Proč se IPEX rozhodl digitalizovat účetnictví
.avif)
IPEX je česká technologická firma vyvíjející moderní cloudovou platformu pro kontaktní centra. Jejich řešení pomáhá firmám sjednotit e-maily, chat, telefon, SMS i sociální sítě do jednoho prostředí a výrazně zjednodušuje komunikaci se zákazníky.
"Firma dlouhodobě investovala do zlepšování procesů směrem ven, k zákazníkům. Uvnitř ale ještě některé procesy fungovaly tradičně, včetně schvalování dokladů, které si žádalo více ruční koordinace mezi účetním oddělením a jednotlivými týmy."
Monika Frintová, CEO IPEX
Podobná situace byla i u firemních výdajů. Existovala jedna sdílená firemní karta, obchodníci občas platili ze svého a nosili účtenky zpětně. To vedlo k tomu, že některé doklady bylo obtížné dohledat nebo přiřadit k bankovním transakcím, což znesnadňovalo průběžnou kontrolu nákladů i práci účetních.
Výchozí stav: jedna karta, ztracené účtenky a nárazové výdaje
Ještě před wflow řešil IPEX typickou kombinaci problémů, které znají CFOs a provozní manažeři v mnoha firmách:
- jedna “sdílená” firemní karta u vybraného manažera
- obchodníci platili ze svého, což snižovalo ochotu platit za reprezentaci, klientské obědy, atp.
- účtenky se shromaždovaly v šuplíku, dodávaly hromadně, často se zpožděním
- při schvalování faktur chyběla skutečná kontrola na úrovni oddělení
Výsledkem byly nečekané nárazové výdaje a vedení chyběl průběžný přehled o nákladech na obchod a provoz.
Jaké řešení IPEX zvolil: firemní karty wflow a schvalovací workflow
Jak potvrzuje ze své praxe i Petr Sobotka, CRO wflow, právě agenda zaměstnaneckých výdajů bývá jednou z nejpodceňovanějších oblastí, i když má na cashflow, reporting a vnitřní kulturu firmy zásadní dopad.
"S narůstajícím počtem výdajů a rostoucím týmem je pro firmy čím dál důležitější najít systém, který by kombinoval rychlost, přehlednost a jednoduchost při práci s firemními náklady. To nabízí wflow."
Petr Sobotka, Co-founder & CRO wflow
IPEX proto začal používat firemní karty vydávané Českou spořitelnou a Visa, přímo napojené na wflow, a také mobilní aplikaci wflow jako nástroj pro digitalizaci účtenek a schvalování odkudkoliv.
Proces vypadá jednoduše:
- Zaměstnanec zaplatí firemní kartou.
- V mobilní aplikaci wflow se mu ihned zobrazí transakce a přijde notifikace.
- Zaměstnanec vyfotí účtenku, doplní poznámku (např. s jakým klientem byl na schůzce) a případně nákladové středisko.
- OCR vytěží data z účtenky, doklad se zařadí do schvalovacího workflow.
- Po schválení putuje doklad do účetnictví nebo ERP systému.
Důležitou roli hraje právě schvalovací workflow. IPEX nastavil cestu tak, že první schvalovatel je vždy vedoucí oddělení a teprve poté se doklad dostává k CEO. Každý manažer tak vidí své náklady v reálném čase a zároveň existuje druhý stupeň kontroly.
Rozpočty, limity a virtuální karty místo nepříjemných překvapení
Kromě samotných firemních karet a digitalizace účtenek je klíčový přístup k rozpočtům. IPEX má pro každé oddělení nastavené budgety, včetně reprezentace, a ty propojuje s limity na kartách.
Monika Frintová potvrzuje, že díky tomu se firma zbavila situací, kdy byly v plánu výdaje 30 tisíc, ale nakonec se na konci roku objevilo 80 tisíc a nikdo pořádně nevěděl proč. Limit na kartě, rozpočet oddělení a schvalovací workflow drží výdaje pod kontrolou průběžně, ne až při závěrce.
Zajímavý prvek jsou také virtuální firemní karty, které lze v rámci wflow a České spořitelny využít například pro jednotlivé online služby s přesným měsíčním limitem. Tím se minimalizuje riziko nechtěných plateb a zároveň je jasné, k čemu konkrétní karta slouží.
