Die Automatisierung der Buchhaltung sollte manuelle Arbeit beseitigen. Und das ist gelungen.

Unternehmen erfassen Belegdaten automatisch, gleichen Daten ab und lassen Dokumente durch definierte Freigabe-Workflows laufen.

Mit der wachsenden Zahl von Automatisierungen entstand jedoch eine neue Realität:

Regeln mussten eingerichtet, angepasst und kontinuierlich gepflegt werden.

Je mehr automatisierte Workflows ein Unternehmen einsetzte, desto mehr Zeit floss in deren Verwaltung.

Im ungünstigsten Fall wurden Regeln überhaupt nicht aktualisiert. Das System arbeitete dann weiterhin mit Einstellungen vom ersten Tag – und ein großer Teil des Potenzials der Buchhaltungssoftware blieb ungenutzt.

Die Automatisierung löste also die manuelle Belegverarbeitung.

Die Regeln der Automatisierung selbst wurden jedoch weiterhin manuell erstellt.

Genau diese Ebene entwickelt Wflow nun mit KI-Buchungsvorschlägen weiter.

Das größte Problem heutiger Automatisierung? Sie kann nicht lernen.

Moderne Buchhaltungs-Workflows basieren auf wiederkehrenden Mustern.

Derselbe Lieferant. Dieselbe Kostenstelle. Dasselbe Konto. Dieselbe Freigabe.

Buchhaltungsteams wenden solche Regeln hundertfach im Monat an.

Systeme konnten diese Abläufe zwar automatisieren, die Logik der Automatisierung selbst blieb jedoch statisch und vom menschlichen Input abhängig.

Lange funktionierte das gut.

Doch Unternehmen wuchsen, Workflows nahmen zu und die Verwaltung von Regeln entwickelte sich überraschend schnell zu einem aufwendigen Teil des Buchhaltungsalltags.

„Das Paradoxe an moderner Automatisierung ist: Je mehr Unternehmen automatisieren, desto mehr Zeit verbringen sie mit der Verwaltung der Automatisierungen selbst. Die Automatisierung hat die manuelle Verarbeitung von Belegen beseitigt. Die Regeln mussten aber weiterhin manuell erstellt werden. Genau das wollten wir ändern.“

— Robert Soudný, Co-founder und CEO von Wflow

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Wflow automatisiert jetzt auch das Einrichten von Automatisierungen

Die neue KI-Funktion in Wflow analysiert das historische Verhalten des Buchhaltungsteams und sucht nach wiederkehrenden Mustern in Buchungsentscheidungen.

Sie analysiert:

• wie bestimmte Lieferanten gebucht werden,
• welche Workflows sich wiederholen,
• welche Konten und Kostenstellen verwendet werden,
• und welche Vorschläge häufig korrigiert oder bestätigt werden.

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Auf dieser Grundlage schlägt das System selbst Regeln vor, die direkt eingesetzt werden können.

Die Buchhaltung kann sie anschließend mit wenigen Klicks akzeptieren – oder ablehnen.

Der entscheidende Unterschied besteht nicht darin, dass KI „anstelle des Menschen bucht“.

Die Buchhaltung muss dem System vielmehr nicht immer wieder dieselben Dinge beibringen.

Die KI schlägt Regeln selbstständig vor – teilweise auch solche, auf die Nutzer bei einer manuellen Einrichtung möglicherweise gar nicht gekommen wären.

Aktuell (06/2026) ist die Funktion verfügbar für:

• Aktualisierung der Buchung auf Belegkopfebene
• Änderung der Belegbeschreibung

Automatisierung ist nur so lange nützlich, bis sie sich selbst ausbremst

Dieses Problem kennen viele Unternehmen.

Ein Workflow funktioniert hervorragend. Dann ändert sich der Lieferant, der Rechnungsaufbau oder der Freigabeprozess – und die Automatisierung entspricht nicht mehr der Realität.

Das Ergebnis?

Manuelle Korrekturen. Neue Ausnahmen. Zusätzliche Regelpflege.

Genau hier macht KI-gestützte Automatisierung einen entscheidenden Unterschied.

KI-Buchungsvorschläge in Wflow beobachten fortlaufend neues Buchungsverhalten und schlagen Anpassungen auf Basis der tatsächlichen Abläufe vor – nicht auf Basis längst vergessener historischer Einstellungen.

