AKESO zkrátilo oběh dokladů z týdnů na minuty díky firemním kartám wfiow
80 % úspora času při vyúčtování
Místo pěti dní měsíčně dnes účetní vše zvládnou během jednoho dne.
Účtenky okamžitě a bez hotovosti
Zaměstnanci už nemusí fyzicky vozit papíry do účtárny a počet hotovostních plateb klesl na minimum.
Automatická schvalovací matice
Schvalování probíhá v aplikaci, bez obíhání nadřízených.
„Ohlasy jsou velmi pozitivní. Nikdo z kolegů ze staveb už nemusí docházet k nám do účtárny, při každé transakci účtenku jednoduše nahrají v aplikaci a celý proces se výrazně urychlil.“
O firmě
AKESO holding a.s. je česká soukromá zdravotnická skupina, založená v roce 2018. Provozuje Nemocnici Hořovice, Rehabilitační nemocnici Beroun a řadu dalších ambulancí i lékáren. Dohromady zaměstnává přes 2050 lidí a dosahuje tržeb okolo 5,5 miliard Kč ročně. Divize Construction Team zajišťuje stavební projekty v rámci skupiny. Celá skupina pětkrát po sobě získala prestižní ocenění Deloitte Czech Best Managed Companies.
Výchozí situace a výzvy
Construction Team Akesa realizuje desítky staveb po celé republice. Řemeslníci a technici platili materiál či parkovné na místě vlastními nebo firemními kartami a papírové účtenky vozili do centrály maximálně jednou týdně. Původní postup následně zahrnoval přípravu pokladny v Excelu, následné úpravy a import, a nakonec práci archivu se skenováním dokladů. Tento proces zabral až 5 dní měsíčně. AKESO proto hledalo způsob, jak celý koloběh digitalizovat už v momentě nákupu a zbavit se zbytečné administrativy.
Fyzické účtenky z terénu dorazily do účtárny často až po týdnu či dvou.
Vysoký podíl hotovostních plateb a skenování účtenek zatěžoval účetní tým.
Chybějící doklady znamenaly nedaňové náklady a neustálé urgence zaměstnancům.
Účetní oddělení muselo doklady neustále urgovat a při uzávěrce jich část chyběla.
Digitalizace výdajů a nasazení firemních karet wflow
Implementace proběhla velmi rychle a intuitivně. Propojení s internetovým bankovnictvím České spořitelny zabralo jen několik minut a bez zádrhelů. Klíčové prvky řešení:
Mobilní aplikace wflow: notifikace po každé platbě, okamžité nahrání účtenky, doplnění střediska či zakázky.
Postupné rozšíření: po 2,5 měsíce používání má AKESO 12 karet a cílí na 20–30 karet v terénu.
Schvalovací matice: doklady se schvalují automaticky podle předem nastavených limitů.
Integrace s ESO9: pro zaměstnanecké výdaje vznikla samostatná číselná řada; doklady z karet se tak zaúčtují do správné agendy zcela automaticky.
Měřitelné přínosy pro AKESO
Už po prvních 2,5 měsících provozu se oběh dokladů zkrátil z týdnů na minuty, podíl hotovostních plateb klesl na minimum a účetní tým se může místo urgencí věnovat hodnotnější práci. Díky změně procesu dosahuje AKESO úspory až 80 % času – z původních 5 dní měsíčně na pouhý 1 den. Další úspory očekávají s rozšířením na 20–30 karet.
Zrychlení oběhu dokladů: z fyzického předávání 1× za 7– 14 dní na okamžité digitální nahrání.
Úspora 80 % času pro účetní: Odpadly urgence a manuální skenování; tým se může věnovat hodnotnější práci.
Úbytek hotovostních transakcí: Hotovostní platby zůstávají jen ve výjimečných případech.
Škálovatelnost: Rychlé online zřízení nových karet bez návštěvy pobočky (zabere to jen ≈ 5 min).
„Určitě doporučuji. Odpadla velká časová náročnost při zpracování dokladů a můžeme se věnovat jiné, hodnotnější činnosti.“
Digitalizace účetnictví nikdy nebyla jednodušší
Digitální účetnictví, firemní karty a výdaje, řízení účetních dat. To všechno a mnohem víc máte vždy na dosah ruky s wflow.
