Praktické rady a příběhy úspěchu

Archivace účetních dokladů je základní povinností podnikatelů i firem, kterou stanovují právní předpisy. Správné uchování dokladů nejenže zajišťuje soulad se zákonem, ale také pomáhá udržet pořádek a efektivitu v podnikání. V tomto článku se podíváme na klíčové aspekty archivace, včetně různých forem, pravidel a praktických tipů.

Formy archivace: Elektronická a fyzická

Elektronická archivace

Elektronická archivace je moderní, ekologická a efektivní metoda. Dokumenty jsou uchovávány digitálně, což umožňuje snadný přístup, minimální nároky na fyzický prostor a lepší ochranu dat. Aby byla elektronická archivace právně uznávaná, je třeba dodržet několik pravidel:

1. Věrohodnost původu: Dokumenty musí být opatřeny elektronickým podpisem.
2. Neměnnost obsahu: Kvalifikované časové razítko zaručuje autenticitu a neporušitelnost dokumentů.
3. Čitelnost: Dokumenty je vhodné ukládat ve formátu PDF/A, který zajišťuje jejich dlouhodobou čitelnost.

Fyzická archivace

Fyzická archivace zahrnuje uchovávání tištěných dokumentů. Tento tradiční způsob vyžaduje dostatek úložného prostoru a systém pro třídění a organizaci. Použití archivačních krabic, šanonů a rozdružovačů je nezbytné pro snadné dohledání dokumentů. Důležité je také dbát na skartační lhůty – dobu, po kterou je nutné uchovávat jednotlivé typy dokladů.

Co archivovat? Povinnosti podle typu podnikání

Podnikatelé s daňovou evidencí

Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci by měli archivovat veškeré dokumenty potřebné pro případnou daňovou kontrolu:

• Faktury
• Pokladní doklady
• Bankovní výpisy
• Smlouvy a další relevantní dokumenty

Plátci DPH

Plátci DPH mají povinnost archivovat všechny daňové doklady ovlivňující výpočet DPH, tedy například:

• Přijaté a vydané faktury
• Daňová přiznání
• Ostatní doklady související s výpočtem daně

Účetní jednotky

Účetní jednotky mají širší povinnosti a musí uchovávat:

• Účetní závěrky
• Účetní knihy
• Inventurní soupisy
• Výroční zprávy

Zaměstnavatelé

Zaměstnavatelé musí archivovat mzdové listy, evidenci docházky a další dokumenty související se zaměstnanci.

Jak dlouho archivovat účetní doklady? Skartační lhůty

Dodržování skartačních lhůt je klíčovým aspektem archivace. Lhůty se liší podle typu dokladů a začínají běžet na začátku roku následujícího po vystavení dokladu.

• Faktury: Uchovávají se po dobu 10 let.
• Účetní závěrky: Archivují se 15 let.
• Daňové doklady: Obvykle 10 let, pokud zákon nestanoví jinak.

Je důležité pravidelně provádět kontrolu dokumentů, aby bylo zajištěno, že staré a nepotřebné doklady jsou skartovány podle platných předpisů.

Proč je správná archivace důležitá?

Archivace účetních dokladů není jen právní povinnost, ale i praktický nástroj pro:

• Snadné dohledání potřebných dokumentů při kontrolách.
• Ochranu před právními problémy.
• Udržení pořádku a přehlednosti v účetnictví.

Tip na závěr: Pokud si nejste jisti, jaké dokumenty archivovat nebo jak dlouho, konzultujte situaci s odborníkem. Ať už preferujete fyzickou nebo elektronickou archivaci, vždy se řiďte platnými právními předpisy. Správná archivace je nejen povinností, ale i klíčem k efektivnímu a úspěšnému podnikání.

‍

V dnešní době, kdy je kyberbezpečnost klíčovým faktorem pro úspěch každé společnosti, dosáhla wflow významného úspěchu získáním certifikace ISO 27001. Tento prestižní certifikát potvrzuje, že společnost implementovala robustní bezpečnostní opatření pro ochranu dat. “To, jak doufáme, posiluje důvěru zákazníků a partnerů ve schopnost wflow bezpečně spravovat jejich citlivé informace ve srovnání s konkurencí,” říká CTO a spoluzakladatel wflow David Groh o certifikaci ISO 27001.

Gratuluji k získání certifikace ISO 27001! Můžete nám přiblížit, co pro Vás tato certifikace znamená?

