.png)
Timotej Čech
Head of Professional Services ve společnosti wflow a specialista na implementaci, správu a optimalizaci ERP systémů.
Publikované články
.webp)
Letní finanční audit: 7 otázek, které odhalí slabá místa vašich procesů
Připravili jsme jednoduchý audit, podle kterého zjistíte, zda máte finance pod kontrolou, nebo vás brzdí procesy, které už dávno neodpovídají velikosti a tempu vaší firmy.
Proč je léto nejlepší čas na optimalizaci financí
Většina firem využívá letní měsíce k plánování projektů na druhou polovinu roku. Přitom právě finance bývají oblastí, která zůstává stranou pozornosti.
Dokud firma zpracovává desítky dokladů měsíčně, tabulky, e-maily i ruční schvalování fungují. Jakmile ale firma roste, přibývají zaměstnanci, náklady i počet dodavatelů, začnou se objevovat problémy:
- ztráta přehledu o výdajích,
- pomalé schvalování,
- složité dohledávání dokladů,
- vyšší chybovost,
- zpoždění účetních uzávěrek.
Tyto problémy často nevznikají kvůli lidem, ale proto, že procesy už neodpovídají současné velikosti firmy.
1. Máte přehled o výdajích v reálném čase?
Mnoho firem zjistí skutečný stav nákladů až na konci měsíce.
Doklady jsou rozeseté v e-mailech, na sdílených discích nebo čekají na schválení. Finance pak pracují se zpožděnými informacemi a vedení rozhoduje podle neúplných dat.
Položte si otázku:
Dokážete během několika minut zjistit:
- jaké faktury čekají na schválení,
- jaké závazky jsou po splatnosti,
- jaké náklady vznikly jednotlivým týmům?
Pokud ne, pravděpodobně vám chybí jednotný přehled nad finančními procesy.
2. Funguje schvalování bez závislosti na konkrétních lidech?
Léto bývá nejlepší zátěžový test schvalovacích procesů.
Jeden manažer odjede na dovolenou a desítky faktur zůstanou ležet v inboxu.
To je signál, že firma nemá problém s lidmi, ale s procesem.
Dobře nastavené workflow umožňuje:
- zastupitelnost,
- automatické předávání schválení,
- jasná pravidla odpovědnosti,
- auditní stopu.
3. Jak rychle najdete jakýkoliv doklad?
Představte si, že auditor nebo finanční ředitel potřebuje fakturu starou dva roky.
Jak dlouho trvá její dohledání?
Pokud odpověď zní „záleží, kdo ji tehdy zpracovával“, je čas proces přehodnotit.
Digitální archiv by měl umožnit:
- fulltextové vyhledávání,
- dohledání během sekund,
- přístup podle oprávnění,
- kompletní historii schválení.
4. Kolik času stojí ruční zpracování faktur?
Právě zde vznikají největší skryté náklady.
Účetní týmy často tráví hodiny:
- přepisováním údajů,
- kontrolou správnosti,
- dohledáváním chybějících informací,
- párováním dokladů.
Přitom podle interních analýz účetní věnují významnou část času aktivitám, které lze automatizovat. **Moderní AI nástroje** dnes zvládnou převzít většinu rutinní práce spojené se zpracováním dokladů.
5. Vidíte všechny závazky ještě před účetní uzávěrkou?
Jedna z nejčastějších situací:
„O té faktuře jsme nevěděli.“
Ne proto, že by neexistovala. Jen se ztratila někde mezi dodavatelem, schvalovatelem a účetním oddělením.
Důsledkem bývá:
- nepřesný cash flow forecast,
- zpožděné platby,
- ztráta přehledu o závazcích.
Moderní finanční řízení stojí na průběžném přehledu, ne na dohledávání informací na konci měsíce.
6. Jsou vaše procesy připravené na další růst firmy?
Proces, který funguje pro 30 zaměstnanců, nemusí fungovat pro 100.
Každý nový tým, pobočka nebo schvalovatel zvyšuje složitost.
