Robert Soudný

1. AI extrakce dat z dokladů a faktur

Co to je: Umělá inteligence automaticky čte faktury, účtenky a smlouvy a vytěžuje z nich klíčová data (číslo faktury, datum splatnosti, částka, dodavatel, DPH). Není potřeba žádné manuální přepisování.

Proč je to důležité: Podle konzultací s našimi klienty stráví účetní průměrně 40 % svého času manuálním zadáváním dat. Využití AI v účetnictví tento čas zkracuje až o 90 %.

Jak to funguje v praxi:

Faktura od Vodafone dorazí e-mailem → AI vytěží data (číslo faktury, částka, datum splatnosti) → systém automaticky spáruje fakturu s objednávkou → faktura se odešle ke schválení → po schválení se zaúčtuje do Pohody, Money S5 nebo jiného ERP dle vašeho výběru.

wflow benefit: wflow používá pokročilou OCR technologii, která rozpozná i ručně psané účtenky nebo faktury s nestandardním formátem. Přesnost extrakce dat je 96+ %.

2. Automatizované zpracování faktur

Co to je: Software pro digitalizaci účetnictví automaticky kontroluje faktury pomocí 3-way matchingu (faktura vs. objednávka vs. příjemka), detekuje duplicity a upozorňuje na podezřelé transakce.

Proč je to důležité: Mezinárodní Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) uvádí, že právě pomocí faktur vzniká nejvíce podvodů ve firmách - a to i v našem středoevropském regionu. Automatizované zpracování snižuje riziko podvodu a zajišťuje, že žádná faktura neunikne kontrole.

Jak to funguje v praxi:

Dodavatel pošle fakturu za 50 000 Kč → systém zkontroluje, zda existuje objednávka na tuto částku → porovná s příjemkou ze skladu → pokud vše sedí, faktura jde ke schválení → pokud ne, systém upozorní na nesrovnalost.

Obecný benefit: Firmy, které používají automatizované zpracování faktur výrazně snižují chybovost a zkracují čas na zpracování. Klienti wflow uvádějí úsporu času až o 50 %.

3. Digitální archivace dokumentů

Co to je: Všechny faktury, smlouvy, účtenky a další doklady se automaticky ukládají do zabezpečeného digitálního archivu s fulltextovým vyhledáváním a časovými razítky.

Proč je to důležité: Český zákon vyžaduje archivaci účetních dokladů minimálně 10 let. Digitální archiv zajišťuje autenticitu, integritu a čitelnost dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu.

Jak to funguje v praxi:

Potřebujete fakturu od dodavatele z roku 2021? Zadáte název dodavatele nebo číslo faktury → systém vám ji zobrazí za 3 sekundy → můžete ji stáhnout, sdílet s auditorem nebo zaslat kolegovi.

wflow benefit: wflow poskytuje bezpečný digitální archiv s ISO 27001 certifikací, kvalifikovanými časovými razítky a auditní stopou. Všechny dokumenty jsou dostupné odkudkoli, 24/7.

4. Reporting v reálném čase

Co to je: Dashboard, který zobrazuje aktuální stav financí firmy: kolik máte nezaplacených faktur, jaké jsou vaše výdaje za poslední měsíc, kde jsou úzká místa v cashflow.

Proč je to důležité: CFO potřebují vidět finanční zdraví firmy v reálném čase, ne až po uzávěrce. Podle Gartner mají firmy s real-time reportingem o 30 % lepší kontrolu nad cashflow.

Jak to funguje v praxi:

CFO otevře dashboard → vidí, že firma má 15 nezaplacených faktur v celkové hodnotě 450 000 Kč → 3 faktury jsou po splatnosti → klikne na detail a okamžitě kontaktuje dodavatele.

Obecný benefit: Real-time reporting umožňuje rychlejší rozhodování, lepší plánování cashflow a eliminaci překvapení při uzávěrce.

5. Mobilní schvalování workflow

Co to je: Manažeři mohou schvalovat faktury, výdaje a objednávky přímo z mobilu, odkudkoli a kdykoli.

Proč je to důležité: V době práce na dálku a hybridních týmů je mobilní přístup klíčový. Faktury nečekají týden, než se manažer vrátí do kanceláře.

Jak to funguje v praxi:

Zaměstnanec nahraje účtenku z obchodní cesty → manažer dostane notifikaci na mobil → zkontroluje účtenku a schválí ji jedním kliknutím → účtenka se automaticky zaúčtuje a archivuje.

wflow benefit: wflow nabízí intuitivní mobilní aplikaci pro iOS i Android s offline režimem. Můžete schvalovat výdaje i bez připojení k internetu, data se synchronizují automaticky.