Automatisierung beginnt damit nicht mehr unmittelbar nach ihrer Einrichtung zu veralten.

Steuerkanzleien und Buchhaltungsdienstleister haben nicht zu wenige Kunden. Ihnen fehlt Kapazität.

Gerade für externe Buchhaltungsdienstleister kann diese neue Ebene der KI-Automatisierung einen großen Unterschied machen.

Jeder neue Mandant bedeutet:

• neue Workflows,
• neue Ausnahmen,
• neue Lieferanten,
• neue Regeln.

Gerade Onboarding und Workflow-Verwaltung begrenzen heute häufig das Wachstum stärker als die eigentliche Buchhaltung.

KI-Buchungsvorschläge können das Onboarding deutlich beschleunigen und den manuellen Einrichtungsaufwand reduzieren.

Dadurch lassen sich wesentlich mehr Belege verarbeiten, ohne die manuelle Arbeit im gleichen Verhältnis zu erhöhen.

Das Ergebnis?

Mehr Mandanten ohne zusätzliches Personal.

Auf dem heutigen Markt wird genau das zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil.

„Digitalisierung in Buchhaltungskanzleien bedeutet nicht nur Technologie, sondern vor allem eine Veränderung der Denk- und Arbeitsweise. Ein richtig eingerichteter Prozess kann zweistellige Prozentanteile der Arbeitszeit einsparen und der Buchhaltung mehr Raum für echte Mehrwerte für ihre Mandanten geben.“

— Tomáš Kratochvíl, Key Account Manager bei Wflow

Interne Finanzteams brauchen heute nicht mehr Personal. Sie brauchen weniger Routine.

Interne Buchhaltungsteams stehen unter zunehmendem Druck.

Das Belegvolumen wächst. Die Zahl der Workflows nimmt zu. Anforderungen an Geschwindigkeit und Kontrolle steigen.

Trotzdem geht weiterhin viel Zeit für wiederkehrende kleine Arbeitsschritte verloren.

KI-Buchungsvorschläge helfen, diese Routine erheblich zu reduzieren.

Das Buchhaltungsteam verbringt weniger Zeit mit der Pflege von Regeln, der Korrektur von Workflows oder dem wiederholten Einrichten derselben Logik.

Stattdessen arbeitet es mit Vorschlägen, die aus dem tatsächlichen Buchungsverhalten des Unternehmens entstehen.

KI ersetzt keine Buchhalter. Sie ersetzt unnötige Wiederholungen.

Rund um KI in der Buchhaltung gibt es derzeit viele Erwartungen und ebenso viele Bedenken.

Deshalb ist eines wichtig:

Die KI-Buchungsvorschläge in Wflow ersetzen weder die buchhalterische Kontrolle noch die Verantwortung.

„KI wird Buchhalter nicht ersetzen. Buchhalter mit KI werden Buchhalter ohne KI ersetzen,“ sagt Robert Soudný, Co-founder und CEO von Wflow.

KI schlägt vor, empfiehlt, erkennt Muster und lernt aus historischen Daten.

Genau das ist entscheidend.

Das Ziel von KI in der Buchhaltung besteht nicht darin, menschliches Urteilsvermögen zu beseitigen.

Sie soll die Routine beseitigen, die dieses Urteilsvermögen unnötig beansprucht.

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Die Automatisierung der Buchhaltung geht in die nächste Phase

Wflow ist eine europäische Plattform zur Digitalisierung und Automatisierung von Buchhaltungsprozessen und automatisiert die Belegverarbeitung bereits seit Langem.

Jetzt automatisiert Wflow auch die Einrichtung der Automatisierung selbst.

KI-Buchungsvorschläge helfen dabei, buchhalterisches Know-how aus den Köpfen der Mitarbeitenden in ein System zu übertragen, das Muster erkennt, die Einführung einer Regel vorschlägt und kontinuierlich aus dem tatsächlichen Betrieb lernt.

Das Ergebnis sind nicht nur weniger Klicks.

Das Ergebnis ist eine Automatisierung, die endlich nicht selbst neue manuelle Arbeit erzeugt.

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FAQ

Was sind automatische KI-Buchungsvorschläge?

