7 klíčových funkcionalit softwaru pro digitalizaci účetnictví, které posunou vaše podnikání na novou úroveň

Právě v takových momentech se ukáže, jestli má daná firma skutečně funkční schvalovací workflow.

V tomto článku se podíváme, jak si jako menší nebo středně velká firma nastavit oběh přijatých faktur tak, aby byl rychlý, auditovatelný a připravený na automatizaci. A také si ukážeme, kde a jak do toho dává smysl zapojit chytré nástroje pro správu faktur.

Když správa faktur brzdí business

Ve firmách, kde se správa faktur řeší e-mailem, v Excelu nebo dokonce v papírové podobě, se opakují stejné problémy:

• faktury se ztrácí nebo objevují na poslední chvíli
• platí se pozdě, nebo (v horším případě) dvakrát
• nikdo přesně neví, kdo co schválil a kdy
• finanční plánování stojí na odhadech místo na datech

Studie k invoice approval workflow se shodují, že manuální procesy znamenají více chyb, zpoždění plateb, horší viditelnost a vyšší riziko podvodů. Naopak automatizace schvalování faktur zrychluje zpracování, snižuje chybovost a zlepšuje cash flow.

V českém prostředí se navíc stále řeší „papír vs. digitalizace účetnictví“. Firmy, které už přešly na digitalizaci příchozích faktur, uvádějí výrazné zrychlení zpracování a lepší přehled o tom, kdo co kdy schválil.

Co je schvalovací workflow faktur

Schvalovací workflow faktur je jasně popsaná cesta, kterou faktura prochází od přijetí až po úhradu. Typicky zahrnuje:

1. Přijetí dokladu
2. Vytěžení dat (ručně nebo pomocí AI)
3. Ověření a doplnění (kontrola účetní / finančního oddělení)
4. Schválení odpovědným manažerem
5. Zaúčtování a platba

Dobře nastavené workflow faktur je vlastně vestavěný kontrolní mechanismus. Hlídá, že každá faktura je oprávněná, odpovídá objednávce či smlouvě a schválil ji člověk s odpovídající pravomocí.

Pro CFO nebo finančního ředitele to znamená dvě věci: máte jistotu, že peníze odcházejí podle pravidel, a zároveň vidíte v reálném čase, kolik faktur čeká, kde se zasekly a jaké závazky vás čekají.

‍

Jak si nastavit oběh faktur ve firmě v praxi

1. Zmapujte, jak dnes faktury obíhají

Začněte tím, že si s účetní a klíčovými manažery sednete a popíšete reálný oběh faktur ve firmě: odkud chodí, kdo je schvaluje, kdy se zdržují, kde vznikají chyby.

Cíl není vytvořit ideální svět, ale pochopit současný stav, na který pak navážete.

2. Nastavte role a týmy, ne jen konkrétní lidi

Častá chyba v praxi: do schvalování se v systému nastaví konkrétní člověk a na něj se naváže celé workflow faktur. Jakmile onemocní nebo odejde, proces stojí.

Daniela Suchožová, specialistka zákaznické podpory wflow, proto doporučuje pracovat s týmy schvalovatelů, místo jednoho jména nastavíte tým (například „Finanční oddělení“ nebo „Marketing“). Schválit pak může kdokoliv z týmu a zastupitelnost řešíte jen tím, že v týmu přidáte nebo odeberete člověka, bez zásahu do samotného workflow faktur.

To je obrovská výhoda hlavně pro malé a střední firmy, kde už krátkodobá nepřítomnost jednoho člověka může výrazně zpomalit oběh faktur.

3. Definujte pravidla podle částky, střediska a typu nákladu

Schvalovací workflow faktur by měla reagovat na to, o jaký typ výdaje jde. Typicky:

• limit částky (např. do 5 000 Kč schvaluje vedoucí střediska, nad 5 000 Kč ještě i CFO)
• středisko nebo projekt (marketing, výroba, IT…)
• specifický dodavatel nebo typ nákladu (například pronájem, marketingové kampaně, stavební zakázky)

V moderním nástroji jako je wflow si můžete ke každé schvalovací cestě přidat více podmínek najednou, například celková částka + středisko. Systém wflow sám vyhodnotí, kterou cestu použije.

