Digitalizace účetnictví = šetrnější přístup k planetě

Proč se IPEX rozhodl digitalizovat účetnictví

IPEX je česká technologická firma vyvíjející moderní cloudovou platformu pro kontaktní centra. Jejich řešení pomáhá firmám sjednotit e-maily, chat, telefon, SMS i sociální sítě do jednoho prostředí a výrazně zjednodušuje komunikaci se zákazníky.

"Firma dlouhodobě investovala do zlepšování procesů směrem ven, k zákazníkům. Uvnitř ale ještě některé procesy fungovaly tradičně, včetně schvalování dokladů, které si žádalo více ruční koordinace mezi účetním oddělením a jednotlivými týmy."

Monika Frintová, CEO IPEX

‍

Podobná situace byla i u firemních výdajů. Existovala jedna sdílená firemní karta, obchodníci občas platili ze svého a nosili účtenky zpětně. To vedlo k tomu, že některé doklady bylo obtížné dohledat nebo přiřadit k bankovním transakcím, což znesnadňovalo průběžnou kontrolu nákladů i práci účetních.

Výchozí stav: jedna karta, ztracené účtenky a nárazové výdaje

Ještě před wflow řešil IPEX typickou kombinaci problémů, které znají CFOs a provozní manažeři v mnoha firmách:

• jedna “sdílená” firemní karta u vybraného manažera
• obchodníci platili ze svého, což snižovalo ochotu platit za reprezentaci, klientské obědy, atp.
• účtenky se shromaždovaly v šuplíku, dodávaly hromadně, často se zpožděním
• při schvalování faktur chyběla skutečná kontrola na úrovni oddělení

Výsledkem byly nečekané nárazové výdaje a vedení chyběl průběžný přehled o nákladech na obchod a provoz.

Jaké řešení IPEX zvolil: firemní karty wflow a schvalovací workflow

Jak potvrzuje ze své praxe i Petr Sobotka, CRO wflow, právě agenda zaměstnaneckých výdajů bývá jednou z nejpodceňovanějších oblastí, i když má na cashflow, reporting a vnitřní kulturu firmy zásadní dopad.

"S narůstajícím počtem výdajů a rostoucím týmem je pro firmy čím dál důležitější najít systém, který by kombinoval rychlost, přehlednost a jednoduchost při práci s firemními náklady. To nabízí wflow."

Petr Sobotka, Co-founder & CRO wflow

IPEX proto začal používat firemní karty vydávané Českou spořitelnou a Visa, přímo napojené na wflow, a také mobilní aplikaci wflow jako nástroj pro digitalizaci účtenek a schvalování odkudkoliv.

‍

Proces vypadá jednoduše:

1. Zaměstnanec zaplatí firemní kartou.
2. V mobilní aplikaci wflow se mu ihned zobrazí transakce a přijde notifikace.
3. Zaměstnanec vyfotí účtenku, doplní poznámku (např. s jakým klientem byl na schůzce) a případně nákladové středisko.
4. OCR vytěží data z účtenky, doklad se zařadí do schvalovacího workflow.
5. Po schválení putuje doklad do účetnictví nebo ERP systému.

Důležitou roli hraje právě schvalovací workflow. IPEX nastavil cestu tak, že první schvalovatel je vždy vedoucí oddělení a teprve poté se doklad dostává k CEO. Každý manažer tak vidí své náklady v reálném čase a zároveň existuje druhý stupeň kontroly.

Rozpočty, limity a virtuální karty místo nepříjemných překvapení

Kromě samotných firemních karet a digitalizace účtenek je klíčový přístup k rozpočtům. IPEX má pro každé oddělení nastavené budgety, včetně reprezentace, a ty propojuje s limity na kartách.

Monika Frintová potvrzuje, že díky tomu se firma zbavila situací, kdy byly v plánu výdaje 30 tisíc, ale nakonec se na konci roku objevilo 80 tisíc a nikdo pořádně nevěděl proč. Limit na kartě, rozpočet oddělení a schvalovací workflow drží výdaje pod kontrolou průběžně, ne až při závěrce.

Zajímavý prvek jsou také virtuální firemní karty, které lze v rámci wflow a České spořitelny využít například pro jednotlivé online služby s přesným měsíčním limitem. Tím se minimalizuje riziko nechtěných plateb a zároveň je jasné, k čemu konkrétní karta slouží.

