Praktické rady a příběhy úspěchu

Co je digitalizace a automatizace účetnictví

Digitalizace účetnictví označuje využití digitálních nástrojů a automatizovaných procesů pro zpracování účetních dokladů, jejich schvalování, archivaci a reporting. Cílem není změnit účetní systém, ale zjednodušit a zpřehlednit procesy kolem dokladů, a to od jejich přijetí až po zaúčtování a úhradu.

Na rozdíl od tradičního přístupu, založeného na papírování, e-mailech a ručním přepisování, umožňuje digitalizace účetnictví pracovat s daty v reálném čase, s jasnou historií změn a výrazně nižší chybovostí.

Hlavní přínosy digitalizace účetnictví

1. Úspora času díky automatizaci

Automatizace účetnictví eliminuje ruční přepisování dat z faktur a účtenek. Účetní tým se tak může soustředit na kontrolu a analýzu místo administrativy.

2. Vyšší kvalita dat

Automatizované zpracování dokladů snižuje chybovost způsobenou lidským faktorem (ať už je chyba způsobena záměrně či z nepozornosti) a zajišťuje konzistentní vstupy do účetního systému.

3. Lepší kontrola výdajů

Díky průběžnému schvalování a přehledu o závazcích má vedení lepší kontrolu výdajů v průběhu měsíce, ne až po měsíční uzávěrce.

4. Rychlejší uzávěrky

Když jsou doklady zpracovávané průběžně, měsíční a roční uzávěrky přestávají být stresujícím maratonem na poslední chvíli.

5. Real-time reporting

Moderní software pro digitalizaci účetnictví umožňuje reporting v reálném čase podle oddělení, projektů nebo zakázek, což zlepšuje finanční plánování.

6. Auditní stopa a dohledatelnost

Každý krok v procesu má jasnou historii. Auditní stopa usnadňuje interní kontroly i velké audity.

Klíčové funkce nástrojů pro digitalizaci účetnictví

Automatizované vytěžování faktur

Vytěžování dat z dokladů (částky, dodavatelé, DUZP, variabilní symbol) pomocí AI a OCR (optické rozpoznávání znaků) výrazně zrychluje práci účetních.

Schvalování dokladů

Schvalování faktur a dalších dokladů probíhá podle předem definovaných pravidel: podle částky, projektu nebo odpovědné osoby. Vzniká tak přehledné účetní workflow.

Zdroj: mobilní aplikace wflow

Integrace s účetním systémem

Digitální nástroje musí fungovat jako nadstavba nad existujícím účetním softwarem (ERP), nikoliv jako jeho náhrada.

Elektronická archivace dokladů

Elektronická archivace dokladů zajišťuje bezpečné uložení dokumentů v souladu s aktuální legislativou a jejich rychlé dohledání.

Jak zavést digitalizované účetnictví krok za krokem

1. Zmapujte současné procesy

Popište si cestu dokladu od přijetí až po úhradu. Kde vznikají zdržení? Kdo schvaluje?

2. Vyberte vhodné řešení

Hledejte nástroj, který se integruje s vaším účetním systémem a podporuje automatizaci účetnictví.

3. Spusťte pilotní provoz

Začněte jednou agendou. Doporučujeme začít přijatými fakturami.

4. Zapojte lidi

Vysvětlete účetním i manažerům, jaký přínos nový proces přináší a co se od nich očekává.

5. Optimalizujte a rozšiřujte

Po ověření přínosů postupně zapojujte další typy dokladů a procesů.

Digitalizace účetnictví podle velikosti firmy

Menší firmy oceňují jednoduchost a rychlé nasazení bez nutnosti IT oddělení. Střední a větší organizace naopak těží z komplexního účetního workflow, víceúrovňové schvalovací matice, pokročilé automatizace a hlubší integrace na ERP systémy.

Digitální budoucnost účetnictví

Budoucnost patří vyšší míře automatizace, využití umělé inteligence a prediktivnímu řízení financí. Digitalizované účetnictví se postupně stává standardem, nikoliv konkurenční výhodou.

Klíčová shrnutí
➡️ Digitalizace účetnictví není primárně o změně účetního systému, ale o zlepšení procesů kolem dokladů.
➡️ Správně nastavené řešení přináší přehled, kontrolu a čas na strategická rozhodnutí.
➡️ CFO získává data v reálném čase, ne až po uzávěrce.

Připraveni posunout účetnictví na další úroveň?

