Praktické rady a příběhy úspěchu

V tomto průvodci si vysvětlíme,

• co přesně znamená digitální archivace dokumentů,
• jaké jsou klíčové benefity pro CFO a celé finanční oddělení
• a jak vybrat řešení, které splní české i evropské legislativní požadavky pro archivaci účetních dokladů.

Co je digitální archivace dokumentů

Digitální archivace je systematické ukládání účetních a firemních dokumentů v elektronické podobě tak, aby splňovaly tři základní požadavky: autenticitu (doklad vznikl od konkrétního subjektu), integritu (nebyl následně upraven) a čitelnost po dobu minimálně 10 let.

Nejde o prosté skenování papírů do PDF. Jde o proces, který zajišťuje právní platnost, dohledatelnost a bezpečnost dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu.

Hlavní přínosy digitální archivace

1. Bezpečná archivace: Díky automatickému ukládání do digitálního archivu máte jistotu, že každá faktura, smlouva nebo účtenka je bezpečně uložena a okamžitě dohledatelná. Konec hledání v šanonech před auditem.

2. Okamžitý přístup odkudkoli: Potřebujete fakturu z roku 2019? Stačí zadat číslo dokladu nebo dodavatele a máte ji na obrazovce za 3 sekundy. Funguje z kanceláře, z domova i z mobilu.

3. Plná legislativní aktualizace: Moderní nástroje pro digitalizaci účetnictví, jako je wflow, zajišťují autenticitu, integritu a čitelnost dokumentů pomocí kvalifikovaných časových razítek a nepřerušené auditní stopy. Tím splňuje požadavky českého zákona o archivaci.

4. Úspora fyzického prostoru a nákladů: Sklad pro archivaci dokumentů stojí větší firmu desítky tisíc korun ročně. Digitální archiv eliminuje tyto náklady, a zároveň eliminuje riziko poškození dokumentů požárem nebo povodní.

5. Rychlejší audit a kontroly: Auditor dostane read-only přístup k dokumentům online. Nemusíte nic tisknout, kopírovat, ani vozit do kanceláře. Audit proběhne rychleji a s nižšími náklady.

6. Bezpečnost a ochrana dat: Šifrování, dvoufaktorová autentizace, přístupová oprávnění a ISO 27001 certifikace zajišťují, že k dokumentům má přístup pouze oprávněná osoba. Zálohování chrání před ztrátou dat a neznamená další náklady na skladovací prostory.

Co by měl umět software pro digitální archivaci

Automatické ukládání a indexace dokumentů: Dokumenty se automaticky ukládají do archivu ihned po schválení nebo zaúčtování. Systém je indexuje podle dodavatele, data, čísla dokladu, oddělení a dalších parametrů.

Fulltextové vyhledávání a filtry: Najdete dokument podle jakéhokoli slova v textu, čísla faktury, názvu dodavatele nebo data. Filtry umožňují zobrazit např. všechny faktury od konkrétního dodavatele za Q1 2026.

Automatická časová razítka a e-podpisy: Časové razítko potvrzuje, že dokument existoval v daný okamžik a nebyl následně upraven. E-podpisy zajišťují právní platnost dokumentů.

Přístupová oprávnění a auditní stopa: Každý přístup k dokumentu je zaznamenán. Přesně víte kdo, kdy a co zobrazil nebo stáhnul. To zajišťuje transparentnost a ochranu citlivých dat.

Integrace s účetním systémem (ERP): Dokumenty jsou automaticky propojeny s účetními záznamy. Při zobrazení faktury v účetnictví vidíte i originální PDF s přílohou.

Okamžitý přístup: Mobilní aplikace by měla umožňovat prohlížet dokumenty v účetním archivu. Ideální pro cesty nebo práci v terénu.

Jak implementovat digitální archivaci krok za krokem

1. Zmapujte současný stav: Zjistěte, kolik dokumentů ročně zpracováváte, kde jsou uloženy a jak dlouho je potřebujete archivovat. Identifikujte kritická místa (např. hledání dokumentů před auditem).
2. Nastavte pravidla: Stanovte, které dokumenty se archivují automaticky, na jak dlouho a kdo k nim bude mít přístup.
3. Vyberte nástroj v souladu s legislativou: Ujistěte se, že software splňuje požadavky na autenticitu, integritu a čitelnost dokumentů. Ověřte certifikace (ISO 27001, GDPR).
4. Pilotujte na jedné agendě: Začněte s přijatými fakturami nebo smlouvami. Ověřte, že systém funguje podle očekávání a že tým je s ním spokojený.
5. Zaškolte tým a nastavte procesy: Vysvětlete zaměstnancům, jak nahrávat dokumenty, jak je vyhledávat a jak fungují přístupová práva. Vytvořte jednoduchou dokumentaci.
6. Zahrňte do automatizace na všechny dokumenty: Postupně přidejte další typy dokumentů: vydané faktury, smlouvy, mzdové doklady, výdajové účtenky. Digitální archiv se stane centrálním úložištěm.

Digitální archivace podle velikosti firmy

Malé firmy (do 50 zaměstnanců) oceňují jednoduchost, rychlé nasazení a nízké náklady. Potřebují základní funkce: automatické ukládání, vyhledávání účetních dokladů a mobilní přístup.

