JRD digitalisiert mit wflow: 80 % schnellere Rechnungsverarbeitung
Bearbeitungszeit von fünf auf eine Minute reduziert
Die Verarbeitung von Rechnungen wurde von durchschnittlich fünf Minuten auf nur eine Minute verkürzt.
100 % Kontrolle über Dokumente
Verträge, Vollmachten, Rechnungen und weitere Dokumente sind zentral verfügbar und jederzeit nachvollziehbar.
Mehr als 20 % mehr Dokumente im System
Heute werden deutlich mehr Dokumente digital verwaltet als vor der Einführung von wflow. Dadurch sind Prozesse vollständiger und transparenter dokumentiert.
„Der größte Mehrwert für uns ist die deutlich höhere Effizienz und Transparenz. Besonders profitieren wir von der Automatisierung, der besseren Kontrolle über Dokumente und der klaren Nachvollziehbarkeit von Freigaben. Wir sehen jederzeit, wer welche Entscheidung getroffen hat. Mit wflow arbeiten Management und Finanzabteilung in einer zentralen Plattform mit allen relevanten Informationen an einem Ort.“
Eine wachstumsstarke Unternehmensgruppe mit Fokus auf Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit
Die JRD Group ist eine Unternehmensgruppe mit einem breit diversifizierten Tätigkeitsfeld – von Wohn- und Grundstücksentwicklung über Investitionen in renditestarke Immobilien bis hin zu erneuerbaren Energien und innovativen Technologien zur Plasma-Vergasung von Abfällen. Im Jahr 2022 erzielte die Gruppe einen konsolidierten Umsatz von nahezu 1,8 Milliarden CZK und plant, bis 2030 auf 10 Milliarden CZK zu wachsen. JRD setzt konsequent auf Nachhaltigkeit und moderne Technologien, um weiteres Wachstum effizient zu steuern – dazu gehört auch die Digitalisierung von Finanz- und Dokumentenprozessen mit wflow.
Ausgangssituation und Herausforderungen
JRD nutzte ein bestehendes System, das die Verwaltung finanzieller Dokumente nur eingeschränkt unterstützte und keine ausreichenden Möglichkeiten zur Automatisierung von Freigabeprozessen bot. Mit der Zeit zeigte sich, dass eine zentrale Lösung für unterschiedliche Dokumenttypen im gesamten Unternehmen fehlte. Viele Freigabeprozesse liefen manuell ab, was den administrativen Aufwand erhöhte und die Nachvollziehbarkeit von Informationen erschwerte.
Die größten Herausforderungen
Begrenzte Möglichkeiten des bestehenden Systems im Finanzbereich
Das vorhandene System deckte die Anforderungen an die Verwaltung von Finanzdokumenten und Freigabeprozessen nicht ausreichend ab.
Manuelle Verarbeitung von Dokumenten und Freigabeprozessen
Viele Arbeitsschritte wurden manuell durchgeführt, was zu höherem Zeitaufwand und einer erhöhten Fehleranfälligkeit führte.
Vielzahl unterschiedlicher Werkzeuge und geringe Systemintegration
Informationen waren auf mehrere Anwendungen verteilt, wodurch ein durchgängiger Prozess und eine zentrale Datenbasis fehlten.
Eingeschränkte Transparenz über den Status von Dokumenten
Es war schwierig nachzuvollziehen, wo sich ein Dokument gerade befindet, wer dafür verantwortlich ist und welche Schritte bereits erfolgt sind.
Bedarf an klaren Regeln und einer einheitlichen Freigabestruktur
Mit dem Wachstum des Unternehmens stieg der Bedarf an standardisierten Prozessen und eindeutig definierten Verantwortlichkeiten.