Kombinace moderního účetního softwaru a nástrojů pro digitalizaci a automatizaci účetnictví umožňuje realistickou a postupnou transformaci bez narušení každodenního provozu. Prvním krokem může být jednoduchý pilot, který rychle ukáže skutečné přínosy.

Využít nezávaznou konzultaci.

Zdroje

Deloitte: 2025 Global Human Capital Trends

Gartner: CFO Report 2025

PWC: How AI agents help drive a new finance operating model
‍

Autor článku
Viktoria Sokur, SaaS CFO ve wflow

Pomáhám SaaS firmám vytvářet jasné a praktické manažerské reporty, které vedou k chytřejším rozhodnutím a udržitelnému růstu. Využívám k tomu základní SaaS metriky, jako jsou CAC, runway, příjmy, retence a jednotková ekonomika. Převáděním komplexních dat do srozumitelných informací umožňuji zakladatelům a vedoucím týmům porozumět výkonnosti, identifikovat příležitosti a s jistotou plánovat do budoucna.

LinkedIn

‍

Hrozby pro firemní finance v roce 2026

Největším rizikem nejsou jen sofistikované kyberútoky, ale hlavně běžný provoz firmy. Podle Iva Apetauera z Visa a Petra Sobotky z wflow často stačí jedna sdílená karta nebo narychlo zadaný převod a vzniká reálné riziko ztráty desítek tisíc korun.

Typické scénáře, které dnes CFO a finanční manažeři řeší:

• jedna fyzická karta sdílená mezi více lidmi, u které je těžké dohledat, kdo co zaplatil a proč
• platby na základě falešné nebo neověřené faktury, kde je vymahatelnost peněz minimální
• uložené údaje karty u online služeb, které později uniknou při bezpečnostním incidentu dodavatele

K tomu přidejme tlak na rychlost a růst počtu online transakcí. Kombinace lidské chyby, nejasných pravomocí a nedostatečných procesů z toho dělá téma, které už v roce 2026 nemůže CFO ignorovat.

Proč je platba kartou bezpečnější než bankovní převod

Mnoho firem stále vnímá převod z účtu na účet jako nejbezpečnější formu platby. Na našem nedávném webináři však Ivo Apetauer z Visa Commercial Solutions zmínil, že u převodu často neexistuje žádná další ochranná vrstva. Jakmile peníze odejdou na špatný účet, je jejich návratnost nejistá a velmi závislá na vůli protistrany a rychlosti reakce bank.

Platba kartou naopak prochází screeningem banky a karetním schématem. Visa i banky staví na datech a detekčních modelech, které dokážou rizikové transakce označit v reálném čase a v řadě případů jim zabránit. CFO má navíc lepší dohledatelnost protistrany, historii transakcí i možnost pracovat s reklamací platby, což u běžného převodu prakticky nemá.

Z pohledu bezpečnosti proto není fér porovnávat „kartu“ a „převod“ jen pocitově. Firemní karta, správně nastavená a zasazená do jasných procesů, může být bezpečnější volbou než klasický převod.

Virtuální a zaměstnanecké karty jako programovatelná bezpečnost

Dle Iva Apetauera bude trendem, aby každý zaměstnanec, tým nebo konkrétní účel měl vlastní „virtuální účet“, tedy kartu s jasně nastavenými pravidly. Limit, povolené typy obchodníků, časové omezení i měna se dají přednastavit tak, aby kartou šlo zaplatit jen to, co odpovídá roli člověka a politice firmy.

Z pohledu CFO to přináší kombinaci pohodlí a kontroly. Zaměstnanec má nástroj, který potřebuje pro práci, ale firma minimalizuje riziko zneužití. U jednorázových nákupů nebo úhrady konkrétní faktury se navíc stále častěji využívají tokeny a jednorázové virtuální karty, které po zaplacení přestávají fungovat. To je extrémně užitečné i u kontraktorů a externistů, kde je oddělení jednotlivých výdajů klíčové.

Když se bezpečnost potká s procesy: propojení wflow a karet Visa

Technologie sama o sobě nestačí. Pokud karta není napojená na jasný proces, zůstane CFO v roli „policajta“, který honí účtenky po e-mailech a chatu a snaží se zpětně rekonstruovat, co se vlastně stalo.

Tady vstupuje do hry kombinace firemních karet a platformy wflow. wflow je cloudová aplikace, která firmám pomáhá digitalizovat účetnictví, automatizovat sběr dokladů, jejich oběh, schvalování i archivaci a tím výrazně snižuje manuální práci s účetními dokumenty. Každá platba kartou se propojí s konkrétním dokladem, který zaměstnanec jednoduše nafotí v mobilní aplikaci, systém vytěží data, navrhne zaúčtování a pošle doklad ke schválení správnému člověku. CFO tak má v jednom nástroji přehled, co se platí, kým, za co a z jakého rozpočtu.

