Nejdražší dokument ve firmě je ten, který nemůžete najít

Faktura je v ERP, příloha na sdíleném disku, schválení v e-mailu. Dokument existuje, ale odpověď na jednoduchou otázku se hledá deset minut. A když se podobná situace opakuje několikrát denně, vzniká náklad, který se v žádném rozpočtu neobjeví.

Právě proto dnes digitální archivace není jen otázkou ukládání dokumentů. Je otázkou efektivity.

Skutečné náklady špatné archivace

Když se mluví o archivaci, většina firem si představí šanony, sklady a archivační krabice. Jenže fyzické uložení dokumentů bývá ten nejmenší problém.

Mnohem dražší je situace, kdy firma nedokáže rychle zjistit, kdo schválil konkrétní výdaj, proč byl zaúčtován nebo kde se nachází poslední verze smlouvy. Dokument sice existuje, ale chybí kontext.

To se naplno projeví při auditu. Audit většinou neodhalí chybějící dokumenty. Odhalí chybějící procesy. Proto se stále více firem zaměřuje nejen na archivaci samotnou, ale také na přípravu na digitální audit a schopnost rychle doložit historii dokumentů.

A pak je tu ještě jeden varovný signál: „Zeptej se Jany, ta bude vědět.“

V každé firmě existuje Jana. Člověk, který ví, kde jsou dokumenty, proč vznikly určité výjimky a kdo před třemi lety schválil konkrétní fakturu. Dokud je ve firmě, všechno funguje. Když odejde, ukáže se, že část firemních procesů nebyla uložená v systému, ale v její hlavě.

Proč už digitální archivace není volitelná

Firmy dnes fungují v prostředí, kde se dokumenty sdílejí mezi pobočkami, účetními, auditory i manažery. Hybridní práce a rostoucí objem dat zvyšují nároky na dohledatelnost i bezpečnost.

Současně roste tlak na transparentnost. Auditoři, finanční úřady i vedení firmy očekávají, že potřebné informace budou dostupné okamžitě a v souvislostech.

Co skutečně přináší digitální archivace

Největší přínos digitální archivace není úspora místa. Je to úspora času.

Kvalitní digitální archiv účetních dokumentů umožňuje během několika sekund dohledat dokument, jeho historii, související schválení i odpovědné osoby. Díky tomu se z archivu nestává pouze úložiště, ale zdroj informací pro každodenní rozhodování.

Důležitou součástí moderní archivace je také auditní stopa (audit trail). Nestačí vědět, že dokument existuje. Potřebujete vědět, kdo s ním pracoval, kdo ho schválil a jaké změny během času prošel.

Stejně důležitá je i bezpečnost dokumentů, uložených v archivu. Ztracený šanon, poškozený dokument nebo odchod zaměstnance by neměly ohrozit fungování firmy. Moderní digitální archivy proto využívají zálohování, řízení přístupových práv a další mechanismy, které chrání dokumenty i firemní know-how.

Jak poznat kvalitní software pro digitální archivaci

Při výběru řešení se zaměřte na více než jen úložný prostor.

Moderní software by měl nabízet OCR vytěžování dokumentů, fulltextové vyhledávání, auditní stopu, řízení přístupových práv a integraci s ERP nebo účetními systémy.

Protože dokument bez souvislostí je jen digitální verze šanonu.

Jak začít s digitální archivací

Největší chybou je snaha digitalizovat všechno najednou.

Většina firem dosáhne nejrychlejších výsledků ve chvíli, kdy začne s dokumenty, které používá každý den - typicky s fakturami, smlouvami nebo výdajovými doklady.

Pokud teprve plánujete digitalizaci, doporučujeme začít naším kompletním průvodcem digitální archivací dokumentů. Následně můžete pokračovat návodem, jak digitalizovat finanční archiv krok za krokem. Pokud máte pocit, že nečekaný audit by byl pro vás noční můrou, domluvte si rovnou schůzku z jedním z naších konzultantů a vyřešte palčivý problém dřív, než vůbec přijde.

Nejčastější námitky

„Máme všechno na Google Disku / SharePointu.“

To není archivační strategie. To je úložiště.

Otázkou není, kde dokument leží. Otázkou je, jak rychle najdete správnou verzi včetně souvisejících informací.

„Dokumenty vždycky najdeme.“

Pravděpodobně ano.

Otázka zní, kolik času vás to stojí a kolik lidí se na hledání podílí.

„Jsme na to příliš malí.“

Chaos nezačíná ve velkých firmách. Jen je tam lépe vidět.

Jak do toho zapadá Wflow

S Wflow nevzniká archiv až po dokončení procesu. Vzniká průběžně během práce.

Každý dokument se automaticky propojuje se schvalováním, účetním kontextem, historií změn i odpovědnými osobami. Když později potřebujete dohledat konkrétní výdaj, nehledáte soubor. Vidíte celý příběh.

A právě v tom spočívá rozdíl mezi archivací dokumentů a skutečnou kontrolou nad nimi.

FAQ

Proč firmy zavádějí digitální archivaci?

Digitální archivace umožňuje rychlé dohledání dokumentů, zvyšuje bezpečnost dat, usnadňuje audity a snižuje čas strávený administrativou.

Jaké jsou hlavní výhody digitální archivace?

Mezi největší přínosy patří rychlé vyhledávání dokumentů, auditní stopa, lepší bezpečnost, nižší závislost na konkrétních zaměstnancích a vyšší připravenost na audit.

Jak poznat, že firma potřebuje digitální archivaci?

Varovnými signály jsou dlouhé hledání dokumentů, více verzí stejného souboru, schvalování dohledávané v e-mailech nebo závislost na zaměstnancích, kteří „vědí, kde co je“.

Jaký je rozdíl mezi digitálním archivem a sdíleným diskem?

Sdílený disk ukládá soubory. Digitální archiv propojuje dokumenty s procesy, auditní stopou, oprávněními a historií změn.

Je digitální archivace vhodná i pro menší firmy?

Ano. Chaos nevzniká až ve velkých firmách. Menší organizace mohou díky digitální archivaci nastavit procesy správně ještě předtím, než začnou růst.

‍

‍

Automatizace účetnictví měla odstranit manuální práci. A povedlo se. Firmy dnes automaticky vytěžují doklady, párují data nebo schvalují doklady skrze nastavené workflow. Jenže s rostoucím množstvím automatizací přišla nová realita:

Pravidla bylo potřeba nastavovat, upravovat a průběžně udržovat. Čím více automatizovaných workflow firma používala, tím více času začala trávit jejich správou. (V horším případě pak aktualizace pravidel neprobíhala vůbec a systém jel podle nastavených pořádků z prvního dne. Vůbec tak nebyl využit potenciál účetního nástroje.)

Automatizace tak vyřešila zpracování dokladů. Samotná pravidla se ale stále nastavovala ručně.

A právě tuto vrstvu nyní Wflow posouvá dál pomocí AI návrhů zaúčtování.

Největší problém dnešní automatizace? Neumí se učit.

Moderní účetní workflow stojí na opakujících se vzorcích.

Stejný dodavatel. Stejné středisko. Stejný účet. Stejný typ schválení.

Účetní týmy daná pravidla aplikují stokrát měsíčně. A systémy je sice dokázaly automatizovat, ale samotná logika automatizace zůstávala statická a závislá na lidském vstupu.

To dlouho fungovalo dobře. Jenže firmy rostly, workflow přibývala a správa pravidel začala být překvapivě náročnou součástí účetního provozu.

Wflow nyní automatizuje i samotné nastavování automatizací

Nová AI funkce ve Wflow analyzuje historické chování účetního týmu a hledá opakující se vzorce v účetních rozhodnutích.

Sleduje:

• jak se účtují konkrétní dodavatelé,
• jaká workflow se opakují,
• jaké účty a střediska účetní používají,
• i to, které návrhy často opravují nebo potvrzují.

Na základě toho pak sama navrhuje pravidla připravená k použití. Účetní je potom může (ale nemusí) na pár kliknutí přijmout.

Důležitá změna není v tom, že AI „účtuje místo lidí“, ale v tom, že účetní už nemusí systém stále znovu učit stejné věci. AI přichází s návrhy pravidel sama, a často i s těmi, které by nás ani nenapadly.

Automatizace je užitečná jen do chvíle, kdy začne brzdit sama sebe.

