INFORMACE O MOŽNOSTECH EXPORTU DAT A O PROCESU ZMĚNY POSKYTOVATELE (DATA ACT)

INFORMACE O MOŽNOSTECH EXPORTU DAT A O PROCESU ZMĚNY POSKYTOVATELE (DATA ACT)

Tato stránka poskytuje informace požadované podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2023/2854 o harmonizovaných pravidlech pro spravedlivý přístup k datům a jejich využívání („Data Act“) týkající se:

1. podrobné specifikace všech kategorií dat a digitálních aktiv, která lze během procesu změny poskytovatele přenést, včetně přinejmenším všech exportovatelných dat;
2. vyčerpávající specifikace kategorií dat specifických pro vnitřní fungování služby, která mají být vyňata z exportovatelných dat podle písmene a) tohoto odstavce,
3. informací o dostupných postupech pro změnu poskytovatele služeb zpracování dat a přenos dat, včetně informací o dostupných metodách pro změnu poskytovatele a formátech přenosu a o technických a jiných omezeních, která jsou společnosti wflow známa;
4. datových struktur a datových formátů, jakož i o příslušných normách a otevřených specifikacích pro interoperabilitu, v nichž jsou k dispozici exportovatelná data uvedená v čl. 25 odst. 2 písm. e) Data Actu,
5. informací o jurisdikci, které podléhá infrastruktura informačních a komunikačních technologií použitá pro zpracování dat jejich jednotlivých služeb,
6. obecného popisu technických, organizačních a smluvních opatření, která společnost wflow přijala, aby zabránila mezinárodnímu přístupu orgánů veřejné správy k neosobním údajům uchovávaným v Evropské unii nebo v jejich předávání, pokud by takový přístup či předávání mohly být v rozporu s unijními nebo vnitrostátními právními předpisy příslušného členského státu.

Práva popisovaná na této stránce se uplatní, pokud a v rozsahu, v jakém je Služba poskytována jako služba zpracování dat ve smyslu Data Act. V rozsahu, v jakém poskytování Služby nenaplňuje definici služby zpracování dat podle Data Act, se tato práva Zákazníkovi nezakládají.

1. DOSTUPNÉ METODY ZMĚNY POSKYTOVATELE A PŘENOSU DAT

Zákazníci mohou přejít k jinému poskytovateli služeb zpracování dat nebo migrovat na vlastní on-premise infrastrukturu. Za tímto účelem jsou k dispozici následující metody:

• Export prostřednictvím API

Zákazníci mohou využít wflow API rozhraní. Dokumentace.

• Asistovaný export a podpora migrace

Na žádost může společnost wflow poskytnout asistenci při migraci v rozsahu popsaném v tomto dokumentu.

2. TECHNICKÁ A DALŠÍ ZNÁMÁ OMEZENÍ

Ačkoliv se společnost wflow snaží, aby změna poskytovatele a přenositelnost dat byly co nejplynulejší, mohou se uplatnit následující omezení:

• Závislosti na službách třetích stran

Pokud Zákazník využívá integrace s nástroji třetích stran, mohou se na data v těchto nástrojích vztahovat jejich vlastní omezení co do exportu, formátů nebo dostupnosti API. Společnost wflow nemůže zaručit přenositelnost dat, která jsou zpracovávána výlučně v prostředí těchto třetích stran.

• Výkonnostní a kapacitní limity

Velkoobjemové nebo časté hromadné exporty mohou podléhat omezením (rate-limitům), plánování nebo dávkovému zpracování, aby byla zachována stabilita a výkon Služby pro všechny zákazníky.

• Konfigurace Zákazníka a cílové prostředí

Úspěšný import do cílového prostředí (jiný poskytovatel nebo on-premise systém) závisí na technických možnostech, konfiguraci a datovém modelu tohoto prostředí. Společnost wflow neřídí a neodpovídá za omezení na straně cílového systému.

KATEGORIE EXPORTOVATELNÝCH DAT A DIGITÁLNÍCH AKTIV, DATOVÉ STRUKTURY A FORMÁTY

3.1 Kategorie exportovatelných dat a digitálních aktiv

Zákazník má možnost získat svá data ze Služby prostřednictvím veřejného rozhraní (API), které je dostupné online a je plně dokumentované. Toto rozhraní umožňuje bezpečně a systematicky stáhnout data ze Služby wflow bez nutnosti individuální spolupráce se společností wflow.

Jednoduše řečeno, API funguje jako standardizovaný způsob, jak si „vyžádat“ data ze Služby a následně je použít jinde – například při přechodu k jinému poskytovateli nebo přesunu na vlastní on-premise řešení.

Jak export dat probíhá

Proces exportu lze popsat následovně:

• Zákazník získá přístup k API (obvykle pomocí přístupového klíče).
• Následně si vybere, jaká data chce stáhnout (např. dokumenty nebo informace o jejich zpracování).
• Data jsou postupně stažena ze Služby a uložena pro další použití.
• Tato data lze následně nahrát do jiného systému nebo předat novému poskytovateli.
• Celý proces může probíhat automaticky, například pomocí jednoduchého skriptu nebo integračního nástroje.

Jaká data lze exportovat

Pomocí API lze získat zejména:

• dokumenty uložené ve Službě,
• informace o těchto dokumentech (např. typ, stav nebo identifikace),
• data, která byla z dokumentů vytěžena,
• soubory příloh dokumentů
• informace o průběhu jejich zpracování.
• Přesný seznam dat je dostupný v dokumentaci API.