Díky strategické spolupráci s Českou spořitelnou a Visa se wflow přirozeně napojuje na firemní karty a internetové bankovnictví. Z nástroje pro „předávání účtenek“ se tak stává reálný řídicí panel firemních výdajů v reálném čase, ne jen další šanon v cloudu.

Na co by se měl CFO zaměřit v roce 2026

Bezpečnost plateb a firemních financí nemusí znamenat další vrstvu byrokracie. Naopak, dobře nastavené procesy a chytré nástroje umí práci finančního oddělení zjednodušit a zrychlit.

Pokud jste CFO nebo finanční manažer, zaměřte se v roce 2026 hlavně na tři oblasti:

1. Nahraďte sdílené firemní karty zaměstnaneckými a virtuálními kartami s jasnými pravidly.
2. Propojte firemní karty s nástrojem pro digitalizaci účetnictví, aby každá platba měla doklad, schvalovatele a místo v účetnictví.
3. Průběžně revidujte limity, nastavení a výjimky. Bezpečnost není jednorázový projekt, ale součást finančního řízení.

Závěrem:

bezpečnost plateb by v roce 2026 neměla být jen IT téma, ale jedna z klíčových priorit CFO. Pokud chcete mít jistotu, že vaše firemní finance jsou chráněné a zároveň máte výdaje pod kontrolou v reálném čase, podívejte se, jak propojit wflow, vaši banku a firemní karty ve vaší firmě. Rádi vám s tím pomůžeme.

‍

Účetnictví bez chyb

Máte schopnou účetní a moderní účetní program Pohoda. Přesto se v účetnictví objevují duplicity plateb, zapomenuté faktury, zmatek ve schvalovacím procesu a minimální přehled o nákladech v průběhu měsíce. Všechno se dohání na poslední chvíli před DPH a účetní funguje spíš jako pošťák a detektiv než jako finanční partner byznysu.

Dobrá zpráva je, že účetnictví v Pohodě můžete z velké části digitalizovat a automatizovat, aniž byste měnili celý systém. Stačí nad ní postavit chytrou vrstvu, která se postará o cestu dokladu od dodavatele až po úhradu v bance. Rychle, přehledně, bez papírů a bez chyb.

Digitalizace účetnictví v Pohodě v praxi

Moderní účetnictví v době AI vás zbaví těch úkonů, které mohou způsobovat chyby.

Účetní doklady a faktury na jednom místě

Cloudová aplikace wflow umožní vaší firmě sběr všech dokladů digitálně a do jednoho místa pro lepší přehled. Dodavatelé posílají faktury rovnou na sběrný e-mail wflow. Zaměstnanci fotí účtenky hned u pokladny do mobilní aplikace wflow. Nikde se nic neztratí, nikdo nic nepřehlédne a nezapomene vyřídit. Vše se zpracuje automaticky.

Vytěžování faktur a jasný schvalovací proces

V cloudu wflow dochází k té skutečné práci. Doklady se automaticky přečtou pomocí AI, která předvyplní dodavatele, částky, variabilní symbol, DUZP a další pole. Účetní nebo pověřený člověk data jen zkontroluje a schválí. Manažeři schvalují platby přes intuitivní mobilní apku nebo web, takže mají pod kontrolou náklady, aniž by museli kontrolovat účetní program.

Automatické zaúčtování a přenos do účetního programu Pohoda

Třetím krokem procesu je automatizované zaúčtování a přenos do Pohody. Pro opakující se doklady se nastaví pravidla, která doplňují předkontaci, středisko, zakázku nebo projekt. Jakmile je doklad schválený a připravený, odešle se přes ověřený konektor do Pohody, a to včetně PDF originálu. Z Pohody se zpět vrací informace o čísle dokladu a úhradě, takže ve wflow aplikaci vidíte, co je zaplacené a co čeká.

Z pohledu CFO nebo provozního ředitele to znamená, že celý proces máte pod kontrolou, ale nestrávíte hodiny v účetním systému.

Z  pohledu CFO nebo provozního ředitele to znamená, že celý proces máte pod kontrolou, ale nestrávíte hodiny v účetním systému.

‍

Integrace wflow a ERP Pohoda

Od prvního kroku jsme tu pro vás a provedeme vás celým procesem a nastavením. Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci, kde probereme vše potřebné.

