Jak dostat finance pod kontrolu

V článku se podíváme na to, jak nastavit platební proces tak, aby byl rychlý, bezpečný a dobře řiditelný. Opíráme se o zkušenosti z webináře „Efektivní práce s wflow: bankovní spojení a platby“ vedeného Danielou Suchožovou, odborné materiály k B2B platbám a doporučení bank a regulátorů.

Proč jsou platby dodavatelům klíčové pro cash flow

Firemní platby se od těch osobních liší objemem, částkami i mírou regulace. U B2B plateb běží souběžně stovky závazků, které ovlivňují likviditu, vztahy s dodavateli i auditní stopu. Správně nastavený proces plateb dodavatelům (accounts payable) je proto jedním z hlavních nástrojů řízení cash flow.

Z pohledu regulace navíc platí, že při pozdních platbách mezi podniky mají dodavatelé v EU nárok na úroky z prodlení a paušální náhradu nákladů minimálně 40 eur.

‍

Špatně nastavený platební proces typicky vede k tomu, že:

• vznikají zbytečná prodlení a penále, která komplikují řízení cash flow,
• klíčoví dodavatelé ztrácejí důvěru, zpřísňují podmínky nebo požadují zálohy,
• účetní tým tráví hodiny ručním přepisováním plateb a dohledáváním, co bylo skutečně uhrazeno.

Jak vypadá zdravý proces plateb dodavatelům

Cílem je nastavit proces tak, aby kombinoval kontrolu, předvídatelnost a rychlost. V praxi se osvědčují tyto principy:

‍

1. Jasný platební kalendář a práce s termíny splatnosti

Nastavte pevné platební dny a pravidla pro výjimky. Díky kalendáři získáte přehled, jaké platby odejdou v příštích týdnech, a můžete proaktivně řídit cash flow místo hašení blížících se splatností.

‍

2. Segmentace dodavatelů podle kritičnosti

Koncept Supplier relationship management, popsaný například globální společností SAP, doporučuje rozlišovat přístup k běžným a strategickým dodavatelům. U klíčových partnerů se vyplatí kratší splatnosti, předvídatelné schvalování i případné zálohy. Naopak u běžných dodavatelů můžete využít delší splatnosti bez dopadu na provoz.

‍

3. Standardizovaný proces schvalování plateb

Žádná platba by neměla odejít bez schválené objednávky, faktury v systému a pravidla „čtyř očí“. Díky digitálnímu workflow ale celý proces může proběhnout během několika minut, nikoliv dní, notifikace přijdou rovnou do e-mailu nebo mobilu.

‍

Wflow nám v průměru šetří 8 až 10 hodin rutinní práce týdně. Nejvíc času získáváme díky tomu, že schvalování probíhá online z mobilu a máme jasnou auditní stopu, takže odpadá běhání za podpisy a dohledávání dokladů.
‍
Martin Kůs, CEO Vuch.

‍Zjistěte, jak firma Vuch díky wflow šetří 8–10 hodin týdně.

Automatizace plateb: od QR kódu k napojení na banku

Jak potvrzuje Daniela Suchožová, specialistka zákaznické podpory wflow, firmy nejčastěji začínají s platbami pomocí QR kódů na fakturách. Jde o krok vpřed oproti ručnímu přepisování IBANu, ale stále jde o manuální práci účetní nebo finanční osoby.

‍

Další úroveň automatizace je propojení s bankou přes API:

• ve wflow si připojíte firemní účet přes bezpečné API napojení,
• z prostředí wflow připravíte platby (jednotlivé i hromadné),
• příkaz k úhradě se odešle do banky, kde jej autorizujete v internetovém bankovnictví (např. George Business),
• po zpracování banka pošle přes API zpět informaci o úhradě a faktura se automaticky označí jako zaplacená. Nestane se vám tak, že byste ji zaplatili dvakrát.

Většina českých bank dnes nabízí API rozhraní pro napojení firemních účtů, díky kterému lze z jednoho rozhraní spravovat účty ve více bankách, zobrazovat zůstatky i historii a bezpečně zadávat platby v reálném čase. Příkladem je služba API Multibanking od České spořitelny.

Propojení wflow s bankou přes API umožňuje automatické párování příchozích plateb a částečně i automatizované odesílání plateb, včetně hromadných plateb.

Výsledkem je, že celý proces sjednotíte do jednoho workflow, které je napojené přímo na banku.

Bezpečnost plateb: ochrana před chybami a podvody

S narůstajícím počtem plateb roste i riziko. Od překlepu v IBANu po podvodné e-maily se změnou účtu. Česká spořitelna radí tři zásady: ověřujte, s kým komunikujete, nesdílejte přístupy a vždy zkontrolujte, co potvrzujete. (www.csas.cz)

V praxi se to promítá takto:

• změnu účtu dodavatele nikdy neschvalujte jen na základě e-mailu, vždy ji ověřte jiným kanálem,
• rozdělte role mezi přípravu plateb, schvalování a finální odeslání,
• používejte dvoufaktorové ověření a limity na odchozí platby,
• pravidelně kontrolujte logy a auditní stopu všech kroků.

Napojením banky přes API a nastavením workflow ve wflow máte celý proces plateb na jednom místě. Ušetříte čas, získáte jasný přehled o tom, co je k úhradě a co už je zaplaceno, máte kompletní auditní stopu a výrazně snížíte riziko zbytečných chyb.

Jak začít: malé kroky, velký efekt

Pokud chcete zrychlit a zabezpečit platební proces, doporučujeme tyto kroky:

1. Zmapujte aktuální proces plateb včetně schvalování a platebního kalendáře.
2. Rozdělte dodavatele podle důležitosti a nastavte pravidla splatnosti a priorit.
3. Zaveďte digitální schvalování faktur a centralizujte přípravu plateb.
4. Propojte účetní systém a wflow s bankou přes API a začněte využívat hromadné platby i automatické označování úhrad.

Chcete vidět, jak může vypadat plně digitalizovaný proces od schvalování po úhrady? Domluvte si krátkou konzultaci a ukázku wflow na našem webu.

‍

Proč se IPEX rozhodl digitalizovat účetnictví

IPEX je česká technologická firma vyvíjející moderní cloudovou platformu pro kontaktní centra. Jejich řešení pomáhá firmám sjednotit e-maily, chat, telefon, SMS i sociální sítě do jednoho prostředí a výrazně zjednodušuje komunikaci se zákazníky.

"Firma dlouhodobě investovala do zlepšování procesů směrem ven, k zákazníkům. Uvnitř ale ještě některé procesy fungovaly tradičně, včetně schvalování dokladů, které si žádalo více ruční koordinace mezi účetním oddělením a jednotlivými týmy."

Monika Frintová, CEO IPEX

‍

Podobná situace byla i u firemních výdajů. Existovala jedna sdílená firemní karta, obchodníci občas platili ze svého a nosili účtenky zpětně. To vedlo k tomu, že některé doklady bylo obtížné dohledat nebo přiřadit k bankovním transakcím, což znesnadňovalo průběžnou kontrolu nákladů i práci účetních.

Výchozí stav: jedna karta, ztracené účtenky a nárazové výdaje

Ještě před wflow řešil IPEX typickou kombinaci problémů, které znají CFOs a provozní manažeři v mnoha firmách:

• jedna “sdílená” firemní karta u vybraného manažera
• obchodníci platili ze svého, což snižovalo ochotu platit za reprezentaci, klientské obědy, atp.
• účtenky se shromaždovaly v šuplíku, dodávaly hromadně, často se zpožděním
• při schvalování faktur chyběla skutečná kontrola na úrovni oddělení

Výsledkem byly nečekané nárazové výdaje a vedení chyběl průběžný přehled o nákladech na obchod a provoz.

