování
Zavedení wflow rychle přineslo Czech Online Expo měřitelné výsledky. Zpracování každé faktury je, dle jejich slov, díky automatizaci o 30–50 % rychlejší ve srovnání s ručním přepisováním. Jejich externí účetní kancelář díky digitalizaci pracuje efektivněji, takže firma ušetří minimálně 150 000 Kč ročně na účetních službách. Přehled o cashflow a DPH navíc šetří desítky hodin ročně, které by jinak padly na ruční sledování příjmů a výdajů v různých souborech.
Tým si pochvaluje i to, že je práce ve wflow baví, vytěžování dokladů je rychlé, přehledné a posouvá účetnictví z manuálního přepisování do digitálního standardu. Czech Online Expo tak nejen šetří čas a peníze, ale získalo i hlubší porozumění vlastnímu účetnictví.
.png)
Konkrétní přínosy v praxi:
30–50 % úspora času na každé faktuře: výrazné zrychlení oproti ručnímu přepisování.
Až 150 000 Kč ročně ušetřených na účetní kanceláři: digitalizace snižuje objem ruční práce účetních.
Desítky hodin ročně ušetřených na práci s cashflow: odpadá potřeba držet přehled v tabulkách a poznámkách.
Lepší řízení cashflow: jasný přehled, kdy peníze přijdou a kdy je lze bezpečně poslat dál.
„Pro nás je wflow hlavně přínosem v práci s cashflow a v tom, že účetnictví konečně dává manažersky smysl. Vidím vývoj cashflow a DPH v čase, vím, že každý pátek ráno uvidím, jak si firma stojí, a nemusím si někde bokem psát, kolik má přijít peněz a kolik budeme muset zaplatit.“
Digitalizace účetnictví nikdy nebyla jednodušší
Digitální účetnictví, firemní karty a výdaje, řízení účetních dat. To všechno a mnohem víc máte vždy na dosah ruky s wflow.