Implementace: z jedné karty na osm během pár dní

Protože IPEX už využíval Českou spořitelnu jako firemní banku, byla samotná implementace rychlá. Jak zaznělo na webináři, stačilo spojit bankéře v České spořitelně, ověřit bankovní identitu v aplikaci George a během hodin až jednotek dní se karty objevily v telefonech zaměstnanců.

Firma začala pilotem v obchodním týmu. Z jedné sdílené karty se během krátké doby stalo osm individuálních firemních karet pro konkrétní zaměstnance, přičemž IPEX plánuje postupné rozšíření do dalších týmů.

Reálné výsledky: méně administrativy, více důvěry a lepší kontrola

Podle Moniky Frintové ušetřilo propojení firemních karet, mobilní aplikace a schvalovacího workflow firmě hodiny práce měsíčně. "Zrychlilo se předávání dokladů k účetním, narostla přehlednost a významně se omezilo ruční přepisování a dohledávání účtenek," říká.

Kromě měřitelných přínosů má řešení i zajímavý „soft“ efekt. Když firma přestala držet jednu kartu u zodpovědné osoby a začala vydávat firemní karty přímo obchodníkům, zvýšila se míra důvěry a motivace. Zaměstnanci mají jasná pravidla, limity a rozpočet, ale zároveň komfort a status, který firemní karta přináší.

Co si z příběhu IPEX může vzít vaše firma?

Pokud jste CFO, finanční ředitel nebo provozní manažer a řešíte podobné výzvy, u IPEXu se osvědčil následující postup:

1. Začněte pilotem v jednom týmu, typicky v obchodu, kde vzniká hodně drobných firemních výdajů.
2. Nastavte jasná pravidla, rozpočty a limity pro každou firemní kartu.
3. Firemní karty wflow jsou automaticky napojené na mobilní aplikaci a schvalovací workflow, takže se doklady dostávají k účetním průběžně.
4. Využijte virtuální karty pro online služby a opakované platby, kde lze snadno nastavit konkrétní limit.

Tím získáte průběžnou kontrolu nákladů v reálném čase, zjednodušíte práci účetním a manažerům a zaměstnancům dáte moderní nástroj, který jim usnadní každodenní fungování.

Závěr a další kroky

V tomto článku jsme si na příkladu ukázali, že digitalizace firemních výdajů není jen o hezké aplikaci, ale hlavně o propojení firemních karet, schvalovacího procesu a účetnictví do jednoho funkčního celku.

Pokud chcete podobnou automatizaci firemních výdajů i ve vaší firmě, může vám wflow pomoci nastavit proces od prvního pilotu až po škálování na celou organizaci, včetně integrace s bankou a účetním systémem. (wflow.com)

Domluvte si krátkou ukázku a projděte si, jak by mohl vypadat váš vlastní scénář digitalizace firemních výdajů od první karty po kompletní schvalovací workflow.

‍

Právě v takových momentech se ukáže, jestli má daná firma skutečně funkční schvalovací workflow.

V tomto článku se podíváme, jak si jako menší nebo středně velká firma nastavit oběh přijatých faktur tak, aby byl rychlý, auditovatelný a připravený na automatizaci. A také si ukážeme, kde a jak do toho dává smysl zapojit chytré nástroje pro správu faktur.

Když správa faktur brzdí business

Ve firmách, kde se správa faktur řeší e-mailem, v Excelu nebo dokonce v papírové podobě, se opakují stejné problémy:

• faktury se ztrácí nebo objevují na poslední chvíli
• platí se pozdě, nebo (v horším případě) dvakrát
• nikdo přesně neví, kdo co schválil a kdy
• finanční plánování stojí na odhadech místo na datech

Studie k invoice approval workflow se shodují, že manuální procesy znamenají více chyb, zpoždění plateb, horší viditelnost a vyšší riziko podvodů. Naopak automatizace schvalování faktur zrychluje zpracování, snižuje chybovost a zlepšuje cash flow.

V českém prostředí se navíc stále řeší „papír vs. digitalizace účetnictví“. Firmy, které už přešly na digitalizaci příchozích faktur, uvádějí výrazné zrychlení zpracování a lepší přehled o tom, kdo co kdy schválil.