Střední a velké firmy (50+ zaměstnanců) vyžadují pokročilé funkce: přístupová oprávnění podle rolí, integraci s ERP systémy, auditní stopu a možnost archivovat faktury, smlouvy, mzdové doklady a interní dokumenty. Zároveň je pro ně potřebná okamžitá online podpora a prostor pro kontinuální rozvoj automatizací.

Digitální archivace a legislativní požadavky

Aby byl digitální archiv plně uznatelný, musí podle aktuální české legislativy zajistit:

1. Věrohodnost původu (autenticita), tj. že doklad vznikl od konkrétního subjektu
2. Neporušenost obsahu (integrita), tj. že nebyl následně upraven
3. Čitelnost po dobu minimálně 10 let. To znamená, že obsah musí být jasně a snadno přístupný pro čtení a pochopení pro všechny oprávněné uživatele.

To zajišťují kvalifikovaná časová razítka, elektronické podpisy a nepřerušená auditní stopa.

Doba archivace podle typu dokumentu (platné v roce 2026)

• Účetní doklady: 5 let (neplátci DPH);  10 let (plátci DPH)
• Daňové doklady: 10 let
• Mzdové doklady: 30-50 let
• Smlouvy: Podle typu a obsahu (obvykle 10 let)

Mějte na paměti, že elektronický podpis má platnost 1 rok. Pokud však dokument s elektronickým opatříte časovým razítkem, prodloužíte jeho platnost až na 5 let. Po této lhůtě je nutné dokumenty

Jak vybrat software pro digitální archivaci

Než si vyberete vhodný nástroj pro automatizaci účetnictví a digitální archivaci účetních dokladů, ujistěte se, splňují tato 4 důležitá kritéria:

1. Soulad s českými legislativními požadavky
2. Možnost integrace s vaším účetním systémem (Pohoda, Money S3, Abra Flexi, Helios, iDoklad a další)
3. Bezpečnost a certifikace (ISO 27001 a GDPR)
4. Mobilní aplikace

Jak do toho zapadá účetní nástroj wflow

Wflow poskytuje bezpečný digitální archiv jako součást komplexní platformy pro digitalizaci účetnictví.

• Automatické ukládání všech faktur, účtenek a smluv ihned po schválení
• Fulltextové vyhledávání s filtry podle dodavatele, data, oddělení a projektu
• Právní platnost díky kvalifikovaným časovým razítkům a auditní stopě
• Přístupová oprávnění podle rolí (účetní, manažer, auditor)
• Integraci s 50+ účetními systémy (Money S5, Pohoda, Abra FlexiBee, SAP, atd.)
• ISO 27001 certifikaci a GDPR compliance

Pokud chcete vidět, jak může vypadat digitální archivace ve vaší firmě v praxi, nejrychlejší cesta je pilot na jedné agendě (např. přijaté faktury). Na základě výsledků pak nastavíte procesy tak, aby škálovaly s růstem firmy.

Digitální budoucnost účetního archivu

Nepropásněte rozjetý vlak. Archivace se postupně stává inteligentní. AI automaticky kategorizuje dokumenty, rozpoznává duplicity a upozorňuje na chybějící přílohy. Blockchain (sdílená účetní kniha pro ukládání digitálních dat) zajišťuje důvěryhodnost záznamů a eliminuje potřebu třetích stran pro ověření autenticity.

Budoucnost účetnictví patří digitálním archivům, které nejen ukládají, ale také aktivně pomáhají s legislativou, reportingem a analýzou dat.

Kolik času a nákladů vám může automatizace a digitalizace účetnictví ušetřit?

Zdroje:

Natasa Djalovic : On-Premise vs. Cloud Archiving: How to choose Right (2025)

E-Consulting: Lze účetnictví archivovat pouze elektronicky?  (2023)

Autor: Robert Soudný

‍

• Co je automatizace fakturace a jak funguje
• Největší přínosy automatizace
• Klíčové funkce moderních nástrojů
• Jak implementovat automatizované zpracování
• Specifika pro různé typy firem
• Nejčastější překážky a jak je řešit

Co je automatizace fakturace?

Definice a základní technologie

Automatizace fakturace znamená využití softwaru pro automatické zpracování přijatých i vydaných faktur, od přijetí dokladu přes vytěžení dat až po schválení a zaúčtování.

Jak funguje automatizované zpracování faktur

Nástroj pro automatizaci účetnictví typicky využívá

1. OCR (optické rozpoznávání znaků) pro „přečtení“ faktury nebo dokladu
2. AI (umělá inteligence) pro vytěžení dat a automatickou validaci údajů. Systém rozpozná klíčové informace, porovná je s objednávkou a připraví doklad ke schválení.

Přínosy nástroje pro automatizaci fakturace

Eliminace ručního zadávání

Automatizace zpracování faktur výrazně snižuje objem manuální práce a přepisování údajů, a tím snižuje i náklady na účetní tým.

Méně chyb a podvodů

Automatická validace dat a schvalovací workflow minimalizují riziko chyb, duplicit a podvodných faktur.

Rychlejší platby a lepší cashflow

Díky automatizaci je možné schvalovat faktury v řádu minut, což zkracuje platební cyklus a zlepšuje vztahy s dodavateli.