4. Rozhodněte, kdy proběhne schválení

Existují dva běžné modely:

• Schválení až po účetní kontrole: účetní nejdřív vyplní střediska, zakázky, DPH a až kompletní doklad jde ke schválení. Hodí se tam, kde účetní tým dobře zná kontext nákladů.
• Schválení před vytěžením dat: používá se tehdy, když přes sběrný e-mail chodí i jiné dokumenty než faktury a nechcete zbytečně platit za vytěžování nerelevantních dokladů. Ve wflow se dá workflow nastavit tak, aby se nejdřív ověřilo, že jde skutečně o fakturu a až pak se spustí AI vytěžování.

Smysl dává zvolit si jeden model jako výchozí a výjimky omezit na minimum.

Pokud vás zajímá nastavování schvalování ve wflow podrobněji, podívejte se na náš webinář, který se tomuto tématu věnuje:

‍

Software na správu faktur: co by měl umět

Pokud chcete mít pod kontrolou správu faktur a celý oběh faktur ve firmě, ruční procesy vás daleko nepustí. Software na správu faktur by měl umět alespoň:

• sběr dokladů z e-mailu, mobilní aplikace a dalších zdrojů
• AI vytěžování dat z faktur
• online schvalovací workflow faktur s podporou týmů a více úrovní schválení
• napojení na účetní systém a banku
• bezpečný digitální archiv s auditní stopou

Systém wflow vám pokryje digitalizaci účetnictví, AI vytěžování dokumentů, schvalování faktur, automatické zaúčtování a důvěryhodnou archivaci. A to vše v jednom přehledném nástroji, bez nutnosti měnit váš účetní software.

Firmám tak pomáhá snížit chybovost až o desítky procent, ušetřit desítky hodin měsíčně a zároveň mít jasně vidět, kdo co schválil. Reference klientů jako Shoptet, SCIO nebo Lindt potvrzují, že mobilní aplikace na schvalování faktur a jednotné workflow faktur jsou velkou časovou úsporou a výrazně snižují chybovost.

"Všechny přijaté doklady nyní zpracováváme digitálně, včetně jejich schvalování a předání externí účetní firmě. S tím nám pomohlo wflow.“
Jan Hospodka, CFO Shoptet

Závěr: začněte jedním workflow a dál ho iterujte

Efektivní správa faktur nevznikne přes noc. Důležité je:

• zmapovat současný oběh faktur ve firmě
• nastavit jasné role a týmy, které zajistí zastupitelnost
• definovat jednoduchá, ale jasná pravidla pro schvalování
• podpořit to vhodným softwarem na správu faktur a digitalizaci příchozích faktur

Chcete si na konkrétním příkladu ukázat, jak by mohl vypadat váš schvalovací workflow faktur ve wflow a co všechno lze automatizovat? Domluvte si krátkou online konzultaci s naším specialistou přímo z webu wflow.com a projděme spolu vaše faktury krok za krokem.

Firemní karta je víc, než jen plast v peněžence

Moderní firemní platební karty pro zaměstnance umějí víc než jen zaplatit hotel nebo benzín. V ideálním případě spojí několik funkcí do jednoho procesu:

• online přehled o výdajích v reálném čase, místo čekání na výpisy a papírové vyúčtování
• automatizovaný sběr účtenek a dokladů vhodný pro digitalizované účetnictví
• limity a pravidla pro každou firemní kartu pro s.r.o. podle týmu, projektu nebo seniorit

Jen menšina firem dokáže sledovat náklady v reálném čase, většina pořád spoléhá na papír a zpětnou kontrolu na konci měsíce, což zvyšuje riziko chyb a přetažených rozpočtů. Právě firemní karta pro zaměstnance napojená na účetní software umí tenhle problém vyřešit.

