Český tenisový svaz: od problémů s dotacemi k transparentní kontrole financí díky wflow a Grant Thornton
Úspora 50 % času
Hlavně díky digitalizaci schvalování a práce s doklady
Transparentnost v každém kroku
Výdaje s auditní stopou, víceúrovňové schvalování, jasné odpovědnosti
Dokumenty 100 % online
Dostupnost odkudkoli a chytré firemní karty namísto hotovosti
„Pro nás je hlavní, že systém zavádí odpovědnost. Díky wflow má každý jasně dané pravomoci a nehrozí, že by někdo nesl následky za chybu nebo nedbalost druhých. Wflow splňuje všechny parametry moderního systému - je transparentní, flexibilní, plně online a odpovídá nejvyšším bezpečnostním standardům.“
O Českém tenisovém svazu
Český tenisový svaz (ČTS) je hlavní sportovní autoritou zastřešující tenis v České republice. Sdružuje tisíce hráčů, klubů i trenérů a zajišťuje soutěže, reprezentaci, žebříčky i registrace. Sídlí v Praze na Štvanici a je aktivním členem mezinárodních tenisových struktur. V roce 2024 prošel ČTS výraznou změnou vedení, která nastartovala modernizaci včetně digitalizace účetnictví a správy dotací. Ročně hospodaří s rozpočtem v řádu stovek milionů korun, přičemž dotace od Národní sportovní agentury (NSA) přesahují 150 milionů.
Výchozí situace
Český tenisový svaz po změně vedení bojoval s nedostatkem dohledatelných informací a netransparentním hospodařením. Chyběl rozpočet, auditní stopa i kontrola nad tím, kdo je za co zodpovědný. V praxi to znamenalo, že výdaje často nebyly řádně schvalovány, pouze předkládány do účetnictví. Doklady se předávaly fyzicky nebo posílaly emailem bez dokladování souvislostí. Chyběl přehled o tom, které smlouvy jsou platné nebo kdo za ně nese odpovědnost.
Po aféře v roce 2024 s chybným čerpáním dotací a následném zásahu policie převzalo svaz nové vedení s jasným cílem – nastavit pravidla, která zajistí transparentní řízení a obnoví důvěru partnerů i veřejnosti. Potřebovalo systém, který vnese do financí pořádek, zavede odpovědnost a přitom nebude brzdit běžný chod organizace.
Hlavní problémy:
Schvalování: nebyl nastaven žádný schvalovací systém.
Neprovázané doklady a smlouvy: chybějící digitální archiv.
Špatná dohledatelnost: dokumenty nebyly digitalizovány, což znemožňovalo rychlé reakce a komplikovalo kontroly.
Ruční administrativa: veškeré zpracování záviselo na jednotlivcích a fyzické přítomnosti.
Víceúrovňové schvalování, doklady online a virtuální karty v terénu
Nové vedení ČTS se rozhodlo pro kompletní digitalizaci účetní agendy pomocí wflow a navázání spolupráce s poradenskou společností Grant Thornton. Ve wflow nyní fungují dvě organizace Českého Tenisového Svazu (svazová a servisní společnost). V systému se spravuje kompletní finanční agenda, včetně faktur, smluv, objednávek a firemních výdajů.
Klíčové procesy, které wflow pokrývá:
Víceúrovňové schvalování: každý výdaj musí projít formální kontrolou a věcným schválením.
Platby přímo z wflow: faktury se nejen schvalují, ale následně i platí díky napojení wflow na banku svazu.
Firemní karty pro trenéry: trenér má při výjezdu možnost obdržet virtuální platební kartu s nastaveným limitem. Veškeré výdaje jsou ihned viditelné v aplikaci, kde lze rovnou nahrát i související doklady.
Propojení dokumentů: ke každé faktuře je přiřazena smlouva, schválení, komentáře i historie. Vše je připravené pro audit.
Schvalování odkudkoli: funkcionáři mimo centrálu (např. místopředseda z Ostravy) schvalují snadno i z mobilní aplikace wflow.
Transparentnost, rychlost a odpovědnost
Nasazení wflow přineslo ČTS víc než jen úsporu času. Svaz získal nástroj, který umožňuje každému výdaji přidělit odpovědnost, schválit ho a dohledat vše, co se k němu váže. A to i roky zpětně, což je zásadní při kontrolách NSA nebo požadavku na procesní audit.
Konkrétní přínosy v praxi:
Úspora 50 % času: agenda je nyní zvládnutelná s poloviční účetní kapacitou.
Plná auditní připravenost: wflow splňuje požadavky NSA na auditní stopu i procesní audit.
Ochrana vedení i zaměstnanců: každý ví, co se schvaluje a kdo to schválil.
Konec papírování a e-mailového chaosu: všechny doklady, smlouvy i komentáře jsou online.
„Wflow chrání všechny, kteří nesou odpovědnost za finance. Jasná pravidla, schvalovací proces a dohledatelná historie zajistí, že už nikdo nemůže říct: ‚Já o tom nevěděl.‘.“
Digitalizace účetnictví nikdy nebyla jednodušší
Digitální účetnictví, firemní karty a výdaje, řízení účetních dat. To všechno a mnohem víc máte vždy na dosah ruky s wflow.