Lepší přehled a real-time reporting

V reálném čase vidíte stav všech faktur, což usnadňuje plánování a kontrolu výdajů.

Klíčové funkce moderního softwaru pro automatizaci účetnictví

AI vytěžování dat (OCR)

Moderní software umožňuje automatické rozpoznání a vytěžení údajů z různých formátů faktur a dokladů bez nutnosti manuální kontroly.

3-way matching

Nástroj pro digitalizaci účetnictví (jako například český wflow) automaticky porovná údaje z faktury, objednávky a příjemky pro maximální kontrolu. Pokud narazí na nesrovnalosti, okamžitě na ně upozorní.

Automatizované schvalovací workflow

Flexibilní nastavení schvalovacích pravidel a upozornění pro všechny role. Schvalování plateb probíhá v reálném čase třeba přes mobilní aplikaci.

Integrace s účetním programem/ERP systémem

Napojení na účetní software a další firemní nástroje bez nutnosti změn. Vyhnete se složitému přepisování, a tím eliminujete prostor pro chybu.

Upozornění na nesrovnalosti a notifikace

Nástroj pro automatizaci účetnictví, na který se můžete spolehnout, vás automaticky upozorní na chyby, nesrovnalosti nebo chybějící údaje.

Jak začít s automatickým vytěžováním a zpracováním faktur

Zhodnoťte objem a slabá místa

Zmapujte současný proces: Jaký objem faktur proplouvá měsíčně vaší firmou? Kde dochází k největšímu zdržení v procesu schvalování? V jaké fázi nejčastěji dochází k chybám?

Výběr platformy

Porovnejte dostupná řešení podle funkcí, integrací a podpory.

Nastavení workflow a pravidel

Definujte schvalovací procesy a nastavte pravidla automatizace.

Školení týmu a dodavatelů

Vysvětlete nový proces uživatelům i partnerům.

Měření přínosů

Pravidelně vyhodnocujte úspory času a zrychlení plateb. Nastavování procesů je jednorázové, úspora se tak bude postupně zvyšovat.

Jak funguje automatické zpracování faktur v různých typech firem

Řešení pro malé a střední firmy

Firmy s menším počtem zaměstnanců preferují nástroje, jejichž implementace je jednoduchá a časově i finančně nenáročná. Základním předpokladem je možnost jeho propojení s již osvědčeným účetním softwarem (ERP), který firma dlouhodobě využívá.

Enterprise řešení

Složitější firemní struktury vyžadují pokročilé workflow a customizaci procesů. Automatizované účetnictví šetří desítky hodin měsíčně a zajistí plnou kontrolu nad financemi. Procesy se zrychlí a finanční týmy se mohou věnovat složitějším úkolům, které přímo povedou k finančně zdravější firmě.

Specifika podle oboru

Retail, výroba, služby, účetní firma - každé odvětví má své požadavky na schvalování, reporting i integrace. Wflow je využíváno společnostmi napříč všemi těmito obory.

Podívejte se na případové studie našich klientů.

Nejčastější překážky efektivního workflow ve finačních týmech

Nejednotné formáty faktur

Zorientovat se v různých typech faktur a dokladů chce čas (a silné brýle), ale moderní OCR (optické rozpoznávání znaků)  zvládne bez problému přečíst různé šablony a netypické doklady.

Zpožděné platby dodavatelům

Velký objem práce v účetním týmu často způsobuje zpoždění v platbách. Software pro automatizaci účetnictví a automatické zpracování faktur takové prodlení nedopustí. Nebojte se komunikovat výhody, které svým dodavatelům přechodem na automatizaci přinesete. Rychlejší platby, méně chyb, to vše je vaše nová konkurenční výhoda.

Integrace se staršími systémy

Hledejte řešení s otevřeným API a zkušenostmi s migrací dat. My ve wflow spolupracujeme se všemi předními českými účetními softwary, aby pro vás integrace nového workflow bylo co nejjednodušší.

Klíčová shrnutí

• Automatizace fakturace eliminuje ruční práci a zrychluje platby
• Moderní nástroje zvládnou i složité workflow a reporting
• Investice do automatizace se vrací v podobě úspor a lepší kontroly

FAQ

Co je automatizace fakturace? Jde o proces, kdy software automaticky zpracuje přijaté i vydané faktury bez nutnosti ručního zadávání.

Jak funguje software pro automatizaci fakturace? Využívá OCR, AI a workflow pro vytěžení, validaci a schválení dokladů.

Kolik stojí automatizované zpracování faktur? Cena se liší podle objemu, funkcí a typu licence. Většinou jde o měsíční poplatek.

Lze propojit automatizaci fakturace s naším ERP? Ano, většina moderních řešení nabízí integraci s ERP i účetním softwarem.

Jaké ROI lze od automatizace očekávat? Ozvěte se ****našim konzultantům wflow a vypočítejte návratnost investice podle vašich skutečných čísel. Podle informací platebního portálu Stripe tvoří výdaje na automatizaci cca 33 % výdajů na manuální práci. (Zdroj: Stripe.com )

Vyzkoušejte, jak wflow zpracuje fakturu během několika vteřin.