„Největší přínos vidím v tom, že po zaplacení karta okamžitě připomene, aby uživatel nahrál účtenku a upřesnil výdaj, takže se doklady neztrácejí. Každá karta se navíc váže na konkrétního člověka, což výrazně usnadňuje kontrolu nákladů.“
CEO Pavel Suldovský, Suldovský a partneři, a.s.

Jak vybírat nejlepší firemní kartu pro firmu

Ptali jsme se CFO wflow Viktorie Sokur a došli k závěru že při výběru nejlepší firemní karty se vyplatí dívat na tři hlavní oblasti:

1. Integrace a automatizace

Důležité není jen to, jak karta platí, ale co se stane po platbě. Ideál je napojení na systém, který umí platbu ihned zobrazit, vyžádat účtenku, vytěžit data pomocí AI a poslat je do účetnictví bez ručního přepisování.

2. Limity, role a schvalování

Dobrá platební karta pro firmu podporuje různé limity pro zaměstnance, projekty nebo týmy a má přehledné schvalovací workflow. CFO potřebuje mít možnost zabrzdit výdaje dřív, než utečou z rozpočtu.

3. Virtuální firemní karta

Virtuální firemní karta se vydá během minut, skvěle se hodí pro online platby, předplatné nebo krátkodobé projekty. Virtuální firemní karty dnes nabízejí jak banky, tak fintech řešení. Například Česká spořitelna u firemních karet pro podnikatele uvádí možnost virtuálních karet a jejich použití v mobilní peněžence, včetně jednorázových karet pro bezpečné online platby.

Níže najdete přehled čtyř hlavních možností, které dávají v českém prostředí pro malé a střední firmy největší smysl.

wflow a firemní karty České spořitelny: účetní karta pro klid CFO

Spojení chytrých firemních karet České spořitelny a aplikace wflow míří přímo na potřeby CFO, kteří chtějí digitalizovat účetnictví od karty až po účetní systém. Po platbě firemní kartou přijde uživateli notifikace, aby vyfotil účtenku v mobilní aplikaci, doplnil potřebné údaje a o zbytek se postará wflow, které doklad uloží, nechá projít schvalováním a po schválení odešle do účetního softwaru

Zjistěte víc >> ZDE

Podle informací z Roklen24 karta vznikla ve spolupráci wflow, České spořitelny a Visa jako „účetní“ karta, která transakce okamžitě ukazuje v aplikaci a automaticky zařazuje doklady do kategorií i do účetního systému.

‍

A výsledky pro CFO?

Místo chaotických výpisů a šanonů mají v reálném čase přehled o firemních výdajích, automatické přiřazení účtenek, jasnou auditní stopu a plnou integraci s účetním systémem. Pokud hledáte nejlepší firemní kartu 2026 z pohledu automatizace účetnictví, kombinace wflow a firemní karty České spořitelny je objektivně nejblíž ideálu end to end řešení.

‍

„Dříve jsme výdaje řešili přes hotovostní pokladny a účtenky se dokládaly zpětně, což bylo nárazové a neefektivní. Dnes mají vybraní zaměstnanci vlastní kartu s limitem a účtenku nahrají do aplikace v momentě platby. Díky tomu máme přehled a náklady na účetnictví zůstávají pod kontrolou i při rostoucím počtu transakcí.“
Karel Tezner, CFO, encall

Fidoo: předplacené firemní karty a kontrola rozpočtů

Fidoo je české fintech řešení zaměřené na předplacené firemní platební karty a správu výdajů. Karty si firma sjedná online bez návštěvy pobočky, do pár dní je má v ruce a zaměstnanci je používají na běžné provozní výdaje v ČR i zahraničí.

Po platbě Fidoo kartou zaměstnanec vyfotí účtenku v aplikaci, ta se digitalizuje, přiřadí k transakci a odešle ke schválení. CFO a účetní tak mají v jednom rozhraní všechny výdaje, limity i reporting, bez nahánění účtenek

Fidoo dává smysl pro firmy, které chtějí firemní kartu pro zaměstnance s pevnými limity, ale nechtějí ji přímo vázat na bankovní účet, a zároveň potřebují robustnější správu výdajů než jen internetové bankovnictví.