6. Bezproblémová integrace s ERP systémy

Co to je: Software se propojí s vaším stávajícím účetním systémem (Pohoda, Money S3, S5, Abra Flexi, SAP, atd.) přes API. Žádná změna účetního softwaru není potřeba.

Proč je to důležité: Firmy nechtějí měnit svůj ERP systém, do kterého investovaly čas a peníze a není divu. Taková změna je časově i finančně velmi náročná. Integrace zajišťuje, že data proudí automaticky mezi systémy bez manuálního exportu/importu.

Jak to funguje v praxi:

Faktura schválená ve wflow → automaticky se zaúčtuje v Pohoda (či jiném účetním systému) → záznam se propojí s digitálním archivem → při zobrazení faktury v Pohoda vidíte i originální PDF.

wflow benefit: wflow se integruje s 50+ účetními systémy a bankami. Integrace probíhá přes ready-made konektory nebo otevřené API.

7. Automatizovaná správa výdajů

Co to je: Zaměstnanci fotí účtenky mobilem, systém automaticky vytěží data, spáruje je s platbou firemní kartou a odešle ke schválení.

Proč je to důležité: Správa výdajů je často nejslabší článek účetnictví. Ztracené účtenky, chybějící schválení, manuální přepisování do Excelu. Automatizace eliminuje tyto problémy.

Jak to funguje v praxi:

Zaměstnanec zaplatí oběd firemní kartou → vyfotí účtenku mobilem → AI vytěží data → systém automaticky spáruje platbu s účtenkou → manažer schválí výdaj → účtenka se zaúčtuje a archivuje.

Obecný benefit: Firmy, které automatizují správu výdajů, šetří průměrně 15-20 hodin měsíčně a snižují chybovost o 80 %.

Klíčové shrnutí
➡️AI v účetnictví eliminuje pomocí extrakce dat 90 % manuální práce s doklady a zvyšuje přesnost na 96 %.
➡️Automatizované zpracování faktur snižuje riziko podvodu a zkracuje čas na zpracování o 40-50 %.
➡️Digitální archivace zajišťuje právní platnost dokumentů po dobu minimálně 10 let a okamžitý přístup odkudkoli.
➡️Real-time reporting dává CFO kontrolu nad cashflow a umožňuje rychlejší rozhodování.
➡️Mobilní schvalování urychluje workflow a eliminuje zpoždění kvůli nepřítomnosti manažerů.
➡️Integrace s ERP zajišťuje automatický tok dat bez nutnosti měnit stávající účetní systém.
➡️Automatizovaná správa výdajů šetří čas, snižuje chybovost a eliminuje ztracené účtenky.

Často kladené otázky (FAQ)

Jaké jsou nejdůležitější funkce softwaru pro digitalizaci účetnictví?

Klíčové funkce zahrnují AI extrakci dat, automatizované zpracování faktur, digitální archivaci s fulltextovým vyhledáváním, real-time reporting, mobilní schvalování, integraci s ERP systémy a automatizovanou správu výdajů.

Jak AI zlepšuje digitalizaci účetnictví?

AI automaticky vytěžuje faktury a účtenky, eliminuje manuální přepisování, detekuje duplicity a podezřelé transakce. Díky AI se snižuje chybovost o 95 % a zkracuje čas na zpracování dokladů o 40–50 %.

Může se software pro digitalizaci účetnictví integrovat s našimi stávajícími systémy?

Ano. Moderní software se integruje s většinou účetních systémů (Pohoda, Money S5, Abra FlexiBee, SAP, atd.) přes API nebo ready-made konektory. Nemusíte měnit svůj stávající ERP.

Zdroje

1. Thomson Reuters: Harnessing AI and automation: How to elevate your tech stack  (2025)
2. Association of Certified Fraud Examiners (ACFE): "Report to the Nations" (2024)
3. Sbírka zákonů: Zákon o účetnictví
4. Interní user cases s našimi klienty a partnery

Autor článku

Robert Soudný, CEO ve wflow

Spoluzakladatel a CEO wflow. Spolu s kolegou Davidem Grohem vyvinul pokročilou cloudovou technologii pro zpracování účetních dokladů. Své bohaté zkušenosti jako účetní a finanční manažer sbírá od roku 2001. Kromě řízení úspěšného podnikání se Robert věnuje osvětě a podpoře digitální transformace účetnictví, čímž přináší moderní řešení do tohoto tradičního oboru.

LinkedIn

Moderní technologie nám umožňují usnadnit každodenní činnosti a šetřit drahocenný čas. Mobilní aplikace wflow je inovativní nástroj, který přináší nový pohled na správu účetnictví a fakturace. S wflow můžete zapomenout na zbytečné papírování a využít výhod digitalizace naplno.

Co přesně wflow nabízí? Podívejte se, jak vám tato aplikace může změnit způsob práce s účetními dokumenty.