Tohle zná většina firem velmi dobře.

Workflow funguje skvěle. Pak se změní dodavatel, struktura faktury nebo schvalovací proces a automatizace přestane odpovídat realitě.

Výsledek?

Ruční opravy. Nové výjimky. Další údržba pravidel.

A právě zde začíná být AI-assisted automatizace zásadní rozdíl.

AI návrhy zaúčtování ve Wflow průběžně sledují nové účetní chování a navrhují úpravy podle reality, ne podle historicky zapomenutého nastavení.

Automatizace tak konečně nezačíná stárnout okamžikem svého vytvoření.

Účetní firmy dnes neřeší nedostatek klientů. Řeší nedostatek kapacity.

Právě pro účetní firmy může být nová vrstva AI automatizace obrovská změna.

Každý nový klient totiž znamená:

• nové workflow,
• nové výjimky,
• nové dodavatele,
• nové nastavování pravidel.

A právě onboarding a správa workflow dnes často limitují růst více než samotné účetnictví.

AI návrhy zaúčtování pomáhají onboarding výrazně urychlit a omezit množství ručního nastavování. Díky tomu je možné zpracovat mnohem více dokladů bez další manuální práce.

Výsledek? Více klientů bez dalšího hiringu. A právě to začíná být v dnešním účetním trhu obrovská konkurenční výhoda.

Interní finance dnes nepotřebují více lidí. Potřebují méně rutiny.

Interní účetní týmy dnes fungují pod stále větším tlakem. Objem dokumentů roste, workflow přibývají. Požadavky na rychlost i kontrolu jsou vyšší než kdy dřív.

A přesto velká část času stále mizí na opakujících se pracovních mikro-úkonech.

AI návrhy zaúčtování pomáhají tuto rutinu výrazně omezit.

Účetní tým tak netráví čas správou pravidel, opravováním workflow, ani opakovaným nastavováním stejné logiky. Místo toho pracuje s návrhy, které vycházejí z reálného účetního chování firmy.

AI nenahrazuje účetní. Nahrazuje zbytečné opakování.

Kolem AI v účetnictví dnes existuje spousta očekávání i obav, proto je důležité říct jednu věc jasně: AI návrhy zaúčtování ve Wflow nenahrazují účetní kontrolu ani odpovědnost.

„AI nenahradí účetní. Účetní s AI nahradí účetní bez AI,“ říká Robert Soudný, Co-founder a CEO Wflow.

AI navrhuje, doporučuje, hledá vzorce a učí se z historie.

A právě to je důležité. Protože cílem AI v účetnictví není odstranit lidský úsudek. Cílem je odstranit rutinu, která lidský úsudek zbytečně opotřebovává.

České firmy stále nevyužívají potenciál automatizace naplno

Z našeho průzkumu mezi 300 českými firmami (viz Report: Stav modernizace financí 2026) vyplynulo, že velká část organizací stále nevyužívá potenciál digitálního účetnictví naplno.

Mnoho firem už sice digitalizovalo doklady nebo workflow, ale samotná automatizace stále stojí na:

• ruční správě pravidel,
• manuálních výjimkách,
• a lidské údržbě systému.

Právě proto dnes přichází další fáze automatizace, a to systémy, které se neučí jen rozpoznávat dokumenty, ale i způsob práce účetních týmů.

Automatizace účetnictví vstupuje do další fáze

Wflow, český nástroj pro digitalizaci a automatizaci účetnictví, už dávno automatizoval zpracování dokladů. Teď automatizuje i samotné nastavování automatizací.

AI návrhy zaúčtování pomáhají převést účetní know-how z hlav účetních do systému, který rozpozná vzorec, sám navrhne zavedení pravidla a průběžně se učí z reálného provozu.

Výsledkem není jen méně klikání.

Výsledkem je automatizace, která konečně nezačíná vytvářet další manuální práci.

Firmy, které dnes pracují s PDF fakturami*, nejsou jen technologicky pozadu. Jsou mimo systém, na který se evropské finance postupně přepínají. A právě proto se novým standardem pro výměnu faktur mezi firmami, státem a účetními systémy stává Peppol. Nejde o další formát. Jde o změnu způsobu, jakým budou finance fungovat.

Proč EU zavádí povinnou e-fakturaci (ViDA a kontrola DPH)

Když stát získá informace o firemních transakcích až týdny nebo měsíce po jejich vzniku, vzniká prostor pro chyby, podvody i neefektivitu. Evropská komise dlouhodobě řeší tzv. VAT Gap - rozdíl mezi tím, kolik by se mělo vybrat na DPH*, a kolik se skutečně vybere.

Právě proto vzniká iniciativa ViDA* (VAT in the Digital Age), která postupně zavádí digitální reporting a strukturovanou e-fakturaci napříč Evropou. (Podrobnější info na konci článku.)

Cílem je, aby finanční data byla dostupná okamžitě. A toho mohou chytře využít i CFOs při real-time budgetingu a plánování strategií.

Co je Peppol a proč je klíčový

Peppol není software. Je to dálnice pro finanční data.

Peppol* (Pan-European Public Procurement Online) si můžete představit jako síť, která propojuje účetní systémy napříč firmami a státy.

Díky tomu:

• faktura dorazí vždy správnému příjemci
• data mají standardizovaný formát
• přenos je bezpečný a auditovatelný

Když dnes firma odešle PDF e-mailem, ve skutečnosti posílá dokument, který musí někdo na druhé straně znovu zpracovat.

PEPPOL funguje jinak: Nepřenáší dokumenty, ale strukturovaná data, která účetní systémy dokážou okamžitě zpracovat bez manuálních zásahů. A to je oproti PDF fakturám zasílaných e-mailem ten zásadní rozdíl.

Jak funguje Peppol v praxi

PEPPOL funguje na principu tzv. čtyřbodového modelu.

Firma neodesílá fakturu přímo druhé firmě. Odesílá ji do tzv. Access Pointu, který ji bezpečně doručí do Access Pointu příjemce. Odtud putuje přímo do systému.

Celý proces probíhá:

• bez e-mailu
• bez příloh
• bez ručního zásahu

Zásadní je, že doručení není „pravděpodobné“, ale garantované.

Největší přínos Peppolu pro CFOs

Finance dnes často pracují s informacemi, které jsou staré několik dní nebo týdnů. To je problém, protože rozhodnutí se dělají dnes, ne na konci měsíce.

PEPPOL pomáhá odstranit zpoždění mezi vznikem transakce a dostupností dat a má na firemní finance přímý dopad:

• faktury dorazí okamžitě → rychlejší cashflow
• validace před odesláním → méně chyb
• standardizace dat → lepší reporting

Výsledkem nejsou jen rychlejší faktury, ale hlavně CFO, který má real-time přehled o financích ve firmě a může dělat kvalifikovaná rozhodnutí, založená na reálném stavu věcí.

Největší chyba? Čekat na legislativu.

Mnoho firem bude s přípravou čekat do chvíle, kdy jim změnu nařídí zákazník, stát nebo klíčový partner. To bývá ten nejdražší a nejproblematičtější způsob implementace.

Firmy, které začnou dříve, mají čas:

• zmapovat současné procesy
• identifikovat, kde vznikají manuální kroky
• vyčistit data,
• sjednotit procesy,
• a vybrat řešení, které zvládne integraci.

Integrace sítě PEPPOL totiž není o implementaci jednoho nástroje, ale o připravenosti firmy pracovat s daty.

Peppol + automatizace účetnictví = spokojený a výkonný CFO

PEPPOL řeší přenos dat, ale ne to, co se děje uvnitř firmy.

Neřeší:

• schvalování faktur
• kontrolu nákladů
• účetní workflow
• návaznost na ERP

Proto se v praxi kombinuje s nástroji pro automatizaci účetnictví. Právě tady dává smysl řešení jako Wflow, které propojuje přenos dat s jejich zpracováním.

Stáhněte si kompletní přehled legislativy a praktického fungování e-fakturace:

PEPPOL v praxi: Guide 2026

Slovníček pojmů k e-fakturaci v EU a Peppolu

A

Access Point je certifikovaná brána do sítě PEPPOL. Firmy neposílají faktury přímo svým obchodním partnerům. Odesílají je prostřednictvím Access Pointu, který zajistí bezpečné doručení do systému příjemce. Díky tomu není potřeba budovat individuální propojení mezi každou dvojicí firem.