Implementace: z jedné karty na osm během pár dní
Protože IPEX už využíval Českou spořitelnu jako firemní banku, byla samotná implementace rychlá. Jak zaznělo na webináři, stačilo spojit bankéře v České spořitelně, ověřit bankovní identitu v aplikaci George a během hodin až jednotek dní se karty objevily v telefonech zaměstnanců.
Firma začala pilotem v obchodním týmu. Z jedné sdílené karty se během krátké doby stalo osm individuálních firemních karet pro konkrétní zaměstnance, přičemž IPEX plánuje postupné rozšíření do dalších týmů.
Reálné výsledky: méně administrativy, více důvěry a lepší kontrola
Podle Moniky Frintové ušetřilo propojení firemních karet, mobilní aplikace a schvalovacího workflow firmě hodiny práce měsíčně. "Zrychlilo se předávání dokladů k účetním, narostla přehlednost a významně se omezilo ruční přepisování a dohledávání účtenek," říká.
Kromě měřitelných přínosů má řešení i zajímavý „soft“ efekt. Když firma přestala držet jednu kartu u zodpovědné osoby a začala vydávat firemní karty přímo obchodníkům, zvýšila se míra důvěry a motivace. Zaměstnanci mají jasná pravidla, limity a rozpočet, ale zároveň komfort a status, který firemní karta přináší.
.avif)
Co si z příběhu IPEX může vzít vaše firma?
Pokud jste CFO, finanční ředitel nebo provozní manažer a řešíte podobné výzvy, u IPEXu se osvědčil následující postup:
- Začněte pilotem v jednom týmu, typicky v obchodu, kde vzniká hodně drobných firemních výdajů.
- Nastavte jasná pravidla, rozpočty a limity pro každou firemní kartu.
- Firemní karty wflow jsou automaticky napojené na mobilní aplikaci a schvalovací workflow, takže se doklady dostávají k účetním průběžně.
- Využijte virtuální karty pro online služby a opakované platby, kde lze snadno nastavit konkrétní limit.
Tím získáte průběžnou kontrolu nákladů v reálném čase, zjednodušíte práci účetním a manažerům a zaměstnancům dáte moderní nástroj, který jim usnadní každodenní fungování.
Závěr a další kroky
V tomto článku jsme si na příkladu ukázali, že digitalizace firemních výdajů není jen o hezké aplikaci, ale hlavně o propojení firemních karet, schvalovacího procesu a účetnictví do jednoho funkčního celku.
Pokud chcete podobnou automatizaci firemních výdajů i ve vaší firmě, může vám wflow pomoci nastavit proces od prvního pilotu až po škálování na celou organizaci, včetně integrace s bankou a účetním systémem. (wflow.com)
Domluvte si krátkou ukázku a projděte si, jak by mohl vypadat váš vlastní scénář digitalizace firemních výdajů od první karty po kompletní schvalovací workflow.
Jak firma IPEX digitalizovala firemní výdaje
Firemní karty, papírové účtenky, nekonečné proplácení a na konci měsíce překvapení v rozpočtu. Pokud vám to něco říká, nejste sami. Podle zkušeností IPEXU i wflow patří agenda firemních výdajů k oblastem, kde se ve firmách zbytečně ztrácí čas, peníze i nervy.
IPEX digitalizoval agendu výdajů a z jedné sdílené karty přešel na osm firemních karet s napojením na schvalovací proces a účetnictví. Přečtěte si, jak tento krok firmě ušetřil čas, zvýšil přehlednost a podpořil důvěru v týmu.
Proč se IPEX rozhodl digitalizovat účetnictví
IPEX je česká technologická firma vyvíjející moderní cloudovou platformu pro kontaktní centra. Jejich řešení pomáhá firmám sjednotit e-maily, chat, telefon, SMS i sociální sítě do jednoho prostředí a výrazně zjednodušuje komunikaci se zákazníky.
"Firma dlouhodobě investovala do zlepšování procesů směrem ven, k zákazníkům. Uvnitř ale ještě některé procesy fungovaly tradičně, včetně schvalování dokladů, které si žádalo více ruční koordinace mezi účetním oddělením a jednotlivými týmy."
Monika Frintová, CEO IPEX
Podobná situace byla i u firemních výdajů. Existovala jedna sdílená firemní karta, obchodníci občas platili ze svého a nosili účtenky zpětně. To vedlo k tomu, že některé doklady bylo obtížné dohledat nebo přiřadit k bankovním transakcím, což znesnadňovalo průběžnou kontrolu nákladů i práci účetních.