Jaké řešení IPEX zvolil: firemní karty wflow a schvalovací workflow

Jak potvrzuje ze své praxe i Petr Sobotka, CRO wflow, právě agenda zaměstnaneckých výdajů bývá jednou z nejpodceňovanějších oblastí, i když má na cashflow, reporting a vnitřní kulturu firmy zásadní dopad.

"S narůstajícím počtem výdajů a rostoucím týmem je pro firmy čím dál důležitější najít systém, který by kombinoval rychlost, přehlednost a jednoduchost při práci s firemními náklady. To nabízí wflow."

Petr Sobotka, Co-founder & CRO wflow

IPEX proto začal používat firemní karty vydávané Českou spořitelnou a Visa, přímo napojené na wflow, a také mobilní aplikaci wflow jako nástroj pro digitalizaci účtenek a schvalování odkudkoliv.

‍

Proces vypadá jednoduše:

1. Zaměstnanec zaplatí firemní kartou.
2. V mobilní aplikaci wflow se mu ihned zobrazí transakce a přijde notifikace.
3. Zaměstnanec vyfotí účtenku, doplní poznámku (např. s jakým klientem byl na schůzce) a případně nákladové středisko.
4. OCR vytěží data z účtenky, doklad se zařadí do schvalovacího workflow.
5. Po schválení putuje doklad do účetnictví nebo ERP systému.

Důležitou roli hraje právě schvalovací workflow. IPEX nastavil cestu tak, že první schvalovatel je vždy vedoucí oddělení a teprve poté se doklad dostává k CEO. Každý manažer tak vidí své náklady v reálném čase a zároveň existuje druhý stupeň kontroly.

Rozpočty, limity a virtuální karty místo nepříjemných překvapení

Kromě samotných firemních karet a digitalizace účtenek je klíčový přístup k rozpočtům. IPEX má pro každé oddělení nastavené budgety, včetně reprezentace, a ty propojuje s limity na kartách.

Monika Frintová potvrzuje, že díky tomu se firma zbavila situací, kdy byly v plánu výdaje 30 tisíc, ale nakonec se na konci roku objevilo 80 tisíc a nikdo pořádně nevěděl proč. Limit na kartě, rozpočet oddělení a schvalovací workflow drží výdaje pod kontrolou průběžně, ne až při závěrce.

Zajímavý prvek jsou také virtuální firemní karty, které lze v rámci wflow a České spořitelny využít například pro jednotlivé online služby s přesným měsíčním limitem. Tím se minimalizuje riziko nechtěných plateb a zároveň je jasné, k čemu konkrétní karta slouží.

Implementace: z jedné karty na osm během pár dní

Protože IPEX už využíval Českou spořitelnu jako firemní banku, byla samotná implementace rychlá. Jak zaznělo na webináři, stačilo spojit bankéře v České spořitelně, ověřit bankovní identitu v aplikaci George a během hodin až jednotek dní se karty objevily v telefonech zaměstnanců.

Firma začala pilotem v obchodním týmu. Z jedné sdílené karty se během krátké doby stalo osm individuálních firemních karet pro konkrétní zaměstnance, přičemž IPEX plánuje postupné rozšíření do dalších týmů.

Reálné výsledky: méně administrativy, více důvěry a lepší kontrola

Podle Moniky Frintové ušetřilo propojení firemních karet, mobilní aplikace a schvalovacího workflow firmě hodiny práce měsíčně. "Zrychlilo se předávání dokladů k účetním, narostla přehlednost a významně se omezilo ruční přepisování a dohledávání účtenek," říká.

Kromě měřitelných přínosů má řešení i zajímavý „soft“ efekt. Když firma přestala držet jednu kartu u zodpovědné osoby a začala vydávat firemní karty přímo obchodníkům, zvýšila se míra důvěry a motivace. Zaměstnanci mají jasná pravidla, limity a rozpočet, ale zároveň komfort a status, který firemní karta přináší.

Co si z příběhu IPEX může vzít vaše firma?

Pokud jste CFO, finanční ředitel nebo provozní manažer a řešíte podobné výzvy, u IPEXu se osvědčil následující postup:

1. Začněte pilotem v jednom týmu, typicky v obchodu, kde vzniká hodně drobných firemních výdajů.
2. Nastavte jasná pravidla, rozpočty a limity pro každou firemní kartu.
3. Firemní karty wflow jsou automaticky napojené na mobilní aplikaci a schvalovací workflow, takže se doklady dostávají k účetním průběžně.
4. Využijte virtuální karty pro online služby a opakované platby, kde lze snadno nastavit konkrétní limit.

Tím získáte průběžnou kontrolu nákladů v reálném čase, zjednodušíte práci účetním a manažerům a zaměstnancům dáte moderní nástroj, který jim usnadní každodenní fungování.

Závěr a další kroky

V tomto článku jsme si na příkladu ukázali, že digitalizace firemních výdajů není jen o hezké aplikaci, ale hlavně o propojení firemních karet, schvalovacího procesu a účetnictví do jednoho funkčního celku.

Pokud chcete podobnou automatizaci firemních výdajů i ve vaší firmě, může vám wflow pomoci nastavit proces od prvního pilotu až po škálování na celou organizaci, včetně integrace s bankou a účetním systémem. (wflow.com)

Domluvte si krátkou ukázku a projděte si, jak by mohl vypadat váš vlastní scénář digitalizace firemních výdajů od první karty po kompletní schvalovací workflow.

‍

Právě v takových momentech se ukáže, jestli má daná firma skutečně funkční schvalovací workflow.

V tomto článku se podíváme, jak si jako menší nebo středně velká firma nastavit oběh přijatých faktur tak, aby byl rychlý, auditovatelný a připravený na automatizaci. A také si ukážeme, kde a jak do toho dává smysl zapojit chytré nástroje pro správu faktur.

Když správa faktur brzdí business

Ve firmách, kde se správa faktur řeší e-mailem, v Excelu nebo dokonce v papírové podobě, se opakují stejné problémy:

• faktury se ztrácí nebo objevují na poslední chvíli
• platí se pozdě, nebo (v horším případě) dvakrát
• nikdo přesně neví, kdo co schválil a kdy
• finanční plánování stojí na odhadech místo na datech

Studie k invoice approval workflow se shodují, že manuální procesy znamenají více chyb, zpoždění plateb, horší viditelnost a vyšší riziko podvodů. Naopak automatizace schvalování faktur zrychluje zpracování, snižuje chybovost a zlepšuje cash flow.

V českém prostředí se navíc stále řeší „papír vs. digitalizace účetnictví“. Firmy, které už přešly na digitalizaci příchozích faktur, uvádějí výrazné zrychlení zpracování a lepší přehled o tom, kdo co kdy schválil.

Co je schvalovací workflow faktur

Schvalovací workflow faktur je jasně popsaná cesta, kterou faktura prochází od přijetí až po úhradu. Typicky zahrnuje:

1. Přijetí dokladu
2. Vytěžení dat (ručně nebo pomocí AI)
3. Ověření a doplnění (kontrola účetní / finančního oddělení)
4. Schválení odpovědným manažerem
5. Zaúčtování a platba

Dobře nastavené workflow faktur je vlastně vestavěný kontrolní mechanismus. Hlídá, že každá faktura je oprávněná, odpovídá objednávce či smlouvě a schválil ji člověk s odpovídající pravomocí.

Pro CFO nebo finančního ředitele to znamená dvě věci: máte jistotu, že peníze odcházejí podle pravidel, a zároveň vidíte v reálném čase, kolik faktur čeká, kde se zasekly a jaké závazky vás čekají.

‍

Jak si nastavit oběh faktur ve firmě v praxi

1. Zmapujte, jak dnes faktury obíhají

Začněte tím, že si s účetní a klíčovými manažery sednete a popíšete reálný oběh faktur ve firmě: odkud chodí, kdo je schvaluje, kdy se zdržují, kde vznikají chyby.

Cíl není vytvořit ideální svět, ale pochopit současný stav, na který pak navážete.