D

Digital Reporting Requirements (DRR) jsou pravidla, která určují, jaké údaje o transakcích musí firmy poskytovat finanční správě v digitální podobě. Namísto periodických hlášení směřuje evropská legislativa k průběžnému sdílení standardizovaných dat o obchodních transakcích.

E

e-fakturace (electronic invoicing) není zaslání PDF faktury e-mailem. Skutečná e-fakturace znamená výměnu strukturovaných dat mezi systémy tak, aby bylo možné fakturu automaticky přijmout, zkontrolovat a zpracovat bez ručního přepisování. E-fakturace nepřenáší dokumenty. Přenáší data.

P

PDF faktura je digitální dokument, který člověk musí otevřít, přečíst a často znovu zpracovat. Naproti tomu e-faktura obsahuje strukturovaná data, která dokáže účetní nebo ERP systém automaticky načíst a zpracovat bez manuálního zásahu. PDF digitalizuje papír, zatímco e-fakturace digitalizuje proces.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) je mezinárodní síť pro bezpečnou výměnu elektronických dokumentů mezi firmami, státní správou a účetními systémy. PEPPOL neurčuje, jak má firma účtovat. Určuje, jak si mají systémy bezpečně a standardizovaně předávat data. Můžete si ho představit jako internet pro elektronické faktury. E-mail přenáší dokumenty. PEPPOL přenáší strukturovaná data.

S

Strukturovaná e-faktura je faktura uložená ve formátu, kterému rozumí počítačový systém bez nutnosti dalšího zpracování. Narozdíl od PDF obsahuje jednotlivé údaje (dodavatel, částka, DPH, datum splatnosti) ve standardizované podobě, kterou lze automaticky načíst do ERP nebo účetního systému. PDF je dokument určený člověku. Strukturovaná faktura je určena systému.

V

VAT Gap označuje rozdíl mezi částkou DPH, kterou by měl stát teoreticky vybrat, a částkou, kterou skutečně vybere. Právě snížení VAT Gap patří mezi hlavní důvody, proč Evropská unie podporuje rozvoj elektronické fakturace, digitálního reportingu a standardů jako PEPPOL.

ViDA (VAT in the Digital Age) je iniciativa Evropské unie zaměřená na modernizaci výběru DPH a digitální reporting. Jejím cílem je, aby státy i firmy pracovaly s aktuálními finančními daty místo informací, které jsou staré týdny nebo měsíce. ViDA vytváří legislativní rámec pro širší využití elektronické fakturace a digitálního reportingu v celé Evropské unii. Cílem ViDA není více kontrol, ale kvalitnější data v reálném čase.

FAQ

Co je PEPPOL?

Mezinárodní síť pro bezpečný přenos elektronických faktur mezi systémy.

Je e-fakturace povinná v ČR?

Zatím ne, ale evropská legislativa směřuje k postupnému zavedení.

Musím kvůli e-fakturaci měnit ERP?

Ve většině případů ne, ale je potřeba zajistit integraci.

Zdroje:

• Evropská komise: VAT in the Digital Age
• Oficiální web PEPPOLu
• Evropská komise: What is eInvoicing a Compliance with eInvoicing standard
• Deloitte 2025: Finding the Business Benefits in the E-Invoicing Transition

‍

Připravili jsme jednoduchý audit, podle kterého zjistíte, zda máte finance pod kontrolou, nebo vás brzdí procesy, které už dávno neodpovídají velikosti a tempu vaší firmy.

Proč je léto nejlepší čas na optimalizaci financí

Většina firem využívá letní měsíce k plánování projektů na druhou polovinu roku. Přitom právě finance bývají oblastí, která zůstává stranou pozornosti.

Dokud firma zpracovává desítky dokladů měsíčně, tabulky, e-maily i ruční schvalování fungují. Jakmile ale firma roste, přibývají zaměstnanci, náklady i počet dodavatelů, začnou se objevovat problémy:

• ztráta přehledu o výdajích,
• pomalé schvalování,
• složité dohledávání dokladů,
• vyšší chybovost,
• zpoždění účetních uzávěrek.

Tyto problémy často nevznikají kvůli lidem, ale proto, že procesy už neodpovídají současné velikosti firmy.

1. Máte přehled o výdajích v reálném čase?

Mnoho firem zjistí skutečný stav nákladů až na konci měsíce.

Doklady jsou rozeseté v e-mailech, na sdílených discích nebo čekají na schválení. Finance pak pracují se zpožděnými informacemi a vedení rozhoduje podle neúplných dat.

Položte si otázku:

Dokážete během několika minut zjistit:

• jaké faktury čekají na schválení,
• jaké závazky jsou po splatnosti,
• jaké náklady vznikly jednotlivým týmům?

Pokud ne, pravděpodobně vám chybí jednotný přehled nad finančními procesy.

2. Funguje schvalování bez závislosti na konkrétních lidech?

Léto bývá nejlepší zátěžový test schvalovacích procesů.

Jeden manažer odjede na dovolenou a desítky faktur zůstanou ležet v inboxu.

To je signál, že firma nemá problém s lidmi, ale s procesem.

Dobře nastavené workflow umožňuje:

• zastupitelnost,
• automatické předávání schválení,
• jasná pravidla odpovědnosti,
• auditní stopu.

3. Jak rychle najdete jakýkoliv doklad?

Představte si, že auditor nebo finanční ředitel potřebuje fakturu starou dva roky.

Jak dlouho trvá její dohledání?

Pokud odpověď zní „záleží, kdo ji tehdy zpracovával“, je čas proces přehodnotit.

Digitální archiv by měl umožnit:

• fulltextové vyhledávání,
• dohledání během sekund,
• přístup podle oprávnění,
• kompletní historii schválení.

4. Kolik času stojí ruční zpracování faktur?

Právě zde vznikají největší skryté náklady.

Účetní týmy často tráví hodiny:

• přepisováním údajů,
• kontrolou správnosti,
• dohledáváním chybějících informací,
• párováním dokladů.

Přitom podle interních analýz účetní věnují významnou část času aktivitám, které lze automatizovat. **Moderní AI nástroje** dnes zvládnou převzít většinu rutinní práce spojené se zpracováním dokladů.

5. Vidíte všechny závazky ještě před účetní uzávěrkou?

Jedna z nejčastějších situací:

„O té faktuře jsme nevěděli.“

Ne proto, že by neexistovala. Jen se ztratila někde mezi dodavatelem, schvalovatelem a účetním oddělením.

Důsledkem bývá:

• nepřesný cash flow forecast,
• zpožděné platby,
• ztráta přehledu o závazcích.

Moderní finanční řízení stojí na průběžném přehledu, ne na dohledávání informací na konci měsíce.

6. Jsou vaše procesy připravené na další růst firmy?

Proces, který funguje pro 30 zaměstnanců, nemusí fungovat pro 100.

Každý nový tým, pobočka nebo schvalovatel zvyšuje složitost.

Typické příznaky:

• více tabulek,
• více e-mailů,
• více kontrol,
• více lidí na stejnou práci.

Pokud růst firmy automaticky znamená růst administrativy, procesy nejsou dostatečně škálovatelné.

7. Jste připraveni na elektronickou fakturaci?

Digitalizace účetnictví už není jen otázkou efektivity. V celé Evropě roste tlak na elektronickou výměnu účetních dokumentů a standardizované formáty faktur. S příchodem Peppolu a dalších iniciativ se budou firmy postupně přesouvat od PDF a papírových dokladů ke strukturovaným elektronickým fakturám. Firmy, které začnou s digitalizací dříve, budou mít výrazně jednodušší přechod.

Co dělat, pokud jste několikrát odpověděli „ne“?

Nemusíte měnit účetní systém.

Ve většině případů je problém v procesech kolem něj:

• příjmu dokladů,
• schvalování,
• archivace,
• přenosu dat,
• přehledu nad výdaji.

Právě zde vzniká největší prostor pro úspory času i nákladů.

Shrnutí

Finanční procesy často fungují dlouhé roky beze změny. Ne proto, že jsou ideální, ale protože na jejich revizi nikdy nezbývá čas.

Léto je jedním z mála období, kdy lze udělat krok zpět a podívat se na finance jako celek.

