7 klíčových funkcionalit softwaru pro digitalizaci účetnictví, které posunou vaše podnikání na novou úroveň

Hrozby pro firemní finance v roce 2026

Největším rizikem nejsou jen sofistikované kyberútoky, ale hlavně běžný provoz firmy. Podle Iva Apetauera z Visa a Petra Sobotky z wflow často stačí jedna sdílená karta nebo narychlo zadaný převod a vzniká reálné riziko ztráty desítek tisíc korun.

Typické scénáře, které dnes CFO a finanční manažeři řeší:

• jedna fyzická karta sdílená mezi více lidmi, u které je těžké dohledat, kdo co zaplatil a proč
• platby na základě falešné nebo neověřené faktury, kde je vymahatelnost peněz minimální
• uložené údaje karty u online služeb, které později uniknou při bezpečnostním incidentu dodavatele

K tomu přidejme tlak na rychlost a růst počtu online transakcí. Kombinace lidské chyby, nejasných pravomocí a nedostatečných procesů z toho dělá téma, které už v roce 2026 nemůže CFO ignorovat.

Proč je platba kartou bezpečnější než bankovní převod

Mnoho firem stále vnímá převod z účtu na účet jako nejbezpečnější formu platby. Na našem nedávném webináři však Ivo Apetauer z Visa Commercial Solutions zmínil, že u převodu často neexistuje žádná další ochranná vrstva. Jakmile peníze odejdou na špatný účet, je jejich návratnost nejistá a velmi závislá na vůli protistrany a rychlosti reakce bank.

Platba kartou naopak prochází screeningem banky a karetním schématem. Visa i banky staví na datech a detekčních modelech, které dokážou rizikové transakce označit v reálném čase a v řadě případů jim zabránit. CFO má navíc lepší dohledatelnost protistrany, historii transakcí i možnost pracovat s reklamací platby, což u běžného převodu prakticky nemá.

Z pohledu bezpečnosti proto není fér porovnávat „kartu“ a „převod“ jen pocitově. Firemní karta, správně nastavená a zasazená do jasných procesů, může být bezpečnější volbou než klasický převod.

Virtuální a zaměstnanecké karty jako programovatelná bezpečnost

Dle Iva Apetauera bude trendem, aby každý zaměstnanec, tým nebo konkrétní účel měl vlastní „virtuální účet“, tedy kartu s jasně nastavenými pravidly. Limit, povolené typy obchodníků, časové omezení i měna se dají přednastavit tak, aby kartou šlo zaplatit jen to, co odpovídá roli člověka a politice firmy.

Z pohledu CFO to přináší kombinaci pohodlí a kontroly. Zaměstnanec má nástroj, který potřebuje pro práci, ale firma minimalizuje riziko zneužití. U jednorázových nákupů nebo úhrady konkrétní faktury se navíc stále častěji využívají tokeny a jednorázové virtuální karty, které po zaplacení přestávají fungovat. To je extrémně užitečné i u kontraktorů a externistů, kde je oddělení jednotlivých výdajů klíčové.

Když se bezpečnost potká s procesy: propojení wflow a karet Visa

Technologie sama o sobě nestačí. Pokud karta není napojená na jasný proces, zůstane CFO v roli „policajta“, který honí účtenky po e-mailech a chatu a snaží se zpětně rekonstruovat, co se vlastně stalo.

Tady vstupuje do hry kombinace firemních karet a platformy wflow. wflow je cloudová aplikace, která firmám pomáhá digitalizovat účetnictví, automatizovat sběr dokladů, jejich oběh, schvalování i archivaci a tím výrazně snižuje manuální práci s účetními dokumenty. Každá platba kartou se propojí s konkrétním dokladem, který zaměstnanec jednoduše nafotí v mobilní aplikaci, systém vytěží data, navrhne zaúčtování a pošle doklad ke schválení správnému člověku. CFO tak má v jednom nástroji přehled, co se platí, kým, za co a z jakého rozpočtu.

Díky strategické spolupráci s Českou spořitelnou a Visa se wflow přirozeně napojuje na firemní karty a internetové bankovnictví. Z nástroje pro „předávání účtenek“ se tak stává reálný řídicí panel firemních výdajů v reálném čase, ne jen další šanon v cloudu.