2. Nastavte role a týmy, ne jen konkrétní lidi

Častá chyba v praxi: do schvalování se v systému nastaví konkrétní člověk a na něj se naváže celé workflow faktur. Jakmile onemocní nebo odejde, proces stojí.

Daniela Suchožová, specialistka zákaznické podpory wflow, proto doporučuje pracovat s týmy schvalovatelů, místo jednoho jména nastavíte tým (například „Finanční oddělení“ nebo „Marketing“). Schválit pak může kdokoliv z týmu a zastupitelnost řešíte jen tím, že v týmu přidáte nebo odeberete člověka, bez zásahu do samotného workflow faktur.

To je obrovská výhoda hlavně pro malé a střední firmy, kde už krátkodobá nepřítomnost jednoho člověka může výrazně zpomalit oběh faktur.

3. Definujte pravidla podle částky, střediska a typu nákladu

Schvalovací workflow faktur by měla reagovat na to, o jaký typ výdaje jde. Typicky:

• limit částky (např. do 5 000 Kč schvaluje vedoucí střediska, nad 5 000 Kč ještě i CFO)
• středisko nebo projekt (marketing, výroba, IT…)
• specifický dodavatel nebo typ nákladu (například pronájem, marketingové kampaně, stavební zakázky)

V moderním nástroji jako je wflow si můžete ke každé schvalovací cestě přidat více podmínek najednou, například celková částka + středisko. Systém wflow sám vyhodnotí, kterou cestu použije.

4. Rozhodněte, kdy proběhne schválení

Existují dva běžné modely:

• Schválení až po účetní kontrole: účetní nejdřív vyplní střediska, zakázky, DPH a až kompletní doklad jde ke schválení. Hodí se tam, kde účetní tým dobře zná kontext nákladů.
• Schválení před vytěžením dat: používá se tehdy, když přes sběrný e-mail chodí i jiné dokumenty než faktury a nechcete zbytečně platit za vytěžování nerelevantních dokladů. Ve wflow se dá workflow nastavit tak, aby se nejdřív ověřilo, že jde skutečně o fakturu a až pak se spustí AI vytěžování.

Smysl dává zvolit si jeden model jako výchozí a výjimky omezit na minimum.

Pokud vás zajímá nastavování schvalování ve wflow podrobněji, podívejte se na náš webinář, který se tomuto tématu věnuje:

‍

Software na správu faktur: co by měl umět

Pokud chcete mít pod kontrolou správu faktur a celý oběh faktur ve firmě, ruční procesy vás daleko nepustí. Software na správu faktur by měl umět alespoň:

• sběr dokladů z e-mailu, mobilní aplikace a dalších zdrojů
• AI vytěžování dat z faktur
• online schvalovací workflow faktur s podporou týmů a více úrovní schválení
• napojení na účetní systém a banku
• bezpečný digitální archiv s auditní stopou

Systém wflow vám pokryje digitalizaci účetnictví, AI vytěžování dokumentů, schvalování faktur, automatické zaúčtování a důvěryhodnou archivaci. A to vše v jednom přehledném nástroji, bez nutnosti měnit váš účetní software.

Firmám tak pomáhá snížit chybovost až o desítky procent, ušetřit desítky hodin měsíčně a zároveň mít jasně vidět, kdo co schválil. Reference klientů jako Shoptet, SCIO nebo Lindt potvrzují, že mobilní aplikace na schvalování faktur a jednotné workflow faktur jsou velkou časovou úsporou a výrazně snižují chybovost.

"Všechny přijaté doklady nyní zpracováváme digitálně, včetně jejich schvalování a předání externí účetní firmě. S tím nám pomohlo wflow.“
Jan Hospodka, CFO Shoptet

Závěr: začněte jedním workflow a dál ho iterujte

Efektivní správa faktur nevznikne přes noc. Důležité je:

• zmapovat současný oběh faktur ve firmě
• nastavit jasné role a týmy, které zajistí zastupitelnost
• definovat jednoduchá, ale jasná pravidla pro schvalování
• podpořit to vhodným softwarem na správu faktur a digitalizaci příchozích faktur

Chcete si na konkrétním příkladu ukázat, jak by mohl vypadat váš schvalovací workflow faktur ve wflow a co všechno lze automatizovat? Domluvte si krátkou online konzultaci s naším specialistou přímo z webu wflow.com a projděme spolu vaše faktury krok za krokem.

Firemní karta je víc, než jen plast v peněžence

Moderní firemní platební karty pro zaměstnance umějí víc než jen zaplatit hotel nebo benzín. V ideálním případě spojí několik funkcí do jednoho procesu:

• online přehled o výdajích v reálném čase, místo čekání na výpisy a papírové vyúčtování
• automatizovaný sběr účtenek a dokladů vhodný pro digitalizované účetnictví
• limity a pravidla pro každou firemní kartu pro s.r.o. podle týmu, projektu nebo seniorit

Jen menšina firem dokáže sledovat náklady v reálném čase, většina pořád spoléhá na papír a zpětnou kontrolu na konci měsíce, což zvyšuje riziko chyb a přetažených rozpočtů. Právě firemní karta pro zaměstnance napojená na účetní software umí tenhle problém vyřešit.

„Největší přínos vidím v tom, že po zaplacení karta okamžitě připomene, aby uživatel nahrál účtenku a upřesnil výdaj, takže se doklady neztrácejí. Každá karta se navíc váže na konkrétního člověka, což výrazně usnadňuje kontrolu nákladů.“
CEO Pavel Suldovský, Suldovský a partneři, a.s.

Jak vybírat nejlepší firemní kartu pro firmu

Ptali jsme se CFO wflow Viktorie Sokur a došli k závěru že při výběru nejlepší firemní karty se vyplatí dívat na tři hlavní oblasti:

1. Integrace a automatizace

Důležité není jen to, jak karta platí, ale co se stane po platbě. Ideál je napojení na systém, který umí platbu ihned zobrazit, vyžádat účtenku, vytěžit data pomocí AI a poslat je do účetnictví bez ručního přepisování.

2. Limity, role a schvalování

Dobrá platební karta pro firmu podporuje různé limity pro zaměstnance, projekty nebo týmy a má přehledné schvalovací workflow. CFO potřebuje mít možnost zabrzdit výdaje dřív, než utečou z rozpočtu.

3. Virtuální firemní karta

Virtuální firemní karta se vydá během minut, skvěle se hodí pro online platby, předplatné nebo krátkodobé projekty. Virtuální firemní karty dnes nabízejí jak banky, tak fintech řešení. Například Česká spořitelna u firemních karet pro podnikatele uvádí možnost virtuálních karet a jejich použití v mobilní peněžence, včetně jednorázových karet pro bezpečné online platby.

Níže najdete přehled čtyř hlavních možností, které dávají v českém prostředí pro malé a střední firmy největší smysl.

wflow a firemní karty České spořitelny: účetní karta pro klid CFO

Spojení chytrých firemních karet České spořitelny a aplikace wflow míří přímo na potřeby CFO, kteří chtějí digitalizovat účetnictví od karty až po účetní systém. Po platbě firemní kartou přijde uživateli notifikace, aby vyfotil účtenku v mobilní aplikaci, doplnil potřebné údaje a o zbytek se postará wflow, které doklad uloží, nechá projít schvalováním a po schválení odešle do účetního softwaru

Zjistěte víc >> ZDE

Podle informací z Roklen24 karta vznikla ve spolupráci wflow, České spořitelny a Visa jako „účetní“ karta, která transakce okamžitě ukazuje v aplikaci a automaticky zařazuje doklady do kategorií i do účetního systému.

‍

A výsledky pro CFO?

Místo chaotických výpisů a šanonů mají v reálném čase přehled o firemních výdajích, automatické přiřazení účtenek, jasnou auditní stopu a plnou integraci s účetním systémem. Pokud hledáte nejlepší firemní kartu 2026 z pohledu automatizace účetnictví, kombinace wflow a firemní karty České spořitelny je objektivně nejblíž ideálu end to end řešení.