Pokud jste během tohoto auditu několikrát odpověděli „ne“, není to problém. Je to příležitost odhalit oblasti, které mohou firmě přinést větší přehled, rychlejší rozhodování a méně administrativy ještě před začátkem podzimní sezóny.

FAQ

Jak poznám, že naše finanční procesy potřebují změnu?

Typickými signály jsou pomalé schvalování, ztracené doklady, časté dohledávání informací, nepřesné přehledy o nákladech nebo závislost procesů na konkrétních zaměstnancích.

Jak často by měla firma provádět audit finančních procesů?

Doporučuje se minimálně jednou ročně nebo při významném růstu firmy, změně ERP systému či reorganizaci finančního oddělení.

Jaké procesy se automatizují nejčastěji?

Nejčastěji jde o příjem dokladů, vytěžování faktur, schvalování výdajů, archivaci dokumentů a přenos dat do účetních systémů.

Co je Peppol?

Peppol je mezinárodní standard pro elektronickou výměnu faktur a dalších obchodních dokumentů. Je považován za jeden z hlavních směrů budoucí elektronické fakturace v Evropě.

Musí firma kvůli digitalizaci měnit účetní systém?

Ne. Ve většině případů lze digitalizovat procesy kolem účetního systému, aniž by bylo nutné měnit ERP nebo účetní software.

‍

Jen letos rozdělí Národní sportovní agentura téměř 9 miliard korun.  Přesto mnoho sportovních organizací stále funguje na kombinaci sdílených platebních karet, papírových dokladů a schvalování „po telefonu“.

To vytváří prostředí, ve kterém:

• není jasné, kdo schválil výdaj,
• nelze jednoduše doložit historii transakcí,
• a kontrola přichází až zpětně.

Právě proto dnes sportovní svazy musí začít řešit nejenom účetnictví, ale kontrolu financí jako celek.

Problém sportovních svazů není účetnictví. Jsou to neformální procesy.

Typická situace ve sportovní organizaci vypadá standardně takto: Trenér na výjezdu zaplatí ubytování pro celý tým kartou. Účetní v kanceláři doufá v zaslanou či předanou účtenku po návratu. Předseda svazu schvaluje výdaj po telefonu. Vyúčtování se řeší zpětně po několika týdnech.

Všechno funguje až do chvíle, dokud nepřijde audit, kontrola nebo problém.

Právě tehdy se ukáže, že:

• neexistuje auditní stopa,
• schvalování není dohledatelné,
• a odpovědnost je roztříštěná mezi několik lidí.

Ve většině případů nevzniká problém proto, že by sportovní organizace nechtěly dělat věci správně, ale proto, že procesy nejsou jasně definované.

Proč dnes nestačí „že si věříme“

Sportovní organizace dnes pracují s veřejnými prostředky, sponzorskými penězi i příspěvky rodičů a sportovců. Každý z těchto subjektů přitom očekává, že finance budou transparentní a dohledatelné.

„Transparentní systém nechrání jen veřejný zájem. Chrání i jednotlivce uvnitř organizace a samotné sportovce. Pokud chceme obnovit důvěru ve sport, musíme být schopni kdykoli doložit, kam každá koruna směřovala,“ upozorňuje Jakub Kotrba, předseda Českého tenisového svazu.

Důležité je přitom jedno: reputační škody často nedopadnou jen na lidi, kteří pochybili.

Nedávný případ fotbalového klubu MFK Karviná ukázal, jak rychle mohou podobné situace vést ke ztrátě partnerů, disciplinárním řízením nebo sportovním sankcím.

A právě proto dnes sportovní organizace nezačínají řešit jen účetnictví. Začínají řešit governance.

Šest situací, ve kterých sportovní svazy nejčastěji ztrácí kontrolu

1. Sdílená karta: nejrychlejší cesta ke ztrátě kontroly

Jedna karta používaná více lidmi znamená prakticky nulovou dohledatelnost.

Chybějící účtenky, nejasné výdaje nebo nemožnost určit odpovědnost jsou pak běžnou realitou.

Řešení: *Virtuální a jednorázové karty od České spořitelny s jasně nastavenými limity, časovým omezením a konkrétním účelem použití. Ve spojení s wflow se každá transakce automaticky propisuje do workflow, páruje s dokladem a vstupuje do schvalovacího procesu. Výdaj tak vždy patří konkrétnímu člověku, konkrétnímu dokladu a konkrétnímu schválení.*

2. Hotovost na soustředění a na cestách

Hotovostní zálohy a ruční vyúčtování jsou ve sportu stále běžné. Stejně jako ztracené účtenky nebo několik týdnů zpožděná administrativa.

Řešení: Trenéři nebo organizátoři akcí používají dočasné virtuální karty a **účtenky fotografují přímo do aplikace wflow, která je automaticky páruje* s transakcemi.*

3. Falešné faktury a podvodné platby

Sportovní organizace dnes čelí stejným podvodům jako firmy, tj. změněná čísla účtů, falešné faktury, phishing, AI voice scam. A právě zde se ukazuje, proč nestačí „dávat pozor“.

Řešení: Ve wflow každý náklad a faktura prochází povinným schvalovacím workflow. Role jsou rozdělené mezi odpovědného člověka, ekonomické oddělení a statutára. Platby jsou následně autorizované bezpečně přes Českou spořitelnu.

4. Neformální pokyny „shora“

Jedna z nejrizikovějších situací vzniká ve chvíli, kdy někdo tlačí na účetní nebo ekonomické oddělení, aby „to prostě rychle proplatili“. Bez dokladů, bez procesu, bez kontroly.

Právě tady správně nastavený systém chrání lidi uvnitř organizace.

Řešení: Ve wflow není možné dokončit platbu bez povinných kroků a podkladů. Každá žádost či pokyn jsou jasně zaneseny do auditní stopy a nemůže se stát, že by se schvalování odehrávalo po telefonu nebo v kuchyňce.

5. Vyúčtování dotací NSA

Vyúčtování dotací bývá často noční můrou sportovních organizací.

Doklady jsou rozeseté mezi oddíly, trenéry nebo pobočky a dohledání historie je extrémně náročné. Rizikem pak není jen chaos, ale i krácení dotací nebo reputační škody.

Řešení: Ve wflow je možné označit dotační program už při zpracování dokumentu/dokladu. Všechny kroky pak zůstávají dohledatelné včetně auditní stopy. To výrazně zjednodušuje reporting, kontrolu a komunikaci s auditorem nebo NSA.

6. Ztráta dokumentů a historie

Objemné šanony s papírovými dokumenty mají jednu zásadní nevýhodu: mohou zmizet. Ať už kvůli povodním, požáru, internímu selhání nebo záměrnému zásahu jednotlivce.

Řešení: *Digitální archivace ve wflow vytváří **bezpečný cloudový archiv s auditní stopou a historií změn.** Dokumenty tak nejsou pouze uložené, ale i dohledatelné, s kontextem a připravené na kontrolu kdykoliv a odkudkoliv.*

Jak funguje moderní kontrola financí ve sportu

Moderní kontrola financí dnes nevzniká tím, že organizace „více kontroluje lidi“. Vzniká tím, že celý proces plateb, dokladů a schvalování funguje automaticky, průběžně a dohledatelně.

Zde se propojuje role Visa, Česká spořitelna a wflow.

Platební infrastruktura Visa a bankovní prostředí České spořitelny poskytují:

• bezpečné firemní karty,
• nastavení limitů,
• virtuální a jednorázové karty,
• okamžitou dohledatelnost transakcí.

To ale samo o sobě nestačí, protože skutečný problém nevzniká ve chvíli platby, ale ve chvíli, kdy:

• chybí doklad,
• není jasné kdo výdaj schválil,
• nebo nikdo nedokáže zpětně vysvětlit kontext výdaje.

A právě tuto část řeší wflow, nástroj pro automatizaci a digitalizaci účetnictví.

Každá transakce se automaticky propisuje do workflow:

• páruje se s dokladem,
• vstupuje do schvalovacího procesu,
• ukládá auditní stopu,
• a propojuje finance s konkrétní odpovědností.

Výsledkem je rychlejší administrativa, ale hlavně systém, ve kterém:

• každá platba má historii,
• každý krok má svého autora,
• a každé rozhodnutí je dohledatelné.

akhle vypadá skutečná kontrola financí ve světě sportovních svazů.

