Praktické rady a příběhy úspěchu

Společnost wflow se umístila na 19. místě v prestižním žebříčku Deloitte Fast 50 pro střední a východní Evropu. Co stálo za tímto úspěchem a jaké jsou další plány společnosti? CEO Robert Soudný v exkluzivním rozhovoru odhaluje, co přispělo k růstu firmy a jak hodlá udržet konkurenceschopnost na rychle se měnícím trhu.

Klíč k úspěchu: Inovace a adaptace na trh

wflow se díky svému dynamickému přístupu a inovativním řešením zařadilo mezi nejrychleji rostoucí technologické firmy ve střední a východní Evropě. Podle Roberta Soudného, CEO společnosti, byl rozhodující faktor jejich schopnost přizpůsobit se novým potřebám zákazníků a efektivně digitalizovat účetní a fakturační procesy.

„Náš úspěch pramení z jednoduchého principu: naslouchat potřebám zákazníků a vytvářet nástroje, které jim skutečně usnadní práci. Díky naší technologii dokážeme firmám výrazně zrychlit a zjednodušit správu faktur, což je dnes zásadní pro firmy všech velikostí,“ vysvětluje Soudný.

Rozhodujícím krokem v růstu společnosti byla také expanze na nové trhy, která přinesla nejen větší počet zákazníků, ale i příležitosti pro spolupráci s významnými partnery.

Budoucnost wflow: Expanze a nové technologie

V plánech na příští roky se CEO zaměřuje na pokračování expanze a posilování technologické nabídky firmy. Společnost plánuje uvést pokročilé nástroje pro analýzu a reporting, které zákazníkům umožní nejen lepší správu dokumentů, ale i hlubší vhled do jejich finančních dat.

„Budeme investovat do vývoje umělé inteligence a strojového učení, které nám umožní dále optimalizovat naše služby. Naším cílem je stát se synonymem pro spolehlivou a moderní digitální správu dokumentů v Evropě,“ dodává Soudný.

Společnost zároveň neopomíjí důležitost zpětné vazby od zákazníků, která je pro ně klíčovým zdrojem inspirace pro budoucí vylepšení.

Umístění wflow na 19. místě v žebříčku Deloitte Fast 50 je jen začátek ambiciózní cesty, která směřuje k ještě většímu vlivu na evropský technologický trh.

‍

V dynamickém světě podnikání, kde je čas cennější než kdy jindy, hledají podnikatelé, majitelé firem a CFOs cesty, jak zefektivnit procesy a minimalizovat rizika. Jedním z řešení je digitalizace účetnictví. Proč by měla být digitalizace účetnictví prioritou i ve vaší firmě? Přinášíme klíčové benefity, které z ní dělají nepostradatelný nástroj pro moderní podnikání.

1. Maximální přesnost a produktivita díky automatizaci

Digitalizace eliminuje manuální chyby, které mohou vést k nákladným omylům. Automatizované systémy dokáží:

• zpracovávat a kategorizovat transakce,
• generovat přesné finanční výkazy v reálném čase,
• poskytovat okamžitý přehled o finančním zdraví firmy.

Výsledkem je nejen vyšší efektivita, ale také uvolnění rukou účetním, kteří se mohou soustředit na strategické analýzy a doporučení místo rutinních úkolů.

BOX: „Digitalizace účetnictví není jen o úspoře času – je to strategický krok k lepší efektivitě, bezpečnosti a rozhodování v reálném čase.“ - Robert Soudný CEO wflow

2. Přístup k datům kdykoliv a odkudkoliv

S cloudovými účetními platformami máte finanční informace vždy po ruce. Ať už jste na cestách, nebo na meetingu s investory, digitalizované účetnictví vám umožní:

• rychle reagovat na změny,
• přijímat informovaná rozhodnutí,
• sledovat aktuální finanční ukazatele z jakéhokoli zařízení – smartphonu, tabletu či notebooku.

Tento přístup je klíčový pro podniky, které potřebují být flexibilní a připravené na jakoukoli situaci.

3. Bezpečnost na prvním místě

Finance jsou jednou z nejcitlivějších oblastí podnikání. Digitalizované účetní systémy poskytují špičkové zabezpečení díky:

• ukládání dat na zabezpečených serverech,
• pravidelným zálohám,
• pokročilému šifrování a ochraně proti neoprávněnému přístupu.