‍

„Dříve jsme výdaje řešili přes hotovostní pokladny a účtenky se dokládaly zpětně, což bylo nárazové a neefektivní. Dnes mají vybraní zaměstnanci vlastní kartu s limitem a účtenku nahrají do aplikace v momentě platby. Díky tomu máme přehled a náklady na účetnictví zůstávají pod kontrolou i při rostoucím počtu transakcí.“
Karel Tezner, CFO, encall

Fidoo: předplacené firemní karty a kontrola rozpočtů

Fidoo je české fintech řešení zaměřené na předplacené firemní platební karty a správu výdajů. Karty si firma sjedná online bez návštěvy pobočky, do pár dní je má v ruce a zaměstnanci je používají na běžné provozní výdaje v ČR i zahraničí.

Po platbě Fidoo kartou zaměstnanec vyfotí účtenku v aplikaci, ta se digitalizuje, přiřadí k transakci a odešle ke schválení. CFO a účetní tak mají v jednom rozhraní všechny výdaje, limity i reporting, bez nahánění účtenek

Fidoo dává smysl pro firmy, které chtějí firemní kartu pro zaměstnance s pevnými limity, ale nechtějí ji přímo vázat na bankovní účet, a zároveň potřebují robustnější správu výdajů než jen internetové bankovnictví.

Revolut Business: firemní karta pro firmy se zahraničními platbami

Revolut Business nabízí multi měnový firemní účet s možností vydat velké množství fyzických i virtuálních firemních karet. Každá karta má vlastní limity, pravidla a je napojena na konkrétní účet v dané měně, což ocení firmy, které často platí v eurech nebo jiných měnách.

Pro SMB, které mají klienty nebo dodavatele v zahraničí, může být Revolut zajímavou volbou díky transparentním kurzům a jednoduché online správě karet i uživatelů.

Z pohledu účetnictví ale Revolut stále spíš doplňuje než nahrazuje specializovaná řešení typu wflow, která jsou přímo navržená pro české účetní standardy a integrace.

‍

Karty českých bank: jednodušší platební karta pro firmu

Klasické firemní platební karty nabízí všechny velké české banky. Česká spořitelna, Komerční banka, ČSOB nebo Moneta mají v nabídce debetní i kreditní firemní karty, často doplněné o benefity typu cestovní pojištění nebo partnerské slevy (například přehled účtů a karet pro podnikatele na stránkách České spořitelny ).

Pro velmi malé firmy může být jednoduchá kreditní karta navázaná na firemní účet dostatečná. Jakmile ale chcete větší kontrolu nad výdaji nebo virtuální firemní kartu pro každý tým, dává smysl přidat nadstavbové řešení typu wflow nebo Fidoo.

‍

Jak začít: od jedné karty k chytrému systému

Pokud dnes řešíte firemní platební karty ad hoc a účtenky končí v šanonu, je ideální postup jednoduchý:

1. Vyberte základ – bankovní kartu nebo fintech řešení – podle toho, zda je pro vás důležitější úvěrový rámec, nebo automatizace.
2. Přidejte nadstavbu pro digitalizaci účetnictví, která umí zpracovat doklady, schvalovat výdaje a napojit se na váš účetní systém.
3. Začněte u jedné firemní karty pro s.r.o. a pár vybraných zaměstnanců, proces postupně rozšiřujte na celý tým.

Pokud chcete vidět, jak v praxi funguje propojení firemní platební karty s plně digitalizovaným účetnictvím, sjednejte si nezávaznou schůzku. Uvidíte demo wflow a řešení s chytrými kartami České spořitelny. Na vlastní oči si ověříte, jak může jediná firemní karta pro zaměstnance nastartovat skutečnou změnu v tom, jak ve firmě řídíte výdaje, cash flow i práci účetního týmu.

‍

‍

‍

‍

‍

Co je objednávka a kde začíná proces objednávek

Objednávka (purchase order, PO) je formální dokument, kterým kupující dává dodavateli jasný závazný požadavek: co chce nakoupit, v jakém množství, za jakou cenu a do kdy. V ideálním světě vzniká objednávka až poté, co proběhne schvalovací workflow a kontrola rozpočtu.

Podle odborných materiálů k financím a O2C procesům je objednávka především nástrojem řízení nákupu a budoucích výdajů, nikoli účetním dokladem. Objednávka sama o sobě nevyvolává povinnost platit, ale po jejím přijetí dodavatelem vzniká smluvní vztah a očekávání budoucího plnění.

Z pohledu CFO je objednávka první a klíčový krok v procesu objednávek a v řízení firemních výdajů. Tady se láme chleba v tom, jestli máte výdaje pod kontrolou, nebo jen hasíte to, co už se stalo.

Co je faktura a jak zapadá do správy faktur

Faktura je naopak dokument vystavený dodavatelem po dodání zboží či služby. Je to formální požadavek na úhradu, který už vstupuje do účetnictví a daňové evidence. Zákon o DPH a metodiky Ministerstva financí přesně definují, jaké náležitosti má faktura splňovat (např. https://www.mfcr.cz/cs/dane-a-ucetnictvi/elektronicka-fakturace).

Z hlediska správy faktur a závazků vůči dodavatelům je faktura moment, kdy se z budoucího záměru stává reálný závazek. Pokud nemáte k faktuře dohledatelnou objednávku, vytváříte prostor pro:

• neplánované výdaje,
• chyby v částkách, sazbách či kategoriích výdajů,
• slabší auditní stopu a těžko obhajitelné platby.

Moderní nástroje jako wflow vám v této fázi umožní fakturu nejen digitalizovat a automaticky vytěžit, ale také ji spárovat s objednávkou a schvalovacím procesem, aby žádná faktura k úhradě neprošla bez kontroly.

Proč by CFO měl trvat na objednávkách

Dobře nastavený proces objednávek a správa objednávek má přímý dopad na kvalitu finančního řízení:

• Lepší kontrola firemních výdajů
• Kategorie výdajů máte podchyceny už v objednávce. Vidíte, kolik máte rozpočtováno, kolik už je objednáno a co se teprve fakturuje. To je základ zdravých finančních zásad a budgetingu.
• Silnější cash flow řízení
• Když vidíte pipeline objednávek, dokážete přesněji předvídat faktury k úhradě v dalších týdnech. Doporučení velkých poradenských firem pro optimalizaci účtování závazků zdůrazňují právě propojení objednávek a faktur jako klíčový kontrolní mechanismus (např. Deloitte, strategies for optimizing accounts payable).
• Silnější auditní stopa a méně rizik
• Jasná návaznost objednávka – dodávka – faktura zjednodušuje interní i externí audity. U státních i soukromých firem se stále častěji objevuje přístup „No PO, no pay“: bez objednávky faktura neprojde do plateb.

Jak do toho zapadá automatizace přijatých faktur

V menších firmách se proces objednávek a správa faktur často drží v e-mailech, Excel a tabulkách a papírech v šanonech. To je ale přesně chvíle, kdy se vyplatí přejít na digitalizaci účetnictví a automatizaci přijatých faktur.

Platformy jako wflow propojují:

• vystavení a schvalování objednávek,
• sběr a vytěžování faktur pomocí AI,
• automatické párování faktur s objednávkami,
• schvalovací workflow a export do účetního systému.

Z pohledu CFO to znamená, že celý proces od objednávky po úhradu máte v jednom nástroji, s jasnou odpovědností a online přehledem o firemních výdajích v reálném čase. Žádné ruční přepisování, menší chybovost, rychlejší uzávěrky.