Krok za krokem

1. Zmapujeme Váš schvalovací proces od přijetí faktury od dodavatele až po její úhradu v bance.
2. Všechny doklady nasměrujeme na sběrnou e-mailovou adresu, odkud se automaticky dostanou do wflow, specializovaného nástroje pro digitalizaci dokladů, který se umí propojit s Pohodou.
3. Informujete své dodavatele a zaměstnance. Dodavatelům pošlete nový sběrný e-mail, zaměstnancům dáte jednoduchý návod na focení účtenek přes aplikaci.
4. Nastavíte si základní schvalovací pravidla podle částky, typu dokladu nebo střediska. U klíčových dodavatelů doporučujeme nastavit automatizační pravidla, aby se předkontace a nákladové členění vyplňovaly automaticky. Automatizace zrychluje práci a snižuje riziko chyb.
5. Propojíme celý wflow systém s Pohodou přes ověřený konektor, například Connectify od ATP Technology. Ten zajistí, že se do Pohody přenesou správná data na správná místa a že se zpětně vrací informace o úhradách.
6. Začněte pilotem na přijatých fakturách. Po měsíci vyhodnoťte úsporu času, počet chyb a přehled o cash flow. Teprve potom přidejte účtenky, objednávky nebo další firmy ve skupině.

Takový postup zvládne i menší firma bez interního IT oddělení. Jedná se o jednorázovou časovou investici s návratností už za měsíc.

Co je wflow

Wflow je cloudová aplikace která se stará o celý životní cyklus dokladu.

V praxi to znamená, že v jedné aplikaci vyřešíte sběr faktur, fotografování účtenek, vytěžení dat pomocí AI, schvalování podle nastavených pravidel, automatizaci zaúčtování i elektronickou archivaci.

Účetní pracuje s doklady ve wflow, ale zároveň má pod kontrolou veškeré kódy, předkontace, střediska a zakázky, které vycházejí z ERP Pohoda (číselníky se přes konektor průběžně synchronizují).

Výsledkem je lepší přehlednost a menší chybovost, kdy Pohoda zůstává stabilním účetním systémem, který znáte, ale všechno kolem dokladů je výrazně rychlejší a pod kontrolou.

Kolik času a nákladů můžeme ušetřit?

Automatizace, digitalizace účetnictví a Pohoda

Digitalizace a automatizace účetnictví v Pohodě neznamená, že musíte opustit systém, na který jste zvyklí. Naopak. Využijete jeho silné stránky a doplníte je o moderní workflow dokladů, schvalování a automatizaci.

‍

V článku se podíváme na to, jak nastavit platební proces tak, aby byl rychlý, bezpečný a dobře řiditelný. Opíráme se o zkušenosti z webináře „Efektivní práce s wflow: bankovní spojení a platby“ vedeného Danielou Suchožovou, odborné materiály k B2B platbám a doporučení bank a regulátorů.

Proč jsou platby dodavatelům klíčové pro cash flow

Firemní platby se od těch osobních liší objemem, částkami i mírou regulace. U B2B plateb běží souběžně stovky závazků, které ovlivňují likviditu, vztahy s dodavateli i auditní stopu. Správně nastavený proces plateb dodavatelům (accounts payable) je proto jedním z hlavních nástrojů řízení cash flow.

Z pohledu regulace navíc platí, že při pozdních platbách mezi podniky mají dodavatelé v EU nárok na úroky z prodlení a paušální náhradu nákladů minimálně 40 eur.

‍

Špatně nastavený platební proces typicky vede k tomu, že:

• vznikají zbytečná prodlení a penále, která komplikují řízení cash flow,
• klíčoví dodavatelé ztrácejí důvěru, zpřísňují podmínky nebo požadují zálohy,
• účetní tým tráví hodiny ručním přepisováním plateb a dohledáváním, co bylo skutečně uhrazeno.

Jak vypadá zdravý proces plateb dodavatelům

Cílem je nastavit proces tak, aby kombinoval kontrolu, předvídatelnost a rychlost. V praxi se osvědčují tyto principy:

‍

1. Jasný platební kalendář a práce s termíny splatnosti

Nastavte pevné platební dny a pravidla pro výjimky. Díky kalendáři získáte přehled, jaké platby odejdou v příštích týdnech, a můžete proaktivně řídit cash flow místo hašení blížících se splatností.

‍

2. Segmentace dodavatelů podle kritičnosti

Koncept Supplier relationship management, popsaný například globální společností SAP, doporučuje rozlišovat přístup k běžným a strategickým dodavatelům. U klíčových partnerů se vyplatí kratší splatnosti, předvídatelné schvalování i případné zálohy. Naopak u běžných dodavatelů můžete využít delší splatnosti bez dopadu na provoz.