Váš finanční systém je tak chráněn před hackery i nepředvídanými událostmi, jako je ztráta fyzických dokumentů.

4. Snazší spolupráce a rozhodování

Už žádné zdlouhavé předávání papírových dokumentů. Digitalizované účetnictví umožňuje více uživatelům pracovat s finančními daty v reálném čase. To přináší:

• rychlejší rozhodovací procesy,
• zefektivnění komunikace mezi týmy,
• minimalizaci chyb způsobených neaktuálními nebo nepřesnými informacemi.

BOX:

„Moderní firmy nevnímají digitalizaci účetnictví jako trend, ale jako nezbytnost pro udržení konkurenceschopnosti a růstu.” - Petr Sobotka, CSO wflow

5. Bezproblémová integrace s dalšími nástroji

Moderní účetní systémy snadno propojují finance s ostatními klíčovými oblastmi firmy, například:

• řízením projektů,
• zákaznickým servisem (CRM),
• mzdovou agendou.

Tím dochází k odstranění duplicitních procesů a sjednocení dat na jednom místě, což šetří čas i náklady.

wflow: Vaše brána k digitální budoucnosti účetnictví

S platformou wflow posouváte správu financí na novou úroveň. Nabízíme:

• automatizaci procesů, která šetří čas a minimalizuje chyby,
• reálný přehled o financích, dostupný kdykoliv,
• robustní bezpečnostní opatření, která chrání vaše citlivá data,
• uživatelsky přívětivé rozhraní, které snadno pochopí každý člen týmu.

Díky integraci s dalšími obchodními nástroji je wflow ideálním partnerem pro firmy, které chtějí zlepšit své finanční řízení a zůstat o krok před konkurencí.

‍

Archivace účetních dokladů je základní povinností podnikatelů i firem, kterou stanovují právní předpisy. Správné uchování dokladů nejenže zajišťuje soulad se zákonem, ale také pomáhá udržet pořádek a efektivitu v podnikání. V tomto článku se podíváme na klíčové aspekty archivace, včetně různých forem, pravidel a praktických tipů.

Formy archivace: Elektronická a fyzická

Elektronická archivace

Elektronická archivace je moderní, ekologická a efektivní metoda. Dokumenty jsou uchovávány digitálně, což umožňuje snadný přístup, minimální nároky na fyzický prostor a lepší ochranu dat. Aby byla elektronická archivace právně uznávaná, je třeba dodržet několik pravidel:

1. Věrohodnost původu: Dokumenty musí být opatřeny elektronickým podpisem.
2. Neměnnost obsahu: Kvalifikované časové razítko zaručuje autenticitu a neporušitelnost dokumentů.
3. Čitelnost: Dokumenty je vhodné ukládat ve formátu PDF/A, který zajišťuje jejich dlouhodobou čitelnost.

Fyzická archivace

Fyzická archivace zahrnuje uchovávání tištěných dokumentů. Tento tradiční způsob vyžaduje dostatek úložného prostoru a systém pro třídění a organizaci. Použití archivačních krabic, šanonů a rozdružovačů je nezbytné pro snadné dohledání dokumentů. Důležité je také dbát na skartační lhůty – dobu, po kterou je nutné uchovávat jednotlivé typy dokladů.

Co archivovat? Povinnosti podle typu podnikání

Podnikatelé s daňovou evidencí

Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci by měli archivovat veškeré dokumenty potřebné pro případnou daňovou kontrolu:

• Faktury
• Pokladní doklady
• Bankovní výpisy
• Smlouvy a další relevantní dokumenty

Plátci DPH

Plátci DPH mají povinnost archivovat všechny daňové doklady ovlivňující výpočet DPH, tedy například:

• Přijaté a vydané faktury
• Daňová přiznání
• Ostatní doklady související s výpočtem daně

Účetní jednotky

Účetní jednotky mají širší povinnosti a musí uchovávat:

• Účetní závěrky
• Účetní knihy
• Inventurní soupisy
• Výroční zprávy

Zaměstnavatelé

Zaměstnavatelé musí archivovat mzdové listy, evidenci docházky a další dokumenty související se zaměstnanci.