Praktické kroky pro malé a střední firmy

Pokud chcete posunout proces objednávek a správu faktur na vyšší úroveň, osvědčuje se jednoduchý postup:

1. Nastavte zásady výdajů a práva schvalování. Jasně definujte, kdo smí vystavovat objednávky, v jakých limitech a do jakých kategorií výdajů.
2. Zaveďte pravidlo „objednávka předchází faktuře“. I u menších nákupů (licence, marketingové služby, drobná IT) trvejte na jednoduché elektronické objednávce.
3. Spárujte proces objednávek s účetnictvím. Ideálně v jednom nástroji, který umí hlídat soulad objednávky, dodacího listu a faktury.
4. Digitalizujte a automatizujte. Papír a e-mail vždy povedou k chybám a chaosu; automatizace zpracování přijatých faktur vám uvolní kapacity týmu na důležitější práci.
5. Průběžně analyzujte data. Na datech z objednávek a faktur stavějte reporting a budgeting, ne na pocitu nebo ručně slepovaných tabulkách.

Závěr: Objednávky a faktury jako páteř řízení výdajů

Objednávka říká „co, za kolik a proč budeme utrácet“, faktura říká „co máme zaplatit a kdy“. Pokud tyto dvě části procesu nesedí, ztrácíte kontrolu nad firemními výdaji, zhoršuje se cash flow a zbytečně riskujete chyby.

Dobře nastavený proces objednávek, profesionální správa faktur a postupná automatizace zpracování přijatých faktur jsou dnes pro finanční ředitele jedním z nejrychlejších způsobů, jak zvýšit efektivitu firmy i její finanční zdraví.

Chcete vidět, jak může vypadat end-to-end workflow od objednávky po úhradu v praxi? Domluvte si demo wflow a podívejte se, jak může vaše správa objednávek a faktur fungovat bez papíru a zbytečné manuální práce.

‍

Závazky k úhradě jsou víc než jen faktury k zaplacení. Ovlivňují rychlost zpracování účetních dokladů, zdraví firemního cash flow i vztahy s dodavateli. Jakmile ale firma začne růst, ruční práce s fakturami, e-maily, tabulky, přepisování dat a pomalé schvalování, se rychle mění v neefektivní brzdu.

Plánujete v roce 2025 digitalizovat a automatizovat své závazky k úhradě? Pak je ten správný čas zjistit, co od softwaru pro závazky očekávat, podle čeho vybírat a jaká řešení dávají smysl, pokud chcete mít procesy rychlé, přesné a efektivní.

Proč přejít na moderní řešení pro zpracování závazků

V mnoha firmách dnes závazky probíhají následovně: faktura přijde e-mailem, někdo ji vytiskne, přepošle kolegovi, schvaluje se ručně, data se přepisují do účetnictví a doklad končí v šanonu. Výsledkem je zpoždění, zmatek v cash flow, vyšší chybovost i problémy při auditu.

Navíc od července 2030 bude v celé EU povinná elektronická fakturace pro přeshraniční B2B obchod a od roku 2035 i pro tuzemské transakce.

Lepší praxe vypadá takto: faktura se přijme digitálně, systém z ní automaticky vytěží data, zařadí ji do schvalovacího workflow, po schválení ji odešle do účetnictví a bezpečně archivuje.

Případová studie JRD: Zpracování faktur o 80 % rycheji

Michael Horovič, IT Director ze skupiny JRD, popisuje konkrétní přínosy digitalizace AP procesu:

„Přínos je pro nás rozhodně větší efektivita a kontrola – a to hlavně ve třech oblastech: úspora díky automatizaci, kontrola dokumentů a větší transparentnost. Vidíme, kdo co schválil. Je to jedna aplikace, kde manažeři a ekonomové, kteří pracují s financemi, najdou vše na jednom místě.“

Tohle je přesně ten rozdíl mezi firmami, které mají finance pod kontrolou, a těmi, které jen „hasí požáry“.

Co by měl umět moderní software pro závazky k úhradě

1. Příjem a vytěžení faktur

Systém by měl zvládnout e-mailové přílohy, PDF i e-faktury. Ideální je vytěžování pomocí AI bez nutnosti šablon. Klíčové je tzv. STP (straight-through processing), které snižuje potřebu ručních zásahů.

2. Schvalovací workflow

Důležitá je přehlednost, možnost nastavení pravidel podle částky, typu nákladu nebo střediska a hlavně dohledatelná auditní stopa.

3. Integrace s ERP a účetnictvím

Hotové konektory pro SAP, Business Central, Pohodu, Helios nebo ABRA výrazně zkracují dobu nasazení a zjednodušují celý provoz.

4. Platby dodavatelům

Schválené faktury musí být snadno připravitelné k platbě. Důležité je zvládnout více měn, exporty do banky i kontrolu duplicit či rizikových IBANů. Podle AFP Payments Fraud Survey 2025 čelilo 79 % firem pokusu o platební podvod.

5. Archivace a audit

Archiv musí splňovat zákonné požadavky a být důvěryhodný. Klíčové jsou soulady se standardy:

• eIDAS 2.0
• ISO/IEC 27001:2022
• SOC 2 Type II

6. Mobilní přístup a jednoduché rozhraní

Moderní AP nástroj musí být dostupný odkudkoliv, fungovat na mobilu a být intuitivní i pro netechnické uživatele.

Přehled nejlepších nástrojů pro digitalizaci závazků v roce 2025

wflow: české řešení pro rostoucí firmy

Nástroj pro kompletní správu závazků, od příjmu faktur přes schválení až po účetní export. Nabízí:

• AI vytěžování dat z faktur
• přizpůsobitelné schvalovací workflow
• mobilní schvalování
• napojení na ERP systémy (Pohoda, ABRA, SAP aj.)
• digitální archiv splňující legislativu
• integraci s firemními kartami České spořitelny

Díky firemní kartě wflow se automatizují i zaměstnanecké výdaje. Transakce se propíší do systému, zaměstnanec jen nahraje doklad a vše se zaúčtuje.

Rossum: vytěžování faktur pomocí AI

Pro firmy s velkým objemem různorodých dokladů. Funguje bez šablon, podporuje e-faktury i validaci dat.

Tipalti: globální zpracování plateb

Vhodné pro společnosti s více entitami, měnami a zeměmi. Podporuje onboarding dodavatelů, schvalování i masové platby.

Airbase: AP a výdaje v jednom

Propojuje AP s firemními kartami a rozpočty. Vhodné pro firmy, které chtějí spravovat vše na jednom místě.

Stampli: týmová spolupráce nad fakturami

Zaměřeno na spolupráci napříč odděleními. Vhodné pro firmy se složitým schvalovacím procesem.

Jak začít s automatizací přijatých faktur

• Zmapujte, jak dnes zpracováváte faktury
• Zaveďte centrální sběr a AI vytěžování
• Nastavte schvalovací pravidla podle rolí a částek
• Napojte AP na účetnictví a archiv
• Nastavte bezpečný a rychlý platební proces
• Sledujte dopad: ideální je úspora 50 % času i nákladů

Závazky k úhradě už nejsou jen o přepisování faktur. Jsou o tom, jak firma zvládá růst, cash flow, dodavatele a audit. Nástroje jako wflow umožňují, aby procesy běžely plynule, bez chyb a s minimem ruční práce.

‍

‍

👉 Domluvte si ukázku systému wflow a podívejte se, jak můžete digitalizovat celý cyklus závazků. Od přijetí faktury až po její zaúčtování a archivaci.

Nejčastější problémy se správou firemních výdajů

Pokud firmy spravují výdaje zastaralým způsobem, často narážejí na:

• Ztracené účtenky v peněženkách, e-mailech nebo šuplících
• Nejasná pravidla pro schvalování a povolené výdaje
• Zdlouhavé vyúčtování cest, které zabírá týdny
• Ruční přepisování dokladů s vysokou chybovostí
• Chaotické schvalování přes Excel nebo chat

Výsledkem takové „správy výdajů“ je zpožděný reporting, zmatek v nákladech a opakované dotazy typu: „Co je tohle za platbu a kdo ji schválil?“ Naštěstí existuje způsob, jak tyto potíže vyřešit systémově.