Typické příznaky:
- více tabulek,
- více e-mailů,
- více kontrol,
- více lidí na stejnou práci.
Pokud růst firmy automaticky znamená růst administrativy, procesy nejsou dostatečně škálovatelné.
7. Jste připraveni na elektronickou fakturaci?
Digitalizace účetnictví už není jen otázkou efektivity. V celé Evropě roste tlak na elektronickou výměnu účetních dokumentů a standardizované formáty faktur. S příchodem Peppolu a dalších iniciativ se budou firmy postupně přesouvat od PDF a papírových dokladů ke strukturovaným elektronickým fakturám. Firmy, které začnou s digitalizací dříve, budou mít výrazně jednodušší přechod.
Co dělat, pokud jste několikrát odpověděli „ne“?
Nemusíte měnit účetní systém.
Ve většině případů je problém v procesech kolem něj:
- příjmu dokladů,
- schvalování,
- archivace,
- přenosu dat,
- přehledu nad výdaji.
Právě zde vzniká největší prostor pro úspory času i nákladů.
Shrnutí
Finanční procesy často fungují dlouhé roky beze změny. Ne proto, že jsou ideální, ale protože na jejich revizi nikdy nezbývá čas.
Léto je jedním z mála období, kdy lze udělat krok zpět a podívat se na finance jako celek.
Pokud jste během tohoto auditu několikrát odpověděli „ne“, není to problém. Je to příležitost odhalit oblasti, které mohou firmě přinést větší přehled, rychlejší rozhodování a méně administrativy ještě před začátkem podzimní sezóny.
FAQ
Jak poznám, že naše finanční procesy potřebují změnu?
Typickými signály jsou pomalé schvalování, ztracené doklady, časté dohledávání informací, nepřesné přehledy o nákladech nebo závislost procesů na konkrétních zaměstnancích.
Jak často by měla firma provádět audit finančních procesů?
Doporučuje se minimálně jednou ročně nebo při významném růstu firmy, změně ERP systému či reorganizaci finančního oddělení.
Jaké procesy se automatizují nejčastěji?
Nejčastěji jde o příjem dokladů, vytěžování faktur, schvalování výdajů, archivaci dokumentů a přenos dat do účetních systémů.
Co je Peppol?
Peppol je mezinárodní standard pro elektronickou výměnu faktur a dalších obchodních dokumentů. Je považován za jeden z hlavních směrů budoucí elektronické fakturace v Evropě.
Musí firma kvůli digitalizaci měnit účetní systém?
Ne. Ve většině případů lze digitalizovat procesy kolem účetního systému, aniž by bylo nutné měnit ERP nebo účetní software.
%20(1).webp)
Firemní karta a kontrola výdajů: Jak najít slepé místo
Nejde o chybu evidence plateb, ale o načasování. Dokud kontrola přichází až po platbě, firma vždy reaguje na minulost místo toho, aby řídila přítomnost.
Řešení není „lepší reporting“, ale propojení samotné platby s kontextem a schvalováním v reálném čase. Získejte plnou kontrolu nad firemními výdaji díky propojení wflow, firemních karet Visa a České spořitelny. Každá platba se automaticky spáruje s dokladem, projde schválením a ihned se zaúčtuje. To je digitalizace a automatizace účetnictví bez zbytečného papírování.
Automatizované workflow vs. jednotlivé kroky
Typický problém je v tom, že výdaj není pro účetní oddělení jeden proces, ale několik oddělených kroků.
Platba proběhne přes kartu, doklad zůstane u zaměstnance a účetní zápis vzniká až později, často s neúplnými informacemi. Mezitím manažeři schvalují výdaje bez znalosti aktuální situace a finance zpětně dohledávají, co se vlastně stalo. To znamená více manuální práce, zpožděná rozhodnutí a náklady, které ve skutečnosti nikdo nezaznamenal.
Ve chvíli, kdy propojíte firemní kartu se schvalovacím workflow a účetnictvím, změní se základní logika.
