„Za posledních několik let jsem viděl desítky firem, které investovaly do růstu, ale stále řídily finance podle dat starých několik týdnů. A právě to je podle mě dnes jedno z největších podnikatelských rizik,“ říká Robert Soudný v podcastu advokátní kanceláře Sedláková Legal.

Majitelé firem se raději rozvedou, než aby měnili účetní systém. Zní to jako vtip, ale ve skutečnosti je to jeden z důvodů, proč mnoho firem stále pracuje s finančními daty, která jsou týdny stará.

Právě v tom spočívá největší paradox moderních financí. Firmy investují miliony do růstu, marketingu nebo nových produktů, ale jejich finanční procesy jsou zastaralé. Dokumenty putují e-mailem, schvalování se zasekává na dovolených a účetní týmy tráví většinu času administrativou místo práce s daty.

Největší riziko už dnes není změna systému, naopak: Největší riziko je příliš dlouho nic neměnit.

S jakými mýty se spoluzakladatel Wflow nejčastěji setkává při komunikaci s českými firmami?

Mýtus č. 1: Náš systém funguje

Většina firem si myslí, že problém je v ERP. Ve skutečnosti je problém v tom, co se děje před ním. Faktury přicházejí různými kanály, schválení se dohledávají v e-mailech a účetní oddělení tráví hodiny prací, která nepřináší žádnou přidanou hodnotu.

Mnoho firem si pod digitalizací účetnictví představí naskenování dokumentu do PDF. Jenže PDF není digitalizace procesu. Je to pouze digitální verze papíru.

Skutečná transformace začíná ve chvíli, kdy software přebírá opakující se činnosti a lidé se mohou soustředit na rozhodování.

„Pokud zjistíte v závěrce druhého dne v měsíci, že máte problém, dokážete ho vyřešit. Pokud ho ale zjistíte až 25. nebo 30., sice o něm víte, ale v daném měsíci už s ním stejně nic neuděláte,“ varuje finanční ředitele Robert Soudný. „Pokud jako manažer dostáváte data až po uzávěrce, neřídíte firmu. Provádíte pitvu.“

Mýtus č. 2: AI ohrožuje účetní

Lidská role v pracovním systému se díky umělé inteligenci významně mění. Moderní účetnictví se postupně zbavuje rutinní administrativy a posouvá účetní směrem k poradenství, kontrole a práci s daty.

Mladá generace nechce trávit kariéru přepisováním údajů z dokumentů do systému. A firmy, které automatizaci odmítají, brzy zjistí, že nemají koho zaměstnat.

„AI nenahradí účetní. Účetní s AI nahradí účetní bez AI,“ vysvětluje Robert Soudný. „Důležité je, že účetní získávají čas na práci, za kterou jsou skutečně placeni.“

AI dnes dokáže třídit dokumenty, navrhovat zaúčtování nebo vysvětlovat logiku svých doporučení. Nejdůležitější ale není samotná technologie, nýbrž dopad na pracovní náplň finančního oddělení.

Mýtus č. 3: Více kontrol znamená větší bezpečnost

Většina podvodů nevzniká kvůli nedostatku kontrol, ale z netransparentního workflow. Dnešní firmy čelí falešným fakturám, podvrženým identitám nebo AI generovaným hlasům. Papírové procesy jim poskytují iluzi bezpečí. Jenomže:

• Jak poznáte, že někdo změnil číslo účtu na faktuře?
• Jak dohledáte, kdo schválil konkrétní platbu?
• Jak prokážete, že se dokument po schválení nezměnil?

Odpovědí není více papíru. Odpovědí je auditní stopa, transparentní workflow a jasně definované role.

Skvělým příkladem je Český tenisový svaz, který po sérii problémů nahradil hotovostní výplaty a neprůhledné procesy systémem, kde je každý výdaj dohledatelný v reálném čase. Bez transparentnosti neexistuje žádná kontrola, jen domněnky.

