SME

OKTAGON MMA efektivně kontroluje výdaje s wflow a oceňuje i integrace na další nástroje

Úspora času

Manuální schvalování přes e-mail nahradilo efektivní workflow.

Transparentnost

Management má přehled o schvalování a reporting v PowerBI.

Efektivní správa dokumentů

Snadnější vyhledávání a archivace.

“Najednou víc vidíme na proces před tím, než se utratí peníze. Wflow je obrovský přínos pro manažerský pohled na proces. Pro náš systém fungování je to sice nefinanční přínos, ale najednou nejste slepec. Zjistíte věci, které z Google tabulek nezjistíte. Nebo byste se musel věnovat jen tomu, abyste to zjistil. Díky wflow pracujeme v přehlednějším a systematičtějším prostředí.”

OKTAGON MMA

O firmě

OKTAGON MMA je rychle rostoucí a vysoce exponovaná organizace, která patří mezi lídry ve světě bojového umění (MMA). V roce 2023 dosáhla obratu přibližně 17,5 milionu eur (meziroční nárůst o 70 %). S expanzí firmy rostou i nároky na interní efektivitu a řízení provozních procesů, což vedlo OKTAGON k hledání spolehlivého a škálovatelného řešení pro digitalizaci dokumentů, schvalování a reporting.

před wflow

Výzvy OKTAGONu

‍

Před implementací wflow firma řešila administrativní procesy prostřednictvím e-mailů a sdílených tabulek. Tento způsob byl chaotický a neefektivní. Klíčové výzvy zahrnovaly:

‍

“Dříve jsme zjišťovali informace o schvalování z e-mailů a Google tabulek.”
-OKTAGON MMA

Chybějící DMS systém: Obtížné dohledání aktuálního stavu dokumentů, včetně absence jednotného úložiště.

Zdlouhavý proces schvalování dokumentů a výdajů, zejména chybějící auditní stopa: Nešlo snadno dohledat, kdo coschválil a kdy.

Manuální předávání dokumentů přese-mail.

Potřeba integrace s ERP systémem ABRA Flexi a digitálním podepisováním Signi.

Ruční kontrola dat: Nutnost manuálně ověřovat vytěžovaná data z faktur.

Řešení

Digitalizace a automatizace procesů s wflow

‍

Firma zvažovala konkurenční nástroje, ovšem žádný z nich nenabízel pro OKTAGON MMA klíčovou vlastnost - napojení na ABRA Flexi a Signi. Nasazení wflow přineslo potřebnou digitalizaci a automatizaci procesů. Implementace zahrnovala:

‍

“Žádný zahraniční tool vám nebude dělat integraci na lokální systém účetnictví. Pro nasazení jsme měli výborného konzultanta. Vše bylo tak, jak řekl. Dodržoval termíny. Vše bylo rychlé. Bylo to v řádu dní.”

-OKTAGON MMA

Zavedení schvalovacího workflow pro faktury a objednávky.

Centrální správa smluv, faktur, objednávek a účtenek.

Integraci s ABRA Flexi pro hladký přenos dat do účetnictví.

Elektronické podepisování dokumentů pomocí Signi.

Napojení dat z wflow do jejich vlastního manažerského Power BI reportingu pro sledování procesů.

Benefity

Klíčové přínosy, které OKTAGON ocenil

Největší přínos pro OKTAGON MMA spočívá ve větší systematičnosti a přehlednosti procesů. Manažeři nyní mohou lépe monitorovat jednotlivé kroky v procesu a reagovat na případné prodlevy.

Systémový přístup k dokumentům

Integrace s ERP systémem

Elektronické podepisování

Možnost sledování procesů a finanční transparentnost

“Ve wflow využíváme správu smluv, faktur, účtenek, objednávek a podepisování. Pro nás jsou největšími přínosy systematický přístup k dokumentům a integrace ERP systémů. Wflow je za mě nejlepší dostupné řešení pro firmy, které hledají robustní integraci s ERP systémem a elektronickým podpisem.“

OKTAGON MMA