Eine neue Funktion in Wflow, die historisches Buchungsverhalten analysiert und automatisch Buchungsregeln, Konten, Kostenstellen oder Workflows vorschlägt.

Ersetzen automatische Vorschläge Buchhalter?

Nein. Die KI schlägt lediglich Regeln vor und lernt aus der Historie.

Eine qualifizierte Person im Finanzteam entscheidet, ob ein vorgeschlagenes Regelwerk angenommen oder abgelehnt wird. Kontrolle und finale Entscheidung bleiben damit beim Buchhaltungsteam.

Wie helfen KI-Vorschläge Buchhaltungsdienstleistern?

Sie reduzieren die manuelle Workflow-Konfiguration, beschleunigen das Onboarding neuer Mandanten und ermöglichen es, mehr Mandanten zu betreuen, ohne die Mitarbeiterzahl proportional zu erhöhen.

Wie helfen KI-Vorschläge internen Buchhaltungsteams?

Sie reduzieren repetitive Aufgaben, beschleunigen die Belegverarbeitung und helfen dabei, konsistente Buchhaltungs-Workflows aufrechtzuerhalten.

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Das manuelle Übertragen von Rechnungsdaten ist nicht nur veraltet, sondern auch teuer und ineffizient. Automatisierte Rechnungsverarbeitung spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt Zahlungen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Software zur Rechnungsautomatisierung Cashflow und Finanzprozesse verbessert – und warum sie für moderne Finanzteams immer wichtiger wird.

• Was Rechnungsautomatisierung ist und wie sie funktioniert
• Die wichtigsten Vorteile der automatisierten Rechnungsverarbeitung
• Zentrale Funktionen moderner Automatisierungslösungen
• Wie Sie automatisierte Rechnungsverarbeitung einführen
• Anforderungen unterschiedlicher Unternehmenstypen
• Häufige Hindernisse und wie sie sich überwinden lassen

Was ist Rechnungsautomatisierung?

Definition und grundlegende Technologien

Rechnungsautomatisierung bezeichnet den Einsatz von Software zur automatischen Verarbeitung eingehender und ausgehender Rechnungen – vom Eingang des Belegs und der Datenerfassung bis zur Freigabe und Verbuchung.

Ziel ist es, die manuelle Dateneingabe zu beseitigen und die einzelnen Schritte der Rechnungsverarbeitung in einem gesteuerten digitalen Workflow miteinander zu verbinden.

So funktioniert automatisierte Rechnungsverarbeitung

Software zur Rechnungsautomatisierung nutzt in der Regel:

1. OCR, also optische Zeichenerkennung, um Rechnungen und Buchungsbelege auszulesen.
2. KI, also künstliche Intelligenz, um Rechnungsdaten zu erfassen und automatisch zu validieren.

Das System erkennt wichtige Informationen, gleicht sie mit Bestellungen ab und bereitet den Beleg zur Freigabe vor.

Automatisierte und manuelle Rechnungsverarbeitung im Vergleich

Vorteile von Software zur Rechnungsautomatisierung

Weniger manuelle Dateneingabe

Automatisierte Rechnungsverarbeitung reduziert den Umfang manueller Arbeit und wiederholter Dateneingabe erheblich. Dadurch sinken auch die administrativen Kosten in Finanz- und Buchhaltungsteams.

Weniger Fehler und betrügerische Rechnungen

Automatisierte Datenvalidierung und Freigabe-Workflows minimieren das Risiko von Fehlern, Doppelrechnungen und betrügerischen Belegen.

Schnellere Zahlungen und besserer Cashflow

Durch Automatisierung lassen sich Rechnungen innerhalb weniger Minuten freigeben. Das verkürzt Zahlungszyklen und verbessert die Beziehungen zu Lieferanten.

Mehr Transparenz und Echtzeit-Reporting

Finanzteams sehen den Status jeder Rechnung in Echtzeit. Dadurch werden Ausgabenplanung und finanzielle Kontrolle deutlich einfacher.

Zentrale Funktionen moderner Software zur Rechnungsautomatisierung

KI-gestützte Erfassung von Rechnungsdaten

Moderne Software erkennt und extrahiert Informationen automatisch aus unterschiedlichen Rechnungs- und Belegformaten, ohne dass Daten manuell eingegeben werden müssen.