To umožňuje řízení výdajů v reálném čase a dává smysl pojmu automatizace výdajů.
Jak to funguje v praxi
V praxi to znamená propojit tři věci, které dnes fungují odděleně: firemní kartu, doklady a účetnictví.
.webp)
Naším řešením je spolupráce wflow, Visa karty a České spořitelny: Každá platba kartou automaticky vstupuje do systému jako řízený výdaj.
Naším řešením je spolupráce wflow, Visa karty a České spořitelny: Každá platba kartou automaticky vstupuje do systému jako řízený výdaj.
Po zaplacení se transakce okamžitě zobrazí v aplikaci a zaměstnanec je vyzván k doplnění účtenky. Tu nahraje přes mobil a systém ji pomocí OCR a AI automaticky zpracuje. Vytěží klíčová data z faktury či účtenky a přiřadí je ke konkrétní transakci.
Takto vzniklý výdaj následně projde schvalovacím workflow podle pravidel firmy, například podle výše částky, oddělení nebo typu nákladu. Každý krok má svou auditní stopu a po schválení se data automaticky propíší do ERP nebo účetního systému.
Co to znamená v praxi
Představte si běžnou situaci. Manažer dostane notifikaci: „Marketing – 48 000 Kč – event.“ Místo schvalování na konci měsíce vidí výdaj okamžitě, včetně účtenky a kontextu. Rozhoduje se ve chvíli, kdy má všechny informace.
Rozdíl je zásadní. Evidence popisuje minulost. Řízení pracuje s přítomností.
Proč samotná karta nestačí
Firemní karta sama o sobě systémový problém nesmaže. Umožní platbu a poskytne výpis, ale neřeší sběr dokladů, schvalování ani správné zaúčtování.
Řešením není přidávat další kontrolní vrstvy na konec procesu, ale posunout kontrolu na jeho začátek, tedy do momentu, kdy výdaj skutečně vzniká.
Právě na tomto principu fungují nástroje pro správu výdajů, jako je wflow, ve spolupráci s Visa a Českou spořitelnou, které propojují firemní kartu, doklady a účetnictví do jednoho průběžného workflow.
Jak by takový jeden proces, který propojuje platbu, doklad, schválení a účetnictví, vypadal ve vaší firmě?
FAQs
Jak zlepšit kontrolu výdajů ve firmě?
Kontrolu výdajů nezlepšíte dalším reportem, ale změnou načasování. Výdaj musí být kontrolovaný ve chvíli, kdy vzniká, tedy při platbě firemní kartou. Toho lze dosáhnout propojením karty, dokladů a schvalovacího workflow do jednoho procesu.
Proč firmy ztrácí přehled o výdajích?
Nejčastější důvod je časová mezera mezi platbou a její kontrolou. Výdaj proběhne okamžitě, ale účtenky, schválení a zaúčtování se řeší až zpětně. V této mezeře vznikají chyby, nejasnosti a rozpočtové odchylky.
Co znamená řízení financí v reálném čase?
Řízení financí, potažmo výdajů v reálném čase znamená, že každá platba je okamžitě viditelná, doplněná o kontext a vstupuje do schvalovacího procesu. Firma tak nečeká na uzávěrku, ale pracuje s aktuálními daty.
Čtěte: Proč většina českých firem stále nemá finanční data v reálném čase
Stačí firemní karta pro kontrolu nákladů?
Nestačí. Firemní karta řeší pouze platbu. Skutečná kontrola vyžaduje propojení s doklady, schvalovacím workflow a účetnictvím. Bez tohoto propojení zůstává kontrola zpětná a neefektivní.
Jak funguje automatizace výdajů?
Automatizace výdajů propojuje platbu kartou, nahrání dokladu, automatické vytěžení dat (OCR), schválení a zaúčtování do jednoho procesu. Výdaj tak vzniká jako řízené workflow, ne jako zpětně dohledávaná událost.
Jak propojit firemní kartu s účetnictvím?