Výchozí stav: jedna karta, ztracené účtenky a nárazové výdaje
Ještě před wflow řešil IPEX typickou kombinaci problémů, které znají CFOs a provozní manažeři v mnoha firmách:
- jedna “sdílená” firemní karta u vybraného manažera
- obchodníci platili ze svého, což snižovalo ochotu platit za reprezentaci, klientské obědy, atp.
- účtenky se shromaždovaly v šuplíku, dodávaly hromadně, často se zpožděním
- při schvalování faktur chyběla skutečná kontrola na úrovni oddělení
Výsledkem byly nečekané nárazové výdaje a vedení chyběl průběžný přehled o nákladech na obchod a provoz.
Jaké řešení IPEX zvolil: firemní karty wflow a schvalovací workflow
Jak potvrzuje ze své praxe i Petr Sobotka, CRO wflow, právě agenda zaměstnaneckých výdajů bývá jednou z nejpodceňovanějších oblastí, i když má na cashflow, reporting a vnitřní kulturu firmy zásadní dopad.
"S narůstajícím počtem výdajů a rostoucím týmem je pro firmy čím dál důležitější najít systém, který by kombinoval rychlost, přehlednost a jednoduchost při práci s firemními náklady. To nabízí wflow."
Petr Sobotka, Co-founder & CRO wflow
IPEX proto začal používat firemní karty vydávané Českou spořitelnou a Visa, přímo napojené na wflow, a také mobilní aplikaci wflow jako nástroj pro digitalizaci účtenek a schvalování odkudkoliv.
Proces vypadá jednoduše:
- Zaměstnanec zaplatí firemní kartou.
- V mobilní aplikaci wflow se mu ihned zobrazí transakce a přijde notifikace.
- Zaměstnanec vyfotí účtenku, doplní poznámku (např. s jakým klientem byl na schůzce) a případně nákladové středisko.
- OCR vytěží data z účtenky, doklad se zařadí do schvalovacího workflow.
- Po schválení putuje doklad do účetnictví nebo ERP systému.
Důležitou roli hraje právě schvalovací workflow. IPEX nastavil cestu tak, že první schvalovatel je vždy vedoucí oddělení a teprve poté se doklad dostává k CEO. Každý manažer tak vidí své náklady v reálném čase a zároveň existuje druhý stupeň kontroly.
Rozpočty, limity a virtuální karty místo nepříjemných překvapení
Kromě samotných firemních karet a digitalizace účtenek je klíčový přístup k rozpočtům. IPEX má pro každé oddělení nastavené budgety, včetně reprezentace, a ty propojuje s limity na kartách.
Monika Frintová potvrzuje, že díky tomu se firma zbavila situací, kdy byly v plánu výdaje 30 tisíc, ale nakonec se na konci roku objevilo 80 tisíc a nikdo pořádně nevěděl proč. Limit na kartě, rozpočet oddělení a schvalovací workflow drží výdaje pod kontrolou průběžně, ne až při závěrce.
Zajímavý prvek jsou také virtuální firemní karty, které lze v rámci wflow a České spořitelny využít například pro jednotlivé online služby s přesným měsíčním limitem. Tím se minimalizuje riziko nechtěných plateb a zároveň je jasné, k čemu konkrétní karta slouží.
Implementace: z jedné karty na osm během pár dní
Protože IPEX už využíval Českou spořitelnu jako firemní banku, byla samotná implementace rychlá. Jak zaznělo na webináři, stačilo spojit bankéře v České spořitelně, ověřit bankovní identitu v aplikaci George a během hodin až jednotek dní se karty objevily v telefonech zaměstnanců.
Firma začala pilotem v obchodním týmu. Z jedné sdílené karty se během krátké doby stalo osm individuálních firemních karet pro konkrétní zaměstnance, přičemž IPEX plánuje postupné rozšíření do dalších týmů.
Reálné výsledky: méně administrativy, více důvěry a lepší kontrola
Podle Moniky Frintové ušetřilo propojení firemních karet, mobilní aplikace a schvalovacího workflow firmě hodiny práce měsíčně. "Zrychlilo se předávání dokladů k účetním, narostla přehlednost a významně se omezilo ruční přepisování a dohledávání účtenek," říká.
