Praktické rady a příběhy úspěchu

Automatizace, digitalizace a AI: Budoucnost účetnictví už dnes

Automatizace účetních procesů už několik let vede změny v tomto oboru a nyní ji doplňuje umělá inteligence (AI). Spojení těchto technologií umožňuje účetním zrychlit práci a omezit chyby. Díky tomu mohou více času věnovat klíčovým aspektům, jako je poskytování odborného poradenství a tvorba strategií pro své klienty. S automatizací už přepisování dat z faktur nebo zdlouhavé reportování nezabere hodiny.

„Nejde jen o úsporu času, ale také o zkvalitnění služeb, které účetní poskytují. Mohou se stát klíčovými hráči v podnikové strategii,“ doplňuje Soudný.

Nedílnou součástí moderního účetnictví se stávají cloudová řešení. Díky nim mají účetní neomezený přístup k datům a mohou pracovat flexibilně odkudkoli. To otevírá nové možnosti pro rovnováhu mezi pracovním a osobním životem, kterou si dnes odborníci cení více než kdykoli předtím.

„Cloudová řešení přinášejí nejen efektivitu, ale také svobodu. Už nejsme připoutáni k jednomu pracovnímu stolu. Sdílení dat v reálném čase navíc umožňuje účetním a jejich klientům efektivněji spolupracovat, i na dálku.“ potvrzuje Robert Soudný, CEO a co-founder wflow.

Spend management: Nová éra řízení firemních výdajů

S rostoucí digitalizací účetnictví přichází další revoluce v oblasti řízení firemních financí – spend management. Wflow ve spolupráci s Visa a Českou spořitelnou přináší firmám řešení, které výrazně zjednodušuje a zefektivňuje správu výdajů.

Nové nástroje umožňují propojit firemní platební karty s účetním systémem a automaticky párovat transakce s příslušnými doklady. Díky tomu odpadá zdlouhavé ruční dohledávání účtenek, vznikají přesnější podklady pro reporting a vedení firmy získává okamžitý přehled o cash flow.

„Cílem je dát firmám do ruky nástroj, který jim umožní mít výdaje pod kontrolou v reálném čase, minimalizovat manuální práci a zároveň zvýšit transparentnost účetnictví,“ říká Petr Sobotka, CSO a co-founder společnosti wflow. „Díky integraci s Visa a podporou České spořitelny dokážeme nabídnout kompletní řešení od úhrady až po automatické zaúčtování.“

Tento přístup mění roli účetních – z pasivních zpracovatelů dokladů se stávají partnery managementu, kteří dokážou díky datům z nástrojů pro spend management lépe řídit cash flow, plánovat rozpočty a optimalizovat firemní náklady.

Výzvy i přínosy digitalizace účetnictví

Udržitelnost je stále důležitější i v oblasti účetnictví. Firmy hledají způsoby, jak minimalizovat ekologickou stopu, a účetnictví tomu může výrazně napomoci. Přechod na elektronické dokumenty a digitální úložiště nejen snižuje spotřebu papíru, ale také šetří další přírodní zdroje.

„Méně spotřebovaného papíru nejen chrání životní prostředí, ale také zvyšuje efektivitu. Rychlý přístup k elektronickým dokumentům a automatické zálohování jsou bonusy, které ocení každý profesionál,“ uvádí Soudný. Zároveň přechod na digitální formáty přináší lepší zabezpečení dat a menší riziko ztráty důležitých dokumentů.

Jak se účetnictví stále více digitalizuje, kybernetická bezpečnost se stává klíčovým tématem. Citlivá finanční data jsou lákavým cílem pro kybernetické útoky, a proto je nutné zavádět robustní ochranná opatření. Postupy hackerů jsou stále více propracované, což klade vyšší nároky na technologie, ale i na samotné účetní, aby byli v otázkách bezpečnosti stále o krok napřed.

Co nás čeká dál?

Účetnictví prochází revolucí a vše nasvědčuje tomu, že tato transformace bude i nadále zrychlovat. Technologie, automatizace, spend management a rostoucí důraz na udržitelnost mění způsob, jakým účetní pracují, a otevírají nové možnosti růstu a inovací v této oblasti. Budoucnost je jasně v digitalizaci a schopnosti kombinovat efektivní technologie s odbornými poradenskými službami. Účetnictví tak přestává být jen administrativní záležitostí. Stává se z něj klíčový nástroj pro růst a rozvoj firem.