‍

3. Standardizovaný proces schvalování plateb

Žádná platba by neměla odejít bez schválené objednávky, faktury v systému a pravidla „čtyř očí“. Díky digitálnímu workflow ale celý proces může proběhnout během několika minut, nikoliv dní, notifikace přijdou rovnou do e-mailu nebo mobilu.

‍

Wflow nám v průměru šetří 8 až 10 hodin rutinní práce týdně. Nejvíc času získáváme díky tomu, že schvalování probíhá online z mobilu a máme jasnou auditní stopu, takže odpadá běhání za podpisy a dohledávání dokladů.
‍
Martin Kůs, CEO Vuch.

‍Zjistěte, jak firma Vuch díky wflow šetří 8–10 hodin týdně.

Automatizace plateb: od QR kódu k napojení na banku

Jak potvrzuje Daniela Suchožová, specialistka zákaznické podpory wflow, firmy nejčastěji začínají s platbami pomocí QR kódů na fakturách. Jde o krok vpřed oproti ručnímu přepisování IBANu, ale stále jde o manuální práci účetní nebo finanční osoby.

‍

Další úroveň automatizace je propojení s bankou přes API:

• ve wflow si připojíte firemní účet přes bezpečné API napojení,
• z prostředí wflow připravíte platby (jednotlivé i hromadné),
• příkaz k úhradě se odešle do banky, kde jej autorizujete v internetovém bankovnictví (např. George Business),
• po zpracování banka pošle přes API zpět informaci o úhradě a faktura se automaticky označí jako zaplacená. Nestane se vám tak, že byste ji zaplatili dvakrát.

Většina českých bank dnes nabízí API rozhraní pro napojení firemních účtů, díky kterému lze z jednoho rozhraní spravovat účty ve více bankách, zobrazovat zůstatky i historii a bezpečně zadávat platby v reálném čase. Příkladem je služba API Multibanking od České spořitelny.

Propojení wflow s bankou přes API umožňuje automatické párování příchozích plateb a částečně i automatizované odesílání plateb, včetně hromadných plateb.

Výsledkem je, že celý proces sjednotíte do jednoho workflow, které je napojené přímo na banku.

Bezpečnost plateb: ochrana před chybami a podvody

S narůstajícím počtem plateb roste i riziko. Od překlepu v IBANu po podvodné e-maily se změnou účtu. Česká spořitelna radí tři zásady: ověřujte, s kým komunikujete, nesdílejte přístupy a vždy zkontrolujte, co potvrzujete. (www.csas.cz)

V praxi se to promítá takto:

• změnu účtu dodavatele nikdy neschvalujte jen na základě e-mailu, vždy ji ověřte jiným kanálem,
• rozdělte role mezi přípravu plateb, schvalování a finální odeslání,
• používejte dvoufaktorové ověření a limity na odchozí platby,
• pravidelně kontrolujte logy a auditní stopu všech kroků.

Napojením banky přes API a nastavením workflow ve wflow máte celý proces plateb na jednom místě. Ušetříte čas, získáte jasný přehled o tom, co je k úhradě a co už je zaplaceno, máte kompletní auditní stopu a výrazně snížíte riziko zbytečných chyb.

Jak začít: malé kroky, velký efekt

Pokud chcete zrychlit a zabezpečit platební proces, doporučujeme tyto kroky:

1. Zmapujte aktuální proces plateb včetně schvalování a platebního kalendáře.
2. Rozdělte dodavatele podle důležitosti a nastavte pravidla splatnosti a priorit.
3. Zaveďte digitální schvalování faktur a centralizujte přípravu plateb.
4. Propojte účetní systém a wflow s bankou přes API a začněte využívat hromadné platby i automatické označování úhrad.

Chcete vidět, jak může vypadat plně digitalizovaný proces od schvalování po úhrady? Domluvte si krátkou konzultaci a ukázku wflow na našem webu.

‍

Proč se IPEX rozhodl digitalizovat účetnictví

IPEX je česká technologická firma vyvíjející moderní cloudovou platformu pro kontaktní centra. Jejich řešení pomáhá firmám sjednotit e-maily, chat, telefon, SMS i sociální sítě do jednoho prostředí a výrazně zjednodušuje komunikaci se zákazníky.

"Firma dlouhodobě investovala do zlepšování procesů směrem ven, k zákazníkům. Uvnitř ale ještě některé procesy fungovaly tradičně, včetně schvalování dokladů, které si žádalo více ruční koordinace mezi účetním oddělením a jednotlivými týmy."