Zdroje

1. J. P. Morgan: What is accounts payable automation?
2. Stampli.com: 50+ accounts payable statistics about AI, automation, & more
3. Parseur.com: Global Trends In AI Invoice Processing - Adoption Rates, Costs, And Challenges
4. Deloitte : E-Invoicing: A catalyst for finance transformation and compliance

Autor článku

Robert Soudný, CEO ve wflow

Spoluzakladatel a CEO wflow. Spolu s kolegou Davidem Grohem vyvinul pokročilou cloudovou technologii pro zpracování účetních dokladů. Své bohaté zkušenosti jako účetní a finanční manažer sbírá od roku 2001. Kromě řízení úspěšného podnikání se Robert věnuje osvětě a podpoře digitální transformace účetnictví, čímž přináší moderní řešení do tohoto tradičního oboru.

LinkedIn

‍

1. AI extrakce dat z dokladů a faktur

Co to je: Umělá inteligence automaticky čte faktury, účtenky a smlouvy a vytěžuje z nich klíčová data (číslo faktury, datum splatnosti, částka, dodavatel, DPH). Není potřeba žádné manuální přepisování.

Proč je to důležité: Podle konzultací s našimi klienty stráví účetní průměrně 40 % svého času manuálním zadáváním dat. Využití AI v účetnictví tento čas zkracuje až o 90 %.

Jak to funguje v praxi:

Faktura od Vodafone dorazí e-mailem → AI vytěží data (číslo faktury, částka, datum splatnosti) → systém automaticky spáruje fakturu s objednávkou → faktura se odešle ke schválení → po schválení se zaúčtuje do Pohody, Money S5 nebo jiného ERP dle vašeho výběru.

wflow benefit: wflow používá pokročilou OCR technologii, která rozpozná i ručně psané účtenky nebo faktury s nestandardním formátem. Přesnost extrakce dat je 96+ %.

2. Automatizované zpracování faktur

Co to je: Software pro digitalizaci účetnictví automaticky kontroluje faktury pomocí 3-way matchingu (faktura vs. objednávka vs. příjemka), detekuje duplicity a upozorňuje na podezřelé transakce.

Proč je to důležité: Mezinárodní Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů (ACFE) uvádí, že právě pomocí faktur vzniká nejvíce podvodů ve firmách - a to i v našem středoevropském regionu. Automatizované zpracování snižuje riziko podvodu a zajišťuje, že žádná faktura neunikne kontrole.

Jak to funguje v praxi:

Dodavatel pošle fakturu za 50 000 Kč → systém zkontroluje, zda existuje objednávka na tuto částku → porovná s příjemkou ze skladu → pokud vše sedí, faktura jde ke schválení → pokud ne, systém upozorní na nesrovnalost.

Obecný benefit: Firmy, které používají automatizované zpracování faktur výrazně snižují chybovost a zkracují čas na zpracování. Klienti wflow uvádějí úsporu času až o 50 %.

3. Digitální archivace dokumentů

Co to je: Všechny faktury, smlouvy, účtenky a další doklady se automaticky ukládají do zabezpečeného digitálního archivu s fulltextovým vyhledáváním a časovými razítky.

Proč je to důležité: Český zákon vyžaduje archivaci účetních dokladů minimálně 10 let. Digitální archiv zajišťuje autenticitu, integritu a čitelnost dokumentů po celou dobu jejich životního cyklu.

Jak to funguje v praxi:

Potřebujete fakturu od dodavatele z roku 2021? Zadáte název dodavatele nebo číslo faktury → systém vám ji zobrazí za 3 sekundy → můžete ji stáhnout, sdílet s auditorem nebo zaslat kolegovi.

wflow benefit: wflow poskytuje bezpečný digitální archiv s ISO 27001 certifikací, kvalifikovanými časovými razítky a auditní stopou. Všechny dokumenty jsou dostupné odkudkoli, 24/7.

4. Reporting v reálném čase

Co to je: Dashboard, který zobrazuje aktuální stav financí firmy: kolik máte nezaplacených faktur, jaké jsou vaše výdaje za poslední měsíc, kde jsou úzká místa v cashflow.

Proč je to důležité: CFO potřebují vidět finanční zdraví firmy v reálném čase, ne až po uzávěrce. Podle Gartner mají firmy s real-time reportingem o 30 % lepší kontrolu nad cashflow.

Jak to funguje v praxi:

CFO otevře dashboard → vidí, že firma má 15 nezaplacených faktur v celkové hodnotě 450 000 Kč → 3 faktury jsou po splatnosti → klikne na detail a okamžitě kontaktuje dodavatele.

Obecný benefit: Real-time reporting umožňuje rychlejší rozhodování, lepší plánování cashflow a eliminaci překvapení při uzávěrce.

5. Mobilní schvalování workflow

Co to je: Manažeři mohou schvalovat faktury, výdaje a objednávky přímo z mobilu, odkudkoli a kdykoli.

Proč je to důležité: V době práce na dálku a hybridních týmů je mobilní přístup klíčový. Faktury nečekají týden, než se manažer vrátí do kanceláře.

