Digitalizace účetnictví: Klíč k efektivnímu a bezpečnému finančnímu řízení pro moderní firmy

Proč na základech správy výdajů záleží a jak je zlepšit

‍Když správa výdajů nefunguje, poznáte to hned

Mnoho firem řeší výdaje způsobem, který zpomaluje chod celé organizace.

‍Jak to obvykle vypadá?

‍

●    Účtenky se ztrácí v peněženkách, e‑mailech nebo šuplících.

●    Není jasné, kdo má co schvalovat, jaký výdaj je v pořádku a co je potřeba doložit.

●    Vyúčtování cest trvá týdny.

●    Data z dokladů se přepisují ručně, často s chybami.

●    Schvalování výdajů probíhá přes Excel nebo dokonce v chatu.

Výsledkem je nepořádek v nákladech, zpomalený reporting a časté dotazy typu: "Tady tahle platba… to je co a od koho?" Naštěstí existuje způsob, jak tyto potíže vyřešit systémově.

Co vlastně znamená mít správu výdajů vyřešenou

Správa výdajů není jen evidence dokladů. Jde o propojení procesů, pravidel a nástrojů, které společně zajistí, že...

‍

1. Zaměstnanci vědí, jaké výdaje jsou přípustné a co je potřeba doložit.

2. Doklady se do systému dostávají hned, neztrácí se a jsou kompletní.

3. Každý výdaj má jasnou a auditovatelnou schvalovací stopu.

4. Účetnictví pracuje s přesnými daty bez ručního přepisování.

5. Vedení má v reálném čase přehled o všech nákladech a může lépe plánovat cash flow

‍

Jinými slovy: jde o to, mít náklady pod kontrolou bez zbytečné zátěže.

‍

Firemní karty, které zjednodušují celý proces

Skvělým příkladem chytrého přístupu jsou wflow karty. Nejde jen o platební nástroj, ale o součást celého ekosystému, který automatizuje zaměstnanecké výdaje od platby až po zaúčtování.

Jak to funguje v praxi?

●    Zaměstnanec platí wflow kartou, ať už fyzickou nebo virtuální.

●    Transakce se okamžitě propíše do aplikace wflow, kde je k dispozici ke zpracování.

●    Zaměstnanec přiloží doklad, doplní poznámku nebo kategorii výdaje – a má hotovo.

●    Systém výdaj automaticky připraví ke schválení, doplní data z dokladu a po potvrzení manažerem ho pošle do účetnictví.

●    Vše je auditovatelné, archivované a propojené s existujícím ERP.

Co to znamená v praxi? Už žádné ztracené účtenky, dohledávání výdajů nebo přepisování částek do tabulek. Vyúčtování cest nebo nákup kancelářských potřeb může být otázkou několika minut– bez e‑mailů, bez tisku, bez stresu.

Automatizace výdajů šetří čas i nervy

Moderní nástroje, jako je wflow, umožňují propojit všechny klíčové kroky do jednoho plynulého procesu. Díky tomu získáváte:

‍

●    Úplný přehled o firemních nákladech v reálném čase,

●    Automatické párování dokladů a plateb,

●    Rychlejší a jednodušší schvalování výdajů,

●    Účetnictví bez ručního přepisování,

●    Méně chyb, lepší auditní stopu a vyšší bezpečnost.

Firmy, které tento přístup zavedly, mluví o úspoře až 90 % času stráveného nad výdaji a výrazném zrychlení měsíční závěrky.

Jak začít ve 3 krocích?

Změna nemusí být složitá. Začněte v malém:

Krok č. 1:

Definujte pravidla pro schvalování výdajů – kdo co může utratit, jaké doklady je třeba přiložit.

‍

Krok č. 2:

Nasazení wflow karet – spojíte platbu s dokladem, schválením i účetnictvím.

‍

Krok č.3:

Pilotní provoz – zvolte jedno oddělení, otestujte systém, vyhodnoťte úspory a rozšiřte podle potřeby dál.

Výdaje mají jít snadno, ne složitě

Správa výdajů nemusí být bolestivá, pokud máte ten správný nástroj. S wflow karty a automatizovaným zpracováním dokladů získáváte plnou kontrolu, transparentnost a přehled – bez ruční práce, bez stresu a bez ztrát.

Vyzkoušejte moderní správu výdajů v praxi

Domluvte si nezávaznou ukázku systému wflow.
Zjistíte, jak může váš tým šetřit čas, eliminovat chyby a mít výdaje konečně pod kontrolou.
👉 www.wflow.com

‍

Digitalizace proniká do všech oblastí podnikání, a účetnictví není výjimkou. S moderním softwarem můžete nejen zefektivnit své finanční procesy, ale také získat strategickou výhodu na trhu. Jak ale vybrat to správné řešení? Přinášíme přehled 7 klíčových funkcí, které by měl každý software pro digitalizaci účetnictví splňovat.

1. Automatizace: Méně chyb, více času na strategii

Automatizace je základem digitalizace. Moderní software dokáže:

• automaticky zadávat data,
• zpracovávat faktury a platby,
• generovat finanční výkazy bez manuální práce.

