Slovenský developer Atrios zrychlil schvalování faktur o 90 % a přešel na elektronický oběh dokladů
Atrios real estate přešel z papírového oběhu faktur na elektronické schvalování ve wflow a výrazně tím zrychlil celý proces práce s doklady. Díky centralizaci dokumentů a jasně nastavenému workflow získal tým lepší přehled, vyšší dohledatelnost a možnost schvalovat faktury odkudkoliv.
.png)
Výrazně rychlejší schvalování
oběh dokladů se podle vedení firmy významně zrychlil a celkový posun oproti původnímu stavu odhadují na 90 %
Všechny doklady na jednom místě
Jasný přehled bez hledání napříč e-maily a složkami. Tým má průběžně jasno, v jakém kroku se faktura nachází a kdo je na řadě se schválením.
Rychlá a vstřícná podpora
Podpora je snadno dostupná a řešení přichází rychle a s pochopením. Atrios využíval chat hlavně při doladění nastavení na začátku používání.
„wflow nám výrazně zrychlilo schvalování a konečně jsme mohli přejít na elektronickou formu faktur, bez papírů. Navíc máme všechny doklady na jednom místě, takže je v tom mnohem větší přehled.“
O společnosti
ATRIOS real estate s.r.o. je slovenská společnost působící v oblasti realitního developmentu, od přípravy developerských záměrů přes prodej a pronájem nemovitostí až po projektový management a služby v oblasti architektury a projektování. Profiluje se jako partner pro stavby, zastupování investora i projekty na klíč, přičemž klade důraz na kvalitní prostředí a funkční návrhy.
Výchozí situace a výzvy
Atrios hledal způsob, jak zrychlit oběh dokladů a celý schvalovací proces. Původně totiž ve firmě převažovalo papírové řešení a dokumenty fyzicky kolovaly mezi lidmi.
Schvalování stálo hlavně na jednatelích, kteří jsou často mimo pracoviště. Kvůli tomu bylo fyzické podepisování a posouvání faktur v papírové podobě časově náročné a zbytečně komplikované. Proces práce s fakturami nebyl sjednocený a část informací byla napříč komunikačními kanály a složkami, což zhoršovalo zpětnou dohledatelnost a připravenost na audit. Vedoucí ekonomického oddělení společně s jednatelem Ing. Peterem Kyselou proto hledali způsob, jak celý proces zpřehlednit, zjednodušit a ušetřit čas.
Hlavní výzvy:
Papírové faktury: firma chtěla přejít z fyzického oběhu na digitální proces.
Nízká rychlost schvalování: hlavním cílem bylo zrychlení oběhu a schvalování dokladů.
Dohledatelnost a přehled: mít jasno, kde se faktura nachází, kdo ji drží a co se s ní dělo.
Práce mimo kancelář: schvalování nesmělo být závislé na fyzické přítomnosti a podpisu.
Atrios do wflow přesunul schvalovací proces přijatých faktur a řízení oběhu dokumentů
Vše tak probíhá elektronicky a přehledně na jednom místě. Se systémem pracuje více členů týmu. Atrios také ocenil možnost komunikace s podporou přes chat, díky tomu tým rychle doladil počáteční nastavení a zodpověděl veškeré dotazy.
Wflow dnes využívají primárně k evidenci přijatých faktur, tedy na bázi přijetí dokladu, jeho zaevidování a následného schválení v jasných krocích. Do budoucna zvažují i další využití, například evidenci dalších účetních dokladů nebo vystavování objednávek k fakturám.
Klíčové prvky řešení:
Elektronické zpracování faktur: přechod od papírové formy k elektronické.
Schvalovací workflow v jednom systému: znatelné zrychlení oběhu a schvalování dokladů.
Centrální přehled nad dokumenty: všechny doklady jsou na jednom místě, což usnadňuje orientaci a kontrolu.
Podpora přes chat: rychlé řešení problémů a dotazů, vyřízené rychle a s porozuměním.
Jasný tok faktury: od přijetí a evidence až po schválení, bez posouvání papírů mezi lidmi.
Schvalování dokladů je rychlejší o 90 %
Největší změnu přineslo zrychlení oběhu dokladů a možnost pracovat bez papírových faktur. Tým Atrios popisuje, že schvalování se velmi významně zrychlilo a oproti původnímu stavu vnímají posun přibližně o 90 % a práce v jednom systému přinesla lepší přehled. Největší rozdíl vidí v přehledu nad tokem faktur, jasně daných krocích schvalování a dohledatelnosti. Pozitivní dopad má i uživatelská zkušenost: kromě každodenní práce se schvalováním si tým chválí podporu.
Přínosy v praxi:
Výrazně rychlejší schvalování: oběh dokladů se podle vedení firmy významně zrychlil a celkový posun oproti původnímu stavu odhadují na 90 %.
Přechod na elektronické faktury: firma už nemusí řešit papírové doklady.
Lepší přehled: dokumenty jsou centralizované, což zjednodušuje kontrolu.
Vyšší dohledatelnost: tým snadno ověří, v jakém kroku se faktura nachází a jaký byl její průběh schvalování.
„Když jsme něco potřebovali doladit, podpora přes chat byla opravdu super. Vše bylo vyřešené rychle a s porozuměním. To nám hodně pomohlo hlavně na začátku.“
