Jak dostat finance pod kontrolu

Digitalizace mění mnoho oborů a účetnictví není výjimkou. Kromě vyšší efektivity a přesnosti práce přináší digitalizace ještě jeden zásadní přínos: snižuje dopad na životní prostředí. Jak konkrétně digitalizace účetnictví šetří přírodní zdroje a co to znamená pro ekologii? Pojďme si to rozebrat.

‍Méně papíru, více stromů

Tradiční účetnictví je spojeno s velkým množstvím papírové dokumentace – od faktur a výkazů po různé smlouvy a výpisy. Přechod na elektronické formáty znamená výrazné snížení spotřeby papíru, což má přímý dopad na:

1. Ochranu lesů: Papír je nejčastěji vyráběn ze dřeva. Menší spotřeba papíru znamená nižší tlak na těžbu dřeva a ochranu lesních ekosystémů.
2. Snížení emisí skleníkových plynů: Výroba papíru je energeticky náročná a přispívá ke globálnímu oteplování. Digitalizace tyto emise snižuje.
3. Ochranu vodních zdrojů: Výroba papíru spotřebovává obrovské množství vody – přechod na digitální formáty pomáhá snižovat její plýtvání.

Méně odpadu díky elektronickým dokumentům

Papírové dokumenty mají omezenou životnost – dříve či později skončí v koši. Elektronická archivace tuto situaci řeší elegantně. Dokumenty uložené v cloudu nebo na digitálních úložištích nezabírají fyzický prostor, nevytvářejí odpad a lze je snadno zálohovat nebo aktualizovat.

Další výhody elektronických dokumentů:

• Snížení nákladů na tisk a skladování.
• Snadné sdílení dat bez nutnosti jejich kopírování.
• Minimalizace zbytečných procesů, jako je skenování nebo přepisování.

Nižší spotřeba energie díky cloudovým řešením

Moderní cloudové účetní systémy jsou nejen pohodlné, ale také energeticky efektivní. Centralizace dat v cloudu znamená, že se eliminují energeticky náročné servery, které by si jednotlivé firmy musely provozovat samy.

Navíc mnoho poskytovatelů cloudových služeb dnes využívá obnovitelné zdroje energie, čímž dále snižuje ekologickou stopu svých datových center.

Digitální archivace: Menší prostorové nároky

Papírové archivy zabírají nejen prostor, ale vyžadují i kontrolované prostředí (například klimatizaci) pro dlouhodobé uchování dokumentů. Přechod na digitální archivaci toto vše eliminuje. Výsledkem je:

• Menší spotřeba energie na skladování.
• Efektivnější využití prostoru – fyzické archivy nahrazují malé digitální úložiště.
• Snadnější přístup k datům bez nutnosti přenášení těžkých šanonů.

Širší ekologický dopad: Inspirace pro ostatní obory

Účetnictví, které se aktivně digitalizuje, může být příkladem pro další obory. Digitalizace ukazuje, že moderní technologie mohou být nejen efektivní, ale také šetrné k přírodě. Firmy, které tuto cestu přijmou, si nejen zlepší efektivitu, ale mohou také demonstrovat svůj závazek k udržitelnosti – což je stále důležitější pro zákazníky i obchodní partnery.

Ekologická odpovědnost je budoucnost účetnictví

Digitalizace účetnictví není jen o pohodlí a efektivitě. Je to také o odpovědnosti vůči planetě. Každý krok směrem k digitalizaci – od elektronické fakturace po cloudové řešení – znamená úsporu papíru, energie a přírodních zdrojů.

Firmy, které si tento přístup osvojí, nejenže pomáhají planetě, ale také posilují svůj vlastní obraz jako odpovědné a moderní společnosti. Digitalizace účetnictví je tak investicí nejen do budoucnosti firmy, ale i do budoucnosti nás všech.

‍

Přiznejme si to – účetnictví, to není téma na večírek. Ale je to základní kámen zdravého podnikání. A právě proto je plné mýtů, které dokáží zvednout nejednoho účetního ze židle. Takže: posaďte se pohodlně, nasaďte dioptrické brýle, odpijte z ranní kávy nebo večerního vína a pojďme společně vyvrátit nejčastější dezinformace, které by vás mohly zmást.

1. Účetnictví je o ručním zadávání dat a automatizace není nutná

No, může být. Stejně jako si místo e-mailu můžete posílat dopisy. Ale pokud chcete ušetřit čas a energii pro činnosti, které vaší firmě přinesou opravdovou hodnotu – strategii, analýzu nebo poradenství – tak tohle není cesta.

Automatizace v účetnictví není jen o usnadnění práce. Je o tom, jak získat čas na to důležité, jak zlepšit přesnost a rychlost. A hlavně – o tom, že účetnictví dnes není jen o číslech, ale o jejich efektivním zpracování a využití.

2. Automatizace je drahá a složitá

Žijeme ve 21. století. Spojíme se s lidmi na druhé straně planety během vteřin, a to za pár korun měsíčně. Stejně tak i automatizace už dávno není jen pro korporace s astronomickými rozpočty.