Jak vypadá moderní správa výdajů

Správa výdajů není jen evidence dokladů. Jde o propojení procesů, pravidel a nástrojů, které společně zajistí, že:

• Zaměstnanci znají pravidla a přikládají potřebné doklady hned po platbě
• Doklady se do systému dostávají hned a jsou digitalizované
• Každý výdaj má jasnou a auditovatelnou schvalovací stopu
• Účetnictví pracuje s přesnými daty bez ručního přepisování a bez chyb
• Vedení má v reálném čase přehled o všech nákladech a může lépe řídit cash flow

Jinými slovy: jde o to mít náklady pod kontrolou bez zbytečné zátěže.

Firemní karty jako klíčový nástroj

Skvělým příkladem chytrého přístupu jsou karty VISA a České spořitelny, propojené s wflow. Nejde jen o platební nástroj, ale o součást ekosystému, který propojuje samotnou platbu s dokladem i účetnictvím.

Jak to funguje?

• Zaměstnanec platí kartou, ať už fyzickou nebo virtuální
• Transakce se okamžitě propíše do aplikace wflow
• Zaměstnanec vyfotí a přiloží doklad, doplní poznámku nebo kategorii výdaje a má hotovo
• wflow výdaj automaticky připraví ke schválení, pomocí umělé inteligence vyčte všechny informace z účtenky a po schválení manažerem ho pošle do účetnictví.
• Vše je auditovatelné, archivované a propojené s ERP

Co to znamená v praxi? Už žádné ztracené účtenky, dohledávání výdajů nebo přepisování částek do tabulek. Vyúčtování cest nebo nákup kancelářských potřeb může být otázkou několika minut bez e-mailů, bez tisku a bez stresu.

Případová studie: CFO encallu popisuje změnu

Karel Tezner, CFO společnosti encall, popisuje, jak se jim díky firemním kartám wflow změnila každodenní praxe:

„Dříve jsme výdaje řešili přes hotovostní pokladny a účtenky se dokládaly zpětně, což bylo nárazové a neefektivní. Dnes mají vybraní zaměstnanci vlastní kartu s limitem a účtenku nahrají do aplikace v momentě platby. Díky tomu máme přehled a náklady na účetnictví zůstávají pod kontrolou i při rostoucím počtu transakcí.“

Proč automatizovat správu výdajů

Moderní softwarové nástroje pro správu výdajů (expense management) propojují všechny kroky do jednoho plynulého procesu. Díky tomu získáváte:

• Úplný přehled o firemních nákladech v reálném čase
• Automatické párování dokladů a plateb
• Rychlejší a jednodušší schvalování výdajů
• Účetnictví bez ručního přepisování
• Méně chyb, lepší auditní stopu a vyšší bezpečnost

Podle studie ACFE Occupational Fraud 2024: A Report to the Nations patří slabé interní kontroly mezi hlavní důvody finančních podvodů. Firmy, které mají procesy digitalizované, výrazně snižují riziko ztrát i čas strávený dohledáváním chyb.

Jak začít se správou výdajů efektivně?

Změna nemusí být složitá. Začněte v malém:

1. Definujte pravidla pro schvalování výdajů: kdo co může utratit a jaké doklady je třeba přiložit
2. Nasazení wflow karet: spojíte platbu s dokladem, schválením i účetnictvím
3. Pilotní provoz: zvolte jedno oddělení, otestujte systém, vyhodnoťte úspory a postupně rozšiřte dál

Správa výdajů má být jednoduchá

Správa výdajů nemusí být bolestivá, pokud máte správný nástroj. Díky wflow kartám a automatizovanému zpracování dokladů získáváte plnou kontrolu, transparentnost a přehled. Bez ruční práce, bez stresu a bez ztracených účtenek.

‍

👉 Vyzkoušejte moderní správu výdajů v praxi. Domluvte si nezávaznou ukázku systému wflow a zjistěte, jak může váš tým šetřit čas, eliminovat chyby a mít výdaje pod kontrolou.

Automatizace, digitalizace a AI: Budoucnost účetnictví už dnes

Automatizace účetních procesů už několik let vede změny v tomto oboru a nyní ji doplňuje umělá inteligence (AI). Spojení těchto technologií umožňuje účetním zrychlit práci a omezit chyby. Díky tomu mohou více času věnovat klíčovým aspektům, jako je poskytování odborného poradenství a tvorba strategií pro své klienty. S automatizací už přepisování dat z faktur nebo zdlouhavé reportování nezabere hodiny.

„Nejde jen o úsporu času, ale také o zkvalitnění služeb, které účetní poskytují. Mohou se stát klíčovými hráči v podnikové strategii,“ doplňuje Soudný.

Nedílnou součástí moderního účetnictví se stávají cloudová řešení. Díky nim mají účetní neomezený přístup k datům a mohou pracovat flexibilně odkudkoli. To otevírá nové možnosti pro rovnováhu mezi pracovním a osobním životem, kterou si dnes odborníci cení více než kdykoli předtím.

„Cloudová řešení přinášejí nejen efektivitu, ale také svobodu. Už nejsme připoutáni k jednomu pracovnímu stolu. Sdílení dat v reálném čase navíc umožňuje účetním a jejich klientům efektivněji spolupracovat, i na dálku.“ potvrzuje Robert Soudný, CEO a co-founder wflow.

Spend management: Nová éra řízení firemních výdajů

S rostoucí digitalizací účetnictví přichází další revoluce v oblasti řízení firemních financí – spend management. Wflow ve spolupráci s Visa a Českou spořitelnou přináší firmám řešení, které výrazně zjednodušuje a zefektivňuje správu výdajů.

Nové nástroje umožňují propojit firemní platební karty s účetním systémem a automaticky párovat transakce s příslušnými doklady. Díky tomu odpadá zdlouhavé ruční dohledávání účtenek, vznikají přesnější podklady pro reporting a vedení firmy získává okamžitý přehled o cash flow.

„Cílem je dát firmám do ruky nástroj, který jim umožní mít výdaje pod kontrolou v reálném čase, minimalizovat manuální práci a zároveň zvýšit transparentnost účetnictví,“ říká Petr Sobotka, CSO a co-founder společnosti wflow. „Díky integraci s Visa a podporou České spořitelny dokážeme nabídnout kompletní řešení od úhrady až po automatické zaúčtování.“

Tento přístup mění roli účetních – z pasivních zpracovatelů dokladů se stávají partnery managementu, kteří dokážou díky datům z nástrojů pro spend management lépe řídit cash flow, plánovat rozpočty a optimalizovat firemní náklady.

Výzvy i přínosy digitalizace účetnictví

Udržitelnost je stále důležitější i v oblasti účetnictví. Firmy hledají způsoby, jak minimalizovat ekologickou stopu, a účetnictví tomu může výrazně napomoci. Přechod na elektronické dokumenty a digitální úložiště nejen snižuje spotřebu papíru, ale také šetří další přírodní zdroje.

„Méně spotřebovaného papíru nejen chrání životní prostředí, ale také zvyšuje efektivitu. Rychlý přístup k elektronickým dokumentům a automatické zálohování jsou bonusy, které ocení každý profesionál,“ uvádí Soudný. Zároveň přechod na digitální formáty přináší lepší zabezpečení dat a menší riziko ztráty důležitých dokumentů.

Jak se účetnictví stále více digitalizuje, kybernetická bezpečnost se stává klíčovým tématem. Citlivá finanční data jsou lákavým cílem pro kybernetické útoky, a proto je nutné zavádět robustní ochranná opatření. Postupy hackerů jsou stále více propracované, což klade vyšší nároky na technologie, ale i na samotné účetní, aby byli v otázkách bezpečnosti stále o krok napřed.