Drei-Wege-Abgleich

Eine Plattform zur Digitalisierung der Buchhaltung wie Wflow gleicht Daten aus Rechnung, Bestellung und Wareneingang automatisch miteinander ab.

Erkennt das System eine Abweichung, wird sie sofort zur Prüfung markiert.

Automatisierte Freigabe-Workflows

Flexible Freigaberegeln und Benachrichtigungen lassen sich für verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten konfigurieren. Rechnungen können in Echtzeit freigegeben werden, auch über eine mobile Anwendung.

Integration mit ERP- und Buchhaltungssoftware

Die Integration mit Buchhaltungsprogrammen, ERP-Plattformen und weiteren Unternehmenssystemen verhindert doppelte Dateneingaben und reduziert das Fehlerrisiko.

Unternehmen können ihre Rechnungsverarbeitung modernisieren, ohne das bestehende Buchhaltungs- oder ERP-System austauschen zu müssen.

Hinweise auf Ausnahmen und Benachrichtigungen

Zuverlässige Software zur Rechnungsautomatisierung weist Nutzer automatisch auf Fehler, Abweichungen und fehlende Angaben hin.

So starten Sie mit automatisierter Datenerfassung und Rechnungsverarbeitung

Rechnungsvolumen und Schwachstellen analysieren

Erfassen Sie Ihren aktuellen Prozess:

• Wie viele Rechnungen durchlaufen Ihr Unternehmen pro Monat?
• Wo entstehen die größten Verzögerungen bei der Freigabe?
• In welcher Phase treten Fehler am häufigsten auf?

Ein klares Verständnis des bestehenden Workflows zeigt, an welchen Stellen Automatisierung den größten Mehrwert schaffen kann.

Die richtige Plattform auswählen

Vergleichen Sie verfügbare Lösungen anhand von:

• Funktionen,
• Integrationen,
• Anforderungen an die Implementierung,
• und Support des Anbieters.

Die richtige Plattform sollte sich in die bestehende Finanzlandschaft einfügen, statt das Unternehmen zu zwingen, diese vollständig neu aufzubauen.

Workflows und Regeln konfigurieren

Definieren Sie Freigabeprozesse und Automatisierungsregeln entsprechend der Struktur Ihrer Organisation.

Dazu können gehören:

• Freigabegrenzen,
• rollenbasierte Berechtigungen,
• Eskalationsregeln,
• Kostenstellen,
• und spezifische Workflows für unterschiedliche Belegarten.

Teams schulen und Lieferanten informieren

Erklären Sie den neuen Prozess verständlich gegenüber internen Nutzern und externen Partnern.

Eine erfolgreiche Einführung hängt nicht nur von der Software selbst ab, sondern auch davon, ob die Beteiligten verstehen, wie Dokumente in den neuen Workflow gelangen und darin weiterverarbeitet werden.

Vorteile messen

Bewerten Sie regelmäßig:

• Zeitersparnis,
• schnellere Freigaben,
• weniger Fehler,
• und kürzere Zahlungszyklen.

Die Einrichtung der Prozesse ist überwiegend eine einmalige Investition. Die Effizienzgewinne nehmen dagegen mit der Zeit weiter zu.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung in unterschiedlichen Unternehmen

Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen

Unternehmen mit weniger Mitarbeitenden bevorzugen in der Regel Lösungen, die einfach einzuführen und sowohl zeitlich als auch finanziell überschaubar sind.

Eine zentrale Voraussetzung ist die Integration mit dem Buchhaltungs- oder ERP-System, das bereits im Unternehmen eingesetzt wird.

So können kleine und mittlere Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung automatisieren, ohne ein vertrautes und bewährtes Finanzsystem ersetzen zu müssen.

Enterprise-Lösungen

Komplexere Organisationen benötigen erweiterte Workflows und eine stärkere Anpassung der Prozesse.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung kann jeden Monat Dutzende Arbeitsstunden einsparen und vollständige Kontrolle über Finanzprozesse schaffen.

Die Abläufe werden schneller, während sich Finanzteams auf komplexere Aufgaben konzentrieren können, die direkt zu einer besseren finanziellen Stabilität des Unternehmens beitragen.