Od dotační kauzy k transparentnímu systému: případ Českého tenisového svazu

Jak velký rozdíl může správně nastavený systém udělat, ukazuje i případ Českého tenisového svazu.

Po dotační kauze začal svaz zásadně měnit způsob kontroly financí, schvalování i dohledatelnosti plateb. Wflow ve spolupráci s Grant Thornton, který převzal odpovědnost za externí účetnictví a obsadil klíčovou pozici v dozorčí radě, pomohl nastavit systém, ve kterém každá platba podléhá kontrole a všechny transakce jsou dohledatelné.

„Cílem bylo nastavit jasná pravidla a odpovědnosti tak, aby každý výdaj prošel kontrolou a všechny platby byly přehledně evidované. Pro organizace, které pracují s veřejnými prostředky, je takový systém nezbytný,“ říká Peter Burnus, partner Grant Thornton.

👉 Celou transformaci ČTS si můžete přečíst zde:

Případová studie: Český tenisový svaz

Český tenisový svaz zavedl s wflow a Grant Thornton transparentní řízení financí, víceúrovňové schvalování a plnou dohledatelnost výdajů. Výsledkem je o 50 % méně administrativy a stoprocentně online dokumentace.

https://www.wflow.com/pripadove-studie/...

Co mají všechny problémy společné

Všechny popsané situace mají stejný základ:

• absence procesů
• sdílené platební karty
• papírové dokumenty
• kumulace odpovědností

A právě kombinace:

• Česká spořitelna + Visa (bezpečné platby)
• wflow (workflow + auditní stopa)

pomáhá sportovním organizacím tato rizika výrazně omezit.

Transparentní finance nejsou byrokracie. Jsou ochrana.

Transparentní finance nejsou řádná další administrativní zátěž. Právě naopak.

Jde o to, aby bez potřeby nabírání dalších lidí, byla sportovní organizace kdykoli schopná obhájit své výdaje, doložit historii rozhodnutí a chránit lidi, kteří za finance nesou odpovědnost.

A právě proto dnes stále více sportovních organizací přechází od neformálních procesů k řízenému workflow postavenému na propojení bankovních plateb, auditní stopy a automatizované kontroly financí.

Řešení jako wflow ve spojení s Visa a Českou spořitelnou pomáhají sportovním svazům:

• propojit platby s odpovědností,
• nastavit dohledatelné schvalování,
• eliminovat papírový chaos,
• a vytvořit audit-ready prostředí pro dotace, partnery i interní kontrolu.

Protože ve chvíli, kdy přijde kontrola, už není čas dohledávat minulost.

FAQ

Jak sportovní svazy řeší transparentní finance?

Moderní sportovní svazy přecházejí od papírových dokladů a neformálního schvalování k digitálním workflow s auditní stopou. Transparentní finance dnes znamenají, že každá platba má jasnou historii, schválení a odpovědnou osobu.

Jak funguje účetnictví ve sportovním svazu?

Účetnictví ve sportovním svazu obvykle zahrnuje správu dotací, klubových výdajů, cestovních nákladů, soustředění nebo plateb trenérům. Moderní přístup propojuje bankovní platby, doklady a schvalování do jednoho systému, aby byly všechny výdaje dohledatelné.

Jak připravit sportovní svaz na kontrolu dotací?

Klíčem je průběžná dohledatelnost dokumentů, auditní stopa a jasně definované schvalovací procesy. Největší problém většiny organizací nevzniká při samotné kontrole, ale kvůli zpětnému dohledávání dokladů a nejasné odpovědnosti.

Jak funguje vyúčtování dotací ve sportu?

Vyúčtování dotací vyžaduje doložení všech relevantních dokumentů, schválení a vazeb na konkrétní program nebo projekt. Pokud organizace používá digitální workflow, lze dokumenty označovat a archivovat průběžně místo ručního dohledávání před termínem kontroly.

Proč mají sportovní svazy problém s kontrolou financí?

Největším problémem bývají neformální procesy:

• sdílené platební karty,
• ústní schvalování,
• papírové doklady,
• a neexistující auditní stopa.

To vede k situaci, kdy organizace nedokáže jednoduše doložit historii transakcí ani odpovědnost za rozhodnutí.

Co je auditní stopa ve sportovní organizaci?

Auditní stopa (audit trail) je historie všech kroků, které proběhly kolem dokumentu nebo platby, tj. kdo dokument nahrál, kdo ho schválil, kdy došlo ke změně a jaký byl další krok. Bez auditní stopy je velmi obtížné projít finanční kontrolou nebo auditem.

Jak zabránit zneužití firemních karet ve sportovním svazu?

Riziko výrazně snižují virtuální a jednorázové platební karty, limity výdajů a automatické párování transakcí s doklady. Důležité je také propojení plateb se schvalovacím workflow a jasnou odpovědností konkrétní osoby.

Jak digitalizace účetnictví pomáhá sportovním svazům?

Digitalizace pomáhá sportovním organizacím:

• zrychlit schvalování,
• omezit papírové doklady,
• zlepšit kontrolu dotací,
• a vytvořit transparentní auditní stopu.

Nejde jen o úsporu času, ale hlavně o lepší kontrolu financí a ochranu statutárů.

Jaké jsou nejčastější chyby ve financích sportovních svazů?

Mezi nejčastější problémy patří:

• sdílené platební karty,
• chybějící doklady,
• neformální schvalování,
• absence procesů,
• a nejasná odpovědnost za výdaje.

Tyto chyby často vyjdou najevo až při kontrole nebo mediální kauze.

Jak sportovní organizace chrání statutáry před finančním rizikem?

Důležitá je kombinace:

• jasných procesů,
• auditní stopy,
• oddělení rolí,
• a digitální kontroly výdajů.

Transparentní systém chrání nejen organizaci, ale i konkrétní lidi, kteří nesou odpovědnost za finance.

‍

‍

Co je auditní stopa?

Auditní stopa (audit trail) je kompletní historie všech akcí provedených nad účetním dokumentem, fakturou nebo finanční transakcí. Umožňuje zpětně dohledat, kdo provedl konkrétní akci, kdy ji provedl a jaký měla dopad na celý proces. Auditní stopa je jedním ze základních prvků interní kontroly, compliance a digitálního auditu.

Jaký je rozdíl mezi archivem a auditní stopou?

Firmy si často pletou digitální archivaci dokumentů s auditní stopou. Archiv pouze potvrzuje, že dokument existuje a je uložený. Auditní stopa naopak zaznamenává celý životní cyklus dokumentu. Ukazuje, kdo dokument vytvořil, kdo ho schválil, kdo provedl změny a kdy k nim došlo.

Archiv odpovídá na otázku „Máme dokument?“. Auditní stopa odpovídá na otázku „Co se s dokumentem dělo?“.

Jak vypadá auditní stopa u schvalování faktur?

U schvalování faktur auditní stopa zaznamenává každý krok procesu od přijetí dokladu až po jeho zaúčtování. Obsahuje informace o tom, kdo fakturu přijal, kdo ji schválil, kdy byla předána účetnímu oddělení a zda byly po schválení provedeny nějaké změny. Díky tomu lze celý proces kdykoliv rekonstruovat bez nutnosti dohledávat e-maily nebo komunikaci mezi zaměstnanci.

Jaké informace musí audit trail obsahovat?

Kvalitní auditní stopa by měla vždy obsahovat:

• identitu uživatele,
• čas provedení akce,
• typ provedené akce
• a historii změn.

Součástí auditní stopy by měly být také schvalovací kroky, komentáře a informace o tom, zda byl dokument po schválení upraven. Pokud některá z těchto informací chybí, může být obtížné prokázat správnost procesu během auditu.

Proč je auditní stopa důležitá?

Auditní stopa chrání firmu před riziky spojenými s nejasnou odpovědností. Pokud vznikne spor, chyba nebo podezření na neoprávněnou změnu dokumentu, auditní stopa umožňuje přesně určit, co se stalo. Proto je důležitá nejen pro auditory, ale také pro CFO, účetní oddělení, management a organizace pracující s dotacemi nebo veřejnými prostředky.

Varovné signály: Jak poznat nekvalitní auditní stopu?

Pokud schválení existují pouze v e-mailech, dokumenty kolují mezi zaměstnanci v různých verzích nebo není možné zjistit, kdo provedl poslední změnu, auditní stopa pravděpodobně neplní svůj účel. Kvalitní auditní stopa musí vznikat automaticky během práce uživatelů, ne až ve chvíli, kdy se firma připravuje na audit.