Všechny účetní dokumenty na jednom místě

Jednou z hlavních výhod aplikace wflow je její schopnost uchovávat všechny účetní dokumenty přehledně na jednom místě. S aplikací můžete:

• Jednoduše nahrávat faktury a účtenky z mobilu nebo počítače.
• Mít okamžitý přístup k dokumentům díky digitálnímu archivu.

Už nikdy nebudete hledat ztracené papíry nebo složitě přeposílat dokumenty e-mailem.

Automatizace, která šetří váš čas

Wflow přináší úsporu času díky automatickému zpracování dokumentů.

• Aplikace rozpozná klíčové údaje, jako jsou čísla faktur, data splatnosti a částky.
• Tyto informace jsou připravené k exportu do účetních systémů.

Zapomeňte na ruční zadávání dat – wflow vám umožní soustředit se na důležitější činnosti.

Přístup odkudkoliv a kdykoliv

Díky mobilní aplikaci Wflow můžete pracovat s dokumenty odkudkoliv. Stačí mít připojení k internetu a máte:

• Okamžitý přehled o fakturách a jiných účetních dokumentech.
• Možnost nahrávat nové dokumenty a spravovat úkoly na cestách.

To ocení zejména ti, kteří často pracují na dálku nebo jsou neustále v pohybu.

Spolupráce na jedné platformě

Wflow usnadňuje komunikaci mezi všemi členy týmu – účetními, manažery i zaměstnanci. Umožňuje:

• Sdílení dokumentů v reálném čase.
• Přidávání komentářů a poznámek k jednotlivým úkolům.
• Centralizovanou komunikaci, která eliminuje chaos způsobený různými nástroji.

Bezpečnost dat na prvním místě

Účetní data jsou citlivá, a proto Wflow dbá na maximální zabezpečení. Aplikace nabízí:

• Šifrování dat, které chrání před neoprávněným přístupem.
• Pravidelné zálohování dokumentů, takže o svá data nikdy nepřijdete.

S wflow máte jistotu, že vaše účetní údaje zůstávají v bezpečí.

Proč přejít na mobilní aplikaci wflow?

Wflow není jen další aplikace na správu dokumentů – je to komplexní řešení, které vám umožní:

• Šetřit čas díky automatizaci a jednoduchému ovládání.
• Zvýšit efektivitu práce díky okamžité dostupnosti dokumentů.
• Zlepšit spolupráci mezi členy týmu i s externími partnery.
• Mít klid díky nejmodernějším bezpečnostním opatřením

Ať už jste účetní, manažer nebo podnikatel, mobilní aplikace wflow vám pomůže zvládnout účetnictví rychleji, efektivněji a bez zbytečného stresu. Digitalizace je budoucnost, a s Wflow můžete být vždy o krok napřed.

Vyzkoušejte wflow a přesvědčte se sami, jak snadné je zpracování účetnictví v digitální éře!

Digitalizace mění mnoho oborů a účetnictví není výjimkou. Kromě vyšší efektivity a přesnosti práce přináší digitalizace ještě jeden zásadní přínos: snižuje dopad na životní prostředí. Jak konkrétně digitalizace účetnictví šetří přírodní zdroje a co to znamená pro ekologii? Pojďme si to rozebrat.

‍Méně papíru, více stromů

Tradiční účetnictví je spojeno s velkým množstvím papírové dokumentace – od faktur a výkazů po různé smlouvy a výpisy. Přechod na elektronické formáty znamená výrazné snížení spotřeby papíru, což má přímý dopad na:

1. Ochranu lesů: Papír je nejčastěji vyráběn ze dřeva. Menší spotřeba papíru znamená nižší tlak na těžbu dřeva a ochranu lesních ekosystémů.
2. Snížení emisí skleníkových plynů: Výroba papíru je energeticky náročná a přispívá ke globálnímu oteplování. Digitalizace tyto emise snižuje.
3. Ochranu vodních zdrojů: Výroba papíru spotřebovává obrovské množství vody – přechod na digitální formáty pomáhá snižovat její plýtvání.

Méně odpadu díky elektronickým dokumentům

Papírové dokumenty mají omezenou životnost – dříve či později skončí v koši. Elektronická archivace tuto situaci řeší elegantně. Dokumenty uložené v cloudu nebo na digitálních úložištích nezabírají fyzický prostor, nevytvářejí odpad a lze je snadno zálohovat nebo aktualizovat.

Další výhody elektronických dokumentů:

• Snížení nákladů na tisk a skladování.
• Snadné sdílení dat bez nutnosti jejich kopírování.
• Minimalizace zbytečných procesů, jako je skenování nebo přepisování.

Nižší spotřeba energie díky cloudovým řešením

Moderní cloudové účetní systémy jsou nejen pohodlné, ale také energeticky efektivní. Centralizace dat v cloudu znamená, že se eliminují energeticky náročné servery, které by si jednotlivé firmy musely provozovat samy.