Jak to funguje v praxi:

Zaměstnanec nahraje účtenku z obchodní cesty → manažer dostane notifikaci na mobil → zkontroluje účtenku a schválí ji jedním kliknutím → účtenka se automaticky zaúčtuje a archivuje.

wflow benefit: wflow nabízí intuitivní mobilní aplikaci pro iOS i Android s offline režimem. Můžete schvalovat výdaje i bez připojení k internetu, data se synchronizují automaticky.

6. Bezproblémová integrace s ERP systémy

Co to je: Software se propojí s vaším stávajícím účetním systémem (Pohoda, Money S3, S5, Abra Flexi, SAP, atd.) přes API. Žádná změna účetního softwaru není potřeba.

Proč je to důležité: Firmy nechtějí měnit svůj ERP systém, do kterého investovaly čas a peníze a není divu. Taková změna je časově i finančně velmi náročná. Integrace zajišťuje, že data proudí automaticky mezi systémy bez manuálního exportu/importu.

Jak to funguje v praxi:

Faktura schválená ve wflow → automaticky se zaúčtuje v Pohoda (či jiném účetním systému) → záznam se propojí s digitálním archivem → při zobrazení faktury v Pohoda vidíte i originální PDF.

wflow benefit: wflow se integruje s 50+ účetními systémy a bankami. Integrace probíhá přes ready-made konektory nebo otevřené API.

7. Automatizovaná správa výdajů

Co to je: Zaměstnanci fotí účtenky mobilem, systém automaticky vytěží data, spáruje je s platbou firemní kartou a odešle ke schválení.

Proč je to důležité: Správa výdajů je často nejslabší článek účetnictví. Ztracené účtenky, chybějící schválení, manuální přepisování do Excelu. Automatizace eliminuje tyto problémy.

Jak to funguje v praxi:

Zaměstnanec zaplatí oběd firemní kartou → vyfotí účtenku mobilem → AI vytěží data → systém automaticky spáruje platbu s účtenkou → manažer schválí výdaj → účtenka se zaúčtuje a archivuje.

Obecný benefit: Firmy, které automatizují správu výdajů, šetří průměrně 15-20 hodin měsíčně a snižují chybovost o 80 %.

Klíčové shrnutí
➡️AI v účetnictví eliminuje pomocí extrakce dat 90 % manuální práce s doklady a zvyšuje přesnost na 96 %.
➡️Automatizované zpracování faktur snižuje riziko podvodu a zkracuje čas na zpracování o 40-50 %.
➡️Digitální archivace zajišťuje právní platnost dokumentů po dobu minimálně 10 let a okamžitý přístup odkudkoli.
➡️Real-time reporting dává CFO kontrolu nad cashflow a umožňuje rychlejší rozhodování.
➡️Mobilní schvalování urychluje workflow a eliminuje zpoždění kvůli nepřítomnosti manažerů.
➡️Integrace s ERP zajišťuje automatický tok dat bez nutnosti měnit stávající účetní systém.
➡️Automatizovaná správa výdajů šetří čas, snižuje chybovost a eliminuje ztracené účtenky.

Často kladené otázky (FAQ)

Jaké jsou nejdůležitější funkce softwaru pro digitalizaci účetnictví?

Klíčové funkce zahrnují AI extrakci dat, automatizované zpracování faktur, digitální archivaci s fulltextovým vyhledáváním, real-time reporting, mobilní schvalování, integraci s ERP systémy a automatizovanou správu výdajů.

Jak AI zlepšuje digitalizaci účetnictví?

AI automaticky vytěžuje faktury a účtenky, eliminuje manuální přepisování, detekuje duplicity a podezřelé transakce. Díky AI se snižuje chybovost o 95 % a zkracuje čas na zpracování dokladů o 40–50 %.

Může se software pro digitalizaci účetnictví integrovat s našimi stávajícími systémy?

Ano. Moderní software se integruje s většinou účetních systémů (Pohoda, Money S5, Abra FlexiBee, SAP, atd.) přes API nebo ready-made konektory. Nemusíte měnit svůj stávající ERP.

Zdroje

1. Thomson Reuters: Harnessing AI and automation: How to elevate your tech stack  (2025)
2. Association of Certified Fraud Examiners (ACFE): "Report to the Nations" (2024)
3. Sbírka zákonů: Zákon o účetnictví
4. Interní user cases s našimi klienty a partnery

Autor článku

Robert Soudný, CEO ve wflow

Spoluzakladatel a CEO wflow. Spolu s kolegou Davidem Grohem vyvinul pokročilou cloudovou technologii pro zpracování účetních dokladů. Své bohaté zkušenosti jako účetní a finanční manažer sbírá od roku 2001. Kromě řízení úspěšného podnikání se Robert věnuje osvětě a podpoře digitální transformace účetnictví, čímž přináší moderní řešení do tohoto tradičního oboru.

LinkedIn

Co je digitalizace a automatizace účetnictví

Digitalizace účetnictví označuje využití digitálních nástrojů a automatizovaných procesů pro zpracování účetních dokladů, jejich schvalování, archivaci a reporting. Cílem není změnit účetní systém, ale zjednodušit a zpřehlednit procesy kolem dokladů, a to od jejich přijetí až po zaúčtování a úhradu.