Získání certifikace ISO 27001 je pro nás velkým úspěchem v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti dat. Znamená to, že jsme splnili přísné mezinárodní normy pro ochranu citlivých informací našich zákazníků a zaměstnanců. Tato certifikace potvrzuje náš závazek k vysokým standardům bezpečnosti na internetu.

Co bylo hlavním důvodem, proč jste se rozhodli certifikaci získat?

Hlavním důvodem bylo zvýšení důvěry našich zákazníků v naše schopnosti bezpečně spravovat jejich data. V době, kdy je kyberbezpečnost a bezpečnost dat klíčová, chceme být jistotou pro všechny, kdo s námi spolupracují. Certifikace ISO 27001 také ukazuje náš závazek k neustálému zlepšování a dodržování vysokých standardů v souladu s GDPR.

Jaký byl proces získání certifikace? Bylo to náročné?

Proces získání certifikace ISO 27001 nebyl jednoduchý, ale byl velmi důležitý. Začalo to detailní analýzou našich současných postupů a identifikací oblastí, kde jsme potřebovali zlepšení. Poté následovalo zavedení nových bezpečnostních opatření a školení našeho týmu. Celý proces trval několik měsíců, ale výsledek rozhodně stojí za to.

Jaké konkrétní změny jste museli ve firmě zavést, abyste certifikaci získali?

Museli jsme zavést řadu změn, včetně posílení našeho systému řízení bezpečnosti informací, aktualizace našich politik a postupů a zavedení nových bezpečnostních technologií. Také jsme museli zajistit, aby všichni zaměstnanci byli pravidelně školeni v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti na internetu.

Co to znamená pro vaše zákazníky? Jaký dopad to bude mít na ně?

Pro naše zákazníky to znamená, že mohou mít větší důvěru v to, jak chráníme jejich citlivá data. Certifikace ISO 27001 jim dává jistotu, že jsme přijali veškerá nezbytná opatření k ochraně jejich informací před kybernetickými hrozbami. Věříme, že to posílí naši spolupráci a zvýší jejich spokojenost, zejména v kontextu dodržování GDPR.

Jaké jsou vaše plány do budoucna v oblasti kyberbezpečnosti?

Naše plány do budoucna zahrnují neustálé zlepšování našich bezpečnostních opatření a technologií. Chceme být vždy o krok před potenciálními hrozbami a zajistit, že naši zákazníci budou mít vždy nejvyšší možnou úroveň ochrany. Také plánujeme pokračovat v pravidelném školení našeho týmu a sledovat nejnovější trendy a hrozby v oblasti kyberbezpečnosti a bezpečnosti internetu.

Jakou radu byste dali jiným firmám, které zvažují získání certifikace ISO 27001?

Moje rada by byla: určitě do toho jděte. I když je proces náročný a vyžaduje hodně práce, výhody, které certifikace přináší, rozhodně stojí za to. Je důležité mít silný tým, který je odhodlaný k dosažení tohoto cíle, a být připraven investovat čas a prostředky do zlepšení vašich bezpečnostních opatření. Výsledkem bude zvýšená důvěra vašich zákazníků a lepší ochrana jejich dat, což je klíčové v kontextu GDPR a bezpečnosti na internetu.

‍

Účetnictví již dávno není pouze o číslech. Moderní trendy jako digitalizace, udržitelnost a kybernetická bezpečnost mění způsob, jakým účetní pracují, a zvyšují jejich význam v podnikatelském prostředí. Jaké změny nás čekají? Pojďme se na ně podívat podrobněji.

Automatizace a integrace umělé inteligence

Automatizace a umělá inteligence (AI) pomáhají účetním převzít kontrolu nad časově náročnými rutinními úkoly, jako je přepisování dat z faktur, kontrola výkazů nebo tvorba reportů.

Výhody:

• Úspora času: Automatizace zjednodušuje rutinní úkony.
• Nižší chybovost: AI minimalizuje lidské chyby při zpracování dat.
• Více času na poradenské služby: Účetní mohou věnovat více energie strategickému plánování a podpoře klientů.

Cloudové účetnictví: Flexibilita a spolupráce

Cloudová řešení mění účetnictví k lepšímu. Umožňují účetním přístup k datům kdykoliv a odkudkoliv.