AI agenti: Další krok v evoluci účetnictví

Další významnou kapitolou v budoucnosti účetnictví budou AI agenti – inteligentní asistenti, kteří dokážou v reálném čase analyzovat obrovské množství finančních dat, navrhovat optimalizace rozpočtů a dokonce automaticky reagovat na změny v cash flow. Tito agenti nebudou nahrazovat účetní, ale naopak jim poskytnou pokročilé nástroje pro prediktivní rozhodování a lepší poradenství klientům.

„Vidíme budoucnost, ve které AI agenti dokážou účetním připravit kompletní scénáře finančního vývoje firmy během několika vteřin. Jejich role bude podporující – poskytnou data, doporučení a predikce, zatímco člověk zůstane tím, kdo dělá klíčová rozhodnutí,“ říká David Groh, CTO a co-founder společnosti wflow.

Tento trend otevírá cestu k plně autonomnímu finančnímu řízení, kde se technologie, cloudová řešení, spend management a umělá inteligence propojí do jednoho inteligentního ekosystému. Firmy tak budou moci činit strategická rozhodnutí rychleji, na základě přesnějších dat a s menším rizikem chyb.

Chcete o wflow zjistit více? Domluvte si s námi schůzku.

‍

Digitalizace proniká do všech oblastí podnikání, a účetnictví není výjimkou. S moderním softwarem můžete nejen zefektivnit své finanční procesy, ale také získat strategickou výhodu na trhu. Jak ale vybrat to správné řešení? Přinášíme přehled 7 klíčových funkcí, které by měl každý software pro digitalizaci účetnictví splňovat.

1. Automatizace: Méně chyb, více času na strategii

Automatizace je základem digitalizace. Moderní software dokáže:

• automaticky zadávat data,
• zpracovávat faktury a platby,
• generovat finanční výkazy bez manuální práce.

„Automatizace umožňuje účetním a finančním týmům opustit rutinní činnosti a věnovat se analýzám a strategickému plánování. Právě v tom tkví skutečná přidaná hodnota digitalizace,“ říká Adriana Kokuňková, vedoucí sales týmu ve wflow.

2. Přístup k datům v reálném čase: Okamžitá kontrola nad financemi

Úspěšné podnikání vyžaduje rychlá a informovaná rozhodnutí. Software pro digitalizaci účetnictví by měl:

• poskytovat aktuální finanční přehledy,
• umožnit přístup ke klíčovým datům v reálném čase,
• nabízet možnost generovat reporty okamžitě na základě nejnovějších údajů.

Díky tomu získáte jistotu, že vaše rozhodnutí stojí na aktuálních informacích.

3. Integrace s dalšími nástroji: Jednotný ekosystém bez duplicit

Pro efektivní řízení financí je klíčové propojení účetního softwaru s dalšími aplikacemi, které firma používá. Integrace může zahrnovat:

• ERP systémy,
• CRM nástroje,
• mzdové a HR platformy.

„Propojení systémů eliminuje manuální zadávání dat a minimalizuje riziko chyb. Navíc přináší synergii mezi různými procesy ve firmě,“ dodává Adriana Kokuňková.

4. Mobilní řešení: Vaše finance vždy na dosah

V dnešní době, kdy pracovní mobilita roste, je nezbytné mít přístup k financím kdykoli a odkudkoli. Kvalitní účetní software:

• nabízí mobilní aplikace,
• umožňuje snadnou správu financí z tabletu či telefonu,
• podporuje práci na cestách.

Flexibilní přístup k datům přináší rychlejší reakce na situace, které by jinak mohly ohrozit cash flow firmy.

5. Bezpečnost: Chraňte to nejcennější

Finanční data patří k nejcitlivějším informacím firmy. Kvalitní software by měl zajišťovat:

• šifrovaný přenos dat,
• pravidelné zálohování,
• ochranu proti neoprávněnému přístupu.

„Zabezpečení je pro nás v wflow prioritou. Investujeme do nejmodernějších technologií, abychom zajistili bezpečnost dat našich klientů,“ zdůrazňuje Adriana Kokuňková.

6. Uživatelská přívětivost: Technologie, která vás nezpomalí

Software může být sebelepší, ale pokud je složitý a těžko ovladatelný, ztrácí svou hodnotu. Klíčovými vlastnostmi jsou:

• intuitivní rozhraní,
• snadná implementace,
• možnost přizpůsobit software konkrétním potřebám uživatele.

7. Zákaznická podpora: Váš partner v každé situaci

Technické problémy či dotazy mohou nastat kdykoli. Dobrý software by měl nabízet:

• rychlou a dostupnou podporu,
• školení pro uživatele,
• návody a online dokumentaci.