Kromě měřitelných přínosů má řešení i zajímavý „soft“ efekt. Když firma přestala držet jednu kartu u zodpovědné osoby a začala vydávat firemní karty přímo obchodníkům, zvýšila se míra důvěry a motivace. Zaměstnanci mají jasná pravidla, limity a rozpočet, ale zároveň komfort a status, který firemní karta přináší.
Co si z příběhu IPEX může vzít vaše firma?
Pokud jste CFO, finanční ředitel nebo provozní manažer a řešíte podobné výzvy, u IPEXu se osvědčil následující postup:
- Začněte pilotem v jednom týmu, typicky v obchodu, kde vzniká hodně drobných firemních výdajů.
- Nastavte jasná pravidla, rozpočty a limity pro každou firemní kartu.
- Firemní karty wflow jsou automaticky napojené na mobilní aplikaci a schvalovací workflow, takže se doklady dostávají k účetním průběžně.
- Využijte virtuální karty pro online služby a opakované platby, kde lze snadno nastavit konkrétní limit.
Tím získáte průběžnou kontrolu nákladů v reálném čase, zjednodušíte práci účetním a manažerům a zaměstnancům dáte moderní nástroj, který jim usnadní každodenní fungování.
Závěr a další kroky
V tomto článku jsme si na příkladu ukázali, že digitalizace firemních výdajů není jen o hezké aplikaci, ale hlavně o propojení firemních karet, schvalovacího procesu a účetnictví do jednoho funkčního celku.
Pokud chcete podobnou automatizaci firemních výdajů i ve vaší firmě, může vám wflow pomoci nastavit proces od prvního pilotu až po škálování na celou organizaci, včetně integrace s bankou a účetním systémem. (wflow.com)
Domluvte si krátkou ukázku a projděte si, jak by mohl vypadat váš vlastní scénář digitalizace firemních výdajů od první karty po kompletní schvalovací workflow.
Přečtěte si další články
.webp)
7 klíčových funkcí softwaru pro digitalizaci účetnictví, které posunou váš business na další úroveň
1. AI extrakce dat z dokladů a faktur
Co to je: Umělá inteligence automaticky čte faktury, účtenky a smlouvy a vytěžuje z nich klíčová data (číslo faktury, datum splatnosti, částka, dodavatel, DPH). Není potřeba žádné manuální přepisování.
Proč je to důležité: Podle konzultací s našimi klienty stráví účetní průměrně 40 % svého času manuálním zadáváním dat. Využití AI v účetnictví tento čas zkracuje až o 90 %.
Jak to funguje v praxi:
Faktura od Vodafone dorazí e-mailem → AI vytěží data (číslo faktury, částka, datum splatnosti) → systém automaticky spáruje fakturu s objednávkou → faktura se odešle ke schválení → po schválení se zaúčtuje do Pohody, Money S5 nebo jiného ERP dle vašeho výběru.
wflow benefit: wflow používá pokročilou OCR technologii, která rozpozná i ručně psané účtenky nebo faktury s nestandardním formátem. Přesnost extrakce dat je 96+ %.
2. Automatizované zpracování faktur
Co to je: Software pro digitalizaci účetnictví automaticky kontroluje faktury pomocí 3-way matchingu (faktura vs. objednávka vs. příjemka), detekuje duplicity a upozorňuje na podezřelé transakce.
Proč je to důležité: Mezinárodní Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) uvádí, že právě pomocí faktur vzniká nejvíce podvodů ve firmách - a to i v našem středoevropském regionu. Automatizované zpracování snižuje riziko podvodu a zajišťuje, že žádná faktura neunikne kontrole.
Jak to funguje v praxi:
Dodavatel pošle fakturu za 50 000 Kč → systém zkontroluje, zda existuje objednávka na tuto částku → porovná s příjemkou ze skladu → pokud vše sedí, faktura jde ke schválení → pokud ne, systém upozorní na nesrovnalost.
Obecný benefit: Firmy, které používají automatizované zpracování faktur výrazně snižují chybovost a zkracují čas na zpracování. Klienti wflow uvádějí úsporu času až o 50 %.
3. Digitální archivace dokumentů
Co to je: Všechny faktury, smlouvy, účtenky a další doklady se automaticky ukládají do zabezpečeného digitálního archivu s fulltextovým vyhledáváním a časovými razítky.
Proč je to důležité: Český zákon vyžaduje archivaci účetních dokladů minimálně 10 let. Digitální archiv zajišťuje autenticitu, integritu a čitelnost dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu.