V jaké podobě jsou data dostupná

Většina dat je poskytována ve strukturovaném formátu JSON nebo XML, které jsou běžně používané a snadno přenositelné do jiných systémů. Tyto formáty umožňují jednoduché zpracování dat v různých aplikacích, ať už on-premise nebo pro jejich následné využití u jiného poskytovatele.

Součástí exportu mohou být také souborové přílohy dokumentů (např. PDF nebo obrázky). Ty jsou poskytovány prostřednictvím samostatných API volání ve formě binárních dat (tj. přímo jako obsah souboru), které lze uložit ve své původní podobě bez další konverze.

Důležité vlastnosti

• Bez závislosti na společnosti wflow – zákazník si může data stáhnout sám.
• Postupný export – data lze stahovat průběžně, i ve větším objemu.
• Možnost automatizace – export lze nastavit tak, aby probíhal automaticky.

Další informace

Podrobné informace o dostupných datech a způsobu jejich získání jsou uvedeny v dokumentaci:

https://api.wflow.com/index.html

https://developers.wflow.com/docs/wflowapidoc

3.2 Kategorie dat, která není možné exportovat

• Konfigurace připojení k bankovním účtům
  • Jedná se o specifické parametry s bezpečnostním rizikem a přímo svázanými s integrací systému na technické úrovni a nejsou vlastnictvím Zákazníka
• Konfigurace připojení k ERP systému
  • Data nenáleží Zákazníkovi
• BI data
  • Z důvodu ochrany duševního vlastnictví společnosti wflow
• Konfigurace automatizačních workflow
  • Z důvodu ochrany duševního vlastnictví společnosti wflow
• Nastavení sběrných emailů
  • Data nenáleží Zákazníkovi
• Hesla uživatelů a autentizační klíče API klientů
  • Z bezpečnostních důvodů na straně Zákazníka i společnosti wflow

Upozorňujeme, že Zákazníci nemají nárok na data ani digitální aktiva, která jsou chráněna právy duševního vlastnictví společnosti wflow nebo která představují obchodní tajemství společnosti wflow nebo třetích stran, zejména k jakémukoli zdrojovému či strojovému kódu Služby ani s nimi spojené dokumentaci, ledaže je v tomto dokumentu uvedeno jinak.

4. ICT INFRASTRUKTURA A PŘÍSLUŠNÉ JURISDIKCE

• Data jsou uložena v databázi v cloudu MS Azure v EU (Microsoft Azure: North Europe-Ireland) vč. průběžných záloh. Ty jsou ukládány automaticky také do redundantního datového centra West Europe-Netherlands.
• příslušnou jurisdikcí ve vztahu k primární cloudové infrastruktuře je Irská republika

5. OPATŘENÍ PROTI NEOPRÁVNĚNÉMU MEZINÁRODNÍMU PŘÍSTUPU VEŘEJNÝCH ORGÁNŮ

Společnost wflow je odhodlána zajistit, aby jakýkoli mezinárodní přístup veřejných orgánů k neosobním údajům uloženým v EU probíhal v souladu s příslušným právem EU a členských států. Společnost wflow zavedla kombinaci technických, organizačních a smluvních opatření, která mají zabránit přístupu nebo zpochybnit požadavky na přístup, jež by byly v rozporu s právem EU nebo vnitrostátním právem.

Technická opatření zahrnují mimo jiné:

• Logické a fyzické oddělení prostředí

Data uložená v EU jsou hostována v datových centrech v EU a jsou logicky oddělena od jiných prostředí.

• Řízení přístupu a princip minimálních oprávnění

Přístup k produkčním systémům je přísně kontrolován, logován a omezen na oprávněné osoby na základě jejich role a nezbytné potřeby.

• Šifrování

Data jsou chráněna při přenosu i v klidu pomocí průmyslově standardních mechanismů šifrování, v rozsahu umožněném příslušnou infrastrukturou a použitými službami.

Tato opatření snižují riziko, že zahraniční veřejné orgány získají přímý přístup k datům prostřednictvím poskytovatelů infrastruktury bez využití odpovídajících právních kanálů.

Organizační a smluvní opatření zahrnují:

• Smluvní závazky poskytovatelů

Společnost wflow požaduje, aby jeho poskytovatelé cloudu a infrastruktury dodržovali příslušné právo EU a aby jej – v rozsahu dovoleném právem – informovali o jakýchkoli právně závazných žádostech veřejných orgánů o přístup k datům. Mezi společností wflow a poskytovatelem infrastruktury jsou rovněž sjednány standardní smluvní doložky (SCC), pokud je to relevantní.

• Interní postupy pro vyřizování žádostí

Pokud společnost wflow obdrží žádost veřejného orgánu mimo EU/EHP o přístup k datům uloženým v EU, bude:

• pečlivě posuzovat právní základ takové žádosti,
• ověřovat, zda je žádost slučitelná s právem EU a příslušným vnitrostátním právem, a
• žádost napadat nebo jí odporovat, pokud se důvodně domníváme, že je s těmito právními předpisy v rozporu nebo že přesahuje pravomoc žadatele.

• Transparentnost vůči Zákazníkům

Nebrání-li tomu právní překážky, bude společnost wflow dotčené Zákazníky bez zbytečného odkladu informovat o takové žádosti a o dotčených datech, aby mohli přijmout vhodné kroky k ochraně svých zájmů.

‍