„Ve wflow věříme, že kvalitní zákaznická podpora je základním stavebním kamenem úspěšné digitalizace. Naši specialisté jsou vždy připraveni pomoci,“ říká Adriana Kokuňková.

‍

Společnost wflow se umístila na 19. místě v prestižním žebříčku Deloitte Fast 50 pro střední a východní Evropu. Co stálo za tímto úspěchem a jaké jsou další plány společnosti? CEO Robert Soudný v exkluzivním rozhovoru odhaluje, co přispělo k růstu firmy a jak hodlá udržet konkurenceschopnost na rychle se měnícím trhu.

Klíč k úspěchu: Inovace a adaptace na trh

wflow se díky svému dynamickému přístupu a inovativním řešením zařadilo mezi nejrychleji rostoucí technologické firmy ve střední a východní Evropě. Podle Roberta Soudného, CEO společnosti, byl rozhodující faktor jejich schopnost přizpůsobit se novým potřebám zákazníků a efektivně digitalizovat účetní a fakturační procesy.

„Náš úspěch pramení z jednoduchého principu: naslouchat potřebám zákazníků a vytvářet nástroje, které jim skutečně usnadní práci. Díky naší technologii dokážeme firmám výrazně zrychlit a zjednodušit správu faktur, což je dnes zásadní pro firmy všech velikostí,“ vysvětluje Soudný.

Rozhodujícím krokem v růstu společnosti byla také expanze na nové trhy, která přinesla nejen větší počet zákazníků, ale i příležitosti pro spolupráci s významnými partnery.

Budoucnost wflow: Expanze a nové technologie

V plánech na příští roky se CEO zaměřuje na pokračování expanze a posilování technologické nabídky firmy. Společnost plánuje uvést pokročilé nástroje pro analýzu a reporting, které zákazníkům umožní nejen lepší správu dokumentů, ale i hlubší vhled do jejich finančních dat.

„Budeme investovat do vývoje umělé inteligence a strojového učení, které nám umožní dále optimalizovat naše služby. Naším cílem je stát se synonymem pro spolehlivou a moderní digitální správu dokumentů v Evropě,“ dodává Soudný.

Společnost zároveň neopomíjí důležitost zpětné vazby od zákazníků, která je pro ně klíčovým zdrojem inspirace pro budoucí vylepšení.

Umístění wflow na 19. místě v žebříčku Deloitte Fast 50 je jen začátek ambiciózní cesty, která směřuje k ještě většímu vlivu na evropský technologický trh.

‍

V dynamickém světě podnikání, kde je čas cennější než kdy jindy, hledají podnikatelé, majitelé firem a CFOs cesty, jak zefektivnit procesy a minimalizovat rizika. Jedním z řešení je digitalizace účetnictví. Proč by měla být digitalizace účetnictví prioritou i ve vaší firmě? Přinášíme klíčové benefity, které z ní dělají nepostradatelný nástroj pro moderní podnikání.

1. Maximální přesnost a produktivita díky automatizaci

Digitalizace eliminuje manuální chyby, které mohou vést k nákladným omylům. Automatizované systémy dokáží:

• zpracovávat a kategorizovat transakce,
• generovat přesné finanční výkazy v reálném čase,
• poskytovat okamžitý přehled o finančním zdraví firmy.

Výsledkem je nejen vyšší efektivita, ale také uvolnění rukou účetním, kteří se mohou soustředit na strategické analýzy a doporučení místo rutinních úkolů.

BOX: „Digitalizace účetnictví není jen o úspoře času – je to strategický krok k lepší efektivitě, bezpečnosti a rozhodování v reálném čase.“ - Robert Soudný CEO wflow

2. Přístup k datům kdykoliv a odkudkoliv

S cloudovými účetními platformami máte finanční informace vždy po ruce. Ať už jste na cestách, nebo na meetingu s investory, digitalizované účetnictví vám umožní:

• rychle reagovat na změny,
• přijímat informovaná rozhodnutí,
• sledovat aktuální finanční ukazatele z jakéhokoli zařízení – smartphonu, tabletu či notebooku.

Tento přístup je klíčový pro podniky, které potřebují být flexibilní a připravené na jakoukoli situaci.

3. Bezpečnost na prvním místě

Finance jsou jednou z nejcitlivějších oblastí podnikání. Digitalizované účetní systémy poskytují špičkové zabezpečení díky:

• ukládání dat na zabezpečených serverech,
• pravidelným zálohám,
• pokročilému šifrování a ochraně proti neoprávněnému přístupu.

Váš finanční systém je tak chráněn před hackery i nepředvídanými událostmi, jako je ztráta fyzických dokumentů.