Co je schvalovací workflow faktur

Schvalovací workflow faktur je jasně popsaná cesta, kterou faktura prochází od přijetí až po úhradu. Typicky zahrnuje:

1. Přijetí dokladu
2. Vytěžení dat (ručně nebo pomocí AI)
3. Ověření a doplnění (kontrola účetní / finančního oddělení)
4. Schválení odpovědným manažerem
5. Zaúčtování a platba

Dobře nastavené workflow faktur je vlastně vestavěný kontrolní mechanismus. Hlídá, že každá faktura je oprávněná, odpovídá objednávce či smlouvě a schválil ji člověk s odpovídající pravomocí.

Pro CFO nebo finančního ředitele to znamená dvě věci: máte jistotu, že peníze odcházejí podle pravidel, a zároveň vidíte v reálném čase, kolik faktur čeká, kde se zasekly a jaké závazky vás čekají.

‍

Jak si nastavit oběh faktur ve firmě v praxi

1. Zmapujte, jak dnes faktury obíhají

Začněte tím, že si s účetní a klíčovými manažery sednete a popíšete reálný oběh faktur ve firmě: odkud chodí, kdo je schvaluje, kdy se zdržují, kde vznikají chyby.

Cíl není vytvořit ideální svět, ale pochopit současný stav, na který pak navážete.

2. Nastavte role a týmy, ne jen konkrétní lidi

Častá chyba v praxi: do schvalování se v systému nastaví konkrétní člověk a na něj se naváže celé workflow faktur. Jakmile onemocní nebo odejde, proces stojí.

Daniela Suchožová, specialistka zákaznické podpory wflow, proto doporučuje pracovat s týmy schvalovatelů, místo jednoho jména nastavíte tým (například „Finanční oddělení“ nebo „Marketing“). Schválit pak může kdokoliv z týmu a zastupitelnost řešíte jen tím, že v týmu přidáte nebo odeberete člověka, bez zásahu do samotného workflow faktur.

To je obrovská výhoda hlavně pro malé a střední firmy, kde už krátkodobá nepřítomnost jednoho člověka může výrazně zpomalit oběh faktur.

3. Definujte pravidla podle částky, střediska a typu nákladu

Schvalovací workflow faktur by měla reagovat na to, o jaký typ výdaje jde. Typicky:

• limit částky (např. do 5 000 Kč schvaluje vedoucí střediska, nad 5 000 Kč ještě i CFO)
• středisko nebo projekt (marketing, výroba, IT…)
• specifický dodavatel nebo typ nákladu (například pronájem, marketingové kampaně, stavební zakázky)

V moderním nástroji jako je wflow si můžete ke každé schvalovací cestě přidat více podmínek najednou, například celková částka + středisko. Systém wflow sám vyhodnotí, kterou cestu použije.

4. Rozhodněte, kdy proběhne schválení

Existují dva běžné modely:

• Schválení až po účetní kontrole: účetní nejdřív vyplní střediska, zakázky, DPH a až kompletní doklad jde ke schválení. Hodí se tam, kde účetní tým dobře zná kontext nákladů.
• Schválení před vytěžením dat: používá se tehdy, když přes sběrný e-mail chodí i jiné dokumenty než faktury a nechcete zbytečně platit za vytěžování nerelevantních dokladů. Ve wflow se dá workflow nastavit tak, aby se nejdřív ověřilo, že jde skutečně o fakturu a až pak se spustí AI vytěžování.

Smysl dává zvolit si jeden model jako výchozí a výjimky omezit na minimum.

Pokud vás zajímá nastavování schvalování ve wflow podrobněji, podívejte se na náš webinář, který se tomuto tématu věnuje:

‍

Software na správu faktur: co by měl umět

Pokud chcete mít pod kontrolou správu faktur a celý oběh faktur ve firmě, ruční procesy vás daleko nepustí. Software na správu faktur by měl umět alespoň:

• sběr dokladů z e-mailu, mobilní aplikace a dalších zdrojů
• AI vytěžování dat z faktur
• online schvalovací workflow faktur s podporou týmů a více úrovní schválení
• napojení na účetní systém a banku
• bezpečný digitální archiv s auditní stopou

Systém wflow vám pokryje digitalizaci účetnictví, AI vytěžování dokumentů, schvalování faktur, automatické zaúčtování a důvěryhodnou archivaci. A to vše v jednom přehledném nástroji, bez nutnosti měnit váš účetní software.