Jak to funguje v praxi:
Potřebujete fakturu od dodavatele z roku 2021? Zadáte název dodavatele nebo číslo faktury → systém vám ji zobrazí za 3 sekundy → můžete ji stáhnout, sdílet s auditorem nebo zaslat kolegovi.
wflow benefit: wflow poskytuje bezpečný digitální archiv s ISO 27001 certifikací, kvalifikovanými časovými razítky a auditní stopou. Všechny dokumenty jsou dostupné odkudkoli, 24/7.
4. Reporting v reálném čase
Co to je: Dashboard, který zobrazuje aktuální stav financí firmy: kolik máte nezaplacených faktur, jaké jsou vaše výdaje za poslední měsíc, kde jsou úzká místa v cashflow.
Proč je to důležité: CFO potřebují vidět finanční zdraví firmy v reálném čase, ne až po uzávěrce. Podle Gartner mají firmy s real-time reportingem o 30 % lepší kontrolu nad cashflow.
%20(1).webp)
Jak to funguje v praxi:
CFO otevře dashboard → vidí, že firma má 15 nezaplacených faktur v celkové hodnotě 450 000 Kč → 3 faktury jsou po splatnosti → klikne na detail a okamžitě kontaktuje dodavatele.
Obecný benefit: Real-time reporting umožňuje rychlejší rozhodování, lepší plánování cashflow a eliminaci překvapení při uzávěrce.
5. Mobilní schvalování workflow
Co to je: Manažeři mohou schvalovat faktury, výdaje a objednávky přímo z mobilu, odkudkoli a kdykoli.
Proč je to důležité: V době práce na dálku a hybridních týmů je mobilní přístup klíčový. Faktury nečekají týden, než se manažer vrátí do kanceláře.
Jak to funguje v praxi:
Zaměstnanec nahraje účtenku z obchodní cesty → manažer dostane notifikaci na mobil → zkontroluje účtenku a schválí ji jedním kliknutím → účtenka se automaticky zaúčtuje a archivuje.
wflow benefit: wflow nabízí intuitivní mobilní aplikaci pro iOS i Android s offline režimem. Můžete schvalovat výdaje i bez připojení k internetu, data se synchronizují automaticky.
6. Bezproblémová integrace s ERP systémy
Co to je: Software se propojí s vaším stávajícím účetním systémem (Pohoda, Money S3, S5, Abra Flexi, SAP, atd.) přes API. Žádná změna účetního softwaru není potřeba.
Proč je to důležité: Firmy nechtějí měnit svůj ERP systém, do kterého investovaly čas a peníze a není divu. Taková změna je časově i finančně velmi náročná. Integrace zajišťuje, že data proudí automaticky mezi systémy bez manuálního exportu/importu.
Jak to funguje v praxi:
Faktura schválená ve wflow → automaticky se zaúčtuje v Pohoda (či jiném účetním systému) → záznam se propojí s digitálním archivem → při zobrazení faktury v Pohoda vidíte i originální PDF.
wflow benefit: wflow se integruje s 50+ účetními systémy a bankami. Integrace probíhá přes ready-made konektory nebo otevřené API.
7. Automatizovaná správa výdajů
Co to je: Zaměstnanci fotí účtenky mobilem, systém automaticky vytěží data, spáruje je s platbou firemní kartou a odešle ke schválení.
Proč je to důležité: Správa výdajů je často nejslabší článek účetnictví. Ztracené účtenky, chybějící schválení, manuální přepisování do Excelu. Automatizace eliminuje tyto problémy.
Jak to funguje v praxi:
Zaměstnanec zaplatí oběd firemní kartou → vyfotí účtenku mobilem → AI vytěží data → systém automaticky spáruje platbu s účtenkou → manažer schválí výdaj → účtenka se zaúčtuje a archivuje.
Obecný benefit: Firmy, které automatizují správu výdajů, šetří průměrně 15-20 hodin měsíčně a snižují chybovost o 80 %.
Klíčové shrnutí
➡️AI v účetnictví eliminuje pomocí extrakce dat 90 % manuální práce s doklady a zvyšuje přesnost na 96 %.
➡️Automatizované zpracování faktur snižuje riziko podvodu a zkracuje čas na zpracování o 40-50 %.
➡️Digitální archivace zajišťuje právní platnost dokumentů po dobu minimálně 10 let a okamžitý přístup odkudkoli.