Jak vzniká auditní stopa ve Wflow?

Největší problém auditní stopy je, že ji většina firem začne řešit až ve chvíli, kdy ji potřebuje. Jenže auditní stopu nelze vytvořit zpětně. Musí vznikat průběžně během každodenní práce.

Právě proto Wflow, český nástroj pro automatizaci a digitalizaci účetnictví, zaznamenává každý krok, který se s dokumentem děje. Od okamžiku přijetí faktury přes schvalování až po zaúčtování a předání do ERP systému.

• Pokud někdo dokument schválí, systém zaznamená kdo schválení provedl, kdy k němu došlo a v jaké fázi procesu.
• Pokud se změní účet, středisko nebo jiný údaj, změna se uloží včetně historie úprav.
• Pokud je dokument vrácen k doplnění nebo zamítnut, auditní stopa zachytí i tento krok.

Výsledkem není pouze uložený dokument, ale kompletní historie rozhodnutí, která s ním souvisí.

Když se auditor zeptá, kdo schválil konkrétní fakturu a proč byla zaúčtována určitým způsobem, není potřeba dohledávat e-maily ani rekonstruovat proces zpětně. Celá historie je součástí dokumentu.

A právě v tom spočívá hodnota moderní auditní stopy. Nevzniká kvůli auditu. Vzniká proto, aby firma měla kontrolu nad svými procesy každý den.

Domluvte si bezplatnou konzultaci a zjistěte, jak můžete díky automatizaci a digitalizaci účetnictví ušetřit čas, peníze i nervy vašemu účetnímu / finančnímu oddělení.

Ve většině firem dnes nevzniká problém se správou výdajů proto, že by chyběl přehled. Problém je, že přehled vzniká pozdě a rozhodnutí se mezitím dělají naslepo.

Když výdaj začíná už ve fázi budgetingu, ale nestane se právě v tento moment součástí řízeného procesu - vzniká časová prodleva mezi výdajem a jeho kontrolou. Právě v ní se hromadí chyby, nejasnosti a rozpočtové odchylky, které se naplno projeví až při uzávěrce.

Podle americké konzultační firmy McKinsey & Company, která působí po celém světě, dnes organizace, které pracují s manuálními finančními procesy, tráví až 30–40 % času finančních týmů rutinní administrativou, místo práce s daty a rozhodováním.

Firmy, které tento model nezmění, řeší stále stejný problém: finance dohledávají místo toho, aby je řídily. Naopak propojení firemní karty, dokladů a schvalovacího workflow umožňuje pracovat s výdaji průběžně. Tím snižuje chybovost, zrychluje uzávěrku a dává managementu data ve chvíli, kdy je potřebuje.

Kde firmy skutečně ztrácí kontrolu (data z praxe)

Globální trendy ukazují směr, zatímco lokální čísla ukazují realitu.

Proto jsme udělali průzkum mezi 300 českými firmami. Z něj vyplývá, že problém není v tom, že by firmy neměly nástroje. Problém je, že výdaje a rozhodování nejsou propojené.

Z průzkumu (r. 2026) můžeme vyčíst, že:

• 33 % firem poskytuje managementu přehled o financích pouze jednou měsíčně
• pouze 40 % firem považuje schvalování výdajů na dálku za standard
• téměř polovina firem nezaznamenala po automatizaci účetnictví úsporu času

To jasně ukazuje že české firmy se automatizaci a digitalizaci účetnictví nebrání, ale neumí je využít naplno. A také že automatizace sama o sobě nestačí, pokud firma nezmění způsob, jak výdaje vznikají a schvalují se.
‍
Robert Soudný, Co-founder & CEO wflow

Tyto výsledky se promítají do každodenní reality finančních týmů, které jsou pak nuceny řešit:

• dohledávání dokladů
• zpětné doplňování informací
• nejasné přiřazení nákladů

A místo řízení výdajů vzniká manuální operativní práce, která se opakuje každý měsíc.

Zdroj: mobilní aplikace wflow (software pro digitalizaci účetnictví)

Když máte proces správy výdajů nastavený správně

• Vidíte každý výdaj ve chvíli, kdy vzniká → možnost okamžité reakce
• Každý výdaj má automaticky přiřazený doklad a jasný kontext → jasná auditní stopa
• Schvalování probíhá systematicky → zrychlení interních procesů
• Výdaje vznikají přímo v systému → úspora času a žádné zpětné dohledávání
• Finance pracují s aktuálními daty → kvalifikovanější rozhodnutí, založená na realitě

Výsledkem není jen přehled. Je to schopnost řídit rozpočty a výdaje průběžně, ne zpětně.

Checklist správného nastavení řízení výdajů pro CFOs:

(Fázi plánování již rozebíráme v tomto článku o řízení rozpočtů.)

1. Zaveďte systém, kde výdaj vzniká hned při platbě

Každá platba firemní kartou by se měla v systému okamžitě objevit jako výdaj (ne až zpětně při zpracování dokladů).

2. Vybavte zaměstnance firemními kartami

Dejte týmům nástroj, který umožní výdaje zachytit u zdroje. Například Visa karty od České spořitelny umožňují napojení na digitální procesy místo izolovaných plateb.

3. Zajistěte okamžité doplnění dokladů

Nastavte proces tak, aby zaměstnanec doplnil účtenku hned po platbě, ne zpětně po týdnech urgencí. Tím vzniká výdaj s kontextem. Ideální je automatická notifikace v mobilní aplikaci (jako např. wflow).

4. Automatizujte schvalovací workflow

Každý výdaj by měl projít jasně definovaným schvalovacím procesem podle pravidel firmy. Už v tuto chvíli musí být schvalovateli k dispozici kompletní data, ne jen částka. Moderní účetní software typu wflow umožňuje i nastavení automatického třídění podle nákladových středisek - stačí mít číslo střediska na faktuře.

‍

‍

5. Spojte vše do jednoho systému

Řešení, jako je wflow, propojují kartu, doklady, schvalování i účetnictví do jednoho workflow, kde každá platba automaticky vzniká jako řízený výdaj, a to bez manuální práce a bez zpětného dohledávání.

6. Propojte celý proces s účetnictvím a ERP

Teprve v této fázi dává smysl napojení na ERP, protože data, která do něj vstupují, jsou už kompletní, schválená a připravená.

Investice do automatizace účetnictví má rozhodně smysl. Úsporu času a nákladů ale pocítíte pouze tehdy, nebudete-li automatizovat jednotlivé úkony, ale proces jako celek.

Zdroj:

Report mezi 300 českými firmami: **Stav modernizace financí 2026**

McKinsey & Company: **How finance teams are putting AI to work today** (2025)

Drobné manuální úkony zůstávají často skryty před ostřížíma očima kontrolorů efektivity práce. Jenže každý dokument dohledávaný v mailu, každá ruční aktualizace i opakované urgence kolegů se sčítají. Tyto procesy ve výsledku stojí firmu hodiny práce týdně, zpomalují rozhodování a snižují kontrolu nad financemi.

Data z výzkumu mezi 300 českými firmami ukazují, že schvalování faktur běžně trvá několik dní a velká část firem se bez manuálního zásahu do procesu neobejde.

Náklady na manuální finanční procesy tak nevznikají jednorázově, ale průběžně: v člověkohodinách, opožděných datech a pomalejším finančním řízení.

Největší náklady často nejsou vidět

Náklady manuálních procesů se většinou neprojeví v jedné konkrétní položce účetnictví.

Projevují se jinak:

• opožděným reportingem
• zdlouhavým schvalováním
• duplicitní kontrolou
• nejasnou odpovědností
• horší viditelností nad rozpočty

Účetní oddělení pak tráví více času administrativou a méně času samotným řízením.

Kde firmy ztrácí nejvíce času

Data z výzkumu mezi 300 českými firmami ukazují několik opakujících se problémů.

Dvě třetiny firem schvalují faktury 2–4 dny. Každá pátá firma déle než týden.

27 % organizací stále spoléhá na manuální kontrolu procesů a 23 % řeší auditní stopu manuálně.

To znamená další e-maily, dohledávání dokumentů a vyšší závislost na konkrétních lidech.