Monika Frintová, CEO IPEX

‍

Podobná situace byla i u firemních výdajů. Existovala jedna sdílená firemní karta, obchodníci občas platili ze svého a nosili účtenky zpětně. To vedlo k tomu, že některé doklady bylo obtížné dohledat nebo přiřadit k bankovním transakcím, což znesnadňovalo průběžnou kontrolu nákladů i práci účetních.

Výchozí stav: jedna karta, ztracené účtenky a nárazové výdaje

Ještě před wflow řešil IPEX typickou kombinaci problémů, které znají CFOs a provozní manažeři v mnoha firmách:

• jedna “sdílená” firemní karta u vybraného manažera
• obchodníci platili ze svého, což snižovalo ochotu platit za reprezentaci, klientské obědy, atp.
• účtenky se shromaždovaly v šuplíku, dodávaly hromadně, často se zpožděním
• při schvalování faktur chyběla skutečná kontrola na úrovni oddělení

Výsledkem byly nečekané nárazové výdaje a vedení chyběl průběžný přehled o nákladech na obchod a provoz.

Jaké řešení IPEX zvolil: firemní karty wflow a schvalovací workflow

Jak potvrzuje ze své praxe i Petr Sobotka, CRO wflow, právě agenda zaměstnaneckých výdajů bývá jednou z nejpodceňovanějších oblastí, i když má na cashflow, reporting a vnitřní kulturu firmy zásadní dopad.

"S narůstajícím počtem výdajů a rostoucím týmem je pro firmy čím dál důležitější najít systém, který by kombinoval rychlost, přehlednost a jednoduchost při práci s firemními náklady. To nabízí wflow."

Petr Sobotka, Co-founder & CRO wflow

IPEX proto začal používat firemní karty vydávané Českou spořitelnou a Visa, přímo napojené na wflow, a také mobilní aplikaci wflow jako nástroj pro digitalizaci účtenek a schvalování odkudkoliv.

‍

Proces vypadá jednoduše:

1. Zaměstnanec zaplatí firemní kartou.
2. V mobilní aplikaci wflow se mu ihned zobrazí transakce a přijde notifikace.
3. Zaměstnanec vyfotí účtenku, doplní poznámku (např. s jakým klientem byl na schůzce) a případně nákladové středisko.
4. OCR vytěží data z účtenky, doklad se zařadí do schvalovacího workflow.
5. Po schválení putuje doklad do účetnictví nebo ERP systému.

Důležitou roli hraje právě schvalovací workflow. IPEX nastavil cestu tak, že první schvalovatel je vždy vedoucí oddělení a teprve poté se doklad dostává k CEO. Každý manažer tak vidí své náklady v reálném čase a zároveň existuje druhý stupeň kontroly.

Rozpočty, limity a virtuální karty místo nepříjemných překvapení

Kromě samotných firemních karet a digitalizace účtenek je klíčový přístup k rozpočtům. IPEX má pro každé oddělení nastavené budgety, včetně reprezentace, a ty propojuje s limity na kartách.

Monika Frintová potvrzuje, že díky tomu se firma zbavila situací, kdy byly v plánu výdaje 30 tisíc, ale nakonec se na konci roku objevilo 80 tisíc a nikdo pořádně nevěděl proč. Limit na kartě, rozpočet oddělení a schvalovací workflow drží výdaje pod kontrolou průběžně, ne až při závěrce.

Zajímavý prvek jsou také virtuální firemní karty, které lze v rámci wflow a České spořitelny využít například pro jednotlivé online služby s přesným měsíčním limitem. Tím se minimalizuje riziko nechtěných plateb a zároveň je jasné, k čemu konkrétní karta slouží.

Implementace: z jedné karty na osm během pár dní

Protože IPEX už využíval Českou spořitelnu jako firemní banku, byla samotná implementace rychlá. Jak zaznělo na webináři, stačilo spojit bankéře v České spořitelně, ověřit bankovní identitu v aplikaci George a během hodin až jednotek dní se karty objevily v telefonech zaměstnanců.

Firma začala pilotem v obchodním týmu. Z jedné sdílené karty se během krátké doby stalo osm individuálních firemních karet pro konkrétní zaměstnance, přičemž IPEX plánuje postupné rozšíření do dalších týmů.

Reálné výsledky: méně administrativy, více důvěry a lepší kontrola

Podle Moniky Frintové ušetřilo propojení firemních karet, mobilní aplikace a schvalovacího workflow firmě hodiny práce měsíčně. "Zrychlilo se předávání dokladů k účetním, narostla přehlednost a významně se omezilo ruční přepisování a dohledávání účtenek," říká.