Na rozdíl od tradičního přístupu, založeného na papírování, e-mailech a ručním přepisování, umožňuje digitalizace účetnictví pracovat s daty v reálném čase, s jasnou historií změn a výrazně nižší chybovostí.

Hlavní přínosy digitalizace účetnictví

1. Úspora času díky automatizaci

Automatizace účetnictví eliminuje ruční přepisování dat z faktur a účtenek. Účetní tým se tak může soustředit na kontrolu a analýzu místo administrativy.

2. Vyšší kvalita dat

Automatizované zpracování dokladů snižuje chybovost způsobenou lidským faktorem (ať už je chyba způsobena záměrně či z nepozornosti) a zajišťuje konzistentní vstupy do účetního systému.

3. Lepší kontrola výdajů

Díky průběžnému schvalování a přehledu o závazcích má vedení lepší kontrolu výdajů v průběhu měsíce, ne až po měsíční uzávěrce.

4. Rychlejší uzávěrky

Když jsou doklady zpracovávané průběžně, měsíční a roční uzávěrky přestávají být stresujícím maratonem na poslední chvíli.

5. Real-time reporting

Moderní software pro digitalizaci účetnictví umožňuje reporting v reálném čase podle oddělení, projektů nebo zakázek, což zlepšuje finanční plánování.

6. Auditní stopa a dohledatelnost

Každý krok v procesu má jasnou historii. Auditní stopa usnadňuje interní kontroly i velké audity.

Klíčové funkce nástrojů pro digitalizaci účetnictví

Automatizované vytěžování faktur

Vytěžování dat z dokladů (částky, dodavatelé, DUZP, variabilní symbol) pomocí AI a OCR (optické rozpoznávání znaků) výrazně zrychluje práci účetních.

Schvalování dokladů

Schvalování faktur a dalších dokladů probíhá podle předem definovaných pravidel: podle částky, projektu nebo odpovědné osoby. Vzniká tak přehledné účetní workflow.

Zdroj: mobilní aplikace wflow

Integrace s účetním systémem

Digitální nástroje musí fungovat jako nadstavba nad existujícím účetním softwarem (ERP), nikoliv jako jeho náhrada.

Elektronická archivace dokladů

Elektronická archivace dokladů zajišťuje bezpečné uložení dokumentů v souladu s aktuální legislativou a jejich rychlé dohledání.

Jak zavést digitalizované účetnictví krok za krokem

1. Zmapujte současné procesy

Popište si cestu dokladu od přijetí až po úhradu. Kde vznikají zdržení? Kdo schvaluje?

2. Vyberte vhodné řešení

Hledejte nástroj, který se integruje s vaším účetním systémem a podporuje automatizaci účetnictví.

3. Spusťte pilotní provoz

Začněte jednou agendou. Doporučujeme začít přijatými fakturami.

4. Zapojte lidi

Vysvětlete účetním i manažerům, jaký přínos nový proces přináší a co se od nich očekává.

5. Optimalizujte a rozšiřujte

Po ověření přínosů postupně zapojujte další typy dokladů a procesů.

Digitalizace účetnictví podle velikosti firmy

Menší firmy oceňují jednoduchost a rychlé nasazení bez nutnosti IT oddělení. Střední a větší organizace naopak těží z komplexního účetního workflow, víceúrovňové schvalovací matice, pokročilé automatizace a hlubší integrace na ERP systémy.

Digitální budoucnost účetnictví

Budoucnost patří vyšší míře automatizace, využití umělé inteligence a prediktivnímu řízení financí. Digitalizované účetnictví se postupně stává standardem, nikoliv konkurenční výhodou.

Klíčová shrnutí
➡️ Digitalizace účetnictví není primárně o změně účetního systému, ale o zlepšení procesů kolem dokladů.
➡️ Správně nastavené řešení přináší přehled, kontrolu a čas na strategická rozhodnutí.
➡️ CFO získává data v reálném čase, ne až po uzávěrce.

Připraveni posunout účetnictví na další úroveň?

Kombinace moderního účetního softwaru a nástrojů pro digitalizaci a automatizaci účetnictví umožňuje realistickou a postupnou transformaci bez narušení každodenního provozu. Prvním krokem může být jednoduchý pilot, který rychle ukáže skutečné přínosy.

Využít nezávaznou konzultaci.

Zdroje

Deloitte: 2025 Global Human Capital Trends

Gartner: CFO Report 2025

PWC: How AI agents help drive a new finance operating model
‍

Autor článku
Viktoria Sokur, SaaS CFO ve wflow

Pomáhám SaaS firmám vytvářet jasné a praktické manažerské reporty, které vedou k chytřejším rozhodnutím a udržitelnému růstu. Využívám k tomu základní SaaS metriky, jako jsou CAC, runway, příjmy, retence a jednotková ekonomika. Převáděním komplexních dat do srozumitelných informací umožňuji zakladatelům a vedoucím týmům porozumět výkonnosti, identifikovat příležitosti a s jistotou plánovat do budoucna.

LinkedIn

‍

Hrozby pro firemní finance v roce 2026

Největším rizikem nejsou jen sofistikované kyberútoky, ale hlavně běžný provoz firmy. Podle Iva Apetauera z Visa a Petra Sobotky z wflow často stačí jedna sdílená karta nebo narychlo zadaný převod a vzniká reálné riziko ztráty desítek tisíc korun.