Branchenspezifische Anforderungen

Einzelhandel, Produktion, professionelle Dienstleistungen und Steuer- oder Buchhaltungskanzleien haben unterschiedliche Anforderungen an:

• Freigaben,
• Reporting,
• Integrationen,
• und Belegverarbeitung.

Wflow wird von Unternehmen aus all diesen Branchen eingesetzt.

Entdecken Sie die Fallstudien unserer Kunden.

Häufige Hindernisse für effiziente Finanz-Workflows

Uneinheitliche Rechnungsformate

Die Arbeit mit unterschiedlichen Rechnungs- und Belegformaten kostet Zeit – und manchmal braucht man dafür tatsächlich eine starke Brille.

Moderne OCR-Technologie kann verschiedene Vorlagen und ungewöhnliche Belege jedoch problemlos verarbeiten.

Verspätete Zahlungen an Lieferanten

Eine hohe Arbeitsbelastung im Buchhaltungsteam führt häufig zu verspäteten Zahlungen.

Software zur Rechnungsautomatisierung hilft, solche Verzögerungen zu vermeiden, indem Belege effizienter durch Validierung und Freigabe geleitet werden.

Die Vorteile der Automatisierung sollten auch gegenüber Lieferanten kommuniziert werden.

Schnellere Zahlungen und weniger Fehler können zu einem Wettbewerbsvorteil in Lieferantenbeziehungen werden.

Integration mit älteren Systemen

Achten Sie auf eine Lösung mit offener API und nachgewiesener Erfahrung bei Systemintegrationen und Datenmigrationen.

Wflow lässt sich mit einer großen Bandbreite etablierter Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren. Dadurch können Unternehmen einen neuen Workflow einführen, ohne den laufenden Betrieb unnötig zu beeinträchtigen.

FAQ

Was ist Rechnungsautomatisierung?

Rechnungsautomatisierung ist ein Prozess, bei dem Software eingehende und ausgehende Rechnungen ohne manuelle Dateneingabe verarbeitet.

Wie funktioniert Software zur Rechnungsautomatisierung?

Sie nutzt OCR, KI und automatisierte Workflows, um Rechnungsdaten zu erfassen, zu validieren und freizugeben.

Was kostet automatisierte Rechnungsverarbeitung?

Der Preis hängt vom Rechnungsvolumen, den benötigten Funktionen und dem Lizenzmodell ab. Die meisten Lösungen werden als monatliches Abonnement angeboten.

Lässt sich Rechnungsautomatisierung in unser ERP integrieren?

Ja. Die meisten modernen Plattformen zur Rechnungsautomatisierung lassen sich mit ERP- und Buchhaltungssoftware integrieren.

Welche Rendite können wir von der Automatisierung erwarten?

Die Rendite hängt vom Rechnungsvolumen, den aktuellen Bearbeitungskosten und dem Umfang der manuellen Arbeit ab.

Kontaktieren Sie das Wflow-Team, um die mögliche Rendite auf Grundlage Ihrer tatsächlichen Daten zu berechnen. Laut Stripe können die Kosten der Automatisierung ungefähr ein Drittel der Kosten manueller Verarbeitung betragen. (Quelle: Stripe.com)

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Quellen

1. J. P. Morgan: What is accounts payable automation?
2. Stampli.com: 50+ accounts payable statistics about AI, automation, & more
3. Parseur.com: Global Trends In AI Invoice Processing - Adoption Rates, Costs, And Challenges
4. Deloitte : E-Invoicing: A catalyst for finance transformation and compliance

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Wo gehen E-Rechnungen künftig ein? Wer kontrolliert sie? Wie werden sie mit dem ERP verbunden? Und was geschieht mit Rechnungen, bei denen etwas nicht stimmt?

Und vor allem: Wer beruhigt das Buchhaltungsteam mit dem Versprechen, dass „alles ganz einfach wird“, während sich gerade einer der sensibelsten Unternehmensprozesse verändert?

Genau hier zeigt sich der Unterschied zwischen einem Unternehmen, das die E-Rechnung als weiteres isoliertes Projekt einführt, und einem Unternehmen, das seine Rechnungen bereits mithilfe einer Lösung zur Digitalisierung und Automatisierung der Buchhaltung unter Kontrolle hat.