Navíc mnoho poskytovatelů cloudových služeb dnes využívá obnovitelné zdroje energie, čímž dále snižuje ekologickou stopu svých datových center.

Digitální archivace: Menší prostorové nároky

Papírové archivy zabírají nejen prostor, ale vyžadují i kontrolované prostředí (například klimatizaci) pro dlouhodobé uchování dokumentů. Přechod na digitální archivaci toto vše eliminuje. Výsledkem je:

• Menší spotřeba energie na skladování.
• Efektivnější využití prostoru – fyzické archivy nahrazují malé digitální úložiště.
• Snadnější přístup k datům bez nutnosti přenášení těžkých šanonů.

Širší ekologický dopad: Inspirace pro ostatní obory

Účetnictví, které se aktivně digitalizuje, může být příkladem pro další obory. Digitalizace ukazuje, že moderní technologie mohou být nejen efektivní, ale také šetrné k přírodě. Firmy, které tuto cestu přijmou, si nejen zlepší efektivitu, ale mohou také demonstrovat svůj závazek k udržitelnosti – což je stále důležitější pro zákazníky i obchodní partnery.

Ekologická odpovědnost je budoucnost účetnictví

Digitalizace účetnictví není jen o pohodlí a efektivitě. Je to také o odpovědnosti vůči planetě. Každý krok směrem k digitalizaci – od elektronické fakturace po cloudové řešení – znamená úsporu papíru, energie a přírodních zdrojů.

Firmy, které si tento přístup osvojí, nejenže pomáhají planetě, ale také posilují svůj vlastní obraz jako odpovědné a moderní společnosti. Digitalizace účetnictví je tak investicí nejen do budoucnosti firmy, ale i do budoucnosti nás všech.

‍

Přiznejme si to – účetnictví, to není téma na večírek. Ale je to základní kámen zdravého podnikání. A právě proto je plné mýtů, které dokáží zvednout nejednoho účetního ze židle. Takže: posaďte se pohodlně, nasaďte dioptrické brýle, odpijte z ranní kávy nebo večerního vína a pojďme společně vyvrátit nejčastější dezinformace, které by vás mohly zmást.

1. Účetnictví je o ručním zadávání dat a automatizace není nutná

No, může být. Stejně jako si místo e-mailu můžete posílat dopisy. Ale pokud chcete ušetřit čas a energii pro činnosti, které vaší firmě přinesou opravdovou hodnotu – strategii, analýzu nebo poradenství – tak tohle není cesta.

Automatizace v účetnictví není jen o usnadnění práce. Je o tom, jak získat čas na to důležité, jak zlepšit přesnost a rychlost. A hlavně – o tom, že účetnictví dnes není jen o číslech, ale o jejich efektivním zpracování a využití.

2. Automatizace je drahá a složitá

Žijeme ve 21. století. Spojíme se s lidmi na druhé straně planety během vteřin, a to za pár korun měsíčně. Stejně tak i automatizace už dávno není jen pro korporace s astronomickými rozpočty.

Moderní účetní systémy jsou navržené tak, aby jejich implementace byla co nejjednodušší a cenově dostupná. Technologie, které dřív stály statisíce, jsou dnes dostupné i menším firmám. A přidaná hodnota? Ta se vám vrátí rychleji, než byste čekali – v ušetřeném čase, nižších nákladech a vyšší efektivitě.

3. Automatizace nahradí účetní

Je to právě naopak. Automatizace nenahrazuje lidi, ale dává jim prostor dělat to, co stroje nikdy nezvládnou – myslet, analyzovat, plánovat.

Účetní díky automatizaci nemusí ztrácet čas rutinními úkoly, jako je přepisování faktur nebo kontrola dokladů. Místo toho se mohou věnovat hlubším analýzám, sestavování strategií nebo zlepšování procesů. Jinými slovy, automatizace dělá účetní práci hodnotnější a smysluplnější.

4. Automatizace v účetnictví ohrožuje bezpečnost dat

A teď se zhluboka nadechněte a uklidněte. Moderní technologie jsou bezpečnější než kdy dřív. Vaše data jsou chráněná vícefaktorovým ověřováním, šifrováním a dalšími opatřeními, která je téměř nemožné prolomit.

Pokud dodržujete základní pravidla bezpečnosti, jsou vaše účetní data jako v bavlnce. Takže strach z ohrožení dat je spíš mýtus než reálné riziko.

Pokud jste se dostali až sem, gratulujeme! Společně jsme porazili čtyři z největších protivníků moderní účetní praxe: nejasnost, předsudky, strach a neinformovanost. Tak co říkáte? Je čas vzít účetnictví do 21. století?

CTA: Domluvte si s námi schůzku

‍