Archivace účetních dokladů: Kompletní přehled pro podnikatele
Archivace účetních dokladů je základní povinností podnikatelů i firem, kterou stanovují právní předpisy. Správné uchování dokladů nejenže zajišťuje soulad se zákonem, ale také pomáhá udržet pořádek a efektivitu v podnikání. V tomto článku se podíváme na klíčové aspekty archivace, včetně různých forem, pravidel a praktických tipů.
.avif)
Archivace účetních dokladů je základní povinností podnikatelů i firem, kterou stanovují právní předpisy. Správné uchování dokladů nejenže zajišťuje soulad se zákonem, ale také pomáhá udržet pořádek a efektivitu v podnikání. V tomto článku se podíváme na klíčové aspekty archivace, včetně různých forem, pravidel a praktických tipů.
Formy archivace: Elektronická a fyzická
Elektronická archivace
Elektronická archivace je moderní, ekologická a efektivní metoda. Dokumenty jsou uchovávány digitálně, což umožňuje snadný přístup, minimální nároky na fyzický prostor a lepší ochranu dat. Aby byla elektronická archivace právně uznávaná, je třeba dodržet několik pravidel:
- Věrohodnost původu: Dokumenty musí být opatřeny elektronickým podpisem.
- Neměnnost obsahu: Kvalifikované časové razítko zaručuje autenticitu a neporušitelnost dokumentů.
- Čitelnost: Dokumenty je vhodné ukládat ve formátu PDF/A, který zajišťuje jejich dlouhodobou čitelnost.
Fyzická archivace
Fyzická archivace zahrnuje uchovávání tištěných dokumentů. Tento tradiční způsob vyžaduje dostatek úložného prostoru a systém pro třídění a organizaci. Použití archivačních krabic, šanonů a rozdružovačů je nezbytné pro snadné dohledání dokumentů. Důležité je také dbát na skartační lhůty – dobu, po kterou je nutné uchovávat jednotlivé typy dokladů.
Co archivovat? Povinnosti podle typu podnikání
Podnikatelé s daňovou evidencí
Podnikatelé vedoucí daňovou evidenci by měli archivovat veškeré dokumenty potřebné pro případnou daňovou kontrolu:
- Faktury
- Pokladní doklady
- Bankovní výpisy
- Smlouvy a další relevantní dokumenty
Plátci DPH
Plátci DPH mají povinnost archivovat všechny daňové doklady ovlivňující výpočet DPH, tedy například:
- Přijaté a vydané faktury
- Daňová přiznání
- Ostatní doklady související s výpočtem daně
Účetní jednotky
Účetní jednotky mají širší povinnosti a musí uchovávat:
- Účetní závěrky
- Účetní knihy
- Inventurní soupisy
- Výroční zprávy
Zaměstnavatelé
Zaměstnavatelé musí archivovat mzdové listy, evidenci docházky a další dokumenty související se zaměstnanci.
Jak dlouho archivovat účetní doklady? Skartační lhůty
Dodržování skartačních lhůt je klíčovým aspektem archivace. Lhůty se liší podle typu dokladů a začínají běžet na začátku roku následujícího po vystavení dokladu.
- Faktury: Uchovávají se po dobu 10 let.
- Účetní závěrky: Archivují se 15 let.
- Daňové doklady: Obvykle 10 let, pokud zákon nestanoví jinak.
Je důležité pravidelně provádět kontrolu dokumentů, aby bylo zajištěno, že staré a nepotřebné doklady jsou skartovány podle platných předpisů.
Proč je správná archivace důležitá?
Archivace účetních dokladů není jen právní povinnost, ale i praktický nástroj pro:
- Snadné dohledání potřebných dokumentů při kontrolách.
- Ochranu před právními problémy.
- Udržení pořádku a přehlednosti v účetnictví.
Tip na závěr: Pokud si nejste jisti, jaké dokumenty archivovat nebo jak dlouho, konzultujte situaci s odborníkem. Ať už preferujete fyzickou nebo elektronickou archivaci, vždy se řiďte platnými právními předpisy. Správná archivace je nejen povinností, ale i klíčem k efektivnímu a úspěšnému podnikání.
Přečtěte si další články
%20(1).avif)
7 klíčových funkcionalit softwaru pro digitalizaci účetnictví, které posunou vaše podnikání na novou úroveň
Digitalizace proniká do všech oblastí podnikání, a účetnictví není výjimkou. S moderním softwarem můžete nejen zefektivnit své finanční procesy, ale také získat strategickou výhodu na trhu. Jak ale vybrat to správné řešení? Přinášíme přehled 7 klíčových funkcí, které by měl každý software pro digitalizaci účetnictví splňovat.