Wenn Belege schon heute einen digitalen Workflow durchlaufen, klare Freigaberegeln, einen Audit-Trail, eine ERP-Anbindung und vordefinierte Regeln haben, ist die E-Rechnung keine Revolution. Sie ist lediglich eine neue Art, wie eine Rechnung in einen bereits bestehenden Prozess gelangt.

Wflow hilft Unternehmen, ihre Buchhaltungsprozesse so vorzubereiten, dass die E-Rechnung nicht zu Chaos führt, sondern zu saubereren Daten, weniger manueller Arbeit und einer schnelleren Verarbeitung.

In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 eine neue Definition der E-Rechnung. Als E-Rechnung gilt nur noch eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF erfüllt diese Definition nicht. Unternehmen müssen seitdem grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen; für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen.

Der erste Schritt zur E-Rechnung: ein funktionierender Workflow

Die E-Rechnung wird vor allem in Unternehmen zum Problem, in denen schon heute niemand genau weiß, was mit einer Rechnung zwischen Eingang und Verbuchung geschieht.

Wenn Rechnungen über verschiedene Kanäle eingehen, per E-Mail freigegeben werden, Ausnahmen telefonisch geklärt werden und das ERP erst die letzte Station ist, an der der Beleg ankommt, löst die E-Rechnung dieses Problem nicht automatisch.

Sie bringt lediglich einen strukturierteren Eingang in einen Prozess, der bereits vorher nicht unter Kontrolle war.

Deshalb empfinden manche Unternehmen die E-Rechnung als Bedrohung.

Was sich verändert, wenn ein Unternehmen Wflow nutzt

In Wflow hat jeder Beleg von Anfang an seinen festen Platz. Er durchläuft einen Freigabe-Workflow, hat klar definierte Verantwortliche, einen buchhalterischen Kontext, eine Änderungshistorie und eine Anbindung an das ERP.

Wenn sich die Art verändert, wie eine Rechnung in das Unternehmen gelangt, muss der gesamte nachfolgende Prozess nicht neu aufgebaut werden.

Das ist entscheidend.

Die E-Rechnung sorgt in erster Linie dafür, dass eine Rechnung als strukturierter Datensatz eingeht. Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch erst danach: wenn diese Daten automatisch in Prüfung, Freigabe, Buchung, Archivierung und Audit-Trail eingebunden werden.

Unternehmen, die Wflow bereits einsetzen, beginnen daher nicht bei null. Sie verfügen über einen vorbereiteten Prozess, in den sich E-Rechnungen nahtlos integrieren lassen.

Statt zu fragen:

Was müssen wir alles verändern?

können sie sich auf die sinnvollere Frage konzentrieren:

Welche manuellen Schritte fallen dadurch endlich weg?

Warum Sie wegen der E-Rechnung Ihr ERP nicht wechseln müssen

Eine der häufigsten Sorgen lautet:

Müssen wir wegen der E-Rechnung unser ERP wechseln?

In den meisten Fällen nicht.

Das ERP kann dort bleiben, wo es ist, und weiterhin seine zentrale Aufgabe in Buchhaltung, Datenerfassung und Reporting erfüllen.

Wflow funktioniert als Prozessschicht über dem bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-System. Es steuert, was vor der eigentlichen Verbuchung geschieht:

• Eingang der Belege,
• Prüfung,
• Freigabe,
• Validierung,
• Audit-Trail,
• sichere digitale Archivierung,
• und Übergabe der Daten an die Buchhaltung.

Das Ziel ist also nicht, das ERP zu ersetzen.

Das Ziel ist, die manuelle Arbeit zwischen Rechnungseingang, Freigabe und Buchhaltung zu beseitigen.

Das ist ein wichtiger Unterschied.

Viele Unternehmen stellen sich die Modernisierung ihrer Finanzprozesse noch immer als umfassenden Austausch der Buchhaltungssoftware vor. Das größte Problem liegt jedoch häufig nicht im ERP selbst, sondern in allem, was davor passiert.

Genau dort entstehen:

• Verzögerungen,
• Übertragungsfehler,
• fehlende Freigaben,
• und unnötige Suchaufwände.