Jak dlouho archivovat účetní doklady? Skartační lhůty

Dodržování skartačních lhůt je klíčovým aspektem archivace. Lhůty se liší podle typu dokladů a začínají běžet na začátku roku následujícího po vystavení dokladu.

• Faktury: Uchovávají se po dobu 10 let.
• Účetní závěrky: Archivují se 15 let.
• Daňové doklady: Obvykle 10 let, pokud zákon nestanoví jinak.

Je důležité pravidelně provádět kontrolu dokumentů, aby bylo zajištěno, že staré a nepotřebné doklady jsou skartovány podle platných předpisů.

Proč je správná archivace důležitá?

Archivace účetních dokladů není jen právní povinnost, ale i praktický nástroj pro:

• Snadné dohledání potřebných dokumentů při kontrolách.
• Ochranu před právními problémy.
• Udržení pořádku a přehlednosti v účetnictví.

Tip na závěr: Pokud si nejste jisti, jaké dokumenty archivovat nebo jak dlouho, konzultujte situaci s odborníkem. Ať už preferujete fyzickou nebo elektronickou archivaci, vždy se řiďte platnými právními předpisy. Správná archivace je nejen povinností, ale i klíčem k efektivnímu a úspěšnému podnikání.

‍

V dnešní době, kdy je kyberbezpečnost klíčovým faktorem pro úspěch každé společnosti, dosáhla wflow významného úspěchu získáním certifikace ISO 27001. Tento prestižní certifikát potvrzuje, že společnost implementovala robustní bezpečnostní opatření pro ochranu dat. “To, jak doufáme, posiluje důvěru zákazníků a partnerů ve schopnost wflow bezpečně spravovat jejich citlivé informace ve srovnání s konkurencí,” říká CTO a spoluzakladatel wflow David Groh o certifikaci ISO 27001.

Gratuluji k získání certifikace ISO 27001! Můžete nám přiblížit, co pro Vás tato certifikace znamená?

Získání certifikace ISO 27001 je pro nás velkým úspěchem v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti dat. Znamená to, že jsme splnili přísné mezinárodní normy pro ochranu citlivých informací našich zákazníků a zaměstnanců. Tato certifikace potvrzuje náš závazek k vysokým standardům bezpečnosti na internetu.

Co bylo hlavním důvodem, proč jste se rozhodli certifikaci získat?

Hlavním důvodem bylo zvýšení důvěry našich zákazníků v naše schopnosti bezpečně spravovat jejich data. V době, kdy je kyberbezpečnost a bezpečnost dat klíčová, chceme být jistotou pro všechny, kdo s námi spolupracují. Certifikace ISO 27001 také ukazuje náš závazek k neustálému zlepšování a dodržování vysokých standardů v souladu s GDPR.

Jaký byl proces získání certifikace? Bylo to náročné?

Proces získání certifikace ISO 27001 nebyl jednoduchý, ale byl velmi důležitý. Začalo to detailní analýzou našich současných postupů a identifikací oblastí, kde jsme potřebovali zlepšení. Poté následovalo zavedení nových bezpečnostních opatření a školení našeho týmu. Celý proces trval několik měsíců, ale výsledek rozhodně stojí za to.

Jaké konkrétní změny jste museli ve firmě zavést, abyste certifikaci získali?

Museli jsme zavést řadu změn, včetně posílení našeho systému řízení bezpečnosti informací, aktualizace našich politik a postupů a zavedení nových bezpečnostních technologií. Také jsme museli zajistit, aby všichni zaměstnanci byli pravidelně školeni v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti na internetu.

Co to znamená pro vaše zákazníky? Jaký dopad to bude mít na ně?

Pro naše zákazníky to znamená, že mohou mít větší důvěru v to, jak chráníme jejich citlivá data. Certifikace ISO 27001 jim dává jistotu, že jsme přijali veškerá nezbytná opatření k ochraně jejich informací před kybernetickými hrozbami. Věříme, že to posílí naši spolupráci a zvýší jejich spokojenost, zejména v kontextu dodržování GDPR.

Jaké jsou vaše plány do budoucna v oblasti kyberbezpečnosti?