1. Automatizace: Méně chyb, více času na strategii
Automatizace je základem digitalizace. Moderní software dokáže:
- automaticky zadávat data,
- zpracovávat faktury a platby,
- generovat finanční výkazy bez manuální práce.
„Automatizace umožňuje účetním a finančním týmům opustit rutinní činnosti a věnovat se analýzám a strategickému plánování. Právě v tom tkví skutečná přidaná hodnota digitalizace,“ říká Adriana Kokuňková, vedoucí sales týmu ve wflow.
2. Přístup k datům v reálném čase: Okamžitá kontrola nad financemi
Úspěšné podnikání vyžaduje rychlá a informovaná rozhodnutí. Software pro digitalizaci účetnictví by měl:
- poskytovat aktuální finanční přehledy,
- umožnit přístup ke klíčovým datům v reálném čase,
- nabízet možnost generovat reporty okamžitě na základě nejnovějších údajů.
Díky tomu získáte jistotu, že vaše rozhodnutí stojí na aktuálních informacích.
3. Integrace s dalšími nástroji: Jednotný ekosystém bez duplicit
Pro efektivní řízení financí je klíčové propojení účetního softwaru s dalšími aplikacemi, které firma používá. Integrace může zahrnovat:
- ERP systémy,
- CRM nástroje,
- mzdové a HR platformy.
„Propojení systémů eliminuje manuální zadávání dat a minimalizuje riziko chyb. Navíc přináší synergii mezi různými procesy ve firmě,“ dodává Adriana Kokuňková.
4. Mobilní řešení: Vaše finance vždy na dosah
V dnešní době, kdy pracovní mobilita roste, je nezbytné mít přístup k financím kdykoli a odkudkoli. Kvalitní účetní software:
- nabízí mobilní aplikace,
- umožňuje snadnou správu financí z tabletu či telefonu,
- podporuje práci na cestách.
Flexibilní přístup k datům přináší rychlejší reakce na situace, které by jinak mohly ohrozit cash flow firmy.
5. Bezpečnost: Chraňte to nejcennější
Finanční data patří k nejcitlivějším informacím firmy. Kvalitní software by měl zajišťovat:
- šifrovaný přenos dat,
- pravidelné zálohování,
- ochranu proti neoprávněnému přístupu.
„Zabezpečení je pro nás v wflow prioritou. Investujeme do nejmodernějších technologií, abychom zajistili bezpečnost dat našich klientů,“ zdůrazňuje Adriana Kokuňková.
6. Uživatelská přívětivost: Technologie, která vás nezpomalí
Software může být sebelepší, ale pokud je složitý a těžko ovladatelný, ztrácí svou hodnotu. Klíčovými vlastnostmi jsou:
- intuitivní rozhraní,
- snadná implementace,
- možnost přizpůsobit software konkrétním potřebám uživatele.
7. Zákaznická podpora: Váš partner v každé situaci
Technické problémy či dotazy mohou nastat kdykoli. Dobrý software by měl nabízet:
- rychlou a dostupnou podporu,
- školení pro uživatele,
- návody a online dokumentaci.
„Ve wflow věříme, že kvalitní zákaznická podpora je základním stavebním kamenem úspěšné digitalizace. Naši specialisté jsou vždy připraveni pomoci,“ říká Adriana Kokuňková.

Rozhovor s CEO wflow Robertem Soudným: Úspěch v Deloitte Fast 50 jako výsledek inovací a tvrdé práce
Společnost wflow se umístila na 19. místě v prestižním žebříčku Deloitte Fast 50 pro střední a východní Evropu. Co stálo za tímto úspěchem a jaké jsou další plány společnosti? CEO Robert Soudný v exkluzivním rozhovoru odhaluje, co přispělo k růstu firmy a jak hodlá udržet konkurenceschopnost na rychle se měnícím trhu.
Klíč k úspěchu: Inovace a adaptace na trh
wflow se díky svému dynamickému přístupu a inovativním řešením zařadilo mezi nejrychleji rostoucí technologické firmy ve střední a východní Evropě. Podle Roberta Soudného, CEO společnosti, byl rozhodující faktor jejich schopnost přizpůsobit se novým potřebám zákazníků a efektivně digitalizovat účetní a fakturační procesy.
„Náš úspěch pramení z jednoduchého principu: naslouchat potřebám zákazníků a vytvářet nástroje, které jim skutečně usnadní práci. Díky naší technologii dokážeme firmám výrazně zrychlit a zjednodušit správu faktur, což je dnes zásadní pro firmy všech velikostí,“ vysvětluje Soudný.
Rozhodujícím krokem v růstu společnosti byla také expanze na nové trhy, která přinesla nejen větší počet zákazníků, ale i příležitosti pro spolupráci s významnými partnery.