Na co by se měl CFO zaměřit v roce 2026

Bezpečnost plateb a firemních financí nemusí znamenat další vrstvu byrokracie. Naopak, dobře nastavené procesy a chytré nástroje umí práci finančního oddělení zjednodušit a zrychlit.

Pokud jste CFO nebo finanční manažer, zaměřte se v roce 2026 hlavně na tři oblasti:

1. Nahraďte sdílené firemní karty zaměstnaneckými a virtuálními kartami s jasnými pravidly.
2. Propojte firemní karty s nástrojem pro digitalizaci účetnictví, aby každá platba měla doklad, schvalovatele a místo v účetnictví.
3. Průběžně revidujte limity, nastavení a výjimky. Bezpečnost není jednorázový projekt, ale součást finančního řízení.

Závěrem:

bezpečnost plateb by v roce 2026 neměla být jen IT téma, ale jedna z klíčových priorit CFO. Pokud chcete mít jistotu, že vaše firemní finance jsou chráněné a zároveň máte výdaje pod kontrolou v reálném čase, podívejte se, jak propojit wflow, vaši banku a firemní karty ve vaší firmě. Rádi vám s tím pomůžeme.

‍

Účetnictví bez chyb

Máte schopnou účetní a moderní účetní program Pohoda. Přesto se v účetnictví objevují duplicity plateb, zapomenuté faktury, zmatek ve schvalovacím procesu a minimální přehled o nákladech v průběhu měsíce. Všechno se dohání na poslední chvíli před DPH a účetní funguje spíš jako pošťák a detektiv než jako finanční partner byznysu.

Dobrá zpráva je, že účetnictví v Pohodě můžete z velké části digitalizovat a automatizovat, aniž byste měnili celý systém. Stačí nad ní postavit chytrou vrstvu, která se postará o cestu dokladu od dodavatele až po úhradu v bance. Rychle, přehledně, bez papírů a bez chyb.

Digitalizace účetnictví v Pohodě v praxi

Moderní účetnictví v době AI vás zbaví těch úkonů, které mohou způsobovat chyby.

Účetní doklady a faktury na jednom místě

Cloudová aplikace wflow umožní vaší firmě sběr všech dokladů digitálně a do jednoho místa pro lepší přehled. Dodavatelé posílají faktury rovnou na sběrný e-mail wflow. Zaměstnanci fotí účtenky hned u pokladny do mobilní aplikace wflow. Nikde se nic neztratí, nikdo nic nepřehlédne a nezapomene vyřídit. Vše se zpracuje automaticky.

Vytěžování faktur a jasný schvalovací proces

V cloudu wflow dochází k té skutečné práci. Doklady se automaticky přečtou pomocí AI, která předvyplní dodavatele, částky, variabilní symbol, DUZP a další pole. Účetní nebo pověřený člověk data jen zkontroluje a schválí. Manažeři schvalují platby přes intuitivní mobilní apku nebo web, takže mají pod kontrolou náklady, aniž by museli kontrolovat účetní program.

Automatické zaúčtování a přenos do účetního programu Pohoda

Třetím krokem procesu je automatizované zaúčtování a přenos do Pohody. Pro opakující se doklady se nastaví pravidla, která doplňují předkontaci, středisko, zakázku nebo projekt. Jakmile je doklad schválený a připravený, odešle se přes ověřený konektor do Pohody, a to včetně PDF originálu. Z Pohody se zpět vrací informace o čísle dokladu a úhradě, takže ve wflow aplikaci vidíte, co je zaplacené a co čeká.

Z pohledu CFO nebo provozního ředitele to znamená, že celý proces máte pod kontrolou, ale nestrávíte hodiny v účetním systému.

Z  pohledu CFO nebo provozního ředitele to znamená, že celý proces máte pod kontrolou, ale nestrávíte hodiny v účetním systému.

‍

Integrace wflow a ERP Pohoda

Od prvního kroku jsme tu pro vás a provedeme vás celým procesem a nastavením. Domluvte si nezávaznou 30minutovou konzultaci, kde probereme vše potřebné.