Digitalisierung von Prozessen und Einführung von Wflow
JRD entschied sich für die Einführung der Plattform Wflow, um die Verarbeitung und Verwaltung von Dokumenten zu automatisieren. Die Implementierung verlief schnell und intuitiv – trotz anfänglicher Bedenken hinsichtlich der Komplexität der internen Prozesse. Dank der engen Zusammenarbeit mit dem Wflow-Team konnten alle Anforderungen termingerecht umgesetzt und das System an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.Das Ziel bestand nicht nur darin, Prozesse zu automatisieren, sondern auch klare Regeln und Verantwortlichkeiten innerhalb der Organisation zu etablieren. Gleichzeitig sorgte das System für mehr Transparenz in den Freigabeprozessen und erleichterte den Mitarbeitenden die Orientierung im täglichen Dokumentenmanagement.
JRD se rozhodlo pro implementaci platformy wflow, která jim umožnila automatizaci zpracování dokumentů a jejich efektivní správu. Implementace proběhla rychle a intuitivně, a to i přes počáteční obavy z komplexity interních procesů. Díky aktivní spolupráci s týmem wflow se podařilo vše zvládnout v požadovaných termínech a přizpůsobit systém specifickým potřebám společnosti. Hlavním cílem nebyla pouze automatizace procesů, ale také zavedení jasných pravidel a zajištění jejich dodržování napříč organizací. Systém zároveň umožnil zjednodušit a zpřehlednit schvalovací cesty, což vedlo k lepší orientaci uživatelů a stabilnějšímu fungování back office.
„Ich hatte anfangs Bedenken hinsichtlich der Einführung, da wir viele Freigabeprozesse und Nutzer haben. Es gab zwar einige Herausforderungen, diese konnten jedoch gelöst werden, sodass der ursprünglich geplante Zeitrahmen eingehalten wurde.“
— Kristýna Maudrová, Spezialistin für Finance Back Office
Zentrale Bestandteile der Lösung
Einfachere, schnellere und nachvollziehbare Freigabeprozesse
Dokumente durchlaufen klar definierte Workflows, wodurch Bearbeitungszeiten verkürzt und Verantwortlichkeiten transparent werden.
Deutlich höhere Audit- und Compliance-Bereitschaft
Alle Schritte werden dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar, was interne und externe Prüfungen erleichtert.
Transparente Nachverfolgung des Freigabestatus in Echtzeit
Mitarbeitende und Führungskräfte sehen jederzeit den aktuellen Status von Dokumenten und offenen Aufgaben.
Verbesserte Kommunikation und weniger manuelle Erinnerungen
Automatische Benachrichtigungen reduzieren den Abstimmungsaufwand und entlasten die Teams im Tagesgeschäft.
Messbare Verbesserungen für JRD
Die Einführung von Wflow brachte JRD eine deutliche Effizienzsteigerung in der Dokumentenverwaltung und den Freigabeprozessen. Durch die Automatisierung konnte die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen von fünf Minuten auf nur noch eine Minute reduziert werden. Das entspricht einer Zeitersparnis von rund 882 Arbeitsstunden pro Jahr – also etwa vier Monaten Arbeitszeit einer Person allein für die Rechnungsverarbeitung.
Darüber hinaus profitiert JRD von einer vollständigen Transparenz über Vollmachten und Verträge, einer systematischen Dokumentation von mehr Unterlagen als zuvor sowie einer deutlich besseren Vorbereitung auf Audits und finanzielle Kontrollen. Auch die interne Zusammenarbeit wurde verbessert, da der Bedarf an manuellen Erinnerungen und Abstimmungen spürbar gesunken ist.
Konkrete Ergebnisse in der Praxis
Bearbeitungszeit von Rechnungen von 5 auf 1 Minute reduziert (80 % schneller)
11.380 Rechnungen über Wflow verarbeitet + 1.489 Rechnungen im ISDOC-Format (2024)
100 % Transparenz und Kontrolle über Vollmachten und Verträge
20 % mehr Dokumente im System im Vergleich zum vorherigen Stand
„Es ist schwer vorstellbar, dass ein Unternehmen unserer Größe mit so unterschiedlichen Geschäftsbereichen ohne dieses Tool effizient arbeiten könnte. Heute können wir uns kaum noch vorstellen, ohne Wflow auszukommen.“