JRD digitalizuje s wflow: zrychlení zpracování faktur o 80 %
Zrychlení z pěti na jednu minutu
Zpracování faktur zrychleno z 5 na 1 minutu
100 % kontrola
Nad dokumenty v systému –smlouvy, plné moci a další
+ 20 % více dokumentů
O více než 20% dokumentů v systému oproti původnímu stavu
„Přínosem je pro nás rozhodně větší efektivita a kontrola – a to hlavně ve třech oblastech: úspora díky automatizaci, kontrola dokumentů a větší transparentnost. Vidíme, kdo co schválil. Je to jedna aplikace, kde manažeři a ekonomové, kteří pracují s financemi, najdou vše na jednom místě.“
O firmě
Společnost JRD Group je skupina s širokým rozsahem činností – od rezidenčního a pozemkového developmentu přes investice do výnosových nemovitostí až po energetiku z obnovitelných zdrojů a technologie plazmového zplyňování odpadu. V roce 2022 dosáhla konsolidovaných výnosů ve výši téměř 1,8 miliardy Kč a do roku 2030 plánuje vyrůst na 10 miliard Kč. JRD klade důraz na udržitelnost a využívání moderních technologií, včetně nástrojů, jako je například wflow.
Výchozí situace a výzvy
JRD využívalo systém, který neumožňoval dostatečně efektivní správu finančních dokumentů a postrádal automatizované schvalovací procesy. Postupem času se ukázalo, že chybí jednotné řešení pro všechny typy dokumentů napříč firmou. Schvalovací procesy byly z velké části manuální, což vedlo k vyšší časové náročnosti a složitější dohledatelnosti informací. Hlavní výzvy zahrnovaly:
Omezené možnosti stávajícího systému v oblasti financí
Manuální zpracování dokumentů a schvalovacích cest
Různorodost nástrojů a nízká propojenost systémů
Omezený přehled nad oběhem a stavem dokumentů
Potřeba zavést jasná pravidla a strukturu pro schvalování
Digitalizace procesů a přechod na wflow
JRD se rozhodlo pro implementaci platformy wflow, která jim umožnila automatizaci zpracování dokumentů a jejich efektivní správu. Implementace proběhla rychle a intuitivně, a to i přes počáteční obavy z komplexity interních procesů. Díky aktivní spolupráci s týmem wflow se podařilo vše zvládnout v požadovaných termínech a přizpůsobit systém specifickým potřebám společnosti. Hlavním cílem nebyla pouze automatizace procesů, ale také zavedení jasných pravidel a zajištění jejich dodržování napříč organizací. Systém zároveň umožnil zjednodušit a zpřehlednit schvalovací cesty, což vedlo k lepší orientaci uživatelů a stabilnějšímu fungování back office.
„Dost jsem se obávala nasazení, protože máme mnoho schvalovacích cest a uživatelů. Nastalo pár komplikací, které se ale podařilo vyřešit a s tím dodržet i předem stanovené termíny.”
— Kristýna Maudrová, specialistka finančního back office
Schvalovací procesy jednodušší, rychlejší a dohledatelné
Výrazné zlepšení připravenosti na audity
Možnost sledovat stav schvalování dokumentů v reálném čase
Zlepšení komunikace a snížení potřeby osobních připomínek kolegům
Měřitelné zlepšení pro JRD
Implementace wflow přinesla JRD výrazné zefektivnění práce s dokumenty a schvalovacími procesy. Díky automatizaci se zásadně zkrátil čas potřebný pro zpracování faktur – z původních pěti minut na pouhou jednu minutu. To pro ně v praxi znamená úsporu 882 hodin čistého času, tedy přibližně čtyř měsíců práce jedné osoby – a to jen na jedné konkrétní činnosti, zpracování faktur. JRD však oceňuje i další benefity: stoprocentní přehled nad plnými mocemi a smlouvami, systematickou evidenci o 20 % více dokumentů než dříve, lepší připravenost na auditní a finanční kontroly a výrazné zlepšení komunikace v týmu díky menší potřebě osobních připomínek kolegům.
Zpracování faktur zrychleno z 5 na 1 minutu (zrychlení o 80%)
11 380 faktur vytěženo přes wflow + 1 489 z ISDOC formátu (za rok 2024)
100% kontrola nad plnými mocemi a smlouvami
O 20 % více dokumentů v systému oproti předchozímu stavu
„Je náročné si představit, že by firma naší velikosti s různorodými obory činnosti mohla efektivně fungovat bez tohoto nástroje. Dnes už bychom se pravděpodobně bez wflow neobešli. “
Digitalizace účetnictví nikdy nebyla jednodušší
Digitální účetnictví, firemní karty a výdaje, řízení účetních dat. To všechno a mnohem víc máte vždy na dosah ruky s wflow.
