7 klíčových funkcí softwaru pro digitalizaci účetnictví, které posunou váš business na další úroveň

Tento článek přináší přehled pěti zásadních trendů a nových technologií, včetně software pro správu výdajů, které budou určovat směr celého oboru.

• Jak AI a digitalizace účetnictví mění každodenní práci účetních
• Proč je real-time reporting a software pro správu výdajů nový standard
• Jak cloud a vzdálený přístup ovlivňují týmy
• Co přinese blockchain a digitální měny
• Proč je CFO dnes strategickým partnerem vedení

Trend 1 – Umělá inteligence (AI) v účetnictví

AI a machine learning umožňují automatizovat rutinní úkoly, jako je extrakce dat z dokladů nebo jejich kategorizace. Díky prediktivní analytice mohou firmy lépe plánovat a identifikovat rizika ještě předtím, než nastanou. Automatizace účetnictví výrazně snižuje objem manuální práce a zvyšuje přesnost účetních operací.

Trend 2 – Real-time finanční reporting

Rychlý přístup k aktuálním datům přestává být výhodou a stává se standardem. Moderní systémy umožňují sledovat cashflow, pohledávky i závazky v reálném čase. Už není nutné čekat na měsíční uzávěrku. To zásadně urychluje rozhodovací procesu a podporuje flexibilitu firmy. Kvalitní software pro správu výdajů navíc umožňuje detailní kontrolu firemních nákladů v reálném čase i na mobilním zařízení.

Trend 3 – Cloudové účetnictví

Cloudové nástroje umožňují práci odkudkoliv a podporují spolupráci v týmu, ať už je na služební cestě nebo v kanceláři kdekoli na světě. Vzdálený přístup je klíčový i pro hybridní pracovní modely.

Více informací k tématu digitalizace najdete v článku Co je digitalizace účetnictví: Kompletní průvodce pro moderní CFO.

Trend 4 – Blockchain v účetnictví

Technologie blockchain přináší vyšší transparentnost a bezpečnost účetních záznamů. I když je jeho implementace v ČR zatím v začátcích, do budoucna může znamenat zásadní změnu například v auditu nebo správě digitálních měn.

Trend 5 – Strategická role CFO

CFO už dávno není jen „hlídačem rozpočtu“. Díky digitalizaci se stává klíčovým partnerem managementu, který přináší data, analytiku a podporuje růst firmy. Účetní profese se tak posouvá od rutinní administrativy k poradenské a analytické činnosti.

Jak připravit firmu na budoucnost účetnictví

• Sledujte nové technologie a trendy
• Investujte do automatizace a školení týmu
• Zajistěte bezpečné cloudové prostředí
• Zapojte se jako CFO do strategického rozhodování
• Pravidelně vyhodnocujte efektivitu procesů

Klíčová shrnutí
> Digitalizace účetnictví je nevyhnutelná a přináší konkrétní výhody
> AI, cloud a blockchain mění každodenní praxi účetních
> CFO se stává strategickým partnerem vedení

‍

FAQ

Jaká je budoucnost účetnictví?
‍Účetnictví směřuje k automatizaci, digitalizaci a strategické roli v řízení firmy.

Nahradí AI účetní?
‍AI automatizuje rutinní úkoly, ale lidská odbornost zůstává klíčová pro interpretaci dat a strategická rozhodnutí.

Jaké dovednosti budou účetní potřebovat v roce 2026 a do budoucna?
‍Digitální gramotnost, analytické myšlení a schopnost pracovat s moderními nástroji.

‍

Na příkladu proplácení zaměstnaneckých výdajů si v tomto průvodci si vysvětlíme, jak nástroj pro správu výdajů skutečně funguje, jaké jsou jeho přínosy, jaké funkce by neměly chybět a jak k jeho zavedení přistupovat krok za krokem.

Co je software pro správu výdajů

Software pro správu výdajů označuje digitální nástroj, který automatizuje celý proces od platby a účtenky až po její zanesení do systému a proplacení. Cílem není jen digitalizovat papírové doklady, ale zjednodušit a zpřehlednit celý proces firemních výdajů.