Firmám tak pomáhá snížit chybovost až o desítky procent, ušetřit desítky hodin měsíčně a zároveň mít jasně vidět, kdo co schválil. Reference klientů jako Shoptet, SCIO nebo Lindt potvrzují, že mobilní aplikace na schvalování faktur a jednotné workflow faktur jsou velkou časovou úsporou a výrazně snižují chybovost.

"Všechny přijaté doklady nyní zpracováváme digitálně, včetně jejich schvalování a předání externí účetní firmě. S tím nám pomohlo wflow.“
Jan Hospodka, CFO Shoptet

Závěr: začněte jedním workflow a dál ho iterujte

Efektivní správa faktur nevznikne přes noc. Důležité je:

• zmapovat současný oběh faktur ve firmě
• nastavit jasné role a týmy, které zajistí zastupitelnost
• definovat jednoduchá, ale jasná pravidla pro schvalování
• podpořit to vhodným softwarem na správu faktur a digitalizaci příchozích faktur

Chcete si na konkrétním příkladu ukázat, jak by mohl vypadat váš schvalovací workflow faktur ve wflow a co všechno lze automatizovat? Domluvte si krátkou online konzultaci s naším specialistou přímo z webu wflow.com a projděme spolu vaše faktury krok za krokem.

Firemní karta je víc, než jen plast v peněžence

Moderní firemní platební karty pro zaměstnance umějí víc než jen zaplatit hotel nebo benzín. V ideálním případě spojí několik funkcí do jednoho procesu:

• online přehled o výdajích v reálném čase, místo čekání na výpisy a papírové vyúčtování
• automatizovaný sběr účtenek a dokladů vhodný pro digitalizované účetnictví
• limity a pravidla pro každou firemní kartu pro s.r.o. podle týmu, projektu nebo seniorit

Jen menšina firem dokáže sledovat náklady v reálném čase, většina pořád spoléhá na papír a zpětnou kontrolu na konci měsíce, což zvyšuje riziko chyb a přetažených rozpočtů. Právě firemní karta pro zaměstnance napojená na účetní software umí tenhle problém vyřešit.

„Největší přínos vidím v tom, že po zaplacení karta okamžitě připomene, aby uživatel nahrál účtenku a upřesnil výdaj, takže se doklady neztrácejí. Každá karta se navíc váže na konkrétního člověka, což výrazně usnadňuje kontrolu nákladů.“
CEO Pavel Suldovský, Suldovský a partneři, a.s.

Jak vybírat nejlepší firemní kartu pro firmu

Ptali jsme se CFO wflow Viktorie Sokur a došli k závěru že při výběru nejlepší firemní karty se vyplatí dívat na tři hlavní oblasti:

1. Integrace a automatizace

Důležité není jen to, jak karta platí, ale co se stane po platbě. Ideál je napojení na systém, který umí platbu ihned zobrazit, vyžádat účtenku, vytěžit data pomocí AI a poslat je do účetnictví bez ručního přepisování.

2. Limity, role a schvalování

Dobrá platební karta pro firmu podporuje různé limity pro zaměstnance, projekty nebo týmy a má přehledné schvalovací workflow. CFO potřebuje mít možnost zabrzdit výdaje dřív, než utečou z rozpočtu.

3. Virtuální firemní karta

Virtuální firemní karta se vydá během minut, skvěle se hodí pro online platby, předplatné nebo krátkodobé projekty. Virtuální firemní karty dnes nabízejí jak banky, tak fintech řešení. Například Česká spořitelna u firemních karet pro podnikatele uvádí možnost virtuálních karet a jejich použití v mobilní peněžence, včetně jednorázových karet pro bezpečné online platby.

Níže najdete přehled čtyř hlavních možností, které dávají v českém prostředí pro malé a střední firmy největší smysl.

wflow a firemní karty České spořitelny: účetní karta pro klid CFO

Spojení chytrých firemních karet České spořitelny a aplikace wflow míří přímo na potřeby CFO, kteří chtějí digitalizovat účetnictví od karty až po účetní systém. Po platbě firemní kartou přijde uživateli notifikace, aby vyfotil účtenku v mobilní aplikaci, doplnil potřebné údaje a o zbytek se postará wflow, které doklad uloží, nechá projít schvalováním a po schválení odešle do účetního softwaru

Zjistěte víc >> ZDE

Podle informací z Roklen24 karta vznikla ve spolupráci wflow, České spořitelny a Visa jako „účetní“ karta, která transakce okamžitě ukazuje v aplikaci a automaticky zařazuje doklady do kategorií i do účetního systému.