Proč manuální procesy zpomalují rozhodování

Pokud finanční data vznikají až při uzávěrce, management pracuje se zpožděním. Vedení není schopno pružně reagovat, pracovat s cash flow a rozhoduje o realitě ve firmě na základě informací, které jsou v tu chvíli měsíc staré. Rozpočty nejsou propojené s aktuálními výdaji a závazky vznikají dříve, než se objeví v reportech.

Finance tak často vysvětlují minulost místo toho, aby pomáhaly řídit současnost.

Automatizace není jen úspora času

Automatizace finančních procesů není pouze o rychlejším schvalování.

Přináší:

• průběžný přehled o financích
• jasnou auditní stopu
• kontrolu nad rozpočty
• méně manuálních zásahů
• lepší podklady pro rozhodování

Rozdíl není jen v efektivitě, ale v míře kontroly nad procesem.

Zdroj: Report: Stav modernizace financí 2026 (sestavený na základě výzkumu agentury Ipsos)

‍

Co je elektronická fakturace (e-invoicing)

E-fakturace znamená, že faktura nevzniká jako dokument pro člověka, ale jako strukturovaná data pro systém.  Mnoho firem se mylně domnívá, že pokud faktury skenují nebo vytěžují pomocí OCR, jsou „digitální". Ve skutečnosti jde pouze o digitalizaci analogového vstupu.

Skutečná automatizace začíná tam, kde data vznikají ve strukturované podobě (UBL/XML) a bez lidského zásahu putují z ERP dodavatele přímo do účetního systému odběratele. Zlepšená konektivita a bezproblémová interoperabilita je v moderním podnikovém prostředí klíčová pro automatizaci procesů.

‍

Hlavní rozdíl mezi PDF souborem a e-invoicingem je ten, že e-faktura jsou data a informace, které systém rovnou automaticky zpracuje.

Faktura se tak mění z dokumentu na datovou zprávu, kterou si systémy předávají mezi sebou.

Pro hlubší kontext si přečtěte článek o digitalizaci účetnictví (Kompletní průvodce pro CFO)

‍

PDF faktury nejsou e-invoicing

PDF vypadá jako digitální řešení, ale ve skutečnosti jen převádí papír do jiného formátu.

Systém z něj nedokáže pracovat s daty bez další vrstvy, ať už jde o ruční přepis, nebo OCR. Mezi fakturou a účetnictvím tak stále existuje mezikrok, kde vznikají náklady i chyby.

Zpracování jedné PDF faktury se dle studií Evropské unie běžně pohybuje kolem 15–20 €, zatímco u e-fakturace klesá pod 5 €. (Zdroj: PEPPOL guide 2026)

Rozdíl není v tom, zda je faktura „digitální“, ale že je automaticky zpracovatelná.

‍

Jak funguje e-fakturace v praxi

Faktura vznikne jako strukturovaná data v systému, typicky v ERP (v ČR je nejběžnější Pohoda, Money S3, Abra Flexi nebo Helios) . Tato data se následně odešlou přímo do systému příjemce, a to bez e-mailu a bez příloh.

Po cestě proběhne automatická kontrola správnosti. Pokud něco nesedí, faktura se zastaví ještě před doručením.

Pokud je vše v pořádku, dorazí okamžitě a může se rovnou zpracovat.

Co navazuje na tento krok? Schvalovací workflow a účtování řeší nástroje pro automatizaci účetnictví.

Digitalizace vs automatizace (kde se to láme)

Digitalizace znamená práci s dokumenty v elektronické podobě, zatímco automatizace znamená, že dokumenty přestanete řešit úplně, protože pracujete přímo s daty.

Pro pochopení rozdílu mezi e-fakturací (e-invoicing) a automatizaci účetnictví slouží článek: Jak automatizovat firemní procesy a šetřit čas.

Nejčastější chyby při zavádění e-fakturace

Nejčastější omyl je přesvědčení, že OCR (optické rozpoznávání znaků pomocí AI) je finální řešení. Ve skutečnosti je to řešení problému, že faktura nebyla vytvořena jako data.

Další častá chyba je automatizace dílčích kroků namísto celého účetního procesu.

A pak je tu klasické „počkáme na legislativu“. V té chvíli ale už většinou implementujete pod tlakem, což způsobuje stres ve finančním a účetním oddělení.

V současné době prochází evropský obchod největší transformací od zavedení jednotnéhovnitřního trhu. Evropská komise a jednotlivé členské státy skrze iniciativy jako (VAT in the Digital Age) prosazují přechod na plně strukturovanou výměnu dat. Pro firmy to znamená jediné: přechod od pasivního přijímání dokumentů k aktivní, automatizované datové výměně, kde standard PEPPOL hraje roli univerzálního „překladače" a dálnice zároveň.

👉 Stáhněte si Průvodce legislativním kontextem a evropskými standardy e-invoicingu PEPPOL Guide 2026

‍

Kdy má e-invoicing smysl pro vaši firmu

E-fakturace začíná dávat smysl ve chvíli, kdy firma přestává zvládat účetnictví bez nárůstu lidí. Projeví se to jednoduše: roste objem dokladů, přibývají schvalovatelé a uzávěrky se začínají zpožďovat. V procesu růstu firmy to není chyba účetních, ale zastarale nastavený proces.

‍

FAQ

Co je e-fakturace (e-invoicing)?

Způsob fakturace, kdy faktura existuje jako strukturovaná data pro systémy.

Jak funguje elektronická fakturace (e-invoicing)?

Faktura se přenáší mezi systémy jako data a automaticky se zpracovává.

Je OCR e-fakturace?

Není. OCR je jen mezikrok mezi dokumentem a daty.

‍

Zdroj:

PEPPOL v praxi: Jak ovládnout e-fakturaci v EU bez výměny ERPEdice Březen 2026: ČR & SK

‍

- není jasné, kdo schválil výdaj

- dokumenty existují, ale nejdou dohledat

- procesy fungují pokaždé jinak

A digitální audit je přesně to, co odhalí, **kde vaše digitalizace procesně zaostává** a kde není napojena na jednotné workflow.

Co znamená digitální audit

Digitální audit je kontrola, zda jsou finanční procesy:

1. dohledatelné (traceability)
2. prokazatelné (auditability)
3. řízené (controlled)

Nejde o kontrolu jednotlivých dokumentů, ale o schopnost prokázat celý průběh operace od vzniku výdaje až po jeho zaúčtování.

Tento přístup vychází z požadavků Zákona o účetnictví (563/1991 Sb.), který ukládá zajistit:

• věrohodnost původu (authenticity)
• neporušenost obsahu (integrity)
• čitelnost (readability)

Digitální audit tedy neřeší „jestli máte doklad“, ale jestli mu lze věřit.

Co auditoři skutečně potřebují

Podle Finanční správy České republiky a metodik PwC a KPMG auditor hodnotí systém, ne jednotlivé chyby.

Zajímá ho:

• Evidence → doklad existuje a je dohledatelný
• Dohledatelnost → lze rekonstruovat celý životní proces dokumentu
• Přístup → kdo měl / má oprávnění ke změnám a nahlížení

Pokud jeden z těchto pilířů chybí, audit se rozpadá.

‍

‍

Základ auditní připravenosti: dokumenty, data a kontrola

Centralizovaný archiv a jednotná identita dokumentů

Aby bylo možné finanční procesy skutečně auditovat, nestačí mít dokumenty „někde uložené“. Každý dokument musí být jednoznačně identifikovatelný, dohledatelný a propojený s kontextem, ve kterém vznikl. To znamená, že k faktuře musí existovat jasná vazba na schválení, objednávku nebo projekt, ke kterému se vztahuje.

Podle Deloitte patří fragmentace dokumentů mezi nejčastější příčiny auditních problémů. V praxi totiž firmy často fungují tak, že samotná faktura je uložená v ERP systému, schválení proběhne v e-mailu a příloha je uložená na sdíleném disku.

Výsledkem je, že sice existují všechna potřebná data, ale neexistuje jeden zdroj pravdy, ze kterého by bylo možné proces jednoduše rekonstruovat.

Přístupová práva a oddělení rolí

Audit ale neřeší jen samotná data. Stejně důležité je, kdo s nimi pracuje a jaká má oprávnění. Z tohoto důvodu vycházejí auditorské požadavky z rámců jako GDPR (Obecné nařízení o ochraně osobních údajů) ****a COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), které definují základní principy řízení přístupů.