4. Snazší spolupráce a rozhodování

Už žádné zdlouhavé předávání papírových dokumentů. Digitalizované účetnictví umožňuje více uživatelům pracovat s finančními daty v reálném čase. To přináší:

• rychlejší rozhodovací procesy,
• zefektivnění komunikace mezi týmy,
• minimalizaci chyb způsobených neaktuálními nebo nepřesnými informacemi.

BOX:

„Moderní firmy nevnímají digitalizaci účetnictví jako trend, ale jako nezbytnost pro udržení konkurenceschopnosti a růstu.” - Petr Sobotka, CSO wflow

5. Bezproblémová integrace s dalšími nástroji

Moderní účetní systémy snadno propojují finance s ostatními klíčovými oblastmi firmy, například:

• řízením projektů,
• zákaznickým servisem (CRM),
• mzdovou agendou.

Tím dochází k odstranění duplicitních procesů a sjednocení dat na jednom místě, což šetří čas i náklady.

wflow: Vaše brána k digitální budoucnosti účetnictví

S platformou wflow posouváte správu financí na novou úroveň. Nabízíme:

• automatizaci procesů, která šetří čas a minimalizuje chyby,
• reálný přehled o financích, dostupný kdykoliv,
• robustní bezpečnostní opatření, která chrání vaše citlivá data,
• uživatelsky přívětivé rozhraní, které snadno pochopí každý člen týmu.

Díky integraci s dalšími obchodními nástroji je wflow ideálním partnerem pro firmy, které chtějí zlepšit své finanční řízení a zůstat o krok před konkurencí.

‍

Archivace účetních dokladů je základní povinností podnikatelů i firem, kterou stanovují právní předpisy. Správné uchování dokladů nejenže zajišťuje soulad se zákonem, ale také pomáhá udržet pořádek a efektivitu v podnikání. V tomto článku se podíváme na klíčové aspekty archivace, včetně různých forem, pravidel a praktických tipů.

Formy archivace: Elektronická a fyzická

Elektronická archivace

Elektronická archivace je moderní, ekologická a efektivní metoda. Dokumenty jsou uchovávány digitálně, což umožňuje snadný přístup, minimální nároky na fyzický prostor a lepší ochranu dat. Aby byla elektronická archivace právně uznávaná, je třeba dodržet několik pravidel:

1. Věrohodnost původu: Dokumenty musí být opatřeny elektronickým podpisem.
2. Neměnnost obsahu: Kvalifikované časové razítko zaručuje autenticitu a neporušitelnost dokumentů.
3. Čitelnost: Dokumenty je vhodné ukládat ve formátu PDF/A, který zajišťuje jejich dlouhodobou čitelnost.

Fyzická archivace

Fyzická archivace zahrnuje uchovávání tištěných dokumentů. Tento tradiční způsob vyžaduje dostatek úložného prostoru a systém pro třídění a organizaci. Použití archivačních krabic, šanonů a rozdružovačů je nezbytné pro snadné dohledání dokumentů. Důležité je také dbát na skartační lhůty – dobu, po kterou je nutné uchovávat jednotlivé typy dokladů.

Co archivovat? Povinnosti podle typu podnikání

Podnikatelé s daňovou evidencí

Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci by měli archivovat veškeré dokumenty potřebné pro případnou daňovou kontrolu:

• Faktury
• Pokladní doklady
• Bankovní výpisy
• Smlouvy a další relevantní dokumenty

Plátci DPH

Plátci DPH mají povinnost archivovat všechny daňové doklady ovlivňující výpočet DPH, tedy například:

• Přijaté a vydané faktury
• Daňová přiznání
• Ostatní doklady související s výpočtem daně

Účetní jednotky

Účetní jednotky mají širší povinnosti a musí uchovávat:

• Účetní závěrky
• Účetní knihy
• Inventurní soupisy
• Výroční zprávy

Zaměstnavatelé

Zaměstnavatelé musí archivovat mzdové listy, evidenci docházky a další dokumenty související se zaměstnanci.

Jak dlouho archivovat účetní doklady? Skartační lhůty

Dodržování skartačních lhůt je klíčovým aspektem archivace. Lhůty se liší podle typu dokladů a začínají běžet na začátku roku následujícího po vystavení dokladu.

• Faktury: Uchovávají se po dobu 10 let.
• Účetní závěrky: Archivují se 15 let.
• Daňové doklady: Obvykle 10 let, pokud zákon nestanoví jinak.

Je důležité pravidelně provádět kontrolu dokumentů, aby bylo zajištěno, že staré a nepotřebné doklady jsou skartovány podle platných předpisů.

