Digitalizace v právní kanceláři? Arrows s wflow šetří 12 dní na zpracování každý měsíc

Je digitalizace a zapojení AI možné i ve světě práva a advokátních kanceláří? “Právní svět může být v některých oblastech podle mě zkostnatělý. I proto si myslím, že jsme průkopníky v digitalizaci a AI mezi právními firmami na českém trhu,” říká partnerka právní společnosti Arrows Petra Hučíková, která stojí v čele interního týmu pro zavádění AI do procesů. S wflow právní kancelář spolupracuje od roku 2020.

Jak se vůbec stane, že v právní kanceláři vznikne potřeba digitalizovat procesy?

Historicky jsme zvyklí pracovat online, což na právním trhu také nemusí být ani v současnosti úplně obvyklé. Prošli jsme celou řádkou různých workspaců, tu potřebu jsme tedy cítili vždy, protože jsme chtěli být moderní podnik, který jde s dobou. A ta jednoznačně ukazuje směrem k digitalizaci.

V jakých oblastech využíváte AI a digitalizaci a automatizaci procesů?

Je to samotné skladování dokumentace, vyhodnocení a analýza, kdy sledujeme práci našich právníků a pravidelně si vyhodnocujeme jejich výsledky. Implementovali jsme nástroje pro elektronické podpisy, využíváme jazykový model chat GPT, kdy v letošním roce máme ambici zapojit jej naplno i do té právní praxe jako šikovného pomocníka. Lepší otázka by tak byla možná, ve kterých procesech se stále držíme papírů. A musím říct, že je jich je minimum, což je také našim cílem. Z povahy našeho podnikání není možné, abychom od papírovaní upustili kompletně, to nám mnohdy zákon neumožňuje, ale snížit vše na povinné minimum je dobrý cíl.

Co byl prvotní impulz v roce 2020 ke spolupráci s wflow?

V té době jsme se rozhodli snížit papírování a zefektivnit naše procesy. Chtěli jsme být více online a přejít na cloudová řešení, která by nám umožnila lepší zabezpečení a transparentnost. Hlavním cílem bylo zrušit papírování a snížit provozní náklady, ať už na tisk, poštu nebo kancelářské materiály. Také jsme chtěli zefektivnit proces schvalování faktur.

Jaký byl váš účetní proces před zavedením wflow?

Bylo to velmi zdlouhavé. Sbírali jsme všechny účtenky a faktury na recepcích po celé České republice. Na konci měsíce jsme začali urgovat ty, kteří ještě nedodali doklady, a kompletovali je. Dokumenty se pak 1x za měsíc posílaly do našeho back office v Hradci Králové, kde je účetní manuálně zpracovávali. Mezi 7. a 21. dnem jsme měli v podstatě noční směny, aby se všechno stihlo do termínu DPH. Data jsem mohla začít zpracovávat až po 25. dni, což znamenalo velké zpoždění.

Jak wflow změnilo váš pracovní proces?

Díky wflow máme průběžně aktualizovaná data o přijatých fakturách a pokladních dokladech. Doklady se exportují do účetního systému Pohoda a ekonomické výsledky finalizujeme do 13. dne v měsíci. Schvalování faktur je nyní mnohem rychlejší a efektivnější, díky mobilní aplikaci wflow doklady fotíme a posíláme přímo do systému. wflow také umožňuje vytěžování pokladních dokladů, což dříve nebylo možné.

Co bylo nejtěžší při zavádění tohoto systému?

Zpočátku to byla určitá nedůvěra a skepse ze strany účetního oddělení. Byli zvyklí na staré postupy a přechod na online systém jim připadal komplikovaný. Ale postupně se ukázalo, že wflow výrazně zefektivňuje jejich práci a umožňuje nám růst bez nutnosti nabírání nových lidí

Jaké jsou výsledky po zavedení wflow?

Za posledních 6 let jsme zvýšili obrat o 240 % a díky wflow jsme tento růst zvládli s minimálním personálním přírůstkem v back office a účetním oddělení. Tento nástroj nám umožňuje být efektivnější a flexibilnější.

Co byste poradila firmám, které zvažují podobnou změnu?

Nebát se moderních technologií a být otevření novým možnostem. Zavedení nových nástrojů může být náročné, ale výsledky často stojí za to. Je důležité věřit, že zlepšení procesů povede k lepší efektivitě, úspěchu firmy a konkurenční výhodě.