Informácie o možnostiach exportu údajov a procese zmeny poskytovateľa (Data Act)

Informácie o možnostiach exportu údajov a procese zmeny poskytovateľa (Data Act)

Táto stránka obsahuje informácie požadované podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2023/2854 o harmonizovaných pravidlách spravodlivého prístupu k údajom a ich používania (ďalej len „Data Act“), týkajúce sa:

podrobnej špecifikácie všetkých kategórií údajov a digitálnych aktív, ktoré možno preniesť počas procesu zmeny poskytovateľa, vrátane všetkých exportovateľných údajov,

úplnej špecifikácie kategórií údajov špecifických pre vnútorné fungovanie Služby, ktoré sú vylúčené z exportovateľných údajov,

informácií o dostupných postupoch zmeny poskytovateľov služieb spracovania údajov a prenosu údajov, vrátane dostupných metód zmeny, formátov prenosu a technických alebo iných obmedzení známych spoločnosti wflow,

dátových štruktúr a formátov, ako aj príslušných noriem a otvorených špecifikácií interoperability, v ktorých sú dostupné exportovateľné údaje uvedené v článku 25 ods. 2 písm. e) Data Act,

informácií o jurisdikcii, ktorej podlieha infraštruktúra informačných a komunikačných technológií používaná na spracovanie údajov,

všeobecného popisu technických, organizačných a zmluvných opatrení zavedených spoločnosťou wflow na zabránenie medzinárodnému vládnemu prístupu k neosobným údajom uloženým v Európskej únii alebo ich prenosu, ak by takýto prístup alebo prenos mohol byť v rozpore s právom Únie alebo vnútroštátnym právom príslušného členského štátu.

Práva uvedené na tejto stránke sa uplatňujú, ak a v rozsahu, v akom je Služba poskytovaná ako služba spracovania údajov v zmysle Data Act. V rozsahu, v akom Služba nespĺňa definíciu služby spracovania údajov podľa Data Act, tieto práva Klientovi nevznikajú.

1. DOSTUPNÉ METÓDY NA ZMENU POSKYTOVATEĽA A PRENOS ÚDAJOV

Klienti môžu prejsť k inému poskytovateľovi služieb spracovania údajov alebo migrovať na svoju vlastnú infrastruktúru on-premise. Na tento účel sú k dispozícii nasledujúce metódy.

Export prostredníctvom APIKlienti môžu použiť rozhranie API spoločnosti wflow. Dokumentácia je dostupná online.

Asistovaný export a podpora migrácieNa požiadanie môže wflow poskytnúť podporu pri migrácii v rozsahu popísanom v tomto dokumente.

2. TECHNICKÉ A INÉ ZNÁME OBMEDZENIA

Hoci sa wflow snaží, aby zmena poskytovateľa a prenosnosť údajov prebiehala čo najplynulejšie, môžu sa uplatňovať nasledujúce obmedzenia.

Závislosti od služieb tretích stránAk Klient používa integrácie s nástrojmi tretích strán, údaje uložené v týchto nástrojoch môžu podliehať ich vlastným obmedzeniam týkajúcim sa možností exportu, formátov alebo dostupnosti API. wflow nemôže zaručiť prenosnosť údajov, ktoré sú spracovávané výlučne v takýchto prostrediach tretích strán.

Limity výkonu a kapacityVeľkoobjemové alebo časté hromadné exporty môžu podliehať obmedzeniam (limitom rýchlosti), plánovaniu alebo dávkovému spracovaniu, aby sa zachovala stabilita a výkon Služby pre všetkých klientov.

Konfigurácia klienta a cieľové prostredieÚspešný import do cieľového prostredia (iného poskytovateľa alebo systému on-premise) závisí od technických možností, konfigurácie a dátového modelu tohto prostredia. wflow nemá kontrolu nad obmedzeniami na strane cieľového systému a nenesie za ne zodpovednosť.

3. KATEGÓRIE EXPORTOVATEĽNÝCH ÚDAJOV A DIGITÁLNYCH AKTÍV, DÁTOVÉ ŠTRUKTÚRY A FORMÁTY

3.1 Kategórie exportovateľných údajov a digitálnych aktív

Klient môže získať svoje údaje zo Služby prostredníctvom verejného API, ktoré je dostupné online a plne zdokumentované. Toto rozhranie umožňuje bezpečné a systematické stiahnutie údajov zo Služby wflow bez potreby individuálnej spolupráce so spoločnosťou wflow.

Zjednodušene povedané, API funguje ako štandardizovaná metóda na vyžiadanie údajov zo Služby a ich použitie inde – napríklad pri zmene poskytovateľa alebo migrácii na riešenie on-premise.

Ako funguje export údajov

Proces exportu možno popísať takto:

Klient získa prístup k API (zvyčajne pomocou prístupového kľúča).Klient vyberie, ktoré údaje sa majú stiahnuť (napr. dokumenty alebo informácie o ich spracovaní).Údaje sa postupne sťahujú zo Služby a ukladajú na ďalšie použitie.Údaje môžu byť následne importované do iného systému alebo poskytnuté novému poskytovateľovi služby.

Celý proces môže prebiehať automaticky, napríklad prostredníctvom skriptu alebo integračného nástroja.

Aké údaje možno exportovať

Pomocou API môžu Klienti získať najmä:

dokumenty uložené v Službe,informácie o týchto dokumentoch (napr. typ, stav alebo identifikátory),údaje extrahované z dokumentov,prílohy dokumentov,informácie o priebehu spracovania dokumentov.

Presný zoznam dostupných údajov je uvedený v dokumentácii API.