Krok za krokem

1. Zmapujeme Váš schvalovací proces od přijetí faktury od dodavatele až po její úhradu v bance.
2. Všechny doklady nasměrujeme na sběrnou e-mailovou adresu, odkud se automaticky dostanou do wflow, specializovaného nástroje pro digitalizaci dokladů, který se umí propojit s Pohodou.
3. Informujete své dodavatele a zaměstnance. Dodavatelům pošlete nový sběrný e-mail, zaměstnancům dáte jednoduchý návod na focení účtenek přes aplikaci.
4. Nastavíte si základní schvalovací pravidla podle částky, typu dokladu nebo střediska. U klíčových dodavatelů doporučujeme nastavit automatizační pravidla, aby se předkontace a nákladové členění vyplňovaly automaticky. Automatizace zrychluje práci a snižuje riziko chyb.
5. Propojíme celý wflow systém s Pohodou přes ověřený konektor, například Connectify od ATP Technology. Ten zajistí, že se do Pohody přenesou správná data na správná místa a že se zpětně vrací informace o úhradách.
6. Začněte pilotem na přijatých fakturách. Po měsíci vyhodnoťte úsporu času, počet chyb a přehled o cash flow. Teprve potom přidejte účtenky, objednávky nebo další firmy ve skupině.

Takový postup zvládne i menší firma bez interního IT oddělení. Jedná se o jednorázovou časovou investici s návratností už za měsíc.

Co je wflow

Wflow je cloudová aplikace která se stará o celý životní cyklus dokladu.

V praxi to znamená, že v jedné aplikaci vyřešíte sběr faktur, fotografování účtenek, vytěžení dat pomocí AI, schvalování podle nastavených pravidel, automatizaci zaúčtování i elektronickou archivaci.

Účetní pracuje s doklady ve wflow, ale zároveň má pod kontrolou veškeré kódy, předkontace, střediska a zakázky, které vycházejí z ERP Pohoda (číselníky se přes konektor průběžně synchronizují).

Výsledkem je lepší přehlednost a menší chybovost, kdy Pohoda zůstává stabilním účetním systémem, který znáte, ale všechno kolem dokladů je výrazně rychlejší a pod kontrolou.

Kolik času a nákladů můžeme ušetřit?

Automatizace, digitalizace účetnictví a Pohoda

Digitalizace a automatizace účetnictví v Pohodě neznamená, že musíte opustit systém, na který jste zvyklí. Naopak. Využijete jeho silné stránky a doplníte je o moderní workflow dokladů, schvalování a automatizaci.

‍

V článku se podíváme na to, jak nastavit platební proces tak, aby byl rychlý, bezpečný a dobře řiditelný. Opíráme se o zkušenosti z webináře „Efektivní práce s wflow: bankovní spojení a platby“ vedeného Danielou Suchožovou, odborné materiály k B2B platbám a doporučení bank a regulátorů.

Proč jsou platby dodavatelům klíčové pro cash flow

Firemní platby se od těch osobních liší objemem, částkami i mírou regulace. U B2B plateb běží souběžně stovky závazků, které ovlivňují likviditu, vztahy s dodavateli i auditní stopu. Správně nastavený proces plateb dodavatelům (accounts payable) je proto jedním z hlavních nástrojů řízení cash flow.

Z pohledu regulace navíc platí, že při pozdních platbách mezi podniky mají dodavatelé v EU nárok na úroky z prodlení a paušální náhradu nákladů minimálně 40 eur.

‍

Špatně nastavený platební proces typicky vede k tomu, že:

• vznikají zbytečná prodlení a penále, která komplikují řízení cash flow,
• klíčoví dodavatelé ztrácejí důvěru, zpřísňují podmínky nebo požadují zálohy,
• účetní tým tráví hodiny ručním přepisováním plateb a dohledáváním, co bylo skutečně uhrazeno.

Jak vypadá zdravý proces plateb dodavatelům

Cílem je nastavit proces tak, aby kombinoval kontrolu, předvídatelnost a rychlost. V praxi se osvědčují tyto principy:

‍

1. Jasný platební kalendář a práce s termíny splatnosti

Nastavte pevné platební dny a pravidla pro výjimky. Díky kalendáři získáte přehled, jaké platby odejdou v příštích týdnech, a můžete proaktivně řídit cash flow místo hašení blížících se splatností.

