Axxos Hotels zkrátilo dobu schvalování faktur o 50 % a zvládá velké projekty bez navyšování týmu díky wflow
Hotelová skupina Axxos Hotels zrychlila schvalování faktur o více než 50 %, snížila administrativní zátěž účetního oddělení a získala plnou kontrolu nad procesem i platbami. Díky obrácenému workflow ve wflow zvládne CFO stejný objem práce za poloviční čas – bez navyšování týmu.
.png)
O 50 % rychlejší schvalování faktur
CFO dnes zvládne stejný objem faktur za poloviční čas oproti dřívějšku.
Obrácené workflow schvalování
Faktury se nyní schvalují ještě předtím, než se dostanou na účetní oddělení.
100% kontrola nad procesem a platbami
Každý má přehled o tom, kdo se k faktuře vyjádřil, v jaké je fázi a kdy byla zaplacena.
„Schvalování faktur mi nyní zabere polovinu času. Úsporu vidíme i v počtu lidí. Aktuálně jsme se pustili do poměrně velkého projektu. Kdybychom neměli wflow, museli bychom kvůli tomu najmout několik nových lidí. Takhle nám stačí jen dva.“
O firmě
Axxos Hotels je česká hotelová skupina provozující výběr exkluzivních městských a lázeňských hotelů v atraktivních lokalitách, jako jsou Praha, Karlovy Vary, Mariánské Lázně nebo Jáchymov. Zaměřuje se na individuální hosty, páry i firemní klientelu a nabízí ubytování jak v historických centrech měst, tak uprostřed přírody, včetně široké nabídky wellness, lázeňských a golfových pobytů. Dlouhodobě klade důraz na propojení vysokého komfortu, profesionálních služeb a autentického zážitku z českých UNESCO destinací. Cílem je, aby byl každý pobyt nejen odpočinkem, ale i nezapomenutelným zážitkem.
Výchozí situace a výzvy
Před zavedením wflow využívalo Axxos Hotels jiné řešení pro práci s doklady, které však postupně přestávalo vyhovovat rostoucím nárokům firmy. Dokumenty se sice dařilo vytěžovat, ale naráželi na limity v oblasti podpory a flexibility. Chyběla informovanost o výpadcích a aktualizacích, support byl nedostatečný a dodavatel nepodporoval přechod na nový účetní systém, který firma potřebovala nasadit.
Zásadním problémem bylo i nastavení workflow. Nejdříve dokumenty zpracovávala účtárna a teprve pak se schvalovaly, což zbytečně zatěžovalo účetní oddělení a zpomalovalo celý proces. Axxos Hotels proto hledalo partnera, který nejen digitalizuje, ale zároveň i logicky přestaví celý proces.
Hlavní problémy:
Nedostatečný support: chyběla rychlá a kvalitní podpora.
Slabá informovanost: uživatelé se o výpadcích a změnách dozvídali pozdě nebo vůbec.
Technologická bariéra: dodavatel nepodporoval napojení na nový účetní systém.
Neefektivní workflow: účetní zpracovávali doklady před jejich schválením, což zvyšovalo zátěž i riziko chyb.
Obrácené workflow, online přístup a plná viditelnost nad fakturami
Implementace wflow přinesla zásadní změnu v toku dokumentů. Největší změnou bylo obrácení workflow: faktury jsou nyní nejdříve schvalovány a teprve poté míří na účetní oddělení. To snižuje zbytečnou práci účetních a zajišťuje, že se do účetnictví dostanou pouze schválené doklady.
Uživatelé mají k fakturám okamžitý přístup přímo ve wflow, bez nutnosti stahování. Zároveň vidí, kdo se k faktuře vyjádřil, jaké jsou komentáře, kolik kroků v procesu zbývá a kdy byla uhrazena. Díky podpoře formátu ISDOC systém také efektivněji zpracovává elektronické faktury.
„Dřív faktury nejprve zpracovávala účtárna a až potom se schvalovaly. My jsme potřebovali proces otočit a díky wflow se to povedlo. Otevřete aplikaci a hned vidíte, kdo se vyjádřil, co řekl a jaké kroky ještě zbývají.“
Petra Dryje, CFO Axxos Hotels
Klíčové přínosy:
Obrácené workflow: schvalování probíhá dříve, než se faktury dostanou na účetní oddělení.
Okamžitý přístup: faktury jsou dostupné online, bez stahování do počítače.
Přehledný proces: systém ukazuje, kdo se vyjádřil, co řekl a jaký krok následuje.
Viditelnost plateb: každý vidí, kdy byla faktura uhrazena, bez nutnosti se doptávat.
Podpora ISDOC: rychlejší zpracování elektronických faktur díky standardizaci.
Rychlejší schvalování, méně administrativy a úspora lidských zdrojů
Zavedení wflow přineslo konkrétní výsledky. Čas potřebný ke schvalování faktur se zkrátil na polovinu. CFO a další schvalovatelé tak mají více času na jiné úkoly. Díky efektivnějším procesům zvládla firma začít nový projekt s minimálním navýšením týmu.
Odstraněním zbytečné administrativy se zlepšil přehled o hotovostních transakcích i celková jistota ve finančním řízení. Uživatelé oceňují jednoduchost systému a kvalitní zákaznickou podporu.
Přínosy v praxi:
Více než 50% úspora času při schvalování: schvalování dříve zabralo 8 hodin týdně, s wflow schvalování zabere maximálně 3 hodiny týdně.
Nižší personální náklady: Ke spuštění nového projektu nepotřebovali celý tým, ale pouze jednoho člověka navíc.
Méně administrativy: faktury nejsou potřeba stahovat, informace jsou ihned dostupné.
Lepší přehled o platbách: vyšší kontrola nad celým procesem.
„Největší přínos? Jednoznačně ta jednoduchost. Wflow je uživatelsky jednoduchý systém. A aby ho lidé používali, musí být jednoduchý. Navíc máte i aplikaci v telefonu, takže nemusíte řešit připojení k serverům nebo úložištím.“