Formáty údajov

Väčšina údajov je poskytovaná v štruktúrovaných formátoch JSON alebo XML, ktoré sú bežne používané a ľahko prenosné do iných systémov.

Exporty môžu zahŕňať aj prílohy dokumentov (napríklad PDF alebo obrázky). Tieto sú poskytované prostredníctvom samostatných API volaní ako binárne údaje (t. j. pôvodný obsah súboru) a možno ich uložiť bez ďalšej konverzie.

Hlavné charakteristiky

Žiadna závislosť od wflow – Klienti môžu exportovať svoje údaje samostatne.Inkrementálny export – Údaje možno sťahovať nepretržite, vrátane veľkých objemov.Podpora automatizácie – Procesy exportu možno automatizovať.

Ďalšie informácie

Podrobné informácie o dostupných údajoch a postupoch exportu sú uvedené v dokumentácii:

https://api.wflow.com/index.htmlhttps://developers.wflow.com/docs/wflowapidoc

3.2 Kategórie údajov, ktoré nie je možné exportovať

Konfigurácia pripojenia bankového účtuIde o špecifické parametre, ktoré predstavujú bezpečnostné riziko a sú priamo spojené s technickými systémovými integráciami. Nie sú majetkom Klienta.

Konfigurácia pripojenia ERP systémuTieto údaje nepatria Klientovi.

BI údajeChránené na ochranu duševného vlastníctva spoločnosti wflow.

Konfigurácia automatizačných workflowChránené na ochranu duševného vlastníctva spoločnosti wflow.

Nastavenia e-mailov pre vymáhanie pohľadávok (Collection Email Settings)Tieto údaje nepatria Klientovi.

Heslá používateľov a autentifikačné kľúče API klientaVylúčené z bezpečnostných dôvodov, ktoré sa týkajú Klienta aj wflow.

Upozorňujeme, že Klienti nemajú nárok na údaje alebo digitálne aktíva chránené právami duševného vlastníctva wflow alebo predstavujúce obchodné tajomstvo wflow či tretích strán, vrátane najmä zdrojového kódu, strojového kódu alebo súvisiacej dokumentácie, pokiaľ tento dokument neuvádza inak.

4. INFRAŠTRUKTÚRA IKT A PRÍSLUŠNÉ JURISDIKCIE

Údaje sú uložené v databáze hostovanej v rámci cloudovej infraštruktúry Microsoft Azure v Európskej únii (Microsoft Azure North Europe – Írsko), vrátane priebežných zálohovaní.

Zálohy sú tiež automaticky uložené v redundantnom dátovom centre umiestnenom v Microsoft Azure West Europe – Holandsko.

Príslušnou jurisdikciou vzťahujúcou sa na primárnu cloudovú infraštruktúru je Írska republika.

5. OPATRENIA PROTI NEZÁKONNÉMU MEDZINÁRODNÉMU PRÍSTUPU VEREJNÝCH ORGÁNOV

wflow sa zaväzuje zabezpečiť, aby akýkoľvek medzinárodný prístup verejných orgánov k neosobným údajom uloženým v EÚ prebiehal v súlade s platným právom EÚ a právom členských štátov.

wflow zaviedol kombináciu technických, organizačných a zmluvných opatrení zameraných na zabránenie takémuto prístupu alebo na spochybnenie žiadostí, ktoré by boli v rozpore s právom EÚ alebo platným vnútroštátnym právom.

Technické opatrenia

Logické a fyzické oddelenie prostredíÚdaje uložené v EÚ sú hostované v dátových centrách so sídlom v EÚ a sú logicky oddelené od iných prostredí.

Kontrola prístupu a princíp najmenších privilégiíPrístup k produkčným systémom je striktne kontrolovaný, zaznamenávaný a obmedzený na oprávnený personál podľa role a obchodnej potreby.

ŠifrovanieÚdaje sú chránené počas prenosu aj v stave uloženia pomocou štandardných šifrovacích mechanizmov, v rozsahu, v akom to podporuje použitá infraštruktúra a služby.

Tieto opatrenia znižujú riziko, že zahraničné verejné orgány získajú priamy prístup k údajom prostredníctvom poskytovateľov infraštruktúry bez dodržania príslušných právnych postupov.

Organizačné a zmluvné opatrenia

Zmluvné záväzky poskytovateľovwflow vyžaduje od svojich cloudových a infrastruktúrnych poskytovateľov dodržiavanie platného práva EÚ a, pokiaľ je to právne prípustné, informovanie wflow o akýchkoľvek právne záväzných žiadostiach verejných orgánov o prístup k údajom.

Tam, kde je to relevantné, sú medzi wflow a poskytovateľom infraštruktúry dohodnuté aj Štandardné zmluvné doložky (Standard Contractual Clauses, SCC).

Interné postupy spracovania žiadostíAk wflow obdrží žiadosť verejného orgánu mimo EÚ/EHP o prístup k údajom uloženým v EÚ, wflow:

dôkladne posúdi právny základ žiadosti,overí, či je žiadosť zlučiteľná s právom EÚ a platným vnútroštátnym právom,napadne alebo odmietne žiadosť, ak existuje dôvodné podozrenie, že je v rozpore s týmito právnymi predpismi alebo prekračuje pravomoci žiadajúceho orgánu.

Transparentnosť voči klientomPokiaľ to nie je zakázané zákonom, wflow bude bez zbytočného odkladu informovať dotknutých Klientov o takýchto žiadostiach a o dotknutých údajoch, aby mohli prijať primerané opatrenia na ochranu svojich záujmov.

‍