Co nás čeká dál?

Účetnictví prochází revolucí a vše nasvědčuje tomu, že tato transformace bude i nadále zrychlovat. Technologie, automatizace, spend management a rostoucí důraz na udržitelnost mění způsob, jakým účetní pracují, a otevírají nové možnosti růstu a inovací v této oblasti. Budoucnost je jasně v digitalizaci a schopnosti kombinovat efektivní technologie s odbornými poradenskými službami. Účetnictví tak přestává být jen administrativní záležitostí. Stává se z něj klíčový nástroj pro růst a rozvoj firem.

AI agenti: Další krok v evoluci účetnictví

Další významnou kapitolou v budoucnosti účetnictví budou AI agenti – inteligentní asistenti, kteří dokážou v reálném čase analyzovat obrovské množství finančních dat, navrhovat optimalizace rozpočtů a dokonce automaticky reagovat na změny v cash flow. Tito agenti nebudou nahrazovat účetní, ale naopak jim poskytnou pokročilé nástroje pro prediktivní rozhodování a lepší poradenství klientům.

„Vidíme budoucnost, ve které AI agenti dokážou účetním připravit kompletní scénáře finančního vývoje firmy během několika vteřin. Jejich role bude podporující – poskytnou data, doporučení a predikce, zatímco člověk zůstane tím, kdo dělá klíčová rozhodnutí,“ říká David Groh, CTO a co-founder společnosti wflow.

Tento trend otevírá cestu k plně autonomnímu finančnímu řízení, kde se technologie, cloudová řešení, spend management a umělá inteligence propojí do jednoho inteligentního ekosystému. Firmy tak budou moci činit strategická rozhodnutí rychleji, na základě přesnějších dat a s menším rizikem chyb.

Chcete o wflow zjistit více? Domluvte si s námi schůzku.

‍

Proč na základech správy výdajů záleží a jak je zlepšit

‍Když správa výdajů nefunguje, poznáte to hned

Mnoho firem řeší výdaje způsobem, který zpomaluje chod celé organizace.

‍Jak to obvykle vypadá?

‍

●    Účtenky se ztrácí v peněženkách, e‑mailech nebo šuplících.

●    Není jasné, kdo má co schvalovat, jaký výdaj je v pořádku a co je potřeba doložit.

●    Vyúčtování cest trvá týdny.

●    Data z dokladů se přepisují ručně, často s chybami.

●    Schvalování výdajů probíhá přes Excel nebo dokonce v chatu.

Výsledkem je nepořádek v nákladech, zpomalený reporting a časté dotazy typu: "Tady tahle platba… to je co a od koho?" Naštěstí existuje způsob, jak tyto potíže vyřešit systémově.

Co vlastně znamená mít správu výdajů vyřešenou

Správa výdajů není jen evidence dokladů. Jde o propojení procesů, pravidel a nástrojů, které společně zajistí, že...

‍

1. Zaměstnanci vědí, jaké výdaje jsou přípustné a co je potřeba doložit.

2. Doklady se do systému dostávají hned, neztrácí se a jsou kompletní.

3. Každý výdaj má jasnou a auditovatelnou schvalovací stopu.

4. Účetnictví pracuje s přesnými daty bez ručního přepisování.

5. Vedení má v reálném čase přehled o všech nákladech a může lépe plánovat cash flow

‍

Jinými slovy: jde o to, mít náklady pod kontrolou bez zbytečné zátěže.

‍

Firemní karty, které zjednodušují celý proces

Skvělým příkladem chytrého přístupu jsou wflow karty. Nejde jen o platební nástroj, ale o součást celého ekosystému, který automatizuje zaměstnanecké výdaje od platby až po zaúčtování.

Jak to funguje v praxi?

●    Zaměstnanec platí wflow kartou, ať už fyzickou nebo virtuální.

●    Transakce se okamžitě propíše do aplikace wflow, kde je k dispozici ke zpracování.

●    Zaměstnanec přiloží doklad, doplní poznámku nebo kategorii výdaje – a má hotovo.

●    Systém výdaj automaticky připraví ke schválení, doplní data z dokladu a po potvrzení manažerem ho pošle do účetnictví.

●    Vše je auditovatelné, archivované a propojené s existujícím ERP.

Co to znamená v praxi? Už žádné ztracené účtenky, dohledávání výdajů nebo přepisování částek do tabulek. Vyúčtování cest nebo nákup kancelářských potřeb může být otázkou několika minut– bez e‑mailů, bez tisku, bez stresu.

Automatizace výdajů šetří čas i nervy

Moderní nástroje, jako je wflow, umožňují propojit všechny klíčové kroky do jednoho plynulého procesu. Díky tomu získáváte:

‍

●    Úplný přehled o firemních nákladech v reálném čase,

●    Automatické párování dokladů a plateb,

●    Rychlejší a jednodušší schvalování výdajů,

●    Účetnictví bez ručního přepisování,

●    Méně chyb, lepší auditní stopu a vyšší bezpečnost.

Firmy, které tento přístup zavedly, mluví o úspoře až 90 % času stráveného nad výdaji a výrazném zrychlení měsíční závěrky.

Jak začít ve 3 krocích?

Změna nemusí být složitá. Začněte v malém:

Krok č. 1:

Definujte pravidla pro schvalování výdajů – kdo co může utratit, jaké doklady je třeba přiložit.

‍

Krok č. 2:

Nasazení wflow karet – spojíte platbu s dokladem, schválením i účetnictvím.

‍

Krok č.3:

Pilotní provoz – zvolte jedno oddělení, otestujte systém, vyhodnoťte úspory a rozšiřte podle potřeby dál.

Výdaje mají jít snadno, ne složitě

Správa výdajů nemusí být bolestivá, pokud máte ten správný nástroj. S wflow karty a automatizovaným zpracováním dokladů získáváte plnou kontrolu, transparentnost a přehled – bez ruční práce, bez stresu a bez ztrát.

Vyzkoušejte moderní správu výdajů v praxi

Domluvte si nezávaznou ukázku systému wflow.
Zjistíte, jak může váš tým šetřit čas, eliminovat chyby a mít výdaje konečně pod kontrolou.
👉 www.wflow.com

‍

Digitalizace proniká do všech oblastí podnikání, a účetnictví není výjimkou. S moderním softwarem můžete nejen zefektivnit své finanční procesy, ale také získat strategickou výhodu na trhu. Jak ale vybrat to správné řešení? Přinášíme přehled 7 klíčových funkcí, které by měl každý software pro digitalizaci účetnictví splňovat.

1. Automatizace: Méně chyb, více času na strategii

Automatizace je základem digitalizace. Moderní software dokáže:

• automaticky zadávat data,
• zpracovávat faktury a platby,
• generovat finanční výkazy bez manuální práce.

„Automatizace umožňuje účetním a finančním týmům opustit rutinní činnosti a věnovat se analýzám a strategickému plánování. Právě v tom tkví skutečná přidaná hodnota digitalizace,“ říká Adriana Kokuňková, vedoucí sales týmu ve wflow.

2. Přístup k datům v reálném čase: Okamžitá kontrola nad financemi

Úspěšné podnikání vyžaduje rychlá a informovaná rozhodnutí. Software pro digitalizaci účetnictví by měl:

• poskytovat aktuální finanční přehledy,
• umožnit přístup ke klíčovým datům v reálném čase,
• nabízet možnost generovat reporty okamžitě na základě nejnovějších údajů.

Díky tomu získáte jistotu, že vaše rozhodnutí stojí na aktuálních informacích.

3. Integrace s dalšími nástroji: Jednotný ekosystém bez duplicit

Pro efektivní řízení financí je klíčové propojení účetního softwaru s dalšími aplikacemi, které firma používá. Integrace může zahrnovat:

• ERP systémy,
• CRM nástroje,
• mzdové a HR platformy.