Mýtus č. 4: Na e-fakturaci je ještě čas

Evropská unie postupně zavádí elektronickou fakturaci a digitální reporting. Slovensko už změny aktivně implementuje a podobný vývoj čeká i další země. Mnoho firem přesto dál funguje, jako by se nic neměnilo.

„Je to zvláštní paradox. Firmy čekají na legislativu. Přitom většinu přínosů e-fakturace mohou získat už dnes. Firmy jsou ochotné investovat miliony do nových produktů, ale odkládají změnu, která by jim mohla ušetřit stovky hodin administrativy ročně.“

Podle Roberta Soudného není největším přínosem e-fakturace compliance, ale kvalitnější data, která umožňují kvalitnější leadership.

Mýtus č. 5: Změna systému je největší riziko

Tohle je možná nejdražší omyl ze všech. Většina firem si myslí, že modernizace znamená výměnu ERP systému, dlouhý projekt a měsíce komplikací, a proto se změně vyhýbají.

Moderní přístup ale funguje jinak.

Nevyměňujete srdce firmy. Přidáváte vrstvu, která propojí dokumenty, schvalování, účetnictví a reporting do jednoho procesu.

Právě zde vzniká prostor pro řešení, jako je Wflow. Ne tím, že by nahrazovalo ERP. Ale tím, že odstraňuje chaos, který vzniká mezi dokumentem a účetnictvím.

„Firmy se bojí změnit účetní systém. Já si myslím, že by se měly bát toho, že ho deset let nezmění.“

• Robert Soudný, spoluzakladatel a CEO účetní platformy Wflow

Celý podcast ke shlédnutí zde:

Firmy, které dnes pracují s PDF fakturami*, nejsou jen technologicky pozadu. Jsou mimo systém, na který se evropské finance postupně přepínají. A právě proto se novým standardem pro výměnu faktur mezi firmami, státem a účetními systémy stává Peppol. Nejde o další formát. Jde o změnu způsobu, jakým budou finance fungovat.

Proč EU zavádí povinnou e-fakturaci (ViDA a kontrola DPH)

Když stát získá informace o firemních transakcích až týdny nebo měsíce po jejich vzniku, vzniká prostor pro chyby, podvody i neefektivitu. Evropská komise dlouhodobě řeší tzv. VAT Gap - rozdíl mezi tím, kolik by se mělo vybrat na DPH*, a kolik se skutečně vybere.

Právě proto vzniká iniciativa ViDA* (VAT in the Digital Age), která postupně zavádí digitální reporting a strukturovanou e-fakturaci napříč Evropou. (Podrobnější info na konci článku.)

Cílem je, aby finanční data byla dostupná okamžitě. A toho mohou chytře využít i CFOs při real-time budgetingu a plánování strategií.

Co je Peppol a proč je klíčový

Peppol není software. Je to dálnice pro finanční data.

Peppol* (Pan-European Public Procurement Online) si můžete představit jako síť, která propojuje účetní systémy napříč firmami a státy.

Díky tomu:

• faktura dorazí vždy správnému příjemci
• data mají standardizovaný formát
• přenos je bezpečný a auditovatelný

Když dnes firma odešle PDF e-mailem, ve skutečnosti posílá dokument, který musí někdo na druhé straně znovu zpracovat.

PEPPOL funguje jinak: Nepřenáší dokumenty, ale strukturovaná data, která účetní systémy dokážou okamžitě zpracovat bez manuálních zásahů. A to je oproti PDF fakturám zasílaných e-mailem ten zásadní rozdíl.

Jak funguje Peppol v praxi

PEPPOL funguje na principu tzv. čtyřbodového modelu.

Firma neodesílá fakturu přímo druhé firmě. Odesílá ji do tzv. Access Pointu, který ji bezpečně doručí do Access Pointu příjemce. Odtud putuje přímo do systému.

Celý proces probíhá:

• bez e-mailu
• bez příloh
• bez ručního zásahu

Zásadní je, že doručení není „pravděpodobné“, ale garantované.