Revolut Business: firemní karta pro firmy se zahraničními platbami

Revolut Business nabízí multi měnový firemní účet s možností vydat velké množství fyzických i virtuálních firemních karet. Každá karta má vlastní limity, pravidla a je napojena na konkrétní účet v dané měně, což ocení firmy, které často platí v eurech nebo jiných měnách.

Pro SMB, které mají klienty nebo dodavatele v zahraničí, může být Revolut zajímavou volbou díky transparentním kurzům a jednoduché online správě karet i uživatelů.

Z pohledu účetnictví ale Revolut stále spíš doplňuje než nahrazuje specializovaná řešení typu wflow, která jsou přímo navržená pro české účetní standardy a integrace.

‍

Karty českých bank: jednodušší platební karta pro firmu

Klasické firemní platební karty nabízí všechny velké české banky. Česká spořitelna, Komerční banka, ČSOB nebo Moneta mají v nabídce debetní i kreditní firemní karty, často doplněné o benefity typu cestovní pojištění nebo partnerské slevy (například přehled účtů a karet pro podnikatele na stránkách České spořitelny ).

Pro velmi malé firmy může být jednoduchá kreditní karta navázaná na firemní účet dostatečná. Jakmile ale chcete větší kontrolu nad výdaji nebo virtuální firemní kartu pro každý tým, dává smysl přidat nadstavbové řešení typu wflow nebo Fidoo.

‍

Jak začít: od jedné karty k chytrému systému

Pokud dnes řešíte firemní platební karty ad hoc a účtenky končí v šanonu, je ideální postup jednoduchý:

1. Vyberte základ – bankovní kartu nebo fintech řešení – podle toho, zda je pro vás důležitější úvěrový rámec, nebo automatizace.
2. Přidejte nadstavbu pro digitalizaci účetnictví, která umí zpracovat doklady, schvalovat výdaje a napojit se na váš účetní systém.
3. Začněte u jedné firemní karty pro s.r.o. a pár vybraných zaměstnanců, proces postupně rozšiřujte na celý tým.

Pokud chcete vidět, jak v praxi funguje propojení firemní platební karty s plně digitalizovaným účetnictvím, sjednejte si nezávaznou schůzku. Uvidíte demo wflow a řešení s chytrými kartami České spořitelny. Na vlastní oči si ověříte, jak může jediná firemní karta pro zaměstnance nastartovat skutečnou změnu v tom, jak ve firmě řídíte výdaje, cash flow i práci účetního týmu.

‍

‍

‍

‍

‍

Co je objednávka a kde začíná proces objednávek

Objednávka (purchase order, PO) je formální dokument, kterým kupující dává dodavateli jasný závazný požadavek: co chce nakoupit, v jakém množství, za jakou cenu a do kdy. V ideálním světě vzniká objednávka až poté, co proběhne schvalovací workflow a kontrola rozpočtu.

Podle odborných materiálů k financím a O2C procesům je objednávka především nástrojem řízení nákupu a budoucích výdajů, nikoli účetním dokladem. Objednávka sama o sobě nevyvolává povinnost platit, ale po jejím přijetí dodavatelem vzniká smluvní vztah a očekávání budoucího plnění.

Z pohledu CFO je objednávka první a klíčový krok v procesu objednávek a v řízení firemních výdajů. Tady se láme chleba v tom, jestli máte výdaje pod kontrolou, nebo jen hasíte to, co už se stalo.

Co je faktura a jak zapadá do správy faktur

Faktura je naopak dokument vystavený dodavatelem po dodání zboží či služby. Je to formální požadavek na úhradu, který už vstupuje do účetnictví a daňové evidence. Zákon o DPH a metodiky Ministerstva financí přesně definují, jaké náležitosti má faktura splňovat (např. https://www.mfcr.cz/cs/dane-a-ucetnictvi/elektronicka-fakturace).

Z hlediska správy faktur a závazků vůči dodavatelům je faktura moment, kdy se z budoucího záměru stává reálný závazek. Pokud nemáte k faktuře dohledatelnou objednávku, vytváříte prostor pro:

• neplánované výdaje,
• chyby v částkách, sazbách či kategoriích výdajů,
• slabší auditní stopu a těžko obhajitelné platby.