Výhody:

1. Dostupnost dat v reálném čase: Účetní i klienti mohou pracovat se stejnými dokumenty bez ohledu na jejich fyzickou polohu.
2. Flexibilita: Účetní nejsou vázáni na kancelář a mohou snadno kombinovat pracovní a osobní život.
3. Sdílení a spolupráce: Okamžitý přístup k datům zvyšuje efektivitu a transparentnost.
4. Bezpečnost: Pokročilé zabezpečení chrání data proti ztrátě nebo zneužití.

Zaměření na udržitelnost

Environmentální otázky ovlivňují i účetní profesi. S důrazem na ochranu životního prostředí se účetnictví posouvá směrem k digitalizaci a elektronické archivaci.

Udržitelnost v účetnictví zahrnuje:

• Snížení spotřeby papíru: Digitální formáty snižují potřebu tisku, což má pozitivní dopad na ochranu lesů, snížení emisí skleníkových plynů a ochranu biodiverzity.
• Elektronická archivace: Snižuje prostorové nároky, náklady na skladování a minimalizuje riziko ztráty dokumentů díky automatickým zálohám.
• Efektivita a rychlost: Digitální procesy usnadňují sdílení informací a zvyšují přesnost dat.

Udržitelné účetnictví není jen ekologickým krokem, ale také ekonomicky výhodnou strategií, která přináší vyšší efektivitu a nižší administrativní zátěž.

Kybernetická bezpečnost a ochrana dat

S růstem digitalizace je ochrana citlivých finančních dat absolutní prioritou. Kybernetické hrozby, jako jsou útoky typu ransomware nebo phishing, vyžadují od účetních přijetí výrazných opatření na ochranu dat.

Důležité aspekty:

• Šifrování dat: Ochrana dat při přenosu i ukládání.
• Vícefaktorová autentizace: Zvýšení zabezpečení při přístupu k systémům.
• Pravidelné zálohování: Minimalizace rizika ztráty dat.
• Školení: Účetní musí být obeznámeni s aktuálními hrozbami a postupy, jak se jim bránit.

Poradenské služby: Budoucnost účetnictví

Jak technologie přebírají rutinní úkoly, účetní se více zaměřují na poradenské činnosti, které přinášejí klientům skutečnou hodnotu.

Populární oblasti poradenských služeb:

1. Finanční plánování: Pomoc při nastavování cílů a optimalizaci nákladů.
2. Podniková strategie: Návrhy na zlepšení finančního zdraví firem.
3. Analýza dat: Interpretace finančních výsledků a prognóz.

Poradenské služby vyžadují nejen odborné znalosti, ale i měkké dovednosti, jako je schopnost komunikace, empatie a porozumění potřebám klientů.

Účetní profese v pohybu

Účetní profese se mění a přizpůsobuje moderním výzvám. Kombinace automatizace, cloudových řešení, udržitelnosti a kybernetické bezpečnosti umožňuje účetním poskytnout firmám nejen přesné účetní služby, ale i strategické poradenství.

Vývoj přináší účetním nové příležitosti – od efektivnější práce až po aktivní zapojení do růstu a rozvoje firem. Účetnictví budoucnosti je digitální, ekologické a plné inovací.

‍

Moderní technologie nám umožňují usnadnit každodenní činnosti a šetřit drahocenný čas. Mobilní aplikace wflow je inovativní nástroj, který přináší nový pohled na správu účetnictví a fakturace. S wflow můžete zapomenout na zbytečné papírování a využít výhod digitalizace naplno.

Co přesně wflow nabízí? Podívejte se, jak vám tato aplikace může změnit způsob práce s účetními dokumenty.

Všechny účetní dokumenty na jednom místě

Jednou z hlavních výhod aplikace wflow je její schopnost uchovávat všechny účetní dokumenty přehledně na jednom místě. S aplikací můžete:

• Jednoduše nahrávat faktury a účtenky z mobilu nebo počítače.
• Mít okamžitý přístup k dokumentům díky digitálnímu archivu.

Už nikdy nebudete hledat ztracené papíry nebo složitě přeposílat dokumenty e-mailem.

Automatizace, která šetří váš čas

Wflow přináší úsporu času díky automatickému zpracování dokumentů.

• Aplikace rozpozná klíčové údaje, jako jsou čísla faktur, data splatnosti a částky.
• Tyto informace jsou připravené k exportu do účetních systémů.

Zapomeňte na ruční zadávání dat – wflow vám umožní soustředit se na důležitější činnosti.