➡️Real-time reporting dává CFO kontrolu nad cashflow a umožňuje rychlejší rozhodování.
➡️Mobilní schvalování urychluje workflow a eliminuje zpoždění kvůli nepřítomnosti manažerů.
➡️Integrace s ERP zajišťuje automatický tok dat bez nutnosti měnit stávající účetní systém.
➡️Automatizovaná správa výdajů šetří čas, snižuje chybovost a eliminuje ztracené účtenky.
Často kladené otázky (FAQ)
Jaké jsou nejdůležitější funkce softwaru pro digitalizaci účetnictví?
Klíčové funkce zahrnují AI extrakci dat, automatizované zpracování faktur, digitální archivaci s fulltextovým vyhledáváním, real-time reporting, mobilní schvalování, integraci s ERP systémy a automatizovanou správu výdajů.
Jak AI zlepšuje digitalizaci účetnictví?
AI automaticky vytěžuje faktury a účtenky, eliminuje manuální přepisování, detekuje duplicity a podezřelé transakce. Díky AI se snižuje chybovost o 95 % a zkracuje čas na zpracování dokladů o 40–50 %.
Může se software pro digitalizaci účetnictví integrovat s našimi stávajícími systémy?
Ano. Moderní software se integruje s většinou účetních systémů (Pohoda, Money S5, Abra FlexiBee, SAP, atd.) přes API nebo ready-made konektory. Nemusíte měnit svůj stávající ERP.
Zdroje
- Thomson Reuters: Harnessing AI and automation: How to elevate your tech stack (2025)
- Association of Certified Fraud Examiners (ACFE): "Report to the Nations" (2024)
- Sbírka zákonů: Zákon o účetnictví
- Interní user cases s našimi klienty a partnery
Autor článku
Robert Soudný, CEO ve wflow
Spoluzakladatel a CEO wflow. Spolu s kolegou Davidem Grohem vyvinul pokročilou cloudovou technologii pro zpracování účetních dokladů. Své bohaté zkušenosti jako účetní a finanční manažer sbírá od roku 2001. Kromě řízení úspěšného podnikání se Robert věnuje osvětě a podpoře digitální transformace účetnictví, čímž přináší moderní řešení do tohoto tradičního oboru.
.webp)
Co je digitalizace účetnictví: Kompletní průvodce pro moderní CFO
Co je digitalizace a automatizace účetnictví
Digitalizace účetnictví označuje využití digitálních nástrojů a automatizovaných procesů pro zpracování účetních dokladů, jejich schvalování, archivaci a reporting. Cílem není změnit účetní systém, ale zjednodušit a zpřehlednit procesy kolem dokladů, a to od jejich přijetí až po zaúčtování a úhradu.
Na rozdíl od tradičního přístupu, založeného na papírování, e-mailech a ručním přepisování, umožňuje digitalizace účetnictví pracovat s daty v reálném čase, s jasnou historií změn a výrazně nižší chybovostí.
Hlavní přínosy digitalizace účetnictví
1. Úspora času díky automatizaci
Automatizace účetnictví eliminuje ruční přepisování dat z faktur a účtenek. Účetní tým se tak může soustředit na kontrolu a analýzu místo administrativy.
2. Vyšší kvalita dat
Automatizované zpracování dokladů snižuje chybovost způsobenou lidským faktorem (ať už je chyba způsobena záměrně či z nepozornosti) a zajišťuje konzistentní vstupy do účetního systému.
3. Lepší kontrola výdajů
Díky průběžnému schvalování a přehledu o závazcích má vedení lepší kontrolu výdajů v průběhu měsíce, ne až po měsíční uzávěrce.
4. Rychlejší uzávěrky
Když jsou doklady zpracovávané průběžně, měsíční a roční uzávěrky přestávají být stresujícím maratonem na poslední chvíli.
5. Real-time reporting
Moderní software pro digitalizaci účetnictví umožňuje reporting v reálném čase podle oddělení, projektů nebo zakázek, což zlepšuje finanční plánování.
6. Auditní stopa a dohledatelnost
Každý krok v procesu má jasnou historii. Auditní stopa usnadňuje interní kontroly i velké audity.
Klíčové funkce nástrojů pro digitalizaci účetnictví
Automatizované vytěžování faktur
Vytěžování dat z dokladů (částky, dodavatelé, DUZP, variabilní symbol) pomocí AI a OCR (optické rozpoznávání znaků) výrazně zrychluje práci účetních.