Moderní nástroje jako wflow vám v této fázi umožní fakturu nejen digitalizovat a automaticky vytěžit, ale také ji spárovat s objednávkou a schvalovacím procesem, aby žádná faktura k úhradě neprošla bez kontroly.

Proč by CFO měl trvat na objednávkách

Dobře nastavený proces objednávek a správa objednávek má přímý dopad na kvalitu finančního řízení:

• Lepší kontrola firemních výdajů
• Kategorie výdajů máte podchyceny už v objednávce. Vidíte, kolik máte rozpočtováno, kolik už je objednáno a co se teprve fakturuje. To je základ zdravých finančních zásad a budgetingu.
• Silnější cash flow řízení
• Když vidíte pipeline objednávek, dokážete přesněji předvídat faktury k úhradě v dalších týdnech. Doporučení velkých poradenských firem pro optimalizaci účtování závazků zdůrazňují právě propojení objednávek a faktur jako klíčový kontrolní mechanismus (např. Deloitte, strategies for optimizing accounts payable).
• Silnější auditní stopa a méně rizik
• Jasná návaznost objednávka – dodávka – faktura zjednodušuje interní i externí audity. U státních i soukromých firem se stále častěji objevuje přístup „No PO, no pay“: bez objednávky faktura neprojde do plateb.

Jak do toho zapadá automatizace přijatých faktur

V menších firmách se proces objednávek a správa faktur často drží v e-mailech, Excel a tabulkách a papírech v šanonech. To je ale přesně chvíle, kdy se vyplatí přejít na digitalizaci účetnictví a automatizaci přijatých faktur.

Platformy jako wflow propojují:

• vystavení a schvalování objednávek,
• sběr a vytěžování faktur pomocí AI,
• automatické párování faktur s objednávkami,
• schvalovací workflow a export do účetního systému.

Z pohledu CFO to znamená, že celý proces od objednávky po úhradu máte v jednom nástroji, s jasnou odpovědností a online přehledem o firemních výdajích v reálném čase. Žádné ruční přepisování, menší chybovost, rychlejší uzávěrky.

Praktické kroky pro malé a střední firmy

Pokud chcete posunout proces objednávek a správu faktur na vyšší úroveň, osvědčuje se jednoduchý postup:

1. Nastavte zásady výdajů a práva schvalování. Jasně definujte, kdo smí vystavovat objednávky, v jakých limitech a do jakých kategorií výdajů.
2. Zaveďte pravidlo „objednávka předchází faktuře“. I u menších nákupů (licence, marketingové služby, drobná IT) trvejte na jednoduché elektronické objednávce.
3. Spárujte proces objednávek s účetnictvím. Ideálně v jednom nástroji, který umí hlídat soulad objednávky, dodacího listu a faktury.
4. Digitalizujte a automatizujte. Papír a e-mail vždy povedou k chybám a chaosu; automatizace zpracování přijatých faktur vám uvolní kapacity týmu na důležitější práci.
5. Průběžně analyzujte data. Na datech z objednávek a faktur stavějte reporting a budgeting, ne na pocitu nebo ručně slepovaných tabulkách.

Závěr: Objednávky a faktury jako páteř řízení výdajů

Objednávka říká „co, za kolik a proč budeme utrácet“, faktura říká „co máme zaplatit a kdy“. Pokud tyto dvě části procesu nesedí, ztrácíte kontrolu nad firemními výdaji, zhoršuje se cash flow a zbytečně riskujete chyby.

Dobře nastavený proces objednávek, profesionální správa faktur a postupná automatizace zpracování přijatých faktur jsou dnes pro finanční ředitele jedním z nejrychlejších způsobů, jak zvýšit efektivitu firmy i její finanční zdraví.

Chcete vidět, jak může vypadat end-to-end workflow od objednávky po úhradu v praxi? Domluvte si demo wflow a podívejte se, jak může vaše správa objednávek a faktur fungovat bez papíru a zbytečné manuální práce.

‍