Přístup odkudkoliv a kdykoliv

Díky mobilní aplikaci Wflow můžete pracovat s dokumenty odkudkoliv. Stačí mít připojení k internetu a máte:

• Okamžitý přehled o fakturách a jiných účetních dokumentech.
• Možnost nahrávat nové dokumenty a spravovat úkoly na cestách.

To ocení zejména ti, kteří často pracují na dálku nebo jsou neustále v pohybu.

Spolupráce na jedné platformě

Wflow usnadňuje komunikaci mezi všemi členy týmu – účetními, manažery i zaměstnanci. Umožňuje:

• Sdílení dokumentů v reálném čase.
• Přidávání komentářů a poznámek k jednotlivým úkolům.
• Centralizovanou komunikaci, která eliminuje chaos způsobený různými nástroji.

Bezpečnost dat na prvním místě

Účetní data jsou citlivá, a proto Wflow dbá na maximální zabezpečení. Aplikace nabízí:

• Šifrování dat, které chrání před neoprávněným přístupem.
• Pravidelné zálohování dokumentů, takže o svá data nikdy nepřijdete.

S wflow máte jistotu, že vaše účetní údaje zůstávají v bezpečí.

Proč přejít na mobilní aplikaci wflow?

Wflow není jen další aplikace na správu dokumentů – je to komplexní řešení, které vám umožní:

• Šetřit čas díky automatizaci a jednoduchému ovládání.
• Zvýšit efektivitu práce díky okamžité dostupnosti dokumentů.
• Zlepšit spolupráci mezi členy týmu i s externími partnery.
• Mít klid díky nejmodernějším bezpečnostním opatřením

Ať už jste účetní, manažer nebo podnikatel, mobilní aplikace wflow vám pomůže zvládnout účetnictví rychleji, efektivněji a bez zbytečného stresu. Digitalizace je budoucnost, a s Wflow můžete být vždy o krok napřed.

Vyzkoušejte wflow a přesvědčte se sami, jak snadné je zpracování účetnictví v digitální éře!

Digitalizace mění mnoho oborů a účetnictví není výjimkou. Kromě vyšší efektivity a přesnosti práce přináší digitalizace ještě jeden zásadní přínos: snižuje dopad na životní prostředí. Jak konkrétně digitalizace účetnictví šetří přírodní zdroje a co to znamená pro ekologii? Pojďme si to rozebrat.

‍Méně papíru, více stromů

Tradiční účetnictví je spojeno s velkým množstvím papírové dokumentace – od faktur a výkazů po různé smlouvy a výpisy. Přechod na elektronické formáty znamená výrazné snížení spotřeby papíru, což má přímý dopad na:

1. Ochranu lesů: Papír je nejčastěji vyráběn ze dřeva. Menší spotřeba papíru znamená nižší tlak na těžbu dřeva a ochranu lesních ekosystémů.
2. Snížení emisí skleníkových plynů: Výroba papíru je energeticky náročná a přispívá ke globálnímu oteplování. Digitalizace tyto emise snižuje.
3. Ochranu vodních zdrojů: Výroba papíru spotřebovává obrovské množství vody – přechod na digitální formáty pomáhá snižovat její plýtvání.

Méně odpadu díky elektronickým dokumentům

Papírové dokumenty mají omezenou životnost – dříve či později skončí v koši. Elektronická archivace tuto situaci řeší elegantně. Dokumenty uložené v cloudu nebo na digitálních úložištích nezabírají fyzický prostor, nevytvářejí odpad a lze je snadno zálohovat nebo aktualizovat.

Další výhody elektronických dokumentů:

• Snížení nákladů na tisk a skladování.
• Snadné sdílení dat bez nutnosti jejich kopírování.
• Minimalizace zbytečných procesů, jako je skenování nebo přepisování.

Nižší spotřeba energie díky cloudovým řešením

Moderní cloudové účetní systémy jsou nejen pohodlné, ale také energeticky efektivní. Centralizace dat v cloudu znamená, že se eliminují energeticky náročné servery, které by si jednotlivé firmy musely provozovat samy.

Navíc mnoho poskytovatelů cloudových služeb dnes využívá obnovitelné zdroje energie, čímž dále snižuje ekologickou stopu svých datových center.