Peppol überträgt die Daten. Wflow steuert, was danach geschieht

Eine Infrastruktur für elektronische Rechnungen, beispielsweise Peppol, hilft dabei, eine strukturierte Rechnung sicher vom Lieferanten zum Empfänger zu übertragen.

Damit endet der Prozess jedoch nicht.

Die Rechnung geht zwar als Datensatz ein, doch das Unternehmen muss weiterhin wissen, was damit geschehen soll. Wer gibt sie frei? Wer gleicht sie mit der Bestellung ab? Gehört sie zu einem bestehenden Vertrag? Wer bearbeitet eine Ausnahme? Und wo lässt sich später nachvollziehen, wie eine Entscheidung zustande kam?

Peppol regelt, wie die Rechnung übertragen wird. Wflow regelt, was danach mit ihr geschieht.

Genau in diesem Teil des Prozesses entsteht für Unternehmen der größte Mehrwert. Nicht allein dadurch, dass eine E-Rechnung eingeht, sondern dadurch, dass sie nicht zu einem weiteren Vorgang wird, der auf eine manuelle Prüfung wartet.

In Wflow kann eine E-Rechnung den Prozess automatisch durchlaufen: von der Validierung und Freigabe über die buchhalterische Verarbeitung bis zur Archivierung und zum Audit-Trail.

Und was ist mit XRechnung und ZUGFeRD?

In Deutschland begegnen Unternehmen vor allem den Formaten XRechnung und ZUGFeRD.

Beide können die gesetzlichen Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung erfüllen. Die XRechnung ist ein rein strukturiertes Datenformat. ZUGFeRD kombiniert in geeigneten Profilen eine visuell lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten. Entscheidend ist jedoch nicht allein der Name des Formats, sondern ob die Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht und elektronisch weiterverarbeitet werden kann.

Am grundlegenden Prinzip ändert das nichts: Das Rechnungsformat ist nicht das eigentliche Ziel.

Unabhängig davon, ob ein Unternehmen mit PDF-Dateien, XRechnung, ZUGFeRD oder über Peppol übertragenen E-Rechnungen arbeitet, muss es weiterhin steuern, was mit dem Beleg innerhalb des Unternehmens geschieht.

Das Format liefert die Daten. Der Workflow entscheidet, ob daraus tatsächlich ein schnellerer und verlässlicherer Buchhaltungsprozess entsteht.

Deshalb sollte die E-Rechnung nicht nur als gesetzliche oder technische Veränderung betrachtet werden, sondern auch als Chance, die Finanzorganisation auf die Arbeit mit strukturierten Daten vorzubereiten.

XRechnung und ZUGFeRD prägen die heutige Realität des deutschen Marktes. Peppol ist ein möglicher Übertragungsweg, aber nicht der einzig zulässige. Nach den deutschen Vorgaben können E-Rechnungen über verschiedene vereinbarte elektronische Wege übermittelt werden.

So führen Sie die E-Rechnung mit minimalen Veränderungen im Tagesgeschäft ein

Die Einführung der E-Rechnung muss nicht mit einem großen Umbruch beginnen. Im Gegenteil: Der sicherste Weg ist eine schrittweise Umstellung.

Zunächst sollte das Unternehmen ermitteln, auf welchen Wegen Rechnungen heute tatsächlich durch die Organisation laufen, wo die meiste manuelle Arbeit entsteht und welche Schritte sich ständig wiederholen.

Typischerweise handelt es sich um:

• das manuelle Übertragen von Daten,
• Freigaben per E-Mail,
• den Abgleich mit Bestellungen,
• die Prüfung von Lieferanten,
• oder die Suche nach früheren Entscheidungen und Bearbeitungsschritten.

Sobald diese Abläufe transparent sind, ist es sinnvoll, das bestehende ERP mit einer Prozessschicht zu verbinden, in der Belege vor der Verbuchung gesteuert werden.

In Wflow lassen sich Workflows, Rollen, Regeln, Freigabegrenzen und der buchhalterische Kontext so konfigurieren, dass sich Rechnungen nicht unkontrolliert in einem neuen Eingangskanal ansammeln.

Erst danach sollte das Unternehmen weitere Lieferanten, Rechnungsarten oder Teams einbinden.