Budoucnost wflow: Expanze a nové technologie
V plánech na příští roky se CEO zaměřuje na pokračování expanze a posilování technologické nabídky firmy. Společnost plánuje uvést pokročilé nástroje pro analýzu a reporting, které zákazníkům umožní nejen lepší správu dokumentů, ale i hlubší vhled do jejich finančních dat.
„Budeme investovat do vývoje umělé inteligence a strojového učení, které nám umožní dále optimalizovat naše služby. Naším cílem je stát se synonymem pro spolehlivou a moderní digitální správu dokumentů v Evropě,“ dodává Soudný.
Společnost zároveň neopomíjí důležitost zpětné vazby od zákazníků, která je pro ně klíčovým zdrojem inspirace pro budoucí vylepšení.
Umístění wflow na 19. místě v žebříčku Deloitte Fast 50 je jen začátek ambiciózní cesty, která směřuje k ještě většímu vlivu na evropský technologický trh.
.avif)
Digitalizace účetnictví: Klíč k efektivnímu a bezpečnému finančnímu řízení pro moderní firmy
V dynamickém světě podnikání, kde je čas cennější než kdy jindy, hledají podnikatelé, majitelé firem a CFOs cesty, jak zefektivnit procesy a minimalizovat rizika. Jedním z řešení je digitalizace účetnictví. Proč by měla být digitalizace účetnictví prioritou i ve vaší firmě? Přinášíme klíčové benefity, které z ní dělají nepostradatelný nástroj pro moderní podnikání.
1. Maximální přesnost a produktivita díky automatizaci
Digitalizace eliminuje manuální chyby, které mohou vést k nákladným omylům. Automatizované systémy dokáží:
- zpracovávat a kategorizovat transakce,
- generovat přesné finanční výkazy v reálném čase,
- poskytovat okamžitý přehled o finančním zdraví firmy.
Výsledkem je nejen vyšší efektivita, ale také uvolnění rukou účetním, kteří se mohou soustředit na strategické analýzy a doporučení místo rutinních úkolů.
BOX: „Digitalizace účetnictví není jen o úspoře času – je to strategický krok k lepší efektivitě, bezpečnosti a rozhodování v reálném čase.“ - Robert Soudný CEO wflow
2. Přístup k datům kdykoliv a odkudkoliv
S cloudovými účetními platformami máte finanční informace vždy po ruce. Ať už jste na cestách, nebo na meetingu s investory, digitalizované účetnictví vám umožní:
- rychle reagovat na změny,
- přijímat informovaná rozhodnutí,
- sledovat aktuální finanční ukazatele z jakéhokoli zařízení – smartphonu, tabletu či notebooku.
Tento přístup je klíčový pro podniky, které potřebují být flexibilní a připravené na jakoukoli situaci.
3. Bezpečnost na prvním místě
Finance jsou jednou z nejcitlivějších oblastí podnikání. Digitalizované účetní systémy poskytují špičkové zabezpečení díky:
- ukládání dat na zabezpečených serverech,
- pravidelným zálohám,
- pokročilému šifrování a ochraně proti neoprávněnému přístupu.
Váš finanční systém je tak chráněn před hackery i nepředvídanými událostmi, jako je ztráta fyzických dokumentů.
4. Snazší spolupráce a rozhodování
Už žádné zdlouhavé předávání papírových dokumentů. Digitalizované účetnictví umožňuje více uživatelům pracovat s finančními daty v reálném čase. To přináší:
- rychlejší rozhodovací procesy,
- zefektivnění komunikace mezi týmy,
- minimalizaci chyb způsobených neaktuálními nebo nepřesnými informacemi.
BOX:
„Moderní firmy nevnímají digitalizaci účetnictví jako trend, ale jako nezbytnost pro udržení konkurenceschopnosti a růstu.” - Petr Sobotka, CSO wflow
5. Bezproblémová integrace s dalšími nástroji
Moderní účetní systémy snadno propojují finance s ostatními klíčovými oblastmi firmy, například:
- řízením projektů,
- zákaznickým servisem (CRM),
- mzdovou agendou.
Tím dochází k odstranění duplicitních procesů a sjednocení dat na jednom místě, což šetří čas i náklady.
wflow: Vaše brána k digitální budoucnosti účetnictví
S platformou wflow posouváte správu financí na novou úroveň. Nabízíme:
- automatizaci procesů, která šetří čas a minimalizuje chyby,
- reálný přehled o financích, dostupný kdykoliv,
- robustní bezpečnostní opatření, která chrání vaše citlivá data,
- uživatelsky přívětivé rozhraní, které snadno pochopí každý člen týmu.
Díky integraci s dalšími obchodními nástroji je wflow ideálním partnerem pro firmy, které chtějí zlepšit své finanční řízení a zůstat o krok před konkurencí.