Největší přínos Peppolu pro CFOs

Finance dnes často pracují s informacemi, které jsou staré několik dní nebo týdnů. To je problém, protože rozhodnutí se dělají dnes, ne na konci měsíce.

PEPPOL pomáhá odstranit zpoždění mezi vznikem transakce a dostupností dat a má na firemní finance přímý dopad:

• faktury dorazí okamžitě → rychlejší cashflow
• validace před odesláním → méně chyb
• standardizace dat → lepší reporting

Výsledkem nejsou jen rychlejší faktury, ale hlavně CFO, který má real-time přehled o financích ve firmě a může dělat kvalifikovaná rozhodnutí, založená na reálném stavu věcí.

Největší chyba? Čekat na legislativu.

Mnoho firem bude s přípravou čekat do chvíle, kdy jim změnu nařídí zákazník, stát nebo klíčový partner. To bývá ten nejdražší a nejproblematičtější způsob implementace.

Firmy, které začnou dříve, mají čas:

• zmapovat současné procesy
• identifikovat, kde vznikají manuální kroky
• vyčistit data,
• sjednotit procesy,
• a vybrat řešení, které zvládne integraci.

Integrace sítě PEPPOL totiž není o implementaci jednoho nástroje, ale o připravenosti firmy pracovat s daty.

Peppol + automatizace účetnictví = spokojený a výkonný CFO

PEPPOL řeší přenos dat, ale ne to, co se děje uvnitř firmy.

Neřeší:

• schvalování faktur
• kontrolu nákladů
• účetní workflow
• návaznost na ERP

Proto se v praxi kombinuje s nástroji pro automatizaci účetnictví. Právě tady dává smysl řešení jako Wflow, které propojuje přenos dat s jejich zpracováním.

Stáhněte si kompletní přehled legislativy a praktického fungování e-fakturace:

PEPPOL v praxi: Guide 2026

Slovníček pojmů k e-fakturaci v EU a Peppolu

A

Access Point je certifikovaná brána do sítě PEPPOL. Firmy neposílají faktury přímo svým obchodním partnerům. Odesílají je prostřednictvím Access Pointu, který zajistí bezpečné doručení do systému příjemce. Díky tomu není potřeba budovat individuální propojení mezi každou dvojicí firem.

D

Digital Reporting Requirements (DRR) jsou pravidla, která určují, jaké údaje o transakcích musí firmy poskytovat finanční správě v digitální podobě. Namísto periodických hlášení směřuje evropská legislativa k průběžnému sdílení standardizovaných dat o obchodních transakcích.

E

e-fakturace (electronic invoicing) není zaslání PDF faktury e-mailem. Skutečná e-fakturace znamená výměnu strukturovaných dat mezi systémy tak, aby bylo možné fakturu automaticky přijmout, zkontrolovat a zpracovat bez ručního přepisování. E-fakturace nepřenáší dokumenty. Přenáší data.

P

PDF faktura je digitální dokument, který člověk musí otevřít, přečíst a často znovu zpracovat. Naproti tomu e-faktura obsahuje strukturovaná data, která dokáže účetní nebo ERP systém automaticky načíst a zpracovat bez manuálního zásahu. PDF digitalizuje papír, zatímco e-fakturace digitalizuje proces.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) je mezinárodní síť pro bezpečnou výměnu elektronických dokumentů mezi firmami, státní správou a účetními systémy. PEPPOL neurčuje, jak má firma účtovat. Určuje, jak si mají systémy bezpečně a standardizovaně předávat data. Můžete si ho představit jako internet pro elektronické faktury. E-mail přenáší dokumenty. PEPPOL přenáší strukturovaná data.

S

Strukturovaná e-faktura je faktura uložená ve formátu, kterému rozumí počítačový systém bez nutnosti dalšího zpracování. Narozdíl od PDF obsahuje jednotlivé údaje (dodavatel, částka, DPH, datum splatnosti) ve standardizované podobě, kterou lze automaticky načíst do ERP nebo účetního systému. PDF je dokument určený člověku. Strukturovaná faktura je určena systému.