Propojení se řeší pomocí nástrojů, které integrují bankovní transakce s workflow a účetním systémem. Každá platba kartou se automaticky propíše do systému, doplní o doklad a projde schvalovacím procesem před zaúčtováním.
Jak snížit chybovost v účetnictví výdajů?
Chybovost vzniká hlavně při ručním přepisování a zpětném dohledávání. Snížíte ji tím, že data vznikají automaticky už při platbě pomocí OCR, předvyplnění a kontrol ve schvalovacím workflow.
Proč je důležité propojení karty, dokladů a ERP?
Bez propojení vznikají slepá místa. Výdaje existují bez kontextu nebo kontroly. Propojení zajistí, že každá transakce má doklad, schválení a správné zaúčtování od začátku.
Řízení nákupu: Proč účetní oddělení potřebuje víc než jen ERP
Je to stabilní základ. Jenže ERP řeší realitu až ve chvíli, kdy už nastala. A právě to je pro účetní oddělení klíčový problém.
ERP vs. účetní software?
Než budeme mluvit o rozšíření ERP, je dobré si ujasnit základní pojmy.
ERP (Enterprise Resource Planning) je komplexní podnikový informační systém, který propojuje finance, účetnictví, nákup, sklad, výrobu, prodej i reporting do jednoho datového celku. Jeho cílem je centralizovat řízení firmy za použití jedné databáze.
ERP je páteř organizace.
Účetní / ekonomický software je oproti tomu užší nástroj zaměřený primárně na:
- vedení účetnictví
- evidenci dokladů
- DPH agendu
- mzdovou agendu
- finanční výkazy
Zatímco ERP řeší řízení celé firmy, účetní software řeší především legislativní a finanční závazky.
V českém prostředí se ale hranice často překrývají.Menší firmy používají ekonomický systém jako své ERP. Větší organizace mají robustní ERP s účetním modulem.
Nejčastější ERP a účetní systémy v České republice
Na českém trhu se nejčastěji setkáte s těmito řešeními:
ERP systémy:
Ekonomické / účetní systémy:
- Pohoda
- Money S3 / S4 / S5
- Premier System
Tyto systémy tvoří stabilní základ finanční infrastruktury firmy. A právě proto je důležité zdůraznit jednu věc: ERP je univerzální systém.
Specializované nástroje pro řízení nákupu (procurement management tools) jsou hlubší procesní vrstvou nad ním. Nejde o konkurenci, ale o rozšíření.
Řízení nákupu a účetní oddělení: kde vzniká problém?
Účetní oddělení často vstupuje do procesu až ve chvíli, kdy nákup už proběhl a
- faktura dorazila,
- rozpočet byl překročen,
- objednávka nebyla předem schválena.
ERP tuto situaci zaznamená. Ale už ji neovlivní. A tady právě vzniká slepé místo, které zatěžuje účetnictví víc než samotné účtování. Kontrola přichází příliš pozdě.
Kde chybí kontrola v ERP
Pokud takové problémy mohou ve vaší firmě nastat, řešením není změna ERP, ale jeho rozšíření o další vrstvu.
Řešením je doplnit jej o specializovaný nástroj pro řízení nákupu, procurement management tool, které zasahují ještě před vznikem závazku.
Tyto nástroje fungují jako procesní vrstva nad ERP. Nastavují pravidla schvalování, kontrolují rozpočty v reálném čase a vytvářejí auditní stopu ještě před přijetím faktury.
ERP zůstává odrazem reality, ale výdaj už neprojde bez kontroly.
Co ERP zvládá dobře a kde potřebuje podporu
Silné stránky ERP = účetní jádro
ERP systémy jsou navrženy pro finanční řízení. Evidují účetní doklady, propojují objednávky se skladem, generují reporting a drží účetnictví konzistentní. V této roli fungují velmi dobře.
Limity ERP v řízení nákupu
ERP však není primárně navrženo jako pokročilý procurement management software. V oblasti řízení nákupu často chybí:
- flexibilní schvalovací workflow,
- detailní kontrola rozpočtů před objednávkou,
- systematická práce s dodavateli,
- analytika výdajů v reálném čase,
- intuitivní uživatelské prostředí pro manažery.