„Automatizace umožňuje účetním a finančním týmům opustit rutinní činnosti a věnovat se analýzám a strategickému plánování. Právě v tom tkví skutečná přidaná hodnota digitalizace,“ říká Adriana Kokuňková, vedoucí sales týmu ve wflow.

2. Přístup k datům v reálném čase: Okamžitá kontrola nad financemi

Úspěšné podnikání vyžaduje rychlá a informovaná rozhodnutí. Software pro digitalizaci účetnictví by měl:

• poskytovat aktuální finanční přehledy,
• umožnit přístup ke klíčovým datům v reálném čase,
• nabízet možnost generovat reporty okamžitě na základě nejnovějších údajů.

Díky tomu získáte jistotu, že vaše rozhodnutí stojí na aktuálních informacích.

3. Integrace s dalšími nástroji: Jednotný ekosystém bez duplicit

Pro efektivní řízení financí je klíčové propojení účetního softwaru s dalšími aplikacemi, které firma používá. Integrace může zahrnovat:

• ERP systémy,
• CRM nástroje,
• mzdové a HR platformy.

„Propojení systémů eliminuje manuální zadávání dat a minimalizuje riziko chyb. Navíc přináší synergii mezi různými procesy ve firmě,“ dodává Adriana Kokuňková.

4. Mobilní řešení: Vaše finance vždy na dosah

V dnešní době, kdy pracovní mobilita roste, je nezbytné mít přístup k financím kdykoli a odkudkoli. Kvalitní účetní software:

• nabízí mobilní aplikace,
• umožňuje snadnou správu financí z tabletu či telefonu,
• podporuje práci na cestách.

Flexibilní přístup k datům přináší rychlejší reakce na situace, které by jinak mohly ohrozit cash flow firmy.

5. Bezpečnost: Chraňte to nejcennější

Finanční data patří k nejcitlivějším informacím firmy. Kvalitní software by měl zajišťovat:

• šifrovaný přenos dat,
• pravidelné zálohování,
• ochranu proti neoprávněnému přístupu.

„Zabezpečení je pro nás v wflow prioritou. Investujeme do nejmodernějších technologií, abychom zajistili bezpečnost dat našich klientů,“ zdůrazňuje Adriana Kokuňková.

6. Uživatelská přívětivost: Technologie, která vás nezpomalí

Software může být sebelepší, ale pokud je složitý a těžko ovladatelný, ztrácí svou hodnotu. Klíčovými vlastnostmi jsou:

• intuitivní rozhraní,
• snadná implementace,
• možnost přizpůsobit software konkrétním potřebám uživatele.

7. Zákaznická podpora: Váš partner v každé situaci

Technické problémy či dotazy mohou nastat kdykoli. Dobrý software by měl nabízet:

• rychlou a dostupnou podporu,
• školení pro uživatele,
• návody a online dokumentaci.

„Ve wflow věříme, že kvalitní zákaznická podpora je základním stavebním kamenem úspěšné digitalizace. Naši specialisté jsou vždy připraveni pomoci,“ říká Adriana Kokuňková.

‍

Společnost wflow se umístila na 19. místě v prestižním žebříčku Deloitte Fast 50 pro střední a východní Evropu. Co stálo za tímto úspěchem a jaké jsou další plány společnosti? CEO Robert Soudný v exkluzivním rozhovoru odhaluje, co přispělo k růstu firmy a jak hodlá udržet konkurenceschopnost na rychle se měnícím trhu.

Klíč k úspěchu: Inovace a adaptace na trh

wflow se díky svému dynamickému přístupu a inovativním řešením zařadilo mezi nejrychleji rostoucí technologické firmy ve střední a východní Evropě. Podle Roberta Soudného, CEO společnosti, byl rozhodující faktor jejich schopnost přizpůsobit se novým potřebám zákazníků a efektivně digitalizovat účetní a fakturační procesy.

„Náš úspěch pramení z jednoduchého principu: naslouchat potřebám zákazníků a vytvářet nástroje, které jim skutečně usnadní práci. Díky naší technologii dokážeme firmám výrazně zrychlit a zjednodušit správu faktur, což je dnes zásadní pro firmy všech velikostí,“ vysvětluje Soudný.

Rozhodujícím krokem v růstu společnosti byla také expanze na nové trhy, která přinesla nejen větší počet zákazníků, ale i příležitosti pro spolupráci s významnými partnery.

Budoucnost wflow: Expanze a nové technologie

V plánech na příští roky se CEO zaměřuje na pokračování expanze a posilování technologické nabídky firmy. Společnost plánuje uvést pokročilé nástroje pro analýzu a reporting, které zákazníkům umožní nejen lepší správu dokumentů, ale i hlubší vhled do jejich finančních dat.

„Budeme investovat do vývoje umělé inteligence a strojového učení, které nám umožní dále optimalizovat naše služby. Naším cílem je stát se synonymem pro spolehlivou a moderní digitální správu dokumentů v Evropě,“ dodává Soudný.

Společnost zároveň neopomíjí důležitost zpětné vazby od zákazníků, která je pro ně klíčovým zdrojem inspirace pro budoucí vylepšení.

Umístění wflow na 19. místě v žebříčku Deloitte Fast 50 je jen začátek ambiciózní cesty, která směřuje k ještě většímu vlivu na evropský technologický trh.

‍