Vuch díky wflow šetří 8–10 hodin týdně a schvaluje výdaje odkudkoli
Úspora 8–10 h týdně
Optimalizovaný proces šetří 8–10 h rutinní práce týdně.
Schvalování na dálku
Schvalovatelé potvrzují faktury z mobilu, i mimo kancelář.
Automatizace a přenos do ABRA
Dokumenty se po schválení přenášejí do systému ABRA, vše je dohledatelné s auditní stopou.
„Wflow nám v průměru šetří 8 až 10 hodin rutinní práce týdně. Nejvíc času získáváme díky tomu, že schvalování probíhá online z mobilu a máme jasnou auditní stopu, takže odpadá běhání za podpisy a dohledávání dokladů.“
O firmě
Vuch působí v oblasti e‑commerce a retailu se sítí provozoven po celé ČR. Dlouhodobě klade důraz na jednoduchost procesů a využívání technologií pro snížení administrativní zátěže. Značku založili v roce 2015 v Chrudimi a soustředí se na design a prodej kabelek, peněženek, batohů a dalších módních doplňků. V roce 2023 přesáhla tržby 265 mil. Kč a v roce 2024 meziročně dále rostla zhruba o 40 % s rozšířením na německý trh.
Výchozí situace a výzvy
Před nasazením wflow probíhalo schvalování přijatých faktur čistě manuálně: účetní museli fyzicky obíhat kanceláře, shánět podpisy a kontrolovat podklady, což bylo zdlouhavé, náchylné k chybám a náročné na kapacity. V obdobích dovolených se proces zpomaloval ještě výrazněji.
Hlavní problémy:
Manuální schvalování a běhání za podpisy po firmě.
Riziko chyb a nejasná odpovědnost v procesu.
Prodlevy během dovolených a při shánění souhlasů z poboček.
Ztrácely se drobné paragony a chyběl jednotný přehled nad historií schvalování.
Vzdálené schvalování a vytěžování pomocí AI
Na základě doporučení od svého prověřeného partnera se Vuch rozhodl pro implementaci wflow s cílem digitalizovat účetnictví, zpřehlednit procesy a snížit chybovost. Rozhodujícími kritérii bylo víceúrovňové schvalování, přesné vytěžování dat pomocí AI, rychlá implementace a nulové počáteční investice do řešení. Wflow navíc zpracovává nejen přijaté faktury, ale i účtenky, takže mají všechny doklady na jednom místě.
Vzdálené schvalování s notifikacemi. Schvalovatelé potvrzují z mobilu, odkudkoli.
AI vytěžování (Rossum) pro automatický přepis dat z faktur a paragonů.
Vrácení se zdůvodněním Pokud schvalovatel fakturu vrátí, přímo ve wflow k ní přidá vysvětlení. Komentář je tak u dokladu ve wflow a neztratí se v e‑mailech.
Propojení na ABRA schválené dokumenty se přenášejí automatizovaně.
Nasazení napříč firmou i pobočkami po celé ČR.
Měřitelné přínosy pro Vuch
Implementace wflow přinesla hmatatelné výsledky v rychlosti schvalování, přehledu i pohodlí pro uživatele. Schvalovatelé vyřizují doklady odkudkoli a účetní tým tráví méně času rutinou a více kontrolou kvality. Klíčové dopady potvrzené týmem Vuch zahrnují:
8–10 hodin týdně ušetřených na rutině: průměrně uvolněno 8–10 hodin rutinní práce týdně pro hodnotnější činnosti.
Schvalování i mimo kancelář: systém automaticky notifikuje příslušné osoby; schvalování probíhá i během dovolených.
Méně chyb a ztracených dokladů: eliminace chyb a minimalizace ztrát drobných paragonů.
Jednoduché přijetí uživateli: intuitivní rozhraní, adopce bez nutnosti školení.
„Máme provozovny po celé republice a schvalovatelům stačí notifikace v mobilu, doklady odsouhlasí okamžitě, i na cestách nebo během dovolené. Wflow nám tím zrychlilo tok dokladů bez běhání za podpisy a zvýšilo přehled i dohledatelnost celého procesu.“
Digitalizace účetnictví nikdy nebyla jednodušší
Digitální účetnictví, firemní karty a výdaje, řízení účetních dat. To všechno a mnohem víc máte vždy na dosah ruky s wflow.