Tradiční vs. digitální správa výdajů

Tradiční přístup (Excel a papírové doklady):

• Zaměstnanci sbírají papírové účtenky
• Ručně vyplňují výdajové formuláře v Excelu
• Žádají schválení platby přes e-mail
• Účetní manuálně kontrolují a přepisují data do účetního systému
• Proplacení přichází až po několika týdnech

Digitální správa výdajů:

• Jednoduché nafocení účtenky mobilem
• Automatické vytěžení dat pomocí OCR
• Schvalování v reálném čase podle nastavených pravidel
• Přímá integrace s účetním systémem
• Rychlé proplacení s jasnou auditní stopou

Skutečné náklady manuální správy výdajů

Podle průzkumu u našich partnerů představuje administrativa až 85 % agendy účetního oddělení. Do toho spadá přepisování, urgování i manuální zápisy. Skutečně odborná práce s přidanou hodnotou představuje jen zbylých 15 %.

Ruční přepisování dat z účtenek vytváří prostor pro chyby i záměrné manipulace. Podle studie Association of Certified Fraud Examiners mohou i drobné podvody mít pro firmu devastující následky z pohledu ztráty důvěry zaměstnanců, partnerů i kontrolních orgánů.

Zpožděné proplacení snižuje spokojenost zaměstnanců

Když zaměstnanci čekají na proplacení výdajů 3-4 týdny, negativně to ovlivňuje jejich vztah k firmě. Moderní řešení pro správu výdajů zkracuje tento proces na několik dní.

Hlavní přínosy nástroje pro správu výdajů

1. Přehled o výdajích v reálném čase: CFO vidí aktuální stav firemních výdajů podle oddělení, projektů nebo zaměstnanců ještě před měsíční uzávěrkou.

2. Automatické zachycení účtenek pomocí AI: Zaměstnanci nafotí účtenku mobilem a systém automaticky vytěží částku, dodavatele, datum a kategorii výdaje.

3. Dodržování firemních pravidel: Systém automaticky kontroluje, zda výdaj odpovídá firemní politice (limity, kategorie, schvalovatelé) ještě před proplacením.

4. Automatizované schvalovací workflow: Výdaje se schvalují podle předem definovaných pravidel – podle částky, projektu nebo odpovědné osoby. Manažeři schvalují přímo v mobilní aplikaci jedním kliknutím.

5. Integrace s účetním systémem: Schválené výdaje se automaticky přenášejí do vámi používaného účetního softwaru (ERP), což eliminuje dvojí zadávání dat.

6. Rychlejší proplacení zaměstnancům: Celý proces od nafocení účtenky po proplacení se zkracuje z týdnů na dny, což zlepšuje spokojenost zaměstnanců a atmosféru ve firmě.

Klíčové funkce nástroje pro správu výdajů

• Mobilní skenování účtenek: Zaměstnanci nafotí účtenku přímo po nákupu. Aplikace funguje i offline a synchronizuje data při připojení k internetu.
• Automatická kategorizace výdajů: Systém na základě AI a historických dat automaticky přiřazuje výdaje do správných kategorií a nákladových středisek.
• Podpora více měn: Pro firmy s mezinárodními týmy je klíčová automatická konverze měn podle aktuálních kurzů.
• Reporting a analytika: Přehledy výdajů si vyfiltrujete podle oddělení, projektů, dodavatelů nebo kategorií. Export dat je ideální pro další analýzu nebo prezentaci vedení.
• Integrace s účetním softwarem: Propojení s existujícím účetním systémem zajišťuje bezproblémový tok dat bez nutnosti manuálního přepisování.

Firemní karty jako klíčový nástroj

Skvělým příkladem chytrého přístupu jsou karty VISA České spořitelny, propojené s nástrojem pro správu výdajů wflow. Nejde jen o platební nástroj, ale o součást ekosystému, který propojuje samotnou platbu s dokladem i účetnictvím.

Jak to funguje?

‍

• Zaměstnanec zaplatí firemní kartou
• Platba se automaticky objeví v systému wflow
• Zaměstnanec nafotí účtenku mobilem
• Systém automaticky spáruje platbu s účtenkou
• Manažer schválí výdaj přímo v aplikaci
• Vše se automaticky zaúčtuje

Co to znamená v praxi?

Už žádné ztracené účtenky, dohledávání výdajů nebo přepisování částek do tabulek. Vyúčtování cest nebo nákup kancelářských potřeb může být otázkou několika minut bez e-mailů, bez tisku, bez stresu a bez chyb.

Co wflow přináší do správy výdajů

Wflow spojuje faktury, platební karty a účtenky na jedné platformě. Díky tomu žádný výdaj neunikne kontrole a CFO má naprostý přehled o cash flow.