ERP eviduje výsledek. Specializovaný nástroj řídí proces.
Jak software pro řízení nákupu rozšiřuje ERP
Moderní nástroje pro správu nákupu nenahrazují ERP, ale je možné je snadno integrovat.
Pokročilé řízení dodavatelů
Umožňují sledovat historii spolupráce, plnění smluvních podmínek a objem nákupů. Účetnictví tak pracuje s transparentními daty, nikoli s izolovanými doklady.
.webp)
Inteligentní schvalovací workflow
Pokročilé schvalovací workflows nastavují jasná pravidla podle částky, oddělení či typu nákupu. Výdaj bez schválení jednoduše nevznikne.
Přehled o výdajích v reálném čase
Nástroj poskytuje okamžitou viditelnost nad rozpočty a závazky. Finanční oddělení tak posouvá kontrolu do fáze rozhodování, nikoli až do fáze účtování.
Automatizace procesů v režii wflow
> Nástroj pro správu výdajů wflow umí převést řízení výdajů z manuálních kroků a emailů do plně digitálního procesu, který běží „neviditelně“ společně s vaším ERP systémem.
> Software wflow pokrývá celý životní cyklus výdaje: od žádanky a objednávky přes schvalování až po výrazně rychlejší zpracování faktur a jejich párování s objednávkami.
> Systém umožňuje vytvoření objednávek a jejich automatickou konverzi do PDF, spravuje přehledy dodavatelů a katalog položek, a především poskytuje kontinuální sledování rozpočtů v reálném čase, takže účetní nikdy nepřijde do procesu příliš pozdě.
> Každý krok má svou auditní stopu a historii změn, takže máte přehled o tom, kdo co schválil a kdy.
> Notifikace upozorňují na důležité události a celá kontrola probíhá transparentně a bez zbytečné administrativy, což posouvá ERP na komplexní funkční nástroj pro řízení výdajů a dává účetnímu oddělení jistotu, že data jsou ještě před zaúčtováním schválená a dobře zdokumentovaná.
Co to znamená pro účetní oddělení v praxi
Uzávěrka přestává být obdobím dohledávání kdo co schválil a vysvětlování překročených rozpočtů. Každá faktura má jasnou historii, existuje vazba na objednávku a odpovědnost je jasně dohledatelná.
Počet nejasností a chyb klesá, protože výdaje jsou kontrolovány předem. Auditní otázky mají jednoznačné odpovědi, protože celý proces je zdokumentovaný s jasnou auditní stopou.
Účetní oddělení tak nepřebírá odpovědnost za chyby, které vznikly mimo něj. Může se soustředit na kontrolu a analýzu místo hašení důsledků neřízených nákupů.
Klíčová shrnutí
> ERP či účetní software je dobrý základ, ale pro efektivní řízení nákupu potřebujete specializované nástroje
> Integrace je snadná a nevyžaduje změnu ERP
> Moderní software pro řízení výdajů přináší vyšší kontrolu, úspory i komfort
Zjistěte, jak může nástroj wflow rozšířit váš ERP systém a přinést kontrolu nad výdaji ještě před jejich zaúčtováním.
FAQ
Lze nástroje pro správu výdajů integrovat s mým ERP?
Ano. Moderní nástroje fungují jako ERP add-ons a integrují se přes API. Podívejte se na seznam ERP a účetních softwarů, se kterými lze propojit wflow.
Musím měnit ERP, pokud chci lepší řízení nákupu?
Ne. Specializovaný nástroj pro správu výdajů ERP doplňuje, nikoli nahrazuje.
Jaký je rozdíl mezi ERP procurement modulem a specializovaným nástrojem pro správu výdajů?
ERP nabízí základní funkce. Specializovaný software pro žízení nákupu přináší adaptabilní workflow, spolehlivou analytiku a kontrolu ještě před vznikem závazku.