Naše plány do budoucna zahrnují neustálé zlepšování našich bezpečnostních opatření a technologií. Chceme být vždy o krok před potenciálními hrozbami a zajistit, že naši zákazníci budou mít vždy nejvyšší možnou úroveň ochrany. Také plánujeme pokračovat v pravidelném školení našeho týmu a sledovat nejnovější trendy a hrozby v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti internetu.

Jakou radu byste dali jiným firmám, které zvažují získání certifikace ISO 27001?

Moje rada by byla: určitě do toho jděte. I když je proces náročný a vyžaduje hodně práce, výhody, které certifikace přináší, rozhodně stojí za to. Je důležité mít silný tým, který je odhodlaný k dosažení tohoto cíle, a být připraven investovat čas a prostředky do zlepšení vašich bezpečnostních opatření. Výsledkem bude zvýšená důvěra vašich zákazníků a lepší ochrana jejich dat, což je klíčové v kontextu GDPR a bezpečnosti na internetu.

‍

Účetnictví již dávno není pouze o číslech. Moderní trendy jako digitalizace, udržitelnost a kybernetická bezpečnost mění způsob, jakým účetní pracují, a zvyšují jejich význam v podnikatelském prostředí. Jaké změny nás čekají? Pojďme se na ně podívat podrobněji.

Automatizace a integrace umělé inteligence

Automatizace a umělá inteligence (AI) pomáhají účetním převzít kontrolu nad časově náročnými rutinními úkoly, jako je přepisování dat z faktur, kontrola výkazů nebo tvorba reportů.

Výhody:

• Úspora času: Automatizace zjednodušuje rutinní úkony.
• Nižší chybovost: AI minimalizuje lidské chyby při zpracování dat.
• Více času na poradenské služby: Účetní mohou věnovat více energie strategickému plánování a podpoře klientů.

Cloudové účetnictví: Flexibilita a spolupráce

Cloudová řešení mění účetnictví k lepšímu. Umožňují účetním přístup k datům kdykoliv a odkudkoliv.

Výhody:

1. Dostupnost dat v reálném čase: Účetní i klienti mohou pracovat se stejnými dokumenty bez ohledu na jejich fyzickou polohu.
2. Flexibilita: Účetní nejsou vázáni na kancelář a mohou snadno kombinovat pracovní a osobní život.
3. Sdílení a spolupráce: Okamžitý přístup k datům zvyšuje efektivitu a transparentnost.
4. Bezpečnost: Pokročilé zabezpečení chrání data proti ztrátě nebo zneužití.

Zaměření na udržitelnost

Environmentální otázky ovlivňují i účetní profesi. S důrazem na ochranu životního prostředí se účetnictví posouvá směrem k digitalizaci a elektronické archivaci.

Udržitelnost v účetnictví zahrnuje:

• Snížení spotřeby papíru: Digitální formáty snižují potřebu tisku, což má pozitivní dopad na ochranu lesů, snížení emisí skleníkových plynů a ochranu biodiverzity.
• Elektronická archivace: Snižuje prostorové nároky, náklady na skladování a minimalizuje riziko ztráty dokumentů díky automatickým zálohám.
• Efektivita a rychlost: Digitální procesy usnadňují sdílení informací a zvyšují přesnost dat.

Udržitelné účetnictví není jen ekologickým krokem, ale také ekonomicky výhodnou strategií, která přináší vyšší efektivitu a nižší administrativní zátěž.

Kybernetická bezpečnost a ochrana dat

S růstem digitalizace je ochrana citlivých finančních dat absolutní prioritou. Kybernetické hrozby, jako jsou útoky typu ransomware nebo phishing, vyžadují od účetních přijetí výrazných opatření na ochranu dat.

Důležité aspekty:

• Šifrování dat: Ochrana dat při přenosu i ukládání.
• Vícefaktorová autentizace: Zvýšení zabezpečení při přístupu k systémům.
• Pravidelné zálohování: Minimalizace rizika ztráty dat.
• Školení: Účetní musí být obeznámeni s aktuálními hrozbami a postupy, jak se jim bránit.

Poradenské služby: Budoucnost účetnictví

Jak technologie přebírají rutinní úkoly, účetní se více zaměřují na poradenské činnosti, které přinášejí klientům skutečnou hodnotu.