Schvalování dokladů
Schvalování faktur a dalších dokladů probíhá podle předem definovaných pravidel: podle částky, projektu nebo odpovědné osoby. Vzniká tak přehledné účetní workflow.
Zdroj: mobilní aplikace wflow
.webp)
Integrace s účetním systémem
Digitální nástroje musí fungovat jako nadstavba nad existujícím účetním softwarem (ERP), nikoliv jako jeho náhrada.
Elektronická archivace dokladů
Elektronická archivace dokladů zajišťuje bezpečné uložení dokumentů v souladu s aktuální legislativou a jejich rychlé dohledání.
Jak zavést digitalizované účetnictví krok za krokem
1. Zmapujte současné procesy
Popište si cestu dokladu od přijetí až po úhradu. Kde vznikají zdržení? Kdo schvaluje?
2. Vyberte vhodné řešení
Hledejte nástroj, který se integruje s vaším účetním systémem a podporuje automatizaci účetnictví.
3. Spusťte pilotní provoz
Začněte jednou agendou. Doporučujeme začít přijatými fakturami.
4. Zapojte lidi
Vysvětlete účetním i manažerům, jaký přínos nový proces přináší a co se od nich očekává.
5. Optimalizujte a rozšiřujte
Po ověření přínosů postupně zapojujte další typy dokladů a procesů.
Digitalizace účetnictví podle velikosti firmy
Menší firmy oceňují jednoduchost a rychlé nasazení bez nutnosti IT oddělení. Střední a větší organizace naopak těží z komplexního účetního workflow, víceúrovňové schvalovací matice, pokročilé automatizace a hlubší integrace na ERP systémy.
Digitální budoucnost účetnictví
Budoucnost patří vyšší míře automatizace, využití umělé inteligence a prediktivnímu řízení financí. Digitalizované účetnictví se postupně stává standardem, nikoliv konkurenční výhodou.
Klíčová shrnutí
➡️ Digitalizace účetnictví není primárně o změně účetního systému, ale o zlepšení procesů kolem dokladů.
➡️ Správně nastavené řešení přináší přehled, kontrolu a čas na strategická rozhodnutí.
➡️ CFO získává data v reálném čase, ne až po uzávěrce.
Připraveni posunout účetnictví na další úroveň?
Kombinace moderního účetního softwaru a nástrojů pro digitalizaci a automatizaci účetnictví umožňuje realistickou a postupnou transformaci bez narušení každodenního provozu. Prvním krokem může být jednoduchý pilot, který rychle ukáže skutečné přínosy.
Využít nezávaznou konzultaci.
Zdroje
Deloitte: 2025 Global Human Capital Trends
Gartner: CFO Report 2025
PWC: How AI agents help drive a new finance operating model
Autor článku
Viktoria Sokur, SaaS CFO ve wflow
Pomáhám SaaS firmám vytvářet jasné a praktické manažerské reporty, které vedou k chytřejším rozhodnutím a udržitelnému růstu. Využívám k tomu základní SaaS metriky, jako jsou CAC, runway, příjmy, retence a jednotková ekonomika. Převáděním komplexních dat do srozumitelných informací umožňuji zakladatelům a vedoucím týmům porozumět výkonnosti, identifikovat příležitosti a s jistotou plánovat do budoucna.
Proč musí mít CFO bezpečnost firemních plateb mezi top prioritami roku 2026
Hrozby pro firemní finance v roce 2026
Největším rizikem nejsou jen sofistikované kyberútoky, ale hlavně běžný provoz firmy. Podle Iva Apetauera z Visa a Petra Sobotky z wflow často stačí jedna sdílená karta nebo narychlo zadaný převod a vzniká reálné riziko ztráty desítek tisíc korun.
Typické scénáře, které dnes CFO a finanční manažeři řeší:
- jedna fyzická karta sdílená mezi více lidmi, u které je těžké dohledat, kdo co zaplatil a proč
- platby na základě falešné nebo neověřené faktury, kde je vymahatelnost peněz minimální
- uložené údaje karty u online služeb, které později uniknou při bezpečnostním incidentu dodavatele
K tomu přidejme tlak na rychlost a růst počtu online transakcí. Kombinace lidské chyby, nejasných pravomocí a nedostatečných procesů z toho dělá téma, které už v roce 2026 nemůže CFO ignorovat.