• Bankovní integrace a automatické párování
  • Wflow se propojuje přímo s bankovním účtem a automaticky páruje platby s fakturami a účtenkami. Konec manuálnímu hledání, co která platba znamená.
• 50+ integrací s účetními systémy
  • Propojení s Money S3, Money S5, Pohoda, Abra Flexi, Helios a mnoha dalšími účetními systémy zajišťuje, že data proudí automaticky tam, kde je potřebujete.
• AI extrakce dat z dokladů
  • OCR technologie (optické rozpoznávání znaků) vytěží data z účtenek i faktur - částky, dodavatele, položky DPH,… a to bez ručního přepisování.
• Mobilní aplikace s offline režimem
  • Zaměstnanci nafotí účtenku okamžitě, i když nemají připojení. Data se synchronizují automaticky.
• Řešení bolavých míst každého finančního oddělení:
  • Chybějící doklady k DPH: wflow upozorní na chybějící účtenky ještě před uzávěrkou.
  • Ztráta kontroly nad cash flow? Vidíte všechny výdaje v reálném čase, ne až po uzávěrce.
  • Manuální práce s doklady? Automatizace šetří hodiny práce týdně.

Jak vybrat nástroj pro správu výdajů

Integrace s vaším účetním systémem

Ověřte si, že nástroj podporuje propojení s vaším ERP nebo účetním software.

Uživatelská přívětivost

Pokud aplikace není intuitivní, zaměstnanci ji nebudou používat. Testujte mobilní aplikaci před rozhodnutím.

Flexibilní schvalovací workflow

Systém musí umožnit nastavit schvalování podle vaší organizační struktury a firemních pravidel.

Podpora české legislativy

Nástroj by měl podporovat české účetní standardy, DPH a požadavky na archivaci dokladů.

Jak zavést správu výdajů krok za krokem

→ Zmapujte současný proces. Popište si cestu výdajového dokladu od vzniku až po proplacení. Kde vznikají zdržení? Kdo schvaluje?

→ Definujte firemní pravidla. Stanovte limity pro jednotlivé kategorie výdajů, schvalovací pravomoci a požadavky na dokumentaci.

→ Vyberte vhodné řešení. Hledejte platformu pro správu výdajů, která se integruje s vaším účetním systémem a podporuje mobilní použití.

→ Spusťte pilotní provoz. Začněte s jedním oddělením nebo týmem. Ověřte, že proces funguje a získejte zpětnou vazbu.

→ Zapojte týmy. Vysvětlete zaměstnancům i manažerům, jak nový systém funguje a jaké výhody firmě přináší.

→ Optimalizujte a rozšiřujte. Po ověření přínosů postupně zapojujte další týmy a typy výdajů (cestovní náhrady, firemní karty,…).

Správa výdajů podle velikosti firmy

Menší firmy oceňují jednoduchost a rychlé nasazení bez nutnosti IT oddělení. Často začínají s mobilním skenováním účtenek a základním schvalováním.

Střední a větší organizace naopak těží z komplexního workflow, detailního reportingu podle nákladových středisek a hlubší integrace s ERP systémy. Pro mezinárodní týmy je klíčová podpora více měn a jazyků.

Digitální budoucnost správy výdajů

Budoucnost patří ještě vyšší míře automatizace – od automatického párování výdajů s firemními kartami až po prediktivní analýzu výdajových vzorců. Umělá inteligence postupně eliminuje i zbývající manuální kroky a umožňuje CFO soustředit se na strategické řízení nákladů místo administrativy.

‍

Klíčová shrnutí

• Software pro správu výdajů není jen o digitalizaci účtenek, ale o získání kontroly nad firemními výdaji v reálném čase.
• Správně nastavené řešení šetří čas zaměstnancům i účetním, snižuje chyby a zrychluje proplacení.
• CFO získává přehled o výdajích průběžně, ne až při měsíční uzávěrce.

Klíčové shrnutí
Software pro správu výdajů není jen o digitalizaci účtenek, ale o získání kontroly nad firemními výdaji v reálném čase.
Správně nastavené řešení šetří čas zaměstnancům i účetním, snižuje chyby a zrychluje proplacení.
CFO získává přehled o výdajích průběžně, ne až při měsíční uzávěrce.

Zdroje

• ACFE: The fraud risk management guide
• Deloitte: Crunch time series for CFOs: The future of Finance is Dynamic
• World Economic Forum: AI is transforming finance, CFOs say. Here's how

Autor článku

Viktoria Sokur, SaaS

V tomto průvodci si vysvětlíme,

• co přesně znamená digitální archivace dokumentů,
• jaké jsou klíčové benefity pro CFO a celé finanční oddělení
• a jak vybrat řešení, které splní české i evropské legislativní požadavky pro archivaci účetních dokladů.