Kromě měřitelných přínosů má řešení i zajímavý „soft“ efekt. Když firma přestala držet jednu kartu u zodpovědné osoby a začala vydávat firemní karty přímo obchodníkům, zvýšila se míra důvěry a motivace. Zaměstnanci mají jasná pravidla, limity a rozpočet, ale zároveň komfort a status, který firemní karta přináší.

Co si z příběhu IPEX může vzít vaše firma?

Pokud jste CFO, finanční ředitel nebo provozní manažer a řešíte podobné výzvy, u IPEXu se osvědčil následující postup:

1. Začněte pilotem v jednom týmu, typicky v obchodu, kde vzniká hodně drobných firemních výdajů.
2. Nastavte jasná pravidla, rozpočty a limity pro každou firemní kartu.
3. Firemní karty wflow jsou automaticky napojené na mobilní aplikaci a schvalovací workflow, takže se doklady dostávají k účetním průběžně.
4. Využijte virtuální karty pro online služby a opakované platby, kde lze snadno nastavit konkrétní limit.

Tím získáte průběžnou kontrolu nákladů v reálném čase, zjednodušíte práci účetním a manažerům a zaměstnancům dáte moderní nástroj, který jim usnadní každodenní fungování.

Závěr a další kroky

V tomto článku jsme si na příkladu ukázali, že digitalizace firemních výdajů není jen o hezké aplikaci, ale hlavně o propojení firemních karet, schvalovacího procesu a účetnictví do jednoho funkčního celku.

Pokud chcete podobnou automatizaci firemních výdajů i ve vaší firmě, může vám wflow pomoci nastavit proces od prvního pilotu až po škálování na celou organizaci, včetně integrace s bankou a účetním systémem. (wflow.com)

Domluvte si krátkou ukázku a projděte si, jak by mohl vypadat váš vlastní scénář digitalizace firemních výdajů od první karty po kompletní schvalovací workflow.

‍

Právě v takových momentech se ukáže, jestli má daná firma skutečně funkční schvalovací workflow.

V tomto článku se podíváme, jak si jako menší nebo středně velká firma nastavit oběh přijatých faktur tak, aby byl rychlý, auditovatelný a připravený na automatizaci. A také si ukážeme, kde a jak do toho dává smysl zapojit chytré nástroje pro správu faktur.

Když správa faktur brzdí business

Ve firmách, kde se správa faktur řeší e-mailem, v Excelu nebo dokonce v papírové podobě, se opakují stejné problémy:

• faktury se ztrácí nebo objevují na poslední chvíli
• platí se pozdě, nebo (v horším případě) dvakrát
• nikdo přesně neví, kdo co schválil a kdy
• finanční plánování stojí na odhadech místo na datech

Studie k invoice approval workflow se shodují, že manuální procesy znamenají více chyb, zpoždění plateb, horší viditelnost a vyšší riziko podvodů. Naopak automatizace schvalování faktur zrychluje zpracování, snižuje chybovost a zlepšuje cash flow.

V českém prostředí se navíc stále řeší „papír vs. digitalizace účetnictví“. Firmy, které už přešly na digitalizaci příchozích faktur, uvádějí výrazné zrychlení zpracování a lepší přehled o tom, kdo co kdy schválil.

Co je schvalovací workflow faktur

Schvalovací workflow faktur je jasně popsaná cesta, kterou faktura prochází od přijetí až po úhradu. Typicky zahrnuje:

1. Přijetí dokladu
2. Vytěžení dat (ručně nebo pomocí AI)
3. Ověření a doplnění (kontrola účetní / finančního oddělení)
4. Schválení odpovědným manažerem
5. Zaúčtování a platba

Dobře nastavené workflow faktur je vlastně vestavěný kontrolní mechanismus. Hlídá, že každá faktura je oprávněná, odpovídá objednávce či smlouvě a schválil ji člověk s odpovídající pravomocí.

Pro CFO nebo finančního ředitele to znamená dvě věci: máte jistotu, že peníze odcházejí podle pravidel, a zároveň vidíte v reálném čase, kolik faktur čeká, kde se zasekly a jaké závazky vás čekají.

‍

Jak si nastavit oběh faktur ve firmě v praxi

1. Zmapujte, jak dnes faktury obíhají

Začněte tím, že si s účetní a klíčovými manažery sednete a popíšete reálný oběh faktur ve firmě: odkud chodí, kdo je schvaluje, kdy se zdržují, kde vznikají chyby.