So kann es zunächst den Prozess überprüfen, Regeln festlegen und die Mitarbeitenden mit dem neuen Rechnungseingang vertraut machen, ohne den gesamten Buchhaltungsbetrieb zu beeinträchtigen.

Wann die E-Rechnung einen echten Mehrwert schafft

Die E-Rechnung allein ist noch kein Gewinn. Der eigentliche Mehrwert entsteht dann, wenn strukturierte Daten das Unternehmen ohne manuelle Übertragung, langes Suchen und Freigaben per E-Mail durchlaufen.

In einem gut eingerichteten Prozess geht die Rechnung als Datensatz ein, das System ordnet sie dem richtigen Workflow zu, ergänzt den buchhalterischen Kontext, sendet sie an die zuständigen Freigabeverantwortlichen und dokumentiert sämtliche Schritte.

Das Buchhaltungsteam muss dadurch nicht mehr routinemäßig jede Information von Anfang an übertragen, weiterleiten und kontrollieren. Es konzentriert sich stattdessen auf Ausnahmen, Abweichungen und die fachliche Prüfung.

Für die Finanzabteilung bedeutet das sauberere Daten, schnellere Freigaben, eine geringere Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden und eine bessere Vorbereitung auf Prüfungen.

Für das Unternehmen insgesamt bedeutet es weniger Reibungsverluste zwischen Lieferanten, Buchhaltung, Management und operativen Teams.

In dieser Form ist die E-Rechnung keine Pflicht, die ein Unternehmen irgendwie überstehen muss.

Sie wird zu einer Gelegenheit, einen Prozess zu bereinigen, der bereits heute unnötig viel Zeit beansprucht.

Möchten Sie erfahren, wie die E-Rechnung in Ihrem Unternehmen ohne ERP-Wechsel funktionieren kann?

Vereinbaren Sie eine Wflow-Demo und finden Sie heraus, an welchen Stellen Automatisierung manuelle Arbeit aus Ihrem Buchhaltungsprozess entfernen kann.

FAQ

Müssen wir wegen der E-Rechnung unser ERP wechseln?

In den meisten Fällen nicht. Wflow funktioniert als Prozessschicht über dem bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-System und steuert, was vor der eigentlichen Verbuchung geschieht: Belegeingang, Prüfung, Freigabe, Audit-Trail und Übergabe der Daten an die Buchhaltung.

Was übernimmt Peppol und was übernimmt Wflow?

Peppol ermöglicht die sichere Übertragung strukturierter Rechnungen zwischen Lieferanten und Empfängern. Wflow steuert den anschließenden internen Prozess: Prüfung, Freigabe, Validierung, buchhalterischen Kontext, Archivierung, Audit-Trail und ERP-Anbindung.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung, ZUGFeRD und Peppol?

XRechnung und ZUGFeRD sind Formate für strukturierte elektronische Rechnungen. Peppol ist dagegen eine internationale Infrastruktur für den sicheren Austausch strukturierter elektronischer Dokumente zwischen Unternehmen und Systemen.

Für Finanzabteilungen ist vor allem entscheidend, dass sich die strukturierten Daten in interne Workflows, Freigaben und die Buchhaltung integrieren lassen.

Warum reicht die E-Rechnung allein nicht aus?

Die E-Rechnung stellt sicher, dass eine Rechnung als strukturierter Datensatz eingeht. Das Unternehmen muss dennoch klar steuern, wer sie freigibt, wie sie geprüft wird, wie Ausnahmen behandelt werden und wie die Informationen an die Buchhaltung übergeben werden.

Wie unterstützt Wflow die E-Rechnung?

Wflow verbindet eingehende Belege mit Freigabe-Workflows, Buchungsregeln, Audit-Trail, Archiv und ERP. Dadurch wird die E-Rechnung nicht zu einem weiteren isolierten Eingangskanal, sondern zu einem Bestandteil eines automatisierten Buchhaltungsprozesses.

Kann die E-Rechnung schrittweise eingeführt werden?

Ja. Sinnvoll ist es, mit ausgewählten Rechnungsarten, Lieferanten oder den Prozessbereichen zu beginnen, in denen heute die meiste manuelle Arbeit entsteht. Nachdem der Workflow erprobt wurde, kann der Umfang schrittweise erweitert werden.

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