Moderní účetní systémy jsou navržené tak, aby jejich implementace byla co nejjednodušší a cenově dostupná. Technologie, které dřív stály statisíce, jsou dnes dostupné i menším firmám. A přidaná hodnota? Ta se vám vrátí rychleji, než byste čekali – v ušetřeném čase, nižších nákladech a vyšší efektivitě.

3. Automatizace nahradí účetní

Je to právě naopak. Automatizace nenahrazuje lidi, ale dává jim prostor dělat to, co stroje nikdy nezvládnou – myslet, analyzovat, plánovat.

Účetní díky automatizaci nemusí ztrácet čas rutinními úkoly, jako je přepisování faktur nebo kontrola dokladů. Místo toho se mohou věnovat hlubším analýzám, sestavování strategií nebo zlepšování procesů. Jinými slovy, automatizace dělá účetní práci hodnotnější a smysluplnější.

4. Automatizace v účetnictví ohrožuje bezpečnost dat

A teď se zhluboka nadechněte a uklidněte. Moderní technologie jsou bezpečnější než kdy dřív. Vaše data jsou chráněná vícefaktorovým ověřováním, šifrováním a dalšími opatřeními, která je téměř nemožné prolomit.

Pokud dodržujete základní pravidla bezpečnosti, jsou vaše účetní data jako v bavlnce. Takže strach z ohrožení dat je spíš mýtus než reálné riziko.

Pokud jste se dostali až sem, gratulujeme! Společně jsme porazili čtyři z největších protivníků moderní účetní praxe: nejasnost, předsudky, strach a neinformovanost. Tak co říkáte? Je čas vzít účetnictví do 21. století?

CTA: Domluvte si s námi schůzku

‍

Finanční a účetní oddělení

Transparentní a aktuální pohled na všechny transakce ve společnosti dodá finančním týmům jistotu. Stahování výpisů jednou měsíčně a zpětné pátrání po dokladech je již minulostí. Účetní oddělení není detektivní kancelář.
​Účetní oddělení konečně dostane podklady k transakcím včas a kompletní.

Administrativa

Nahrazení hotovosti kartami zbaví firmu zbytečné administrativy se správou pokladny. Řekněte sbohem pokladním dokladům a distribuujte peníze zaměstnancům efektivně a online.
​Zbavíte firmu hotovosti tam, kde není potřeba.

Management

Zaměstnanecké výdaje pod palcem. Už žádná překvapení na konci měsíce. Všechny výdaje mohou jít na schválení ihned po zaplacení a jsou k dispozici online odkudkoliv.
​Získejte plnou kontrolu nad zaměstnaneckými výdaji ve společnosti.

Zaměstnanec (držitel karty)

Držitelé karet si zaslouží komfortní nástroj pro předávání podkladů k transakcím. Uživatelsky přívětivá mobilní aplikace vyzve pomocí notifikace zaměstnance na pořízení snímku účtenky ihned po zaplacení. Nabídne také přehled všech transakcí a karet spolu s informacemi o stavu schválení a dalších potřebných informacích.
​Zbavte zaměstnance stresu a starostí s předáváním účtenek, když to jde lépe a jednodušeji.

Jak to funguje?

‍

‍

‍1. Propojíte svůj účet České spořitelny

Celé karetní řešení je postaveno na platebních kartách od České spořitelny. Pro využití funkcionality tedy musíte připojit do aplikace váš běžný firemní účet České spořitelny, na kterém máte vystavené platební karty - plastikové i virtuální.

Pokud nemáte účet u České spořitelny, kontaktujte nás, prosím, a my s vámi projdeme další možný postup.

2. Ve wflow získáte přístup ke kartám a povoleným účtům

Všechny karty vedené k připojenému účtu se zobrazí v přehledu.

3. Karty jednoduše přiřadíte k uživatelům ve wflow

Přiřazením zpřístupníte danému uživateli vybranou kartu a její transakce v mobilní i webové aplikaci wflow.

Zaměstnanec začne dostávat notifikace pro nahrání dokladu přes mobilní aplikaci.

Podrobnější informace najdete v tomto článku: Zaměstnanecké výdaje.

‍

‍

‍

‍

‍

‍

‍

wflow AI pro vytěžování účtenek

Novinka wflow AI nabízí alternativu ke stávajícímu vytěžování přes ROSSUM a přináší efektivní nástroj pro vytěžování dat z účtenek postavený na LLM modelu. V předběžném přístupu je k dispozici pro všechny zákazníky wflow zdarma.
​
​Výhody wflow AI: cenově výhodné řešení pro vytěžování účtenek. Dobrá alternativa k ručnímu zadávání.

Výhody ROSSUM: vysoká úspěšnost vytěžování, rozhraní pro efektivní kontrolu vytěžených dat, učení podle historie vytěžených dokumentů.

Nové wflow AI můžete aktivovat v Nastavení > Integrace > Vytěžování

Účtenky odeslané na vytěžení budou následně během několika vteřin obohacené o vytěžená data a dokument změní stav zpracování na "vytěženo".

‍