V

VAT Gap označuje rozdíl mezi částkou DPH, kterou by měl stát teoreticky vybrat, a částkou, kterou skutečně vybere. Právě snížení VAT Gap patří mezi hlavní důvody, proč Evropská unie podporuje rozvoj elektronické fakturace, digitálního reportingu a standardů jako PEPPOL.

ViDA (VAT in the Digital Age) je iniciativa Evropské unie zaměřená na modernizaci výběru DPH a digitální reporting. Jejím cílem je, aby státy i firmy pracovaly s aktuálními finančními daty místo informací, které jsou staré týdny nebo měsíce. ViDA vytváří legislativní rámec pro širší využití elektronické fakturace a digitálního reportingu v celé Evropské unii. Cílem ViDA není více kontrol, ale kvalitnější data v reálném čase.

FAQ

Co je PEPPOL?

Mezinárodní síť pro bezpečný přenos elektronických faktur mezi systémy.

Je e-fakturace povinná v ČR?

Zatím ne, ale evropská legislativa směřuje k postupnému zavedení.

Musím kvůli e-fakturaci měnit ERP?

Ve většině případů ne, ale je potřeba zajistit integraci.

Zdroje:

• Evropská komise: VAT in the Digital Age
• Oficiální web PEPPOLu
• Evropská komise: What is eInvoicing a Compliance with eInvoicing standard
• Deloitte 2025: Finding the Business Benefits in the E-Invoicing Transition

Připravili jsme jednoduchý audit, podle kterého zjistíte, zda máte finance pod kontrolou, nebo vás brzdí procesy, které už dávno neodpovídají velikosti a tempu vaší firmy.

Proč je léto nejlepší čas na optimalizaci financí

Většina firem využívá letní měsíce k plánování projektů na druhou polovinu roku. Přitom právě finance bývají oblastí, která zůstává stranou pozornosti.

Dokud firma zpracovává desítky dokladů měsíčně, tabulky, e-maily i ruční schvalování fungují. Jakmile ale firma roste, přibývají zaměstnanci, náklady i počet dodavatelů, začnou se objevovat problémy:

• ztráta přehledu o výdajích,
• pomalé schvalování,
• složité dohledávání dokladů,
• vyšší chybovost,
• zpoždění účetních uzávěrek.

Tyto problémy často nevznikají kvůli lidem, ale proto, že procesy už neodpovídají současné velikosti firmy.

1. Máte přehled o výdajích v reálném čase?

Mnoho firem zjistí skutečný stav nákladů až na konci měsíce.

Doklady jsou rozeseté v e-mailech, na sdílených discích nebo čekají na schválení. Finance pak pracují se zpožděnými informacemi a vedení rozhoduje podle neúplných dat.

Položte si otázku:

Dokážete během několika minut zjistit:

• jaké faktury čekají na schválení,
• jaké závazky jsou po splatnosti,
• jaké náklady vznikly jednotlivým týmům?

Pokud ne, pravděpodobně vám chybí jednotný přehled nad finančními procesy.

2. Funguje schvalování bez závislosti na konkrétních lidech?

Léto bývá nejlepší zátěžový test schvalovacích procesů.

Jeden manažer odjede na dovolenou a desítky faktur zůstanou ležet v inboxu.

To je signál, že firma nemá problém s lidmi, ale s procesem.

Dobře nastavené workflow umožňuje:

• zastupitelnost,
• automatické předávání schválení,
• jasná pravidla odpovědnosti,
• auditní stopu.

3. Jak rychle najdete jakýkoliv doklad?

Představte si, že auditor nebo finanční ředitel potřebuje fakturu starou dva roky.

Jak dlouho trvá její dohledání?

Pokud odpověď zní „záleží, kdo ji tehdy zpracovával“, je čas proces přehodnotit.