Na začátku je potřeba si ujasnit tři klíčové otázky: kdo může data vidět, kdo je může upravovat a kdo je oprávněn je schvalovat. Na těchto principech pak stojí oddělení rolí (segregation of duties), řízená oprávnění (permissions) a také read-only přístup pro auditora, který musí mít možnost data kontrolovat, ale nikoli měnit.

Pokud tyto principy nejsou jasně nastavené a zavedené v systému, vzniká prostředí, kde „všichni mohou všechno“. A v takovém prostředí není možné mluvit o kontrole.

Auditní stopa: základ, bez kterého audit neexistuje

V kontextu auditní připravenosti ale platí jednoduché pravidlo: pokud nedokážete doložit, kdo provedl konkrétní rozhodnutí, kdy k němu došlo a jaké změny v procesu proběhly, nelze finanční operaci považovat za prokazatelnou.

Jinými slovy, bez auditní stopy není možné zpětně rekonstruovat průběh operace a bez této schopnosti audit nemůže dopadnout dobře.

‍

‍

Jak wflow připravuje firmy na audit

Firmy se na audit většinou nepřipravují špatně. Připravují se na špatný problém.

Audit neřeší jen to, jestli máte dokumenty uložené. Řeší, jestli dokážete prokázat, jak finanční proces skutečně proběhl: kdo rozhodl, kdy rozhodl, na základě čeho a co se po cestě změnilo.

A právě v těchto 4 bodech většina firem narazí.

1. Dokumenty existují. Odpovědnost ne.

Faktura je v ERP. Schválení je někde v e-mailu. Kontext zná člověk, který zrovna není k dispozici.

Výsledek: dokument existuje, ale proces není prokazatelný.

‍

‍

‍

2. Procesy existují. Konzistence ne.

Jeden tým schvaluje v systému, druhý e-mailem, třetí si výjimky řeší bokem.

Výsledek: proces formálně existuje, ale v praxi se nedá spolehlivě auditovat.

‍

‍

3. Data existují. Důkaz ne.

Čísla jsou v účetnictví, dokumenty jsou uložené, ale není jasné, jak se z jednoho stalo druhé.

Výsledek: firma má data, ale nemá důvěryhodný příběh transakce.

‍

‍

‍

4. Přístup existuje. Kontrola ne.

K dokumentům se dostane příliš mnoho lidí. Nebo naopak nikdo neví, kdo má k čemu oprávnění.

Výsledek: firma nemá pod kontrolou, kdo s daty pracuje.

‍

‍

Co to znamená v praxi

Bez wflow audit často znamená dohledávání, vysvětlování a ruční skládání důkazů.

S wflow firma místo toho ukazuje proces.

Ukazuje, kde dokument vznikl, kdo ho schválil, jaké změny proběhly, kde je jeho účetní vazba a kdo měl k datům přístup. Ne zpětně. Ne ručně. Ne podle paměti.

Příprava na audit pak není hektická akce před termínem. Je to přirozený výsledek toho, že finance běží v řízeném workflow.

‍

‍

Zdroje:

• Zákon č. 563/1991 Sb. o účetnictví v aktuálním znění - https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-563
• https://ieuro.cz/audity-se-rozsiruji-a-automatizuji-zdaleka-nejsou-jen-cifrspionstvim/
• pwc - https://www.pwc.com/gx/en/services/audit-assurance.html
• https://www.deloitte.com/us/en/services/audit-assurance/articles/effective-internal-controls-guide.html

FAQs

Jak poznám, že firma není připravena na digitální audit (digital audit)?

Typickým signálem je, že při kontrole nedokážete rychle odpovědět na základní otázky: kdo schválil výdaj, kdy k tomu došlo a na základě jakých informací. Pokud musíte dohledávat data v e-mailech, tabulkách nebo mezi lidmi, proces není auditovatelný.

Co přesně kontroluje audit u digitálního účetnictví?

Audit se nezaměřuje jen na dokumenty, ale na celý proces. Sleduje dohledatelnost (traceability), přístupová práva (access control) a auditní stopu (audit trail). Cílem je ověřit, že každou finanční operaci lze zpětně rekonstruovat.

Co je auditní stopa (audit trail) a proč je klíčová?

Auditní stopa je záznam všech kroků, které se s dokumentem staly: kdo ho vytvořil, kdo ho schválil, kdy došlo ke změnám a jaké byly. Bez auditní stopy nelze prokázat průběh procesu, a tím pádem ani projít auditem.

Jak wflow pomáhá s auditní připraveností (audit readiness)?

wflow propojuje dokumenty, schvalování a účetnictví do jednoho řízeného workflow. Každý krok má svého vlastníka, časový záznam a kontext. Auditní stopa tak vzniká automaticky během běžné práce, bez nutnosti zpětného dohledávání.

Je nutné kvůli auditu měnit ERP systém?

Ne. Řešení jako wflow fungují jako procesní vrstva nad stávajícím ERP. To znamená, že ERP zůstává zdrojem účetních dat, ale řízení procesu (schvalování, dokumenty, auditní stopa) probíhá mimo něj - strukturovaně a dohledatelně.

Jak dlouho trvá připravit firmu na digitální audit?

Nejde o jednorázovou přípravu, ale o nastavení procesů. Pokud jsou procesy řízené systémem, firma je audit-ready průběžně. Pokud ne, příprava se vždy odehrává pod tlakem a znamená manuální dohledávání a opravy.

‍

‍

Problém přitom není v lidech, ale v tom, že výdaje vznikají mimo proces. Propojení firemní karty s online účetnictvím a schvalovacím workflow tento model mění: výdaj vzniká jako součást systému, ne jako něco, co se musí zpětně dohledávat.

Finance nedělají svou práci, protože nemohou

Role finančního oddělení je jasná: dávat kontext nákladům, pomáhat s rozhodováním a řídit výdaje a rozpočty v rámci celé firmy. S rostoucím objemem dat by se jejich role měla posouvat ještě víc směrem ke strategii.

Ve skutečnosti ale kvůli zastaralým procesům často místo práce s daty řeší jejich dohledávání: posílají připomínky, sbírají účtenky a snaží se zpětně rekonstruovat, co kdo platil a kdo výdaj schválil.

Výsledkem je prostředí, kde se většina energie spotřebuje na administrativu, ne na řízení.

Jak by to vypadalo, kdyby proces fungoval

Představte si opačný scénář. Zaměstnanec zaplatí firemní kartou. Výdaj se okamžitě objeví v systému, je přiřazen ke schválení konkrétnímu člověku, a nasledně po nafocení účtenky ho systém správně zařadí do účetní programu podle typu projektu nebo nákladu.

Žádné e-maily ani dohledávání pro účetní. Výdaj je schválen i archivován dle zadaných principů. Manažer současně vidí výdaj v reálném čase a kontextu a schvaluje ho na základě aktuálních informací.

Najednou se mění dynamika celé práce:

• výdaje jsou přehledné
• schvalovací workflow má logiku
• účetnictví není zpětná rekonstrukce

Finanční oddělení konečně nehasí operativu a neuhání kolegy, ale řídí.

‍

‍

Jak tento model nastavit v praxi

V praxi to znamená propojit tři věci, které dnes fungují odděleně: firemní kartu, doklady a účetnictví.

Například řešení postavené na spolupráci wflow - Visa - Česká spořitelna funguje tak, že každá platba kartou automaticky vstupuje do online systému.

Zaměstnanec je ihned vyzván k doplnění účtenky, kterou nahraje přes mobil. Systém ji automaticky zpracuje, AI vytěží data a přiřadí je ke konkrétní transakci.

Výdaj pak projde schvalovacím workflow podle pravidel firmy a po schválení se bez manuální práce propíše do účetnictví nebo ERP.

Celý proces běží přirozeně a v reálném čase. Bez dohledávání, přepisování a ztráty kontextu.

To je rozdíl mezi evidencí výdajů a jejich řízením.

Co to znamená pro účetní/finanční tým

Tímto nastavením se zásadně mění typ práce finančního oddělení. Méně času padne na dohledávání a kontrolu vstupů a více prostoru vzniká pro práci s daty, interpretaci a rozhodování.

Finance se tak vrací ke své původní roli: ne jako administrativní podpora, ale jako partner pro řízení firmy.

‍