Proč je správná archivace důležitá?

Archivace účetních dokladů není jen právní povinnost, ale i praktický nástroj pro:

• Snadné dohledání potřebných dokumentů při kontrolách.
• Ochranu před právními problémy.
• Udržení pořádku a přehlednosti v účetnictví.

Tip na závěr: Pokud si nejste jisti, jaké dokumenty archivovat nebo jak dlouho, konzultujte situaci s odborníkem. Ať už preferujete fyzickou nebo elektronickou archivaci, vždy se řiďte platnými právními předpisy. Správná archivace je nejen povinností, ale i klíčem k efektivnímu a úspěšnému podnikání.

‍

V dnešní době, kdy je kyberbezpečnost klíčovým faktorem pro úspěch každé společnosti, dosáhla wflow významného úspěchu získáním certifikace ISO 27001. Tento prestižní certifikát potvrzuje, že společnost implementovala robustní bezpečnostní opatření pro ochranu dat. “To, jak doufáme, posiluje důvěru zákazníků a partnerů ve schopnost wflow bezpečně spravovat jejich citlivé informace ve srovnání s konkurencí,” říká CTO a spoluzakladatel wflow David Groh o certifikaci ISO 27001.

Gratuluji k získání certifikace ISO 27001! Můžete nám přiblížit, co pro Vás tato certifikace znamená?

Získání certifikace ISO 27001 je pro nás velkým úspěchem v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti dat. Znamená to, že jsme splnili přísné mezinárodní normy pro ochranu citlivých informací našich zákazníků a zaměstnanců. Tato certifikace potvrzuje náš závazek k vysokým standardům bezpečnosti na internetu.

Co bylo hlavním důvodem, proč jste se rozhodli certifikaci získat?

Hlavním důvodem bylo zvýšení důvěry našich zákazníků v naše schopnosti bezpečně spravovat jejich data. V době, kdy je kyberbezpečnost a bezpečnost dat klíčová, chceme být jistotou pro všechny, kdo s námi spolupracují. Certifikace ISO 27001 také ukazuje náš závazek k neustálému zlepšování a dodržování vysokých standardů v souladu s GDPR.

Jaký byl proces získání certifikace? Bylo to náročné?

Proces získání certifikace ISO 27001 nebyl jednoduchý, ale byl velmi důležitý. Začalo to detailní analýzou našich současných postupů a identifikací oblastí, kde jsme potřebovali zlepšení. Poté následovalo zavedení nových bezpečnostních opatření a školení našeho týmu. Celý proces trval několik měsíců, ale výsledek rozhodně stojí za to.

Jaké konkrétní změny jste museli ve firmě zavést, abyste certifikaci získali?

Museli jsme zavést řadu změn, včetně posílení našeho systému řízení bezpečnosti informací, aktualizace našich politik a postupů a zavedení nových bezpečnostních technologií. Také jsme museli zajistit, aby všichni zaměstnanci byli pravidelně školeni v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti na internetu.

Co to znamená pro vaše zákazníky? Jaký dopad to bude mít na ně?

Pro naše zákazníky to znamená, že mohou mít větší důvěru v to, jak chráníme jejich citlivá data. Certifikace ISO 27001 jim dává jistotu, že jsme přijali veškerá nezbytná opatření k ochraně jejich informací před kybernetickými hrozbami. Věříme, že to posílí naši spolupráci a zvýší jejich spokojenost, zejména v kontextu dodržování GDPR.

Jaké jsou vaše plány do budoucna v oblasti kyberbezpečnosti?

Naše plány do budoucna zahrnují neustálé zlepšování našich bezpečnostních opatření a technologií. Chceme být vždy o krok před potenciálními hrozbami a zajistit, že naši zákazníci budou mít vždy nejvyšší možnou úroveň ochrany. Také plánujeme pokračovat v pravidelném školení našeho týmu a sledovat nejnovější trendy a hrozby v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti internetu.

Jakou radu byste dali jiným firmám, které zvažují získání certifikace ISO 27001?

Moje rada by byla: určitě do toho jděte. I když je proces náročný a vyžaduje hodně práce, výhody, které certifikace přináší, rozhodně stojí za to. Je důležité mít silný tým, který je odhodlaný k dosažení tohoto cíle, a být připraven investovat čas a prostředky do zlepšení vašich bezpečnostních opatření. Výsledkem bude zvýšená důvěra vašich zákazníků a lepší ochrana jejich dat, což je klíčové v kontextu GDPR a bezpečnosti na internetu.

‍