Cíl není vytvořit ideální svět, ale pochopit současný stav, na který pak navážete.

2. Nastavte role a týmy, ne jen konkrétní lidi

Častá chyba v praxi: do schvalování se v systému nastaví konkrétní člověk a na něj se naváže celé workflow faktur. Jakmile onemocní nebo odejde, proces stojí.

Daniela Suchožová, specialistka zákaznické podpory wflow, proto doporučuje pracovat s týmy schvalovatelů, místo jednoho jména nastavíte tým (například „Finanční oddělení“ nebo „Marketing“). Schválit pak může kdokoliv z týmu a zastupitelnost řešíte jen tím, že v týmu přidáte nebo odeberete člověka, bez zásahu do samotného workflow faktur.

To je obrovská výhoda hlavně pro malé a střední firmy, kde už krátkodobá nepřítomnost jednoho člověka může výrazně zpomalit oběh faktur.

3. Definujte pravidla podle částky, střediska a typu nákladu

Schvalovací workflow faktur by měla reagovat na to, o jaký typ výdaje jde. Typicky:

• limit částky (např. do 5 000 Kč schvaluje vedoucí střediska, nad 5 000 Kč ještě i CFO)
• středisko nebo projekt (marketing, výroba, IT…)
• specifický dodavatel nebo typ nákladu (například pronájem, marketingové kampaně, stavební zakázky)

V moderním nástroji jako je wflow si můžete ke každé schvalovací cestě přidat více podmínek najednou, například celková částka + středisko. Systém wflow sám vyhodnotí, kterou cestu použije.

4. Rozhodněte, kdy proběhne schválení

Existují dva běžné modely:

• Schválení až po účetní kontrole: účetní nejdřív vyplní střediska, zakázky, DPH a až kompletní doklad jde ke schválení. Hodí se tam, kde účetní tým dobře zná kontext nákladů.
• Schválení před vytěžením dat: používá se tehdy, když přes sběrný e-mail chodí i jiné dokumenty než faktury a nechcete zbytečně platit za vytěžování nerelevantních dokladů. Ve wflow se dá workflow nastavit tak, aby se nejdřív ověřilo, že jde skutečně o fakturu a až pak se spustí AI vytěžování.

Smysl dává zvolit si jeden model jako výchozí a výjimky omezit na minimum.

Pokud vás zajímá nastavování schvalování ve wflow podrobněji, podívejte se na náš webinář, který se tomuto tématu věnuje:

‍

Software na správu faktur: co by měl umět

Pokud chcete mít pod kontrolou správu faktur a celý oběh faktur ve firmě, ruční procesy vás daleko nepustí. Software na správu faktur by měl umět alespoň:

• sběr dokladů z e-mailu, mobilní aplikace a dalších zdrojů
• AI vytěžování dat z faktur
• online schvalovací workflow faktur s podporou týmů a více úrovní schválení
• napojení na účetní systém a banku
• bezpečný digitální archiv s auditní stopou

Systém wflow vám pokryje digitalizaci účetnictví, AI vytěžování dokumentů, schvalování faktur, automatické zaúčtování a důvěryhodnou archivaci. A to vše v jednom přehledném nástroji, bez nutnosti měnit váš účetní software.

Firmám tak pomáhá snížit chybovost až o desítky procent, ušetřit desítky hodin měsíčně a zároveň mít jasně vidět, kdo co schválil. Reference klientů jako Shoptet, SCIO nebo Lindt potvrzují, že mobilní aplikace na schvalování faktur a jednotné workflow faktur jsou velkou časovou úsporou a výrazně snižují chybovost.

"Všechny přijaté doklady nyní zpracováváme digitálně, včetně jejich schvalování a předání externí účetní firmě. S tím nám pomohlo wflow.“
Jan Hospodka, CFO Shoptet

Závěr: začněte jedním workflow a dál ho iterujte

Efektivní správa faktur nevznikne přes noc. Důležité je:

• zmapovat současný oběh faktur ve firmě
• nastavit jasné role a týmy, které zajistí zastupitelnost
• definovat jednoduchá, ale jasná pravidla pro schvalování
• podpořit to vhodným softwarem na správu faktur a digitalizaci příchozích faktur

Chcete si na konkrétním příkladu ukázat, jak by mohl vypadat váš schvalovací workflow faktur ve wflow a co všechno lze automatizovat? Domluvte si krátkou online konzultaci s naším specialistou přímo z webu wflow.com a projděme spolu vaše faktury krok za krokem.