Digitální archiv by měl umožnit:

• fulltextové vyhledávání,
• dohledání během sekund,
• přístup podle oprávnění,
• kompletní historii schválení.

4. Kolik času stojí ruční zpracování faktur?

Právě zde vznikají největší skryté náklady.

Účetní týmy často tráví hodiny:

• přepisováním údajů,
• kontrolou správnosti,
• dohledáváním chybějících informací,
• párováním dokladů.

Přitom podle interních analýz účetní věnují významnou část času aktivitám, které lze automatizovat. **Moderní AI nástroje** dnes zvládnou převzít většinu rutinní práce spojené se zpracováním dokladů.

5. Vidíte všechny závazky ještě před účetní uzávěrkou?

Jedna z nejčastějších situací:

„O té faktuře jsme nevěděli.“

Ne proto, že by neexistovala. Jen se ztratila někde mezi dodavatelem, schvalovatelem a účetním oddělením.

Důsledkem bývá:

• nepřesný cash flow forecast,
• zpožděné platby,
• ztráta přehledu o závazcích.

Moderní finanční řízení stojí na průběžném přehledu, ne na dohledávání informací na konci měsíce.

6. Jsou vaše procesy připravené na další růst firmy?

Proces, který funguje pro 30 zaměstnanců, nemusí fungovat pro 100.

Každý nový tým, pobočka nebo schvalovatel zvyšuje složitost.

Typické příznaky:

• více tabulek,
• více e-mailů,
• více kontrol,
• více lidí na stejnou práci.

Pokud růst firmy automaticky znamená růst administrativy, procesy nejsou dostatečně škálovatelné.

7. Jste připraveni na elektronickou fakturaci?

Digitalizace účetnictví už není jen otázkou efektivity. V celé Evropě roste tlak na elektronickou výměnu účetních dokumentů a standardizované formáty faktur. S příchodem Peppolu a dalších iniciativ se budou firmy postupně přesouvat od PDF a papírových dokladů ke strukturovaným elektronickým fakturám. Firmy, které začnou s digitalizací dříve, budou mít výrazně jednodušší přechod.

Co dělat, pokud jste několikrát odpověděli „ne“?

Nemusíte měnit účetní systém.

Ve většině případů je problém v procesech kolem něj:

• příjmu dokladů,
• schvalování,
• archivace,
• přenosu dat,
• přehledu nad výdaji.

Právě zde vzniká největší prostor pro úspory času i nákladů.

Shrnutí

Finanční procesy často fungují dlouhé roky beze změny. Ne proto, že jsou ideální, ale protože na jejich revizi nikdy nezbývá čas.

Léto je jedním z mála období, kdy lze udělat krok zpět a podívat se na finance jako celek.

Pokud jste během tohoto auditu několikrát odpověděli „ne“, není to problém. Je to příležitost odhalit oblasti, které mohou firmě přinést větší přehled, rychlejší rozhodování a méně administrativy ještě před začátkem podzimní sezóny.

FAQ

Jak poznám, že naše finanční procesy potřebují změnu?

Typickými signály jsou pomalé schvalování, ztracené doklady, časté dohledávání informací, nepřesné přehledy o nákladech nebo závislost procesů na konkrétních zaměstnancích.

Jak často by měla firma provádět audit finančních procesů?

Doporučuje se minimálně jednou ročně nebo při významném růstu firmy, změně ERP systému či reorganizaci finančního oddělení.

Jaké procesy se automatizují nejčastěji?

Nejčastěji jde o příjem dokladů, vytěžování faktur, schvalování výdajů, archivaci dokumentů a přenos dat do účetních systémů.

Co je Peppol?

Peppol je mezinárodní standard pro elektronickou výměnu faktur a dalších obchodních dokumentů. Je považován za jeden z hlavních směrů budoucí elektronické fakturace v Evropě.

Musí firma kvůli digitalizaci měnit účetní systém?

Ne. Ve většině případů lze digitalizovat procesy kolem účetního systému, aniž by bylo nutné měnit ERP nebo účetní software.

‍