„Propojení systémů eliminuje manuální zadávání dat a minimalizuje riziko chyb. Navíc přináší synergii mezi různými procesy ve firmě,“ dodává Adriana Kokuňková.

4. Mobilní řešení: Vaše finance vždy na dosah

V dnešní době, kdy pracovní mobilita roste, je nezbytné mít přístup k financím kdykoli a odkudkoli. Kvalitní účetní software:

• nabízí mobilní aplikace,
• umožňuje snadnou správu financí z tabletu či telefonu,
• podporuje práci na cestách.

Flexibilní přístup k datům přináší rychlejší reakce na situace, které by jinak mohly ohrozit cash flow firmy.

5. Bezpečnost: Chraňte to nejcennější

Finanční data patří k nejcitlivějším informacím firmy. Kvalitní software by měl zajišťovat:

• šifrovaný přenos dat,
• pravidelné zálohování,
• ochranu proti neoprávněnému přístupu.

„Zabezpečení je pro nás v wflow prioritou. Investujeme do nejmodernějších technologií, abychom zajistili bezpečnost dat našich klientů,“ zdůrazňuje Adriana Kokuňková.

6. Uživatelská přívětivost: Technologie, která vás nezpomalí

Software může být sebelepší, ale pokud je složitý a těžko ovladatelný, ztrácí svou hodnotu. Klíčovými vlastnostmi jsou:

• intuitivní rozhraní,
• snadná implementace,
• možnost přizpůsobit software konkrétním potřebám uživatele.

7. Zákaznická podpora: Váš partner v každé situaci

Technické problémy či dotazy mohou nastat kdykoli. Dobrý software by měl nabízet:

• rychlou a dostupnou podporu,
• školení pro uživatele,
• návody a online dokumentaci.

„Ve wflow věříme, že kvalitní zákaznická podpora je základním stavebním kamenem úspěšné digitalizace. Naši specialisté jsou vždy připraveni pomoci,“ říká Adriana Kokuňková.

‍

Společnost wflow se umístila na 19. místě v prestižním žebříčku Deloitte Fast 50 pro střední a východní Evropu. Co stálo za tímto úspěchem a jaké jsou další plány společnosti? CEO Robert Soudný v exkluzivním rozhovoru odhaluje, co přispělo k růstu firmy a jak hodlá udržet konkurenceschopnost na rychle se měnícím trhu.

Klíč k úspěchu: Inovace a adaptace na trh

wflow se díky svému dynamickému přístupu a inovativním řešením zařadilo mezi nejrychleji rostoucí technologické firmy ve střední a východní Evropě. Podle Roberta Soudného, CEO společnosti, byl rozhodující faktor jejich schopnost přizpůsobit se novým potřebám zákazníků a efektivně digitalizovat účetní a fakturační procesy.

„Náš úspěch pramení z jednoduchého principu: naslouchat potřebám zákazníků a vytvářet nástroje, které jim skutečně usnadní práci. Díky naší technologii dokážeme firmám výrazně zrychlit a zjednodušit správu faktur, což je dnes zásadní pro firmy všech velikostí,“ vysvětluje Soudný.

Rozhodujícím krokem v růstu společnosti byla také expanze na nové trhy, která přinesla nejen větší počet zákazníků, ale i příležitosti pro spolupráci s významnými partnery.

Budoucnost wflow: Expanze a nové technologie

V plánech na příští roky se CEO zaměřuje na pokračování expanze a posilování technologické nabídky firmy. Společnost plánuje uvést pokročilé nástroje pro analýzu a reporting, které zákazníkům umožní nejen lepší správu dokumentů, ale i hlubší vhled do jejich finančních dat.

„Budeme investovat do vývoje umělé inteligence a strojového učení, které nám umožní dále optimalizovat naše služby. Naším cílem je stát se synonymem pro spolehlivou a moderní digitální správu dokumentů v Evropě,“ dodává Soudný.

Společnost zároveň neopomíjí důležitost zpětné vazby od zákazníků, která je pro ně klíčovým zdrojem inspirace pro budoucí vylepšení.

Umístění wflow na 19. místě v žebříčku Deloitte Fast 50 je jen začátek ambiciózní cesty, která směřuje k ještě většímu vlivu na evropský technologický trh.

‍

V dynamickém světě podnikání, kde je čas cennější než kdy jindy, hledají podnikatelé, majitelé firem a CFOs cesty, jak zefektivnit procesy a minimalizovat rizika. Jedním z řešení je digitalizace účetnictví. Proč by měla být digitalizace účetnictví prioritou i ve vaší firmě? Přinášíme klíčové benefity, které z ní dělají nepostradatelný nástroj pro moderní podnikání.

1. Maximální přesnost a produktivita díky automatizaci

Digitalizace eliminuje manuální chyby, které mohou vést k nákladným omylům. Automatizované systémy dokáží:

• zpracovávat a kategorizovat transakce,
• generovat přesné finanční výkazy v reálném čase,
• poskytovat okamžitý přehled o finančním zdraví firmy.

Výsledkem je nejen vyšší efektivita, ale také uvolnění rukou účetním, kteří se mohou soustředit na strategické analýzy a doporučení místo rutinních úkolů.

BOX: „Digitalizace účetnictví není jen o úspoře času – je to strategický krok k lepší efektivitě, bezpečnosti a rozhodování v reálném čase.“ - Robert Soudný CEO wflow

2. Přístup k datům kdykoliv a odkudkoliv

S cloudovými účetními platformami máte finanční informace vždy po ruce. Ať už jste na cestách, nebo na meetingu s investory, digitalizované účetnictví vám umožní:

• rychle reagovat na změny,
• přijímat informovaná rozhodnutí,
• sledovat aktuální finanční ukazatele z jakéhokoli zařízení – smartphonu, tabletu či notebooku.

Tento přístup je klíčový pro podniky, které potřebují být flexibilní a připravené na jakoukoli situaci.

3. Bezpečnost na prvním místě

Finance jsou jednou z nejcitlivějších oblastí podnikání. Digitalizované účetní systémy poskytují špičkové zabezpečení díky:

• ukládání dat na zabezpečených serverech,
• pravidelným zálohám,
• pokročilému šifrování a ochraně proti neoprávněnému přístupu.

Váš finanční systém je tak chráněn před hackery i nepředvídanými událostmi, jako je ztráta fyzických dokumentů.

4. Snazší spolupráce a rozhodování

Už žádné zdlouhavé předávání papírových dokumentů. Digitalizované účetnictví umožňuje více uživatelům pracovat s finančními daty v reálném čase. To přináší:

• rychlejší rozhodovací procesy,
• zefektivnění komunikace mezi týmy,
• minimalizaci chyb způsobených neaktuálními nebo nepřesnými informacemi.

BOX:

„Moderní firmy nevnímají digitalizaci účetnictví jako trend, ale jako nezbytnost pro udržení konkurenceschopnosti a růstu.” - Petr Sobotka, CSO wflow

5. Bezproblémová integrace s dalšími nástroji

Moderní účetní systémy snadno propojují finance s ostatními klíčovými oblastmi firmy, například:

• řízením projektů,
• zákaznickým servisem (CRM),
• mzdovou agendou.

Tím dochází k odstranění duplicitních procesů a sjednocení dat na jednom místě, což šetří čas i náklady.

wflow: Vaše brána k digitální budoucnosti účetnictví

S platformou wflow posouváte správu financí na novou úroveň. Nabízíme:

• automatizaci procesů, která šetří čas a minimalizuje chyby,
• reálný přehled o financích, dostupný kdykoliv,
• robustní bezpečnostní opatření, která chrání vaše citlivá data,
• uživatelsky přívětivé rozhraní, které snadno pochopí každý člen týmu.

Díky integraci s dalšími obchodními nástroji je wflow ideálním partnerem pro firmy, které chtějí zlepšit své finanční řízení a zůstat o krok před konkurencí.

‍