‍

A výsledky pro CFO?

Místo chaotických výpisů a šanonů mají v reálném čase přehled o firemních výdajích, automatické přiřazení účtenek, jasnou auditní stopu a plnou integraci s účetním systémem. Pokud hledáte nejlepší firemní kartu 2026 z pohledu automatizace účetnictví, kombinace wflow a firemní karty České spořitelny je objektivně nejblíž ideálu end to end řešení.

‍

„Dříve jsme výdaje řešili přes hotovostní pokladny a účtenky se dokládaly zpětně, což bylo nárazové a neefektivní. Dnes mají vybraní zaměstnanci vlastní kartu s limitem a účtenku nahrají do aplikace v momentě platby. Díky tomu máme přehled a náklady na účetnictví zůstávají pod kontrolou i při rostoucím počtu transakcí.“
Karel Tezner, CFO, encall

Fidoo: předplacené firemní karty a kontrola rozpočtů

Fidoo je české fintech řešení zaměřené na předplacené firemní platební karty a správu výdajů. Karty si firma sjedná online bez návštěvy pobočky, do pár dní je má v ruce a zaměstnanci je používají na běžné provozní výdaje v ČR i zahraničí.

Po platbě Fidoo kartou zaměstnanec vyfotí účtenku v aplikaci, ta se digitalizuje, přiřadí k transakci a odešle ke schválení. CFO a účetní tak mají v jednom rozhraní všechny výdaje, limity i reporting, bez nahánění účtenek

Fidoo dává smysl pro firmy, které chtějí firemní kartu pro zaměstnance s pevnými limity, ale nechtějí ji přímo vázat na bankovní účet, a zároveň potřebují robustnější správu výdajů než jen internetové bankovnictví.

Revolut Business: firemní karta pro firmy se zahraničními platbami

Revolut Business nabízí multi měnový firemní účet s možností vydat velké množství fyzických i virtuálních firemních karet. Každá karta má vlastní limity, pravidla a je napojena na konkrétní účet v dané měně, což ocení firmy, které často platí v eurech nebo jiných měnách.

Pro SMB, které mají klienty nebo dodavatele v zahraničí, může být Revolut zajímavou volbou díky transparentním kurzům a jednoduché online správě karet i uživatelů.

Z pohledu účetnictví ale Revolut stále spíš doplňuje než nahrazuje specializovaná řešení typu wflow, která jsou přímo navržená pro české účetní standardy a integrace.

‍

Karty českých bank: jednodušší platební karta pro firmu

Klasické firemní platební karty nabízí všechny velké české banky. Česká spořitelna, Komerční banka, ČSOB nebo Moneta mají v nabídce debetní i kreditní firemní karty, často doplněné o benefity typu cestovní pojištění nebo partnerské slevy (například přehled účtů a karet pro podnikatele na stránkách České spořitelny ).

Pro velmi malé firmy může být jednoduchá kreditní karta navázaná na firemní účet dostatečná. Jakmile ale chcete větší kontrolu nad výdaji nebo virtuální firemní kartu pro každý tým, dává smysl přidat nadstavbové řešení typu wflow nebo Fidoo.

‍

Jak začít: od jedné karty k chytrému systému

Pokud dnes řešíte firemní platební karty ad hoc a účtenky končí v šanonu, je ideální postup jednoduchý:

1. Vyberte základ – bankovní kartu nebo fintech řešení – podle toho, zda je pro vás důležitější úvěrový rámec, nebo automatizace.
2. Přidejte nadstavbu pro digitalizaci účetnictví, která umí zpracovat doklady, schvalovat výdaje a napojit se na váš účetní systém.
3. Začněte u jedné firemní karty pro s.r.o. a pár vybraných zaměstnanců, proces postupně rozšiřujte na celý tým.

Pokud chcete vidět, jak v praxi funguje propojení firemní platební karty s plně digitalizovaným účetnictvím, sjednejte si nezávaznou schůzku. Uvidíte demo wflow a řešení s chytrými kartami České spořitelny. Na vlastní oči si ověříte, jak může jediná firemní karta pro zaměstnance nastartovat skutečnou změnu v tom, jak ve firmě řídíte výdaje, cash flow i práci účetního týmu.

‍

‍

‍

‍

‍