Populární oblasti poradenských služeb:

1. Finanční plánování: Pomoc při nastavování cílů a optimalizaci nákladů.
2. Podniková strategie: Návrhy na zlepšení finančního zdraví firem.
3. Analýza dat: Interpretace finančních výsledků a prognóz.

Poradenské služby vyžadují nejen odborné znalosti, ale i měkké dovednosti, jako je schopnost komunikace, empatie a porozumění potřebám klientů.

Účetní profese v pohybu

Účetní profese se mění a přizpůsobuje moderním výzvám. Kombinace automatizace, cloudových řešení, udržitelnosti a kybernetické bezpečnosti umožňuje účetním poskytnout firmám nejen přesné účetní služby, ale i strategické poradenství.

Vývoj přináší účetním nové příležitosti – od efektivnější práce až po aktivní zapojení do růstu a rozvoje firem. Účetnictví budoucnosti je digitální, ekologické a plné inovací.

‍

Moderní technologie nám umožňují usnadnit každodenní činnosti a šetřit drahocenný čas. Mobilní aplikace wflow je inovativní nástroj, který přináší nový pohled na správu účetnictví a fakturace. S wflow můžete zapomenout na zbytečné papírování a využít výhod digitalizace naplno.

Co přesně wflow nabízí? Podívejte se, jak vám tato aplikace může změnit způsob práce s účetními dokumenty.

Všechny účetní dokumenty na jednom místě

Jednou z hlavních výhod aplikace wflow je její schopnost uchovávat všechny účetní dokumenty přehledně na jednom místě. S aplikací můžete:

• Jednoduše nahrávat faktury a účtenky z mobilu nebo počítače.
• Mít okamžitý přístup k dokumentům díky digitálnímu archivu.

Už nikdy nebudete hledat ztracené papíry nebo složitě přeposílat dokumenty e-mailem.

Automatizace, která šetří váš čas

Wflow přináší úsporu času díky automatickému zpracování dokumentů.

• Aplikace rozpozná klíčové údaje, jako jsou čísla faktur, data splatnosti a částky.
• Tyto informace jsou připravené k exportu do účetních systémů.

Zapomeňte na ruční zadávání dat – wflow vám umožní soustředit se na důležitější činnosti.

Přístup odkudkoliv a kdykoliv

Díky mobilní aplikaci Wflow můžete pracovat s dokumenty odkudkoliv. Stačí mít připojení k internetu a máte:

• Okamžitý přehled o fakturách a jiných účetních dokumentech.
• Možnost nahrávat nové dokumenty a spravovat úkoly na cestách.

To ocení zejména ti, kteří často pracují na dálku nebo jsou neustále v pohybu.

Spolupráce na jedné platformě

Wflow usnadňuje komunikaci mezi všemi členy týmu – účetními, manažery i zaměstnanci. Umožňuje:

• Sdílení dokumentů v reálném čase.
• Přidávání komentářů a poznámek k jednotlivým úkolům.
• Centralizovanou komunikaci, která eliminuje chaos způsobený různými nástroji.

Bezpečnost dat na prvním místě

Účetní data jsou citlivá, a proto Wflow dbá na maximální zabezpečení. Aplikace nabízí:

• Šifrování dat, které chrání před neoprávněným přístupem.
• Pravidelné zálohování dokumentů, takže o svá data nikdy nepřijdete.

S wflow máte jistotu, že vaše účetní údaje zůstávají v bezpečí.

Proč přejít na mobilní aplikaci wflow?

Wflow není jen další aplikace na správu dokumentů – je to komplexní řešení, které vám umožní:

• Šetřit čas díky automatizaci a jednoduchému ovládání.
• Zvýšit efektivitu práce díky okamžité dostupnosti dokumentů.
• Zlepšit spolupráci mezi členy týmu i s externími partnery.
• Mít klid díky nejmodernějším bezpečnostním opatřením

Ať už jste účetní, manažer nebo podnikatel, mobilní aplikace wflow vám pomůže zvládnout účetnictví rychleji, efektivněji a bez zbytečného stresu. Digitalizace je budoucnost, a s Wflow můžete být vždy o krok napřed.

Vyzkoušejte wflow a přesvědčte se sami, jak snadné je zpracování účetnictví v digitální éře!