Typické scénáře, které dnes CFO a finanční manažeři řeší:

• jedna fyzická karta sdílená mezi více lidmi, u které je těžké dohledat, kdo co zaplatil a proč
• platby na základě falešné nebo neověřené faktury, kde je vymahatelnost peněz minimální
• uložené údaje karty u online služeb, které později uniknou při bezpečnostním incidentu dodavatele

K tomu přidejme tlak na rychlost a růst počtu online transakcí. Kombinace lidské chyby, nejasných pravomocí a nedostatečných procesů z toho dělá téma, které už v roce 2026 nemůže CFO ignorovat.

Proč je platba kartou bezpečnější než bankovní převod

Mnoho firem stále vnímá převod z účtu na účet jako nejbezpečnější formu platby. Na našem nedávném webináři však Ivo Apetauer z Visa Commercial Solutions zmínil, že u převodu často neexistuje žádná další ochranná vrstva. Jakmile peníze odejdou na špatný účet, je jejich návratnost nejistá a velmi závislá na vůli protistrany a rychlosti reakce bank.

Platba kartou naopak prochází screeningem banky a karetním schématem. Visa i banky staví na datech a detekčních modelech, které dokážou rizikové transakce označit v reálném čase a v řadě případů jim zabránit. CFO má navíc lepší dohledatelnost protistrany, historii transakcí i možnost pracovat s reklamací platby, což u běžného převodu prakticky nemá.

Z pohledu bezpečnosti proto není fér porovnávat „kartu“ a „převod“ jen pocitově. Firemní karta, správně nastavená a zasazená do jasných procesů, může být bezpečnější volbou než klasický převod.

Virtuální a zaměstnanecké karty jako programovatelná bezpečnost

Dle Iva Apetauera bude trendem, aby každý zaměstnanec, tým nebo konkrétní účel měl vlastní „virtuální účet“, tedy kartu s jasně nastavenými pravidly. Limit, povolené typy obchodníků, časové omezení i měna se dají přednastavit tak, aby kartou šlo zaplatit jen to, co odpovídá roli člověka a politice firmy.

Z pohledu CFO to přináší kombinaci pohodlí a kontroly. Zaměstnanec má nástroj, který potřebuje pro práci, ale firma minimalizuje riziko zneužití. U jednorázových nákupů nebo úhrady konkrétní faktury se navíc stále častěji využívají tokeny a jednorázové virtuální karty, které po zaplacení přestávají fungovat. To je extrémně užitečné i u kontraktorů a externistů, kde je oddělení jednotlivých výdajů klíčové.

Když se bezpečnost potká s procesy: propojení wflow a karet Visa

Technologie sama o sobě nestačí. Pokud karta není napojená na jasný proces, zůstane CFO v roli „policajta“, který honí účtenky po e-mailech a chatu a snaží se zpětně rekonstruovat, co se vlastně stalo.

Tady vstupuje do hry kombinace firemních karet a platformy wflow. wflow je cloudová aplikace, která firmám pomáhá digitalizovat účetnictví, automatizovat sběr dokladů, jejich oběh, schvalování i archivaci a tím výrazně snižuje manuální práci s účetními dokumenty. Každá platba kartou se propojí s konkrétním dokladem, který zaměstnanec jednoduše nafotí v mobilní aplikaci, systém vytěží data, navrhne zaúčtování a pošle doklad ke schválení správnému člověku. CFO tak má v jednom nástroji přehled, co se platí, kým, za co a z jakého rozpočtu.

Díky strategické spolupráci s Českou spořitelnou a Visa se wflow přirozeně napojuje na firemní karty a internetové bankovnictví. Z nástroje pro „předávání účtenek“ se tak stává reálný řídicí panel firemních výdajů v reálném čase, ne jen další šanon v cloudu.

Na co by se měl CFO zaměřit v roce 2026

Bezpečnost plateb a firemních financí nemusí znamenat další vrstvu byrokracie. Naopak, dobře nastavené procesy a chytré nástroje umí práci finančního oddělení zjednodušit a zrychlit.

Pokud jste CFO nebo finanční manažer, zaměřte se v roce 2026 hlavně na tři oblasti:

1. Nahraďte sdílené firemní karty zaměstnaneckými a virtuálními kartami s jasnými pravidly.
2. Propojte firemní karty s nástrojem pro digitalizaci účetnictví, aby každá platba měla doklad, schvalovatele a místo v účetnictví.
3. Průběžně revidujte limity, nastavení a výjimky. Bezpečnost není jednorázový projekt, ale součást finančního řízení.

Závěrem:

bezpečnost plateb by v roce 2026 neměla být jen IT téma, ale jedna z klíčových priorit CFO. Pokud chcete mít jistotu, že vaše firemní finance jsou chráněné a zároveň máte výdaje pod kontrolou v reálném čase, podívejte se, jak propojit wflow, vaši banku a firemní karty ve vaší firmě. Rádi vám s tím pomůžeme.