Co je digitální archivace dokumentů

Digitální archivace je systematické ukládání účetních a firemních dokumentů v elektronické podobě tak, aby splňovaly tři základní požadavky: autenticitu (doklad vznikl od konkrétního subjektu), integritu (nebyl následně upraven) a čitelnost po dobu minimálně 10 let.

Nejde o prosté skenování papírů do PDF. Jde o proces, který zajišťuje právní platnost, dohledatelnost a bezpečnost dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu.

Hlavní přínosy digitální archivace

1. Bezpečná archivace: Díky automatickému ukládání do digitálního archivu máte jistotu, že každá faktura, smlouva nebo účtenka je bezpečně uložena a okamžitě dohledatelná. Konec hledání v šanonech před auditem.

2. Okamžitý přístup odkudkoli: Potřebujete fakturu z roku 2019? Stačí zadat číslo dokladu nebo dodavatele a máte ji na obrazovce za 3 sekundy. Funguje z kanceláře, z domova i z mobilu.

3. Plná legislativní aktualizace: Moderní nástroje pro digitalizaci účetnictví, jako je wflow, zajišťují autenticitu, integritu a čitelnost dokumentů pomocí kvalifikovaných časových razítek a nepřerušené auditní stopy. Tím splňuje požadavky českého zákona o archivaci.

4. Úspora fyzického prostoru a nákladů: Sklad pro archivaci dokumentů stojí větší firmu desítky tisíc korun ročně. Digitální archiv eliminuje tyto náklady, a zároveň eliminuje riziko poškození dokumentů požárem nebo povodní.

5. Rychlejší audit a kontroly: Auditor dostane read-only přístup k dokumentům online. Nemusíte nic tisknout, kopírovat, ani vozit do kanceláře. Audit proběhne rychleji a s nižšími náklady.

6. Bezpečnost a ochrana dat: Šifrování, dvoufaktorová autentizace, přístupová oprávnění a ISO 27001 certifikace zajišťují, že k dokumentům má přístup pouze oprávněná osoba. Zálohování chrání před ztrátou dat a neznamená další náklady na skladovací prostory.

Co by měl umět software pro digitální archivaci

Automatické ukládání a indexace dokumentů: Dokumenty se automaticky ukládají do archivu ihned po schválení nebo zaúčtování. Systém je indexuje podle dodavatele, data, čísla dokladu, oddělení a dalších parametrů.

Fulltextové vyhledávání a filtry: Najdete dokument podle jakéhokoli slova v textu, čísla faktury, názvu dodavatele nebo data. Filtry umožňují zobrazit např. všechny faktury od konkrétního dodavatele za Q1 2026.

Automatická časová razítka a e-podpisy: Časové razítko potvrzuje, že dokument existoval v daný okamžik a nebyl následně upraven. E-podpisy zajišťují právní platnost dokumentů.

Přístupová oprávnění a auditní stopa: Každý přístup k dokumentu je zaznamenán. Přesně víte kdo, kdy a co zobrazil nebo stáhnul. To zajišťuje transparentnost a ochranu citlivých dat.

Integrace s účetním systémem (ERP): Dokumenty jsou automaticky propojeny s účetními záznamy. Při zobrazení faktury v účetnictví vidíte i originální PDF s přílohou.

Okamžitý přístup: Mobilní aplikace by měla umožňovat prohlížet dokumenty v účetním archivu. Ideální pro cesty nebo práci v terénu.

Jak implementovat digitální archivaci krok za krokem

1. Zmapujte současný stav: Zjistěte, kolik dokumentů ročně zpracováváte, kde jsou uloženy a jak dlouho je potřebujete archivovat. Identifikujte kritická místa (např. hledání dokumentů před auditem).
2. Nastavte pravidla: Stanovte, které dokumenty se archivují automaticky, na jak dlouho a kdo k nim bude mít přístup.
3. Vyberte nástroj v souladu s legislativou: Ujistěte se, že software splňuje požadavky na autenticitu, integritu a čitelnost dokumentů. Ověřte certifikace (ISO 27001, GDPR).
4. Pilotujte na jedné agendě: Začněte s přijatými fakturami nebo smlouvami. Ověřte, že systém funguje podle očekávání a že tým je s ním spokojený.
5. Zaškolte tým a nastavte procesy: Vysvětlete zaměstnancům, jak nahrávat dokumenty, jak je vyhledávat a jak fungují přístupová práva. Vytvořte jednoduchou dokumentaci.
6. Zahrňte do automatizace na všechny dokumenty: Postupně přidejte další typy dokumentů: vydané faktury, smlouvy, mzdové doklady, výdajové účtenky. Digitální archiv se stane centrálním úložištěm.

