Energetika

Společnost encall používá firemní karty wflow: „Přehled a úspora času pro všechny,“ říkají

Zrušení pokladen na pobočkách

Díky firemním kartám již nemusejí jejich pobočky vést hotovostní pokladny

Stovky transakcí již v prvním kvartálu

encall používá 15 karet wflow a za první kvartál od spuštění realizovali přes 850 transakcí

Reálná úspora několika FTE

Minimalizace administrativy, žádné nárazové dohledávání a schvalování účtenek (FTE= full time employee)

‍

„Dříve jsme výdaje řešili přes hotovostní pokladny a účtenky se dokládaly zpětně, což bylo nárazové a neefektivní. Dnes mají vybraní zaměstnanci vlastní kartu s limitem a účtenku nahrají do aplikace v momentě platby. Díky tomu máme přehled a náklady na účetnictví zůstávají pod kontrolou i při rostoucím počtu transakcí.“

Karel Tezner, CFO, encall

O firmě

Společnost encall s.r.o. je česká středně velká firma, která pomáhá domácnostem i firmám zdarma optimalizovat náklady za energie. Svým klientům poskytuje zprostředkování výhodnějších cen energií, a také nabízí zprostředkování řešení v oblasti obnovitelných zdrojů– od fotovoltaických elektráren až po tepelná čerpadla. Klade důraz na jednoduchost, transparentnost a online přístup bez zbytečného papírování. Pro své klienty je partnerem v oblasti energetiky, na kterého se vždy mohou spolehnout. Společnost encall s.r.o. provozuje portál Porovnej energie, službu Energie srozumitelně ve spolupráci s CNN Prima NEWS a službu DEAP ve spolupráci s Českou spořitelnou.

před wflow

Výchozí situace a výzvy

Dříve v encallu řešili firemní výdaje na pobočkách především přes hotovostní pokladny, což přinášelo administrativní zátěž, jak pro účetní, tak pro manažery. Firemní karty mělo jen nejužší vedení firmy a vzniklé účtenky za platby se zpracovávaly nárazově a zcela manuálně. S rostoucím počtem zaměstnanců i transakcí začala firma hledat efektivnější a transparentnější způsob, jak tyto výdaje řídit moderně a bez papírů. Klíčové výzvy zahrnovaly:

Časovou náročnost při zpětném dohledávání a schvalování účtenek

Nízkou průběžnou kontrolu nad výdaji a transakcemi mimo standardní cykly

Nutnost držet stabilní náklady na účetnictví i při rostoucím objemu transakcí

Potřebu zrušit pokladny na pobočkách a omezit manipulaci s hotovostí

‍

Řešení

Firemní karty jako další krok digitalizace

‍

Rozhodnutí nasadit firemní karty wflow bylo přirozeným krokem– encall už platformu wflow využíval k automatizaci zpracování faktur a rozšíření o karty tak znamenalo další posun směrem kplné automatizaci firemních výdajů. Hlavní motivací bylo odbourání ručních procesů a zajištění lepší kontroly nad výdaji napříč pobočkami. Nasazení probíhalo hladce, a to i díky aktivní spolupráci s expertním konzultantem z wflow, který pomohl s integrací na stávající ERP Helios.

encall aktuálně využívá pro své platby jak fyzické, tak virtuální karty. U virtuálních karet je výhodou jejich rychlé vytvoření– pověřený zaměstnanec (pozn. typicky CFO) je na pár kliknutí založí v internetovém bankovnictví a přiřadí vybraným kolegům. Zaměstnanci přitom nemusí být klienty České spořitelny– stačí, když si stáhnou a aktivují aplikaci George, přes kterou si kartu přidají do Apple Wallet nebo Google Pay.

Díky jednoduchému nastavení a propojení karet s bankovnictvím i s wflow bylo možné řešení zprovoznit během několika dní, bez zátěže pro IT nebo účetní tým. Dnes má encall 15 karet wflow a již za první kvartál od spuštění realizovali přes 850 transakcí.

‍

„Wflow jsme již využívali, byli jsme s ním spokojeni a dávalo tedy smysl mít všechno na jednom místě. Karty jsme přidali ve chvíli, kdy nám rostl počet transakcí a původní procesy už přestávaly stačit.“

— Karel Tezner, CFO, encal

Benefity

Přínosy pro encall

Nasazení firemních karet wflow přineslo encallu výrazné zjednodušení práce s výdaji. Každý vybraný zaměstnanec má nyní svou debetní kartu (vydanou Českou spořitelnou a Visou) s nastaveným limitem. Účtenku za nákup nahraje zaměstnanec do aplikace wflow ihned po zaplacení díky automatické notifikaci, což minimalizuje jejich ztráty a zvyšuje přehled.

Díky firemním kartám se encallu také podařilo nahradit pokladny na pobočkách (Plzeň, Ústí, Ostrava) a vyřešit správu provozních výdajů– od kancelářského vybavení po občerstvení, reprezentaci a podobně.

Schvalování výdajů probíhá plně digitálně a výrazně se snížila potřeba manuálních zásahů. Karty tak eliminovaly potřebu najímat administrativní podporu na proces vyúčtování a dohledávání účtenek. Nyní tuto agendu pokrývá systém sám, bez zatěžování účetních či managementu.

Nižší potřeba ruční administrativy – reálná úspora několika FTE

Zrušení hotovostních pokladen, snadné řešení spend managementu poboček

Okamžité nahrání účtenky díky notifikacím – minimální ztrátovost dokladů

Plně digitální schvalování s jasným přehledem o tom, kdo co kdy platil

„Účtenky se schvalují přímo ve wflow, je v tom pořádek a máme jasný přehled, kdo kdy co platil. I když roste počet transakcí, náklady na účetní administrativu zůstávají stabilní. Jestli řešíme deset nebo sto účtenek teď už vyjde na stejno.“

— Karel Tezner, CFO, encall

Case Studies