Digitální archivace: Menší prostorové nároky

Papírové archivy zabírají nejen prostor, ale vyžadují i kontrolované prostředí (například klimatizaci) pro dlouhodobé uchování dokumentů. Přechod na digitální archivaci toto vše eliminuje. Výsledkem je:

• Menší spotřeba energie na skladování.
• Efektivnější využití prostoru – fyzické archivy nahrazují malé digitální úložiště.
• Snadnější přístup k datům bez nutnosti přenášení těžkých šanonů.

Širší ekologický dopad: Inspirace pro ostatní obory

Účetnictví, které se aktivně digitalizuje, může být příkladem pro další obory. Digitalizace ukazuje, že moderní technologie mohou být nejen efektivní, ale také šetrné k přírodě. Firmy, které tuto cestu přijmou, si nejen zlepší efektivitu, ale mohou také demonstrovat svůj závazek k udržitelnosti – což je stále důležitější pro zákazníky i obchodní partnery.

Ekologická odpovědnost je budoucnost účetnictví

Digitalizace účetnictví není jen o pohodlí a efektivitě. Je to také o odpovědnosti vůči planetě. Každý krok směrem k digitalizaci – od elektronické fakturace po cloudové řešení – znamená úsporu papíru, energie a přírodních zdrojů.

Firmy, které si tento přístup osvojí, nejenže pomáhají planetě, ale také posilují svůj vlastní obraz jako odpovědné a moderní společnosti. Digitalizace účetnictví je tak investicí nejen do budoucnosti firmy, ale i do budoucnosti nás všech.

‍

Přiznejme si to – účetnictví, to není téma na večírek. Ale je to základní kámen zdravého podnikání. A právě proto je plné mýtů, které dokáží zvednout nejednoho účetního ze židle. Takže: posaďte se pohodlně, nasaďte dioptrické brýle, odpijte z ranní kávy nebo večerního vína a pojďme společně vyvrátit nejčastější dezinformace, které by vás mohly zmást.

1. Účetnictví je o ručním zadávání dat a automatizace není nutná

No, může být. Stejně jako si místo e-mailu můžete posílat dopisy. Ale pokud chcete ušetřit čas a energii pro činnosti, které vaší firmě přinesou opravdovou hodnotu – strategii, analýzu nebo poradenství – tak tohle není cesta.

Automatizace v účetnictví není jen o usnadnění práce. Je o tom, jak získat čas na to důležité, jak zlepšit přesnost a rychlost. A hlavně – o tom, že účetnictví dnes není jen o číslech, ale o jejich efektivním zpracování a využití.

2. Automatizace je drahá a složitá

Žijeme ve 21. století. Spojíme se s lidmi na druhé straně planety během vteřin, a to za pár korun měsíčně. Stejně tak i automatizace už dávno není jen pro korporace s astronomickými rozpočty.

Moderní účetní systémy jsou navržené tak, aby jejich implementace byla co nejjednodušší a cenově dostupná. Technologie, které dřív stály statisíce, jsou dnes dostupné i menším firmám. A přidaná hodnota? Ta se vám vrátí rychleji, než byste čekali – v ušetřeném čase, nižších nákladech a vyšší efektivitě.

3. Automatizace nahradí účetní

Je to právě naopak. Automatizace nenahrazuje lidi, ale dává jim prostor dělat to, co stroje nikdy nezvládnou – myslet, analyzovat, plánovat.

Účetní díky automatizaci nemusí ztrácet čas rutinními úkoly, jako je přepisování faktur nebo kontrola dokladů. Místo toho se mohou věnovat hlubším analýzám, sestavování strategií nebo zlepšování procesů. Jinými slovy, automatizace dělá účetní práci hodnotnější a smysluplnější.

4. Automatizace v účetnictví ohrožuje bezpečnost dat

A teď se zhluboka nadechněte a uklidněte. Moderní technologie jsou bezpečnější než kdy dřív. Vaše data jsou chráněná vícefaktorovým ověřováním, šifrováním a dalšími opatřeními, která je téměř nemožné prolomit.

Pokud dodržujete základní pravidla bezpečnosti, jsou vaše účetní data jako v bavlnce. Takže strach z ohrožení dat je spíš mýtus než reálné riziko.

Pokud jste se dostali až sem, gratulujeme! Společně jsme porazili čtyři z největších protivníků moderní účetní praxe: nejasnost, předsudky, strach a neinformovanost. Tak co říkáte? Je čas vzít účetnictví do 21. století?

CTA: Domluvte si s námi schůzku

‍