‍

2. Segmentace dodavatelů podle kritičnosti

Koncept Supplier relationship management, popsaný například globální společností SAP, doporučuje rozlišovat přístup k běžným a strategickým dodavatelům. U klíčových partnerů se vyplatí kratší splatnosti, předvídatelné schvalování i případné zálohy. Naopak u běžných dodavatelů můžete využít delší splatnosti bez dopadu na provoz.

‍

3. Standardizovaný proces schvalování plateb

Žádná platba by neměla odejít bez schválené objednávky, faktury v systému a pravidla „čtyř očí“. Díky digitálnímu workflow ale celý proces může proběhnout během několika minut, nikoliv dní, notifikace přijdou rovnou do e-mailu nebo mobilu.

‍

Wflow nám v průměru šetří 8 až 10 hodin rutinní práce týdně. Nejvíc času získáváme díky tomu, že schvalování probíhá online z mobilu a máme jasnou auditní stopu, takže odpadá běhání za podpisy a dohledávání dokladů.
‍
Martin Kůs, CEO Vuch.

‍Zjistěte, jak firma Vuch díky wflow šetří 8–10 hodin týdně.

Automatizace plateb: od QR kódu k napojení na banku

Jak potvrzuje Daniela Suchožová, specialistka zákaznické podpory wflow, firmy nejčastěji začínají s platbami pomocí QR kódů na fakturách. Jde o krok vpřed oproti ručnímu přepisování IBANu, ale stále jde o manuální práci účetní nebo finanční osoby.

‍

Další úroveň automatizace je propojení s bankou přes API:

• ve wflow si připojíte firemní účet přes bezpečné API napojení,
• z prostředí wflow připravíte platby (jednotlivé i hromadné),
• příkaz k úhradě se odešle do banky, kde jej autorizujete v internetovém bankovnictví (např. George Business),
• po zpracování banka pošle přes API zpět informaci o úhradě a faktura se automaticky označí jako zaplacená. Nestane se vám tak, že byste ji zaplatili dvakrát.

Většina českých bank dnes nabízí API rozhraní pro napojení firemních účtů, díky kterému lze z jednoho rozhraní spravovat účty ve více bankách, zobrazovat zůstatky i historii a bezpečně zadávat platby v reálném čase. Příkladem je služba API Multibanking od České spořitelny.

Propojení wflow s bankou přes API umožňuje automatické párování příchozích plateb a částečně i automatizované odesílání plateb, včetně hromadných plateb.

Výsledkem je, že celý proces sjednotíte do jednoho workflow, které je napojené přímo na banku.

Bezpečnost plateb: ochrana před chybami a podvody

S narůstajícím počtem plateb roste i riziko. Od překlepu v IBANu po podvodné e-maily se změnou účtu. Česká spořitelna radí tři zásady: ověřujte, s kým komunikujete, nesdílejte přístupy a vždy zkontrolujte, co potvrzujete. (www.csas.cz)

V praxi se to promítá takto:

• změnu účtu dodavatele nikdy neschvalujte jen na základě e-mailu, vždy ji ověřte jiným kanálem,
• rozdělte role mezi přípravu plateb, schvalování a finální odeslání,
• používejte dvoufaktorové ověření a limity na odchozí platby,
• pravidelně kontrolujte logy a auditní stopu všech kroků.

Napojením banky přes API a nastavením workflow ve wflow máte celý proces plateb na jednom místě. Ušetříte čas, získáte jasný přehled o tom, co je k úhradě a co už je zaplaceno, máte kompletní auditní stopu a výrazně snížíte riziko zbytečných chyb.

Jak začít: malé kroky, velký efekt

Pokud chcete zrychlit a zabezpečit platební proces, doporučujeme tyto kroky:

1. Zmapujte aktuální proces plateb včetně schvalování a platebního kalendáře.
2. Rozdělte dodavatele podle důležitosti a nastavte pravidla splatnosti a priorit.
3. Zaveďte digitální schvalování faktur a centralizujte přípravu plateb.
4. Propojte účetní systém a wflow s bankou přes API a začněte využívat hromadné platby i automatické označování úhrad.

Chcete vidět, jak může vypadat plně digitalizovaný proces od schvalování po úhrady? Domluvte si krátkou konzultaci a ukázku wflow na našem webu.

‍