‍

Účetnictví bez chyb

Máte schopnou účetní a moderní účetní program Pohoda. Přesto se v účetnictví objevují duplicity plateb, zapomenuté faktury, zmatek ve schvalovacím procesu a minimální přehled o nákladech v průběhu měsíce. Všechno se dohání na poslední chvíli před DPH a účetní funguje spíš jako pošťák a detektiv než jako finanční partner byznysu.

Dobrá zpráva je, že účetnictví v Pohodě můžete z velké části digitalizovat a automatizovat, aniž byste měnili celý systém. Stačí nad ní postavit chytrou vrstvu, která se postará o cestu dokladu od dodavatele až po úhradu v bance. Rychle, přehledně, bez papírů a bez chyb.

Digitalizace účetnictví v Pohodě v praxi

Moderní účetnictví v době AI vás zbaví těch úkonů, které mohou způsobovat chyby.

Účetní doklady a faktury na jednom místě

Cloudová aplikace wflow umožní vaší firmě sběr všech dokladů digitálně a do jednoho místa pro lepší přehled. Dodavatelé posílají faktury rovnou na sběrný e-mail wflow. Zaměstnanci fotí účtenky hned u pokladny do mobilní aplikace wflow. Nikde se nic neztratí, nikdo nic nepřehlédne a nezapomene vyřídit. Vše se zpracuje automaticky.

Vytěžování faktur a jasný schvalovací proces

V cloudu wflow dochází k té skutečné práci. Doklady se automaticky přečtou pomocí AI, která předvyplní dodavatele, částky, variabilní symbol, DUZP a další pole. Účetní nebo pověřený člověk data jen zkontroluje a schválí. Manažeři schvalují platby přes intuitivní mobilní apku nebo web, takže mají pod kontrolou náklady, aniž by museli kontrolovat účetní program.

Automatické zaúčtování a přenos do účetního programu Pohoda

Třetím krokem procesu je automatizované zaúčtování a přenos do Pohody. Pro opakující se doklady se nastaví pravidla, která doplňují předkontaci, středisko, zakázku nebo projekt. Jakmile je doklad schválený a připravený, odešle se přes ověřený konektor do Pohody, a to včetně PDF originálu. Z Pohody se zpět vrací informace o čísle dokladu a úhradě, takže ve wflow aplikaci vidíte, co je zaplacené a co čeká.

Z pohledu CFO nebo provozního ředitele to znamená, že celý proces máte pod kontrolou, ale nestrávíte hodiny v účetním systému.

Z  pohledu CFO nebo provozního ředitele to znamená, že celý proces máte pod kontrolou, ale nestrávíte hodiny v účetním systému.

‍

Integrace wflow a ERP Pohoda

Od prvního kroku jsme tu pro vás a provedeme vás celým procesem a nastavením. Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci, kde probereme vše potřebné.

Krok za krokem

1. Zmapujeme Váš schvalovací proces od přijetí faktury od dodavatele až po její úhradu v bance.
2. Všechny doklady nasměrujeme na sběrnou e-mailovou adresu, odkud se automaticky dostanou do wflow, specializovaného nástroje pro digitalizaci dokladů, který se umí propojit s Pohodou.
3. Informujete své dodavatele a zaměstnance. Dodavatelům pošlete nový sběrný e-mail, zaměstnancům dáte jednoduchý návod na focení účtenek přes aplikaci.
4. Nastavíte si základní schvalovací pravidla podle částky, typu dokladu nebo střediska. U klíčových dodavatelů doporučujeme nastavit automatizační pravidla, aby se předkontace a nákladové členění vyplňovaly automaticky. Automatizace zrychluje práci a snižuje riziko chyb.
5. Propojíme celý wflow systém s Pohodou přes ověřený konektor, například Connectify od ATP Technology. Ten zajistí, že se do Pohody přenesou správná data na správná místa a že se zpětně vrací informace o úhradách.
6. Začněte pilotem na přijatých fakturách. Po měsíci vyhodnoťte úsporu času, počet chyb a přehled o cash flow. Teprve potom přidejte účtenky, objednávky nebo další firmy ve skupině.

Takový postup zvládne i menší firma bez interního IT oddělení. Jedná se o jednorázovou časovou investici s návratností už za měsíc.

Co je wflow

Wflow je cloudová aplikace která se stará o celý životní cyklus dokladu.

V praxi to znamená, že v jedné aplikaci vyřešíte sběr faktur, fotografování účtenek, vytěžení dat pomocí AI, schvalování podle nastavených pravidel, automatizaci zaúčtování i elektronickou archivaci.

Účetní pracuje s doklady ve wflow, ale zároveň má pod kontrolou veškeré kódy, předkontace, střediska a zakázky, které vycházejí z ERP Pohoda (číselníky se přes konektor průběžně synchronizují).

Výsledkem je lepší přehlednost a menší chybovost, kdy Pohoda zůstává stabilním účetním systémem, který znáte, ale všechno kolem dokladů je výrazně rychlejší a pod kontrolou.

Kolik času a nákladů můžeme ušetřit?

Automatizace, digitalizace účetnictví a Pohoda

Digitalizace a automatizace účetnictví v Pohodě neznamená, že musíte opustit systém, na který jste zvyklí. Naopak. Využijete jeho silné stránky a doplníte je o moderní workflow dokladů, schvalování a automatizaci.

‍