Proč je platba kartou bezpečnější než bankovní převod
Mnoho firem stále vnímá převod z účtu na účet jako nejbezpečnější formu platby. Na našem nedávném webináři však Ivo Apetauer z Visa Commercial Solutions zmínil, že u převodu často neexistuje žádná další ochranná vrstva. Jakmile peníze odejdou na špatný účet, je jejich návratnost nejistá a velmi závislá na vůli protistrany a rychlosti reakce bank.
Platba kartou naopak prochází screeningem banky a karetním schématem. Visa i banky staví na datech a detekčních modelech, které dokážou rizikové transakce označit v reálném čase a v řadě případů jim zabránit. CFO má navíc lepší dohledatelnost protistrany, historii transakcí i možnost pracovat s reklamací platby, což u běžného převodu prakticky nemá.
Z pohledu bezpečnosti proto není fér porovnávat „kartu“ a „převod“ jen pocitově. Firemní karta, správně nastavená a zasazená do jasných procesů, může být bezpečnější volbou než klasický převod.
Virtuální a zaměstnanecké karty jako programovatelná bezpečnost
Dle Iva Apetauera bude trendem, aby každý zaměstnanec, tým nebo konkrétní účel měl vlastní „virtuální účet“, tedy kartu s jasně nastavenými pravidly. Limit, povolené typy obchodníků, časové omezení i měna se dají přednastavit tak, aby kartou šlo zaplatit jen to, co odpovídá roli člověka a politice firmy.
Z pohledu CFO to přináší kombinaci pohodlí a kontroly. Zaměstnanec má nástroj, který potřebuje pro práci, ale firma minimalizuje riziko zneužití. U jednorázových nákupů nebo úhrady konkrétní faktury se navíc stále častěji využívají tokeny a jednorázové virtuální karty, které po zaplacení přestávají fungovat. To je extrémně užitečné i u kontraktorů a externistů, kde je oddělení jednotlivých výdajů klíčové.
Když se bezpečnost potká s procesy: propojení wflow a karet Visa
Technologie sama o sobě nestačí. Pokud karta není napojená na jasný proces, zůstane CFO v roli „policajta“, který honí účtenky po e-mailech a chatu a snaží se zpětně rekonstruovat, co se vlastně stalo.
Tady vstupuje do hry kombinace firemních karet a platformy wflow. wflow je cloudová aplikace, která firmám pomáhá digitalizovat účetnictví, automatizovat sběr dokladů, jejich oběh, schvalování i archivaci a tím výrazně snižuje manuální práci s účetními dokumenty. Každá platba kartou se propojí s konkrétním dokladem, který zaměstnanec jednoduše nafotí v mobilní aplikaci, systém vytěží data, navrhne zaúčtování a pošle doklad ke schválení správnému člověku. CFO tak má v jednom nástroji přehled, co se platí, kým, za co a z jakého rozpočtu.
Díky strategické spolupráci s Českou spořitelnou a Visa se wflow přirozeně napojuje na firemní karty a internetové bankovnictví. Z nástroje pro „předávání účtenek“ se tak stává reálný řídicí panel firemních výdajů v reálném čase, ne jen další šanon v cloudu.
Na co by se měl CFO zaměřit v roce 2026
Bezpečnost plateb a firemních financí nemusí znamenat další vrstvu byrokracie. Naopak, dobře nastavené procesy a chytré nástroje umí práci finančního oddělení zjednodušit a zrychlit.
Pokud jste CFO nebo finanční manažer, zaměřte se v roce 2026 hlavně na tři oblasti:
- Nahraďte sdílené firemní karty zaměstnaneckými a virtuálními kartami s jasnými pravidly.
- Propojte firemní karty s nástrojem pro digitalizaci účetnictví, aby každá platba měla doklad, schvalovatele a místo v účetnictví.
- Průběžně revidujte limity, nastavení a výjimky. Bezpečnost není jednorázový projekt, ale součást finančního řízení.
Závěrem:
bezpečnost plateb by v roce 2026 neměla být jen IT téma, ale jedna z klíčových priorit CFO. Pokud chcete mít jistotu, že vaše firemní finance jsou chráněné a zároveň máte výdaje pod kontrolou v reálném čase, podívejte se, jak propojit wflow, vaši banku a firemní karty ve vaší firmě. Rádi vám s tím pomůžeme.