Digitální archivace podle velikosti firmy

Malé firmy (do 50 zaměstnanců) oceňují jednoduchost, rychlé nasazení a nízké náklady. Potřebují základní funkce: automatické ukládání, vyhledávání účetních dokladů a mobilní přístup.

Střední a velké firmy (50+ zaměstnanců) vyžadují pokročilé funkce: přístupová oprávnění podle rolí, integraci s ERP systémy, auditní stopu a možnost archivovat faktury, smlouvy, mzdové doklady a interní dokumenty. Zároveň je pro ně potřebná okamžitá online podpora a prostor pro kontinuální rozvoj automatizací.

Digitální archivace a legislativní požadavky

Aby byl digitální archiv plně uznatelný, musí podle aktuální české legislativy zajistit:

1. Věrohodnost původu (autenticita), tj. že doklad vznikl od konkrétního subjektu
2. Neporušenost obsahu (integrita), tj. že nebyl následně upraven
3. Čitelnost po dobu minimálně 10 let. To znamená, že obsah musí být jasně a snadno přístupný pro čtení a pochopení pro všechny oprávněné uživatele.

To zajišťují kvalifikovaná časová razítka, elektronické podpisy a nepřerušená auditní stopa.

Doba archivace podle typu dokumentu (platné v roce 2026)

• Účetní doklady: 5 let (neplátci DPH);  10 let (plátci DPH)
• Daňové doklady: 10 let
• Mzdové doklady: 30-50 let
• Smlouvy: Podle typu a obsahu (obvykle 10 let)

Mějte na paměti, že elektronický podpis má platnost 1 rok. Pokud však dokument s elektronickým opatříte časovým razítkem, prodloužíte jeho platnost až na 5 let. Po této lhůtě je nutné dokumenty

Jak vybrat software pro digitální archivaci

Než si vyberete vhodný nástroj pro automatizaci účetnictví a digitální archivaci účetních dokladů, ujistěte se, splňují tato 4 důležitá kritéria:

1. Soulad s českými legislativními požadavky
2. Možnost integrace s vaším účetním systémem (Pohoda, Money S3, Abra Flexi, Helios, iDoklad a další)
3. Bezpečnost a certifikace (ISO 27001 a GDPR)
4. Mobilní aplikace

Jak do toho zapadá účetní nástroj wflow

Wflow poskytuje bezpečný digitální archiv jako součást komplexní platformy pro digitalizaci účetnictví.

• Automatické ukládání všech faktur, účtenek a smluv ihned po schválení
• Fulltextové vyhledávání s filtry podle dodavatele, data, oddělení a projektu
• Právní platnost díky kvalifikovaným časovým razítkům a auditní stopě
• Přístupová oprávnění podle rolí (účetní, manažer, auditor)
• Integraci s 50+ účetními systémy (Money S5, Pohoda, Abra FlexiBee, SAP, atd.)
• ISO 27001 certifikaci a GDPR compliance

Pokud chcete vidět, jak může vypadat digitální archivace ve vaší firmě v praxi, nejrychlejší cesta je pilot na jedné agendě (např. přijaté faktury). Na základě výsledků pak nastavíte procesy tak, aby škálovaly s růstem firmy.

Digitální budoucnost účetního archivu

Nepropásněte rozjetý vlak. Archivace se postupně stává inteligentní. AI automaticky kategorizuje dokumenty, rozpoznává duplicity a upozorňuje na chybějící přílohy. Blockchain (sdílená účetní kniha pro ukládání digitálních dat) zajišťuje důvěryhodnost záznamů a eliminuje potřebu třetích stran pro ověření autenticity.

Budoucnost účetnictví patří digitálním archivům, které nejen ukládají, ale také aktivně pomáhají s legislativou, reportingem a analýzou dat.

Kolik času a nákladů vám může automatizace a digitalizace účetnictví ušetřit?

Zdroje:

Natasa Djalovic : On-Premise vs. Cloud Archiving: How to choose Right (2025)

E-Consulting: Lze účetnictví archivovat pouze elektronicky?  (2023)

Autor: Robert Soudný

‍